Proyecto de Grado Susana Sejas Cavero

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA

MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH
PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR

AL TITULO DE LICENCIATURA EN
BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
POSTULANTE: SUSANA JENNY SEJAS CAVERO
TUTOR: LIC. FREDDY LUIS MAIDANA RODRÍGUEZ
LA PAZ – BOLIVIA
2012
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN
a) Formulación del problema 2

b) Justificación 4
c) Breve presentación de cada uno de los Capítulos 6
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 IMPORTANCIA DE DOCUMENTO 8

1.2 DOCUMENTO DE ARCHIVO 9
1.2.1 Archivo en Latinoamérica 10
1.2.2 Archivo en Bolivia 13
1.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO 16
1.4 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 16
1.4.1 Identificación de los Fondos 16
1.5 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS 18
1.5.1 Primera Fase 18
1.5.2 Segunda Fase 18
1.5.3 Tercera Fase 18
1.6 VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 19
1.6.1 Valores Primarios 19
1.6.2 Valor Administrativo 19
1.6.3 Valor Fiscal o Contable 20
1.6.4 Valor Legal 20
1.7 GESTIÓN DOCUMENTAL 20
1.8 TÉCNICAS Y TIPOS DE ARCHIVOS 21
1.8.1 Archivo de Gestión o Administrativo 21
1.8.2 Archivo Central 21
1.8.3 Archivo Intermedio 23
1.8.4 Archivo Histórico 24
1.9 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS 26
1.9.1 Sistema Archivístico 27
1.9.2 Sistema de Codificación 29
1.10 FONDO DOCUMENTAL 30
1.10.1 Sección 30
1.10.2 Serie 30
1.10.3 Subserie 31
1.10.4 Expediente 31
1.11 PRINCIPIOS RECTORES DE LA ADMINISTRACIÓN
ARCHIVÍSTICA 32
1.11.1 Principio de Procedencia 32
1.11.2 Principio de Orden Original 33
1.12 DEFINICIÓN DE ARCHIVÍSTICA 33
1.12.1 Procesos Archivísticos 35
a) Clasificación de documentos 35
b) Ordenación de documentos 36
c) Descripción de documentos 35
d) Selección de documentos 37
e) Conservación de documentos 37
f) Facilitación o administración de los documentos 38
1.13 SISTEMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 40
1.13.1 Calendario de Conservación de Transferencias 41
1.13.2 Solicitudes de Transferencia 41
1.13.3 Autorización del Archivo Central 41
1.13.4 Forma de Embalaje de los Documentos 42
1.13.5 Proceso de Transferencia 42
1.14 DEFINICIÓN DE ARCHIVALÍA 43
1.15 INSTRUMENTOS Y AUXILIARES DESCRIPTIVOS 44
a) Los instrumentos de control 44
b) Los instrumentos de consulta 45
1.15.1 Censo Documental 45
1.15.2 Inventario Documental 45
1.15.3 Guías de archivo 45
1.15.4 Catálogos 46
1.15.5 Índices 46
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO
2.1 TIPO DE ESTUDIO 47

2.1.1 Tipo de Investigación 47
2.1.2 Método Cuantitativo 47
2.1.3 Método Cualitativo 48
2.1.4 Estudio Descriptivo 48
2.2 UNIVERSO Y MUESTRA 48
2.2.1 Delimitación Geográfica 48
2.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 49
2.3.1 Trabajo de Campo 49
2.3.2 Investigación Documental 49
2.4 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 49
2.4.1 Censo Documental de Archivos 49
2.4.2 Inventario Documental 50
CAPÍTULO III MARCO INSTITUCIONAL
3.1. ANTECEDENTES 51
3.1.1 Datos Históricos 51
3.1.2 Creación 52
3.1.3 Objetivos de la Creación 52
3.1.4 Dependencias 53
3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GENERAL DE LA MUTUALIDAD
. TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH 54
3.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE MUGEBUSCH 55
3.4. MISIÓN 56
3.4. VISIÓN 56
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE SITUACIÓN
4.1. RECURSOS HUMANOS 56

4.1.1 Estudio Jurídico 57
4.1.2 Estudio Social 57
4.1.3 Estudio Financiero 58
4.1.4 Estudio Técnico 59
4.1.5 Infraestructura 59
4.2. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 59
4.3. MEDICIÓN DOCUMENTAL 61
4.4. MEDICIÓN DOCUMENTAL POR UNIDADES 62
4.5. DOCUMENTACIÓN POR SOPORTE 63
4.6. CRECIMIENTO POR AÑO 64
4.7. DOCUMENTACIÓN MÁS ANTIGUA 65
4.7.1 Resultados de Encuestas 66
4.8. ANÁLISIS FODA 93
CAPÍTULO V IMPLEMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL

SISTEMA ARCHIVÍSTICO
5.1. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS GENERAL / ESPECÍFICO 95

5.2. METAS DEL PROYECTO 96
5.2.1 Propósito del Proyecto 97
5.2.2 Infraestructura 97
5.2.3 Organización de la Documentación 98
5.2.4 Procesos Técnicos 98
5.2.5 Servicios 99
5.3. LÍNEAS ESTRATÉGICAS 100
5.4 PLAN DE ACCIÓN Y VIABILIDAD DEL PROYECTO 100
5.4.1 Características del Sistema Archivístico 101
5.4.2 Procesos y Viabilidad del Proyecto 101
5.5 ACTIVIDADES PRINCIPALES 102
5.5.1 PRIMERA FASE: Recursos Humanos 103
1ra. PARTE: Profesional Archivista Técnicos Archivistas 103
2da. PARTE: Licenciado en Informática 104
5.5.2 SEGUNDA FASE: Desarrollo de Curso 105
1ra. PARTE: Cursos de Organización Documental en
Archivos de Gestión 106
2da. PARTE: Curso de Aplicación de Normas Legales y
Utilización de Herramientas 106
5.5.3 TERCERA FASE: Acondicionamiento de los Ambientes
Designados para el Funcionamiento del Archivo Central 106
5.5.4 CUARTA FASE: Adquisición de Equipos, Mobiliario y
Material de Escritorio aptos para Archivo 107
5.5.5 QUINTA FASE: Transferencia Documental 107
A) CRONOGRAMA DEL PROYECTO 108
B) PRESUPUESTO DEL PROYECTO 109
C) INDICADORES DE EVALUACIÓN 114
CONCLUSIONES 116
BIBLIOGRAFÍA 117
LISTA DE GRAFÍCOS
Pág.
G - 1 Estructura Organizacional General de la Mutualidad Teniente
General Germán Busch 54
G - 2 Cuadro de Clasificación MUGEBUSCH 55
G - 3 Cuadro y Representación de Existencia de Personal Adecuado 57
G - 4 Cuadro y Representación de Documentación Asociada 59 – 60
G - 5 Cuadro y Representación de Metros Lineales 61
G - 6 Cuadro y Representación de Medición Documental por Unidades 62–63
G - 7 Cuadro y Representación de Soporte Documental 64
G - 8 Cuadro y Representación de Crecimiento Anual en Metros Lineales 65
G - 9 al 34 Cuadro y Representaciones graficas de encuestas 67 - 92
G - 35 Cuadro de análisis FODA, Fortalezas; Oportunidades;
Debilidades y. Amenazas 93 – 94
G - 36 Cronograma del Proyecto 108
G - 37 al 41 Presupuesto del Proyecto 109 - 113
G - 42 Indicadores de Evaluación 114 - 115
LISTA DE ANEXOS
A - 1 CUESTIONARIO DIRIGIDO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO EN

GENERAL
A - 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE
OFICINA DE LA MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH
A - 3 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
A - 4 FORMULARIO DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
Y/U OFICINA
A - 5 FORMULARIO DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL
A-6 FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

A- 7 CENSO DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTIÓN / OFICINA
A-8 FORMULARIO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
A-9 MARBETES DE LOMO
A - 10 CONSIDERACIONES DE ADECUACIÓN DE AMBIENTE
A - 11 FUNCIONES GENERALES DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO
A - 12 GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
A - 13 FOTOGRAFÍAS
DEDICATORIA
A mis más preciados tesoros, bendiciones de

Papa Dios; Rodriguito y Fabianita seres que
iluminan mi vida y la llenan de ternura y amor
fortaleciéndome día a día siendo la principal
motivación e inspiración
para seguir adelante.
AGRADECIMIENTOS
A Papito Dios por bendecirme con vida y salud y darme la oportunidad de culminar con esta etapa de mi vida.
A mi Señor Padre por inculcarme valores tan preciados como el de tener Paciencia y Perseverancia para lograr
lo que te propones en la vida; a mi Madrecita adorada que en vida supo llenar mi corazón de amor, unión y
solidaridad hacia mis seres queridos; ambos sembraron en mí disciplina y mucho amor. A mi querida e
incondicional hermanita que siempre estuvo alentándome apoyándome en cualquier etapa de mi vida. Al
Doctor Navajas gran persona gran profesional fue el primero que creyó en mí dándome ese empujón necesario
para iniciar una carrera universitaria. A mis queridos e incondicionales Suegros que me apoyaron moralmente
y económicamente para poder culminar esta etapa de mi vida. A mi querido esposo que con amor,
comprensión y paciencia estuvo a mi lado a lo largo de mi carrera coadyuvando con su aliciente para que siga
adelante. A todos mis compañeros y amigos que me brindaron su apoyo y comprensión para la realización del
presente trabajo.
Agradecer de manera especial e infinita a mi querido Tutor Lic. Freddy Maidana Rodríguez, que me brindo sus
conocimientos con tolerancia paciencia y comprensión. .De la misma manera agradezco la invalorable
asistencia de la Lic. Dirzy Miranda, Lic. Lorena Martínez y al Lic. Exalto Berna; por brindarme en su momento
el apoyo necesario para la realización de este proyecto. Gracias a todos y cada de ellos tengo la PROFUNDA
SATISFACCIÓN de haber concluido
Quiero expresar mi sincero agradecimiento al Director de la Carrera Lic. German Choque Condori por su
comprensiva y valiosa ayuda demostrando mucho profesionalismo y esa calidad humana que lo caracteriza y
hace que se gane el respeto y cariño de los estudiantes en general, mil gracias querido Licenciado
Atentamente
Susana Jenny Sejas Cavero
RESUMEN
En la Actualidad los gobiernos generan gran cantidad de documentos que deben

ser debidamente custodiados ya que los mismos sirven de prueba de los derechos
y obligaciones de los ciudadanos con su patria. Pero también sirven para que los
funcionarios públicos den cuenta al pueblo de sus acciones. Por lo tanto los
documentos son la principal fuente de conocimiento y sirven para procesos de
rendición de cuentas ante la patria por nuestros actos. Es por esta rendición de
cuentas y la necesidad de guardar testimonio de las actividades de la institución
que se busca la mejor manera de conservar los documentos que generamos en
nuestras actividades cotidianas.
Este Proyecto pretende capacitar y unificar los criterios bajo los cuales se
administran los fondos documentales de la institución, con el fin de garantizar
que la información sea utilizada con eficiencia y eficacia, por el personal
administrativo y los afiliados de la institución.
El proyecto está conformado por cinco capítulos, que se refieren a diversos

componentes del Proyecto de Organización y Sistematización del Archivo Central
de la Mutualidad Teniente General Germán Busch.
El primer capítulo está dedicado al Marco Teórico, que es el que sustenta el

edificio del proyecto, recogiendo de manera sistemática los basamentos teóricos
de la archivística y la gestión documental.
Se conceptualiza la tipología de los archivos y los plazos de permanencia en cada

uno de ellos, así como también su organización y el proceso que se debe llevar a
cabo desde los archivos de gestión, además del valor documental y el ciclo de
vida de los documentos.
El segundo capítulo hace referencia al Marco Metodológico destaca las fases
metodológicas que han caracterizado al proyecto, es decir la investigación
preliminar, el trabajo de campo y su desarrollo en cada una de las áreas
El tercer capítulo se refiere al marco institucional de la Mutualidad Teniente

General Germán Busch, creada en el año 1998, con el objetivo principal de
proteger a sus asegurados y familiares contra contingencias sociales y
económicas, la Mutualidad día a día presta un servicio de atención a todos los
afiliados que se encuentran en el interior o exterior del país.
El domicilio legal de MUGEBUSCH es la ciudad de La Paz donde funciona la

administración central. Existen también oficinas regionales en el interior de país,
las que responden a una dirección centralizada. Por la naturaleza de sus
actividades, la Mutualidad tiene vigencia por tiempo indefinido.
El cuarto capítulo desarrolla el Análisis de Situación de acuerdo con los datos

obtenidos en el trabajo de campo y hace referencia a los aspectos cualitativos y
cuantitativos de la investigación, que llega a ser resultado de la aplicación de
herramientas técnicas metodológicas, utilizadas en el empadronamiento, la
medición y la inventariación de los archivos de la institución, lo que genero nuestro
análisis de FODA.
El quinto capítulo plasma los resultados del trabajo de investigación ya que

expone paso a paso la implementación en sí del proyecto de grado, Organización
y Sistematización del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General Germán
Busch, al analizar y plantear cuál es la Visión y Misión del proyecto. Se concretan
además los objetivos generales, los específicos y las metas del trabajo, los cuales
expresan los límites y alcances del proyecto a ejecutar.
En este mismo capítulo se delimita y desglosa el plan de acción mediante el

cronograma y las actividades necesarias para la viabilidad del proyecto.
ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
DE LA MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH
INTRODUCCIÓN
Una de las mayores falencias que poseen las instituciones públicas, sin duda es la
falta de organización de sus archivos, tareas administrativas que suelen dar más
problemas a los funcionarios públicos por razones de espacio y tiempo.
La administración se enfrenta cada día más y más a una gran cantidad de

documentos generados por sus funciones y actividades cotidianas, este fenómeno
es conocido como la “explosión documental” y en las ciencias de la información
principalmente en la archivística, la documentación ha sido desde siempre el
producto que refleja el quehacer de las instituciones; es ahí donde gira tanto la
teoría como la práctica de la actividad archivística.
La gran dificultad que entorpece la ejecución de los procesos administrativos; es la

acumulación de documentos, que por lo general quedan en un depósito
institucional el cuál alberga todo tipo de material en desuso; repercutiendo
directamente de manera negativa a la gestión administrativa.
Varias instituciones públicas del país, a partir de 1994, se encuentran

desarrollando sistemas archivísticos para lograr el control y regulación de sus
documentaciones oficiales, a fin de coadyuvar con una administración eficiente,
transparente y científica.
Entre estas instituciones se encuentran los Ministerios de Justicia (Ministerio de

Justicia, 1995), de Hacienda (Ministerio de Hacienda, 1998), de la Presidencia
(Ministerio de la Presidencia, 1997), de Defensa Nacional (Ministerio de Defensa
Nacional, 2000) y organismos descentralizados como la Corte Nacional Electoral
(Corte Nacional Electoral, 2000), la Aduana Nacional, etc.
1
La memoria institucional es representada por los archivos, pues evocan su
accionar a favor o en contra de la sociedad deseosa de una respuesta a
problemáticas circunstanciales.
Por otra parte, los archivos son el eje fundamental en las instituciones para la
toma de decisiones administrativas y son determinantes para el progreso o declive
de esta.
Los Archivos de gestión de MUGEBUSCH adquieren un gran valor por

considerarse archivos públicos que se rigen en el sentido de servir a los afiliados
de las Fuerzas Armadas en la resolución de sus problemáticas individuales o
colectivas, representando así la memoria histórica institucional de la Mutualidad
El presente proyecto propone un plan estratégico de la Organización y

Sistematización del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General Germán
Busch; que plantea como finalidad materializar una alternativa científica y técnica
que dé respuesta a las necesidades y requerimientos de la institución
Considerando la calidad y cantidad de documentación originada en el

cumplimiento de funciones y atribuciones de la Mutualidad, se ha diseñado un
Sistema Archivístico integral, capaz de responder a las necesidades de
información para la toma de decisiones para una eficiente administración y gestión
y con suficiente idoneidad para canalizar mecanismos institucionales de gestión
documental, procesamiento técnico de la archivalía inactiva, preservación de sus
soportes, accesibilidad y uso.
a) Formulación del Problema
El fondo documental del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General

Germán Busch, carece de una organización y sistematización que vaya de
acuerdo con las reglas y normas archivísticas estandarizadas, por este motivo se
presentan deficiencias en el manejo documental que inciden en forma negativa en
2
los criterios adecuados para la organización documental y el correcto
funcionamiento de la institución.
Los archivos de gestión se hallan organizados de manera instintiva. La

documentación esta ordenada bajo el criterio de secretarias, jefes de unidades y
encargados de área, sin respetar los requisitos de la originalidad, exactitud y
seguridad que requiere el fondo documental de cualquier institución.
Generalmente organizan la correspondencia corriente en dos series: recibidas y
despachadas. En cambio los expedientes de asuntos se organizan en carpetas,
pero sin un orden archivístico especifico. MUGEBUSCH no cumple a cabalidad los
requerimientos de contar con personal profesional especializado en el área de
archivo para el debido tratamiento documental.
Esta situación ha ocasionado dificultad en el acceso a la documentación por

diversos factores, uno de ellos es el constante cambio de personal, lo que
ocasiona que se cambie también la forma de organización documental. Otro
aspecto es la falta de personal especializado, lo que dificulta la ubicación de la
documentación, ya que los funcionarios son los únicos que saben dónde se
encuentran los documentos que ellos mismos generan y reciben. Esto origina un
completo caos a la hora de la búsqueda y recuperación de la información.
El punto más delicado que se identificó es la falta de conocimiento del personal

administrativo sobre el tratamiento archivístico que se debe dar a la
documentación, lo que acarrea el acumulamiento innecesario y maltrato a los
documentos, que en la mayoría son superfluos, reduciendo así el poco espacio de
las oficinas.
Ante esta situación, se formula el problema a través de la siguiente pregunta:

¿La inexistencia de una Organización y Sistematización adecuada en el Archivo
Central de la Mutualidad Teniente General Germán Busch, conlleva a una
3
búsqueda de información lenta e ineficiente, provocando pérdida de tiempo que
impide satisfacer los requerimientos de sus usuarios en general?
b) Justificación
La implementación de una Organización y Sistematización adecuada en el Archivo

Central de la Mutualidad Teniente General Germán Busch evitará la pérdida de
tiempo en la búsqueda de documentos, además del extravío de la documentación,
e incrementará sustancialmente la calidad de servicios de préstamo al usuario en
general. La organización del archivo es vital para la institución, por lo cual se debe
realizar un diagnóstico situacional de las necesidades de esta área con el fin de
optimizar el flujo documental y los requerimientos de los usuarios.
Con la promulgación de la ¨Ley 1178, por primera vez se señala la obligatoriedad

de establecer archivos de gestión accesibles, ordenados y protegidos¨1. Esta
norma de la administración provoca un dramático impacto en la praxis archivística
boliviana, pues detiene abruptamente la destrucción sistemática de la memoria
institucional. ¨Desde entonces, los servidores públicos se cuidan de sustraer,
destruir o vender documentación, pues ésta se encuentra protegida por la
Contraloría General de la República, que interviene en el sistema de control
posterior en el manejo administrativo financiero de la institución¨. (Oporto, 2001:
23).
En el aspecto general, el Estado ha generado una serie de normas para la
regulación y la administración de los archivos administrativos. La Ley 1178 de
Control Fiscal¨2 regula los sistemas de Administración y Control de los recursos del
Estado, y basa su eficacia en un manejo sistemático de información y
documentación de archivo, es decir obliga a las instituciones a diseñar estrategias
y mecanismos para generar, trasmitir, preservar, accesibilizar y difundir
1
Ley de Administración y Control Gubernamental SAFCO de 20 de julio de 1990 P. 34
2
Ley de Ordenamiento Jurídico Administrativo Nacional que integra el concepto de responsabilidad del
servidor público respecto al cumplimiento de procedimientos, empleo o destino de los recursos confiados.
4
información oficial antes, durante y después de la ejecución de los actos
administrativos. Para concretar esa política institucional, ¨se aprueban las Normas
Básicas del Sistema de Organización Administrativa¨3 y el ¨Reglamento Común de
Procedimientos Administrativos de los Ministerios. (RCP)¨4, que establece la
obligatoriedad de normar y regular el tratamiento de correspondencia, regular el
flujo documental, implantar el plan de archivo para la documentación activa y
establecer el Archivo Central.
El Decreto Supremo 28164 de la Legislación Archivística Boliviana”5, garantiza el

acceso a la información, como derecho fundamental de toda persona y la
transparencia en la gestión del Poder Ejecutivo, su objeto es por un lado la
garantía al acceso irrestricto a la información y en segundo lugar la transparencia
de la gestión del Poder Ejecutivo. El primer aspecto tiene base constitucional y el
segundo nos remite nuevamente a las Leyes 1178 y 2341, a pesar de que no
están mencionadas en este Decreto Supremo, el cual señala el plazo máximo de
15 días para resolver una petición de acceso a la información, la Ley 1178 regula
los sistemas de Administración y Control de los recursos del Estado y su relación
con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, con el objeto de:
Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de
los informes y estados financieros. Además logra que todo servidor público, sin
distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad de sus actos rindiendo
3
Aprobadas por la R.S. 217055. constituye una herramienta de gerencia pública, basadas en la teoría y
principios de organización administrativa, que establecen una metodología por procesos, para diseñar o
rediseñar la estructura organizacional de la entidad pública, con el fin de garantizar la satisfacción del usuario,
responder con dinamismo y flexibilidad a los cambios internos y externos y lograr sus objetivos con eficacia y
eficiencia.
4
Conjunto de normas relativas al funcionamiento de los Ministerios en el área documentaria, la regulación de
las relaciones intra e interministeriales y el logro de un tratamiento uniforme de los asuntos mediante criterios
básicos de organización, comunicación y coordinación, que busca establecer procedimientos uniformes en los
Ministerios a fin de lograr mayor eficiencia y dinamismo en la atención y despacho de asuntos. El RCP cobra
vigencia mediante Decreto Supremo Nº 23934 de 23 de diciembre de 1994.
5
Decreto Supremo Nº 28164 aprobada el 16 de mayo de 2005 P.87
5
cuentas no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le
fueron confiados sino también de la forma y resultados de su aplicación.
La Ley 2341 de Procedimientos administrativos, establece las responsabilidades

de la Gestión Documental en la atención del trámite y garantiza el acceso a los
registros y archivos públicos, en el marco del interés legítimo, establece el plazo
definitivo de 60 días, para la atención de tramites con una administración
transparente, eficaz y eficiente; por lo demás este Decreto Supremo parece más
bien un nuevo reglamento de la Ley 2341. Según el Decreto Supremo 27113, “el
derecho de petición era el único resquicio que tenía el ciudadano para acceder a
los registros públicos, para obtener copias legalizadas y certificaciones, siendo
atendido por la Administración Publica”6. Según el Decreto Supremo 23318-A,
reglamentario a la Ley SAFCO, refuerza el control sobre las documentaciones
oficiales y garantiza su custodia¨7 .
¨De acuerdo a esta norma, las máximas Autoridades Ejecutivas deben asegurar el
acceso a la información, estableciendo la estructura de procedimientos internos de
las entidades públicas bajo su dependencia, que permita brindar información
completa, adecuada, oportuna y veraz. (Oporto, 2005: 27).
c) Breve Presentación de cada uno de los Capítulos
El presente proyecto está conformado por cinco capítulos, que se refieren a

diversos componentes del Proyecto de Organización y Sistematización del Archivo
Central de la Mutualidad Teniente General Germán Busch.
El primer capítulo está dedicado al Marco Teórico, que recoge de manera

sistemática los basamentos teóricos de la archivística y la gestión documental.
6
Decreto Supremo 27113, Art. 4. Señala que es un derecho de los ciudadano y compromete a la
Administración Publica dar una respuesta oportuna y pertinente
7
Ley de Administración y Control Gubernamental SAFCO. Op. Cit. P. 42.
6
Se conceptualiza la tipología de los archivos y los plazos de permanencia en cada
uno de ellos, así como también su organización y el proceso que se debe llevar a
cabo desde los archivos de gestión, además del valor documental y el ciclo de
El segundo capítulo hace referencia al Marco Metodológico empleado en el

presente proyecto, este es la investigación preliminar, el trabajo de campo y su
desarrollo en cada una de las áreas, Esta etapa tuvo una duración de dos meses,
en los que se realizado el Censo Documental de Archivos, y la medición e
inventariación de su archivo.
El tercer capítulo se refiere al marco institucional de la Mutualidad Teniente

General Germán Busch. Se elaboró una reseña histórica de la institución en la
cual se presenta sus orígenes, objetivos de su creación, dependencia,
competencias, funciones, organización, etc.
El cuarto capítulo desarrolla el Análisis de Situación de acuerdo con los datos

obtenidos en el trabajo de campo y hace referencia a los aspectos cualitativos y
cuantitativos de la investigación, que llega a ser resultado de la aplicación de
herramientas técnicas utilizadas en el empadronamiento, la medición y la
inventariación de los archivos de MUGEBUSCH, lo que genero nuestro análisis de
FODA.
El quinto capítulo plasma los resultados del trabajo de investigación ya que

expone paso a paso la implementación en sí del proyecto de grado, Organización
y Sistematización del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General Germán
Busch., al analizar y plantear cuál es la Visión y Misión del proyecto. Se concretan
además los objetivos generales, los específicos y las metas del trabajo, los cuales
expresan los límites y alcances del proyecto a ejecutar.
En este mismo capítulo se delimita y desglosa el plan de acción mediante el
cronograma y las actividades necesarias para la viabilidad del proyecto.
7
1.1 IMPORTANCIA DEL DOCUMENTO
Desde la antigüedad los documentos han sido utilizados como referencia de

testimonio para determinar la veracidad y legalidad de las acciones de los
diferentes personajes a los que nos refiere la historia. Su importancia es tan
marcada, que incluso en los inicios de las civilizaciones se ve como el acceso a la
documentación y al conocimiento estaba limitado a un pequeño grupo de personas
influyentes, tales como reyes, religiosos y personas con cierto nivel económico y
con un alto grado de poder. Desde el momento en que el primer ser humano
existió, se advirtió la necesidad de transferir conocimiento por diferentes medios.
En un inicio las pinturas rupestres nos dejaron testimonio de las actividades
realizadas por nuestros más antiguos antepasados. En algunas culturas la historia
fue transferida de generación en generación a través de un conjunto de tradiciones
orales que formaban parte de la herencia de padres a hijos, que eran el
fundamento de todo su imaginario cultural que incluía sus teogonías (doctrinas
religiosas), aspectos culturales, formas de gobierno, conjunto de Leyes e historia
de sus dioses, semidioses, héroes, gobernantes y personajes ilustres.
En la cultura hebrea existió este conjunto de tradiciones orales que algunos

personajes ilustres como Moshe, Joshua primer juez, reyes como Saúl, David,
Salomón y un sinnúmero de escribas ilustres fueron transfiriendo a medios
escritos, como rollos de cuero, que posteriormente fueron recopilados por el
prominente escriba Esdras, dando inicio a la Toráh que aun en nuestro días
constituyen el fundamento de la religión judía e incluso traducciones forman parte
fundamental de la fe cristiana que en sus diversas formas profesan muchos de los
pobladores de América en esta época.
Imperios como los sumerios, babilonios, persas, osirios dejaron escritos en

tablillas de piedra testimonio de sus actividades, sobre todo de la forma de actuar
de sus gobernantes. Es así como se conservan en la actualidad tablillas de arcilla
que dan testimonio de las actividades en la historia de personajes importantes
8
para estos pueblos, como el caso de Nimrod, Nabucodonosor, Ciro, Asuero y
otros.
Los egipcios nos dejaron testimonios de este tipo en las inscripciones encontradas
en las antiguas pirámides del Valle de los Reyes y un gran número de rollos de
papiro encontrados en la antigua biblioteca de Alejandría.
En el extremo Oriente, tablillas de madera, trozos de carey del caparazón de

tortugas y rollo de seda dan testimonio de las actividades de gobierno, Leyes e
historia de milenarias culturas como la de China, Japón, Mongólia y otras de las
más antiguas del mundo. De la misma manera, el imperio islámico dejó un legado
de cultura, medicina y una infinidad de conocimiento, a través de los escritos que
se preservaron durante los siglos de conquista. Sin importar el tipo de soporte a
utilizar para la escritura, ellos usaron incluso los huesos secos de animales para
dejar testimonio de su conocimiento.
1.2 DOCUMENTOS DE ARCHIVO
El Consejo Internacional de Archivos (CIA), en su interés de alcanzar consenso en

el uso de terminología técnica, ha definido al archivo, como el, “Conjunto de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o
recibidos por cualquier persona o cualquier organismo público o privado en el
ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus
propias necesidades o tramitados a instituciones de archivos” (Salabarria, 1990:4).
Otros estudios han aportado nuevas ideas para establecer este concepto
controversial en la doctrina y la legislación, entre ellos el de Antonia Heredia
Herrera, para quien los archivos además son “acumulados en un proceso natural
para servir como testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o para servicio de fuentes de historia” (Heredia,
1993:27).
9
El objeto de estudio de los archivos, es ordenarlos según su naturaleza o a través
de su historia, que refleje cómo eran en el pasado la institución generadora del
fondo, qué modificaciones ha sufrido, cuáles han sido sus atribuciones y
competencias. La finalidad de la ordenación y conservación tiene una doble
vertiente, la primaria es de carácter administrativo, práctico, y la secundaria es de
carácter histórico o cultural. Para ello los medios técnicos y legales garantizan la
conservación y aseguran su mantenimiento, acceso, uso y difusión.
Ëntre los componentes de Archivo se manejan un concepto más amplio¨8, a

saber:
 El programa archivístico, que comprende al conjunto de operaciones

técnicas, método de organización y administración de las unidades,
personal, presupuesto y equipamiento.
 El edificio comprende un espacio exclusivo para archivo, parte de un
edificio destinado al archivo, el área de almacenaje y los depósitos en los
cuales los archivos son conservados.
 El material archivístico incluye los documentos acumulados por un proceso
natural en el curso de las actividades de cualquier naturaleza, pública o
privada, de cualquier fecha o antigüedad, concepto que engloba a los
documentos de la administración (documentos legales, personales,
financieros y administrativos) y los individuos (diarios, casetes, menús de
comida, ticket, chequeras, registro de impuestos, certificados del ciclo de
vida, fotografías, filmes y videos).
1.2.1 Archivo en Latinoamérica

Ël diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos¨9
define archivo con tres acepciones:
8
Pederson, Ann (ed.). Keeping archives.Sidney: ASAI, 1987, citado por Oporto Ordóñez, Luís. Archivística
Boliviana. Teoría y práctica. La Paz, inédito.
10
1. Conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competentes en
razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
Un “archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes
de historia” (Heredia, 1993: 18 -19).
Según la Ley de Patrimonio Histórico Español, los archivos son los conjuntos
orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las
personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al
servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa. Asimismo, se entiende también por archivos a las
instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden dichos
conjuntos orgánicos para los fines anteriormente mencionados.
En todas las definiciones se distinguen elementos comunes: el archivo está
formado por documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte
producidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad para
9
Dictionary of archival terminology = Dictionaries de terminologies archivistique : English and French, with
equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B.
Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne; Munchen ; New York : K.G. Saur, 1984. 359820275 X
11
cubrir necesidades administrativas, para después convertirse en fuentes de
información, investigación y difusión, ordenados según fueron creados.
En 1997 la Organización Mundial (UNESCO) creó la “Memoria del Mundo” con
objeto de preservar el patrimonio documental de los pueblos, que refleja la
diversidad de las lenguas y de las culturas. Un total de 38 nuevos fondos de
archivo históricos y culturales de América Latina se sumaron al registro, que se
enriqueció con el aporte destacable de Argentina, Bolivia, México, Venezuela,
entre otros, através de archivos sobre la diversidad de las culturas del continente
latinoamericano.
Bolivia es el nuevo ¨Memoria de Mundo¨. El Fondo Documental de la Real

Audiencia de la Plata, parte del Archivo y Biblioteca Nacional de Bolivia, fue
declarado por UNESCO como la segunda ¨Memoria de Mundo¨, del país. La
designación se realizó luego de la décima reunión del Comité Consultivo
Internacional del Programa Memoria de Mundo de la Unesco, que tuvo lugar en la
ciudad británica de Manchester informo el organismo internacional.
En la Memoria de Mundo se incluyen por ejemplo los libros de Alcides Dórbigni

Viajes a la América Meridional, comentarios a los libros: Memorias de un soldado
cubano, Vida y muerte de la Revolución por „Benigno‟ Daniel Alarcón Ramírez
Tusquets, Pombo, Un hombre de la guerrilla del Che por Harry Villegas, Colihue.
Entre los nuevos fondos, inscritos a la UNESCO figuran también la música colonial
de Bolivia, Colombia, México y Perú de los siglos XVI y XVII. Por Argentina
destaca el patrimonio documental de los derechos humanos (1976-1983), cuyos
archivos de ¨La Verdad, la Justicia y la Memoria” en la lucha contra el terrorismo
de Estado, atestiguan sobre un período histórico del país suramericano.
La Colección de Lenguas Indígenas de México, que cuenta con 166 ejemplares

conservados en las ciudades de Guadalajara y Jalisco, y los Archivos de la
Campaña Nacional de Alfabetización de Nicaragua, son otros de los archivos que
12
se suman al registro. Los legados de Francisco de Miranda, que contienen
testimonios de capítulos muy importantes en la historia de la Humanidad, fueron
incluidos por Venezuela en la selecta lista de archivos de la UNESCO.
1.2.2. Archivo en Bolivia

Los temas archivísticos y la problemática documental en Bolivia aún nos aquejan
puede afirmarse que su solución pasa por la información y concientización
archivística; por lo que es importante dar a conocer el valor de los documentos y
su contenido a los gobernantes y ejecutivos del área cultural, a los responsables
de las instituciones públicas y privadas y a la ciudadanía en general, con el apoyo
de las autoridades y con un planteamiento moderno de la organización del
patrimonio documental. De este modo será posible obtener una información
sistematizada en todos sus niveles.
La preservación de los archivos es necesaria en Bolivia, para evitar la

indiscriminada y descontrolada destrucción de documentos públicos y privados,
actividad que se constituye en un problema documental en el país; por otro lado,
está lejos el tiempo aquel en que los documentos y los archivos eran considerados
como objetos culturales e históricos, como sucedía y sucede en la mayor parte del
mundo. En la actualidad muchas instituciones públicas y privadas no conocen el
verdadero valor e importancia de la documentación, por ello consideran a los
papeles en desuso o antiguos como basura y ven conveniente venderlos o
reciclarlos.
En consecuencia, se puede admitir que la destrucción de documentos públicos y

privados constituye la dificultad número uno de la problemática documental
boliviana. Este mal generalizado, que amenaza ser cada vez más dramático,
parece sin embargo no preocupar a nuestro gobierno, el cual lejos de planificar la
protección de nuestros recursos documentales, no incluyen ni siquiera en sus
presupuestos las partidas que cubran los más elementales gastos para el
mantenimiento de los principales repositorios públicos. Dado el ausentismo del
13
Estado para la solución de este problema, la batalla en defensa del patrimonio
documental se realiza en Bolivia al parecer contra nadie. En tales circunstancias,
la solución se traduciría en la mera promulgación de Leyes que no se cumplen o
se cumplen mal, o que lamentablemente se desconocen.
La mayoría de los países reglamentan y controlan la conservación y

administración de archivos mediante decretos, Leyes, resoluciones y otro tipo de
disposiciones legales por la importancia que le asignan. Nuestro país no está al
margen de la legislación para la preservación y conservación de nuestros
documentos, pues pena su destrucción, lo cual sin embargo no se cumple. Ante
este problema, creemos que es prioritario atender y aplicar las medidas que con
indudable autoridad ha dado a conocer, en diferentes oportunidades, el infatigable
historiador y archivista Gunnar Mendoza. Gracias al aporte de este investigador y
apoyo no menos importante de otros colegas, Bolivia cuenta, quizás como en muy
pocos países de nuestro continente, con proyectos de Leyes y con una
planificación adecuada para concretar en un repositorio las masa documentales
del siglo XX, que hoy se encuentran dispersas o en vías de desaparición.
En 1961 Theodore Schellenberg convoca a la Primera Reunión Interamericana de

archivos, un hito fundamental para la archivística boliviana en particular e
iberoamericana en general. A ese congreso asisten tres grandes archivistas
bolivianos: ¨Gunnar Mendoza, Mario Chacón y Guillermo Ovando Sáenz¨10. Se
inicia en Bolivia la era de ¨Gunnar Mendoza, quien se erige como autoridad
nacional¨11, llenando el notable vacío generado a partir de 1900. En 1974, el
gobierno recuperó la tuición sobre el Archivo Nacional de Bolivia con sede en
Sucre, y entrega su administración al Instituto Nacional de Historia y Literatura,
dependiente del Ïnstituto Boliviano de Cultura¨12, en conjunciones de inventario y
10
El primero era Director de Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia (1940-1994), el segundo del Archivo de
Potosí, en la Casa Nacional de la Moneda y el tercero era Director del Instituto de Investigaciones Históricas
de la Universidad Autónoma “Tomas Frías Potosí”.
11
En julio de 1982, el cuerpo de Archiveros de la Nación reunidos en ocasión del II Encuentro de los
Archiveros de Bolivia mediante resolución expresa reconoce en el al “ Maestro de la Archivística Boliviana”
12
Decreto Supremo 12302 del 14 de marzo de 1974
14
catalogación de Archivos y Bibliotecas de todo el país, lo que implica el
cumplimiento del precepto constitucional del Patrimonio Cultural de la Nación.
Hacia 1975, Gunnar Mendoza había asegurado el apoyo de la Organización de

Estados Americanos para impulsar un ambicioso proyecto que debía culminar con
el establecimiento del Servicio de Archivo y Documentos Públicos de Bolivia, que
fue diseñado como un Programa Archivístico, que daría lugar al Sistema Nacional
de Archivos, en medio de una pugna entre los Archivos Nacional de Bolivia e
Histórico de La Paz, que había sido creado recientemente. El Servicio de Archivos
Documentos Públicos de Bolivia fue definido por Gunnar Mendoza como “el
sistema estructural y funcional previsto dentro de la maquinaria del Estado para
preservar y manejar las documentaciones públicas, a fin de hacer posible su uso y
aprovechamiento en todos los propósitos implícitos en la naturaleza de dichas
documentaciones” (Mendoza, 1982). El sistema diseñado respondía también a la
organización política del Estado, siendo altamente centralizado. Toma en cuenta
su desarrollo en una estructura propia constituida por los archivos administrativos,
los archivos intermedios y los archivos de conservación permanente, y asigna una
función propia para cada fase del ciclo vital de los documentos. En la actualidad,
los gobiernos generan gran cantidad de documentos que deben ser debidamente
custodiados, ya que sirven de prueba de los derechos y obligaciones de los
ciudadanos con su patria. Pero también sirven para que los funcionarios públicos
den cuenta al pueblo que deposita su confianza en ellos, en cuanto a sus acciones
como servidores públicos; de ahí que se constituyen en la principal fuente de
conocimiento y sirven para procesos de rendición de cuentas ante la patria por
nuestros actos. Es por esta rendición de cuentas y la necesidad de guardar
testimonio de las actividades de la institución que se busca la mejor manera de
conservar los documentos que se generan en las actividades cotidianas.
15
1.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Los documentos de Archivo Administrativo son ”aquellos que directamente revelan

o acreditan hechos jurídicos y que pueden ser directamente incorporados a un
expediente, protocolo o registro nace con una función administrativa o jurídico-
administrativa que le es inherente, con un carácter de temporalidad que viene
condicionado por la necesidad de la permanencia en la oficina de donde parte o
que lo gestiona y adquiere un valor paralelo como fondo del organismo del Estado,
en cuanto fuere objeto de utilización por parte del público ajeno a la gestión del
mismo¨13
En este sentido, un documento administrativo podrá considerarse como tal cuando

tenga un valor intrínseco de carácter probatorio, con la finalidad de sustentar un
procedimiento administrativo de un suceso particular en el cual haya participado la
institución.
1.4 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Las tareas a desarrollar para una buena organización del área de archivo son
varias; entre ellas están la identificación de los fondos, la valoración y selección de
los documentos, elaborando además las tablas de retención documental para
proceder a las transferencias, sobre la base de un minucioso examen de la
prescripción documental.
1.4.1 Identificación de los fondos

Es la fase del tratamiento archivístico, que consiste en la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en las que se
sustenta la estructura de un fondo, y tiene dos alcances: el de carácter
administrativo, que identifica al organismo productor, y el que se refiere a la
13
Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y procedimiento Administrativo Común…..: Madrid Ed.
Civitas, 1994.
16
expresión archivística, la identificación de los tipos documentales, es decir, a la
delimitación de la serie documental.
Es de gran importancia la identificación precisa del sujeto productor de la

información, tomando en cuenta los siguientes parámetros: evolución histórica del
organismo, atribuciones y competencias administrativas; procedimientos
administrativos y disposiciones legales que regulen su accionar. La identificación
se basa fundamentalmente en el respeto al principio de procedencia y el respeto a
la estructura interna del fondo y su orden original¨ (Oporto, 2009:75-76).
Durante la década del 50 comenzaron las primeras acciones de carácter práctico y

luego se desarrolló en la literatura norteamericana el concepto de “Record
Management”. Al término de la Segunda Guerra Mundial, esta metodología fue
empleada para organizar la información documental acumulada por el Estado,
posteriormente dio impulso para mejorar los aspectos administrativos en la
generación de la documentación pública en los Estados Unidos¨.
Tenemos entonces que el trabajo de Gestión Documental es la acción que

comienza a realizarse en el nivel primario de la generación documental,
entendiendo esta acción como la relación que se debe producir en las áreas y
actividades de trabajo de la organización, que comprometa de alguna forma la
generación de documentos y la participación sistemática del profesional archivero.
El proceso de la Gestión Documental debe afectar todas las etapas del ciclo de
vida de los documentos para lograr que el sistema institucional de archivos
funcione con la mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de su objetivo
principal, que es lograr que la información siempre esté al servicio del ciudadano y
la administración donde se necesite con exactitud.
17
1.5 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
En su forma más radical, los documentos nos enuncian que cumplen diferentes
etapas, como ser:
Organismos vivos, por lo tanto nacen, crecen y mueren. Siguiendo la misma línea
de esta teoría vamos a indicar que los documentos pasan por ¨tres fases
diferentes, como señala la licenciada Luz Alba Chacón en la Primera Jornada para
el Desarrollo Archivístico¨14.
1.5.1 Primera Fase: Comprende desde el momento en que el documento es

generado hasta que finaliza el trámite que lo originó. Generalmente esta fase
abarca entre uno a seis años, aunque su duración varía dependiendo de la
legislación vigente para el país.
1.5.2 Segunda Fase: Se inicia cuando finaliza el trámite que lo originó y el

documento toma un valor de interés científico cultural. Este periodo puede variar,
al igual que el primero, de acuerdo con la legislación vigente; pero generalmente
va de los seis a los treinta años de haberse producido el documento.
1.5.3 Tercera Fase: Se inicia cuando los documentos han adquirido un interés
para la ciencia y la cultura, por lo general será después de los treinta años de
generado el documento.
Los documentos tienen un ciclo de vida parecido al de las personas jurídicas y/o
naturales, que se expresan en edades, etapas o fases, por lo que sucesivamente
atraviesan los documentos desde que se producen y pasan al archivo de gestión,
al archivo central y/o intermedio hasta que se eliminan o se conservan en un
archivo histórico (Oporto, 2005:37)
14
Murillo Alfaro, Isabel y Jorge Sánchez Alfaro: Principios de Gestión y Administración de Documentos,
Ediciones Centroamericanas, San José pp. 12
18
1.6 VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Una de las características peculiares de la documentación de archivo reside en

sus valores, la Diplomática establece que la documentación de archivo nace con
valores intrínsecos, que le otorgan, en primera instancia su carácter de original o
único en su género (no existe dos documentos originales y/o auténticos iguales) y
legitimo (por su autenticidad). A partir, de estas características surge un conjunto
de valores que le asignan a la documentación en carácter de información
estratégica para el desarrollo socioeconómico de una comunidad o una Nación.
1.6.1 Valores Primarios

Conjunto de valores específicos que son de utilidad especifica exclusiva para los
productores de la documentación y por ello son mediatizados en su acceso para el
conjunto de la sociedad por el imperio del corpus jurídico nacional, en base a la
calidad de prueba de los asuntos tramitados por las partes interesadas, que se
conoce como el interés legítimo de los administrados, teniendo vigencia tanto en
cuanto prescriban los valores específicos de la etapa activa, comprendido bajo la
abstracción del Valor Probatorio.
1.6.2 Valor Administrativo

Ëste valor está dado por la responsabilidad administrativa de la actuación del
funcionario, que se plasma en el documento y tiene vigencia durante el curso de
duración de un trámite y su conclusión, que determina su conservación en las
oficinas de gestión¨15 hasta después de dos años de la conclusión del asunto
tramitado. Es el conjunto de testimonios y actividades generados por efecto de
actos admirativos
15
El Código Civil establece la responsabilidad administrativa sobre un asunto atendido en este lapso. Los
recoge la Ley 1178 y sus decretos reglamentarios
19
1.6.3 Valor Fiscal o Contable
Son los documentos que contienen información contable y están relacionados con
los mecanismos de control presupuestario, sirven de explicación o justificación de
operaciones propias de gastos y ejecución presupuestaria, “está dado por los
plazos legales de la prescripción de un asunto”16, por este alcance las
documentaciones se conservan cinco años en las oficinas de origen antes de ser
trasferidos al archivo central.
1.6.4 Valor Legal

Engloba el universo jurídico del que derivan derechos y obligaciones legales
resultado del derecho común, es el que se refiere a la calidad de la prueba ante la
Ley, está dado por los plazos legales de la prescripción de un asunto, la Ley 1178
establece la responsabilidad legal de 10 años, el código de procedimiento legal
establece el plazo de ocho años para la prescripción de un asunto.
Mientras estos valores permanecen vigentes, las documentaciones permanecen a
la esfera de la administración y los Administrados, por lo tanto su acceso se
garantiza por medio de la aplicación del Precepto de interés legítimo. (Oporto,
2005:32,33)
1.7 GESTION DOCUMENTAL
La Gestión Documental es comprendida como el ¨…Conjunto de procedimientos

administrativos básicos, que son comunes y necesarios para el tratamiento
uniforme de los asuntos para la comunicación y la coordinación¨17
En otras palabras la Gestión Documental es el “conjunto de actuaciones regladas
que realizan los organismos de las Administraciones para ejercer las funciones
administrativas comunes y específicas que tienen encomendadas”18
16
El Código de Comercio señala que los documentos contables deben conservarse cinco años en las empresas
comerciales
17
Bolivia. Gaceta oficial de Bolivia. Reglamento común de Procedimientos administrativos y de
comunicación de los Ministerios (RCP). Titulo 1. Capítulo 1. Art. 1,1994
18
Diccionario de terminología Archivística. Subdirección general de Archivos Estatales Madrid: Ministerio
de Cultura,1995, p.37
20
1.8 TÉCNICAS Y TIPOS DE ARCHIVOS
Es el conjunto de actividades articuladas através de una red de centros y servicios

técnicos, que se expresan por medio de planes y programas archivísticos
Entre las principales funciones del archivo están: recoger la documentación de las
oficinas, organizarlas en los diferentes tipos de archivo, sistematizarlas y
establecer el servicio (tanto al público como a la institución) incluyendo las
trasferencias a las siguientes fases del archivo.
1.8.1 Archivo de Gestión o Administrativo

Llamado también Archivo Activo, Archivo de Oficina, Archivo de Gestión, Archivo
Administrativo, es el conjunto de expedientes tramitados y la correspondencia que
se atiende en las oficinas para testimoniar la gestión institucional, que son los
asuntos propios de la administración, en este caso nos referimos al ärchivo de las
oficinas productoras de los documentos en los que se reúne la documentación en
trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas¨ (Conde, 1994: 28)
Los límites de responsabilidad del Ärchivo de Gestión son dados por los plazos
de conservación, que en términos generales se sitúa entre los dos y cinco años,
aunque algunos autores señalan diez años de tendencias¨ (Conde, 1994: 29)
Unidad básica de archivos, existente en cada unidad básica de la institución que

gestiona y administra documentación activa. Pueden existir un número
indeterminados de archivos de gestión, dependiendo de la complejidad y el
desarrollo organizacional alcanzado por la entidad (Oporto, 2005:40)
1.8.2 Archivo Central

“Recibe la documentación que transfieren los archivos de oficina que componen la
estructura de un organismo, una vez que las necesidades de utilización no son
21
constantes, es el órgano básico de control de tratamiento de la documentación
producida por cada organismo” (Conde, 1992:20)
“El Archivo Central es sinónimo de Memoria Institucional concepto introducido por

las corrientes más avanzadas de las Ciencias de la Documentación (en Bolivia se
conoce como las Ciencias de la información Bibliotecología) este término como tal
no aparece registrado en los diccionarios de archivística o Bibliotecología” 19. Este
último define como memoria a la exposición de motivos referentes a un tema,
problema o cuestión, el que aplicado a las cuestiones vendría a ser “estudio o
disertación sobre las actividades de una institución.
“En Bolivia se ha aplicado este término a los Archivos Centrales de la

Administración Publica por efectos de la RCP”20 señala sus alcances para
“conservar los expedientes generados y recibidos por los Ministerios, facilitar el
acceso a estos expedientes, evitar pérdidas y duplicación de los documentos y
documenta la historia de los Ministerios”21, que es la acepción precisa para
definirla.
¨Recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente,

aunque su uso es hipotético. El archivo central, agrupa series documentales
trasferidas por los distintos archivos de oficina de la institución una vez finalizado
su trámite o cuando su consulta no es constante por la pérdida de su valor
administrativo¨ (Conde, 1994: 39)
¨La transferencia descongestiona a las oficinas de aquellos documentos que ya no

son de uso frecuente, con lo que se agiliza la gestión, permite ganar espacio para
los documentos que se van produciendo, posibilita un tratamiento y servicio
adecuado en cada fase del archivo, lo que resulta en un eficaz servicio a las
unidades productoras. Así facilita y garantiza la consulta y conservación de los
19
Salabarria Abraham, Bernanda et. al. Diccionario de Archivología. La Habana: Academia, 1990, pp.60
20
Decreto Supremo 23934, op. Cit.
21
Art. 54.cap. IV, DS 23934
22
documentos al situarlos en lugares adecuados y al estar controlados y tratados
adecuadamente por profesionales¨ (Campos, 1993: 23 24).
“Su función prioritaria es el control y tratamiento de las series documentales en la

fase de producción, entre las cuatro fases que se divide el tratamiento y control de
los fondos documentales, la identificación, le corresponde de forma plena, la
valoración compartida con el archivo intermedio, en cuanto a la descripción
estarán supeditadas en los resultados de la valoración, desde el punto de vista de
la conservación vela por los fondos atendidos al tipo de soporte, tanto en las
oficinas como en los depósitos”(Cuba,2009:24)
Por lo tanto la Memoria Institucional, es la abstracción de la aplicación de las

jurisdicciones y competencias institucionales traducidas en un conjunto de
documentos (expedientes, legajos y otros tipos) como resultados a las actividades
propias a sus funciones y atribuciones es decir la Memoria Institucional se halla
subsumida en la archivalía que es transferida al Archivo Central.
1.8.3 Archivo Intermedio

En esta fase la documentación ha perdido el valor de gestión administrativa
prácticamente en su totalidad. La documentación se transfiere desde los archivos
centrales para el almacenamiento masivo. Corresponde a la tercera etapa de la
Desde que estos pierden su utilidad inmediata hasta que son conservados
definitivamente o eliminados pasan por una edad denominada intermedia en la
que son objeto de tratamientos diversos, por término medio de un periodo de
treinta años, durante los cuales son sometidos a una valoración y selección, se
decide cuáles van a alcanzar la categoría de histórico y cuáles serán destruidos,
entre sus objetivos están:
23
 Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios
para su trabajo diario
 Evitar el colapso de los Archivos Históricos con documentos que aún no son
de libre acceso, parte de los cuales están destinados a ser destruidos
 Seleccionar los documentos que han de ser conservados o eliminados
 Garantizar a los organismos productores el acceso a la documentación
Como se indicó anteriormente, ësta etapa debe ser realizada íntegramente por el
Archivo Central¨. (Conde, 1994: 57). Durante esta fase se procede a su valoración,
selección y expurgo para conservar lo realmente importante.
Este archivo es considerado además “un repositorio archivístico destinado a
preservar y accesibilizar para la consulta, evaluar las que tienen valor permanente
para una trasferencia al Archivo Histórico y las que sean superfluas sean
desechadas bajo control legal, existe un solo archivo de este tipo por sector”
(Oporto, 2005:40)
1.8.4 Archivo Histórico

Dentro del ciclo de vida de los documentos, es aquel al que ha de transferirse
desde el archivo intermedio la documentación que debería conservarse
permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte
de la Comisión Superior Calificadora de documentos Administrativos
Los antecedentes del Archivo Nacional de Bolivia se remontan al proyecto de Ley

de 1882, un año más tarde el gobierno promulga la Ley que autoriza invertir más
de Bs. 40.000 en poner en orden y clasificar el Archivo Nacional de la Republica.
“A partir de su creación el gobierno le asigna la importancia debida a la función del
Archivo en general, el cual fue organizado por la Ley del 28 de noviembre de 1883
y reglamentado por el decreto del 5 de mayo de 1884, nombrando al Archivo
Nacional, a quien se le exigía competencia en la materia, y se le asignaba los
deberes de conservar el archivo con orden y método de modo que cada legajo
tenía su caratula por orden cronológico en el lugar que le corresponda a cada una
24
de las oficinas de su procedencia, con la obligación de llevar un índice en que se
conste todos los papeles, legajos y libros del archivo con expresión de su
procedencia y su numeración, así con una constancia documentada de todo lo que
se saque del archivo por orden del Presidente del Tribunal, así como de los que
devuelvan”22
La documentación que contiene este archivo es conservada de forma permanente

por su valor informativo, histórico y cultural. El Archivo Histórico o final es la última
fase del proceso archivístico, resultante de la transferencia de la documentación
valorada en el archivo intermedio con dictamen de valor permanente, la donación
de terceros, la entrega de calidad de depósitos y la adquisición.
El Archivo Histórico ¨se caracteriza por garantizar la conservación permanente de

los recursos documentales transferidos para su custodia. El cumplimiento de este
objetivo se presenta al desarrollar un programa de conservación preventiva y
curativa¨ (Oporto, 2001: 72·73).
Existen además de estas categorías los archivos eclesiásticos, que como su

nombre indica, son aquéllos que están supeditados a administración del
patrimonio de la(s) Iglesia(s). “Establecimiento donde, por Ley, debe conservarse
la documentación oficial y nacional de valor permanente” (Oporto, 2005: 41).
“A pesar de las facetas de conciencia Institucional sobre la importancia y el valor

de las documentaciones inactivas, no alcanzaban a la documentación
contemporánea de la época, procediendo a la destrucción de esos recursos, sin
ningún escrúpulo, marcándolo en un simple trámite administrativo, como sucedió
durante la administración del Tcnl. Germán Busch”23
22
Decreto Supremo. Reglamento del 5 de mayo de 1884.
23
Resolución Suprema 3 de diciembre de 1938
25
1.9 FUNCIONES DEL ARCHIVO
Las funciones del archivo son: recoger, conservar y servir. La primera corresponde
al ámbito exclusivo de la etapa prearchivística (recoger), las dos siguientes a la
etapa archivística (conservar) la Instalación, reproducción, restauración,
organización, en la que está la clasificación y la ordenación. En cuanto a lo que se
refiere (servir) encontramos la descripción, inventariación, catalogación además
de la acción cultural, difusión, comunicación de la información.
Es a partir de esta proyección que “en Bolivia se considera según el artículo 191
de la Constitución Política del Estado Plurinacional, que la riqueza documental es
tesoro cultural de la Nación y está bajo el amparo del Estado”24; y su destrucción
sancionada por el Código Penal”25
El Estado organizará un registro de la riqueza artística, histórica, religiosa y
documental, proveerá a su custodia y atenderá a su conversación.
Según nuestra Legislación Boliviana citamos también el Decreto Supremo 23934,

el cual señala sus alcances que son “conservar los expedientes generados y
recibidos por los Ministerios, facilitar el acceso a estos expedientes, evitar
pérdidas y duplicación de los documentos y documentar la historia de los
Ministerios”26
La función genérica de un archivo es reunir, conservar y servir documentos. Estas

funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de
archivo:
 Organizar la documentación administrativa.
 Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es
periódico.
24
Artículo 191: I y II de la Constitución Política de Estado Plurinacional. La Paz, HCD CDH, 2000, p. 205
25
Artículo 200 y 202 del Código Penal. Ministerio de Justicia. Código Penal. Texto ordenado según la Ley
17768 de modificaciones de Código Penal. La Paz, Ministerio de Justicia/Amigos del Libro , 1997, pp. 100,
101.
26
26
 Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o
destrucción.
 Clasificar los fondos.
 Facilitar el acceso a los documentos utilizando los instrumentos necesarios.
 Adecuar las instalaciones donde se conservan los documentos.
Estas funciones básicas están orientadas para dar servicio, como se indica en las
propias definiciones, a:
 Las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los
documentos de forma eficaz.
 Los ciudadanos, para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los
archivos públicos.
 La investigación y difusión cultural, sobre todo para colocar a disposición
del solicitante datos del pasado.
La ciencia Archivística por lo menos distingue tres aspectos en lo referente a la

Archivalia Institucional: los fondos documentales, las personas encargadas de su
custodio y su servicio, la infraestructura física y el equipamiento, como conjuntos
de elementos que se interrelacionan entre sí. Más conocido como Sistema
Archivístico.
1.9.1 Sistema Archivístico

El Sistema Archivístico es conceptualizado como un conjunto de actividades
articuladas a través de una red de centros y servicios técnicos, para estructurar la
recogida, transferencia, depósito, organización, descripción y servicio de los
documentos. (Herrera, 1999:37)
Se entiende también al Sistema Archivístico como “conjunto de normas e

instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección
de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio
Documental. Componen al Sistema Archivístico, los archivos, los servicios
27
archivísticos, la administración de Archivos, la legislación archivística y el
personal”27
Entre los factores fundamentales que tiene este Sistema Archivístico, citamos los
siguientes, la necesidad de salvaguardar y difundir el patrimonio documental de
nuestro País, como parte fundamental de su riqueza cultural, por el derecho que
tienen todos los ciudadanos de acceder a la información, por las obligaciones que
tienen estos ciudadanos con la sociedad y con las instituciones que ellos
representan y por la obligación que las instituciones tienen de cumplir con sus
funciones. (Cuba.2009:31)
Para lograr una buena construcción de un Sistema Archivístico encontramos las

siguientes claves:
1. Un marco legal o normativo mínimo que establezca la estructura, los
principios de transferencia de una edad a otra, el régimen de servicio en
cada fase y el régimen funcional de los profesionales en archivo que
atiendan el sistema.
2. Recursos humanos y materiales suficientes para que el sistema funcione
óptimamente, en especial buenos archiveros, capacitados y bien formados,
para llevar a cabo las tareas de organización y servicio del sistema
3. Normalización de principios y coordinación de tareas y objetivos, es decir,
archiveros y archivos no son compartimientos estancos sino engranajes de
un sistema que funcione armoniosamente para lograr unos objetivos muy
concreto
4. Especialización de funciones tan solo en lo que se refiere al tipo y edad del
fondo que se gestiona. En este punto la formación del archivero se hace
patente ya que debe poder atender archivos administrativos, intermedios o
históricos
27
Diccionario de Terminología Archivística. Subdirección de Archivos Estatales Madrid :Ministerio de
cultura ,1995, p 37
28
5. Una buena planificación del sistema que permita el correcto funcionamiento,
en constante dinámica, rehabilitando la cadena de colaboración entre los
diferentes elementos que conforman las fases del sistema
6. Aplicación de nuevas tecnologías siempre puestas a la servicio de los
métodos archivísticos, no al contrario donde se supone que estas suplantan
la labor metodológica y los principios técnicos y científicos desarrollados
hasta hoy por el archivista.
“La vertebra de un sistema de archivos son los profesionales archivistas tanto en

los puestos de decisión como en los puesto de ejecución. La organización y
gestión de un sistema Archivístico incluye el dialogo y la colaboración permanente
con el productor de la documentación y con el usuario final de ella, desde este
ángulo del problema, el profesional de archivos debe poseer la competencia y las
facultades técnicas científicas necesarias para afrontar y defender con claridad de
ideas sus propuesta ante ambos interlocutores. (Cuba.2009:42)
1.9.2 Sistema de codificación

Para que el cuadro de clasificación sea un instrumento útil de localización de
documentos deben codificarse en toda su estructura, existen tres clases de
códigos:
a) Alfabéticos, consiste en asignar al cuadro de clasificación una letra del
alfabeto o una combinación de ellas, tiene por lo tanto limitación
b) Numéricos, consiste en asignar un número a cada división del cuadro de
clasificación. Permite una flexibilidad muy grande al jugar con un gran
número de posibilidades, pero también radica en el peligro de hacer un gran
número de subdivisiones
c) Alfanuméricos, como su nombre lo indica se trata de una combinación de
los dos anteriores. Existen variantes pero para el caso que nos ocupa
destacamos el alfanumérico significativo en el que se emplean letras para la
primera división, mientras que en las secciones y subsecciones se emplean
números.
29
1.10 FONDO DOCUMENTAL
Se comprende como fondo documental a la totalidad de la documentación

generada por una entidad o institución, es decir, se trata del archivo central, son
todos los papeles creados o recibidos por la institución en el ejercicio de las
funciones.
La institución se comprende como el organismo productor de la documentación,
denominado como fondo de archivo, a partir del cual se establecen los niveles de
clasificación de sus partes componentes o sujetos productores de documentación,
en las que estarán reflejadas las funciones y competencias institucionales
expresadas y plasmadas en la sección, serie, subserie, expediente y unidad
simple.
1.10.1 Sección
Es la extensa unidad física dentro del archivo central, es la que identifica a cada
una de las dependencias jerárquicas de la institución, en caso de la Administración
Central de Bolivia se refiere al Despacho del Ministro y los Viceministros. En el
caso de las empresas privadas identifica a la Presidencia, el Directorio y las
Gerencias¨ (Oporto, 2005: 62).
La Sección Documental es una sub división del fondo, es el conjunto de

documentos generados en razón de actividades de esa subdivisión orgánica
funcional, representada por una unidad u oficina.
Se define también como ¨Cada una de las divisiones primarias del cuadro de
clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a
un fondo o a un conjunto de fondos¨28
1.10.2 Serie
Conjunto de documentos que corresponden a un mismo tipo documental
producido por un mismo órgano, teniendo su antecedente y su consecuente, es el
28
Diccionario de Terminología Archivística. Ob. Cit. P. 50
30
ejercicio de una función determinada dentro de una institución u organismo.
”Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de
una misma actividad administrativa y regulado por la norma de procedimientos”29
La Serie Documental es el conjunto de unidades documentales relacionadas entre
sí de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, ejemplos:
hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes.”(Cuba.2009:45)
La serie se denomina también como documentos organizados de acuerdo con un

sistema de archivos, o conservados formando una unidad como resultado de una
misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que
tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación
derivada de su producción, recepción o utilización
1.10.3 Subserie
Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
Las subseries surgen de series para mayor ejemplo: correspondencia interna,

externa recibida o enviada, memoriales, minutas e informes, comprobantes de
egreso, ingreso y salida, actas de recepción, memorandos de felicitación, despido,
designación. En conclusión son los que reflejan las funciones, atribuciones y
actividades de las oficinas¨ (Oporto, 2005: 62). .
1.10.4 Expediente
Es la unidad más pequeña de la serie que sirve para almacenar la documentación
especifica común cuyo orden interno ya fue dado como resultado de una gestión
documental, esta unidad contiene a las piezas documentales y refleja el nivel de
relación que ha desarrollado un asunto durante su tramitación, o la relación entre
29
Diccionario de Terminología Archivística. 1995,Ministerio de cultura
31
una institución y sus pares (personas jurídicas y/o naturales) Expresa la actuación
administrativa propiamente dicha. (Oporto, 2001: 52).
Se entiende por expediente al conjunto de documentos reflejo de un proceso

administrativo iniciado por un peticionario, que se refiere a un mismo asunto y su
organización responde a un orden cronológico.
Se define también como Ünidad documental formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto¨30.
1.11 PRINCIPIOS RECTORES DE LA ADMINISTRACION ARCHIVÍSTICA
Existen dos principios esenciales en la administración archivística: el Principio de

Procedencia y el Principio de Orden Original. Estos son fundamentales, ya que de
su correcta aplicación depende el desarrollo óptimo de los archivos.
Esta aplicación consistirá en la investigación diagnóstico y análisis de las

características de los dos elementos esenciales que constituyen las series
documentales.
1.11.1 Principio de Procedencia

Fortalecido universalmente, el Principio de Procedencia establece de manera
obligatoria la clasificación de los fondos de acuerdo con la estructura orgánica de
la entidad de procedencia.
¨…Consiste en respetar el orden de los fondos, es decir, en mantener agrupados,

sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier procedencia de una
30
32
entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona, familia, etc.,
respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad¨31.
El Principio de Procedencia indica que los documentos producidos por una misma
institución deben ser agrupados como un fondo documental, sin mézclalos con
otros.
1.11.2. Principio de Orden Original

EL Principio de Orden Original establece que los documentos de archivo deben
mantener el orden impuesto durante su vida activa corriente. Según el Consejo
Internacional de Archivo. ¨…el principio de respeto al orden original establece que
no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo
productor, ya que está debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de
procedimientos¨32.
Por esta razón, que la documentación pública debe mantener el orden con que se
la genera durante el proceso de la actividad administrativa de la Institución
1.12 DEFINICIÓN DE ARCHIVÍSTICA
Desde hace tiempo se ha sentido la necesidad, tanto por parte de autoridades del
Estado como de funcionarios de distintos niveles de administración, de conservar
los documentos que hacen referencia a la administración y a las relaciones
jurídicas. Por lo mismo, la archivística es la disciplina que trata de la organización,
del funcionamiento y de la organización de los archivos, y estudia su origen y su
formación, así como también trata la reglamentación jurídica que afecta y regula la
existencia de los archivos.
Existen distintas definiciones de esta materia, entre las que podemos citar:
31
32
33
- Disciplina que se ocupa de los archivos, no solo de su conservación, sino
también de la construcción, mantenimiento de los locales y de los documentos de
su consulta presente y futura. (Casanova, 1928:12 – 13).
- Disciplina auxiliar o funcional de la administración y la historia, que hace

referencia a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus
fundamentos legales. Para este autor, la archivística es más una disciplina técnica
que una ciencia en el significado estricto de la palabra, ya que le faltan algunos
elementos propios de alguna ciencia. (Tanodi, 1961: 5).
- Doctrina que trata los archivos y su naturaleza, historia, ordenación y nos enseña
su gestión como administración. Amplía la definición de la necesidad de conocer
para un correcto tratamiento de los archivos y su historia. (Della Sacra Famiclia,
1973: 25 – 26)
- La archivística es una ciencia de carácter eminentemente práctico, que trata de

resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia
de los archiveros. De estas definiciones se puede extraer los puntos esenciales de
la archivística. (Dupla del Moral, 1997: 12)
La archivística se basa en principios científicos que la configuran como ciencia,

determinados por el orden jurisdiccional de los archivos, el respeto al origen, al
orden natural y a la procedencia de los fondos:
o El “principio de procedencia es fundamental en la archivística;

establece que los documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con los de otros”.
o El “principio de respeto a la estructura, establece que la clasificación

interna de un fondo debe responder a la organización y competencia
de la unidad productora”.
34
o El “principio del respeto al orden original, establece que no se debe
alterar la organización dada por la unidad productora, cualquiera que
ésta sea”.
Entre los aspectos importantes que podemos mencionar sobre la archivística

están, ser una fuente de información, un centro de atención para perspectivas
diferentes comprendidas por los siguientes puntos:
 Histórica, porque desarrolla la literatura, paleografía y diplomacia,

plasmado en la trascripción de documentos solemnes.
 Jurídica, cuando el documento tiene fuerza legal se debe tener plena fe en
él y éste debe responder a la autenticidad, puesto que sirve como prueba o
testimonio de un hecho jurídico.
 Administrativa, como elemento esencial para el funcionamiento de la
administración pública y privada.
1.12.1 Procesos Archivísticos

Para cumplir con los procesos Archivísticos de una manera veraz, eficiente y
eficaz debemos seguir los siguientes pasos.
a) Clasificación de documentos
La clasificación consiste en agrupar las documentaciones en clases, acción
que se verifica desde la acción misma de la producción documental, que
está bajo la responsabilidad de las secretarias y otros gestores de la
documentación, un primer nivel de la clasificación de la correspondencia se
establece en dos clases: correspondencia corriente y correspondencia de
asuntos.
Cada una de estas forma una serie documental natural, que puede
subdividirse en subseries, de acuerdo a la especificidad de las funciones y
la estructura orgánica de la institución. (Oporto, 2001: 52).
35
b) Ordenación de documentos
Se ordena la documentación dentro de cada serie estableciendo la

secuencia de las categorías y grupos de acuerdo al orden cronológico,
alfabética geográfica (regionales) y temática respetando el orden actual
(orden original) con respecto a su generación. Una vez clasificada ordenada
en forma cronológica y alfabética a los documentos se les ubicara en cajas
de cartón acidulado.
Se instalara la documentación en sus correspondientes estantes, debiendo

contar con ubicación topográfica. Si la documentación tuviese codificación
que aún sigue siendo utilizada, será adecuada para su continuidad en el
nuevo codificador, de lo contrario se codificara utilizando el método
alfanumérico, es decir, utilizando el lenguaje natural sus primeras letras
iniciales de las series o temas, con sus respectivas divisiones por temas o
asunto. (Cuba, 2009: 49).
c) Descripción de documentos
¨Éste es un elemento importante ya que garantiza que la documentación
esté totalmente detallada y disponible para los usuarios en el momento que
se la necesita. Los instrumentos descriptivos o de localización (como se les
conocía anteriormente) se utilizan para ubicar la documentación guardada
en los depósitos que se solicita para su consulta y para controlar las
entradas y salidas de dicha documentación¨33
Descripción o señalización, son términos destinados a la elaboración de
instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los
documentos organizados en el archivo mediante:
33
Benito Fernández, Soledad y otros: Colección Manual del Alcalde, El Archivo Municipal; Banco Crédito
Local, Madrid España, Primera Edición 1986
36
 Inventarios, sistema de información exclusiva para la institución
utilizando las Normas ISAD (G) ISAAR (CPF).numero correlativo, tipo
documental, fechas extremas y observaciones, etc.
 Se levanta una relación (inventario sumario), que describirá todas las
unidades del fondo documental respetando el orden original siguiendo
su organización, que se levantara en una base de datos.
 Cada caja y empaste instalado tendrá su instrumento de información o
descripción.(Cuba.2009:50)
d) Selección de documentos
El profesor Manuel Vásquez señala: “Es el acto mediante el cual se
decide la eliminación de documentos de menor valor histórico-cultural, a fin
de conservar mejor los de mayor valor”34. Está definición tiene la debilidad de
otorgarle a todos los documentos un valor histórico, pero contiene en esencia
en qué consiste dicho proceso en cada institución. Podemos analizar el
proceso de selección en dos partes:
1. Valoración: Es el proceso de analizar los valores primarios y

secundarios de los documentos
2. Eliminación: Es el proceso de reducir el material no legible los
documentos que como resultado de la valoración se decide destruir.
e) Conservación de documentos
La conservación es la fase fundamental de la preservación o prevención de
posibles alteraciones físicas de los documentos y los soportes
documentales y por ende la información en ellos contenida. Convertidos en
patrimonio documental muchos de estos expedientes de valor permanente
interesan a la administración de la institución, quien preserva y garantiza su
custodio.
34
Vásquez, Manuel: Selección, Ordenamiento y Clasificación” En Revista del Archivo General de la Nación.
nº 6- años VI. Buenos Aires Argentina. 1977. p. 23. Citado por Ana Virginia García Benedit.
37
“Está referido a las políticas y prácticas que tienen por objetivo específico
evitar, aplazar y reparar el deterioro y los daños sufridos por los
documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas activas o
pasivas”35. Este proceso se divide en dos subprocesos:
1. Preservar:“…Con este término se designa al conjunto de

medidas necesarias para mantener la integridad de los
documentos y su contenido informativo. Abarca los financieros, el
acondicionamiento de locales de trabajo y de almacenamiento.
La provisión de personal y la adopción de políticas. Técnicas y
métodos destinados a salvaguardar el contenido del archivo”36.
2. Restaurar: “…comprende una amplia variedad de

procedimientos activos de conservación destinados a mejorar el
estado físico de los documentos estropeados y restituirlos en la
medida de lo posible a su estado original”37.
f) Facilitación o administración de los documentos

Entre los alcances del Decreto Supremo 23934 señala “conservar los
expedientes generados y recibidos por los Ministerios, facilitar el acceso a
estos expedientes, evitar pérdidas y duplicación de los documentos y
documentar la historia de los Ministerios”38
El derecho a recibir información está consagrado en la Constitución Política
del Estado Artículo 30, que se refiere al Principio de publicidad de los
documentos públicos. Con respecto a los servicios de facilitación, es
importante mencionar el Principio de Petición y Pronta Respuesta,
enunciado en la Carta Magna en el Artículo 27, que es la base sobre la que
35
Ace Gonzales, Cecilia: Manual de Preservación y Conservación de Documentos soporte papel. pp. 10.
36
IBIDEM.
37
IBIDEM
38
38
descansan los procesos de rendición de cuentas. La facilitación de
documentos se da de la siguiente manera:
1. Consulta: ¨Se llama de esta forma a la utilización del documento

por parte del cliente dentro del recinto destinado para tal fin¨39.
2. Préstamo: ¨Cuando la índole de los asuntos exige la salida de los

documentos del archivo central. El servicio que se da se denomina
en términos técnicos préstamo¨40. Al igual que en el caso de las
consultas, este tipo de servicios debe estar regulado y para poder
autorizar la salida de cualquier documento de los depósitos debe
existir un instrumento de control que garantice la posibilidad de
recuperar el documento.
3. Reproducción: Consiste en realizar procesos de duplicar, copiar,

transcribir o trasladar de un soporte a otro de más fácil consulta los
documentos contenidos en el archivo.
Cualquier proceso de facilitación de los documentos está sujeto a que estos no

corran el riesgo de pérdida o extravío. En caso que el documento se encuentre
dañado, se lo puede retirar temporal o permanentemente del servicio al público,
para lo cual existe un mecanismo de migración de soportes, como es el microfilm
o las imágenes digitales que pueden ser una opción para poder mantener la
información al servicio público y garantizar la permanencia de los documentos.
Generalmente el retiro de la documentación se da en los archivos centrales o
históricos, no en los de gestión, que son los que conservan documentación de
poco tiempo de creada y los trámites que los originan están vigentes, por lo que
39
Benito Fernández, Soledad: Manual del Alcalde, Archivo Municipal; Banco Crédito Local, Madrid España, 1º
edición 1986, pp. 55.
40
Benito Fernández, Soledad: Manual del Alcalde, Archivo Municipal, Banco Crédito Local , Madrid España.
1º edición 1986. pp.49.
39
solamente se limita el acceso en los archivos de gestión, en casos que por el
género de la información que se maneja no sea recomendable su facilitación sin
ser parte directamente interesada. Titular de un expediente en el caso de
Recursos Humanos, involucrados o asesor legal en asuntos jurídicos, participante
en la licitación en proveeduría, etc.
1.13 SISTEMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Como se explicó anteriormente, la archivística visualiza los archivos como un

sistema integrado de tres etapas (Gestión o Administrativo, Central e Histórico),
que constituyen una parte importante dentro de la visión administrativa de las
organizaciones. Hablamos del término Gestión Documental, que hace referencia a
la necesidad que tiene la institución de controlar la cantidad de información que
constituye y en muchos casos soporta la estructura de un adecuado sistema de
información gerencial.
Los archivos conservan toda la información donde consta el accionar de cada uno
de los funcionarios; son pruebas de deberes y derechos de los ciudadanos y la
institución por lo que cualquier extravío de la información de los archivos supone
una pérdida irreparable aunque exista copia de los documentos en algún lugar
(principio de la autenticidad de los documentos).
La valoración en los archivos administrativos da como resultado el establecimiento

de las tablas de retención y por ende, garantizar el grado de accesibilidad de la
documentación. Esta fase del proceso archivístico es esencial para realizar las
trasferencias. Consiste en la elaboración del listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se les debe asignar el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo. (Oporto, 2005: 52).
40
1.13.1 Calendario de Transferencias
Una vez aprobadas las tablas de plazo de conservación de los documentos, se
estructura un calendario donde se establece el tiempo durante el cual cada
unidad debe realizar los procesos de transferencia de documentos que entran al
segundo nivel dentro del ciclo de vida de los documentos.
Por tanto las transferencias son fundamentales y cruciales para garantizar la
eficacia del sistema clásico de archivo institucional, estas operaciones se regulan
por medio de calendario de conservación y/o tablas de retención que son
instrumentos técnicos establecidos como resultado de la prescripción de valores
documentales y las fases del ciclo vital de documentos.
1.13.2 Solicitudes de Transferencia

Cuando un departamento realiza el inventario de la documentación que ya pasó
en su vigencia en los archivos de gestión, solicitará por escrito al archivo central la
transferencia de los documentos y adjuntará las listas de remisión
correspondientes, las que se elaboran por triplicado: original para el registro de
ingresos al depósito de documentos, una copia para el expediente de la unidad
productora y otra copia que se devuelve a la unidad una vez verificado que los
contenidos de la cajas correspondan con la información brindada en las listas de
remisión.
1.13.3 Autorización del Archivo Central

De acuerdo con el calendario de transferencia, el archivo central asignará una
fecha en la que recibirá los documentos en su depósito. Está autorización siempre
se debe comunicar por escrito.
Se trata de un formulario normalizado, que sirve como acta de entrega de
documentación de un archivo a otro su uso es obligatorio en cada una de las fases
del archivo (Oporto, 2001: 45).
41
1.13.4 Forma de Embalaje de los Documentos
“El archivo central facilitará las cajas de archivo, y su personal brindará asesoría
de cómo utilizarlas. La cantidad de cajas se determinará de acuerdo con la
información que la oficina productora brinde sobre las cantidades de metros
lineales, unidades documentales, soportes y tamaños de los documentos que
señalen las Listas de Remisión. Al ingresar los documentos al archivo central
deben estar limpios y completamente organizados, conforme al cuadro de
clasificación que es parte del presente documento. En archivística existen dos
principios que se deben respetar al ingresar los documentos al depósito:
1. Principio de Procedencia: Nunca se deben mezclar los diferentes fondos

documentales.
2. Principio del Orden Original: Los documentos en el archivo mantienen la misma
forma de organización con la que estaban dispuestos en la oficina productora.
Estos dos principios del trabajo dentro del archivo central se justifican en que si el
archivo central reorganiza la documentación, los instrumentos descriptivos del
archivo de gestión, las listas de remisión pierden toda validez. Asimismo si no se
conserva el orden original, al solicitar los documentos la oficina productora
desconocería como están organizados, por lo que no se sabría cómo pedirlos”41
1.13.5 Proceso de Transferencia

Es el proceso por el que las series y fracciones de series documentales son
enviadas a la siguiente fase del ciclo vital de los documentos de acuerdo con su
edad”42, por consecuencia la trasferencia descongestiona a las oficinas de
aquellos documentos que ya no son de uso frecuente con lo que se agiliza la
gestión y permite ganar espacio para los documentos que se van produciendo,
posibilita un tratamiento y servicio adecuado en cada fase del archivo, lo que
redunda en un eficaz servicio a las unidades productoras, facilita y garantiza su
41
Ace Gonzales, Cecilia: Manual de Preservación y Conservación de Documentos soporte papel. p.45
42
Dupla del Moral, Ana. Manual de Oficinas para Gestores. Madrid: Marcial Pons,1997,p136
42
consulta, garantizando también la conservación de los documentos al situarlos en
lugares adecuados y al estar controlados y tratados adecuadamente por un
profesional.
1.14 DEFINICIÓN DE ARCHIVALÍA
En cierto sentido, la archivalía, es un concepto que designa al conjunto total de

documentos. La tradición latinoamericana tiene un excelente aporte con el
concepto acuñado por Manuel Carrera Stampa, que define a ese conjunto de
documentos como Archivalía, término que ha hecho suyo la Escuela Argentina,
impulsada por Aurelio Tanódi y sus seguidores. En este sentido, para Carrera
Stampa la archivalía sería: “Todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos,
multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audio visual, proveniente de una entidad,
producido y recibido en función de sus actividades o en general relacionado con
su vida administrativa, desde el momento en que cumplió la función inmediata que
originó su creación y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos
documentales¨43.
El aporte radica en que dicho concepto (archivalía) determina el límite entre la

gestión documental (finalidad concreta de la producción o fase pre archivística de
los documentos) y la archivística propiamente dicha (finalidad de la última
instancia, para informar a la conciencia colectiva). Sin duda, la enumeración de los
distintos tipos de documentos hace referencia al conjunto ya señalado.
¨Desde el punto de vista técnico, el archivo está conformado por documentos que
produce y recibe un individuo, una familia, una empresa o un organismo público en
el ejercicio de sus actividades¨44.
43
Tanodi de Chiapero, Branca Maria. Sobre el concepto de Archivo. En: OEA. De Archivos y Archivista.
Homenaje a Aurelio Tanodi. Washington D.C. (EE.UU.: OEA, 1987, pp. 165-172.
44
Cruz Mundet, José Ramón. Archívese: Los documentos del poder, el poder de los documentos. Madrid:
Alianza, 1999, pp.12.
43
El concepto archivalía institucional, entendido como la totalidad de la
documentación generada por una entidad y su proyección como patrimonio
documental, permite reflexionar sobre su importancia en la relación memoria
colectiva y el derecho de la información.
Es a partir de esta proyección que en ¨Bolivia se considera al patrimonio
documental como parte del Tesoro Cultural de la Nación, protegido por la CPE¨45,
y su ¨destrucción sancionada por el Código Penal¨46.
A nivel internacional, ëstos bienes culturales están protegidos por la Convención

de Roma de 1965, ratificada por la Convención del UNIDROIT del 24 de junio de
1995, aprobada y ratificada en Bolivia por la Ley 1822¨47.
La ciencia archivística distingue por lo menos tres aspectos en lo referente a la

archivalía institucional: los fondos documentales, las personas encargadas de su
custodio y su servicio y la infraestructura física y equipamientos, como conjunto de
elementos que se interrelacionan entre sí.
1.15 INSTRUMENTOS Y AUXILIARES DESCRIPTIVOS
Los instrumentos y auxiliares descriptivos se utilizan de acuerdo con los niveles de

cada archivo y son los medios que se manejan para revelar cómo se encuentra la
documentación y cómo debería estar. Asimismo, permiten conocer, localizar y
controlar los fondos documentales analizados. Los tipos de instrumentos
descriptivos son de dos tipos: de control y de consulta.
a) Los instrumentos de control, son elaborados en la fase de identificación y

valoración y sirven para fines de administración archivística
45
Artículo /191 de la Constitución Política del Estado. La Paz, Cámara de Diputados, 1995,p. 72.
46
Artículo 200/202 del Código Penal. Ministerio de Justicia. Código Penal. Texto ordenado según la Ley 1768
de Modificaciones al Código Penal. La Paz, Ministerio de Justicia/Amigos del Libro, 1997, pp.100, 101.
47
Promulgada el 19 de enero de 1998, sobre la protección de bienes culturales robados o ilícitamente
exportados, reconoce a los manuscritos y los archivos.
44
b) Los instrumentos de consulta, son relaciones o descripciones de un
conjunto de unidades documentales o una serie con el fin de establecer un
control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permitan su
adecuada localización y recuperación, tanto para fines administrativos como
para el servicio público. (Oporto, 2001: 45).
1.15.1 Censo Documental

Ës un auxiliar descriptivo especial que acumula información preliminar sobre la
documentación es de gran necesidad para el conocimiento de la situación general
de las instituciones es indispensable en la planificación archivística para la
administración de sus archivos¨ (Khon Carrero, 1998: 64).
1.15.2 Inventario y listas

Ës la descripción exacta y precisa de toda la documentación de archivo; tiene
como fin principal dar constancia de la documentación, y como fines secundarios,
la búsqueda, el control y el estudio de la documentación¨ (Khon Carrero, 1998:
65).
Registro que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un

fondo, siguiendo la organización de los expedientes. Puede ser esquemático,
general, analítico y preliminar es útil para todos los archivos. (Oporto, 2005: 44).
1.15.3 Guías de archivo

Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno
a varios archivos, señalando las características fundamentales de los organismos
y sujetos productores, series, fechas extremas y unidades de medidas (volumen o
metro lineal). Se complementan con datos sobre la historia de archivo, los
servicios y horario de atención, es el instrumento aconsejado para los archivos
centrales e intermedios. (Oporto, 2005: 45).
45
1.15.4 Catálogos
Instrumento de búsqueda y consulta que describe con mayor profundidad todos y
cada uno de los documentos seleccionados de una o varias series, fondos,
tomando en cuenta un criterio determinado. Los catálogos tienen instrumentos
auxiliares, cronológicos, onomásticos o geográficos, temáticos, etc.
Es el instrumento que se elabora preferentemente en los archivos históricos.
1.15.5 Índices
Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos,
toponímicos, cronológicos y de concepto de materia, extraído de los documentos.
Es útil para todos los archivos (Oporto, 2005: 45).
46
Los seres humanos utilizan para desarrollar su vida y realizar actividades un
conjunto amplio de conocimiento, que debe ser encontrado por medio de un
trabajo indagatorio sobre los objetos que se intenta conocer. Cuando comenzamos
a encarar la ejecución del proyecto de grado se fue adquiriendo conocimientos, y
en el camino se nos presentan cuestiones de variada índole, muchas de las cuales
surgen del campo de la metodología, el cual describe los procedimientos y
técnicas que utilizamos para alcanzar de esta forma los objetivos del proyecto, es
decir, la forma precisa de la utilización de los instrumentos metodológicos en
cuanto a su diseño, recopilación, procesamiento y análisis de la información.
2.1 TIPO DE ESTUDIO
La metodología de la presente investigación se basa en la definición del diseño,

en función al tipo de estudio de la investigación, al manejo de la información, al
momento de recolección de datos y al tipo de datos que se analiza y se detalla.
2.1.1 Tipo de Investigación

Utilizaremos un conjunto amplio de conocimientos, los cuales serán encontrados
por medio de un trabajo indagatorio sobre los objetos que damos a conocer
detalladamente más adelante, muchos de los cuales integran el campo de la
metodología. En el presente proyecto se manejan los siguientes métodos:
2.1.2 Método Cuantitativo
Esta metodología se aplicará teniendo el dato exacto de la cantidad de

documentación existente tanto en el archivo central e intermedio como la que se
maneja y/o genera en los diferentes archivos de MUGEBUSCH
47
2.1.3 Método Cualitativo
Este tipo de método es el que evalúa, analiza y detalla las características de cada
serie documental existente en la Mutualidad. Debido al tema del proyecto se ha
seleccionado el muestreo cualitativo48.
2.1.4 Estudio Descriptivo

Este trabajo de investigación se basa fundamentalmente en un diseño descriptivo,
para lo cual se realiza un diagnóstico preliminar del problema, obteniendo así una
visión clara y puntual del estado en el que se encuentra el Archivo Central de la
Mutualidad Teniente General Germán Busch.
2.2 UNIVERSO Y MUESTRA
El universo de la presente investigación está conformado por todo el fondo

documental existente en cada departamento y/o unidad de la Mutualidad, el que
será valorado según los términos archivísticos ya establecidos. El universo del
presente proyecto se encuentra en la Mutualidad Teniente General Germán
Busch, en la oficina central de La Paz.
Como muestra se ha tomado la documentación existente en cada departamento o

área, así como también del depósito común de la institución, dicha documentación
será organizada adecuadamente en el archivo central.
2.2.1 Delimitación Geográfica

El estudio de situación se lo realiza en la ciudad de La Paz, en las diferentes
oficinas de la Mutualidad Teniente General Germán Busch y en los ambientes
destinados para el departamento de archivo de la institución que se encuentran
48
La muestra cualitativa es la unidad de análisis o conjunto de personas, contextos, eventos o sucesos sobre
la cual se recolectan los datos sin que necesariamente sea representativo.
48
ubicados en pleno centro de la ciudad entre las calles 20 de Octubre y 6 de Agosto
en la calle Juan José Pérez No. 268 2do. Piso.
2.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
2.3.1 Trabajo de Campo

El trabajo de campo se lo realizo en las instalaciones de la Mutualidad se aplicó
los conocimientos archivísticos para ordenar y clasificar la documentación
existente, ubicándola posteriormente en ambientes adecuados. Para dar inicio a
este proyecto, se tomó contacto con las Autoridades de la institución, quienes
dieron la correspondiente autorización y conformidad.
2.3.2 Investigación Documental

Consistió en la recopilación de información documental, luego se realizó un
análisis minucioso de cada documento para hacer una buena clasificación y
descripción archivística. De esta forma se definió en qué ciclo de vida se
encuentra el documento o si es necesario realizar el descarte de una parte del
fondo documental.
2.4 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
2.4.1 Censo Documental de Archivos

El Censo Documental de Archivos se caracterizó por los diferentes cuestionarios
realizados al personal administrativo en general de la Mutualidad, con preguntas
abiertas, para tratar de conocer la realidad del servicio de información, la situación
actual y las diferentes necesidades que se tiene en el manejo y administración
documental.
49
Los resultados de estos cuestionarios demostrarán si el funcionario está conforme
con la nueva organización del fondo documental y un servicio especializado que
se les brindará con conocimientos estandarizados y normados en el área de la
archivística.
2.4.2 Inventario Documental

Con el inventario documental se obtuvo datos cuantitativos de los archivos de
oficina y su documentación, como ser Metros lineales: el resultado de la medición
realizada fue de 60.9, metros lineales en su totalidad, de los cuales 25,4 % se
encuentran en las diferentes oficinas y 42,5 % se hallan concentrados en los
ambientes destinados a archivo. Se debe aclarar que no se pudo establecer con
precisión los porcentajes por unidad de la documentación concentrada en los
ambientes ya mencionados, pues el acceso que se tuvo sólo permitió una
medición global en metros lineales y no así por unidades; esto se debe a que los
documentos se encuentran en cajas de cartón, estanterías, legajos apilados y
lamentablemente material diverso que no tiene relación con un depósito
documental.
El soporte documental: llega a un total de 10.275 unidades. Esta cantidad es la

concentración documental por soporte existente en MUGEBUSCH. Una vez
recabada toda la información, se procede a organizarla dentro el sistema
archivístico para que fundamente la propuesta del proyecto en sí.
50
3.1 ANTECEDENTES
Los programas previsionales en Bolivia se inician con las Leyes de 22 de

septiembre de 1831, con la creación del Fondo de Jubilaciones en favor de los
funcionarios del Estado; accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. El
programa de Seguridad Social Integral (SSI) se aplicó a partir de la promulgación
del Código de Seguridad Social de 14 de diciembre de 1956, bajo los principios
señalados en la Constitución Política del Estado vigente entonces, cubriendo los
riesgos de enfermedad, maternidad, riesgos profesionales de corto y largo plazo,
invalidez, vejez, muerte, asignaciones familiares y vivienda popular, bajo el
sistema tripartito de aportaciones de los trabajadores, de los empleadores y del
Estado, según los distintos seguros.
Esta coyuntura nacional que precede, nos lleva a develar los antecedentes de
creación de la Mutualidad Teniente General Germán Busch, en su Artículo 9º de
su Estatuto Institucional, considera asegurados a los miembros de la Fuerza Aérea
Boliviana, Ejército de Bolivia, Armada Boliviana y a los ex miembros de las
Fuerzas Armadas que se aseguren voluntariamente conforme a reglamento.
3.1.1 Datos Históricos

Los antecedentes de creación de la Mutualidad Teniente General Germán Busch.
(MUGEBUSCH) se remontan hasta 1978, año en que se creó el Fondo
Complementario del Seguro Social de la Aeronáutica Nacional y Ramas Anexas
(FOCSSAN – RA) como una institución del sistema de Seguridad Social de largo
plazo, con el fin de otorgar una pensión para el titular dentro de los regímenes de
Invalidez, Vejez y Muerte, y una renta para los derechohabientes que le
sobrevivan, siendo el personal de la Fuerza Aérea Boliviana y el sector civil de la
Aeronáutica Nacional los beneficiarios de dicho fondo.
51
El año 1990 se crea el Fondo Complementario del Seguro Social de la Fuerza
Aérea Boliviana y Ramas Anexas (FOCSSFAB – R.A.) como una entidad que
represente con exclusividad al sector del personal de la FAB, se constituye en una
institución de Seguridad Social que administraba regímenes especiales, otorgando
a sus afiliados una renta vitalicia adicional complementaria. A partir del mes de
septiembre de 1993, el FOCSSFAB – R.A. ingresa a su propia actividad
administrativa-financiera al servicio de la Fuerza Aérea Boliviana con la
perspectiva de asegurar de manera voluntaria a los miembros del Ejército de
Bolivia y de la Fuerza Naval Boliviana, determinación que se logró en el curso de
las siguientes gestiones, lo que significó un positivo incremento en su patrimonio.
3.1.2 Creación
La Mutualidad Teniente General Germán Busch, ha sido creada en el año 1998 en
base al patrimonio constituido por el ex Fondo Complementario de Seguridad
Social de la Fuerza Aérea Boliviana y R.A. (FOCSSFAB – R.A.), en el marco del
artículo 65 de la Ley de Pensiones, Decretos Supremos números 25053 de 23 de
mayo de 1998 y 25607 de 2 de diciembre de 1999, y por Resolución Prefectural
No.179 de 13 de mayo de 1998.
3.1.3 Objetivos de la Creación

El objetivo principal de la creación de esta institución es proteger a sus
asegurados y familiares contra contingencias sociales y económicas; de esta
forma, la Mutualidad día a día presta un servicio de atención a todos los afiliados
que se encuentran en el interior o exterior del país.
Debido al incremento de operaciones contables administrativas y al crecimiento

vegetativo de sus afiliados, la Mutualidad decide incorporar programas
informáticos con el fin de coadyuvar al trabajo que se realiza a diario y de esta
forma brindar una mejor atención a los afiliados.
52
Es así que en la actualidad la institución cuenta con diversas tecnologías para
cumplir con este propósito, una de ellas son los pagos abonados vía Internet
directamente a las cuentas de los asegurados.
3.1.4 Dependencias
MUGEBUSCH es una institución con autonomía administrativa, económica y
financiera que enmarca sus actos a disposiciones legales, reglamento y
resoluciones que emanan de su directorio, entidad sobre la cual ejerce
fiscalización la Asamblea General de Asegurados, su Directorio y el Síndico, quien
elevará informes periódicos al Comando General de la Fuerza Aérea Boliviana
sobre sus actividades.
El domicilio legal de la Mutualidad es la ciudad de La Paz donde funciona la

administración central. Existen también oficinas regionales en el interior de país,
las que responden a una dirección centralizada. Por la naturaleza de sus
actividades, la Mutualidad tiene vigencia por tiempo indefinido.
En este sentido, el proyecto va dirigido al Departamento de Archivo, para que

pueda mejorar su calidad de servicio con eficiencia, eficacia y efectividad.
53
3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GENERAL DE LA MUTUALIDAD
TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH
Gráfico No. 1
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CONSEJO DIRECTIVO
AUDITORIA INTERNA
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL
ASESOR LEGAL
PROCURADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

FINANCIERO SISTEMAS ADMINISTRATIVO COMERCIALIZACIÓN
DIVISIÓN DIVISIÓN DIVISIÓN DIVISIÓN DIVISIÓN DIVISIÓN

CARTERA PRESTACIONES CONTABILIDAD SISTEMAS PERSONAL MARKETING Y RR.PP.
RECUPERACIÓN AUXILIAR DE TESORERIA Y AUXILIAR ARCHIVO CALL CENTER

CRÉDITOS ACTIVOS FIJOS CONTABLE
Y COMPRAS
SUMINISTROS MENSAJERIA LIMPIEZA
AGENTE AGENTE REGIONAL

REGIONAL SCZ CBBA
SERENO
REPTTE. REPTTE. REPTTE. REPTTE. REPTTE. REPTTE. REPTTE.

TARIJA TRINIDAD COBIJA RIBERALTA GUAYARAMERIN VILLAMONTES PTO. QUIJARRO
Fuente: Mutualidad Teniente General Germán Busch
54
3.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE MUGEBUSCH
Este cuadro de clasificación es el instrumento técnico que reflejará la estructura
del archivo central de MUGEBUSCH, con base en las atribuciones y funciones de
cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las
estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base al organigrama
funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo
al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del
organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el
principio de procedencia.
Debido a que las estructuras administrativas se fueron modificando con el tiempo,
no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de
clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad
Según los principios archivísticos contamos con una codificación sustituyendo el
nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura.
Gráfico No.2
FONDO
MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH
SECCIONES
MGB 100 DEPARTAMENTO MGB 200 DPTO MGB 300 DEPARTAMENTO
COMERCIALIZACION
ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVO
SUBSECCION
CARTERA PRESTACION CONTABILIDA DIVICIÓN RR. HH AUDITORIA MARKETING Y RR.PP CALL CENTER
CODIGOS Y SERIES
MGB COMPROBANTES DE EGRESO MGB MEMORAMDUM MGB CORRESPONDENCIA RECIBIDA
101 201 301 Y DESPACHADA
MGB COMPROBANTES DE DIARIO MGB CIRCULARES MGB CORRESPONDENCIA INTERNA
102 202 302
MGB COMPROBANTES DE INGRESO MGB ACTAS DE C0NVENIOS MGB COMANDO FFAA EJTO NAL FNB
103 203 INSTITUCIONALES 303
MGB LIBRO MAYOR MGB RESOLUCIONES MGB RECEPCIÓN SEGURO SOCIAL
104 204 304
MGB ESTADOS DE CUENTA MGB CONTRATOS DE MGB APORTES VOLUNTARIOS
105 205 PRÉSTAMOS 305
MGB FONDO ROTATIVO MGB CONTRATOS DE TRABAJO MGB AGREGADOS FAB
106 206 306
MGB INVENTARIO MGB ACTAS DE MGB KARDEX GENERAL
107 207 NOMBRAMIENTOS 307
MGB RECIBO OFICIAL MGB ESTATUTOS MGB SOLICITUDES DE PRESTAMOS
108 208 308
MGB AFILIACIONES MGB CERTIFICADOS DE MGB INFORMES VARIOS
109 209 TRABAJO 309
MGB FICHA DE AFILIACIÓN MGB TARJETAS DE ASITENCIAS
110 210
55
3.3 MISIÓN
“Otorgar prestaciones económicas mediante el pago del Seguro Total Mixto y el
Pago Único por Fallecimiento, así como proporcionar préstamos a sus afiliados
para asegurar su bienestar y el de su familia”49.
3.4 VISIÓN
“Constituirse en una entidad líder en administración de Regímenes Especiales que
interactúa en el país, optimizando la calidad de sus servicios, asegurando el
bienestar del afiliado y de su grupo familiar, mediante el pago de sus prestaciones,
ofreciendo servicios con eficiencia, eficacia, calidez y calidad humana”50.
49
Estatuto Orgánico de la Mutualidad Teniente General Germán Busch .pág. 10
50
Estatuto Orgánico de la Mutualidad Teniente General Germán Busch .pág. 11
56
4.1 RECURSOS HUMANOS
Con el fin de obtener profundidad y detalle de la información, se consultó a los

funcionarios de las diferentes unidades de la institución sí existe personal
especializado para el desarrollo de la organización documental constatándose que
sólo existe una secretaria y auxiliares contables encargados de organizar la
documentación en sus respectivos departamentos.
La Mutualidad no ha tomado en cuenta a cabalidad los requerimientos de personal

especializado para el desarrollo del tratamiento archivístico. Debido a esta
situación, la entidad ha optado de manera interna designar a técnicos
administrativos para apoyar esta labor, quienes organizan la documentación de
acuerdo con criterios personales, lo cual ocasiona que dicha organización carezca
de criterios archivísticos técnicos, con la consecuente dificultad de acceder a la
documentación. Otros factores son los cambios constantes de personal, que
ocasiona que se cambie también la organización documental; la recarga de trabajo
y la falta de personal dificulta aún más la ubicación de la documentación, pues se
entiende que los funcionarios son los únicos que saben dónde se encuentra
aquélla.
Se observa como un punto delicado en este tema que la falta de conocimiento

sobre el tratamiento archivístico hace que el personal administrativo, acumule de
manera innecesaria documentos que en muchos casos son superfluos con la
consecuente reducción de espacio al mínimo. Esto obliga a los mismos
funcionarios a transferir parte de los documentos a depósito común, ambiente que
no sólo alberga documentación sino también todo tipo de material en desuso de la
institución, con lo que se dificulta aún más el acceso a la documentación e
información.
57
Gráfico No.3
EXISTENCIA DE PERSONAL ADECUADO
SÍ 4
NO 6
TOTAL 10
De acuerdo al gráfico más del 60% de las unidades NO cuentan con personal especializado que
organice de manera adecuada la documentación, lo cual ocasiona deterioro y caos a la hora de
recuperar y acceder a la información documental.
4.1.1 Estudio Jurídico

La Mutualidad Teniente General Germán Busch es una institución privada, sin
fines de lucro, con personería jurídica propia, que enmarca sus actos a
disposiciones legales, reglamento y resoluciones que emanan de su directorio,
instancia sobre la cual ejerce fiscalización la Asamblea General de Asegurados y
el Síndico miembro del Directorio, quien eleva informes periódicos al Comando
General de la Fuerza Aérea Boliviana sobre sus actividades, que se resumen en la
otorgación de prestaciones sociales del Seguro Total Mixto, Seguro de Vida y
otros a favor de sus asegurados.
4.1.2 Estudio Social

La Mutualidad, desde el punto de vista social, se constituye en administradora de
los aportes de los afiliados por concepto de Seguro Total Mixto, se constituye
además en el soporte financiero y base de las operaciones crediticias de la
institución. Surge del convenio suscrito entre el Poder Ejecutivo con los mandos
58
de la institución Armada y la decisión de los asegurados al ex Fondo
Complementario de Seguro Social de la Fuerza Aérea Boliviana y Ramas Anexas,
fundamentalmente por la resolución Triministerial N° 001/97 suscrita en fecha 30
de Junio de 1997, entre la Fuerza Aérea, Ejército y Fuerza Naval, instrumento
legal que determina la creación de dicho ente de gestión.
4.1.3 Estudio Financiero

La aplicación del sistema financiero de la Mutualidad, se enmarca en el principio
de solidaridad y sus recursos económicos provienen de las siguientes fuentes:
 Aporte laboral de afiliados activos, miembros de la Fuerza Aérea, Ejército de

Bolivia y Fuerza Naval, en una tasa porcentual del 2.65% de la totalidad de
las remuneraciones mensuales que perciben.
 Aporte Laboral de los ex miembros de las Fuerzas Armadas que
permanezcan asegurados por la vía voluntaria.
 Renta de Inversiones de las reservas transferidas por el ex Fondo
Complementario de Seguro Social de la Fuerza Aérea Boliviana y Ramas
Anexas y las constituidas por MUGEBUSCH.
Los ingresos que percibe la Mutualidad para su funcionamiento representan solo

el 16% de todos los aportes de sus afiliados. El 84% de estas contribuciones no
son consideradas como ingresos ya que ellas deben ser devueltas en una fecha
futura como prestaciones económicas
4.1.4 Estudio Técnico

La Mutualidad Teniente General Germán Busch, es perito en el ámbito de las
actividades que va realizando en beneficio de los miembros de las Fuerzas
Armadas de la Nación que se encuentran afiliados. Se caracteriza por ser una
institución socialmente solidaria y financieramente solvente, mostrando en el
tiempo estabilidad, crecimiento y un respaldo sólido.
59
La financiación de las prestaciones que corresponden a los programas
administrados bajo el principio de solidaridad, considera una fuente de recursos
significativa los ingresos que provienen de la rentabilidad de las inversiones, que
proporcionan un soporte financiero adicional para la cobertura oportuna y eficaz de
los beneficios. En este sentido, MUGEBUSCH realiza la inversión de estas
reservas en préstamos a sus afiliados, ya que tales colocaciones cumplen con las
características de seguridad, mantenimiento de valor, liquidez y rentabilidad
apropiada.
4.1.5 Infraestructura
La institución desarrolla sus actividades en un ambiente propio reducido, con
espacio limitado tanto para los afiliados que cotidianamente solicitan información y
servicios como para los empleados de la Mutualidad que tienen que adaptarse a
esas condiciones. El tamaño del lugar y la estrechez influyen de manera negativa
en la atención, el servicio y el desempeño de los funcionarios. La Mutualidad
cuenta con dos ambientes adaptados para la Sección de Archivo, que se
encuentran en el primer piso del mismo edificio; estos ambientes cumplen a la vez
la función de depósito común que alberga todo tipo de material en desuso, por lo
que no corresponde específicamente a un depósito de archivo documental.
4.2 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

Gráfico No.4
DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
DEPÓSITO COMÚN ARCHIVO 6
NO TRANSFIRIERON 4
TOTAL 10
60
De acuerdo al cuadro expuesto 40% de las áreas NO han transferido su documentación ni a Secretaría ni al depósito común
por lo que se deduce que esta documentación está ocupando un espacio físico en las oficinas; entre estas áreas están:
Auditoría Interna, Asesoría Legal, Sistemas y Gerencia General. Por otro lado el 60% de las áreas han realizado el proceso de
traslado documental a Secretaria o al depósito común; entre los que están: Contabilidad, Cartera, Tesorería, Marketing,
Departamento. Administrativo Financiero y el área de Cobranza. Lamentablemente sin un mecanismo de control lo que
ocasiona un desconocimiento total sobre qué y cuanta cantidad documental se ha trasladado.
El resultado de las consultas realizadas es el siguientes: tres dependencias han

trasladado sus documentos de gestiones pasadas al depósito común o archivo;
entre las que están: Contabilidad, Cartera y Cobranza; otras tres que son:
Tesorería, Marketing, Departamento. Administrativo Financiero se las han
transferido a Secretaría General. Las otras cuatro restantes, que son: Auditoría
Interna, Asesoría Legal, Sistemas y Gerencia General; mantienen sus documentos
en sus mismas áreas; los mismos aún no definen el destino que les darán a sus
documentaciones, por no contar con ambientes ni mobiliarios adecuados; lo más
probable es que de la misma manera que las otras áreas trasladen esta
documentación al depósito común.
El acervo documental de la Mutualidad es la memoria institucional, además de ser
instrumento de pago para recuperar y mantener el patrimonio económico de la
entidad, por lo cual se debe contar con un archivo institucional que deberá estar
61
organizado, registrado y actualizado y al mismo tiempo deberá ser celosamente
custodiado por personal especializado en el área de archivo.
El punto más crítico de MUGEBUSCH es el difícil acceso a la documentación, ya
que el cúmulo de documentos y la falta de tratamiento adecuado, provocan
hacinamiento, maltrato y finalmente pérdida de la memoria institucional.
4.3 MEDICIÓN DOCUMENTAL

Para el presente trabajo, se ha cuantificado la cantidad documental en metros
lineales, con la finalidad de realizar los cálculos respectivos para establecer el
espacio físico y el mobiliario requerido para la implementación del archivo.
Gráfico No.5
MEDICIÓN DE METROS LINEALES
DEPÓSITO 42,5
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS 25,4
TOTAL 60,9
Como resultado de la medición realizada se obtuvo que la Mutualidad tiene 60.9

metros lineales, de los cuales un 25,4 % corresponden a las diferentes oficinas y
42,5 % a los dos ambientes destinados a archivo. Se debe aclarar que no se pudo
establecer con precisión los porcentajes por unidad de la documentación
concentrada en los ambientes ya mencionados, pues el acceso que se tuvo sólo
permitió una medición global y no así por unidades, debido a que los documentos
se encuentran en cajas de cartón, estanterías, legajos apilados y
62
lamentablemente, material diverso que no tiene relación con un depósito
documental
4.4 MEDICIÓN DOCUMENTAL POR UNIDADES

Tomando en cuenta la infraestructura y la cantidad de documentación que se
genera año tras año, se observa que los espacios físicos quedaron reducidos de
sobremanera, lo cual nos lleva a la conclusión de que la infraestructura no es
funcional, ni para el resguardo de la documentación ni para el desarrollo de la
función administrativa del personal. Además se verificó que los ambientes
destinados para archivo acarrean el mismo problema, agravando más el deterioro
del material en desuso que se encuentra. Esta problemática se puso en
conocimiento del Honorable Directorio de MUGEBUSCH, instancia que tomó la
decisión de adquirir ambientes amplios y actos para el área de archivo a la
brevedad, coadyuvando así al propósito del presente proyecto, asimismo,
se tiene previsto que en un futuro próximo se comprará una casa o edificio para
mayor comodidad tanto de los funcionarios como de los afiliados de la Mutualidad.
Gráfico No.6
MEDICIÓN DOCUMENTAL DE METROS LINEALES
POR UNIDADES
CONTABILIDAD 9,4
AUDITORÍA INTERNA 2,6
CARTERA 4,4
ASESORÍA LEGAL 2,1
DPTO. DE COBROS 2.5
TESORERÍA Y ACTIVOS FIJOS 2.7
MARKETING 2.6
DPTO. SISTEMAS 2.5.
DPTO.ADMINISTRATIVO FINANCIERO 2.3
GERENCIA GENERAL 1.3
SECRETARÍA 0,4
TOTAL 32.8
63
Se pudo evidenciar que la mayor concentración documental se halla en el
Departamento de Contabilidad, con 9,4%; el segundo lugar lo tiene el
Departamento de Cartera con 4.4%; seguido por el Departamento de Tesorería y
Activos Fijos con un 2,7%; el Departamento de Marketing, con un 2.6%; el
Departamento de Sistemas con un 2.5%; el Departamento. Administrativo
Financiero, con un 2.3%. Los otros Departamentos tienen una cantidad
documental relativa, por ejemplo Secretaría y Gerencia General son las áreas con
menos concentración documental. El Directorio, que es la autoridad máxima de la
institución, tiene la predisposición de realizar los acondicionamientos necesarios
para que los ambientes de archivo sean exclusivos y especializados para esta
área.
4.5 DOCUMENTACIÓN POR SOPORTE
Según los datos recabados y los resultados del inventario descriptivo, se pudo
constatar que en la Mutualidad Teniente General Germán Busch existen 8.000
expedientes de préstamos regulares de los diferentes afiliados de las Fuerzas
Armadas, los empastados son 1.552 unidades, los anillados ascienden a 215, los
demás documentos son menos significativos en cantidad. En conclusión la
concentración documental por soporte existente en MUGEBUSCH, asciende a un
total de 10.275 Unidades.
64
Gráfico No.7
SOPORTE DOCUMENTAL
EXPEDIENTES 8.000
EMPASTADOS 1.552
ANILLADOS 215
CARPETAS DE PALANCA 88
LEGAJOS 155
CUADERNOS DE REGISTRO 153
FOLDERS CON CONCEPTOS VARIOS 99
PLANOS 13
TOTAL 10.275
4.6 CRECIMIENTO POR AÑO
Debido al incremento de operaciones contables – administrativas y al crecimiento

vegetativo de los afiliados de la Mutualidad a nivel nacional, se evidencia un
notable crecimiento de la documentación, por lo que se toma como base los tres
últimos años para que de esta manera se tenga un referente del crecimiento
documental por año.
65
Gráfico No.8
CRECIMIENTO ANUAL EN METROS LINEALES
GESTIÓN 2009 7,11
GESTIÓN 2010 9,2
GESTIÓN 2011 14.12
TOTAL 30,43
Según el cuadro podemos apreciar que el crecimiento entre las gestiones 2009 y
2010 es mesurado; sin embargo notamos que en la gestión 2011 existe un
crecimiento vertiginoso debido al incremento de afiliados de las Fuerzas Armadas
que se encuentran a nivel nacional, quienes toman conocimiento de los servicios
en beneficio de ellos, gracias al Departamento de Marketing y Sistema los que
desempeñan un papel importante en este en este aspecto difunden la información
mediante la página web y asambleas que se realizan periódicamente en diferentes
departamentos del país.
4.7 DOCUMENTACIÓN MÁS ANTIGUA
La documentación más antigua se remonta a la gestión 1990, año en que se

conserva documentación del FOCSSAN – RA que fue una institución del sistema
de Seguridad Social de largo plazo, que tenía como finalidad el de otorgar una
pensión para el titular dentro de los regímenes de Invalidez, Vejez y Muerte, y una
renta para los derechohabientes que le sobrevivan. El personal de la Fuerza Aérea
66
Boliviana y el sector civil de la Aeronáutica Nacional eran los beneficiarios de
dicho fondo.
En este punto hacemos referencia a la Unidad de Contabilidad, ya que la

documentación de esta área se encuentra en empastados, los que contienen
informes, ingresos, egresos, diarios. Esta documentación es de gran importancia
para la institución, ya que son comprobantes con los cuales se cobra préstamos
de dinero solicitados por los afiliados de las distintas fuerzas. Estos documentos
fueron rescatados de las diferentes oficinas, donde no les daban el tratamiento
archivístico correcto más bien se encontraban deteriorados en cajas de cartón,
aspecto que dificultaba la recuperación de información y consulta del mismo, por
lo cual era necesaria la recopilación de estas documentaciones, para
posteriormente darles el tratamiento archivístico adecuado y lograr de esta forma
la organización, reubicación y custodio de este acervo documental que representa
la memoria institucional de la Mutualidad.
67
ENCUESTA No. 1
SITUACIÓN ACTUAL DE LA DOCUMENTACIÓN
Preg. 1: Indique de qué forma recibe la correspondencia
Gráfico No.9
MEDIOS PORCENTAJE PORCENTAJE PORCENTAJE
VÁLIDO ACUMULADO
Courier 5,3 5,3 15,8
Correo 5,3 5,3 10,5
Mensajero 94,7
78,9 78,9
Internet 5,3 5,3 5,3
Fax 5,3 5,3 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Como resultado de la encuesta realizada se concluye que el 80% de las 19

personas encuestadas responden que el medio de ingreso de correspondencia es
mediante el mensajero; 5%, mediante Courier; otro 5%, mediante Correo; el otro
5%, mediante Internet; y el otro 6%, restante por Fax.
68
Preg. 2: Indique en qué soporte se registra la correspondencia recibida en su
unidad
Gráfico No.10
SOPORTE PORCENTAJE PORCENTAJE PORCENTAJE
VÁLIDO ACUMULADO
Libro de registro 78,9 78,9 84,2
Base de datos 5,3 5,3 89,5
Otros 15,8 15,8 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 79% de los encuestados indican que la correspondencia es registrada en libros

de registro; 16%, en una base de datos y un 5% restante guarda una copia
correlativa de la correspondencia.
69
Preg. 3: Indique si utiliza la hoja de ruta o nota para la distribución de la
correspondencia
Gráfico No.11
VÁLIDOS PORCENTAJE PORCENTAJE PORCENTAJE
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 78,9 78,9 78,9
No 21,1 21,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Según el resultado, el 79% indica que sí utiliza una hoja de ruta interna en cada
departamento y un 21% responde que no la utiliza.
70
Preg. 4: Indique qué funcionario de su oficina despacha la correspondencia
internamente
Gráfico No.12
DESPACHADA PORCENTAJE PORCENTAJE PORCENTAJE
POR VALIDO ACUMULADO
Mensajero 36,8 36,8 42,1
Secretaria 31,6 31,6 73,7

Auxiliar del 26,3 26,3 26,3
Departamento
Otros 5,3 5,3 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Los resultados reflejados en la tabla de tabulación indican que el 37% de los

encuestados afirman que el mensajero distribuye la correspondencia, el 32%
afirma que distribuye la secretaria, un 26% responde que son los auxiliares de
departamento quienes distribuyen la correspondencia y el 5% otros no responde
esta pregunta.
71
Preg. 5: ¿Existe documentación incompleta en cuanto a firmas y respaldos
en su unidad?
Gráfico No.13
VALIDOS PORCENTAJE PORCENTAJE PORCENTAJE
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 88,9 88,9 88,9
No 10,1 10,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Según el resultado, se concluye que 90% de los encuestados indican que sí existe
documentación incompleta en su departamento y 10% responde que no.
72
Preg. 6: ¿Ha realizado algún curso de archivo?
Gráfico No.14
VALIDOS PORCENTAJE PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO
Sí 7,9 7,9 7,9
No 92,1 92,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Los resultados reflejados en la tabla de tabulación indican que 94% de los

encuestados no realizó ningún curso de archivo y 6% responde que sí lo hizo.
73
Preg. 7: ¿Cree que es necesario tener conocimiento especializado para
administrar la documentación?
Gráfico No.15
VALIDO ACUMULADO
Sí 93,9 93,9 93,9
No 5,1 5,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Según el resultado se concluye que 95% de los encuestados indican que sí es

necesario tener conocimiento especializado para administrar la documentación,
mientras que el 5% opina que no lo es.
74
Preg. 8: ¿Su unidad cuenta con el mobiliario y material de escritorio
adecuado para un buen resguardo y manejo de la documentación?
Gráfico No.16
VALIDO ACUMULADO
Sí 57,9 57,9 57,9
No 42,1 42,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 58% de los encuestados indican que sí cuentan con el mobiliario y material de

escritorio adecuado para un buen resguardo y manejo de la documentación y un
42% responde que no.
75
Preg. 9: ¿Existe alguna base de datos específica para el área. De archivo que
permita la consulta de documentación por los diferentes departamentos?
Gráfico No.17
VALIDO ACUMULADO
Sí 22,9 22,9 22,9
No 87,1 87,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
De acuerdo con las encuestas recogidas, el 88% responden que no existe ninguna
base de datos específica para el área de archivo y el restante 23% no contesta a
la pregunta.
76
ENCUESTA No. 2
SERVICIO ACTUAL DEL ARCHIVO
Preg. 1: ¿El tiempo de la recuperación y entrega de la documentación es
eficiente?
Gráfico No.18
VALIDO ACUMULADO
Sí 9,9 9,9 9,9
No 89,1 89,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El resultado se puede determinar que 90% de los encuestados responde que no

es eficiente la recuperación y entrega de la documentación y el otro 10% que sí lo
es.
77
Preg. 2: ¿La documentación que se le entrega en general se encuentra
completa?
Gráfico No.19
VALIDO ACUMULADO
Sí 17,9 17,9 17,9
No 81,1 81,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Según el resultado se concluye que el 82% de los encuestados indican que no se

encuentra la documentación completa y un18% responde que sí la recibe
completa
78
Preg. 3: ¿El espacio físico en el que se encuentra la documentación de
archivo es el adecuado para su resguardo?
Gráfico No.20
VALIDO ACUMULADO
Sí 5,3 5,3 5,3
No 94,7 94,7 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 82% de los encuestados indican que el archivo no cuenta con el espacio físico
adecuado para albergar la documentación y un 18% no responde a la pregunta
79
Preg. 4: ¿Cree que es necesario mejorar el manejo y recuperación de la
información?
Gráfico No.21
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 9,3 9,3 9,3
No 89,7 89,7 100,0
TOTAL 100,0 100,0

encuestados sí que es necesario mejorar el manejo y recuperación de la
información y un 9% responde que no lo es.
80
Preg. 5: ¿Qué nivel de ventaja cree usted que tendría poder manejar la
documentación bajo las normas archivísticas?
Gráfico No.22
VALIDO ACUMULADO
Alta 56,8 56,8 62,1
Media 31,6 31,6 17,9
Baja 6,3 6,3 6,3
Ninguna 5,3 5,3
100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 57% de los encuestados indican que el nivel de ventaja es alto; 32% asigna un
nivel de ventaja medio; 6% cree que el nivel de ventaja es bajo y para el 5% no
tiene ninguna ventaja.
81
ENCUESTA No. 3
Dirigido a los Jefes de Área
Preg. 1: ¿Usted está de acuerdo en contar con una infraestructura y
mobiliario adecuados y exclusivos para el Área de Archivo?
Gráfico No.23
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 96,1 96,1 96,1
No 3,9 3,9 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Según el resultado, se concluye que el 96% de los encuestados indican que sí se

debe contar con una infraestructura y mobiliario adecuado y 4% no responden a la
pregunta.
82
Preg. 2: ¿Es necesario contar con personal profesional y perito en el Área de
Archivo para un servicio eficiente?
Gráfico No.24
VÁLIDO
ACUMULADO
Si 93,9 93,9 93,9
No 5,1 5,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 94% de los encuestados indican que sí: es necesario contar con personal
profesional y perito en el Área de Archivo para un servicio eficiente y el 6%
restante no responde a la pregunta.
83
Preg. 3: Para que exista fluidez de la documentación tanto generada como
recibida, ¿deberían existir reglamentos de archivo bajo las normas
estandarizadas de archivística?
Gráfico No.25
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 88,9 88,9 88,9
No 10,1 10,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Según el resultado se concluye que el 90% de los encuestados indican que sí

deberían existir reglamentos de archivo bajo las normas estandarizadas de
archivística y el 10% restante que no es necesario.
84
Preg. 4: ¿Cree usted que sería factible que los funcionarios de MUGEBUSCH
puedan pasar cursos sobre el manejo, custodio y conservación de la
documentación?
Gráfico No.26
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 57,9 57,9 57,9
No 42,1 42,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 58% de los encuestados indican que sí sería factible que puedan pasar cursos
sobre el manejo, custodio y conservación de la documentación y un 42% responde
que no lo sería.
85
Encuesta No.4
Dirigida a los Encargados de Archivo
Preg. 1: ¿Qué tipo de archivo es el que usted maneja?
Gráfico No.27
VÁLIDO ACUMULADO
Centralizado 41,8 41,8 46,9
Descentralizado 31,6 31,6 43,7
Funcional 26,3 26,3 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Los resultados indican que el 42% de los encuestados afirman que manejan el
archivo centralizado, el 32% responden que se maneja el archivo descentralizado
y el 26% restante afirman que manejan el archivo funcional
Archivo Centralizado, es cuando toda la información de la empresa se halla reunida en una sola oficina, será entonces la
dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos, de velar por su conservación y de ofrecer un buen
servicio de consulta, entre estas áreas están los auxiliares de: Contabilidad, Cartera, Tesorería, Departamento.
Administrativo Financiero y Cobranza
Archivo Descentralizado, es cuando cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la
documentación que a ella le compete; están los auxiliares de: Auditoría Interna, Asesoría Legal y Sistemas.
Archivo Funcional, es la agrupación de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las
actividades concretas de la Entidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica, entre estas áreas están Gerencia General
y Recursos humanos
86
Preg. 2: ¿La organización de su archivo se encuentra bajo las Normas
Archivísticas?
Gráfico No.28
VÁLIDO
ACUMULADO
Sí 5,3 5,3 5,3
No 94,7 94,7 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 5% de los encuestados indican que el archivo sí está organizado según las

Normas Archivista y un 95% no responde a la pregunta.
87
Preg. 3: ¿Estaría de acuerdo con una nueva forma de manejo documental?
Gráfico No.29
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 57,9 57,9 57,9
No 42,1 42,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
El 58% de los encuestados indican que sí estarían de acuerdo con una nueva
forma de manejo documental y un 42% responde que no.
88
Preg. 4: ¿Tiene usted un registro adecuado de préstamo documental?
Gráfico No.30
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 9,3 9,3 9,3
No 89,7 89,7 100,0
TOTAL 100,0 100,0

encuestados no tiene un registro adecuado de préstamo documental y el 9%
restante que sí lo tiene.
89
Preg. 5: ¿Que instrumento descriptivo utiliza para archivar?
Gráfico No.31
VÁLIDO ACUMULADO
Guías 10,5 10,5 15,8
Listados 21,1 21,1 36,8
Índice 31,6 31,6 68,4
Ninguno 5,3 5,3 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Un 8% responde que utilizan guías para describir sus archivos, 15% usa listados,
31% emplea índices para la descripción archivística y 46% indica que utiliza otros
instrumentos, como ser orden correlativo o cronológico.
90
Preg. 6: ¿Existe una regulación para el tiempo de permanencia de la
documentación fuera de archivo?
Gráfico No.32
VÁLIDO ACUMULADO
Sí 19,9 19,9 19,9
No 79,1 79,1 100,0
TOTAL 100,0 100,0
De acuerdo con las encuestas recibidas se puede determinar que 20% de los
encuestados responde que sí existe una regulación para el tiempo de
permanencia de la documentación fuera de archivo y el otro 80% señala que no lo
hay.
91
Preg. 7: ¿Qué errores existe en la documentación que se entrega al área de
archivo?
Gráfico No.33
VÁLIDO ACUMULADO
Doc. incompleta 10,5 10,5 68,4
Doc. sin firmas 5,3 5,3 73,7
Doc. con error de 5,3 5,3 73,7
montos
Atraso en la entrega 5,3 5,3 84,2
de la doc.
Pérdida de la doc. 5,3 5,3 89,5
Sin registro alguno 15,9 15,9 34,2
Ninguno error 50,5 50,5 100,0
TOTAL 100,0 100,0
Los resultados indican que 52% de los encuestados no reportan ningún error en la
documentación recibida, un 16% indica que sí existe documentación incompleta;
6% encuentra documentación sin firma; 5% encuentra error en montos de
documentación contable; otro 5% encuentra error con la documentación sin
registro alguno; también 5% encuentra error en pérdida de documentación por
falta de registro, 11% restante indica que existe error por el atraso de la
documentación.
92
Preg. 8: ¿Toman medidas correctivas cuando encuentran errores en la
documentación recibida?
Gráfico No.34
VÁLIDO ACUMULADO
Ninguno 21,1 21,1 21,1
Sí 42,1 42,1 63,2
No 36,8 36,8 100,0
TOTAL 100,0 100,0
De acuerdo con las encuestas realizadas, 21% de los encuestados no responden

a la pregunta; 42% responden que sí toman medidas correctivas y el otro 37%
indican que no lo hacen.
93
4.8 ANÁLISIS FODA
Dentro del análisis efectuado en el diagnóstico se han detectado fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas en cuanto al archivo y al fondo
documental existente en la Mutualidad Teniente General Germán Busch.
Las fortalezas y debilidades salen del análisis interno de los aspectos positivos y
negativos más importantes en el desenvolvimiento de las actividades.
Las oportunidades y amenazas son variables muy importantes referidas al análisis
del entorno para establecer la situación actual de la institución.
Gráfico No.35
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
 Predisposición de la máxima  Transparencia y freno a la burocracia
autoridad para la ejecución del administrativa, facilitando de esta
proyecto. manera que afiliados y funcionarios
tengan un trato más estrecho y
 Autoridades y personal cordial.
administrativo predispuestos para
el resguardo y rescate de la  Crecimiento vegetativo de afiliados a
memoria institucional. la institución a nivel nacional.
 Conciencia de que el fondo  Capacitación de los funcionarios en

documental es sumamente cuanto a procedimientos
importante para recuperar y estandarizados en el sistema de
mantener el patrimonio archivo.
económico de la institución.
 Valoración y confianza al personal

 La Mutualidad cuenta con especializado en el Área de Archivo.
presupuesto propio.
 Demanda del personal administrativo

 La existencia de un Archivo para la adecuación de un Archivo
Central garantiza la conservación Central.
física de la documentación,
preservándola de su pérdida,
daño y/o alteraciones.  Estabilidad funcionaria permite la
continuidad de la administración
documental (contratar personal de
planta).
94
DEBILIDADES AMENAZAS
 Deterioro y pérdida de la Memoria  Caos en cuanto a la organización de
Institucional por falta de espacio, la documentación apilada en las
hacinamiento y falta de diferentes oficinas.
transferencias documentales al
archivo.  Insatisfacción social y administrativa
por la falta oportuna de servicios de
 Pérdida de tiempo en la archivo.
recuperación de la información
documental.
 Deficiencia de los funcionarios para
dar información oportuna a los
 Falta de profesionales en el afiliados en cuanto a la
Departamento de Archivo no documentación.
existiendo una administración
documental optima (Manual de
funciones y procedimientos  Afilados insatisfechos por el servicio
específicos). lento e ineficiente en cuanto a la
recuperación de información.
 Personal administrativo
desconoce procedimientos  Incremento de la perdida de
archivísticos. correspondencia y documentación
durante el ciclo vital del documento.
 Ambientes improvisados para la

custodio del Fondo Documental  Fondo: no se evalúa la
utilizados además como depósito documentación generada por los
común. Departamentos en General.
 Inestabilidad funcionaria que  Servicios: se comprende a la unidad

impide una organización más como un custodio que como un
consecutiva. servicio.
 Inexistencia de un archivo central  Productos: no se presentan

adecuado que resguarde y productos en la unidad (manuales,
custodie la Memoria Institucional. guías, procedimientos).
95
5.1 VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS GENERAL / ESPECÍFICO
VISIÓN
Se plantea como visión, la preservación y el resguardo de la Memoria Institucional,
para proyectarla como servicio a las Fuerzas Armadas de la Nación, garantizando
el derecho constitucional de acceso a la información. La administración de los
recursos documentales se caracterizará por ser eficiente, eficaz y oportuna,
brindando servicios de calidad, idoneidad, transparencia, honestidad y efectividad.
MISIÓN
El sistema de archivo de la Mutualidad tiene la misión de garantizar un servicio
archivístico oportuno, eficiente y eficaz, que facilite una administración
responsable, transparente y con alta calidad gerencial, sentando de una forma
clara las bases de la gestión documental en su desarrollo organizacional, en
beneficio de los afiliados a la institución
OBJETIVOS
Se ha identificado un conjunto de objetivos, uno de carácter general y otros de
carácter específico, que permiten concretar la misión y visión institucional del
proyecto, mediante metas específicas, a ejecutarse tanto en el corto, mediano y
largo plazo.
OBJETIVO GENERAL
El proyecto pretende organizar un sistema capaz de articular mecanismos
operativos y técnicos para garantizar una gestión documental óptima, regulando
de esta manera el flujo documental, preservar la integridad de los expedientes,
conservar sus soportes físicos y hacer accesible la información que contiene para
prestar servicios a los usuarios internos y externos, por medio de una Memoria
Institucional organizada sistemáticamente en el Archivo Central.
96
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Los enunciados detallados anteriormente se plasmarán con la concreción de

objetivos específicos, consistentes en:
Objetivo 1. Contratación de Recursos Humanos
 Desarrollar el proceso de contratación de un profesional en el área de
archivo y dos egresados de la misma área
Objetivo 2. Desarrollo de Cursos de Capacitación
 Desarrollar el 1er. Curso: Organización de Archivos de Gestión y el 2do.
Curso: Aplicación de Herramientas y Normas Legales
Objetivo 3. Adecuación de los Ambientes de Archivo
 Realizar el acondicionamiento y ampliación de espacios dispuestos,
contrato de pagos de alquiler, trabajo de albañilería, pintura, electricidad,
conexiones, etc.
Objetivo 4. Adquisición de Equipos, Mobiliario y Material de Escritorio.
 Organizar y acondicionar, bajo las normas estandarizadas de archivística,
los equipos, mobiliario y material de escritorio para un buen servicio y
resguardo del fondo documental
Objetivo 5.Transferencia Documental
 Traslado documental del depósito común y transferencia documental de los
archivos de gestión para su posterior ubicación y tratamiento archivístico
5.2 METAS DEL PROYECTO
Este proyecto pretende capacitar y unificar los criterios con los cuales se
administran los fondos documentales de MUGEBUSCH, con el fin de garantizar
que la información sea utilizada con eficiencia y eficacia por los afiliados de la
Mutualidad y del personal administrativo de la misma
Entre las metas establecidas para el proyecto de grado de Organización y
Busch están las siguientes:
97
a. Establecer la cantidad y calidad de la documentación existente en la
Mutualidad desde su creación, con base en la medición técnica archivística
y la inventariación.
b. Elaborar el Reglamento Específico y el Manual de Procedimientos del
Archivo Central de la institución.
c. Administrar y capacitar técnicamente al personal responsable del Archivo
Central.
d. Centralizar la documentación inactiva mediante la transferencia normalizada
de los archivos de gestión, en aplicación del ciclo vital de la documentación.
e. Organizar los fondos, secciones, subsecciones y series del Archivo Central.
5.2.1 Propósito del Proyecto

El propósito fundamental del proyecto es que responda a las necesidades y
requerimientos de organización, resguardo y oportuno acceso a la información,
que será vital para la toma de decisiones que conlleve a una administración
documental eficaz, eficiente, efectiva y transparente.
5.2.2 Infraestructura
Tomando en cuenta los datos obtenidos con base en el estudio del acervo
documental que fue medido en metros lineales en los diferentes departamentos,
vale decir el volumen y la importancia documental originada en la Mutualidad
Teniente General Germán Busch, se llega a la conclusión de que los espacios
destinados al área de archivo quedaron notablemente reducidos, con el
consiguiente hacinamiento y maltrato de la memoria institucional, que tiende a
agravarse por la precariedad con la que se está acumulando dicha
documentación.
El Directorio autoridad máxima de MUGEBUSCH, al tener conocimiento de este

problema, decide a pedido de los profesionales en el área de archivo y para dar
cumplimiento al proyecto propuesto, reestructurar los espacios en los que
actualmente se encuentra el fondo documental, además de adquirir ambientes
98
amplios que cumplan con los requisitos medioambientales y de equipamiento,
aptos para la custodia y conservación del acervo documental de la Mutualidad.
Con la infraestructura adecuada disponible se procederá a programar y ejecutar
las transferencias de documentación inactiva.
5.2.3 Organización de la Documentación

Para lograr la organización plena de la documentación de archivo se conformarán
y organizarán los archivos de oficina en todas las unidades administrativas de la
institución, donde se aplicarán en primer lugar normas y procedimientos de gestión
de la información, hasta la conclusión del trámite, empleándose normas
archivísticas, que incluyen la clasificación y ordenación documental para fines de
accesibilidad y uso posterior.
5.2.4 Procesos Técnicos

Los procesos técnicos a seguir empezarán con la capacitación a los responsables
de los archivos de oficina sobre la adecuada forma para la administración
documental; ellos ordenarán la documentación tramitada, mediante la aplicación
de normas y procedimientos archivísticos, de manera uniforme y obligatoria en
cada una de las áreas. Todos los trámites concluidos serán debidamente
organizados en carpetas y signaturizados para su fácil, oportuna y rápida
ubicación en estantes y gaveteros Con la aplicación de principios archivísticos
vigentes para la organización de expedientes, que darán lugar a la formación de
series documentales, clasificación y ordenación documental. Estos procedimientos
estarán monitoreados por el personal profesional de archivo, consiguiendo así que
exista control y seguimiento correspondiente al trámite para garantizar además la
custodia temporal de la documentación que se encuentra en las diferentes áreas.
Posteriormente se realizará la transferencia de documentación inactiva al archivo
central, el cual organizará la documentación en Secciones de Archivo,
Subsecciones de Archivo, Series y Subseries Documentales, hasta llegar a la
ordenación de expedientes, aplicando para tal efecto el Principio Universal de
99
Procedencia (Pozuelo,1996:46) y la clasificación y ordenación que fueren
establecidas por los Archivos de Oficina o Gestión.
En la organización de los expedientes se aplicará el Principio de Orden Original,

dado también en las unidades básicas de archivo. Para la descripción Archivística,
se aplicara las normas de la ISAD G (Norma Internacional para la Descripción
Archivística), aprobada por el Consejo Mundial de Archivos.
5.2.5 Servicios
El personal especializado del Archivo Central de la Mutualidad interactúa con
todos y cada uno de los funcionarios además de los diferentes afiliados de la
institución, dando información sobre el acervo documental que se encuentra en
custodia de esta área.
El servicio que ofrece esta sección es de préstamo de documentación que

satisfaga la consulta o duda del usuario en general de forma responsable y
transparente para garantizar un servicio archivístico oportuno, eficiente y eficaz,
sentando de una forma clara las bases de la gestión documental en su desarrollo
organizacional, en beneficio de los funcionarios y afiliados de MUGEBUSCH.
Así mismo se debe tomar en cuenta la cantidad de usuarios reales, que en este
caso es el personal administrativo del Departamento de La Paz, que asciende a 40
personas al servicio de la institución. En cuanto a los usuarios potenciales están
los afiliados a la Mutualidad, que a nivel nacional ascienden a más de 10.000.
El personal administrativo viene a ser el usuario asíduo por lo que se llevará un

registro automatizado de toda la información, consulta y préstamo que se solicite
para su posterior control mediante un sistema de archivo ya definido.
100
5.3 LÍNEAS ESTRATÉGICAS
Las líneas estratégicas que se plantean para la ejecución del presente proyecto
son las siguientes:
 Implementar el Archivo Central Institucional a la Mutualidad Teniente

General Germán Busch.
 Establecer las bases de operación del Sistema de Archivo una vez
implementado.
5.4 PLAN DE ACCIÓN Y VIABILIDAD DEL PROYECTO
Para responder a la problemática planteada se pretende crear una Organización y

Busch, que responda de manera eficaz e inmediata a las necesidades informativas
de la institución y de las personas beneficiarias de sus servicios, en coordinación
con las unidades administrativas y regionales, así como la toma de decisiones en
la gestión gerencial, con recursos humanos idóneos y de llevar a cabo la
implementación de un sistema de control de flujo documental, con el objeto de
resguardar y clasificar la documentación generada y recibida por la institución para
el cumplimiento de las funciones, atribuciones y responsabilidades.
Tomando en cuenta la cantidad y calidad de documentación originada en la

Mutualidad Teniente General Germán Busch, se ha diseñado un Sistema de
Archivo Integral capaz de responder a las necesidades de información y lograr de
esta manera canalizar mecanismos institucionales de gestión documental,
procesamientos técnicos de la archivalía inactiva, preservación de sus soportes,
accesibilidad y uso. La organización y Sistematización del Archivo Central de
MUGEBUSCH, dará respuesta integral a los críticos problemas emergentes de la
inadecuada administración de la documentación de archivo, en todas las fases del
ciclo vital, desde la gestión documental, hasta la transferencia al Archivo Central.
101
La ejecución del presente proyecto, facilitará la introducción de normas uniformes
y del Manual de Procedimientos, los cuales reglamentarán la gestión documental
aplicada a todas las unidades administrativas de la institución, coadyuvando en la
eficiencia y transparencia del acto administrativo, al hacerla accesible para fines
de control y posteriores auditorías.
5.4.1 Características del Sistema Archivístico

El Sistema Archivístico de la Mutualidad es el conjunto de mecanismos
institucionales que son: disposiciones legales, normas, procesos, procedimientos,
medios, recursos y tecnología, establecidos para el control y tratamiento de la
documentación, concretando así la correcta administración de la gestión
documental en las siguientes fases:
a) Fase activa, es la organización de los archivos de gestión mediante el

control de la gestión documental.
b) Fase inactiva, empieza en la organización del archivo central donde la
memoria institucional será preservada, custodiada y puesta a disposición del
usuario en general para brindar información transparente, oportuna eficaz y
eficiente.
5.4.2 Procesos y Viabilidad del Proyecto

Los resultados de los procesos y viabilidad del proyecto se expresan en una serie
de servicios hacia los funcionarios y los afiliados de la Mutualidad, mediante la
canalización de las solicitudes del usuario en general, que no sólo requieren de
información sino también de la oportunidad en el acceso y la facilidad de uso de
los soportes que respaldan sus actos administrativos y jurisdiccionales, para lo
cual se requiere documentación fidedigna, organizada con la garantía de su
integridad en cada uno de los componentes documentales del expediente y la
seguridad de la conservación y custodia.
102
5.5. ACTIVIDADES PRINCIPALES
La propuesta cubre parte del ciclo vital por el que pasará el fondo documental de
la institución creando así un Archivo Central con todas las normas y reglas
estandarizadas. Este Sistema de Archivo seguirá las tareas y fases que a
continuación se detallan:
a) Presentar un presupuesto que brinde medidas financieras sobre el costo

que significaría la organización y sistematización del archivo Central de la
Mutualidad Teniente General Germán Busch.
b) Analizar los indicadores de evaluación que permitan observar un estudio
sobre la viabilidad del proyecto.
c) Organizar todo el fondo documental del archivo central.
d) Capacitar al personal administrativo en el manejo del Sistema de
Información.
e) Dar a conocer a los funcionarios de la institución conceptos básicos de
archivo para la organización de los archivos de gestión.
f) Familiarizar a los funcionarios con la Legislación Archivista Boliviana
denotando las siguientes Leyes y Decretos Supremos: Ley 1178 (señala la
obligatoriedad de establecer archivos de gestión accesibles, ordenados y
protegidos, deteniendo la destrucción sistemática de la Memoria
Institucional) más conocida como la Ley SAFCO. EL Decreto Supremo
23318 A (refuerza el control sobre las documentaciones oficiales y
garantiza su custodio) Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público (reconoce
a los servidores como custodios de la documentación a su cargo con
facultades para el servicio fedatario, prohibiendo toda forma de destrucción)
Finalmente la Ley 2341 de Procedimientos administrativos(establece las
responsabilidades de la Gestión Documental en la atención del trámite y
garantiza el acceso a los registros y archivos públicos, en el marco del
interés legítimo)
103
5.5.1 PRIMERA FASE: Recursos Humanos: Personal del Archivo Central
1ra. PARTE: Profesional Archivista, Técnicos Archivistas
Para conformar el equipo de profesionales en el área de archivo que cumplan con
las metas definidas en el presente proyecto, se emitirán convocatorias públicas de
requerimiento de personal especializado y perito en el área, los cuales serán
evaluados y seleccionados por el departamento de Recursos Humanos para
ocupar los cargos disponibles.
 En esta primera fase se contratará un profesional especializado en

archivos. Los requisitos para optar al cargo son básicamente: ser
Licenciado en Ciencias de la Información, mención archivos, con estudios
de postgrado en archivística, especialidad o cursos de historia de las
Instituciones y normativa archivística nacional, con conocimiento de
legislación y normativa referida a la organización del Poder Ejecutivo,
experiencia en dirección de archivos centrales de dos a cinco años; y dos
técnicos archivistas. Especializados en archivos, los requisitos para optar al
cargo: ser egresado de la Carrera de Bibliotecología y Ciencias de la
Información.
Sus funciones primordiales serán: coordinar con los niveles institucionales
superiores mediante la Secretaría General, coordinar con instituciones
afines o dependientes de la Mutualidad para fines de intercambio de
información científica y tecnológica, supervisar el buen funcionamiento de
los componentes del sistema (Oficina Central de correspondencia, Archivos
de Gestión, Archivo Central), realizar supervisión técnica de la aplicación
de reglamentos y procedimientos en los componentes del sistema
archivístico, supervisar la correcta aplicación del Reglamento y la
normatividad vigente para la administración archivística, supervisar la
correcta aplicación de las técnicas de organización y clasificación en los
Archivos de Gestión, supervisar y recibir las transferencias al Archivo
Central, ejercer la responsabilidad de custodio, conservación, tratamiento
archivístico adecuado y servicio eficaz a los trabajos, realizar las tareas de
104
ordenación y clasificación de las series documentales, realizar las tareas de
descripción archivística, supervisar y controlar el desarrollo de los servicios
de consulta y préstamo, hacer accesibles las fuentes primarias para uso
institucional y de interesados directos con fines de investigación histórica y
científica, elaborar la guía inventario de las series documentales, asesorar
las transferencias por parte de las oficinas de gestión, otorgar
certificaciones y legalizaciones de documentación existente en el Archivo
Central.
Este profesional será contratado por el lapso de un año y en función a la

evaluación de desempeño se gestionara el ítem correspondiente al cargo.
Respecto a los técnicos archivistas deberán ser egresados de la Carrera de
Bibliotecología y Ciencias de la Información prestarán sus servicios a la entidad
con un contrato de trabajo de tiempo limitado.
2da. PARTE: Licenciado en Informática

Para la sistematización del fondo documental es necesario contratar un
profesional informático que se encargue de desarrollar una base de datos
adecuando los parámetros de las normas ÏSAD G¨, con la finalidad de describir y
recuperar la información institucional. Considerando la calidad y cantidad de
documentación originada en el cumplimiento de funciones y atribuciones de la
Mutualidad Teniente General Germán Busch, se ha diseñado un Sistema
Archivístico integral capaz de responder a las necesidades de información para la
toma de decisiones conducentes a una eficiente administración y gestión y con
suficiente idoneidad para canalizar mecanismos institucionales de gestión
documental, procesamiento técnico de la archivalía inactiva, preservación de sus
soportes, accesibilidad y uso.
El funcionamiento de la base de datos propuesta facilitará la introducción de

normas uniformes y procedimientos para reglamentar la gestión documental y la
105
atención de la correspondencia corriente en todas las dependencias de la
Institución.
El proceso administrativo típico abarca a las oficinas el cumplimiento de sus

funciones y atribuciones, aplicando mecanismos de registro, validación, traslado y
conclusión del trámite, mediante un proveído final con el que se cierra el
expediente, con plazos de conservación prescritos al Archivo Central, que genera
una serie de servicios de información a la propia institución y a los interesados que
hacen seguimiento de sus trámites.
5.5.2 SEGUNDA FASE: Desarrollo de Curso

1ra. PARTE: Cursos de Organización Documental en Archivos de Gestión
La documentación actualmente se halla organizada de acuerdo con el criterio
personal de los funcionarios que se hacen cargo de ella. A partir de esto se pudo
ver que no se ha desarrollado una política de gestión documental adecuada en el
archivo de gestión, lo que causa una deficiente gestión archivística. Al registrar
inadecuadamente la documentación que es recibida y generada por la entidad, se
impide la trasferencia de este fondo documental al Archivo Central. Así mismo, la
falta de planificación de la gestión documental provoca que el archivo de gestión
crezca en forma desmesurada, colmando el espacio disponible, para mantener el
orden adecuado.
La capacidad de organización de los archivos de gestión de cada área de la

institución, es óptima para el desarrollo del proyecto, puesto que cuenta con
recursos tanto financieros como humanos al servicio de la Mutualidad. De esta
forma que se realiza los Cursos de Organización Documental en los diferentes
Archivos de Gestión, una vez que los funcionarios tengan conocimiento sobre el
tratamiento archivístico que deben darle a los documentos tanto recibidos como
generados se frenara el caos en cada una de estas oficinas.
106
De esta forma los objetivos trazados en el proyecto coadyuvarán al desempeño
eficaz de la administración documental con el fin de brindar un mejor servicio a sus
usuarios.
2da. PARTE: Curso de Aplicación de Normas Legales y Utilización de

Herramientas
Para logran la organización plena de la documentación de archivo se aplicaran en
primer lugar normas legales y procedimientos de gestión de la información,,
incluyendo las herramientas e instrumentos entre los que están la clasificación,
selección y ordenación documental los que garantizan una administración
documental adecuada para fines de accesibilidad y uso posterior.
Los funcionarios gestores de la documentación conocerán y aplicaran la

Legislación Archivista Boliviana familiarizándose con las siguientes Leyes y
Decretos Supremos: Ley 1178 (señala la obligatoriedad de establecer archivos de
gestión accesibles, ordenados y protegidos, deteniendo la destrucción sistemática
de la Memoria Institucional) más conocida como la Ley SAFCO. EL Decreto
Supremo 23318 A (refuerza el control sobre las documentaciones oficiales y
garantiza su custodio) la Ley 2341 de Procedimientos administrativos (establece
las responsabilidades de la Gestión Documental en la atención del trámite y
garantiza el acceso a los registros y archivos públicos, en el marco del interés
legítimo). Finalmente Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público (reconoce a los
servidores como custodios de la documentación a su cargo con facultades para el
servicio fedatario, prohibiendo toda forma de destrucción)
5.5.3 TERCERA FASE: Acondicionamiento de los Ambientes Designados

para el Funcionamiento del Archivo Central
Los ambientes designados para el Archivo Central serán reestructurados y se
adquirirá otros para esta sección que cumplan los siguientes requisitos:
medioambiente adecuado en cuanto a temperatura y humedad; el equipamiento y
mobiliario deberán responder a estándares normalizados para la función de
archivo.
107
5.5.4 CUARTA FASE: Adquisición de equipos, mobiliario y material de
escritorio aptos para archivo
Según las normas estandarizadas de Archivística una vez que se adquirieron los
equipos, mobiliario y material de escritorio que se solicitaron, resta organizar y
acondicionar los mismos para un buen servicio y resguardo del fondo documental
5.5.5 QUINTA FASE: transferencia documental

De acuerdo al trabajo de campo realizado, se puede determinar que las
transferencias documentales al archivo central son inadecuadas, por falta de
conocimiento de las oficinas en cuanto al trato documental se refiere y la carencia
de un sistema de archivístico por lo que es posible detectar documentación
abarrotada, o en lugares impropios para su conservación documental, así como la
falta de espacio en las diferentes oficinas que presenta actualmente la Institución,
es por esto necesario la elaboración de manuales y políticas archivísticas con el
objeto de realizar las transferencias de la documentación de las diferentes oficinas
al archivo central.
La adecuación de los ambientes del Archivo Central y la contratación del personal

permitirán el traslado de la documentación concentrada en las diferentes oficinas,
para su posterior ubicación y tratamiento archivístico, de acuerdo con el cuadro de
clasificación.
El jefe de Archivo programará la transferencia documental de los archivos de

gestión al Archivo Central, en función a un cronograma previamente elaborado.
108
A. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
Organización y Sistematización del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General Germán Busch.
Gráfico No.36
OPERACIONES 1er. 2do. 3er. 4to. 5to. 6to. 7mo. 8vo. 9no. 10mo.
2011-2012 MES MES MES MES MES MES MES MES MES MES
Objetivo 1. Contratación de Recursos Humanos
Desarrollar el proceso de contratación de un profesional en el

área de Archivo y dos Egresados de la misma área
Objetivo 2. Desarrollo de Cursos de Capacitación
Desarrollar el 1er. Curso: Organización de Archivos de Gestión y

el 2do. Curso: Aplicación de Herramientas y Normas Legales
Objetivo 3. Adecuación de los Ambientes de Archivo
Realizar el acondicionamiento y ampliación de espacios

dispuestos, contrato de pagos de alquiler, trabajo de albañilería,
pintura, electricidad, conexiones, etc.
Objetivo 4. Adquisición de Equipos, Mobiliario y Material de
Escritorio aptos para Archivo
Organizar y acondicionar, bajo las normas estandarizadas de
archivística, los equipos, mobiliario y material de escritorios para
un buen servicio y resguardo del fondo documental
Objetivo 5.Transferencia Documental
Traslado documental del depósito común y transferencia

documental de los archivos de gestión para su posterior
ubicación y tratamiento archivístico
B. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
La ejecución del presente proyecto será financiada por la misma Mutualidad, la que
incorporara el costo total en su presupuesto la gestión 2012, para garantizar la ejecución
ininterrumpida del proyecto, pues estaría garantizada los insumos básicos, mobiliario, equipos
de computación, material de escritorio, personal encargado, etc.
Recursos Humanos: Personal encargado de poner en marcha el proyecto de grado
Organización y Sistematización del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General
Germán Busch.
Gráfico No.37
RECURSOS HUMANOS PARA EL ÁREA DE ARCHIVO

PERSONAL CANTIDAD COSTO COSTO
Mes Año
Responsable Archivo Central 1 persona 3.500 42.000
Técnicos de Archivo 2 personas 2.000 c/u 24.000
Informático.(Contrato por tres 1 persona 2.500 7.500
meses)
TOTAL 73.500
110
Gráfico No.38
INFRAESTRUCTURA
Acondicionamiento del Archivo Central: ampliación de espacio y refacción con la supresión de una pared, revestimiento de muros y techos,
pintura y alfombrado de tres ambientes, instalación de enchufes e interruptores, instalación de dos puntos de internet y línea telefónica. Los
encargados son personal de Sistemas de la institución , albañiles y pintores
INSUMOS CANTIDAD COSTO UNIT.Bs. COSTO Bs.
Cemento 1 bolsa 55 55
Alfombra de alto tráfico 45 metros 75 3.375
Pintura al agua 4 baldes pequeños 65 260
Tintes para la pintura 8 piezas 15 120
Instalación eléctrica 2 ambientes 125 250
Mano de obra albañilería 2 personas 180 360
TOTAL 4.420
MOBILIARIO
INSUMOS CANTIDAD COSTO UNIT. BS. TOTAL Bs.
Estantes metálicos estándar 2 Metros X 090 con 40 cm,. de profundidad de 7 1.200 8.400
6 bandejas
Gaveteros metálicos de 5 cajones 7 1.700 11.900
Escalera metálica de 10 peldaños 1 1.200 1.200
Escritorio pequeño 1 850 850
Silla giratoria 1 1.700 1.700
Sillas de madera 2 95 190
TOTAL 24.240
Gráfico No.39
EQUIPOS
INSUMOS CANTIDAD COSTO UNIT. Bs. TOTAL Bs.
Computadora Intel CoreI7 2 7.500 7.500
Impresora HP 5590 Laser comercial 1 4.300 4.300
Toner 1 750 750
Scaner HP 5590 alto trafico 1 3500 3.500
Fotocopiadora de alto tráfico Canon NP 100 1 32.000 32.000
Extintor de 6 Kg. 1 30.000 30.000
Extractor ventilador 1 480 480
Termo higrómetro 1 350 350
TOTAL 86.380
Gráfico No.40
MATERIAL DE ESCRITORIO
INSUMOS CANTIDAD COSTO UNIT. Bs. TOTAL Bs.
Engrapadora profesional grande 1 pza. 85 85
Engrapadora mediana 2 pza. 25 50
Perforadora profesional grande 1 pza. 65 65
Perforadora mediana 2 pza. 35 70
Tajador de escritorio 1 pza. 68 68
Tijera 1 pza. 25 25
Foliadora profesional 1 pza. 300 300
Archivador de palanca 25 pza. 15 375
Cinta adhesiva transparente de embalaje 8 pza. 10 80
Papel Bond T/ Carta para fotocopia 4 paquetes 30 120
Fólder tamaño oficio 500 pza. 1.50 750
Fastener metálico 5 cajas 15 75
Bolígrafos (rojo, negro, azul) 10 pza. 1.00 10
Lápices ( rojo, negro, azul) 12 pza. 1.60 19.2
Marcador negro grueso 10 pza. 2.70 27
Resaltadores ( amarillo, naranja, verde) 9 pza. 250 22.5
Grapas 23/156 5 cajas 25 125
Grapas 24/6 10 cajas 3.80 38
Saca grapas 3 pza. 8 24
2.321.2
TOTAL
Gráfico No.41
No. CUADRO DE RESUMEN DE GASTOS

1 RECURSOS HUMANOS 73.500
2 INFRAESTRUCTURA 4.420
3 MOBILIARIO 24.240
4 EQUIPOS 86.380
5 MATERIAL DE ESCRITORIO 2.321.2

COSTOS TOTAL Bs. 190.861.2
COSTOS TOTAL US D. 33.705
C. INDICADORES DE EVALUACIÓN
Gráfico No.42
OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES TIEMPO INDICADORES DE MEDIOS DE RESPONSABLES COSTO

ESPECIFÍCOS EVALUACIÓN VERIFICACIÓN
Reclutamiento Contar con Convocatorias 1 mes Selección Publicación de Departamento de Ver

de Recursos personal adecuado Públicas Evaluación convocatoria Relaciones presupuesto
Humanos para el desarrollo Invitaciones Adjudicación hojas de vida Humanas de
del proyecto de formularios MUGEBUSCH.
Archivo contratos
Desarrollo de Aplicación del 2 cursos 2 semanas Evaluación de Programas Jefe de Archivo Ver
cursos de Manual de trabajos contenido del presupuesto
capacitación Procedimientos curso
Archivísticos, listados de
Aplicación de asistencia
herramientas de certificado de
transferencia asistencia
Adecuación de Contar con más Supervisión de 1 mes Informes Entrega de los Supervisor de obra Ver
los ambientes espacios físicos obras según ambientes y Jefe de Archivo presupuesto
adecuados especificaciones
Suministros de Contar con Cotización con 1 mes Pedido de material Material físico Jefe de Archivo Ver
Comprobantes
equipo, equipamiento proformas, en archivo presupuesto
Facturas
mobiliario y mobiliario y Tramitación de
material de material requerido las compras
escritorio
Traslado de Ubicación física del Traslado 1 mes Informes Presentación de Jefe de Archivo Ver
documentos del fondo documental informes del jefe presupuesto
depósito en el Archivo de Archivo al
Central. Gerente
General.
Tratamiento Organización del Procesamiento 4 meses Informes de Presentación de . Jefe de Archivo Ver
archivístico de fondo documental clasificación procesamiento expedientes Auxiliares de presupuesto
la de la institución expurgo organizados Archivo
documentación contar con ordenación
espacios físicos marbeteo
adecuados foliado
ubicación física
ingreso de
información a
una base de
datos
Desarrollo de Transferir la Elaboración del 2 mes Notas de Formulario de Responsable de
transferencia documentación cronograma de transferencia transferencia al oficina o archivo de
documental de según cronograma transferencia Archivo Central gestión
los archivos de por oficina
oficina o de
gestión
CONCLUSIONES
Los archivos representan la memoria institucional, pues evocan su accionar a favor o en

contra de la sociedad deseosa de una respuesta a problemáticas circunstanciales. Por otra
parte, los archivos son el eje fundamental en las instituciones para la toma de decisiones
administrativas y son determinantes para el progreso o declive de esta.
Por lo mismo los Archivos de gestión de MUGEBUSCH adquieren un gran valor por
considerarse archivos públicos que se rigen en el sentido de servir a los afiliados de las
Fuerzas Armadas en la resolución de sus problemáticas individuales o colectivas,
representando así la memoria histórica institucional de la Mutualidad
a) La existencia de falencias es evidente en cuanto al tratamiento archivístico que

se da a la documentación de la Mutualidad Teniente General Germán Busch,
motivo por el cual se advierte que existe desorganización en la documentación
institucional.
b) La inexistencia de un Archivo Central institucional ocasiona la pérdida
substancial de la memoria institucional, por no contar con un ambiente físico y
específico, ni los mecanismo adecuados para la conservación, preservación y
acceso a la información.
c) El recurso humano con que cuenta la Mutualidad para la organización
documental en algunos archivos de gestión es escaso y en otros, inexistente;
por lo que sus autoridades deben gestionar la contratación de personal
especializado en el área para hacer frente a esta situación.
d) El estado en el que se encuentra la documentación en el depósito común tiende
a agravarse por la precariedad con que se está acumulando, pues los gaveteros
y estanterías propenden a ceder por el excesivo peso, lo que representa un
peligro tanto para la documentación como para el personal que quiera acceder
a ella.
117
BIBLIOGRAFÍA
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Edición. Editorial Limusa S.A. México- D. F.
120
ANEXO 1
CUESTIONARIO No. 1
SITUACIÓN ACTUAL DE LA DOCUMENTACIÓN
Dirigido a los funcionarios

Encierre en un círculo la opción que usted elija
1.- Indique de qué forma recibe la correspondencia
a) Courier b) Correo c) Mensajero d) Internet

e) fax f) Otra forma Explique…….
2.- Indique en qué soporte se registra la correspondencia recibida en su unidad
a) Libro de registro b) Base de datos computarizado

c) Otro Explique………
3.- Indique si adjunta hoja de ruta o nota para la distribución de la correspondencia
a) Sí b) No
4.- Indique qué funcionario de su oficina despacha la correspondencia

internamente
a) Mensajero de la unidad b) Secretaria

c) Auxiliar del Departamento d) Otros Explique………..
5.- ¿Existe documentación incompleta en cuanto a firmas y respaldos en su

unidad?
a) Sí b) No
6.- ¿Ha realizado algún curso de archivo?
a) Sí ¿Cuál? B) No ¿Por qué?
7.- ¿Cree que es necesario tener conocimiento especializado para administrar

la documentación?
a) Sí b) No
8.- ¿Su unidad cuenta con el mobiliario y material de escritorio adecuado para un
buen resguardo y manejo de la documentación?
a) Sí b) No
c) Cuál Explique……………………………..................................................
9.- ¿Existe alguna base de datos específica para el área de archivo que permita la
consulta de documentación por los diferentes departamentos?
a) Sí b) No
CUESTIONARIO No. 2
SERVICIO ACTUAL DEL ARCHIVO
Dirigido al Personal Administrativo

1.- ¿El tiempo de la recuperación y entrega de la documentación es eficiente?
a) Sí b) No
2.- ¿La documentación en general se encuentra completa?
a) Sí b) No
3.- ¿El espacio físico en el que se encuentra la documentación de archivo es el

adecuado para su resguardo?
a) Sí b) No
4.- ¿El mobiliario es apropiado para el custodio de la documentación de archivo?
a) Sí b) No
5.- ¿Qué nivel de ventaja cree usted que tendría poder manejar la documentación
según las normas archivísticas?
a) Alta b) Media c) Baja
d) Ninguna
CUESTIONARIO No. 3
Dirigido a los Jefes de Área

1.- ¿Usted está de acuerdo en contar con una infraestructura y mobiliario

adecuados y exclusivos para el Área de Archivo?
a) Sí b) No
2.- ¿Es necesario contar con personal profesional y perito en el área de archivo
para un servicio eficiente?
a) Sí b) No
3.- ¿Para que exista fluidez de la documentación tanto generada como recibida
debería existir reglamentos de archivo bajo las normas estandarizadas de
archivística?
a) Sí b) No
4.- ¿Cree usted que sería factible que los funcionarios de la institución puedan
pasar cursos sobre el manejo, custodio y conservación de la documentación?
a) Sí b) No
CUESTIONARIO No. 4
Dirigido al Encargado de Archivo

1.- ¿Qué tipo de archivo es el que usted maneja?
a) Centralizado b) Descentralizado c) Funcional
2.- ¿La organización de su archivo se encuentra bajo las Normas Archivísticas?
a) Sí b) No
3.- ¿Estaría de acuerdo con una nueva forma de manejo documental?
a) Sí b) No
4.- ¿Tiene usted un registro adecuado de préstamo documental?
a) Sí b) No
5.- ¿Hay una regulación para el tiempo de permanencia de la documentación fuera

de archivo?
a) Sí b) No
6-¿La documentación recibida por su Unidad de Archivo es debidamente

registrada?
a) Sí b) No
7.- ¿Qué errores de los que se mencionan existe en la documentación que se
entrega al área de archivo?
a) Documentación incompleta b) Documentación sin firmas

c) Documentación con error de montos d) Ninguno error
e) Atraso en la entrega de la documentación f) Pérdida de la Documentación
8.- ¿Toman medidas correctivas cuando encuentran errores en la documentación

recibida?
a) Sí b) No
ANEXO 2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE

OFICINA DE LA MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL GERMAN BUSCH
INTRODUCCIÓN
El presente Manual surge ante la necesidad de contar con una herramienta que
permita normalizar los procedimientos de ingreso, atención, recepción,
seguimiento y despacho de documentación del Archivo Central de la Mutualidad
Teniente General German Busch. Su contenido está basado en las disposiciones
del Reglamento Común de Procedimientos Administrativos, además de los
Principios y Normas de la Archivística.
Se desarrolla el Manual en el marco de una nueva estructura, en la que se

potencia todas las actividades con el objetivo de: fortalecer la misma, optimizar el
trabajo de quienes forman parte del Sistema de Archivo, mejorar el flujo de
información, aspectos que incidirán positivamente el servicio de nuestros
funcionarios y asegurados.
Administrar la información se ha vuelto vital para las instituciones, debido a que

ella está considerada como un recurso organizacional necesario y estratégico
para la toma de decisiones, por lo que es menester crear mecanismos internos
que coadyuven a este propósito. Gestionar el fondo documental y promover la
conservación adecuada de la archivalía, facilitar y agilizar su uso oportuno, se
lograra con la utilización de procedimientos y operaciones archivísticas.
Los archivos se relacionan directamente con el funcionamiento de las actividades

administrativas cotidianas de una institución, debido a que albergan fuentes
primarias de información por lo tanto su adecuado funcionamiento avala la
administración de la documentación estratégica, lo que implica que éstas podrían
1
mostrar absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva legal, fiscal,
histórica y confidencial.
Las unidades de información, dentro de sus funciones, deben velar por llevar a
cabo las operaciones archivísticas de organización documental, que incluyen: la
clasificación, ordenación, descripción, selección, expurgo, diseminación, control,
distribución, almacenamiento, recuperación, protección, conservación y difusión
por su importancia.
PRINCIPIOS BÁSICOS
Para que este Manual de Funciones sea una disposición legal idónea, eficiente y
veraz para un adecuado tratamiento archivístico damos a conocer una breve
caracterización de la Normativa Nacional de la Legislación Archivística Boliviana,
referida a la administración documentaria y archivística.
En el Archivo de gestión, comprendido como la unidad básica de archivo, existente

en cada unidad de las instituciones. Se aplica las siguientes Leyes y Decretos
Supremos: Ley 1178 y su Decreto Supremo 23934 los que señalan la
obligatoriedad de establecer archivos de gestión accesibles, ordenados y
protegidos, deteniendo la destrucción sistemática de la memoria institucional, más
conocida como la Ley SAFCO, el Decreto Supremo 23318 A el que refuerza el
control sobre las documentaciones oficiales y garantiza su custodio. Ley 2027
Estatuto del Funcionario Público, reconoce a los servidores como custodios de la
documentación a su cargo con facultades para el servicio fedatario, prohibiendo
toda forma de destrucción.
El archivo central, denominado también memoria institucional, depósito en una
dependencia adecuada , dotado de las condiciones necesarias de espacio, equipo
y seguridad, donde se trasladara la documentación inactiva de la entidad, para
conservar los documentos generados o recibidos, facilitar el acceso a dichos
expedientes, evitar perdida y duplicación de los documentos, se aplica las
siguientes Leyes y Decretos Supremos: Ley 2341 y su Decreto Supremo 22145
2
Decreto Supremo 23934, de procedimientos administrativos que establece las
responsabilidades de la Gestión Documental en la atención del trámite y garantiza
el acceso a los registros y archivos públicos, en el marco y del interés legítimo,
identifica la unidad documental compuesta (expediente), abriendo la posibilidad
del resarcimiento de daños y perjuicios por la falta de acceso oportuno a la
información, establece plazos perentorios para una administración trasparente
eficaz y eficiente elimina los asuntos pendientes mediante la aplicación del
“silencio administrativo negativo”
Archivo intermedio, repositorio destinado a preservar y accesibilidad para la
consulta; evaluar las que tiene valor permanente para su transferencia al Archivo
Histórico y las que sean consideradas superfluas sean desechadas bajo control
legal, se aplica los siguientes Decretos Supremos: 22144, tiene la virtud de dotar
de base legal a la actividad archivística en el País, Decreto Supremo. 22146
instruye el establecimiento del Repositorio Intermedio Nacional y Repositorio
Intermedio Departamental, regula la trasferencia, sin señalar plazos específicos, lo
que debilita su alcance, pero señala las pautas para la valoración, así como para
la designación de una especie de comisión nacional de valoración, lo que
convierte a esta norma es reglamentaria y el DS 25046, ordena establecimiento
del Repositorio Intermedio Nacional, situado en la ciudad de La Paz, para atender
exclusivamente a los Ministerios del Poder Ejecutivo.
Finalmente el Archivo Histórico, establecimiento donde por Ley, debe conservarse
la documentación oficial y nacional de valor permanente. Se aplica las siguientes
Leyes y Decretos Supremos: Ley 13/10/1883, Ley 28/11/1898; Ley 1670; Decreto
Supremo 5758, a partir de su creación el Gobierno le asigna la importancia
necesaria a la función del archivo general, que por entonces dependía del
presupuesto del Tribunal Nacional de Cuentas, hoy Contraloría General de la
Republica, autorizando invertir más de Bs. 40.000 en poner en orden y clasificar el
archivo nacional de la Republica, coleccionando en sección especial todos los
documentos.
3
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Las tareas a desarrollar para una buena organización del Área de Archivo son
varias; entre ellas están la identificación de los fondos, la valoración y selección de
los documentos, elaborando además las tablas de retención documental para
proceder a las transferencias, sobre la base de un minucioso examen de la
prescripción documenta.
Hay que diferenciar los documentos de archivo propiamente dichos y los

documentos de apoyo informativo, puesto que los documentos de archivo serán
conservados, mientras que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados
una vez que haya finalizado su función informativa.
Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos de documentos que

responden a la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de
información y ejemplares únicos que testimonian la actividad Institucional, los
cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa,
legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al archivo central.
Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestión
administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones, etc. No
serán transferidos al Archivo Central y se destruirán en la propia oficina.
La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre

de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre
protección de datos de carácter personal, de manera que se utilizará para ello una
máquina pica papel.
Deberá colocarse en el espacio físico adecuado, las unidades archivables (cajas o

expedientes) e instrumentos descriptivos. Seguirá el orden numérico de los
estantes y unidades documentales y la estructura orgánica al momento de archivar
4
además del Cuadro de Clasificación. Asimismo se colocará etiquetas a los
estantes y anaqueles de los archivos para su respectiva localización.
Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se

procederá a llenarlos con nueva documentación, pero la numeración no será
reutilizada, si no que se llevará un control cruzado entre el inventario y las actas
de eliminación.
Así también, se deberá: llevar registros mediante fórmulas o boletas de los

préstamos de documentos. Efectuar el seguimiento y registro necesario para
garantizar la oportuna recuperación y conservación de los documentos en
adecuadas condiciones físicas; aplicando métodos preventivos (temperatura,
humedad, iluminación, etc.). Velar por la aplicación de las Tablas de Plazos de
Conservación de documentos,
VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La valoración es un concepto archivístico que es vital para fines de organización.

Consiste en determinar la calidad informativa del documento para la
reconstrucción histórica del organismo productor, considerando los requisitos de la
originalidad y la exactitud. Tiene dos alcances que son:
1. Carácter de instrumento de control de crecimiento exponencial de la

documentación.
2. La operación intelectual para construir sobre esa base la memoria
social es decir el archivo histórico.
El proceso de valoración es muy importante para determinar los plazos de

conservación de los documentos, por ello exige sumo cuidado, ya que puede
autorizarse la eliminación de documentos de valor vital para la institución.
5
FUNCIONES OPERATIVAS
Las funciones operativas más importantes son:
• La clasificación documental, se realizará de acuerdo a las series

documentales que se detecten en cada una de las Secciones,
Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo,
siguiendo las normas Internacionales de Descripción Archivísticas ISAD-G.
• Los documentos administrativos que se produzcan o reciban, deberán

ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta
según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá
llevar el orden de su producción, es decir orden descendente, de arriba
hacia abajo, un orden que muestre la secuencia histórica del asunto o
trámite que realizan, en cumplimiento de sus facultades y funciones
• Los expedientes deberán integrarse con documentos administrativos

originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su
sección y serie respectivas, señalando su título preciso y la fecha de su
creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda,
esto último deberá indicarse en la carátula del propio expediente.
• Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución

en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamente
registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la
documentación que custodia el archivo.
• La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, libros o

cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la
unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante
6
rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya
con este propósito.
• La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su

adecuada preservación y confidencialidad. La pérdida o extravío de un
documento debe ser detectado y corregido a la mayor brevedad y quedar
debidamente consignado cuando sea este el caso.
• Corresponde a los responsables del archivo, gestionar el traslado o

eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea
conveniente entre los que están:
a. Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.

b. Que el índice de consulta del documento sea mínimo.
c. Que haya terminado el plazo de los dos años en el archivo.
d. Que existan razones de peso para que el archivo del gestión lo conserve
por un plazo determinado, evaluando su valor administrativo, legal y
científico-cultural.
• Para transferir documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central se

debe contar con lo siguiente:
Control de Préstamo de la documentación con la respectiva firma del

funcionario.
Solo se prestaran copia de los documentos y en caso de ser necesario los
originales con la respectiva evaluación de los responsables del archivo.
• Al menos una vez al año, los responsables de las unidades y los

encargados de los archivos de la institución deben revisar que se cumplan
estas normas e informar a los coordinadores de cualquier circunstancia que
impida o entorpezca su buen funcionamiento.
7
NORMATIVAS
a) El archivista realizara según su formación profesional una labor

metodológica con principios técnicos y científicos normalizados.
b) Normalización de principios y coordinación de tareas y objetivos concretos.
c) Especialización de funciones tan solo en lo que se refiere al tipo y edad del
fondo que se gestiona. Pudiendo ser archivos administrativos, intermedios o
históricos.
d) Aplicación de nuevas tecnologías siempre puestas al servicio de los
métodos archivísticos.
e) En la organización documental, se deberá respetar el Principio de
Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas
en su producción original y en su procedencia administrativa.
f) Un marco legal o normativo mínimo que establezca la estructura, los
principios de transferencia de una edad a otra, el régimen de servicio en cada fase
y el régimen funcional de los profesionales en archivo que atiendan el sistema.
g) Una buena planificación del sistema que permita el correcto funcionamiento,
en constante dinámica, rehabilitando la cadena de colaboración entre los
diferentes elementos que conforman las fases del sistema.
h) Recursos humanos y materiales suficientes para que el sistema funcione
óptimamente.
FUNCIONES GENERALES DEL ARCHIVO CENTRAL
1. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la

institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
2. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar el acervo documental de la institución.
3. Contar con procesos que permitan identificar y registrar información
confiable, relevante, pertinente y oportuna, asimismo, que la información
sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y
8
dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades.
4. Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para
aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
5. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y
verificar que sean adecuados para el cuidado y manejo eficiente de los
documentos.
6. Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un
archivo institucional, de conformidad con lo señalado en las Normas
Archivísticas estandarizadas.
7. Dar estricto cumplimiento a la aplicación de la Legislación Archivística
Boliviana y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore
en los archivos de gestión.
PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCIONES
En el Archivo Central se presentarán dos procesos: el administrativo y el

archivístico. Estos procesos se dan con el fin de brindar una serie sistemática de
acciones dirigidas al logro de los objetivos del archivo.
Los procesos o funciones archivísticas, se estipulan claramente en la legislación
boliviana vigente y son las siguientes:
a) Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con

más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al
carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar
la copia fotostática y conservar la copia al carbón. El archivista debe
procurar conservar siempre material original o copias al carbón.
b) Si sólo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su
conservación para evitar su pronto deterioro.
c) Se deben eliminar duplicados únicamente cuando exista seguridad absoluta
de que los documentos son idénticos.
9
d) Identificar qué es material de archivo y que no debe conservarse para
efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta
clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e
incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
e) El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza
documental en sus diferentes etapas.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Ésta se realizará mediante la utilización de secciones documentales, de

conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo con la
naturaleza de sus funciones. Luego se archivará en subsecciones siguiendo la
línea esquemática del Cuadro de Clasificación.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase

documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada
(discos, películas, etc.) y se archivaran donde esté previsto para ello en el Cuadro
de Clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo

documental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividirán por series. Cada serie se
ordenara cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas
extremas.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales
de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad
archivable o expediente, utilizando el sistema numérico cronológico por día, mes y
año.
10
NUMERACIÓN O SIGNATURA
La numeración o signatura de las unidades archivables se aplicaran según las

normas ISAD-G. El principal objetivo es proporcionar reglas generales para el
establecimiento de encabezamientos que normalizan la forma de los nombres de
los productores de archivos y también describen todos aquellos atributos que sean
necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto
documental y por ende su localización. Las ISAD-G se basan en unas reglas de
descripción multinivel que son:
• Descripción de lo general a lo específico. Las descripciones resultantes se

representan en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel
más amplio al más específico.
• Información pertinente al nivel de descripción. Se proporciona sólo la
información que sea adecuada al nivel que se está describiendo.
• Interconexión de descriptores. Se relacionará cada descripción con la
unidad de descripción inmediatamente superior, en su caso, y se
identificará el nivel de descripción.
• No repetición de información. La información común a todas las partes se
incluirá en el nivel más alto que sea adecuado. No se repetirá en un nivel
más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más
alto, normas ISAD-G, 2004.
El sistema de ordenación dentro del archivo se da y utiliza respetando el orden de

origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión o
bien la unidad productora.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Al tener numeradas tanto las piezas documentales como las unidades archivables
se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y
11
ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo denominado
“Inventario”, o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los
documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de
eliminación, información que tomará de la que contienen las Tablas de Plazos de
Conservación Documental.
La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su

localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares
(inventarios, guías, índices).
Los instrumentos descriptivos, tales como “listas de remisión”, “inventarios” “guías”
e “índices”, se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la
institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o
materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un
sistema de información para su búsqueda o localización, indizando la
documentación, utilizando los caracteres de las normas ISAD-G.
Los elementos se agrupan en seis áreas de información:
1. Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de

descripción.
2. Área de contexto: información sobre el origen y custodio de la unidad de
descripción.
3. Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los
documentos y la organización de la unidad de descripción.
4. Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos
de autor/reproducción, lengua, características físicas).
5. Área de documentación asociada: información acerca de los documentos
que tienen una relación importante con la unidad de descripción
(localización de los documentos originales, existencia de copias,
documentos complementarios y relacionados, bibliografía).
12
6. Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir en otras
áreas.
Aunque estas áreas se pueden desglosar en varios elementos las reglas

recomiendan cinco esenciales:
1.- Código de referencia

2.- Título
3.- Fechas extremas
4- Volumen
5.- Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental). Se hará una
descripción general (resumen) de cada unidad archivable.
Se anotará el número de expediente, el año al que pertenece la documentación, la

dependencia, sección, unidad o departamento al que pertenece la archivalía.
Se hará la descripción del contenido de la siguiente manera: anotar el asunto,
nombre del destinatario, nombre de los remitentes, fecha de los documentos
(extremas) y nombre de la serie documental a la que pertenece.
Las tablas de plazos de conservación se elaborarán de conformidad con el

formulario que para tal efecto provee el archivo, en las cuáles se identificará el tipo
documental, si es copia original, quién tiene copias originales de ese tipo
documental, una breve descripción del mismo, vigencia administrativa y legal,
cantidad anual que se produce, un espacio para observaciones y si está en el
sistema de información digitalizado o no.
CONSERVACIÓN
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y

manejo de los documentos, que se encuentran dentro del depósito. Se debe
porque el equipo de aire acondicionado y des humificadores se encuentren en
13
buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los
depósitos, de acuerdo con las recomendaciones técnicas. Es importante
desocupar el almacenador de agua del deshumificador cada día.
Asimismo, se vigilará que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que

se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de
hongos o cualquier otro microorganismo que deteriore la documentación.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos pasan por diferentes etapas desde que son creados para la
gestión administrativa, esta circunstancia es la que condiciona su ubicación:
1. Una etapa inicial, que es en la que son más utilizados para la tramitación
y resolución de los asuntos diarios y que constituye la fase activa de los
documentos, durante la cual la documentación se conservará en los
archivos de oficina.
2. Una segunda fase, denominada semiactiva, en la que una vez concluido
el asunto que los creó, la consulta de estos documentos disminuye aunque
su valor administrativo aún está vigente y cualquier actuación posterior
puede devolverlos a la fase activa.
Como norma, una vez finalizada la fase activa, la documentación deberá

permanecer en el archivo de oficina correspondiente por el período que se
determine en las tablas de valoración de series, cuando existan; en caso contrario,
será conservada por sus productores y/o receptores durante un período de entre
dos y cinco años, pasado el cual, la documentación deberá ser transferida al
Archivo Central mediante transferencia ordinaria.
En casos excepcionales y tras consultar con el Archivo Central, éste puede
aceptar lo que denominaremos una transferencia extraordinaria, es decir, la
14
remisión eventual de documentos por parte del archivo de oficina, motivada por
circunstancias que impidan su organización, custodio, conservación, control o
servicio. Estas transferencias extraordinarias deberán documentarse
cumplidamente mediante un acta de entrega.
3. Por último, una vez que ha prescrito el valor administrativo de los

documentos, es posible que éstos posean otros valores (históricos,
testimoniales) que planteen la necesidad de su conservación permanente,
en cuyo caso, serán transferidos al Archivo Central.
En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama

institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que
haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central, sea cual
fuere su antigüedad.
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
SOBRE EL PRÉSTAMO DOCUMENTAL
1. Los interesados podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de

préstamo; los documentos no podrán ser retenidos por más de quince días, plazo
que puede prorrogarse previa justificación de la unidad solicitante. En casos
especiales se facilitará documentos originales; de lo contrario soló se prestarán
copias y quien se preste se responsabilizara por el manejo del documento del que
no se proporciona ningún tipo de información a otros entes debido al grado de
confidencialidad del archivo.
2. Consulta de la documentación; normas el Archivo Central pondrá a disposición

de los usuarios externos e internos la documentación depositada en sus
dependencias, con las limitaciones prevista en la legislación vigente y según el
siguiente procedimiento:
15
a) Las peticiones de consulta o de préstamo de los documentos se
solicitarán mediante un talonario de solicitud de préstamo normalizado,
incluido en el presente manual.
b) Como norma general, la documentación sólo podrá ser consultada en el
área específica destinada a este fin en el propio archivo, puesto que el
acceso a los depósitos está reservado únicamente al personal autorizado.
c) La documentación administrativa sólo podrá ser consultada por la
persona que actúa como gestor o responsable de la unidad productora de la
documentación solicitada, previa complementación del impreso de Solicitud
de Consulta. Cualquier persona ajena al responsable de dicha unidad que
quiera realizar una consulta deberá aportar, previamente, la autorización de
dicho responsable en el impreso de solicitud.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL

ARCHIVO CENTRAL
Los archivos conservan toda la información donde consta el accionar de cada uno
de los funcionarios; son pruebas de deberes y derechos de los ciudadanos y la
institución, por lo que cualquier pérdida de la información de los archivos supone
una pérdida irreparable, aunque exista copia de los documentos en algún lugar
(principio de la autenticidad de los documentos).Por eso MUGEBUSCH debe
establecer calendario de transferencias de documentos entre los archivos de
gestión y el archivo central. Los pasos a seguir en los procesos de transferencia
de documentos son los siguientes:
1. Calendario de Transferencias, una vez aprobadas las tablas de plazo de

conservación de los documentos, se elabora un calendario donde se
establece el periodo de tiempo durante el cual cada unidad debe realizar
los procesos de transferencia de documentos que entran en la etapa
correspondiente al segundo nivel dentro del ciclo de vida de los
documentos.
16
2. Solicitudes de Transferencia, cuando un departamento realiza el inventario
de la documentación que ya paso en su vigencia en los archivos de gestión,
solicitará por escrito al archivo central la transferencia de los documentos y
le adjuntara as listas de remisión correspondientes. En triple ejemplar
original para el registro de ingresos al depósito de documentos, una copia
para el expediente de la unidad productora y una copia que se devuelve a
la unidad una vez verificado que los contenidos de la cajas corresponda
con la información brindada en las listas de remisión
3. Autorización del Archivo Central, de acuerdo con el calendario de

transferencia, se asignará por parte del archivo central, una fecha en la que
se recibirá los documentos en el depósito del archivo central. Está
autorización siempre se debe comunicar por escrito.
4. Forma de embalaje de los documentos, el archivo central facilitará las cajas

de archivo, el personal del mismo es el que brindará asesoría de cómo
utilizarlas. La cantidad de cajas se determinará de acuerdo con la
información brindada por la oficina productora en función a la cantidad de
metros lineales, unidades documentales, soportes y tamaños de los
documentos que señalen las Listas de Remisión. Al ingresar los
documentos al archivo Central deben estar limpios y completamente
organizados conforme al cuadro de clasificación anexo en el presente
Manual.
5. La trasferencia se realizara ajustándose a un calendario de permanencia, y

aplicando el formulario de Relaciones de Entrega, se trata de un formulario
normalizado que sirve como acta de entrega de documentación de un
archivo a otro, su uso es obligatorio en cada uno de las fases de archivo.
Los datos mínimos que debe consignar son el nombre oficial de la
Institución el nombre de la dependencia (unidad organizacional), el nombre
del funcionario responsable de la transferencia, la unidad documental a
17
trasferir (expediente, serie, sección, fondo), la unidad de medida, la gestión
a la que corresponde, el título de las unidades documentales trasferidas y
los topes cronológicos.
18
ANEXO 3
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SERIES TIPOS DOCUMENTALES DESCRIPCIÓN TABLA DE
DEL VALOR RETENCIÓN
CORRESPONDENCIA  CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ADMINISTRATIVO 2 AÑOS
ADMINISTRATIVA NO DESPACHADA
CONTABLE  CORRESPONDENCIA INTERNA
 COMANDO FFAA EJTO NAL FNB
 RECEPCIÓN SEGURO SOCIAL
 APORTES VOLUNTARIOS
 AGREGADOS FAB
 KARDEX GENERAL
CORRESPONDENCIA  COMPROBANTES DE EGRESO FISCAL 5 AÑOS

CONTABLE  COMPROBANTES DE DIARIO
 COMPROBANTES DE INGRESO
 LIBRO MAYOR
 ESTADOS DE CUENTA
 FONDO ROTATIVO
 INVENTARIO
 RECIBO OFICIAL
 EXTRACTOS BANCARIOS
 FICHA DE AFILIACIÓN
CORRESPONDENCIA  MEMORAMDUM LEGAL 15 AÑOS
JURIDICA  CIRCULARES
 ACTAS
 RESOLUCIONES
 CONTRATOS DE PRÉSTAMOS
 CONTRATOS DE TRABAJO
 ESTATUTOS
DOCUMENTOS
ESENCIALES PERMANENTE INDEFINIDO
ANEXO 4
FORMULARIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO DE GESTION Y/U OFICINA
DÍA MES AÑO
DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE Y APELLIDO DEL SOLICITANTE CARGO O DESIGNACION
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO NÚMERO DE FOJAS
FIRMA DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO FIRMA DEL SOLICITANTE

ENTREGUÉ CONFORME RECIBI CONFORME
ANEXO 5
FORMULARIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO CENTRAL
CONSULTA No
FECHA
DÍA MES AÑO
DATOS DEL SOLICITANTE

UNIDAD DEL SOLICITANTE
NOMBRE Y APELLIDO DEL SOLICITANTE CARGO O DESIGNACION
DATOS DEL DOCUMENTO

FECHA DEL
DOCUMENTO
DÍA MES AÑO
SIGNATURA DEL DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO SOLICITADO
MOTIVO DE LA CONSULTA
NOTA: Una vez llenado, este formulario se queda definitivamente en Archivo Central. El tiempo máximo
préstamo del documento es de 30 días; pasado este plazo, el solicitante debe devolver obligatoriamente la
documentación o solicitar su prorroga.
RESPONSABLE SOLICITANTE
DE ARCHIVO
………………………………….
____________________ _____________________ FECHA DE DEVOLUCION
SELLAR SOLO CUANDO SE
ACLARACIÓN DE FIRMA ACLARACIÓN DE FIRMA REALICE LA DEVOLUCION
ANEXO 6
FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

(Llenar este formulario en dos ejemplares, uno para Archivo remitente y otro para Archivo Central)
Organismo productor
Unidad Remitente
Hoja No.
LUGAR
Código de clasificación FECHA DE TRANSFERENCIA
DÍA MES AÑO
Tipología documental
No. Serie Expediente Tema y/o asunto Fechas No. de carpeta No. de Observaciones
extremas y/o folders fojas
EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE……………...............Y LA CANTIDAD DE……………EXPEDIENTES
RESPONSABLE REVISIÓN RECEPCIÓN

DE ARCHIVO JEFE INMEDIATOSUPERIOR ARCHIVO CENTRAL
------------------------------ ---------------------------------- -------------------------------------

(Aclaración de firma) (Aclaración de firma) (Aclaración de firma)
ANEXO 7
CENSO DOCUMENTAL
ARCHIVOS DE GESTION / OFICINA
Fecha de elaboración………………………………….al…………………………………………………..
Responsable de elaboración……………………………….… …………………………………………….
Responsable de la Unidad……………………………Cargo………………………………………………
1. Nombre de la Unidad……………………………..……………………………..............Código………….
1. Tipo de la Unidad Público Reservado
1. Unidad de la descripción Sección Serie
1.4 MEDICIÓN DOCUMENTAL

Metros Lineales Fechas Extremas
Cronológico Alfabético Numérico Geográfico
Otros………………………………………………………………………………………………………..
(Describir su tipología y los criterios por los qué se realiza)
(Describir si se realiza este servicio y bajo que normativas)
(Describir si existen documentos originales y/o copias en otras unidades)
Soporte:
Dimensiones:
Cantidades:
ANEXO 8
No. Reg.:
FORMULARIO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O DE FONDO: Mutualidad Teniente General Germán Busch
UNIDAD……………………..…..Responsable…………………………………….Cargo…………………
DEPENDENCIA……………….Responsable………………………………………Cargo…………………
Responsable de la documentación…………………Fecha de inicio……………Conclusión……………
FECHAS
TÍTULO DE LA
EXTREMAS Mts. Tipología Soporte Unidad de Observaciones
No. SERIE Cantidad
INICIO Ln Documental Documental conservación
DOCUMENTAL
FINAL
ANEXO 9
MARBETES DE LOMOS
MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL
GERMÁN BUSCH GERMÁN BUSCH
CAJA No. UNIDAD
UNIDAD SERIE
SERIE SUBSERIE
FECHAS EXTREMAS FECHAS
DESCRIPCIÓN No. DE CARPETA
Marbete Lomo de Caja de Archivo Marbete Lomo Archivador de Palanca

ANEXO 10
CONSIDERACIONES DE ADECUACIÓN DE AMBIENTE
Las sugerencias toman en cuenta los requerimientos necesarios para que el Archivo Central
pueda desempeñar funciones en óptimas, condiciones considerando lo siguiente
DEPENDENCIAS
Para un buen funcionamiento del Archivo Central se propone la siguiente estructura:
DIRECCIÓN
PROCESOS TÉCNICOS
SALA DE CONSULTA
ARCHIVO
Por la naturaleza del espacio físico asignado, los ambientes de la Dirección, Procesos
Técnicos y Sala de Consulta se encontrarán separados del Archivo, el que estará cerrado por
los cuatro costados y contará con una puerta metálica de acceso.
 El depósito de archivo ocupará el 70% de la superficie del ambiente.

 El revestimiento de los muros estará con aislantes que eviten la generación de la
humedad en el ambiente
 Tanto el suelo como el techo del ambiente deben ser readecuados e
impermeabilizados.
 Se adecuara uno de los muros con un extracto-ventilador para la oxigenación de la
documentación
 Se readecuara la ubicación y cantidad de toma de corriente, interruptores y puntos
de conexión a teléfono e internet
 Deberá readecuarse la luminaria de los ambientes de trabajo y sala de consulta, los
que no deberán exceder a los 55 watts
MOBILIARIO
Para la ubicación física de los documentos, se requerirá estantería con las siguientes
características:
 Solidez, los documentos de archivo son pesados, un metro lineal puede alcanzar los
100 Kg. Por lo tanto la estantería tendrá el espesor suficiente para soportar este
peso sin deformarse.
 Los estantes deberán estar pintados o esmaltados con antioxidante
 Deberán ser manejables, tipo mecano.
 Los estantes deben ser de doble cuerpo y cada bandeja medirá 30 cms ancho por
90 cms de largo y 1.90 cms de alto.
RECOMENDACIONES PARA SU INSTALACION
 Deben estar separados del piso de 15 a 20 centímetros

 No deben ser colocados directamente contra las paredes sino separados de ellas
por lo menos 7,5 cm. para facilitar el flujo del aire a su alrededor
SISTEMA DE SEGURIDAD
Será necesario contar con:
 Un extintor de espuma para su uso en caso de incendio

 Un extracto-ventilador para que no se concentre el ambiente y tenga oxigenación
 Termómetro Higrómetro para que proporcione información precisa sobre la
temperatura y la humedad.
ANEXO 11
FUNCIONES GENERALES DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO
1. UNIDAD DEL SISTEMA DE TRÁMITES DE LA MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL

GERMÁN BUSCH
1.1 FUNCIÓN
Se constituye en la única vía oficial de ingreso y salida de la documentación, aspecto que
determina que ninguna documentación que ingrese o salga de la Mutualidad Teniente
General Germán Busch tenga valor legal sin haber pasado previamente por esta unidad,
Entre sus funciones están recepcionar, registrar, despachar, regular y controlar la
correspondencia, para su posterior distribución a las unidades que corresponda.
Deberá además realizar el seguimiento de la documentación en trámite y brindar

información al afiliado y personal administrativo sobre su ubicación y estado de la
documentación.
2. UNIDAD ARCHIVO DE GESTIÓN Y/U OFICINA
2.1 FUNCIÓN
Los archivos de gestión y/u oficina se encargan de aplicar las normas archivísticas
establecidas lo que incluye: clasificación, organización y control de la documentación, cuya
finalidad es de tener acceso a la información documental para su posterior utilización. Los
funcionarios desarrollarán sus actividades archivísticas apoyadas en la ¨Guía
Procedimental de la Organización de Archivos¨ y serán supervisadas por el jefe de Archivo
Central.
Los funcionarios son directos responsables de la documentación una vez que ésta ha sido
recepcionada en la unidad y se encargan de hacer el seguimiento correspondiente hasta
que el trámite haya concluido su proceso en dicha unidad.
La unidad deberá prestar servicio de consulta de la documentación, bajo su custodio y
transferir está de acuerdo con la Tabla de Retención Documental al Archivo Central
aplicando el formulario de Transferencia documental.
2.2 UBICACIÓN
Las unidades de archivo de gestión y/u oficina, están ubicadas en diferentes
departamentos de la institución los mismos dependen de los mandos medios, según la
estructura orgánica de la Mutualidad Teniente General Germán Busch.
3. UNIDAD DEL ARCHIVO CENTRAL INSTITUCIONAL

3.1 FUNCIÓN
El Archivo Central es responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar y controlar las actividades archivísticas en el ámbito institucional, así como de la
conservación de la documentación proveniente de los archivos de gestión y/u oficina
Además, concentra la documentación inactiva de la institución, proveniente de los archivos

de gestión, los que transfieren sus documentaciones de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental para su posterior tratamiento.
En esta unidad se organiza la documentación en secciones y subsecciones de archivo, en

series y subseries documentales, hasta llegar a concretar la ordenación de carpetas que
conforman los expedientes aplicando para ello el cuadro de clasificación y en sujeción a
los principios básicos de la archivística, de procedencia y orden original
El Archivo Central es el responsable de custodiar, resguardar, conservar, organizar y
proporcionar acceso oportuno a la documentación cuando ésta sea requerida.
3.2 UBICACIÓN
El Área de Archivo Central está ubicado en la planta baja de las oficinas de MUGEBUSCH
ubicado en pleno centro de la ciudad de La Paz en la calle Juan José Pérez No. 268 2do.
Piso.
ANEXO 12
GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
Definiciones tomadas del Glosario de la Norma Internacional de Descripción

Archivística (ISAD-G 2000)
1. Acceso: Facultad de utilizar el material de un fondo, sometida por regla general a

determinados normas y condiciones.
2. Autor: Persona física o entidad responsable del contenido intelectual de un documento.

No debe confundirse con los productores.
3. Colección: Conjunto artificial de documentos que se basa en posesión física y que no

siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los
documentos.
4. Descripción Archivística: Elaboración de una representación, organizada exacta de la

unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su
contexto y el sistema que los ha producido.
5. Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con

independencia de su soporte o características.
6. Documentos de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo

documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en
el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
7. Entidad: Organización o grupo de personas identificados con un nombre propio que
actúa o puede actuar con plena autonomía. (Corporate Body.)
8. Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para

uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren
al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de
la serie.
9. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte

producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia,
entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
10. Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado

los documentos en el desarrollo de su propia actividad. No debe confundirse con
coleccionista.
11. Organización: procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consiste en

analiza y disponer los documento de acuerdo con los principios archivísticos.
(Arragement)
12. Procedencia: Relación existente entre los documentos y las organizaciones o

personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el
desarrollo de su propia actividad. (Provenance)
13. Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o

conservados formando una unidad con resultado de una misma acumulación, del
mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tiene una forma particular; o
como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o
utilización. La serie se denomina también serie documental.
14. Soporte: Materia física en la que se soporta la información registrada (por ejemplo,
tableta de barro, papiro, papel, volumen, encuadernado, pergamino, película, cinta
magnética). (Médium)
15. Subfondo: subdivisión del fondo consisten en un conjunto de documentos

relacionados entre sí que corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que lo origino y cuando esto no es posible con agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando
el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez
tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la
estructura jerárquica de la unidad primaria subordinada.
16. Tipo Documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus
características físicas (por ejemplo: acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo,
diarios, dietarios, libros de actas). (Form)
17. : Palabra, frase o grupo de caracteres que sirve para denominar la unidad de
descripción. (Tittle)
18. Unidad de Descripción: Documentos o conjunto de documentos, cualquiera que sea

su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la base de una única
descripción. (Unit or descripción)
19. Valoración: Procedimiento que permite determinar el calendario de conservación de

los documentos de archivo.
ANEXO 13
FOTOGRAFIAS
1. Instalaciones de la “MUTUALIDAD TENIENTE GENERAL GERMÁN BUSCH” ubicada en

pleno centro de la ciudad, en la calle Juan José Pérez Nº 268 2º piso entre las calles 20 de
octubre y 6 de agosto.
2. Espacio físico e iluminación inadecuados 3. Todo espacio disponible es útil
4. La documentación de gestión conservada en 5. La documentación invade todo

gaveteros deteriorados y cajas de cartón resquicio útil
6. La capacidad potencial de almacenaje ha sido rebasada por la documentación de gestión, que
se encuentra hacinada encima de gaveteros y cajas de cartón
7. Los expedientes han perdido su orden 8. Empastados de comprobantes contables

original y se encuentran al borde del caos total apilados sin organización alguna
9. Carpetas de palanca con
10. Espacio físico y mobiliario
documentación contable incompleta
inadecuado para la conservación del
de hace cinco gestiones
fondo documental de la Mutualidad
11. Selección, clasificación, organización de la memoria institucional de MUGEBUSCH

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA

PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR

POSTULANTE: SUSANA JENNY SEJAS CAVERO

TUTOR: LIC. FREDDY LUIS MAIDANA RODRÍGUEZ

a) Formulación del problema 2

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO

1.1 IMPORTANCIA DE DOCUMENTO 8

CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO

2.1 TIPO DE ESTUDIO 47

CAPÍTULO III MARCO INSTITUCIONAL

CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE SITUACIÓN

4.1. RECURSOS HUMANOS 56

CAPÍTULO V IMPLEMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL

5.1. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS GENERAL / ESPECÍFICO 95

A - 1 CUESTIONARIO DIRIGIDO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO EN

A-6 FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

A mis más preciados tesoros, bendiciones de

En la Actualidad los gobiernos generan gran cantidad de documentos que deben

El proyecto está conformado por cinco capítulos, que se refieren a diversos

El primer capítulo está dedicado al Marco Teórico, que es el que sustenta el

Se conceptualiza la tipología de los archivos y los plazos de permanencia en cada

El tercer capítulo se refiere al marco institucional de la Mutualidad Teniente

El domicilio legal de MUGEBUSCH es la ciudad de La Paz donde funciona la

El cuarto capítulo desarrolla el Análisis de Situación de acuerdo con los datos

El quinto capítulo plasma los resultados del trabajo de investigación ya que

En este mismo capítulo se delimita y desglosa el plan de acción mediante el

La administración se enfrenta cada día más y más a una gran cantidad de

La gran dificultad que entorpece la ejecución de los procesos administrativos; es la

Varias instituciones públicas del país, a partir de 1994, se encuentran

Entre estas instituciones se encuentran los Ministerios de Justicia (Ministerio de

Los Archivos de gestión de MUGEBUSCH adquieren un gran valor por

El presente proyecto propone un plan estratégico de la Organización y

Considerando la calidad y cantidad de documentación originada en el

a) Formulación del Problema

El fondo documental del Archivo Central de la Mutualidad Teniente General

Los archivos de gestión se hallan organizados de manera instintiva. La

Esta situación ha ocasionado dificultad en el acceso a la documentación por

El punto más delicado que se identificó es la falta de conocimiento del personal

Ante esta situación, se formula el problema a través de la siguiente pregunta:

La implementación de una Organización y Sistematización adecuada en el Archivo

Con la promulgación de la ¨Ley 1178, por primera vez se señala la obligatoriedad

El Decreto Supremo 28164 de la Legislación Archivística Boliviana”5, garantiza el

La Ley 2341 de Procedimientos administrativos, establece las responsabilidades

c) Breve Presentación de cada uno de los Capítulos

El presente proyecto está conformado por cinco capítulos, que se refieren a

El primer capítulo está dedicado al Marco Teórico, que recoge de manera

El segundo capítulo hace referencia al Marco Metodológico empleado en el

El tercer capítulo se refiere al marco institucional de la Mutualidad Teniente

El cuarto capítulo desarrolla el Análisis de Situación de acuerdo con los datos

El quinto capítulo plasma los resultados del trabajo de investigación ya que

Desde la antigüedad los documentos han sido utilizados como referencia de

En la cultura hebrea existió este conjunto de tradiciones orales que algunos

Imperios como los sumerios, babilonios, persas, osirios dejaron escritos en

En el extremo Oriente, tablillas de madera, trozos de carey del caparazón de

1.2 DOCUMENTOS DE ARCHIVO

El Consejo Internacional de Archivos (CIA), en su interés de alcanzar consenso en

¨Entre los componentes de Archivo se manejan un concepto más amplio¨8, a