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    Tema I Categorías de Archivo

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    Alex Roberto Melo
    El documento presenta las categorías y procesos de archivo público según la Regla Técnica Nacional, incluyendo definiciones, atribuciones, principios de organización, valoración, clasificación, descripción, inventario, transferencias y disposición final de documentos.

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    Descripción original:

    CATEGORÍAS_DE_ARCHIVO

    Título original

    TEMA_I_CATEGORÍAS_DE_ARCHIVO

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    GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

    TEMA I: CATEGORÍAS DE ARCHIVO

    MAYO 2021
    Operador de capacitación calificado por la SETEC
    Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
    Públicos

    Operador de capacitación calificado por la SETEC


    Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
    Públicos

    • Principios generales:

    Operador de capacitación calificado por la SETEC


    Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
    Públicos

    • Principios generales:

    Operador de capacitación calificado por la SETEC


    Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
    Públicos

    • Definiciones:

    Operador de capacitación calificado por la SETEC


    Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
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    • Definiciones:

    Operador de capacitación calificado por la SETEC


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    Operador de capacitación calificado por la SETEC


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    • Atribuciones de la Unidad Productora:

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    • Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo:

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    • Atribuciones del Archivo Central:

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    • Procesos relativos a la Gestión Documental y Archivo:

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    • Registro documental:

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    • Identificación de Documentos de Archivo:

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    • Estructura orgánica institucional para el CGCD:

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    • Cuadro General de Clasificación Documental (CGCD):

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    • Integración de expedientes:

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    • Ordenación documental:

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    • Cierre, expurgo y foliación del expediente:

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    • Descripción archivística.- Se realiza con el fin de identificar, gestionar,


    localizar y explicar los documentos de archivo, así como para darles
    contexto en el sistema institucional que los ha producido y es
    fundamental para facilitar la localización y consulta de los expedientes.
    • Inventario documental.- Los inventarios documentales son los
    instrumentos para el control, la gestión y la consulta de los expedientes
    que obran en cada uno de los archivos de las entidades públicas, en
    ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el
    contexto del Cuadro General de Clasificación Documental. Todos los
    Archivos de Gestión deberán elaborar el inventario general por
    expediente correspondiente a su unidad y el Archivo Central elaborará
    el inventario general de expedientes global de la entidad pública.

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    • Inventario documental:

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    • Carátula de expediente y caja de archivo:

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    • Evaluación documental.- Es una actividad archivística que incluye


    las etapas de valoración, selección y disposición final de las series
    documentales.

    1. Valoración.- Etapa en la que se determinan los valores primarios y


    secundarios de las series documentales.
    2. Selección.- Actividad en la que se divide las series documentales a
    conservar y a eliminar, utilizando como insumo la Tabla de Plazos de
    Conservación Documental.
    3. Disposición final.- Ejecución de procedimientos para la baja
    documental o transferencia final.

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    • Valoración documental:

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    • La valoración documental.- Se lleva a cabo durante el proceso de


    elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental y se
    ratifica o modifica al generar los inventarios de transferencias o de
    baja documental.
    1. Valores primarios.- Son los valores que tienen los documentos
    cuando se encuentran en la dependencia originadora se subdividen
    en valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.
    2. Valores secundarios.- También denominado histórico o permanente y
    se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital
    adquiere el valor acrecentado por el tiempo y sirve como fuente para
    la investigación histórica y la acción cultural.

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    • Identificación de valor secundario, permanente o histórico:

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    • Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD):

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    Pautas generales relativas a la TPCD:


    a. Los plazos de conservación que se establezcan contarán a partir de la conclusión o cierre del
    asunto de los expedientes de la serie correspondiente. Para el caso de series documentales
    con carácter reservado, los plazos de conservación contarán a partir de su desclasificación.
    b. Todas las entidades públicas están obligadas a incorporar la Tabla de Plazos de Conservación
    Documental como herramienta técnica para la gestión, conservación, transferencias
    primaria, secundaria y final, así como para la disposición final de los expedientes.
    c. En la fijación de plazos se deberá observar la normativa jurídica aplicable a la entidad pública
    y la frecuencia de uso de los expedientes que satisfagan las necesidades de gestión presentes
    y futuras.
    d. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces consolidará y aprobará
    la Tabla de Plazos de Conservación Documental de la entidad pública, previo a remitir esta
    herramienta a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector para su
    respectiva validación.

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    • Transferencias documentales:

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    • Bajas documentales:

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    REFLEXIÓN

    “Ya que sin archivo, no hay memoria, un país sin memoria es


    igual que un individuo con alzhéimer, no sabe de donde viene
    ni a donde va...”
    Anónimo

    Gracias.
    Operador de capacitación calificado por la SETEC

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