E4 Informacion Documentada

E4: INFORMACIÓN DOCUMENTADA
JULIANA ALZATE RODRÍGUEZ

ANGIE CAROLINA LÓPEZ LOAIZA
YESID STIWARD PÉREZ VERGEL
LEONARDO VÁSQUEZ TRIANA
FACULTAD DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUAL, INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

ANTONIO JOSÉ CAMACHO
SISTEMA DE GESTIÓN DE SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
NANCY RODRIGUEZ BASTIDAS
22 DE ABRIL DE 2022
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN................................................................................................................ 1
1. OBJETIVO................................................................................................................... 1
2. ALCANCE.................................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES............................................................................................................ 1
4. RESPONSABILIDADES...............................................................................................2
5. DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES................................................................................2
6. No. VERSION.............................................................................................................. 4
7. FECHA DE APROBACION..........................................................................................4
8. REGISTRO.................................................................................................................. 7
9. CONTROL DEL CAMBIOS..........................................................................................7

Código: GC-SST-PRO-01
Versión: 01
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Fecha: Abril 22 de 2022
Página: 1 de 7
PRESENTACIÓN
Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deben de

estar documentados y codificados de acuerdo a la normatividad legal vigente, y su
funcionalidad es dar un orden jerárquico y organizacional, con la idea de orientar al
administrador del SGSST sobre la totalidad de los documentos existentes.
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la solicitud, elaboración, revisan, aprobación, modificación,

retención, y anulación de los documentos que conforman el SGSST.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todos los documentos del SGSST y para el
profesional y auxiliar SST.
3. DEFINICIONES
Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio

magnético o sistematizado.
SST: Seguridad, Salud en el Trabajo.
Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de

papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o
fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Versión: 01
Página: 2 de 7
Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se

han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente
identificados como tal.
Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.
Aprobación de Documentos: Acto mediante el cual damos validez y vigencia a los

requisitos que contiene el documento.
4. RESPONSABILIDADES
 REPRESENTANTE LEGAL
Es responsabilidad del Representante Legal la aprobación de documentos que se

generen dentro del sistema de gestión SST.
 LIDER RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO SG-SST
Es responsabilidad del Líder del SG- SST el control de documentos y registros.
5. DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES
5.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del SGSST, se elaboran cuando surge la necesidad internamente por la
empresa, o la normatividad a si lo indique.

Versión: 01
Página: 3 de 7
5.2. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS
El coordinador de SST elabora los documentos y los adapta al diseño interno de la

empresa, verificando que estén legibles y fácilmente identificables; les coloca su
respectiva fecha de vigencia, numero de revisión y código de identificación.
Posteriormente se direccionan al director del SG-SST para su revisión; y finalmente
después de ser revisados pasan al comité de calidad para su aprobación final.
Después de revisado y aprobados, el coordinador del SG-SST los registra en el listado
maestro de documentos.
5.3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
5.3.1. Encabezado y Codificación
3. CODIGO:
4. VERSION:
2. NOMBRE DEL DOCUMENTO O
1.LOGO 5.FECHA
REGISTRO
APROBACIÓN:
6.PAGINA:
1. LOGO
Se utilizará el logo de la empresa FUMINDUSTRIAL ASESORES AMBIENTALES S.A.S
2. NOMBRE DEL DOCUMENTO
Casilla en la cual se colocará el nombre del documento o registro.

Versión: 01
Página: 4 de 7
3. CODIGO
Es la codificación de los documentos la cual tendrá que codificarse siempre con la

GC-SST-CODIGO DEL DOCUMENTO-NUMERO (consecutivo)
Ejemplo: GC-SST-FOR-01
NOMBRE CODIGO
Manual MN
Procedimiento PRO
Programa PG
Matriz MZ
Formato FOR
Instructivo IT
6. No. VERSION
Compuesto por un (1) campo, que hace referencia al número de revisiones que ha tenido
el documento. Que iniciará con el No. REV 01
7. FECHA DE APROBACION
Indicará la fecha a partir de la cual se encuentra aprobada la aplicación del documento o

registro.
7. PAGINA 1 de n
Esta casilla hace referencia al número de páginas con que cuenta el documento y en
cualquier parte del mismo saber en qué página nos podemos ubicar.

Versión: 01
Página: 5 de 7
5.4. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Una vez realizado el cambio en un documento, se modifica el número de revisión del

documento y la fecha de vigencia del mismo.
5.5. CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS
Todo documento del sistema de gestión SST y documentos en general que sufran algún
cambio, quedarán registrados en el listado maestro de documentos, donde quedan
reflejados las revisiones de los documentos, detalles de los cambios, cargo responsable
del documento, entre otros.
5.6. DOCUMENTACIÓN OBSOLETA
Cuando se realice una revisión y/o apruebe una vigencia de un documento controlado,
este sustituye a la vigencia anterior y los obsoletos son recopilados y se deben conservar
según las normas archivística en la carpeta destinada.
5.7. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Los documentos externos requeridos por el Sistema SST son controlados en el listado
maestro de documentos externos.
Todo documento externo controlado que pierda vigencia se retira de los puntos de uso, se
procede a su actualización y posterior reubicación.

Versión: 01
Página: 6 de 7
5.8. CONTROL DE REGISTROS
Identificación: la identificación de los registros magnéticos y físicos se hacen como están

definidos en el ítem 5.3 de este procedimiento.
Almacenamiento: Los registros se almacenan dependiendo del medio en que se

encuentren físicos o magnéticos.
a. Almacenamiento físico: Se hace de acuerdo a las necesidades en

archivadores, escritorios, debidamente marcados en donde los registros pueden
organizarse en carpetas o fólderes.
b. Almacenamiento magnético: En los equipos de escritorio de cada responsable

(por carpetas –identificando el tema o cliente) o en los correros electrónicos.
En el caso de los correos electrónico se sugiere las siguientes recomendaciones:
 Clasificar los mensajes por temas, fechas

 Crear carpetas personales por tema en el correo electrónico (transitorio)
Protección y legibilidad: Los registros que se encuentran en papel, deben estar

protegidos en carpetas, AZ o fólderes, de tal forma que se garantice su preservación
contra factores que pueden causarles deterioro como la lluvia y la humedad. Para el caso
de la protección de los registros en medio magnético, se realizan Back up de la
información de la base de datos que soportan el Sistema como mínimo cada mes,
garantizando confidencialidad y uso. Como segunda medida para registros físicos, se
debe asegurar que los registros sean legibles y no estará permitidas tachaduras,
enmendaduras ni el uso del corrector. En caso de presentarse alguna corrección (Si
Aplica), se trazará una línea oblicua sobre el registro erróneo, colocando un asterisco (*),
y en la parte inferior de la hoja se coloca la corrección.

Versión: 01
Página: 7 de 7
Recuperación: Para recuperar los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad,

Salud en el trabajo en el listado maestro de documentos y registros se tiene en cuenta la
identificación, vigencia, ubicación, responsable del archivo, etc. Este listado es
actualizado por el Líder del sistema SST.
Tiempo de Retención y Disposición: El tiempo de retención y disposición final de cada

registro se establece teniendo en cuenta las disposiciones obligatorias de ley y la
experiencia en el manejo de los mismos. Esta información se registra en el Listado
Maestro de Registros.
8. REGISTRO
 GC -FOR-03 Caracterización de procesos
9. CONTROL DEL CAMBIOS

CONTROL DEL CAMBIO
FECHA DE VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

EMISION/REVISION No
10. ANEXOS
 GC-SST-FOR-30 Listado Maestro
ELABORO: REVISO: APROBO:
____________________ ____________________ _____________________

xxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx
Director del Sistema SST. Comité de Calidad

Versión: 01
Página: 8 de 7

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FACULTAD DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUAL, INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

9. CONTROL DEL CAMBIOS..........................................................................................7

Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deben de

Definir los lineamientos para la solicitud, elaboración, revisan, aprobación, modificación,

Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio

SST: Seguridad, Salud en el Trabajo.

Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de

Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se

Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

Aprobación de Documentos: Acto mediante el cual damos validez y vigencia a los

Es responsabilidad del Representante Legal la aprobación de documentos que se

 LIDER RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y

Es responsabilidad del Líder del SG- SST el control de documentos y registros.

5.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

5.2. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El coordinador de SST elabora los documentos y los adapta al diseño interno de la

5.3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

5.3.1. Encabezado y Codificación

Se utilizará el logo de la empresa FUMINDUSTRIAL ASESORES AMBIENTALES S.A.S

2. NOMBRE DEL DOCUMENTO

Casilla en la cual se colocará el nombre del documento o registro.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Es la codificación de los documentos la cual tendrá que codificarse siempre con la

Indicará la fecha a partir de la cual se encuentra aprobada la aplicación del documento o

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

5.4. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Una vez realizado el cambio en un documento, se modifica el número de revisión del

5.5. CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

5.6. DOCUMENTACIÓN OBSOLETA

5.7. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

5.8. CONTROL DE REGISTROS

Identificación: la identificación de los registros magnéticos y físicos se hacen como están

Almacenamiento: Los registros se almacenan dependiendo del medio en que se

a. Almacenamiento físico: Se hace de acuerdo a las necesidades en

b. Almacenamiento magnético: En los equipos de escritorio de cada responsable

En el caso de los correos electrónico se sugiere las siguientes recomendaciones:

 Clasificar los mensajes por temas, fechas

Protección y legibilidad: Los registros que se encuentran en papel, deben estar

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Recuperación: Para recuperar los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad,

Tiempo de Retención y Disposición: El tiempo de retención y disposición final de cada

 GC -FOR-03 Caracterización de procesos

9. CONTROL DEL CAMBIOS

FECHA DE VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

 GC-SST-FOR-30 Listado Maestro

ELABORO: REVISO: APROBO:

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