7.1 Procedimiento de Gestión de Proveedores y Contratistas

SISTEMA DE GESTIÓN DE Código: PR-SST-003
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO Fecha: 8/11/2021
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Versión: 001
1. Objetivo
Definir los lineamientos necesarios para que la empresa pueda llevar a cabo la selección,
evaluación y reevaluación de los proveedores siguiendo los requisitos contemplados en la
normatividad.
2. Alcance
El procedimiento de gestión de proveedores y contratistas aplica para el personal que no

se encuentra vinculado por medio de un contrato laboral, como lo son todas aquellas
personas que prestan un servicio externo al interior de la empresa.
3. Definiciones
ACCIDENTE DE TRABAJO: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del servicio contratado o prestado, y que produzca en la persona una lesión
orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
FACTOR DE RIESGO: Es toda condición generada en la realización de una actividad que
puede afectar la salud de las personas.
HIGIENE INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la
identificación, evaluación y control de los agentes y factores del ambiente que puedan
afectar la salud de las personas en el desarrollo de una actividad.
CONTRATISTA: es la persona física o jurídica que se obliga mediante contrato para
ejecutar una obra a cambio de un precio pactado en un tiempo determinado.
PROVEEDOR: es una empresa o persona física que proporciona bienes o servicios a otras
personas o empresas.
RIESGO: Es la combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un
evento peligroso.
INCIDENTE: Es el suceso acaecido en el curso de una actividad o en relación con esta, que
tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que
sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
4. Marco legal
NORMA ARTICULOS DESCRIPCIÓN
Decreto 1072 del Artículo 2.2.4.2.2.16. Obligaciones del Por medio del cual se
2015 contratista. El contratista debe cumplir expide el Decreto Único
con las normas del Sistema General de Reglamentario del
Riesgos Laborales, en especial, las Sector Trabajo.
siguientes: 1. Procurar el cuidado
integral de su salud. 2. Contar con los
elementos de protección personal
necesarios para ejecutar la actividad
contratada, para lo cual asumirá su
costo. 3. Informar a los contratantes la
ocurrencia de incidentes, accidentes de
trabajo y enfermedades laborales. 4.
Participar en las actividades de
Prevención y Promoción organizadas
por los contratantes, los Comités
Paritarios de Seguridad y Salud en el
Trabajo o Vigías Ocupacionales o la
Administradora de Riesgos Laborales. 5.
Cumplir las normas, reglamentos e
instrucciones del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST. 6. Informar oportunamente a los
contratantes toda novedad derivada
del contrato.
Artículo 2.2.6.1.3.2. Certificación sobre
cesación laboral expedida por el
empleador.
PARÁGRAFO. En el caso de los
trabajadores independientes
contratistas, la certificación de cesación
será equivalente a la constancia sobre
terminación del contrato que emita el
contratante o al acta de terminación
del contrato, en los mismos términos y
con las consecuencias previstas en el

presente artículo.
Resolución 0312 Artículo 14: Selección y evaluación de Por la cual se define los
del 2019 proveedores y contratistas. Dentro de Estandartes Mínimos
los parámetros de selección y del SG-SST
evaluación de proveedores y
contratista, el contratante podrá incluir
los criterios que le permitan conocer
que el proveedor o contratista cuenta
con los estándares mínimos
establecidos en la presente norma para
empresas de (11) a (50) trabajadores.
Artículo 19: Selección y evaluación de

proveedores y contratista. Dentro de
los parámetros de selección y
evaluación de proveedores y
contratista, el contratante podrá incluir
los criterios que le permitan conocer
que el proveedor o contratista cuenta
con los estándares mínimos
establecidos en la presente norma para
empresas con más de (50) trabajadores
clasificadas con el riesgo I, II, III, IV, y V
y las de (50) o menos trabajadores con
riesgo IV y V.
5. Responsables y Responsabilidades
 Gerente
 Planeación de las actividades que se desarrollen dentro de la empresa

Organizar los recursos de la entidad, Definir a donde se va a dirigir la empresa en
un corto, medio y largo plazo, entre otras muchas tareas.
 Comité de Compras

 Expedir la reglamentación necesaria para aplicar el régimen de

contratación
 Autorizar, dentro del ámbito de su competencia, las contrataciones

necesarias para la obtención o disposición de todos los bienes o servicios
que satisfagan las necesidades de la entidad
 Definir, con fundamento en lo que prevea el Régimen de Contratación, el

sistema y el procedimiento de contratación en los casos que se sometan a
su consideración.
 Decidir sobre las adjudicaciones de los contratos de acuerdo con los

elementos de juicio que se sometan a su consideración por parte de la
Subgerencia encargada del negocio, por el Departamento Jurídico y por el
correspondiente grupo técnico asesor.
 SST
 Entrega al área de compras los requisitos mínimos en seguridad y salud en

trabajo, basados en la normatividad legal vigente en temas de seguridad,
salud en el trabajo, riesgos laborales y en el SG-SST de la organización.
 Informa al contratista y lo capacita en el cumplimiento de estándares y
procedimientos de seguridad, al igual que en la identificación y el control
de los peligros y riesgos en su trabajo, en la prevención de accidentes de
trabajo y enfermedad laboral.
 Evaluará permanentemente el cumplimiento de las medidas
comprometidas, y de forma anual, revisará la actualización del SG-SST del
contratista.

 Proceso o área que requiere la adquisición o compras
 Realiza la solicitud de dichos requisitos a los contratistas, la información es

revisada por el responsable del SGSST de la organización.
 Selecciona los contratistas que cumplan con los requerimientos
anteriormente mencionados, tomando la decisión de contratación del
proveedor con base a las necesidades propias de la organización.
 Informa al responsable del SG-SST de la organización acerca del contratista
seleccionado.
6. Evaluación proveedores y contratistas
Proceso mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores y

contratistas, que tengan las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades
de la entidad.
Dentro de los parámetros de selección y evaluación de proveedores y contratistas, el
contratante podrá incluir criterios que le permitan conocer que la empresa a contratar
cuente con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” (Art.
2.2.4.6.4, Decreto. 1072 de 2015).
 El responsable del SG-SST entrega al área de compras los requisitos mínimos en

seguridad y salud en trabajo, basados en la normatividad legal vigente en temas de
seguridad, salud en el trabajo, riesgos laborales y en el SG-SST de la organización.
 El área de compras realiza la solicitud de dichos requisitos a los contratistas, la

información es revisada por el responsable del SGSST de la organización, quien
emite el concepto de cumplimiento o no de requisitos en materia de seguridad y
salud en el trabajo y riesgos laborales
 El área de compras selecciona los contratistas que cumplan con los requerimientos
anteriormente mencionados, tomando la decisión de contratación del proveedor
con base a las necesidades propias de la organización.

 El área de compras informa al responsable del SG-SST de la organización acerca del

contratista seleccionado.
 El responsable del SG-SST informa al contratista y lo capacita en el cumplimiento

de estándares y procedimientos de seguridad, al igual que en la identificación y el
control de los peligros y riesgos en su trabajo, en la prevención de accidentes de
trabajo y enfermedad laboral.
 El responsable del SG-SST al igual que en los cargos administrativos, realizará el

seguimiento al cumplimiento de las medidas de seguridad y salud en el trabajo por
parte del contratista.
 El responsable del SG-SST evaluará permanentemente el cumplimiento de las
medidas comprometidas, y de forma anual, revisará la actualización del SG-SST del
contratista.
 Procurar canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el

trabajo con dichos actores. De manera que, previo al inicio del contrato, el
contratante informe sobre los peligros y riesgos generales y específicos en la zona
de trabajo, así como sobre la forma de controlarlos y las medidas de prevención y
atención de emergencias. Y que el proveedor o contratista informe acerca de los
presuntos accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos durante el
periodo de vigencia del contrato, al igual que de los riesgos que se detecten.
 Verificar, antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la

obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la
rotación del personal por parte de los proveedores, contratistas y subcontratistas,
de conformidad con la normatividad vigente.
 Verificar, periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del

contrato en la empresa, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud
el trabajo por parte de los proveedores y contratistas.

7. Descripción del procedimiento
1. Realizar la búsqueda y registro de los proveedores:

Ante la necesidad de adquirir un bien o contratar la prestación de un servicio, el
comité de proveedores y el gerente debe realizar un análisis de los proveedores
que podrían realizar tales actividades e invitarlos a presentar oferta. Para ello
identificará en el mercado no más de cinco posibles proveedores y les comunicará
los requisitos exigidos; detallados a continuación:
PERSONA NATURAL:
 Formato Registro de proveedores
 Fotocopia del RUT
 Referencias Comerciales
 Lista de precios
PERSONA JURÍDICA:
 Formato Registro de proveedores
 Fotocopia del RUT
 Referencias comerciales
 Certificado de Calidad (si lo tiene)
 Certificado Cámara de comercio
 Lista de precios
2. Realizar la evaluación y selección del proveedor: Una vez identificados los

proveedores, estos se evalúan en atención a los siguientes criterios:
 Oferta de precios
 Términos de pago
 Plazos de entrega
 Portafolio
 Estructura Organizacional
 Experiencia y posicionamiento en el mercado.
La evaluación de los proveedores se hará haciendo uso del formato Selección de
proveedores y en la evaluación participará la Gerencia y el comité de
proveedores (si existe o fue conformado). En los casos en que los resultados de la
evaluación reflejen calificaciones iguales para dos o más proveedores, el comité
de proveedores decidirá la escogencia del proveedor en atención al análisis de
sus ventajas comparativas
3. Consolidar información de los proveedores: Cuando el proveedor es elegido
después de ser evaluado, se abre un fólder con la información del proveedor,
actualiza la Lista Interna de Proveedores y archiva los documentos de los
proveedores no elegidos
4. Evaluar el desempeño de los proveedores confiables: El comité de proveedores

hace seguimiento al desempeño del proveedor y en conjunto con el Gerente
realiza la evaluación de su gestión una vez al año, haciendo uso del formato
Evaluación del proveedor. Todos los proveedores, incluso a quienes se les realiza la
compra por una única vez, debe ser sometidos a la reevaluación. Los criterios que
se tendrán en cuenta para la reevaluación de los proveedores son:
 Oportunidad
 Cumplimiento de la promesa de servicio
 Calidad del producto/Servicio
 Servicio Postventa
 Disponibilidad
5. Retroalimentar a los proveedores evaluados: Los proveedores con una calificación

deficiente serán eliminados de la Lista Interna de Proveedores. Aquellos con una
calificación aceptable deberán emprender planes de acción para reparar las
desviaciones según las orientaciones de la Gerencia. En caso de que el proveedor
no corrija las anomalías detectadas, se eliminará definitivamente de la Lista Interna
de Proveedores. Una vez evaluados los proveedores, en un plazo no mayor de 30
días, la gerencia le informará a éstos los resultados obtenidos en las evaluaciones
con el fin de que realicen mejoras a su desempeño. Si transcurridos doce (12)
meses después de la última evaluación realizada a un proveedor, no se ha
realizado ninguna compra, la gerencia lo elimina de la Lista Interna de
Proveedores, excepto aquellos a los que se les realizan compras anuales. El
periodo de evaluación de los proveedores puede ser modificado ante una

disminución de su nivel de calidad o incremento de las no conformidades

detectadas
8. Anexos
9. Control de cambios
FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO


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El procedimiento de gestión de proveedores y contratistas aplica para el personal que no

con las consecuencias previstas en el

Artículo 19: Selección y evaluación de

 Planeación de las actividades que se desarrollen dentro de la empresa

Elaboró: Revisó: Aprobó:

 Expedir la reglamentación necesaria para aplicar el régimen de

 Autorizar, dentro del ámbito de su competencia, las contrataciones

 Definir, con fundamento en lo que prevea el Régimen de Contratación, el

 Decidir sobre las adjudicaciones de los contratos de acuerdo con los

 Entrega al área de compras los requisitos mínimos en seguridad y salud en

Elaboró: Revisó: Aprobó:

 Proceso o área que requiere la adquisición o compras

 Realiza la solicitud de dichos requisitos a los contratistas, la información es

6. Evaluación proveedores y contratistas

Proceso mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores y

 El responsable del SG-SST entrega al área de compras los requisitos mínimos en

 El área de compras realiza la solicitud de dichos requisitos a los contratistas, la

Elaboró: Revisó: Aprobó:

 El área de compras informa al responsable del SG-SST de la organización acerca del

 El responsable del SG-SST informa al contratista y lo capacita en el cumplimiento

 El responsable del SG-SST al igual que en los cargos administrativos, realizará el

 Procurar canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el

 Verificar, antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la

 Verificar, periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del

Elaboró: Revisó: Aprobó:

7. Descripción del procedimiento

1. Realizar la búsqueda y registro de los proveedores:

2. Realizar la evaluación y selección del proveedor: Una vez identificados los

4. Evaluar el desempeño de los proveedores confiables: El comité de proveedores

5. Retroalimentar a los proveedores evaluados: Los proveedores con una calificación

Elaboró: Revisó: Aprobó:

disminución de su nivel de calidad o incremento de las no conformidades

FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Elaboró: Revisó: Aprobó:

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