Planeacion
Planeacion
Planeacion
PLANEACIÓN
Cocepto
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar
los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto
sólo se puede lograr a través de la planeación.
Importancia
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puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para
afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia dónde se dirige la acción, permite
encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,
más no los elimina.
3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
“corazonadas” o emprimamos.
7. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a
través de las cuales operara la empresa.
10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
12. Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la
empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos.
15. Maximizar el aprovechamiento, del tiempo y los recursos, en todos los
niveles de la empresa.
Principios
Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya
aplicación es indispensable para lograr una administración racional.
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación
general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción
administrativa.
Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los
siguientes principios:
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factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos
numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
Tipología de la planeación
1. Estratégica.
2. Táctica o funcional.
3. Operativa.
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Etapas de la planeación
Propósitos
Se definen como:
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persiguen en forma permanente o sempiternamente, un grupo social.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la
empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones
debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo
social.
Toda organización debe establecer los propósitos como base para la
formulación de un plan. De los propósitos parte la acción inicial de un
organismo social; las siguientes cuatro características los diferencian de los
objetivos:
a) Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los
demás elementos.
b) Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
c) Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la
organización.
d) Sempiternamente, porque pueden abarcar un periodo determinado.
* Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para
los demás tipos de planes.
* Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de
acción que deben seguir al formular los planes.
* Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de
responsabilidad social.
* Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como
en su proyección hacia el futuro.
* Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las
directrices generales de los mismos.
Investigación
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científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de
explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La falta de aplicación del método científico al proceso administrativo, y
específicamente a la planeación, es contraria a sus principios básicos y sólo
puede originar resultados empíricos, mediocres y erróneos. Por tanto, la
planeación requiere invariablemente de la investigación para que pueda ser
objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera.
La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos
los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios
óptimos para conseguirlos.
Premisas
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que pueden afectar el desarrollo de un plan.
a) Tendencias Fiscales.
b) Tendencias en la legislación.
c) Economía.
d) Sociales.
e) Técnicas.
f) Otros factores.
Objetivos
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden
ser:
1. Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a
largo plazo.
2. Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la
empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o
mediano plazo.
3. Operacionales o específicos. Se establecen en niveles o secciones más
específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e
invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos
departamentales y, obviamente, de los generales.
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Aparte de que un objetivo de siempre reunir las dos características ya
comentadas, al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos:
* Asentarlos por escrito.
* No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
* Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración:
¿Que, como, donde, quién, cuándo y porqué?
* Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los
miembros de la organización.
* Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos
y confundas.
Estrategias
Políticas
Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos
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generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian
el logro de objetivos y facilitan la implementaron de las estrategias, habiendo
sido establecidas en función de estas.
Importancia
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:
• -Facilitan la delegación de autoridad.
• -Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrario ciertas
decisiones.
• -Evitan perdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
• -Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
• -Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
• -Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
• -Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
• -Facilitan la inducción del nuevo personal
Programas
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consecución.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente
procedimiento:
1. - Identificar y determinar las actividades comprendidas
2. - Ordenar cronológicamente la realización de las actividades
3. -interrelacionan las actividades. Es decir determinar que actividad debe
realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y por ultimo,
que actividades deben efectuarse posteriormente.
4. - Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios.
Clasificación:
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
1. - Tácticos Son aquellos que establecen únicamente para un área de
activadas.
2. -Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o
secciones de las que consta un área de actividad.
Importancia
La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:
• -Suministran información e indican el estado de avance de actividades
• -Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• -Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se
determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• -Determinan los recursos que se necesitan
• -Disminuyen los costos.
• -Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente.
• -Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
• -Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
• -Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Presupuestos
Características distintivas:
El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que:
• -Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente
• -Es un plan expresado en términos cuantitativos.
• -Es en general porque se establece para toda la empresa.
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• -Es especifico porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta
dividida la organización.
• -Es diseñado para un periodo determinado.
Procedimientos
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Los métodos son mas detallados que los procedimientos y se establecen en las
actividades rutinarias y repetitivas.
Dadas las características de los procedimientos en lo que se refiere a que son
muy específicos y detallados, su establecimiento, básicamente, corresponde al
nivel operativo.
Importancia:
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado
que:
• - Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
• - Promueven la eficiencia y especialización.
• - Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
• - Determinan como deben ejecutarse las actividades, y también cuando y
quien debe realizarlas.
• - Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente
Planes
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