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Planeacion

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ADMINISTRACIÓN Y CALIDAD

PLANEACIÓN

Cocepto
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar
los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto
sólo se puede lograr a través de la planeación.

Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzo


y recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del
proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las
decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y
minimizarlo.

Elementos del concepto

1. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados


deseados (recordar la pregunta: ¿que es lo que se quiere?).
2. Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos
caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
3. Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección,
de la decisión más adecuada.
4. Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar
hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Con los anteriores elementos es posible definir a la planeación como:


La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado
que habrá de realizarse en un futuro.

Importancia

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo


social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que

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puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para
afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia dónde se dirige la acción, permite
encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,
más no los elimina.
3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
“corazonadas” o emprimamos.
7. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a
través de las cuales operara la empresa.
10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
12. Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la
empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos.
15. Maximizar el aprovechamiento, del tiempo y los recursos, en todos los
niveles de la empresa.

Principios

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya
aplicación es indispensable para lograr una administración racional.
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación
general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción
administrativa.
Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los
siguientes principios:

1. Factibilidad. Lo que se planea debe ser realizable; es inoperante elaborar


planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de
lograrse.

2. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en


datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones
subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido
también como el principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar
datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de

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factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos
numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de la


holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen
nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

4. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un


plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de
tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en
cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende con relación al


tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no
quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá
que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las
políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

Tipología de la planeación

Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el


concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo.

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse


como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro,
y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes, en cuanto al período establecido para su realización, se pueden


clasificar en:
a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o
igual a un año. Éstos, a su vez, pueden ser:
* Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
*Mediatos. Se fijan para realizarse en un período mayor de seis, o menor de
doce meses.

b) Mediano plazo. Su delimitación es por un período de uno a tres años.


c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o como


planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en
su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Esta, a su vez,
puede ser:

1. Estratégica.
2. Táctica o funcional.
3. Operativa.

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Etapas de la planeación

La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de


toda actividad administrativa. Ésta integrada por las siguientes etapas.

Propósitos

Se definen como:
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persiguen en forma permanente o sempiternamente, un grupo social.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la
empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones
debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo
social.
Toda organización debe establecer los propósitos como base para la
formulación de un plan. De los propósitos parte la acción inicial de un
organismo social; las siguientes cuatro características los diferencian de los
objetivos:
a) Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los
demás elementos.
b) Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
c) Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la
organización.
d) Sempiternamente, porque pueden abarcar un periodo determinado.

Importancia de los propósitos

* Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para
los demás tipos de planes.
* Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de
acción que deben seguir al formular los planes.
* Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de
responsabilidad social.
* Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como
en su proyección hacia el futuro.
* Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las
directrices generales de los mismos.

Investigación

La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método

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científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de
explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La falta de aplicación del método científico al proceso administrativo, y
específicamente a la planeación, es contraria a sus principios básicos y sólo
puede originar resultados empíricos, mediocres y erróneos. Por tanto, la
planeación requiere invariablemente de la investigación para que pueda ser
objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera.
La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos
los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios
óptimos para conseguirlos.

El proceso de investigación científica está constituido por las siguientes etapas:


1. Definición del problema. En esta frase se determina y analiza el problema
que se desea resolver.
2 .Obtención de información. Consiste en recopilar el mayor número posible de
datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución.
* Observación. Éstas técnicas no se limitan sólo a la observación de hechos o
heurística, sino que también pueden ser: de tipo documental, cuando se refiere
al análisis de registros, informes, estadísticas, a su vez se divide en:
participante y no participante.
* Experimentación. Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno
con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.
* Encuesta. Es la recopilación de datos a través de la aplicación de los
cuestionarios y de la entrevista; herramientas que son de gran ayuda para el
administrador.
* Hago un muestreo. Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la
población o universo, para determinar resultados representativos o comunes a
todo éste.
3. Determinación de hipótesis. Es la proposición o respuesta tentativa que se
establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a
prueba para determinar su efectividad.
4. Comprobación o desaprobación de la hipótesis. Consiste en someter a
prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente
enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla. También, se
establecen hipótesis alternativas en el caso de que la primera no fuera la
correcta.
5. Presentación del informe. Una vez comprobada la hipótesis se procede a
elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis
del mismo, cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.

Premisas

Las premisas son suposiciones que deben considerar ante aquellas


circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a
desarrollarse el plan.
Literalmente, una premisa quiere decir una proposición que se establece antes,
como suposición introductoria o implícita.
Una premisa es un supuesto acerca de lo factores o condiciones futuras,

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que pueden afectar el desarrollo de un plan.

Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:


1. Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el
logro de los propósitos.
2. Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa,
pero que pueden tener afecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y
que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear.
Las premisas externas pueden ser:
A) De carácter político.
B) De carácter legal.

a) Tendencias Fiscales.
b) Tendencias en la legislación.
c) Economía.
d) Sociales.
e) Técnicas.
f) Otros factores.

Objetivos

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener,


son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados
para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Dos características primordiales poseen los objetivos, que permiten
diferenciarlos de cualquier otra etapa de planeación
a) Se establecen a un tiempo especifico.
b) Se determinan cuantitativamente.

Clasificación de los objetivos.

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden
ser:
1. Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a
largo plazo.
2. Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la
empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o
mediano plazo.
3. Operacionales o específicos. Se establecen en niveles o secciones más
específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e
invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos
departamentales y, obviamente, de los generales.

Los objetivos operacionales pueden ser:


* Secciónales. Cuando se refieren a una sección o grupo.
* Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales.

Lineamientos para establecer objetivos.

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Aparte de que un objetivo de siempre reunir las dos características ya
comentadas, al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos:
* Asentarlos por escrito.
* No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
* Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración:
¿Que, como, donde, quién, cuándo y porqué?
* Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los
miembros de la organización.
* Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos
y confundas.

Estrategias

Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que


muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos,
para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar,
ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades en el logro de los
objetivos.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:


1. Determinación de los cursos de acción o alternativas. Consiste en buscar el
mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en
consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliandose de
la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones,
árboles de decisión, etc.
3. Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto
a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor
eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.
La diversificación de alternativas o estrategias facilita la toma de decisiones; la
decisión puede abarcar una sola subsecretaria o las dos, todo dependiendo de
las ventajas y desventajas que presenten, así como los recursos de que
disponga la empresa y el alcance de sus compromisos.
Importancia: Las estrategias son trascendentales, ya que:
• - La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.
• - Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al
establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo.
• -Sirve como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisión
• -Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella
del se esperan mejores resultados.
• -Establecen otras alternativas, como previsión para caso de posibles fallas
en la estrategia decidida.
• -La creciente competencia hace necesario su establecimiento.
• - Desarrollan la creatividad en la solución de problemas

Políticas

Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos

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generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian
el logro de objetivos y facilitan la implementaron de las estrategias, habiendo
sido establecidas en función de estas.

Clasificación de las políticas:


Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las
áreas que abarquen, pueden ser:
1. -Estratégicas o generales. Se formulan en el ámbito de alta gerencia y su
función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una
unidad integrada.
2. - Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a
cada departamento.
3. -Operativas o especificas. Se aplican principalmente en las decisiones que
tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un
departamento.

En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:


1. - Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa
2. - Consultadas: Normalmente, dentro de una empresa existen actos
esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe
inmediato para poder solucionar un problema, originándose así estas políticas.
3. - Formulabas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con él propósito
de guiar la correcta acción y decisión, del personal en sus actividades.
4. - Implícitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se
enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente
establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se
aceptan por costumbre en la organización

Importancia
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:
• -Facilitan la delegación de autoridad.
• -Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrario ciertas
decisiones.
• -Evitan perdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
• -Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
• -Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
• -Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
• -Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
• -Facilitan la inducción del nuevo personal

Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas


que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su

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consecución.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente
procedimiento:
1. - Identificar y determinar las actividades comprendidas
2. - Ordenar cronológicamente la realización de las actividades
3. -interrelacionan las actividades. Es decir determinar que actividad debe
realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y por ultimo,
que actividades deben efectuarse posteriormente.
4. - Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios.
Clasificación:
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
1. - Tácticos Son aquellos que establecen únicamente para un área de
activadas.
2. -Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o
secciones de las que consta un área de actividad.

Importancia
La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:
• -Suministran información e indican el estado de avance de actividades
• -Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• -Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se
determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• -Determinan los recursos que se necesitan
• -Disminuyen los costos.
• -Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente.
• -Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
• -Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
• -Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Presupuestos

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la


empresa expresada en términos económicos (monetarios) junto con la
comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que
determina
Por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el
origen y asignación de los recursos de la esmeras, para un periodo especifico.

Características distintivas:
El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que:
• -Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente
• -Es un plan expresado en términos cuantitativos.
• -Es en general porque se establece para toda la empresa.

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• -Es especifico porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta
dividida la organización.
• -Es diseñado para un periodo determinado.

Clasificación de los presupuestos:


Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen
pueden ser:
1. - Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en él mas alto nivel
jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la
organización.
2. -Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulamos para cada una
de las áreas de actividad de la empresa.
3. -Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.
De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser:
1. -Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en
metas definidas de operación.
2. -Flexibles. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo
que permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de
hacer cálculos sobre la marcha.
3. -Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las
áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las
actividades que reditúen mayores beneficios.

Importancia del presupuesto:


• -Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de
medida comparables
• -Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas
comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.
• -Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
• -Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma
conjunta.
• -Es un medio de control que permite controlar operaciones.
• -Determina él limite y alcance de las erogaciones.
• -Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son
fácilmente identificadas.
• -Estipula, por centros de responsabilidad, quienes son responsables de su
uso y aplicación.
• -Genera una comprensión mas clara de las metas organizativas.
• -Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
• -Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, desde piltrafas
en materiales, tiempo etc.

Procedimientos

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de


actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Un método detalla la forma exacta de como ejecutar una actividad previamente
establecida.

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Los métodos son mas detallados que los procedimientos y se establecen en las
actividades rutinarias y repetitivas.
Dadas las características de los procedimientos en lo que se refiere a que son
muy específicos y detallados, su establecimiento, básicamente, corresponde al
nivel operativo.

Importancia:
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado
que:
• - Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
• - Promueven la eficiencia y especialización.
• - Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
• - Determinan como deben ejecutarse las actividades, y también cuando y
quien debe realizarlas.
• - Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente

Planes

Como ya se estudio los planes son esquemas resultantes de la planeación, de


tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación,
vertidas por escrito en un formato, son planes. Aunque cada una de dichas
etapas tiene lineamientos específicos para su elaboración, existen algunas
observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su
diseño sea efectivo.
1. –Autorización. Solo los planes oficialmente autorizados deben ser
elaborados y ejecutados. La autorización debe existir para:
• - Iniciar el estudio del plan.
• - Perpetrado.
• - Ejecutarlo.
• - Controlarlo
2. -Objetividad Debe fundamentarse en datos y elementos científicos.
3. -Actualización La aplicación de los planes requiere de su adaptación
constante a los cambios de la empresa.
4. -De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del
plan que no debe ser conocido por todos los integrantes de la empresa.
5. -Sencillez Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible
6. -Adecuación Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrán en
practica.
7. -Completo Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los
objetivos.
8. -Ventajoso Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes
en su realización.

Fuente: adaptación de Münch, Galindo L., García Martínez G., Fundamentos de


Administración. Trillas, México, 2006.

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