Paso 1: Crear un plan de validación

El plan de validación, o plan maestro de validación, es el documento usado para especificar las
decisiones de la empresa sobre la calificación de cada aspecto de la instalación, el equipamiento y los
procesos para mantener un entorno que cumpla con las GMP. El plan debe adoptar un enfoque que esté
basado en los riesgos, con una fundamentación basada en datos verificables. El plan debe concentrarse
en el lugar en donde se almacenarán los productos y materiales sensibles al medio ambiente y debe
considerar si los controles ambientales pueden cumplir los requisitos de almacenamiento especificados.

Además, el plan es un punto de partida para que los reguladores evalúen la fundamentación de los
objetivos y métodos de la empresa.
El plan maestro de validación debería:

 Exponer los objetivos de la validación.

 Identificar los roles y las responsabilidades en el proceso de los grupos de calidad, metrología y otros
grupos de trabajo.
 Identificar las actividades de validación, incluidos los procesos, el equipo y el espacio.
 Desarrollar documentación y procedimientos, incluyendo la respuesta de la empresa si se produce
una desviación de la temperatura o humedad.
 Determinar un cronograma de validación.
 Especificar el proceso de aprobación de la gestión, especialmente para eventos adversos como las
desviaciones de temperatura.
 Crear protocolos de control de cambios para que resulte claro en qué momento se necesitará revalidar
cambios como el mantenimiento, las nuevas construcciones y la reconfiguración de los estantes.
Nota regulatoria: Las GMPs exigen mantener la temperatura y humedad dentro de las recomendaciones
de almacenamiento impresas en las etiquetas de los productos o proporcionadas por los proveedores de
materias primas. Estas recomendaciones se desprenden de las propiedades químicas y pruebas de
estabilidad conocidas.

Paso 2: Identificar las áreas de riesgo

Para trazar un mapa de un almacén o espacio de almacenamiento, primero debe identificar las zonas en
las que puede haber riesgo para la calidad del producto debido a fluctuaciones inadmisibles de
temperatura y humedad. Muchos factores afectan el control o la variabilidad de su espacio. (Dado que la
humedad relativa depende de la temperatura, las variaciones de la temperatura afectarán a la humedad).
Al tener en cuenta cada uno de estos factores, podrá identificar los riesgos con mayor facilidad:

 Volumen del espacio. Un almacén grande supone tareas de control diferentes a las de uno
pequeño, ya que tiene mayores demandas en el sistema HVAC y la posibilidad de mayores
variaciones de temperatura y la humedad en distintas posiciones.
 La capacidad de los difusores o ventiladores para que el aire circule correctamente.
 Los gradientes de temperatura entre el suelo y el aire más caliente cerca del techo.
 Fuentes de energía independientes, como calentadores de ambiente, aires acondicionados y
ventiladores, que crean lugares más calientes o fríos.
 Disposición de soportes, estantes y palés, que obstruyen el flujo de aire.
 Ubicación de los sensores de control de HVAC. Por ejemplo, un termostato colocado cerca de una
fuente de calor o frío puede causar que la temperatura del ambiente cambie demasiado.
 Ubicaciones cerca de fuentes de calor o frío, como el techo y las paredes exteriores, las ventanas y
las zonas de carga.
 Zonas de mucho tráfico por las que se mueven con frecuencia productos o equipos.
 Cambios de temperatura estacionales o fenómenos meteorológicos inusuales.
Nota regulatoria: Puede cumplir con las GMP mediante una justificación sólida de su enfoque para
identificar el riesgo. Cuantas más consideraciones aborde el protocolo, mejor será su fundamentación.

Paso 3: Desarrollar información sobre protocolos

Una vez identificadas las zonas de riesgo, desarrolle un protocolo para el estudio de mapeo que describa
lo siguiente, con justificaciones para cada decisión:
• Tipos de datos que se generarán, por ejemplo, temperatura, humedad relativa e intervalos de medición.
Los intervalos de cinco minutos ofrecen más datos para evaluar tendencias y modificar la configuración
del depósito (ver paso 8). Cuando esté conforme con que la temperatura y la humedad se mantengan
relativamente estables, puede ser conveniente pasar a intervalos de 15 minutos para el mapeo final.
• Cantidad de sensores a utilizar (ver paso 4: Determinar la distribución de los sensores).
• Esquema o diagrama de las ubicaciones de los sensores.
• Duración del estudio. Su fundamentación y protocolo pueden sustentar una serie de pruebas, cada una
con una duración de dos días durante operaciones normales y en un fin de semana. Un protocolo
diferente e igualmente justificable podría especificar una sola ejecución durante un período de dos
semanas para dar cuenta de diversas actividades, tales como la apertura de las puertas de la zona de
carga, en el almacén.

 Requisitos de calibración de los registradores de datos.

 Rango de variación aceptable en tiempo y espacio, que dependerá del producto almacenado.
 Límites admisibles para las variaciones de temperatura o humedad relativa.
 Requisitos de la presentación de informes.
Nota regulatoria: Una vez que desarrolle un protocolo, debe seguirlo de forma consistente. Si el
protocolo cambia, documente los motivos.

Figura 1: La distribución equilibrada de 15 sensores es un patrón típico para realizar un mapeo tridimensional de un espacio
pequeño.a
Figura 2: Los sensores colocados en el centro de los soportes, reflejan con mayor precisión las temperaturas de los productos. En
este ejemplo, nueve sensores están ubicados en cada soporte doble de este almacén, midiendo 30 metros por 30 metros por 15
metros.

Paso 4: Determinar la distribución de los sensores

¿Cuántos sensores necesitará para trazar un mapa de un determinado espacio? ¿Dónde los colocará? No
hay respuestas simples. Para evaluar la uniformidad de la temperatura, la distribución de los sensores
debe ser correcta. Una buena práctica consiste en usar un número suficiente de sensores para
comprender el entorno, especialmente las zonas en donde el riesgo es mayor.
Tendrá que colocar los sensores en un patrón uniforme en las tres dimensiones del espacio: de arriba a
abajo, de izquierda a derecha y del frente hacia atrás. Agregue sensores adicionales en los lugares en los
que sospeche que hay zonas frías o cálidas, y también cerca de los sensores de control y monitoreo. La
colocación de los sensores de temperatura y humedad relativa es una consecuencia de los riesgos
identificados en el paso 2.

Una cámara walk-in de grandes dimensiones o un almacén pequeño se suele mapear en tres dimensiones
con 15 sensores (Ver Figura 1). El protocolo debe incluir directrices para la distancia entre los sensores,
por ejemplo, no más de seis metros.
Al trazar el mapa de un gran almacén, coloque los sensores a una distancia de hasta 30 metros, con
sensores adicionales en las zonas vulnerables afectadas por:

 Calor o frío de las paredes externas, calentamiento solar, ventanas, iluminación

 La circulación del aire o las corrientes de aire provenientes de las entradas, el tráfico, o el sistema
HVAC
 Temperaturas extremas en zonas mal aisladas
 Efectos localizados de los calentadores de ambiente y acondicionadores de aire

Anticipe que el flujo de aire y los gradientes de temperatura pueden variar en función de si los estantes
están vacíos o llenos de productos. Los soportes más altos estarán sujetos a mayores gradientes de
temperatura, y esto necesitará más sensores de arriba a abajo.

Puede montar sensores en áreas abiertas (por ejemplo, fuera de los soportes o corredores), en donde sea
conveniente instalarlos. Sin embargo, la conveniencia no debe prevalecer sobre la eficacia. Los sensores
deben medir las condiciones a las que se exponen los productos.

Si no tiene un número adecuado de sensores para trazar un mapa del almacén completo en un estudio,
puede realizar éste por secciones. El trazado de mapas por secciones lleva más tiempo, y puede ser
conveniente ampliar el tiempo de mapeo de cada sección para compensar la incertidumbre de trazar el
mapa del espacio por secciones. Para decidir, calcule los ahorros en equipamiento a partir de un enfoque
de mapeo seccional contra el tiempo adicional necesario para completar el proyecto.

Si la humedad relativa alta o baja puede influir negativamente en la calidad del producto, entonces debe
trazar un mapa de la humedad relativa y la temperatura. Hay dos enfoques para determinar el número y
la ubicación de los sensores de humedad relativa.
Determinación de la densidad del sensor de humedad

El primer enfoque consiste en utilizar comparativamente algunos sensores de humedad distribuidos por
el depósito (tan solo uno por cada seis sensores de temperatura). En este caso, usted dependerá de la
uniformidad de la temperatura para que la humedad también esté dentro de los límites. Este enfoque
deberá estar fundamentado en un historial de mapeo de la temperatura en diferentes estaciones con
resultados consistentes. Con este historial, un especialista que comprenda la medición de la humedad
puede argumentar eficazmente ante un auditor o inspector que las mediciones de la humedad no son
necesarias en todos los puntos de datos. Si decide adoptar esta estrategia y reducir el número de sensores
de humedad, es fundamental colocar los pocos sensores de humedad que utiliza en áreas con mala
circulación de aire, entre ventiladores de HVAC o difusores, y donde la temperatura sea más variable.

Consideraciones sobre la humedad

En comparación con los sensores de temperatura, los sensores de humedad relativa son mucho más
propensos a perder la precisión o a «desviarse» con el tiempo. La desviación puede deberse a un mal
diseño, una mala calibración o a la contaminación por saturación de vapor de agua o vapores químicos.
Una única lectura equivocada en el momento de la recalibración llamará la atención sobre su decisión de
usar menos sensores de humedad. Comenzar con menos sensores de humedad crea el riesgo de no
conformidad, porque si uno falla o está fuera de las especificaciones, ese único sensor representará un
alto porcentaje en sus mediciones de humedad total. Si se interpola la humedad relativa a partir de los
datos de temperatura, será necesario que un empleado de la empresa con este conocimiento
especializado se reúna con el auditor o inspector. Lo ideal es que su empresa reduzca al mínimo el
número de contactos necesarios durante una inspección como forma de agilizar el proceso y minimizar
la posibilidad de que se produzcan errores.

Si le preocupa la humedad relativa, una estrategia de mapeo más justificable es rastrear la temperatura y
la humedad en todas las ubicaciones con registradores de datos que registren ambas mediciones. Es
importante utilizar registradores de datos de alta calidad estables y que sean calibrados con regularidad.

El realizar el mapeo con sensores de temperatura y humedad relativa integrados ofrece varias ventajas
con respecto a la deducción de la humedad de la temperatura. Un mapeo de temperatura y humedad en
todas las ubicaciones de los sensores proporciona un mapa más específico de todo el espacio de
almacenamiento para que los inspectores y auditores lo comprendan fácilmente, sin necesidad de una
explicación detallada. Y las desviaciones de la humedad relativa serán más fáciles de identificar con más
puntos de datos de humedad.

Nota regulatoria: Comprender las relaciones entre los parámetros medidos es esencial para el éxito de los
estudios de mapeo y para gestionar riesgos en un espacio de almacenamiento de GMP.

Paso 5: Seleccionar la tecnología adecuada

Utilice equipos diseñados para el mapeo. El software que acompaña a los sensores se utiliza para
configurar el equipo y descargar datos. El software debe producir informes en forma de tablas y gráficos
que cumplan todos los requisitos de la FDA Título 21 CFR Parte 11 y de normas internacionales
comparables, como el Anexo 11 de la Comisión Europea, y aquellos contenidos en el volumen 4 de las
Directrices de la UE sobre las buenas prácticas de fabricación (GMP).

Al elegir los registradores de datos, busque las siguientes características:

 Fuentes de error mínimas, es decir, baja incertidumbre en la medición.

  Alta precisión en el rango de medición. Los registradores de datos de Vaisala DL2000, por
ejemplo, tienen una precisión de ± 0,1 °C en un rango de +20 °C a +30 °C, con una precisión de
humedad de ± 1 %RH en un rango de 10 a 80 %RH.
 Sensibilidad a pequeños cambios de temperatura (alta resolución). Cuanto más rápida sea la
respuesta, más fielmente se puede vincular el punto de datos con el tiempo de la medición.
 Estabilidad a largo plazo, particularmente para los sensores de humedad relativa. Los equipos de
baja calidad deben ser calibrados antes y después de cada estudio.
 Calibración trazable realizada dentro del rango de medición y con un equipo que usa una cadena
ininterrumpida de comparaciones en un estándar reconocido internacionalmente, como el del
Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST).
 Registros de calibración claros, completos y accesibles.
Nota regulatoria: Las GMP necesitan procedimientos escritos para calibrar, inspeccionar y verificar el
equipamiento automatizado, mecánico y electrónico (21 CFR 211.68). Como las mejores prácticas para
la calibración se reconocen estándares internacionales como ISO/IEC 17025:2017 “Requisitos generales
para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración”.

Paso 6: Configurar el equipamiento de mapeo

Una vez que se han identificado las áreas de riesgo y establecido la distribución de los sensores, es el
momento de instalar el equipo de mapeo y de realizar una prueba del espacio de almacenamiento. El
propósito de esta prueba inicial es determinar en dónde las condiciones varían y en dónde la temperatura
y la humedad son uniformes y adecuadas para almacenar el producto. Trabaje con la siguiente lista de
comprobación y documente cada paso:

 Se ha calibrado el equipo. Documente quién lo ha hecho, cuándo y la fecha de la próxima

calibración. Esto confirma que el registrador de datos funciona dentro del rango de medición
calibrado.
 Se ha validado el equipo. Normalmente, la calificación de la instalación y de la operación (IQ/OQ)
son proporcionadas por el proveedor del sistema de mapeo.
 Garantice que se ha asegurado y autenticado el acceso al software de mapeo. Los privilegios de
acceso restringen quién está autorizado a utilizar la aplicación.
 Compruebe que el software lea y registre el modelo, la versión y el número de serie del hardware y
del firmware.
 Asegúrese de que el área del almacén y las ubicaciones del registrador de datos se describan de
forma precisa. Un esquema o diagrama es útil para garantizar que los sensores se coloquen
correctamente en los próximos estudios de mapeo,
 Se han determinado intervalos de muestra regulares. Por lo general, los intervalos son de entre 5 y
15 minutos.
 Se ha determinado la duración del estudio. Todos los registradores de datos están configurados
para comenzar y finalizar al mismo tiempo.
 Los registradores de datos están vinculados a un archivo de registro para auditorías para la
trazabilidad. Esto es un requisito esencial para demostrar que los datos son fiables.
 Los registradores de datos funcionan y están colocados en posiciones específicas.
Nota regulatoria: Las GMP exigen que se utilicen equipos calibrados y registros de calibración. Si usted
ha recopilado datos en forma electrónica, estos registros deben cumplir con las regulaciones para
registros electrónicos definidas en el Título 21 CFR Parte 11, en el Anexo 11 de la CE y en el volumen 4
de las Directrices de la UE sobre las buenas prácticas de fabricación (GMP).
Paso 7: Realizar una prueba y analizar los datos

Deberá establecer la información del informe que usará para evaluar la prueba. Una vez completada la
prueba, el software leerá los archivos seguros de los registradores de datos, mostrará los datos
registrados, realizará cálculos y graficará los resultados seleccionados para un informe de estudio de
mapeo. Por lo general, el documento de la prueba mostrará la información de la Figura 3:

 Datos sin procesar con horas y fechas.

 Valores calculados como la temperatura mínima, máxima y promedio.
 Un gráfico de todos los sensores durante el período de prueba.
 Ajustes del instrumento.
 Información de calibración.
 Fecha y hora de la prueba.
 Espacio para firmas de revisión y aprobación en informes impresos.

Se puede compilar los datos de tendencia de cada sensor en un solo gráfico para proporcionar una visión
general. Las líneas predeterminadas, como los límites mínimo y máximo aceptables, pueden ser útiles
para el análisis.

Una representación gráfica puede ayudar a identificar las ubicaciones de alto riesgo, especialmente en
aquellos lugares donde se pueden producir problemas de forma esporádica. Por ejemplo, un pico de
temperatura puede estar relacionado con el momento en el que las puertas de carga estaban abiertas.

Figura 3. El informe de mapeo puede mostrar límites altos y bajos para visualizar rápidamente los umbrales.

Esa variación podría indicar un riesgo provocado por actividades habituales en el lugar de trabajo o
sugerir la necesidad de una zona de contención.
Nota regulatoria: Es mejor presentar un gráfico de resumen con una conclusión clara que un informe
demasiado detallado que podría dar lugar a preguntas adicionales.

Paso 8: Realizar modificaciones

Use los resultados de la prueba inicial para identificar aquellos sitios donde el producto puede estar
expuesto a condiciones inadmisibles. A continuación haga ajustes, por ejemplo, en los soportes de
almacenamiento o en el sistema de HVAC, para corregir esta variación. O simplemente decida en qué
lugares no se almacenarán los productos. Por ejemplo, muchos depósitos tienen un nivel de entrepiso
designado como fuera de los límites para las materias primas o los productos terminados, porque allí los
controles de HVAC no son eficaces. Denomine y describa estos lugares y modifique el plan de
validación.

Además, modifique su protocolo de validación a la luz de los resultados de su prueba de mapeo inicial.

Nota regulatoria: Las modificaciones de un depósito recién puesto en funcionamiento no necesitan

aparecer en el registro de inspección. Pero una vez que su empresa aprueba un plan maestro de
validación, éste debe documentar todos los cambios posteriores.

Paso 9: Documentar y programar el estudio de mapeo

Una vez que se haya ajustado la variabilidad ambiental en el almacén, es el momento de realizar y
documentar un estudio de mapeo para su aprobación.

¿Cuánto tiempo debe durar el mapeo?

Al igual que con su prueba de mapeo inicial, no hay una norma rígida. Su fundamentación y protocolo
pueden respaldar un único estudio largo, o una serie de estudios más breves. De cualquier modo, es
importante medir el entorno durante una variedad de actividades de trabajo diferentes en el depósito,
como la carga y el traslado de productos, y también en períodos como los fines de semana, en los que
puede haber poca actividad.

¿Con qué frecuencia se debe mapear un espacio?

Algunos protocolos exigen realizar el mapeo cada tres meses, mientras que otros pueden justificar un
mapeo anual o incluso menos frecuente. El plan maestro de validación debe anticipar las variables que
pueden alterar las condiciones de almacenamiento una vez finalizada la calificación de un depósito. La
construcción de un almacén, cambios importantes en el HVAC y otras modificaciones similares en el
entorno, obligan a realizar un nuevo mapeo. Los cambios estacionales y las condiciones climáticas
extremas pueden justificar un mapeo del almacén con mayor frecuencia o la reprogramación de una
prueba para una temperatura más «estacional». Por ejemplo, en el hemisferio norte, el plan de validación
puede requerir un estudio de mapeo en julio, cuando las temperaturas son típicamente más calientes.
Pero si el mes de julio es inusualmente frío, puede tener sentido retrasar el mapeo hasta un período
cálido en agosto. El plan de validación debería permitir una flexibilidad suficiente como para registrar
los extremos climáticos. Por ejemplo, dependiendo del clima de su región, su plan podría exigir el
mapeo cuando las temperaturas de verano excedan los 30°C y las temperaturas de invierno caigan por
debajo de los 0°C.

Nota regulatoria: Mantener registros útiles es fundamental para cumplir con las GMP. Los registros
deben almacenarse de forma segura y deben poder consultarse fácilmente para su revisión. No deben
tener vacíos. Deben proporcionar un seguimiento de auditoría. Los registros pueden ser en papel,
electrónicos o una combinación de ambos. Si los registros son electrónicos, deben cumplir con los
requisitos de la FDA Título 21 CFR Parte 11 y con el Anexo 11 de la CE.