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“SERVICIO

NACIONAL DE
ADIESTRAMIENTO
EN TRABAJO
INDUSTRIAL”

“PROYECTO PARA LA MEJORA DEL


PROCESO DE CONTROL DE ALMACEN
EN LA EMPRESA IMPORTACIONES Y
REPRESENTACIONES WARTON E.I.R.L.
AREQUIPA-2017”

INSTRUCTOR: Llerena Juarez, Jorge


PARTICIPANTE: Quispe Llanos, Soledad
Peralta Panocca, Banesa

SEMESTRE : 602

Segundo Avance

AREQUIPA-PERÚ

2017
1
CAPITULO I
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

1.1 DENOMINACIÓN DEL PROYECTO


El Proyecto de mejora que se implementará en la empresa IMPORTACIONES Y
REPRESENTACIONES WARTON E.I.R.L., se denominará “Proyecto de mejora para el
proceso de control de almacén en la empresa IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES
WARTON E.I.R.L., Arequipa-2017”
1.2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
La Razon social de la empresa es Importaciones y Representaciones Warton E.I.R.L. y se
identifica con el número de Ruc es 20455233659.
1.3 MISIÓN
Brindar a nuestros clientes, los mejores productos de pesaje con garantía con precios
cómodos a través de la importación, comercialización y servicio técnico, acompañado de una
asesoría en el manejo de los productos.
1.4 VISIÓN
Ser la mejor empresa de pesaje y a la vez expandirnos a nivel nacional para el año
2019 abrir puntos de ventas en Juliaca y en cuzco siempre avanzando de la mano con la
innovación en nuestro rubro de pesaje.
1.5 VALORES
La empresa tiene los siguientes valores principales:

Trabajo en equipo: Donde cada uno de nosotros aporta sus conocimientos experiencias
para construir los objetivos de la empresa
Profesionalismo: Logrado a través de una capacitación constante por parte de nuestra
empresa y el deseo de aprender de nuestros colaboradores
Respeto: Entendemos y apreciamos las diferencias entre las personas, tomando lo mejor de
cada una como un canal de crecimiento.
Solidaridad: Los colaboradores se apoyan entre si y a la vez a los clientes con cualquier
duda que tengan

2
Responsabilidad: tenemos una gran responsabilidad frente a nuestros clientes siempre
tratándolos con amabilidad y respondiendo todas sus dudas
Honestidad: nos comportamos y expresamos con sinceridad y respeto, para poder actuar
con justicia y verdad brindando precios justos.
1.6 PRODUCTOS, MERCADOS Y CLIENTES
1.6.1 Productos
La empresa brinda a sus clientes los siguientes productos: Balanzas, cajas registradoras,
cremoladera y cafeteras.
1.6.2 Mercados
El Sistema de pesaje y cajas registradoras; esta enfocado en los clientes del sector comercial.
1.6.3 Clientes
Los principales clientes de la empresa IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES
WARTON E.I.R.L son:
Trasportes Flores: Se dedica a la venta de pasajes y envios a diferentes lugares.
Agricola Pampa Baja S.A.C.: Es una empresa dedicada a la agricultura de exportacion,
además la empresa posee el mas grande desarrollo lechero del pais.
El Fundo de Arequipa: Es una empresa dedicada a la venta de comida y alquiler de local
para eventos.
1.7 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
La estructura de la organización esta formao por diferentes áreas en la cual etas trabajan con
un solo objetivo, el de atender y satisfacer las necesidads de los consumidores.
ORGANIGRAMA
El Organigrama jerárquico está relacionado con la empresa IMPORTACIONES Y
REPRESNTACIONES WARTON E.I.R.L. tiene una representación o disposición vertical.
En lo que se refiere a la mejora de nuestra empresa se observa que nuestra principal área es de
Gerencia es el encargado de administrar toda la empresa
La estructura organizacional nos permite alcanzar las metas y objetivos.

3
Figura 01, Estructura de la organizacion
Fuente: Importaciones y Representaciones Warton E.I.R.L.
Elaboracion: Propia

1.7 PRINCIPALES PUESTOS DE LA EMPRESA AREA DE GERENCIA:


Es el responsable legal de la empresa y deberá velar por el cumplimiento de todos los
requisitos y a la vez cumple otra función de administrador se encarga del funcionamiento de
la empresa realiza contratación del personal pagos por tanto también está relacionado al área
de RR.HH. una de sus funciones principales encontramos el control financiero de la empresa.
1.8.1 AREA DE ASISTENTE
Se encarga de llevar la agenda del Gerente General, recepcionar a clientes, y llevar una
parte de contabilidad llevando las compras y /o ventas, archivando los documentos.
1.8.2 AREA DE FINANZAS
Es el responsable legal de la empresa y deberá velar por el cumplimiento de todos los
requisitos Se encarga de llevar las cuentas de la empresa.
1.8.3 AREA DE VENTAS
Se encarga de las ventas de los productos y la cobranza de créditos.
1.8.4 AREA DE REPARACION
Se encarga de las reparaciones de las balanzas buscando soluciones para cualquier
problema.

4
1.9 DESCRIPCIÓN DEL PRINCIPAL PROCESO DE LA EMPRESA

Este enfoque del proyecto nos permitirá analizar el flujo principal el control de Almacén, ya
que de ella partirá la idea central del proyecto.

El proceso principal de las actividades dentro deel almacén son:


Generación de nota de pedido y/o Cotización. -Es cuando el cliente ingresa a la empresa
al área de ventas donde el cliente solicita un producto.
1. Producto solicitado que se encuentra en el almacén y en el exhibidor. -El colaborador del
área de venta una vez escuchado el producto solicitado del cliente se desplaza al área de
almacén donde verifica si el producto solicitado se encuentra o no se encuentra.
2. Cuando el producto se encuentra en el almacén se procede a realizar la boleta o factura
según desee el cliente y se le entrega el producto solicitado.
3. En el caso de que el producto no se encuentre se procede a realizar una solicitud de
compra, que esto va dirigido al área de administración.
4. Verificación de proveedores. -Una vez llegado la solicitud de compra se procede a
verificar a los proveedores aquellos que nos pueden enviar los productos solicitados, una
vez realizada tal operación, se realiza una solicitud de solicitud ya sea por correo
electrónico o llamadas.
5. Trámite y respuesta de solicitud de cotización. - Después de haberse enviado la solicitud
de compra a los proveedores, estos proceden a revisar la cotización y mandan su
respuesta de solicitud.
6. Una vez recibida la solicitud se procede a realizar un análisis de todas las respuestas y se
elige la mejor y la más conveniente para la empresa luego se procede a realizar la orden
de compra
7. Tras enviar la orden de compra el proveedor procede a preparar lo solicitado y envía el
pedido.
8. En el área de almacén se recepciona el producto y se prepara el pedido del cliente para su
entrega y por ultimo se realiza la factura por la compra y se entrega pedido conforme.

A continuacion mostramos el flujograma de las actividades que realiza la empresa en la


actualidad.

5
ALMACEN

Figura 02, Proceso de recepción de compras y pago a proveedor


Fuente: Importaciones y Representaciones Warton E.I.R.L.
Elaboracion: Propia
El proceso se inicia cuando el cliente se acerca al area de ventas para realizar una nota de
pedido o cotizacion del producto solicitado; el colaborador verificara si el product
solicitado se encuentra o no en el almacen, en el caso que no hubiera el producto se
realizara una solicitud a los proveedores indicando si tienen el product solicitado, los

6
cuales nos enviaran la respuesta mediante otra solicitud para luego hacer la compra y
venta de ello.
CAPITULO II
PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 LLUVIA DE IDEAS


En la empresa se realiza varios procesos, pero según el proyecto de mejora se va enfocar
en un solo proceso que es de control de almacen en la cual abarca desde el requerimiento de la
mercadería hasta la recepción en el almacén.
Se aplicó la tecnica de lluvia de ideas el 25 de febrero del 2017, donde se formula la
siguiente pregunta. “¿Cuáles son los problemas que considera usted que hay en el almacen?
Donde se identifican los problemas que tiene el almacén en base a los trabajadores, como
resultado se obtuvo los siguientes problemas categorizados posibles:

Tabla 01: Cuadro de categorización de lluvia de ideas de problemas

PROBLEMAS CATEGORIAS PROBLEMA


Mercaderias en mal estado por falta Perdidas de dinero por mercaderias
de verificación de las mismas Control defectuosas
Recepción de mercaerias sin Perdida en la recepción de
documentación Control mercaderías
No se lleva un control en el almacén Demoras en la preparacion de
ingreso y salida de mercaderia. Control pedidos por falta de control
No existe cantidad exacta de
productos Control
Demoras en la preparacion de
Hay mucho desorden en el almacén Almacenamiento pedidos por desorden
Inadecuada clasificación,
identificación y codificación de
mercaderia. Almacenamiento
No se ubican los productos en el
mismo lugar Almacenamiento
Distribución inadecuada de los
productos Almacenamiento
Incidentes por desconocimiento de
No se usa adecuadamente los EPPS Seguridad medidas de seguridad

Fuente: Elaboracion propia

7
Luego se procedió a identificar según los colaboradores cual es el problema más importante y
para ello se les entregó una ficha Como se puede observar en el (Cuadro 02).

Tabla 02: Ficha de ponderación de problemas


FICHA DE PONDERACIÓN
CONTROL DE ALMACÉN
NOMBRE: CARGO:
CATEGORIZACIÓN DE LOS PROBLEMAS TOTAL
1. Demoras en la preparacion de pedidos por falta
de control
2. Perdida en la recepción de mercaderias
3. Perdidas de dinero por mercaderias defectuosas
4. Incidentes por desconocimiento de medidas de
seguridad
5. Demoras en la preparacion de pedidos por
desorden

Fuente: Elaboración propia

Donde ellos ponderaban según a su criterio poniendo 5 al problema que consideraban más
importante y 1 al menos importante como se puede observar en la (Tabla 03) y como resultado
de la ponderación de los problemas más importantes se obtuvo:

8
Tabla 03: Ponderación de problemas

Asistent Reparació Almacé TOTA


PROBLEMAS Finanzas Ventas
e n n L

1. Demoras en la preparacion 5 4 5 5 5 24
de pedidos por falta de control
2. Perdida en la recepción de
4 5 4 4 4 21
mercaderias
3. Perdidas de dinero por
mercaderias defectuosas 2 1 3 2 3 11

4. Incidentes por
desconocimiento de medidas 3 2 1 1 1 8
de seguridad
5. Demoras en la preparacion 1 3 2 3 2 11
de pedidos por desorden

Fuente: Elaboración propia


PARETO DE PROBLEMAS
Tabla 04: Priorizaciòn de los problemas
PROBLEMAS TOTAL f% F% PROBLEMA f% F%
Demoras en la preparacion de
pedidos por falta de control 24 32 32 1 20 20
Perdida en la recepción de
mercaderias 21 28 60 1 20 40
Perdidas de dinero por
mercaderias defectuosas 11 14.67 74.67 1 20 60
Incidentes por desconocimiento
de medidas de seguridad 11 14.67 89.33 1 20 80
Demoras en la preparacion de
pedidos por desorden 8 10.67 100.00 1 20 100
75 100 5 100

Fuente: Elaboración propia


2. OBJETIVO DEL PROYECTO DE INNOVASION Y/O MEJORA
9
2.1. OBJETIVO GENERAL
Mejorar el proceso de control de almacen en la empresa importaciones y representaciones
warton E.I.R.L.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Reducir la cantidad de materiales que se pierden en el almacen.
Reducir el tiempo de entrega de los productos.
Asegurar que el problema no vuelva a repetirse.
3. ANTECEDENTES DEL PROYECTO
Castañeda, D. (2007), autora de la tesis “Implementación del sistema de control en los
inventarios de existencias en las empresas productoras de fideos”.
El siguiente estudio indica: los inventarios constituyen el factor más incierto de cuantos
sirven para determinar la situación financiera y los resultados de una empresa, porque sus
importes pueden ser motivo de falsas representaciones, sea intencionadas o no. Por otra parte
los inventarios son materia de análisis constante para poder determinar una exacta y veraz
situación financiera dentro de la empresa. Todo esto conlleva a que se realicen inventarios
cada cierto tiempo para un mejor control de todas las existencias de la empresa.
Mariños, E. (2004), autora de la tesis “Control interno y la influencia en los niveles de
abastecimiento e inspección de los inventarios en la empresa de servicios de campamentos
petroleros Pucallpa S.A.C.”El estudio referencia que: “El control interno se define como un
proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de
objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
4. JUSTIFICACION
El presente Proyecto tiene Como finalidad de reducir y regular tiempos de busqueda de
los productos; en el cual el área mas beneficiada sera el Almacén.
La base de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y salen; de
aqui la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitira a
la empresa mantener el control adecuadamente, asi como tambien conocer al final del periodo
un estado confiable de la situacion económica de la empresa.

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5. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
Lluvia de Ideas
Según Gutierrez P., 2010, Es una herramienta útil y amena, también denominada tormenta
de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que consiste en elaborar un listado de “ideas”
sobre una incógnita, una deliberación, un problema o sobre las causas del mismo. El término
fue acuñado por Alex Osborn en 1953.
Pasos a seguir para la lluvia de ideas:
1. Definir con claridad y precisión el tema o problema sobre el que se aportan ideas. Para que
los participantes se sientan enfocados en el problema.
2. Se nombra a un moderador de la sesión, quien se encargará de coordinar la participación de
los demás.
3. Cada persona en la sesión hace una lista por escrito de ideas sobre el tema. La razón de que
esta lista sea por escrito, y no de manera oral, es para que los integrantes no se desvíen del
tema.

4. Los participantes se acomodan de preferencia en forma circular y se turnan para leer una
idea de su lista cada vez. A medida que se leen las ideas, éstas se presentan visualmente a fin
de que todos las vean. El proceso continúa hasta que se hayan leído todas las ideas diferentes
de todas las listas. No debe haber ninguna burla o cuestionamiento de alguna idea porque se
limitaría la creatividad de los participantes
5. Una vez leídas todas las ideas, el moderador pregunta a cada persona, por turnos, si tiene
puntos adicionales. Este proceso continúa hasta que se agoten las ideas. Ahora se tiene una
lista básica de ideas sobre el problema o tema, entonces se deberá hacer un análisis de las
mismas con las siguientes actividades.
6. Agrupar las ideas o causas por su similitud y representarlas en un diagrama de Ishikawa,
considerando que para cada grupo corresponde una rama principal del diagrama, a la cual se le
asigna un título representativo del tipo de causas en tal grupo. Este proceso de agrupación
permite clarificar y estratificar las ideas, así como tener una mejor visión de conjunto y
generar nuevas opciones.
7. Una vez hecho el DI se analiza si se ha omitido alguna idea o causa importante; para ello se
pregunta si hay alguna otra causa adicional en cada rama principal y, de haberla, se agrega.

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8. A continuación se inicia una discusión abierta y respetuosa dirigida a centrar la atención en
las causas principales. En esta discusión se trata de argumentar en favor de y no de descartar
opciones. Las causas que reciban más mención o atención en la discusión se señalan en el
diagrama de Ishikawa resaltándolas de alguna manera.
9. Elegir las causas o ideas más importantes de entre las que el grupo ha destacado
previamente. Para ello se tienen tres opciones: datos, consenso o votación. Se recomienda esta
última cuando no se puede recurrir a datos y en la sesión participan personas de distintos
niveles jerárquicos, o cuando hay alguien de opiniones dominantes. La votación puede ser del
tipo 5, 3, 1. Se suman los votos y se eliminan las ideas que recibieron poca atención; ahora la
atención del grupo se centra en las ideas que obtuvieron más votos. Se abre una nueva
discusión sobre éstas y después se realiza una nueva votación para así seleccionar las causas
más importantes que el grupo se encargará de atender.
10. Si la sesión está encaminada a resolver un problema, se debe intentar que en las futuras
reuniones o sesiones se llegue a las acciones concretas que se tienen que realizar, para lo cual
se puede utilizar nuevamente la lluvia de ideas y el diagrama de Ishikawa. Es importante poner
énfasis en las acciones para no caer en el error o vicio de muchas reuniones de trabajo en las
que sólo se debate sobre los problemas, pero no se acuerdan acciones de solución.

Diagrama de Pareto
Según (Gutierrez P., 2010, pág. 178), Es un gráfico especial de barras cuyo campo de
análisis o aplicación son los datos categóricos cuyo objetivo es ayudar a localizar el o los
problemas vitales, así como sus causas más importantes. La idea es escoger un proyecto que
pueda alcanzar la mejora más grande con el menor esfuerzo.

Pasos para la construcción del diagrama de Pareto


1. Decidir y delimitar el problema o área de mejora que se va a atender, además de tener claro
qué objetivo se persigue. A partir de lo anterior visualizar o imaginar qué tipo de diagrama de
Pareto puede ser útil para localizar prioridades o entender mejor el problema.
2. Con base en lo anterior, discutir y decidir el tipo de datos que se van a necesitar y los
posibles factores que sería importante estratificar. Construir una hoja de verificación bien
diseñada para la colección de datos que identifique tales factores. Si la información se va a

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tomar de reportes anteriores o si se va a recabar, definir el periodo del que se tomarán los
datos y determinar quién será el responsable de ello.
3. Al terminar de obtener los datos, construir una tabla en la que se cuantifique la frecuencia
de cada defecto, su porcentaje y demás información. Si la gravedad o el costo de cada defecto
o categoría son muy diferentes, entonces multiplicar a la frecuencia por el costo para tener el
impacto de cada defecto.
4. Construir una gráfica de barras para representar los datos, ordenando las categorías por su
impacto.
5. Con la información del porcentaje acumulado, graficar una línea acumulada.
6. Documentar referencias del Diagrama de Pareto, como títulos, periodo, área de trabajo,
etcétera.
7. Interpretar el Diagrama de Pareto y, si existe una categoría que predomina, hacer un análisis
de Pareto de segundo nivel para localizar los factores que influyen más en la misma.
Diagrama de Ishikawa
Según Pulido, 2005, se usan después de un alluvia de ideas a fin de xaminar los factores
que puedan influir en determinada situación. Se analiza una situación, o evento deseable o no
deseable producido por un Sistema de causas y efectos.
Las causas menores con frecuencia están agrupadas alrededor de cuatro categorías básicas:
materiales, métodos, mano de obra y maquinaria.

1. El proceso mismo de creación es educativo, genera discusión y los unos aprenden de los
otros.
2. Le ayuda al grupo a concentrarse en el tema que esta en discusión, reducinedo las quejas y
las discusiones que no vienen al caso.
3. Da por resuelto una búsqueda active de la causa.
4. Con frecuencia deben recopilarse datos.
5. Pone de manifiesto el nivel de entendimiento. Cuanto más complejo sea el diagram, tanto
más especializados serán los trabajadores con respect al proceso.
Ficha de registro

13
Según Tamayo, 2007, en su manual de aprovisionamineto y control de productos y
materiales nos dice: La entrada y salida de productos y materiales al almacén; procedimientos
y formatos.
Por pequeño que sea nuestro negocio, siempre debe definirse la persona concreta que realizará
las funciones de organización y control de almacén.
Es aconsejable, por razones de control interno, que la persona que gestiona el
almacenamiento no sea la misma persona que compra o que vende. De la misma manera,
también es aconsejable que sea una persona diferente a la que realiza las funciones contable-
administrativas.
Las mercancías almacenadas tienen un movimiento de entrada y salida inevitable (si no,
no deberían estar almacenadas). Pero las entradas y salidas deben hacerse de manera ordenada
y sistematizada. Un almacén no puede ser “barra libre”: necesito algo, lo agarro. Las
mercancías deben registrarse, codificarse y ubicarse al entrar y, de la misma manera, deben
ordenarse su salida.

Además, cada cierto tiempo (seis meses, anualmente, depende del negocio), aprovechando
un momento de poca actividad, haremos un recuentofísico complete, unidad por unidad, para
corregir posibles errors cometidos en los procedimientos de entrada y salida cotidianas, esto es
lo que llamamos el inventario físico. Este recuento minucioso podemos aprovecharlo para
realizer una limpieza minuciosa.

Elaboración del Check List


Según Preventiva, Programa Intersectorial para la Difusion de la Cultura, 2008, pág. 1, el
objetivo del Check List es definer una Buena directriz que le permita al auditor seguir un
camino lógico y coherente y al auditado conocer previamente cuáles serán las líneas maestras
de la auditoria. El auditor puede y tine el derecho de abordar cualquier cuestión que considere
necesaria, aunque no se encuentre incluida en el Check List previo.
Existen distintos Modelos de Check List, cualquier modelo puede ser válido, siempre que
cumpla con los parámetros ya explicados. El más utilizado es el constituido por una lista de
preguntas sobre los distintos elementos del Sistema de Gestión a auditar. Lista de preguntas.

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En este caso, el auditor se guía por las preguntas del cuestionario y, de acuerdo con las
evidencias presentadas por el auditado y con su propio criterio, contesta sí, no, o no aplicable.
Diagrama de flujo: Es un Check List para realizar una auditoría por actividades o tareas.
El auditor dispones de un diagrama de flujo completo de la actividad en el que se indican, para
cada uno de los puntos críticos, todos los elementos de la misma: personas, materiales,
equipos e información.

Almacén
Según Aparicio, 2013, El almacén es un punto intermedio en el Sistema logístico de
inventarios donde los productos permanecen estibados o almacenados. Un almacén es una
construcción utilizada para recibir, manejar y almacenar el product final mientras se distribuye
para su venta.
Al tener en el almacén un producto, no se le agrega ningún valor solo se le mantiene en
buen estado, lla cual es una actividd estrictamente necesaria. El valor de un almacén reside en
tener el product correcto en el lugar correcto en el tiempo correcto. Debido a esto, un almacén
prove la utilidad tiempo-lugar que necesita una compañia para prosperar.

Un alamacén se encarga de realizer varias funciones a continuación menciaonadas:


1. Recibir los bienes desde una fuente
2. Almacenar los bienes hasta que éstos son requeridos
3. Recolectar los bienes cuando son requeridos
4. Embarcar el product hacia el usuario apropiado

Funciones de los almacenes


1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a los materiales almacenados.
3. Mantiene informado al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia
prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas).
5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

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Almacenamiento de materiales
Según la Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, 2010, El uso principal de un
almacén es el mantenimiento de productos y mercancías en él, de una forma controlada y
sistemática; el almacenamiento de materiales depende de la dimension y características de los
materiales.
El sistema de almacenamiento tiene dos funciones primordiales: el mantenimiento de
inventarios (almacenamiento) y el manejo de mercancías. El manejo de mercancías comprende
todas las actividades de carga y descarga, y el traslado del producto a las diferentes zonas del
almacén y a la zona de preparación de pedidos. Por su parte, el almacenamiento es
simplemente la acumulación de mercancías durante un periodo de tiempo.

Inventario
Según FIAEP, 2014, Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones,
componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a
lo largo del canal de producción y de logística de una empresa: almacenes, patios, pisos de las
tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo, entre otros. Al
respecto, refieren además que tener estos inventarios disponibles puede costar, al año, entre
20% y 40% de su valor.
Por lo tanto, administrar cuidadosamente los niveles de inventario tiene un buen sentido
económico.

Tarjetas Kardex
Según Wiener, 2010, Como medio de control las empresas utilizan las tarjetas de almacén,
llamadas KARDEX las cuales cumplen con la misión de valorar las existencias, con el fin de
conocer inmediatamente el costo de los productos que ingresan o salen, así como determinar
los bienes que deben reponerse y en qué tiempo.
Son Importantes porque los dispositivos legales vigentes obligan a las empresas a
practicar inventarios y valorar sus existencias por costos de adquisición producción mediante
cualquiera de los métodos de valuación autorizados por la autoridad competente.

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Existen diferentes formas, ya que cada empresa los adecua de acuerdo a sus características
y necesidades. Cada Formato o Kardex debe cumplir con exactitud el movimiento de las
existencias. Los Kardex o ficheros permiten controlar las cantidades, costos de las entradas y
salidas de los artículos, así como el saldo de los mismos a una fecha determinada.

Manual de procedimientos
Según Susan Diamond, 1983, el manual de precedimientos es un documento que contiene
la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual de procedimientos es un medio escrito que sirve para registrar y dar
información clara respecto a una actividad específica en una organización; coordina de forma
ordenada las actividades a seguir para lograr los objetivos específicos, mostrando claramente
los lineamientos e instrucciones necesarios para la mejora del desempeño; lo anterior significa
que este documento contiene los pasos a seguir para realizar una o más funciones.

Ubicación de los elementos en el almacén


Según el Ing. Edwin Alberto Garavito, en su libro nos dice que:
1. Los artículos que tengan alta rotación deberán colocarse cerca del usuario, desde donde
pueda ejecutarse una operación de manufactura, el andén de envíos o el área de
inspección de calidad.
2. Los artículos que tengan alta rotación deberán almacenarse y retirarse en el nivel vertical
más conveniente, los que tienen bajo movimiento en la parte alta y por el contarrio los de
alto movimiento en la parte superior.
3. Los artículos pesados o difíciles de mover deberían almacenarse en la parte mas baja.
4. Cuando lo más conveniente sea tener pocos artículos pero que se mueven en grandes
cantidades, las cargas individuales de un artículo deberán almacenarse juntas en áreas
dedicadas casi por complete a ellas.
5. Cuando se trata de muchos artículos, pero en pequeñas cantiddes, deberá tomarse en
condición el almacenamiento aleatorio, sin embargo, puede ser necesario contar con un
Sistema de localización, tal vez incluso coputarizado.
6. La naturaleza de algunos artículos puede exigir que se almacenen en un lugar específico.

17
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

Tabla 04: Análisis de variables e indicadores

VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO

Tiempo de entrega de
producto
Número de productos
ingresantes Registro de
Producto
Número de productos Inventario
perdidos
Clasificación de los
Proceso de productos
control de
Almacenamiento Ubicación Registro de zonas
Zonas codificadas
de Almacenamiento
Grado de cumplimiento de
Personal Check List
obligaciones
Número de zonas de Registro de zonas
Espacio
almacenamiento de Almacenamiento
Fecha de entrada y salida de
Registro Ficha Kardex
productos

18
Fuente: Elaboración propia

5.1 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LOS INDICADORES


Tiempo de entrega de producto: Se refiere a la demora que tiene un produccto en salir del
almacén para su uso respectivo.
Número de productos ingresantes: Son aquellas existencias que ingresan ya sea porque son
devueltas o sean herramientas nuevas que ingresan al almacén.
Número de productos perdidos: Se refiere al total de herramientas perdidas y/o robadas que
ocurren dentro de la empresa.

Zonas codificadas: Lugares especificos e identificados, en la cual se encuentra un producto.


Grado de cumplimiento de obligaciones: Esta se refiere al control interno de los
colaboradores para medir el grado de cumplimiento de las actividades que realizan.
Número de zonas de almacenamiento: Son los lugares que se contaran para el correcto
almacenamiento de los productos.
Fecha de entrada y salida de productos: Se refiere al día, mes y año en que se hizo su
ingreso al almacén y su salida correspondiente.

19
CAPITULO III
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

3.1 DIAGRAMA DEL PROCESO ACTUAL


3.1.1 DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP)

Figura 03: Diagrama de operación del proceso de Almacenamiento

RESUMEN
Operación Número

TOTAL 6

Fuente: Elaboración propia

20
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO (DAP)
Diagrama Nº 1 RESUMEN
Actividad Actual Propuesto Diferencia
Actividad: Proceso de almacenamiento de productos Operación 13
Transporte 9
Espera 1
Lugar: Almacén
Inspección 2
Almacenamiento 2
Operario: Rubén Carlos Paz
Distancia (m) 29
Tiempo (min-hombre) 68min
Compuesto por: Peralta P, Banesa y Quispe Ll, Soledad
Total
Distancia Tiempo
Descripción Observación
(m) (min)
Figura 04: Diagrama de actividades de proceso de Almacenamiento

Descarga de la mercadería 10 x
Revisar la mercadería según factura 5 x
Contar la mercadería (inpeccionar) 3 x
El personal del almacén debería de
Llamar al encargado del Almacén 5 3 x
estar ahí, y no perder tiempo.
Traer carretas para el traslado 5 3 x
Coger carretas para el traslado 3 x
Levantar las cajas 5 x
Colocar las cajas de balanzas a las carretas 5 x
Trasladar las cajas de balanzas al almacén 5 x

21
Colocar carreta al frente de cada estante 1 x
Coger cajas 1 x
3.2.1 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO (DAP)

Trasladar cajas hacia los estantes 1 x


Colocar cajas en los estantes correspondientes 3 x
Acomodar cajas 2 x
Ya no debería de regresar, habria dos
Ir a la carreta 1 x personas para acomodar los
productos.
Coger carretas para el traslado 1 x
Regresar al área de compras 5 x
Coger cajas 5 x
Colocar las cajas de balanzas a las carretas 5 x
Trasladar las cajas de balanzas al almacén 5 x
Coger cajas 5 x
Trasladar cajas hacia los estantes 1 x
Colocar cajas en los estantes correspondientes 3 x
Acomodar cajas 2 x
Ir a la carreta 1 x
Coger carreta 1 x
Guardar carreta en un lugar seguro 2 x
29 68 13 2 9 2 1
TOTAL
Fuente: Elaboración propia

22
3.2 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES QUE GENERAN EL PROBLEMA
Se realizó una lluvia de ideas para determinar todas las posibles causas que se encuentran
referentes al problema principal de del almacén y se obtuvo los siguientes datos.

Tabla 05: Causa – efecto del problema 6M


CLASIFICACIÓ
DESCRIPCIÓN N
Falta de espacio para colocar los productos Método
No se ubican los productos en el mismo lugar Método
Hay mucho desorden en el almacén Método
Mala recepción de la mercadería Material
Las cajas son muy grandes Material
Ausencia de personal Mano de obra
Mantenimiento inadecuado Mano de obra
Desconocimiento de entras y salidas de los
Mediciones
productos
No se tiene registro de los productos Mediciones
Deterioro de muebles Maquinaria

Fuente: Elaboración propia

3.2.1 MÉTODO DE ISHIKAWA


En la siguiente gráfica encontramos como el mayor problema, según el método utilizado
al inadecuado almacenamiento de los productos; de lo cual significa que debemos darle más
énfasis a tal causa, para ello aplicaremos el siguiente plan de mejoramiento.

Esta herramienta de calidad permite establecer el proceso y el análisis de la producción de


un bien y/o servicio. Da a conocer en que estado se encuentra la empresa.

23
Figura 05: Diagrama de Ishiwawa

24
Fuente: Elaboración propia
25
3.3 PRIORIZACIÓN DE LAS CUASAQS RAÍCES
Se realiza la evaluación de las causas encontradas en el área de almacén, para poder
determinar el problema principal del mismo.

% Frecuencia
CAUSAS Frecuencia 80-20
acumulado acumulada
Falta de control de entradas y salidas de
15 41% 15 80%
almacén
Distribución inadecuada de mercadería 10 68% 25 80%
Perdida de tiempo para encontrar
6 84% 31 80%
productos
No hay codificación de mercaderías 3 92% 34 80%
Personal no capacitado en la manipulación
2 97% 36 80%
de mercaderías
Deterioro de muebles 1 100% 37 80%
TOTAL 37
Tabla 06: Priorización de las causas
Fuente: Elaboración propia

3.3.1 DIAGRAMA DE PARETO


Según la tabla de datos que hemos obtenido se determinó el problema principal con las
proporciones obtenidas que podremos apreciar en la (Figura 06).

26
DIAGRAMA DE PARETO
100%
30 80%
20 60%
40%
10 20%
0 0%

Frecuencia % acumulado 80-20

Figura 06: Diagrama de Pareto


Fuente: Elaboración propia

27
CAPITULO IV
PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA

4.1 PLAN DE ACCIÓN DE LA MEJORA PROPUESTA


La propuesta presentada en el siguiente proyecto surge por la necesidad de mejorar el
almacén de mercaderías de la empresa Importaciones y Representaciones Warton, para
mejorar y optimizar el proceso de control de almacenamiento.
4.2 CONSIDERACIONES TÉCNICAS Y OPERATIVAS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
Causas a minimizar:
1. Falta de control eficaz de entradas y salidas de almacén
2. Distribución inadecuada.
3. Pérdida de tiempo para encontrar un material o herramienta.
La propuesta que se dará para minimizar las causas principales se hará mediante la realización
de los siguientes manuales:
1. Manual de procedimientos de entradas y salidas de las mercaderias del almacén.
2. Manual de procedimientos de codificación de mercaderías.
3. Manual de procedimientos para la medición de tiempos.

4.2.1 CONSIDERACIONES OPERATIVAS


1. Implementación de métodos de trabajo
La primera actividad a desarrollar son las entradas de mercaderías al almacén se recibirá con
el registro de entrada a almacén, el almacenero recepcionará las mercaderias indicando lo que
pide el registro de ingreso (entrada al almacén).
La segunda actividad es el levantamiento de información esto se hará con una hoja informativa
de registro de codificación, se detalla en que zona codificada irá tal producto.
La tercera actividad es colocar las herramientas en el lugar que pertenecen, identificándolas
con la tarjeta de estiba ya que ahí se detallará de manera visible el tipo de producto,
descripción, código, ubicación, cantidad y observaciones. Esta tarjeta estará en cada ubicación
o grupo codificado, para posteriormente encontrar cada producto de manera más rápida.

28
La quinta actividad es actualizar datos al finalizar el día, el almacenero se encargará que al
finalizar el día se hará un inventario dejando actualizado el kardex.
La sexta actividad es utilizar el check list, con este registro se verificará si los procesos fueron
cumplidos y si los registros están llenados correctamente.
FORMATO DE MEDICION DE TIEMPO
Este formato se utilizará para medir los tiempos de preparación de pedido para los clientes,
para luego utilizarlo como evidencia para asi tener resultados de la mejora después de aplicar
nuestra prueba piloto.
Tabla 07 Formatato de medición de tiempos
FICHA DE CONTROL DE TIEMPO DE PREPARACIÓN DE PEDIDO
REALIZADO POR:
FECHA FECHA
ORDEN DE INICIO DE FIN DE
DE DE TIEMPO
REQUERIMIENTO ATENCION ATENCIÓN
INICIO TERMINO
Verificacion de
pedido
Empaquetado de
pedido
Entrega de pedido
TOTAL
Tabla 07 Formatato de medición de tiempos

FICHA DE RECEPCION DE MERCADERIA


RESPONSABLE:
FICHA N° 001
DESCRIPCION N° DE N°
ITE DE PRODUCTOS FECH CANTIDA PRODUCTOS DE N°FACTUR
M RECEPCIONAD A D DEFECTUOS GUI A
OS OS A

3. Manual de procedimientos
4.2.3 CONSIDERACIONES AMBIENTALES
1. Limpieza de ambientes
29
Carretas 2
Guantes 3 pares
Escoba 2
Recogedor 2
Detergente
Toallitas

2. Recolección de residuos sólidos


3. Manipulación de residuos líquidos y gaseosos
4.3 RECURSOS TÉCNICOS PARA IMPLEMENTAR LA MEJORA PROPUESTA
4.3.1 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
4.3.2 MATERIALES Y EQUIPAMIENTO
4.3.3 DOCUMENTACIÓN
4.3.4 RECURSOS HUMANOS
4.4 DIAGRAMA DE PROCESOS, MAPA DEL FLUJO DE VALOR Y/O DIAGRAMA
DE OPERACIÓN DE LA SITUACIÓN MEJORADA
4.4.1 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO (DAP)
4.4.2 DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP)
4.5 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA MEJORA
4.6 ASPECTOS LIMITANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
Las limitaciones que se podría encontrar para ejecutar este proyecto de mejora seria que el
Administrador de la empresa no apruebe y por ende no se lleve a cabo la construcción y la
implementación del control de almacenamiento.

La cual se estaría recurriendo a presentar un mapa, para que el administrador lo evalue.


Para de esa manera poder enseñarle su funcionamiento y la gran utilidad que serviría como
mejora e implentación del almacén.

CAPITULO V
COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
30
5.1 COSTOS DE MATERIALES

5.2 COSTOS DE MANO DE OBRA

5.3 COSTOS DE MÁQUINAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

5.4 OTROS COSTOS DE IMPLEMENTACÍON DE LA MEJORA

5.5 COSTO TOTAL DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

CAPITULO VI
EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA

6.1 BENEFICIO TÉCNICO / ECONÓMICO ESPERADO DE LA MEJORA


6.2 RELACIÓN BENEFICIO / COSTO

CAPITULO VII
CONCLUSIONES

CAPITULO VIII

31
RECOMENDACIONES

REFERENCIAS

1. Antecedentes del proyecto; Castañeda, D. (2007)


2. Lluvia de Ideas; (Gutierrez P., 2010)
3. Diagrama de Pareto ;(Gutierrez P., 2010, pág. 178)
32
4. Diagrama de Ishikawa; (Pulido, 2005)
5. Ficha de registro;(Tamayo, 2007)
6. Inventario; (FIAEP, 2014)
7. Tarjetas Kardex; (Wiener, 2010)

APENDICES

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