Procedimiento de Control de Documentos y Registros

PROCEDIMIENTO Revisado: COC Versión: 00
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Aprobado: GG Fecha: 31.07.10

REGISTROS
Objetivo: Definir los controles para los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad.
Alcance: Se aplica a los documentos internos, documentos externos y registros incluidos en el Sistema de Gestión de Calidad de
la empresa Metalboard S.A.C.
ETAP
FLUJO RESP. DESCRIPCIÓN
A
DOCUMENTOS INTERNOS
Comunica al COC la necesidad de creación o modificación de un
Solicitante
documento del sistema.
Solicitud
Aprueba la solicitud de creación o modificación de documento. Si es
COC
modificación pasa a la etapa de Modificación.
Elabora el nuevo documento en coordinación con el COC y luego se lo
Dueño de
Elaboración entrega.
proceso
Pasa a la etapa de Revisión y Aprobación.
COC Entrega al solicitante una copia NO CONTROLADA del documento
Modificació
Modifica el documento en coordinación con el dueño del proceso,
n Solicitante
devuelve el documento con las modificaciones al COC.
Emite el nuevo documento, actualiza el número de Versión y Fecha de
Emisión, coloca las iniciales del responsable de la aprobación del
documento. Incluye los números de páginas en el documento en caso
lo considere necesario.
COC
Los cambios son identificados con negrita y cursiva en el caso de
Revisión y modificación y asterisco (*) en el caso de eliminación, esto en el
Aprobación documento vigente. Para el caso de los formatos los cambios son
identificados por comparación con la versión anterior.
Dueño del
proceso/ Revisa el documento.
COC
GG Aprueba el documento.
Los documentos son identificados por su nombre.
Archiva el documento original en la Carpeta “Sistema de Gestión de
Calidad” y en la subcarpeta “ Control de documentos” y lo controla
mediante la Lista Maestra de Documentos Internos, para el caso de
las áreas que no cuenten con acceso al sistema en electrónico se les
distribuirá COPIAS CONTROLADAS las que se controlan mediante la
Lista Maestra de Documentos Internos
COC
Recupera las copias controladas de la versión anterior y las destruye.
Coloca el documento electrónico de la versión anterior en la Carpeta
“Documentos Obsoletos”, adicionando un sello de agua que indique
Publicación
claramente “Documento Obsoleto”. En caso que el personal requiera
y Control
imprimir copias quedará bajo responsabilidad del usuario la utilización
de la versión vigente, la cual puede ser verificada mediante
comparación con el original.
Comunica la inclusión de un nuevo documento o una nueva versión al
COC personal involucrado indicando los cambios en las revisiones y de
considerarse necesario se realiza una inducción.
Mantiene legibles e identificables los documentos que se encuentran
PERS. bajo su custodia. En caso de sufrir algún daño o deterioro se comunica
con el COC para su reemplazo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Verifica anualmente la vigencia de los DOCUMENTOS EXTERNOS,
según la frecuencia establecida en la Lista Maestra de Documentos
Externos (todo documento de origen externo pero necesario para su
Sistema de Gestión de Calidad) con los organismos o entidades
Verificación
calificadas, actualizándolas de ser necesario.
Verificación COC
Entrega las copias físicas del documento externo o de la nueva versión
y/ o edición al personal que lo requiera, si se trata de una copia en
formato electrónico lo pública en la carpeta “Documentos Externos”.
Control Actualiza la Lista Maestra de Documentos Externos cada vez que se
incluya un nuevo documento de origen externo.
Controla la distribución de los DOCUMENTOS EXTERNOS con el
Control COC formato Lista Maestra de Documentos Externos, identificando su
estado de vigencia y las copias entregadas al personal.
Acceso
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y Aprobado: GG Fecha: 31.07.10
REGISTROS
En coordinación con el COC, accede a los documentos externos

guardados en medio electrónico en la carpeta “Documentos Externos”
Acceso PERS.
Si no se trata de un documento en medio electrónico lleva un archivo
físico de los documentos de origen externo que le competen.
REGISTROS
Genera los registros siguiendo lo establecido en los diferentes
documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
Mantiene actualizados, legibles, identificables y recuperables los
Generación COC/ REGISTROS DE LA CALIDAD (toda aquella evidencia objetiva del
y Archivo PERS. cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad), garantizando su
almacenamiento en lugares apropiados y seguros a fin de evitar su
deterioro.
Controla los REGISTROS DE LA CALIDAD con el formato Lista

Control COC
Maestra de Registros.
BACK UP
Back - Up COC Realiza el Back up de la información semestralmente.
Abreviaturas:
GG: Gerente General COC: Coordinador de Calidad

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad PERS: Cualquier persona involucrada en el SGC.
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