Curso de Excel Básico 2101b

Excel Básico
Contenido
¿En qué trabajos piden que uno sepa usar Excel? .................................................................................................................. 4
Historia de las hojas electrónicas............................................................................................................................................ 4
¿Qué es Excel? ........................................................................................................................................................................ 5
¿Para qué sirve Excel? ............................................................................................................................................................. 5
Crear listas........................................................................................................................................................................... 5
Calcular datos...................................................................................................................................................................... 7
Términos que hay que saber:.................................................................................................................................................. 8
Libro, archivo y hoja. ........................................................................................................................................................... 8
Columnas y filas (o renglones) ............................................................................................................................................ 8
Celdas .................................................................................................................................................................................. 9
Rangos ................................................................................................................................................................................. 9
El menú de archivos .............................................................................................................................................................. 10
Trabajar con un archivo nuevo ......................................................................................................................................... 10
Formatos prediseñados .................................................................................................................................................... 11
Abrir un archivo ................................................................................................................................................................ 11
Cerrar un archivo .............................................................................................................................................................. 12
Para grabar un archivo con el mismo nombre en el mismo lugar donde está ................................................................. 12
Para grabar un archivo con otro nombre y o en otro lugar .............................................................................................. 12
Agregar botones a la barra de acceso rápido ................................................................................................................... 12
Ejercicio: Calcular una suma. ................................................................................................................................................ 13
¿Cómo sabe Excel cuándo mostrar 2 + 2 y cuándo mostrar 4, que es el resultado? ....................................................... 14
¿Cómo puedo hacer para teclear algo que empieza con el signo de igual (=) pero no quiero que Excel calcule? .......... 14
¿Cómo puedo corregir algo que escribí, sin que se borre lo que había escrito antes? .................................................... 15
Ejercicio: Lista para el súper.................................................................................................................................................. 15
Cuando el ancho automático es demasiado grande. ........................................................................................................ 18
Cómo dar formato................................................................................................................................................................. 18
Estilos de celda .................................................................................................................................................................. 20
Copiar y pegar formatos ....................................................................................................................................................... 21
La brocha de formato........................................................................................................................................................ 21
Ejercicio: Hacer un formato de captura. ........................................................................................................................... 21
Cómo ocultar la cuadrícula ................................................................................................................................................... 24
© Performance Focus and Development S.C. Página 1

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Cómo dejar fijo el primer renglón......................................................................................................................................... 24
Tablas .................................................................................................................................................................................... 25
Tips para hacer tablas ....................................................................................................................................................... 25
Ejercicio ............................................................................................................................................................................. 25
Ejercicio: Hacer la lista del súper con tablas. .................................................................................................................... 30
Tips de uso del ratón. ............................................................................................................................................................ 30
Lo que significa el cursor al usar el ratón:......................................................................................................................... 31
Movimientos básicos con el teclado ..................................................................................................................................... 33
Las teclas de bloqueo ........................................................................................................................................................ 34
Cómo usar el ratón con las teclas ..................................................................................................................................... 34
Cómo imprimir. ..................................................................................................................................................................... 34
Márgenes: ......................................................................................................................................................................... 35
Orientación: ...................................................................................................................................................................... 35
Tamaño / Size:................................................................................................................................................................... 35
Área de impresión / Print Area: ........................................................................................................................................ 35
Ajustar a ciertas hojas de ancho y largo ........................................................................................................................... 36
Otras vistas........................................................................................................................................................................ 36
Introducción a validación ...................................................................................................................................................... 39
Ejercicio: Que el formato de captura revise las claves del estudio. ................................................................................. 39
Instrucciones para Excel de 2010 en adelante:............................................................................................................. 39
Filtros .................................................................................................................................................................................... 39
Filtrar por colores.............................................................................................................................................................. 42
La función de =SUBTOTAL() / =SUBTOTALES() .................................................................................................................. 43
Fórmulas para búsqueda ...................................................................................................................................................... 44
Cómo hacer una búsqueda ............................................................................................................................................... 44
Búsqueda vertical (0 / FALSO / FALSE) .............................................................................................................................. 44
Los valores que recibe la fórmula ..................................................................................................................................... 46
Otra forma de ver la fórmula ............................................................................................................................................ 47
Usar una tabla para los datos donde va a buscar. ........................................................................................................ 47
Ejercicio: Que el formato de captura complete los datos. ............................................................................................... 48
Evitar que se muestren errores con SI.ERROR / IFERROR..................................................................................................... 50
Analizar datos.................................................................................................................................................................... 51
Ejercicio: Que el formato de captura no muestre errores. ............................................................................................... 51

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Tablas Dinámicas / Pivot Tables ............................................................................................................................................ 52
Qué es una tabla dinámica................................................................................................................................................ 52
Cómo hacer tablas dinámicas ........................................................................................................................................... 52
La selección ....................................................................................................................................................................... 53
Cómo acomodar los valores .............................................................................................................................................. 53
Rótulos de fila / Row labels............................................................................................................................................... 53
Rótulos de columa/ Column labels ................................................................................................................................... 54
Filtro de informe / Report filter ........................................................................................................................................ 54
Segmentación de datos / Slicer (a partir de 2010) ........................................................................................................... 54
¡No puedo agregar o quitar datos! ................................................................................................................................... 55
¿Quiénes son mis vendedores? ........................................................................................................................................ 57
¿Cuánto vendió cada uno?................................................................................................................................................ 57
¿Cómo le cambio el formato al número? ......................................................................................................................... 57
¿Puedo ordenar los vendedores del que vendió más al que vendió menos? .................................................................. 58
¿Cuándo no funciona esto? .............................................................................................................................................. 58
Salen muchos renglones y pocas columnas ocupadas. ¿Se puede acomodar de otra manera? ...................................... 59
Me gustaba más antes, pero se veía muy solo en una sola columna, pero quisiera sumar cuánto vende cada vendedor,
por ciudad, en vez de tener cada ciudad y todos los vendedores. ¿Qué podemos hacer?.............................................. 59
Está mejor, pero se ve muy pegado. ¿Se puede “abrir”? ................................................................................................. 60
¿Puedo ver un resumen por vendedor, y ver nada más las ciudades de algunos vendedores? ...................................... 61
¿No hay una forma más rápida que picarle a cada vendedor? ........................................................................................ 61
¿Qué más se puede hacer? ............................................................................................................................................... 61
¿Podemos ponerle colores?.............................................................................................................................................. 61
Quisiera ver las ventas por mes, pero las tengo por día. ¿Algún atajo? ........................................................................... 62
Tips para hacer gráficas .................................................................................................................................................... 63
Menú de diseño ............................................................................................................................................................ 63
Menú de diseño/signo de más arriba a la derecha de la gráfica .................................................................................. 63
Menú de formato .......................................................................................................................................................... 63
Apéndice: Formatos de fecha y hora .................................................................................................................................... 64
Formatos de fecha ............................................................................................................................................................ 64
Formatos de hora .............................................................................................................................................................. 64
Índice temático ..................................................................................................................................................................... 65

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¿En qué trabajos piden que uno sepa usar Excel?
Al estar haciendo este manual, se me ocurrió buscar algunos trabajos que requieran saber Excel. Estos fueron algunos de
los puestos que encontré.
• Analista de capacitación • Gerente de Operaciones • Practicante de Recursos

• Asistente de Compras • Gerente de Producción Humanos
• Auditor de Calidad • Gerente de Recursos • Purchasing
• Auxiliar Administrativo Humanos • Secretaria
• Auxiliar de Recursos • Gerente de Ventas • Soporte a Clientes
Humanos • Líder de Turno • Supervisor de Almacén
• Contador de Costos Sr. • Planeador de la demanda • Supervisor de Calidad
• Gerente de Calidad • Practicante de Ingeniería
• Gerente de Costos
Desde practicantes hasta gerentes, en las áreas Almacén, Ventas, Compras, Operaciones, Producción, Planeación,
Ingeniería, Contabilidad, Costos, Recursos Humanos. En todas partes se puede usar Excel. Esto se debe a que Excel nos
simplifica muchísimo el trabajar con números.
Historia de las hojas electrónicas
De acuerdo con la Wikipedia, la idea de la primera hoja electrónica que fue un éxito comercial se le ocurrió al estudiante
Dan Bricklin, que estaba en una clase donde el profesor hacía muchos cálculos en el pizarrón, y cuando descubría un
error tenía que borrar y volver a calcular mucho de lo que había hecho antes. Entonces se le ocurrió que podría hacer
una hoja electrónica, donde pudiera hacer lo mismo que el profesor estaba haciendo, pero que al cambiar un número se
corrigieran todos los demás. Se juntó con Bob Frankston y se pusieron a trabajar en crear el programa, que se empezó a
vender en 1968, en la famosa Apple II, con el nombre de VisiCalc.
Una pantalla de VisiCalc. Fuente: Wikipedia Commons.

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Tuvo mucho éxito. Había gente que compraba una computadora Apple II de dos mil dólares nada más para poder correr
Visicalc, que costaba cien dólares. Se dice que fue de los programas que convirtieron la computadora personal en una
herramienta de productividad, en vez de un juguete para los técnicos.
Con el tiempo el programa tuvo competencia, con programas como SuperCalc y MultiPlan, pero ninguno impactó
significativamente sus ventas, hasta que en 1983 apareció Lotus 123 en la computadora personal compatible con IBM.
Las ventas de Visicalc se desplomaron y Lotus se convirtió en el programa más vendido.
En 1987, en un artículo del periódico New York Times, se hablaba de que Microsoft estaba empezando a vender una
hoja electrónica nueva, llamada Excel. En el artículo decían que era difícil que le quitara el liderazgo a Lotus 123 porque
ya se habían vendido dos millones de licencias de este programa. A pesar de esto, Excel de Microsoft se convirtió en la
hoja electrónica más popular del mundo: 25 años después, Microsoft anunció que había vendido mil millones de
licencias de Office, que incluyen Excel.
¿Qué es Excel?
De acuerdo con Microsoft, que es quien programa el Excel:
“Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software
de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que
especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.”
Fuente: Microsoft. http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx
¿Para qué sirve Excel?

Una manera de entender para qué sirve una hoja electrónica, es entender los nombres de 3 de las aplicaciones más
populares de este tipo:
VisiCalc. Visible Calculator (calculadora visible). Si tienes una hoja electrónica, no necesitas usar la tradicional sumadora.
La hoja electrónica permite hacer cualquier operación que puedas hacer con calculadora, revisar y corregir las
cantidades y resultados si es necesario. Basta que empieces escribiendo un signo de igual, y luego escribas las
cantidades, y oprimas <Enter> al final.
Lotus 123. Combinaba tres funciones: cálculos, gráficas y base de datos. Hacía cálculos como VisiCalc, pero además tenía
la capacidad de hacer gráficas fácilmente, y de manejar bases de datos. Un ejemplo de base de datos es una lista de
clientes que tienen varios seguros con fechas de vencimiento. Un agente puede filtrar por ciudad y fecha de vencimiento
para planear a qué clientes les va a hacer una llamada ese día, o a quiénes va a visitar.
Excel: en inglés, significa “destacar, ser mejor que los demás” e indicaba que iba a superar a las otras hojas electrónicas.
Vamos a ver un poco más a detalle la definición de Microsoft de que “permite crear tablas, y calcular y analizar datos”.
Crear listas.
Una lista es una serie de datos relacionados. Si tiene ciertas funciones especiales que veremos después, Excel la
llama tabla. Por ejemplo, si quisiéramos hacer un directorio telefónico, podemos poner en una columna el
nombre de la persona, en otra su fecha de cumpleaños y en una tercera su teléfono. Al escribir los nombres
hacia abajo, tenemos una tabla.

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Nombre Cumpleaños Teléfono
Antonio 30-ene 675-2221
Brenda 25-mar 689-8723
Carlos 12-oct 655-7192
Si tengo que llamar a varias extensiones de teléfono, tengo a la persona, el departamento y su extensión.
Departamento Nombre Apellido Teléfono
Compras Luis Fonseca 2200
Contabilidad Carlos Godoy 2233
Ingeniería Juan Álvarez 2273
Cuando necesito un listado de visitantes, puedo manejar una lista.
Fecha Nombre Compañía Asunto Visita a Departamento Entrada Salida
Si voy al súper, y anoto lo que tengo que comprar, esa “lista del súper” es otra tabla.
Comprar Cantidad
Plátanos 1
Tomates 5
Cebolla 1
Chiles serranos 10

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Ejercicio:
Escribe 5 cosas que se puedan controlar o se controlen con listas en Excel en tu trabajo:
Calcular datos.
En resumen: si tienes Excel en tu computadora, puedes olvidarte de tener que usar la calculadora.
Si vamos a comer, podemos calcular cuánto tiene que pagar cada quien, y ver que nos alcance para dejar el 10%
de propina.
Quién Comida Propina Pagó Le sobra

Armando $80 $8 $100 $12
Luis $120 $12 $150 $18
Paty $90 $9 $100 $1
Total $290 $29 $350 $31

Si a la lista del súper le agregamos los precios, podemos calcular cuánto vamos a pagar.
Comprar Cantidad Precio

Plátanos 1 $20
Tomates 5 $15
Cebolla 1 $5
Chiles serranos 10 $8
Total $48

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Esto sin contar listas para controlar cuánto inventario tengo de cada producto en almacén y ubicación, el valor
de los pedimentos aduanales, llevar el control del tiempo trabajado por empleado, y muchas otras tareas más.
Términos que hay que saber:

Libro, archivo y hoja.
Cuando hablamos de un archivo en una oficina, se puede decir que un “archivo” tiene varias “hojas” cada una con su
nombre.
Por esto es que se le dice “archivo” a varias “hojas” de Excel que se guardan juntas.
También le decimos “libro” en vez de “archivo”, por razones muy parecidas.
Por último, como muchas veces los libros de Excel utilizan una sola hoja, hay gente que le dice “hoja de Excel” al archivo.
Español Inglés
Archivo File
Libro Book
Libro de trabajo Workbook
Hoja Sheet o worksheet
Columnas y filas (o renglones)

Para poder encontrar rápidamente lo que necesitamos, Excel tiene “columnas”, con nombres que se escriben con letras,
y “filas” (o renglones, como les decimos más comúnmente en México), que tienen un número. No hay nombres de
columna o renglón repetidos en la misma hoja, todos se usan para una sola columna o renglón. Abajo se muestra una
hoja donde seleccionamos la columna C (izquierda) y el renglón 5 (derecha).

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En inglés los renglones se llaman row y las columnas se llaman column.
Celdas
El lugar donde se cruzan un renglón y una columna, es cada uno de los cuadritos que aparecen en la hoja, y se llama
“celda”. Nos referimos a una celda mencionando primero la letra de su columna, y luego el número de su renglón. Aquí
se ve la celda B3.
En inglés, las celdas se llaman cells.
Rangos
Cuando hablamos de varias celdas, se le llama “rango”. Un rango se escribe con el nombre de la celda que está arriba a
la izquierda, dos puntos, y el nombre de la celda que está abajo a la derecha. Por ejemplo, el rango que va de B2 a D5 se
escribe B2:D5 y se ve así:

Excel Básico
En inglés, un rango se llama range.
Dato curioso:
A partir de Excel 2007, Excel tiene la capacidad de manejar 1’048,576 renglones y 16,384 columnas. Como se menciona
en “Don’t fear the spreadsheet”, esto significa que si escribiéramos el nombre de cada persona viva en el mundo al día
de hoy, llenaríamos unos ocho mil millones de celdas, de los dieciséis mil millones que tiene Excel. En teoría nos
quedaría más de la mitad de la hoja disponible.
El menú de archivos
Para abrir un archivo en Excel 2007 oprimimos el botón de Office, que se muestra abajo, y en versiones posteriores de
Excel vamos al menú File / Archivo. Ahí encontramos los comandos para Abrir / Open, Grabar / Save, Grabar como / Save
as, Imprimir / Print, Cerrar / Close, entre otros.
Todas las demás versiones de Excel dicen Archivo o File.
Trabajar con un archivo nuevo

Hay varias formas de crear un archivo nuevo de Excel:
1. Ir a Botón de Office – Nuevo / Botón de Office – New, en 2007, o Archivo – Nuevo / File – New en versiones
posteriores. Esta es la única opción que nos permite usar formatos prediseñados.
2. Oprimir <Ctrl U> de Nuevo si Excel está en español o <Ctrl N> de New si Excel está en inglés.
3. Abrir Excel desde su icono en el menú de Windows.

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4. Agregar un botón a la barra de acceso rápido y darle clic, u oprimir <Alt> y el número que aparece sobre este
icono (más adelante veremos cómo).
Formatos prediseñados
A Microsoft le interesa que la gente use fácilmente sus productos. Por eso, incluye varios formatos predefinidos en
Internet. Si alguien hace un archivo que le gusta, lo puede mandar a Microsoft para compartirlo con el mundo entero, y
Microsoft también le paga a diseñadores para que hagan algunos.
Para verlos, vamos a File o Botón de Office – New (Archivo o Botón de Office – Nuevo). Sin oprimir <Enter>, que es lo que
hacemos por lo regular, vamos a explorar las opciones que tenemos en la parte central.
Del lado derecho se pueden seleccionar diversas opciones, y descargarlas con el botón que aparece abajo a la derecha, a
la izquierda de Cancelar (sea Descargar o Download).
En el disco se encuentran algunos, en el fólder “Formatos Prediseñados en Español”. Vamos a revisar algunos de ellos.
Abrir un archivo
Hay varias formas de abrir un archivo de Excel:
5. Ir a Botón de Office – Abrir / Botón de Office – Open, en 2007, o Archivo – Abrir / File – Open en versiones
posteriores.
6. Oprimir <Ctrl A> de Abrir si Excel está en español o <Ctrl O> de Open si Excel está en inglés.
7. Abrir el explorador de Windows y arrastrar el archivo a la ventana de Excel.
8. Dar doble clic en el explorador de Windows.
9. Dar doble clic en un correo que nos hayan enviado con el archivo de Excel.

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Cerrar un archivo
Hay varias formas de cerrar un archivo de Excel:
1. Ir a Botón de Office – Close / Botón de Office – Close, o Archivo – Cerrar / File – Close en versiones posteriores.
2. Dar clic en la X de la parte superior derecha de la ventana, como se muestra a continuación:
3. Para cerrar el archivo activo y dejar abiertos los demás, se puede oprimir <Ctrl F4>, <Ctrl R> de ceRrar si Excel
está en español o <Ctrl W> de Worksheet close si Excel está en inglés.
4. Oprimir <Alt-F4> para cerrar la sesión de Excel completa, con todos los archivos abiertos (podemos tener varias
sesiones de Excel en la misma computadora, y en este caso Excel solamente cerrará algunos archivos).
Para grabar un archivo con el mismo nombre en el mismo lugar donde está
1. Ir a Botón de Office – Guardar / Botón de Office – Save, o Archivo – Guardar / File – Save en versiones
posteriores.
2. Oprimir <Ctrl G> de Guardar si Excel está en español o <Ctrl S> de Save si Excel está en inglés.
3. Cerrar el archivo de Excel y responder que sí queremos guardar los cambios.
Para grabar un archivo con otro nombre y o en otro lugar

1. Ir a Botón de Office – Guardar como / Botón de Office – Save as, o Archivo – Guardar como / File – Save as en
versiones posteriores.
Agregar botones a la barra de acceso rápido

Vamos a encontrar el símbolo para agregar botones, que es pequeño y se ve así, en la parte superior de la pantalla o
entre el menú y las celdas de la hoja.

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Ahí seleccionamos lo que queremos agregar poniéndole palomitas, o vamos a Más comandos / More commands y
elegimos lo que queremos ver.
Ejercicio: Calcular una suma.

Abrimos un archivo nuevo de Excel. Queremos hacer esta suma 123 + 5342 + 982.
Nos ponemos en cualquier celda de Excel, y empezamos con un signo de igual. Escribiremos la fórmula así:
= 123 + 5342 + 982
Al oprimir <Enter> veremos el resultado.
En Excel podemos hacer operaciones como en la calculadora, con algunas diferencias.
a) La suma usa el signo “+” y la resta el signo “-”, como siempre.

b) La multiplicación usa el asterisco “*” en vez del signo “x”.
c) La división se hace con la diagonal “/” en lugar del signo “”.

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¿Por qué les dio por cambiar los signos?
Los símbolos +, -,  y  funcionan muy bien cuando nada más manejamos números, pero cuando manejamos también
letras, el signo  se puede confundir con X (la letra equis) y el signo  se puede confundir con % (porcentaje). Por eso,
para evitar confusiones, se maneja el asterisco para la multiplicación y la diagonal para la división.
Otra cosa que hay que tomar en cuenta, es que Excel es una calculadora científica, y por eso hace primero
multiplicaciones y divisiones y luego hace sumas y restas.
Una calculadora contable dice que 2 + 3 * 5 son 25, porque 2 + 3 = 5 y luego calcula 5 * 5 = 25.
Una calculadora científica primero calcula 3 * 5, que son 15, y luego calcula 2 + 15 = 17.
Para evitar estos problemas, le podemos agregar paréntesis a nuestras fórmulas, y así obligar a Excel a que las haga
como le decimos.
=(2 + 3)*5
Excel calcula primero lo que esté entre paréntesis.
¿Cuándo me tengo que preocupar por esto?
Conviene saber lo de los paréntesis si vamos a hacer operaciones donde mezclemos sumas y restas con multiplicación y
división. Si solamente usamos sumas y restas o multiplicaciones y divisiones, no tenemos que preocuparnos por los
paréntesis.
¿Cómo sabe Excel cuándo mostrar 2 + 2 y cuándo mostrar 4, que es el resultado?

Excel identifica las celdas que tiene que calcular porque empiezan con el signo de igual (=), el signo de más (+) o el signo
de menos (-). De hecho, si una fórmula comienza con los signos de más o menos, Excel le agrega el signo de igual en
automático al principio.
+2+3 se convierte en =+2+3 y despliega 5 como resultado.
-2+3 se convierte en =-2+3 y despliega 1 como resultado.
¿Cómo puedo hacer para teclear algo que empieza con el signo de igual (=) pero no quiero que Excel
calcule?
Hay dos formas:
Agregarle un apóstrofe antes del signo de igual:
‘=2+2
U oprimir un espacio antes de usar el signo de igual.
(espacio)=2+2
Darle formato de Texto a las celdas antes de teclear la información. Esto se hace seleccionando las celdas, luego
seleccionando Texto / Text en el menú Inicio – Número / Home – Number como se muestra a continuación.

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¿Cómo puedo corregir algo que escribí, sin que se borre lo que había escrito antes?
Cuando escribimos algo y salimos de esa celda al final, Excel lo guarda. Si empezamos a escribir otra cosa, se borra lo
anterior. Para poder modificar lo que tenemos ahí, como por ejemplo, escribimos “amterial” en vez de “material”,
podemos hacer lo siguiente:
a) Dar doble click en la celda, usando el ratón.

b) Oprimir la tecla <F2>. Cuando oprimimos esta tecla podemos modificar lo escrito en la celda y al oprimirla otra
vez podemos completar fórmulas seleccionando celdas distintas que escriben su dirección (A1, por ejemplo).
c) Dar clic en la barra de fórmulas. El cuadro que se muestra abajo es la barra de fórmulas. Al dar clic en lo que está
escrito en ella, podemos modificarlo. La X que está a la izquierda equivale a presionar <Esc> para cancelar y no
modificar lo que está escrito ahí. La palomita ü equivale a oprimir <Enter> para aceptar el cambio, fx es para
llamar a la ventana del editor de fórmulas y el cuadro que aparece a la derecha de fx es la barra de fórmulas. Al
dar clic en ella podemos modificar el contenido de la celda sin reemplazarlo todo.
Ejercicio: Lista para el súper.

Vamos a ir al súper, a comprar lo siguiente, con estos precios individuales: 5 litros de leche de $18 , 4 litros de jugo de
manzana de $20 , 4 litros de jugo de uva de $22 , 1 caja de Corn Flakes de $45, 1 caja de Cheerios de $45, 1 frasco de
mermelada de $25, 1 mano de plátanos que cuesta $20, 2 cajas de galletas emperador de $50, 10 sobres de zuko en
polvo de $5. Vamos a usar Excel para capturar la información y calcular cuánto vamos a pagar.
A) Primero vamos a abrir una hoja nueva de Excel.

B) En la celda A1, vamos a escribir Cantidad.
C) En B1, Presentación.
D) En C1, Producto.
E) En D1, Precio.
F) En E1, Monto.
En el segundo renglón vamos a escribir 4, cartones, leche y $18, debajo de Cantidad, Presentación, Producto, Precio y
Monto respectivamente.
Vamos a capturar el resto de los productos en los renglones del 3 al 9.
Totales:

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En la celda E2, vamos a escribir lo siguiente:
=A2 * D2
Nota: una mejor forma de hacerlo es dar clic sobre la celda E2, oprimir la tecla de igual (que suele estar dos teclas a la
derecha del cero, o sobre el cero, si oprimimos la tecla de <Shift>), luego damos clic sobre la celda A2, que tiene un 4,
oprimimos la tecla del asterisco, para indicar que vamos a multiplicar, y damos clic sobre la celda D2, que tiene $18.
Cuando incluimos letras y números, Excel asume que nos referimos a una celda, y sustituye el valor antes de hacer el
cálculo.
Nuestra hoja se verá así:
Vamos a llenar el resto de los artículos en las columnas de la A a la C, y nuestra hoja se verá de esta manera:
Si damos doble clic sobre el punto que aparece abajo a la derecha cuando damos clic en el monto, se copiará la fórmula
hacia abajo. Cuando podamos hacerlo, aparecerá una cruz negra. Al oprimir el botón izquierdo del ratón y arrastrar
cuando aparece la cruz blanca, seleccionamos. Al oprimir el botón izquierdo del ratón y arrastrar cuando aparece la cruz
negra, copiamos.
Para ajustar el ancho de las columnas, podemos dar doble clic (u oprimir el botón izquierdo del ratón y arrastrar) entre
las letras A y B, cuando el cursor se vea así:
Cuando el cursor se ve así, un doble clic hará que la columna a la izquierda tenga el ancho óptimo.
Si antes de iniciar seleccionamos varias columnas (oprimiendo el botón izquierdo sobre la letra de una columna y
arrastrando hacia la derecha o izquierda) y luego damos doble clic entre cualquiera de las columnas seleccionadas, todas
las columnas seleccionadas tendrán el ancho óptimo.

Excel Básico
Si damos clic y arrastramos el ratón cuando vemos la forma del cursor, podemos darle a las columnas el
ancho que queramos.
Al dar clic se convierte en la cruz blanca de selección y podemos arrastrarla hacia la derecha para tener ambas columnas.
Ahí vamos al menú de Inicio / Home, y damos clic en la opción de $ en el formato de Número / Number, como se ve
abajo a la izquierda. No tenemos decimales, así que oprimimos dos veces el botón que se muestra abajo a la derecha.
Ahora damos clic en D10, y vamos a dar clic al signo de sumatoria que aparece en la parte derecha del menú de Inicio /
Home.
Esto insertará la función =SUMA() / =SUM() y nos sugerirá que sumemos los números que tiene arriba.

Excel Básico
Esta función nos evita tener que escribir =D2 + D3 + D4 + D5 + D6 + D7 + D8 + D9. Los dos puntos se leen como “hasta”,
así que la fórmula dice: SUMA DESDE D2 HASTA D9.
Con este archivo vamos a repasar todas las opciones que tenemos para dar formato.
Cuando el ancho automático es demasiado grande.

Antes de pasar a las opciones de formato, revisemos un caso especial del ancho automático de columnas. Podemos
seleccionar toda la hoja dando clic en la esquina que está arriba del 1 del primer renglón y a la izquierda de la letra A de
la primera columna. Esto selecciona la hoja completa. Vamos a aplicarlo en el archivo “Columna gigante”.
En el caso de la columna A, es tan grande que no cabe en la pantalla. Vamos a dar clic derecho sobre la letra de la
columna, seleccionamos Ancho de columna / Column width y le damos un ancho más decente, como 50, por ejemplo.
Una vez que la columna se redujo, elegimos Ajuste de línea / Word Wrap en el menú de Inicio - Alineación / Inicio -
Alignment..
Tip: A veces queremos que salga una palabra en un renglón y otra en otro renglón. Podemos introducir un salto de línea
en la misa celda oprimiendo <Alt Enter>.
Cómo dar formato.

En el menú de inicio / home tenemos varias opciones para dar formato. Tenemos el menú de Fuente / Font.

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También el menú de Alineación/ Alignment, para escoger cómo vamos a hacer que se acomoden nuestros textos o
números en las celdas.
Las opciones de formato de número:
También se puede oprimir <Ctrl 1> (con el uno de la parte superior del teclado, no el del teclado numérico) para llegar
hasta el menú que se muestra a continuación, que tiene esas opciones y más detalle para controlarlas.

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Estilos de celda
Y las opciones de estilos, que empiezan con formato condicional, luego con formato de tabla y siguen con los estilos de
celdas:

Excel Básico
• Para estos ejercicios,
vamos a abrir el archivo
“Análisis de sueldos.xls”.
• Vamos a seleccionar un
rango. Por ejemplo: los
títulos.
• Seleccionar, en
Español: Inicio – Estilos –

Estilos de celda.
Inglés: Home-Styles-Cell
Styles.
• Elegir el formato
deseado.
Más adelante veremos otra

función útil de los estilos de
celda.
Copiar y pegar formatos

Si nos gusta cómo nos quedó un formato, podemos copiarlo a otras celdas de varias maneras.
La brocha de formato
A) Seleccionamos las celdas que tienen el formato que queremos copiar.
B) Oprimimos la brocha de formato.
C) Damos clic en una o seleccionamos varias celdas a las que les queremos aplicar el formato.
Nota: si copiamos el formato de una columna entera, tendremos que seleccionar columnas enteras para aplicarlo o
celdas del primer renglón. Si copiamos el formato de un renglón completo, tendremos que dar clic sobre el número del
renglón, para aplicarlo, o seleccionar celdas de la columna A.
Ejercicio: Hacer un formato de captura.

Vamos a hacer un formato de captura de información. Abriremos el archivo “Contribución a proyecto” y trabajar en la
hoja “Forma”.
• Seleccionamos las columnas A y B completas.

• Con botón derecho seleccionaremos Insertar / Insert.
• Seleccionamos los renglones 1 y 2 completos.

Excel Básico
• Con botón derecho seleccionaremos Insertar / Insert.
• Seleccionaremos de C3 a F3, con clic derecho elegimos Formato de celdas / Format Cells. Vamos a Alineación /
Alignment y en Horizontal elegiremos Centrar en la selección / Center across selection. Oprimimos <Enter>.
• Le damos formato de negritas y tamaño 16 en Inicio – Fuente / Home – Font.
• Quitamos la cuadrícula en Vista – Mostrar – Líneas de cuadrícula / View – Show – Gridlines.

• Seleccionamos de B2 a G34.
• Con clic derecho elegimos Formato de celdas / Format Cells, y elegimos la opción de Borde / Border.
Seleccionaremos los bordes que se ven en la ilustración siguiente.

Excel Básico
• Seleccionamos de C16 a F33 y oprimimos el botón de cuadrícula como se muestra a continuación:
• Seleccionamos de D5, y seleccionamos el borde externo (el que está entre el 1 y el 2 de la ilustración anterior).
• Seleccionamos de D7 a F7, y seleccionamos el borde externo (el que está entre el 1 y el 2 de la ilustración
anterior).
• Con la misma selección, elegimos la brocha de formato.

Excel Básico
• Y elegimos las celdas desde D8 hasta F11.

• Seleccionamos las celdas de C15 A F15 y las centramos.
Cómo ocultar la cuadrícula

Hay gente que le pone relleno blanco a las celdas para quitar la cuadrícula. Esto no es bueno, pues afecta el formato de
las tablas y otras funciones de Excel. La mejor manera para ocultar o mostrar la cuadrícula es seleccionar o quitar la
selección del menú:
Españo: Ventana – Mostrar – Líneas de cuadrícula.
Inglés: View – Show – Gridlines.
Cómo dejar fijo el primer renglón

Para que algunas columnas aparezcan siempre a la izquierda de la pantalla, y algunos renglones aparezcan en la parte
superior, nos ponemos en la primera celda que puede desaparecer, o sea en la que está un renglón debajo de los
renglones que queremos dejar fijos, y una columna a la derecha de las columnas que queremos dejar fijas, y vamos a
View – Freeze Panes – Freeze / Ver – Inmovilizar páneles – Inmovilizar. Esta opción alterna entre Inmovilizar / Freeze y
Movilizar / Unfreeze, dependiendo de si hemos inmovilizado algo o no.
De hecho, el menú, aunque es muy pequeño para leerse, nos indica dónde ponernos y qué se va a inmovilizar:
1.- Los renglones hacia arriba y columnas a la izquierda de la celda activa.
2.- El primer renglón que se ve en la pantalla.
3.- La primera columna que se ve en la pantalla.

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Tablas
Tips para hacer tablas
• Darle un título a cada columna.
A veces se nos hace fácil agregar un dato a la derecha de la última columna sin agregarle título. Si la tabla tiene
muchos renglones, a veces usamos la misma columna para un dato y después no recordamos cuál era el
correcto. ¿Era la fecha de envío o la fecha de entrega? O también puede ser que tengamos que dedicar tiempo a
separar datos en varias columnas.
• Un dato por columna.
Es más fácil guardar separados el nombre y el apellido, y juntarlos cuando se necesita, que separar los nombres
después. Armando Franco Carrillo, por ejemplo: ¿Tiene dos nombres (Armando Franco) y un apellido (Carrillo) o
un nombre (Armando) y dos apellidos (Franco Carrillo)? En mi caso, Franco es apellido, por cierto.
• Siempre el mismo tipo de dato en una columna, no mezclar.
Si veo que en una columna tengo fechas y de pronto capturo un número, seguramente tengo que separar la
información. Estos son algunos tipos de datos comunes:
o Fecha.
o Texto.
o Número.
o Sí / No.
• Usa una columna de comentarios cuando quieras incluir notas.
Si a veces vas a querer leer o filtrar los comentarios, es mejor usar una celda para eso que insertar un
comentario tipo “post-it” en Excel.
Ejercicio
Seleccionaremos desde G1 (Producto) hasta J2 (72).
Vamos a ir al menú de Insertar – Tabla / Insert – Table.
Revisamos que esté marcada la casilla que dice que nuestra tabla tiene encabezados, y oprimimos <Enter>.

Excel Básico
Las tablas tienen algunas características interesantes. Por ejemplo, vamos a seleccionar las celdas desde A3 hasta C9 (sin
incluir la columna D, que tiene las cantidades). Oprimimos <Ctrl-C> para copiar y luego damos clic en la celda G3 y
oprimimos <Enter> para pegar.
Seleccionamos las columnas I y J y oprimimos <Ctrl Shift $> (es una forma rápida de dar formato de pesos).
Ahora damos clic en una celda de la tabla… H2, por ejemplo, aunque puede ser cualquiera.
Arriba aparece el menú Herramientas de tabla / Table tools.
Vamos a elegir Herramientas de tabla – Diseño – Diseño rápido / Table tools – Design – Quick design y le daremos
formato anaranjado a la tabla.
Ahora vamos a agregarle unos totales, yendo a Herramientas de tabla – Diseño – Opciones de estilo de tabla / Table
tools – Design – Table style options y le damos clic a Fila de totales / Total row.
Vamos a trabajar con el archivo “Para tablas”.
Nos ponemos en la celda A2, que dice “Cliente”, y oprimimos <Ctrl Shift > y luego <Ctrl Shift ➔> para seleccionar
hacia abajo y hacia la derecha.

Excel Básico
Podemos crear una tabla de estas tres maneras:
1. yendo al menú de Insertar – Tablas – Tabla / Insert – Tables – Table,

2. en Inicio – Estilos – Dar formato como tabla / Home – Styles – Format as table,
3. oprimiendo <Ctrl T> (T de tabla),
4. seleccionando los datos y dando clic en el cuadro que aparece abajo a la derecha, para luego seleccionar tablas.
Estas son varias características de las tablas:
a) Asigna formato que podemos cambiar en Herramientas de tabla – Diseño – Estilos de tabla / Table tools –
Design – Table styles. Si hay espacio suficiente, sale como a la izquierda. Si no, hay que darle clic como se ve a la
derecha.
b) Estos formatos se mantienen aunque tengamos filtros activos (se reaplica el formato en vez de juntar dos celdas
del mismo color). Para verlo, vamos a usar el filtro de la celda B2 y ocultar el 26 de diciembre quitándole la
marca. Los colores siguen alternándose.

Excel Básico
c) Con las opciones de Herramientas de tabla – Diseño – Opciones de estilo de tabla / Table tools – Design – Table
style options podemos escoger si queremos que la tabla tenga encabezados, renglón de totales, renglones con
diferentes colores, columnas con diferentes colores, la primera columna de otro color, la última columna de otro
color y (dependiendo de la versión) filtros. Para que apliquen algunas de estas opciones, hay que seleccionarlas
y luego elegir otro estilo (paso a). Vamos a poner y quitar todas las opciones para ver lo que hace dada uno.
d) Si la tabla es lo suficientemente grande para no caber en la pantalla, si el cursor se mantiene en la tabla, en

cuanto desaparece el título por la parte superior, Excel reemplaza las letras A, B, C, D, de la parte superior de las
celdas con los nombres de la tabla. Para que esto pase, no debe haber renglones congelados o inmovilizados.
Abajo se muestra como en vez de A, B, C y D aparecen Cliente, Fecha, Factura y Venta.
e) La tabla puede crear un autofiltro automáticamente, y varias tablas pueden tener filtros en la misma hoja, a
diferencia del autofiltro general, que puede estar nada más en un renglón de una hoja, nunca en dos.
f) Al usar fórmulas, la tabla nos da el nombre del campo en vez de la celda cuando seleccionamos un dato del
mismo renglón en el que estamos escribiendo la fórmula.

Excel Básico
Esto se puede activar o desactivar en

Español: Archivo (o botón de Office en 2007)- Opciones – Fórmulas – Trabajar con fórmulas – Usar nombres de
tabla en las fórmulas.
Inglés: File (or Office button in 2007) – Options – Formulas – Work with formulas – Use table names in formulas.
Si lo desactivamos, aparece la dirección de la celda en vez de su título.
g) Se le puede dar un nombre a la tabla en Herramientas de tabla – Diseño – Propiedades – Nombre de tabla /
Table tools – Design – Properties – Table name. Este nombre es como un rango nombrado y se puede usar en
fórmulas como VLOOKUP / BUSCARV o para crear una tabla dinámica, con la ventaja de que si agregamos
renglones abajo o a la derecha, la tabla crece automáticamente y el nombre sigue designando todos los datos
(tip: para que eso suceda con los renglones, no debemos tener activo el total de la tabla).
h) Como las tablas crecen al ponerles datos a la derecha o abajo, basta refrescar para actualizar una tabla
dinámica, y las búsquedas exactas con VLOOKUP/BUSCARV siempre tienen todos los datos (las búsquedas
aproximadas requieren que los datos estén en orden).
i) Las tablas se pueden convertir en rangos normales en Herramientas de tabla – Herramientas – Convertir en
rango / Table tools – Tools – Convert to range.
j) Las tablas completan automáticamente las fórmulas cuando las escribimos en una celda para todo el rango (tip:
oprimiendo deshacer o <Ctrl Z> una vez se rompe con esta funcionalidad y puede haber fórmulas distintas en
cada renglón, pero en mi opinión no es muy recomendable. Es mejor agregar una columna.).
k) Si seleccionamos que las tablas tengan totales, podemos elegir la operación que queremos dando clic en el
selector del renglón de totales, y Excel usará la función SUBTOTALES de manera que funcione con renglones
filtrados u ocultos, en vez de solamente filtrados como cuando no usamos tabla.

Excel Básico
Ejercicio: Hacer la lista del súper con tablas.
Abriremos el archivo “Supermercado”. Seleccionaremos desde A1 (que dice “Cantidad”) hasta D9 (que tiene un 5).
Escribimos Monto en la celda E1.
Damos un clic en E2, oprimimos la tecla de igual y después oprimimos <Ctrl Shift > dos veces, para seleccionar A2,
tecleamos un asterisco, y oprimimos la flecha izquierda una vez  para seleccionar D2. Aparecerá esta fórmula:
=[@Cantidad]*[@Precio]
Al oprimir <Enter> se copia a todas las celdas de esa columna de la tabla.
En Herramientas de tabla – Opciones de estilos de tabla / Table tools – Table style options vamos a activar la fila de
totales / total row.C10 y ahí seleccionamos la opción de Recuento / Count.
Podemos aplicar un filtro, por ejemplo , para ver lo que se compra por cartones, y nos dará el conteo de artículos y la
suma del monto.
Tips de uso del ratón.

Nos referiremos de esta manera al ratón.

Excel Básico
Lo que significa el cursor al usar el ratón:
Cruz blanca sobre celdas:
Seleccionar celdas.
Cruz blanca en esquina superior izquierda:
Seleccionar todas las celdas.
Cruz negra hacia abajo:
Seleccionar columna.
Cruz negra hacia la derecha:
Seleccionar columna.
Cruz negra (ver nota):
Dar clic y arrastrar: copiar.
Dar doble clic: copiar hacia abajo hasta el

final.
(Sólo aparece en la esquina inferior
derecha de una celda).

Excel Básico
Cruces horizontales divididas:
Cambiar ancho de columna.
Cruces verticales divididas.
Cambiar ancho de renglón.
Mover. Aparece en las orillas de una celda o

rango.
Aparece al oprimir la rueda del ratón. Nos

mueve en la hoja en la dirección que
arrastremos el ratón.
Nota:
La cruz negra tiene varios usos.
A) Fórmulas: se copia la fórmula.
B) Números fijos: Si seleccionamos un número, se copia o se puede hacer una serie consecutiva oprimiendo <Ctrl>.
C) Si seleccionamos un texto con números, tendremos una serie. Por ejemplo: Seleccionar “Artículo 1” y arrastrar
hacia abajo nos dará “Artículo 2”, “Artículo 3”, …
D) Si seleccionamos una fecha, obtendremos los siguientes días.
E) Si seleccionamos dos celdas, sin fórmula, se creará una serie. Por ejemplo:
a. seleccionando 1 y 2, tendremos 3, 4, 5….
b. Seleccionando 0 y 5, tendremos 10, 15, 20, …
F) Si seleccionamos tres o más celdas con valores de texto, los repetirá. Por ejemplo: si nuestras celdas tienen los
valores durazno, piña y mango, al arrastrar hacia abajo se repetirán los mismos valores varias veces.
Ese es el comportamiento por default, pero cuando damos doble clic aparece al final de la lista (o en el último renglón
de la pantalla, si la lista es muy larga) un cuadro con opciones para que podamos elegir qué queremos hacer.
Este cuadrito es especialmente útil cuando arrastramos una fecha, porque podemos elegir llenar días naturales, días de
lunes a viernes, el mismo día en meses diferentes, el mismo día en años diferentes, o una secuencia de fechas.

Excel Básico
Movimientos básicos con el teclado

Presionando con el meñique <Ctrl> y con el índice esta tecla, podemos:
Z X C V
Deshacer Cortar Copiar Pegar
Para hacer referencia a las teclas, se usa el nombre de la tecla entre signos menor que (<) y mayor que (>).
• <Ctrl> indica que hay que presionar la tecla de control.

• <Ctrl-A> Indica que hay que presionar juntas las teclas de control y <A>.
• <Ctrl-Shift-Home> indica que hay que presionar al mismo tiempo teclas: <Ctrl>, <Shift> y <Home>.
• <Tab> hay que oprimir la tecla de tabulador, que habitualmente se encuentra a la izquierda de la letra <Q>.
Y así sucesivamente. La excepción son las teclas de cursor (teclas de flecha), que se representan así: , ➔, , .
• Las teclas de flecha nos mueven en la dirección que indican, moviéndose un renglón o columna a la vez.  ➔
• Moverse mucho. La tecla <Ctrl>, en combinación con una tecla de flecha, nos lleva hasta la siguiente celda vacía u
ocupada en esa dirección. Con esto, podemos decir que a Excel le da pánico caer en una celda sin valores. Mientras
oprimimos <Ctrl>, Excel solo puede acabar en una celda en blanco en estas condiciones:
Puede caer en celda en blanco
Al oprimir <Ctrl> junto con…
solamente si llega a:
 al primer renglón.
➔ la última columna a la derecha.
 al último renglón hacia abajo.
 la primera columna a la izquierda.
• Seleccionar de uno por uno: La tecla <Shift>, en combinación con una tecla de flecha, selecciona celdas desde
nuestra posición actual en la dirección de la flecha.

Excel Básico
• Moverse mucho y seleccionar. Oprimiendo la combinación <Ctrl-Shift> y una tecla de flecha podemos seleccionar
bloques de texto en la dirección de la flecha.
• Ir a la primera celda: <Ctrl-Home> nos lleva a la celda A1, o la primera celda que no está bloqueada con Vista –
Inmovilizar Paneles / View – Freeze panes.
• Ir a la última columna y renglón usados: <Ctrl-End> nos lleva a la combinación de último renglón y celda usados.
• Seleccionar todo lo usado:
o Se pueden combinar estas teclas, de manera que oprimir <Ctrl-Home>, y luego <Ctrl-Shift-End> seleccionará
todas las celdas usadas.
Las teclas de bloqueo

Hay 3 teclas de bloqueo, que se encienden y apagan presionándolas:
• BloqMayus / Caps Lock – Bloquea y desbloquea las mayúsculas.

• BloqDespl / Scroll Lock – Inmoviliza la celda activa. En lugar de cambiar la celda activa, cambia se mueve toda la
pantalla.
• BloqNum / Num Lock – Permite usar el teclado numérico del lado derecho para escribir números o para moverse
en las celdas.
Cómo usar el ratón con las teclas

• Hacer las celdas más grandes o más chicas: <Ctrl> y la ruedita del ratón.
• Seleccionar un rango
o Dar clic en una celda, columna o renglón.
o Manteniendo oprimido el botón izquierdo, arrastrar el ratón a otra posición.
Otra opción:
o Sin oprimir ninguna tecla, dar clic en una celda, columna o renglón.
o Oprimir y dejar oprimida la tecla <Shift>.
o Dar clic en otra celda, columna o renglón.
• Seleccionar varios rangos:
o Dar clic en una celda, columna o renglón.
o Oprimir y dejar oprimida la tecla <Ctrl>.
o Manteniendo oprimido el botón izquierdo, arrastrar el ratón a otra posición.
o Arrastrar el ratón a otra posición, o dar clic en otra celda, rango, columna o renglón.
Cómo imprimir.
Prácticamente todo lo que necesitamos para imprimir lo encontramos en la opción Diseño de página / Page layout, en
especial en las secciones Configurar página / Page Layout y Ajustar área de impresión / Scale to Fit.
Abriremos el archivo “Publicidad” para hacer un ejercicio.

Excel Básico
Lo primero que haremos es ir a Archivo – Imprimir / File – Print para ver la vista preliminar que aparece del lado derecho
de la pantalla.
No nos convence mucho, así que vamos a oprimir <Esc>. Vamos modificar las siguientes opciones en Diseño de Página –
Configurar Página / Page Layout – Page setup:
Márgenes:
Vamos a seleccionar los márgenes estrechos.
Orientación:
La orientación será vertical.
Tamaño / Size:
Vamos a revisar que el tamaño sea “Carta”. Algo que a veces da problemas es que el tamaño queda fijo en “A4”. El
tamaño carta mide215.9 × 279.4 mm , y el tamaño A4 mide 210 × 297 mm. Esta diferencia de casi dos centímetros
puede dar dolores de cabeza.
La Wikipedia dice que el estándar internacional ISO es el formato A4, y sólo Estados Unidos y Canadá no lo han
adoptado. México, Costa Rica, Colombia, Venezuela, Chile y Filipinas adoptamos el estándar pero seguimos usando el
tamaño carta.
http://en.wikipedia.org/wiki/Paper_size#A4
Área de impresión / Print Area:

Vamos a seleccionar de B4 a D54.
Seleccionamos Área de impresión – Establecer área de impresión / Print Area - Set print area.
Listo. Sólo se imprimirá esa área.

Excel Básico
Ajustar a ciertas hojas de ancho y largo
Aunque hicimos todos estos cambios, todavía aparece la impresión en dos páginas. Podemos usar otras opciones, ahora
de Diseño de Página – Ajustar área de impresión / Page Layout – Scale to fit. Ahí elegiremos que se imprima en una
página de alto por una página de ancho.
Otras vistas
En el menú Vista / View tenemos otras opciones útiles.
La segunda, Diseño de página / Page Layout, muestra cómo se vería el documento impreso.
La tercera, Vista previa de salto de página / Page break preview, es muy útil para hacer ajustes.

Excel Básico
El área gris de las orillas no se imprimirá.
Vamos a cerrar el archivo “Publicidad” sin grabar los cambios, y abrirlo de nuevo. Aparece así:

Excel Básico
Para llegar a la forma en que lo vimos arriba, vamos a hacer lo siguiente (necesitamos que aparezcan los indicadores
y ):
a) Arrastrar la línea punteada horizontal hacia abajo

b) Arrastrar la línea punteada vertical hacia la derecha.
c) Arrastrar la línea continua superior hacia abajo.
d) Arrastrar la línea continua inferior hacia arriba.
Así vemos cómo la presentación de las páginas y podemos hacer modificaciones.
Por último, si queremos repetir renglones o columnas en todas las hojas, podemos oprimir el botón Imprimir Títulos /
Print Titles. En este ejemplo le indico a Excel que repita la columna B y el renglón 12 en todas las hojas.

Excel Básico
Introducción a validación
Ejercicio: Que el formato de captura revise las claves del estudio.
Este tema lo veremos con más detalle en Excel Intermedio, pero aquí va una probadita de lo que es la validación.
Vamos a hacer un formato de captura de información. Abriremos el archivo “Contribución a proyecto”. Usaremos la hoja
“Forma preparada”.
Instrucciones para Excel de 2010 en adelante:

• Nos colocamos en la celda D5.
• Vamos a Datos – Herramientas de datos – Validación de datos / Data – Data tools – Data validation.
• Elegimos Permitir - Lista / Allow - List y luego damos clic en el cuadrito bajo Origen / Source. Vamos a la hoja de
Estudios y elegimos de A2 hasta A64.
• Vamos a la pestaña de mensaje de error (a la derecha) y tecleamos Elige de la lista en el mensaje de error.
Hacemos procedimiento similar para las claves de empleado (de la celda C16 a la celda C33), seleccionando los nombres
que están en la hoja Participantes, en el rango de A2 hasta A139.
Filtros
Abriremos el archivo “Análisis de sueldos con descripción”.

Excel Básico
• Para ver sólo ciertos valores a la vez:
• Damos clic en (seleccionar todo) / (select
all) para que se quiten todas las
palomitas (checkmarks).
• Seleccionamos los valores que queremos
ver dando clic sobre ellos (aparecen las
palomitas).
• Y oprimimos Aceptar / OK (con el ratón o
con Enter).
• Para filtrar a los 5 con el mayor salario total,

seleccionamos
• Español: Filtros de número – Diez
Mejores – Superiores 5 elementos.
• Inglés: Number filters - Top ten - Top 5
items.
• Para filtrar a los que ganan entre 500,000 y

1’000,000, vamos a:
• Español: Filtros de número – Entre. A la
derecha de Mayor o igual a escribimos
medio millón (500000), luego
seleccionamos en medio de los
renglones la opción “y”, por último, a la
derecha de Menor o igual a
escribiremos un millón (1000000).
• Inglés: Number filters – Between. A la
derecha de Greater than or equal to
escribimos medio millón (500000), luego
seleccionamos en medio de los
renglones la opción and y por último, a
la derecha de Less than or equal to
escribiremos un millón (1000000).
Nota: Es importante señalar la diferencia entre seleccionar Y / AND y seleccionar O / OR. En este caso, seleccionando O /
OR nos hubiera dado a los jugadores cuyo sueldo es menor a un millón o mayor a medio millón. Esos son todos los
jugadores.

Excel Básico
• Para ver a los jugadores que se apelliden “Smith” o

“Jones”, en la columna de “Player” seleccionamos:
• Español: Filtros de texto- Contiene.
• Contiene Jones
• Seleccionamos “O”
• Contiene Smith
• Inglés: Text filters - Contains.
• Contains Jones
• Seleccionamos “OR”
• Contains Smith
Nota: De nuevo, es importante notar la diferencia entre seleccionar Y / AND y seleccionar O / OR. En este caso,
seleccionando Y / AND nos hubiera dado a los jugadores cuyo nombre contiene Smith y también contiene Jones.
• Para ver a los jugadores que no se llamen “Smith” ni “Jones”, en la columna de “Player” seleccionamos:
Español: Filtros de texto- No contiene. Inglés: Text filters – Does not contain.
• No contiene Jones • “Does not contain” Jones
• Seleccionamos “Y” • Seleccionar “AND”
• No contiene Smith • “Does not contain” Smith
Última nota sobre conjunciones: En este caso, seleccionando O / OR nos hubiera dado a los jugadores cuyo nombre no
contiene Smith y no contiene Jones. Esto incluye a todos los jugadores, exceptuando a alguien que tenga ambos
apellidos en su nombre.
• Para ordenar los sueldos de mayor a menor y de menor a mayor,

basta con seleccionar estas opciones que aparecen en la parte
superior al seleccionar un filtro.

Excel Básico
• Para quitar los filtros, hay varios caminos:
• Seleccionar la opción de Borrar filtro de … / Clear filter from…
dentro del filtro, columna por columna.
• Para quitarlos todos al mismo tiempo, conservando la función
de filtrar:
• Español: Datos –Ordenar y filtrar – Borrar
• Inglés: Data - Sort and filter – Clear.
• Para eliminar por complete los filtros:
• Español: Datos –Ordenar y filtrar – Filtro
• Inglés: Data - Sort and filter – Filter.
Filtrar por colores

Imaginemos que un compañero de trabajo nos mandó un archivo con una nota que decía: “Te marqué los pedidos que
se pueden ir ya en verde. Estos se embarcan en cuanto estén listos. Los pedidos marcados en anaranjado no los vayan a
embarcar todavía”.
Desde 2007, es fácil distinguir a estos clientes en Excel. Abriremos el archivo “análisis de ventas.xlsx”, y colocaremos un
filtro por color en el nombre del cliente. Ahí veremos los nombres marcados en verde o anaranjado.
También podemos ordenar por color, ahí mismo. Así quedan al principio de la lista los clientes señalados con un color.
Podemos incluso ir a Ordenar por color – Personalizado / Sort by color – Custom y seleccionar el color de la siguiente
manera:
También podemos ordenar de varias maneras, incluyendo líneas nuevas, y llegar a este renglón desde Datos – Ordenar y
filtrar – Ordenar / Data – Sort and Filter – Sort.

Excel Básico
Ejercicio:
1. Usando el archivo de datos de venta, vamos a ordenar el archivo de la siguiente manera.

a. Primero queremos los verdes, y luego los anaranjados.
b. Luego, ascendente por Cliente.
c. Queremos que el orden de las ciudades sea Tijuana, Mexicali, Ensenada, Tecate y Rosarito (tip: en
“Orden” podemos hacer una lista personalizada).
La función de =SUBTOTAL() / =SUBTOTALES()
Vamos a abrir el archivo “Subtotales.xls”.
• En Inicio – Modificar – Autosuma / Home - Editing –

Autosum se insertan dos funciones por default:
• Si no hay ningún filtro activo, se inserta la función

=SUMA() / =SUM().
• Si hay un filtro activo, se inserta la función

=SUBTOTALES() / =SUBTOTAL().
Hay que escribir las siguientes fórmulas:
Celda
Español Inglés
B13=SUMA(B2:B12) =SUM(B2:B12)
B14=SUBTOTALES(9,B2:B11) =SUBTOTAL(9,B2:B11)
B15=SUBTOTALES(109,B2:B1 =SUBTOTAL(109,B2:B1
1) 1)
Como no tenemos filtros ni celdas ocultas, los tres totales coinciden.
Ahora, activamos un filtro:
• Español: Datos – Ordenar y filtrar – filtro.

• Inglés: Data - Sort and filter - filter.
Seleccionamos tres países (los que quieran). ¿Qué pasa?
Quitamos el filtro
• Español: Datos – Ordenar y filtrar – filtro.

• Inglés: Data - Sort and filter - filter.
Ocultamos los renglones 2, 3 y 4 (seleccionamos con el ratón los 3 renglones, damos clic derecho en la selección, y
seleccionamos Ocultar / Hide). ¿Qué pasa ahora con los totales?
Estas son las funciones que se pueden usar con =SUBTOTALES() / =SUBTOTAL()

Excel Básico
Para celdas
Para filtros Función Descripción
ocultas
1 PROMEDIO Promedio. 101
2 CONTAR Contar sólo 102
números.
3 CONTARA Contar números y 103
textos.
4 MAX Máximo. 104
5 MIN Mínimo. 105
6 PRODUCTO Multiplicación. 106
7 DESVEST Desviación 107
estándar.
8 DESVESTP Desviación 108
estándar poblacional.
9 SUMA Suma (default). 109
10 VAR Varianza. 110
11 VARP Varianza 111
poblacional.
Fórmulas para búsqueda

Para buscar en forma vertical en Excel tenemos la función BUSCARV o VLOOKUP. En algunas versiones de Excel 2010 en
español le cambiaron el nombre por CONSULTAV, pero fue tanta la confusión que se generó que el Service Pack para
Excel 2010 en español regresó los nombres de esta y otras funciones a su versión anterior.
Si en su computadora no funciona BUSCARV, pruebe con CONSULTAV. Probablemente le convenga instalar los Service
Pack disponibles para Office, ya que con esto corregirá también otros problemas.
Cómo hacer una búsqueda

Podemos colocar la función de varias maneras:
Con el menú:
• Español: Fórmulas – Búsqueda y referencia – BUSCARV (o CONSULTAV):

• Inglés: Formulas - Lookup and Reference – VLOOKUP.
Tecleando la fórmula:
Escribimos =VL, =BUS, =CONS, nos movemos con las flechas arriba y abajo para seleccionar la función, y oprimimos la
tecla <TAB> (está a la izquierda de la letra Q).
Usando el símbolo fx:
Nos lleva a una ventana como la que aparecía en Excel 2003 de donde podemos seleccionar la fórmula.
Búsqueda vertical (0 / FALSO / FALSE)

Usaremos el archivo “VLOOKUP BUSCARV Básico” para ver cómo funciona esta función.
El archivo tiene esta tabla, que se llama doctores. Y esta otra, que se llama tratamientos.
Doctor Especialidad Siglas tratamiento Tratamiento Precio

Arturo Robles Médico General GO General de orina 150

Excel Básico
Pedro Juárez Médico General PTI Perfil Tiroideo 280
Emiliano Negrete Otorrinolaringólogo PPR Perfil Preoperatorio 379
Luis Álvarez Renólogo PGI Perfil Ginecológico 499
Antonio Serdán Psiquiatra HEA He ático 299
PRE Perfil Reumático 385
PTO Perfil Torch 550
También tiene una tabla más, que se llama Table4, que contiene los datos que queremos completar.
Como el doctor siempre tiene la misma especialidad, al escribir el nombre del doctor vamos a traer la especialidad. Así,
nos colocamos en la celda C2, donde queremos que aparezcan los datos, y ahí vamos a ir a:
Inglés: Formulas – Function Library – Lookup and reference – VLOOKUP

Español: Fórmulas – Librería de funciones – Búsqueda y referencia – BUSCARV o CONSULTAV1
En el cuadro que aparece vamos a hacer lo siguiente.
• Damos clic en el cuadro de hasta arriba y luego damos clic en la hoja, en la celda B2. Como tenemos una tabla,
va a aparecer:
o Excel 2007: Table4[[#Esta fila],[Doctor]] / Table4[[#This Row],[Doctor]]
o Excel 2010 o posterior: [@Doctor]
* Como se dieron cuenta de que era muy largo lo del nombre de la tabla y “esta fila”, lo resumieron con
@ en las siguientes versiones, que significa lo mismo, pero se ve mucho mejor.
• En el segundo recuadro vamos a escribir doctores que es el nombre de la tabla que tiene los datos de los
doctores.
• En el tercer cuadro, vamos a seleccionar el número de la columna de la tabla que tiene el dato que buscamos. La
especialidad está en la segunda columna.
• Por último, vamos a escribir un 0 o false / falso, para indicar que la búsqueda debe ser exacta. Si no lo ponemos
o escribimos cualquier otro número (porque todo lo que no es falso o cero es verdadero para Excel) la lista tiene
que estar ordenada y nos regresará un valor exacto o uno parecido. Normalmente no queremos que pase esto,
así que en caso de duda es más seguro poner siempre un cero ahí.
1
En las versiones originales de Excel 2010 en español, Microsoft cambió el nombre de varias funciones para que se parecieran más a
la función original en inglés. BUSCARV se convirtió en CONSULTAV, EXTRAE en MED y ESPACIOS en RECORTAR. Este cambio no fue
bien recibido por los usuarios, por lo que Microsoft tomó nota y al instalar un Service Pack de Office cambia los nombres de nuevo a
los originales. Excel 2013 siempre usa BUSCARV.

Excel Básico
Ahora vamos a explicar lo que hicimos. La función recibe varios parámetros.
Los valores que recibe la fórmula
Valor buscado / Lookup value: Celda con el valor que se va a buscar.
Matriz buscar en / Table array: Conjunto de celdas o columnas, con el valor buscado en la primera columna, donde
se buscará el valor.
Indicador columnas / Col index num: El número de columnas hacia la derecha donde está el valor que se va a
regresar, siendo el 1 la primera columna.
Si el valor que buscamos está en la columna C, la columna C será la primera columna, la D la segunda, y así
sucesivamente.
Ordenado/ Range lookup: Determina lo que hay que hacer si no encuentra el valor exacto:
• 0 no regresa ningún valor y da un error.

• 1 regresa un valor anterior.

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Otra forma de ver la fórmula
Podemos decir que los parámetros de la búsqueda son:
• Qué celda (o rango) buscar

• Dónde buscarlo (rango, columnas o tabla).
• Qué columna regresar si lo encuentra.
• Qué regresar si no lo encuentra:
o 0 – no regresa nada y marca error.
o 1 - regresa un valor anterior.
Para este curso, vamos a ver nada más la búsqueda exacta, así que siempre recuerden usar un 0 o FALSO / FALSE al final
de su fórmula.
Vamos a repetir el procedimiento para obtener la descripción del estudio. En la celda F2, insertamos una fórmula de
VLOOKUP / BUSCARV. En el primer cuadro daremos clic en E2, para tomar las siglas. Luego escribiremos estudios, 2 y 0.
El precio del estudio, que colocaremos en la celda H6, insertamos una fórmula de VLOOKUP / BUSCARV. En el primer
cuadro daremos clic en E6, para tomar las siglas. Luego escribiremos estudios, 3 y 0. Es igual a la fórmula anterior,
excepto por el número de la columna.
En la siguiente pestaña vamos a ver cómo se hace el proceso desde cero.
Usar una tabla para los datos donde va a buscar.
• Damos clic en B16 y luego oprimimos <Ctrl-Shift-Espacio>.

• Seleccionamos Insertar – Tabla / Insert – table.
• Elegimos Mis datos tienen encabezado / My data has headers.

Excel Básico
• En Herramientas de tabla – Propiedades – Nombre de tabla / Table tools – Properties – Table name vamos a
escribir doctores donde en la ilustración dice mis_datos (esto es para enfatizar que puede ser cualquier nombre,
y aunque es buena idea que esté relacionado con los datos, no es indispensable).
Seleccionamos la celda F18 y oprimimos <Ctrl-T> para insertar una tabla. A esta tabla la llamaremos Estudios.
A partir de aquí, podemos repetir el procedimiento que hicimos anteriormente.
Muy importante:
Si queremos modificar la fórmula después de poner el VLOOKUP / BUSCARV, no volvemos a poner la fórmula en el menú
de fórmulas, porque esto la duplica y provoca errores. En lugar de eso, damos clic en fx que aparece junto a la fórmula
en el cuadro de fórmulas. Esto vuelve a aparecer el cuadro para que hagamos las correcciones necesarias.
Ejercicio: Que el formato de captura complete los datos.

Abriremos el archivo “Contribución a proyecto”. Usaremos la hoja Forma para completar.
En D5, elegiremos el proyecto 37.
En la celda D7, escribiremos un BUSCARV / VLOOKUP que busque lo siguiente:
• Qué buscar: La celda D5, y oprimimos <F4> para que aparezcan los signos de pesos y quede como $D$5.
• Dónde buscar: Va a buscar en la hoja Estudios, de la columna A a la F.
• Queremos la segunda columna.
• Si no lo encuentra, que no traiga nada (0) y marque error.

Excel Básico
• Podemos copiar la fórmula hacia abajo. Oprimimos fx para ver el cuadrito del BUSCARV / VLOOKUP otra vez, y
cambiamos el indicador de columnas del tercer cuadro por 3, 4, 5 y 6.
• En C16, elegiremos AHH-01.

• En la celda D16, completaremos el nombre, buscando en la hoja de Participantes. Como en esta ocasión sí
queremos que el valor baje, no usaremos la tecla <F4> con el valor que va a buscar:
• Ahora, para copiarlo y que no se mueva nada, no podemos simplemente usar <Ctrl C>. Tenemos que hacer lo
siguiente:
o Seleccionar la celda D16.
o Oprimir <F2>.
o Oprimir <Shift Home> o <Shift Inicio>.
o Oprimir <Ctrl C>.
• Seleccionamos la celda E16, y oprimimos <Ctrl-V>.
• Oprimimos fx y cambiamos el 2 por 3 en el tercer cuadro.
• Seleccionamos las celdas de D16 a E16.
• Arrastramos hacia abajo donde aparece la cruz negra sin flechas, en la esquina inferior derecha de lo
seleccionado, hasta llegar al renglón 33.

Excel Básico
• En el cuadro que aparece abajo a la derecha de lo que arrastramos, seleccionamos Rellenar sin formato / Fill
without formatting para no afectar el grosor de los cuadros.
• Aparecerán muchos #N/A. Los corregiremos después.
Evitar que se muestren errores con SI.ERROR / IFERROR

A partir de Excel 2007 existe una función muy útil llamada SI.ERROR / IFERROR, que nos permite eliminar errores en una
forma fácil y rápida. Recibe dos cosas: una función que va a revisar y mostrar si no hay error, y un mensaje o valor que
va a mostrar si hay un error en la función que calculó.
Vamos a abrir el archivo “Ejemplo para IFERROR”.
Vemos que hay algunos valores que VLOOKUP no encuentra y marca #N/A.
Vamos a B2, que tiene la fórmula:
Español Inglés
Tenemos esta fórmula en 2014 y 2015 Tenemos esta fórmula en 2014 y 2015
=BUSCARV(año&"-"&trimestre,venta_anual,2,0) =VLOOKUP(año&"-"&trimestre,venta_anual,2,0)
Vamos a insertar lo siguiente inmediatamente después Vamos a insertar lo siguiente inmediatamente después
del espacio y antes de la B de BUSCAR: del espacio y antes de la V de VLOOKUP:
SI.ERROR( IFERROR(
Y vamos a agregar lo siguiente al final de la fórmula: Y vamos a agregar lo siguiente al final de la fórmula:
, 0) , 0)
La fórmula se verá así: La fórmula se verá así:
=SI.ERROR(BUSCARV(año&"- =IFERROR(VLOOKUP(año&"-"&trimestre,venta_anual,2,0)
"&trimestre,venta_anual,2,0) , 0) , 0)
Después de este cambio, nos queda un error #DIV/0 porque no tuvimos ventas un en 2014 en ese mes.
Español Inglés
Tenemos esta fórmula en Cambio Tenemos esta fórmula en Cambio
=(C4-B4)/B4 =(C4-B4)/B4
Vamos a insertar lo siguiente inmediatamente después Vamos a insertar lo siguiente inmediatamente después
del espacio y antes de la B de BUSCAR: del espacio y antes de la V de VLOOKUP:
SI.ERROR( IFERROR(
Y vamos a agregar lo siguiente al final de la fórmula: Y vamos a agregar lo siguiente al final de la fórmula:
, 100%) , 100%)
La fórmula se verá así: La fórmula se verá así:
=SI.ERROR((C4-B4)/B4, 100%) =IFERROR((C4-B4)/B4, 100%)
Con esto vemos que esta función hace su trabajo con cualquier tipo de error. Si quisiéramos que nos dijera “No
encontrado”, en vez de 0 o 100%, escribiríamos “No encontrado” entre comillas.

Excel Básico
Analizar datos.
Cuando la gente empezó a usar hojas electrónicas, se dio cuenta de que necesitaba resumir la información, o
sacar totales de varias maneras diferentes. Por ejemplo:
• ¿Cuánto productos diferentes tengo en esta • ¿Cuántas horas extras tengo que pagar?
bodega? • ¿Cuántas vacaciones le quedan a esta persona?
• ¿Cuánto les compré a mis proveedores el año • ¿Qué medicinas tengo que volver a pedir?
pasado?
• ¿Quién es mi mejor cliente?
Ejercicio: Que el formato de captura no muestre errores.

Abriremos el archivo “Contribución a proyecto”. Usaremos la hoja Forma con BUSCARV VLOOKUP.
Vamos a modificar la fórmula en D16 para que incluya la función SI.ERROR / IFERROR.
Pasamos de esta fórmula A esta fórmula

=BUSCARV(C16,Participantes!A:CJ,2,0) =SI.ERROR(BUSCARV(C16,Participantes!A:CJ,2,0),"")
=VLOOKUP(C16,Participantes!A:CJ,2,0) =IFERROR(VLOOKUP(C16,Participantes!A:CJ,2,0),"")
Una vez que tenemos la fórmula corregida, podemos hacer lo siguiente para cambiar las demás.
• Seleccionar la celda D16.

• Seleccionar hasta abajo con <Ctrl Shift >.
• Oprimir <F2>.
• Oprimir <Ctrl Enter>. Esto copia lo que estamos editando en todas las celdas seleccionadas sin copiar formatos.
Repetimos en la celda E16, agregando la función SI.ERROR / IFERROR y copiando hacia abajo.
Ejercicio:
Escribe 5 totales que te serviría poder calcular rápidamente en tu trabajo:

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Para responder preguntas como estas, se introdujeron fórmulas, filtros, subtotales y tablas dinámicas (o pivot tables).
Tablas Dinámicas / Pivot Tables
Qué es una tabla dinámica

En una definición simple: Una tabla dinámica de Excel es una herramienta para resumir datos y calcular totales de una
manera práctica y rápida.
Cómo hacer tablas dinámicas
Para hacer una tabla pivote (o tabla dinámica, como Microsoft traduce “Pivot Table”) lo más importante es que los datos
se encuentren en columnas continuas y que todas las columnas tengan títulos (no importa si la columna está en blanco
debajo del título o si hay renglones en blanco, aunque es mejor elminarlos para facilitar la suma).
Vamos a usar el archivo “Ventas” para ver cómo funcionan las tablas dinámicas.
Español: Estando en la celda A1, oprimimos <Ctrl-Shift-End> y después vamos a Insertar – Tablas - Tabla dinámica –
Tabla dinámica.
Inglés: Estando en la celda A1, oprimimos <Ctrl-Shift-End> y después vamos a Insert – Tables – PivotTable –
PivotTable.

Excel Básico
En esta pantalla se puede indicar el rango de los datos con los que haremos la tabla dinámica, si vienen de Excel o de
alguna otra fuente, como Access, si queremos que la tabla esté en la misma hoja o en una nueva. Por lo regular
podemos dar Aceptar para pasar al siguiente paso con las opciones predefinidas.
Ahora se ve la pantalla como se muestra abajo. Podemos ver que aparecen las Herramientas de tabla dinámica /
PivotTable Tools arriba. Estas herramientas sólo aparecen si estamos en una celda de la tabla.
En versiones anteriores a Excel 2007 sólo podíamos trabajar con las celdas de la izquierda o usando el wizard. Ahora
podemos trabajar con las celdas de la izquierda o su equivalente bajo la lista de campos (como lo indican las flechas),
que resulta mucho más práctica.
La selección
Podemos crear una tabla dinámica empezando en una sola celda del bloque de datos que queremos usar (Excel define el
bloque de datos como todos los datos que están juntos encerrados en un renglón en blanco arriba y abajo, y una
columna en blanco a la izquierda y a la derecha) o seleccionando exactamente los datos que queremos que tenga
nuestra tabla dinámica.
Podemos seleccionar todas las celdas antes de hacer nuestra tabla dinámica, pero esto incluye muchos renglones en
blanco, lo que nos crea los siguientes problemas:
a) Excel pensará que todas las cantidades son texto y por default las colocará en el cuadro de renglones en vez de
en el cuadro de valores.
b) Cuando arrastramos una cantidad numérica al campo de valores, su operación por default será el conteo en vez
de la suma, lo que es engorroso (por lo regular queremos sumar, no contar los valores numéricos).
c) Algunas versiones de Excel no permitirán agrupar (group) fechas o números por los espacios en blanco.
Cómo acomodar los valores

Las tablas dinámicas nos permiten colocar los valores de la siguiente manera.
Rótulos de fila / Row labels

Lo que se coloque en este cuadro se mostrará hacia abajo. Si tengo las regiones Norte, Este, Sur y Oeste, al ponerlas aquí
se verán así:
Este

Excel Básico
Norte
Oeste
Sur
Rótulos de columa/ Column labels

Esto se acomodará de izquierda a derecha:
Este Norte Oeste Sur
Filtro de informe / Report filter

Lo que se acomoda en el filtro no se verá, a menos que seleccione un solo valor. El filtro nos dirá si tenemos todos los
valores seleccionados, si tenemos seleccionados varios o nos mostrará el nombre del valor en caso de que tengamos un
solo valor seleccionado.
Si filtramos por Norte y Sur, tomaremos en cuenta nada más los renglones que incluyan una de estas dos regiones, sin
incluir los renglones que digan Oeste o Este.
Español Inglés
Segmentación de datos / Slicer (a partir de 2010)

El slicer o segmentación de datos es un filtro que apareció a partir de Excel 2010. Es similar al filtro clásico, excepto
porque nos permite ver todos los valores. Para usarlo, hay que ir a Herramientas de tabla dinámicas – ordenar y filtrar –
insertar segmentación de datos / Pivot table tools – sort and filter – insert slicer.
A continuación muestro una comparación entre un filtro clásico (a la izquierda) y un slicer (a la derecha).

Excel Básico
La selección dentro de un slicer se puede hacer de varias maneras:
a) Dar clic sobre el primer valor que queremos seleccionar y arrastrar el ratón oprimiendo el botón derecho para
seleccionar elementos consecutivos. Esto es equivalente a dar clic en el primer elemento y presionar <Shift> o
<Mayúsc> cuando damos clic en el último elemento que queremos incluir.
b) Manteniendo oprimida la tecla <Ctrl>, dar clic sobre los elementos que queremos incluir o excluir de la
selección. Un clic incluye, otro excluye, y así sucesivamente.
Por default, un slicer se muestra hacia abajo, como el filtro, pero se pueden cambiar las columnas que se despliegan
yendo a Herramientas de segmentación – Opciones – botones – columnas / Slicer tools – options – buttons – columns.
Para terminar, en Herramientas de segmentación – Opciones – Estilo de segmentación de datos / Slicer tools – options –
Slicer styles podemos cambiarle el color a nuestros slicers, para que sean más fáciles de reconocer. Esta es una
herramienta nueva que hace mucho más fácil trabajar con las tablas dinámicas, y especialmente, con las gráficas
dinámicas, que son las que se generan a partir de una tabla dinámica.
¡No puedo agregar o quitar datos!
Un problema que se presenta con mucha frecuencia es que desaparecen los campos de la tabla dinámica. Vamos a dar
clic en la celda A17, y ver qué sucede.
Ahora damos clic en la celda A15, y vemos cómo regresan los campos. Para ver las opciones y trabajar con una tabla
dinámica, tenemos que estar en una celda o rango de esa tabla dinámica.
Otro problema es que no aparecen los campos. Vamos a dar clic en la X que aparece en la parte de arriba de la tabla
dinámica.

Excel Básico
Ahora aunque estemos en un campo de la tabla dinámica no vemos las opciones que podemos usar, pero siguen
apareciendo arriba las Herramientas de tabla dinámica / PivotTable Tools.
Para arreglarlo, vamos a dar clic derecho sobre cualquier dato de la table dinámica y seleccionamos la última opción:
Mostar lista de campos / show field list. También podemos hacer lo siguiente:
Español Inglés
Herramientas de tabla dinámica - Opciones – Mostrar u PivotTable tools - Options – Show/Hide–Field list.
ocultar – Lista de campo.
La diferencia en la forma de las ilustraciones se debe, más que al idioma, al tamaño de la ventana. Excel cambia la forma
de sus menús para adecuarse al espacio con el que cuenta.
Vamos a usar el archivo “Ventas” para ver cómo funcionan las tablas dinámicas.
Español: Estando en la celda A1, oprimimos <Ctrl-Shift-End> y después vamos a Insertar – Tablas - Tabla dinámica –
Tabla dinámica.
Inglés: Estando en la celda A1, oprimimos <Ctrl-Shift-End> y después vamos a Insert – Tables – PivotTable –
PivotTable.

Excel Básico
¿Quiénes son mis vendedores?

Queremos una lista de vendedores, así que ponemos al vendedor en las filas (o renglones).
¿Cuánto vendió cada uno?

Para saber cuánto vendió cada uno, hay que agregar el monto a los valores, y revisar que se sume.
¿Cómo le cambio el formato al número?

Oprimimos clic derecho sobre un número, por ejemplo, en la celda B7 y seleccionamos Formato de número / Number
format.
En la ventana que aparece, seleccionaremos Moneda / Currency y OK.

Excel Básico
¿Puedo ordenar los vendedores del que vendió más al que vendió menos?
Sí. Cuando tenemos un solo campo en los renglones, basta con dar clic derecho sobre un número, elegir Ordenar –
Mayor a menor / Sort - Greatest to lowest.
¿Cuándo no funciona esto?

Cuando tenemos más de un campo. Por ejemplo, supongamos que agregamos Ciudad antes de Vendedor.
Row Labels Sum of Monto A la izquierda se puede ver que el Vendedor está ordenado de mayor a
Guadalajara $2,825,725.95 menor, pero la ciudad no, pues aparece primero Guadalalajara, con menos
Abraham Mendez $117,915.48 de tres millones, que México, que tiene más de siete millones.
Alejandro Gómez $177,322.41
Alicia Gloria Reyes $683,211.78 Para ordenar la ciudad poniendo hasta arriba la que más ventas tuvo, damos
Alvaro Pérez $422,476.65 clic derecho sobre una de las ciudades (celda A4 o A15, por ejemplo) y luego
Claudia Martínez $209,885.58 seleccionamos Ordenar – Más opciones de ordenación / Sort – More sort
Dolores Sánchez $273,484.26 options.
Gabriel Martínez $256,477.14
En la siguiente pantalla elegimos Descendente (Z a A) / Descending (Z to A)
Helena Hernández $192,298.86
by: y elegimos el monto. Si elegimos por Ciudad, se ordenarán en orden
Honorio Reyes $31,741.38
alfabético descendente, sin importar cuánto vendieron.
Sandra Martínez $460,912.41
México $7,096,272.03
Abraham Mendez $749,872.47
Alejandro Gómez $714,392.19

Excel Básico
Como se ve arriba, las ciudades quedan ordenadas de mayor a menor, igual que los vendedores. Así podemos decirle a
la tabla dinámica cómo queremos acomodar los datos, de uno por uno.
Salen muchos renglones y pocas columnas ocupadas. ¿Se puede acomodar de otra manera?
Sí, podemos mover la ciudad a las columnas, de esta manera:
Me gustaba más antes, pero se veía muy solo en una sola columna, pero quisiera sumar cuánto vende
cada vendedor, por ciudad, en vez de tener cada ciudad y todos los vendedores. ¿Qué podemos
hacer?
Podemos regresar la ciudad a las filas, pero poniéndola abajo del vendedor, en lugar de arriba.

Excel Básico
Está mejor, pero se ve muy pegado. ¿Se puede “abrir”?

Sí, nada más hay que cambiar el diseño del reporte, en Herramientas de tabla dinámica – Diseño – Diseño de reporte /
Pivot table tools – Design – Report Layout. Ahí se puede cambiar a Esquema / Outline o Tabular / Tabular.
Compacto / Compact Esquema / Outline Tabular / Tabular

Excel Básico
¿Puedo ver un resumen por vendedor, y ver nada más las ciudades de algunos vendedores?
Sí. Para eso sirve el signo de menos que tiene el vendedor a la izquierda.
¿No hay una forma más rápida que picarle a cada vendedor?
Oprime botón derecho sobre el nombre de cualquier vendedor Expandir Contraer– Contraer todo el campo/ Expand
Colapse – Collapse entire field.
Después de eso abres o cierras los que necesites con el signo de más.
¿Qué más se puede hacer?

Puedes graficar. Da un clic en el nombre de un vendedor (puede ser en cualquier lugar de la tabla dinámica), y luego
vamos a Insertar – Gráficas – De columnas / Insert – Charts – Column charts y elige la segunda, la de columnas apiladas.
Además, dale clic a Dolores Sánchez para ver sus ciudades.
¿Podemos ponerle colores?

Sí. Cambia la ciudad a las etiquetas de columna.

Excel Básico
Quisiera ver las ventas por mes, pero las tengo por día. ¿Algún atajo?
Quitamos la ciudad y el vendedor. Ponemos las ventas en los renglones, y dando clic derecho sobre alguna fecha,
seleccionamos Agrupar / Group. Elegimos Meses / Months y Años / Years. Este es el resultado.
Para que esto funcione, no debe haber ningún dato que no sea una fecha. Nada de escribir “entre abril y mayo”, “30
dicimbre” (le falta una “e” a “diciembre”), ni tampoco escribir 30/04/2023 cuando el formato de fecha es mes, día, año y
debe ser 04/30/2023. Para saber si es fecha, hay que poner un filtro. Si no se agrupa por año, no es una fecha válida.

Excel Básico
Tips para hacer gráficas
Menú de diseño
La clave para usarlo es recordar que en este menú se modifican varios elementos de la gráfica, sin importar lo que esté
seleccionado.
Menú de diseño/signo de más arriba a la derecha de la gráfica

Excel 2007 y 2010 tienen un menú de diseño entre los menús de diseño y formato. A partir de la versión 2013, este
menú se convirtió en un signo de más que aparece arriba a la derecha de la gráfica.
La clave es recordar que aquí se pueden poner más cosas en la gráfica: títulos, leyendas, etcétera.
Menú de formato
En este menú se modifica la apariencia de lo que está seleccionado en la gráfica. Muchas de estas opciones se
pueden usar dando clic derecho sobre lo que se quiere modificar y seleccionando Formato / Format.

Excel Básico
Apéndice: Formatos de fecha y hora
Formatos de fecha
Estos formatos funcionarán si se introduce un número en una celda. Los textos se mostrarán sin cambios.
Signo Descripción
d Muestra el día del 1 al 31.
dd Muestra el día del 01 al 31, añadiéndole un cero al inicio si es menor a 10.
ddd Muestra el día de la semana, abreviado: lun, mar, mié… o mon, tue, wed,… dependiendo del
idioma de Excel.
dddd Muestra el nombre completo del día de la semana: lunes, martes, miércoles,… o Monday,
Tuesday, Wednesday,… dependiendo del idioma de Excel.
m Muestra el mes del 1 al 12.
mm Muestra el mes del 01 al 12, añadiéndole un cero al inicio al inicio si es menor a 10.
mmm Muestra el nombre del mes abreviado. Si el idioma es español, mostrará Ene, Feb, Mar…
mmmm Muestra el nombre del mes completo. Si el idioma es español, mostrará Enero, Febrero, Marzo,…
aa o yy En español, aa muestra el año en dos dígitos. En inglés usamos yy.
aaaa o En español, aaaa muestra el año en cuatro dígitos, incluyendo el siglo. En inglés se usa yyyy.
yyyy
Formatos de hora
Estos formatos funcionarán si se introduce un número en una celda. Los textos se mostrarán sin cambios.
Signo Descripción
h Muestra la hora de 0 a 23 (o de 0 a 11, si se usa AM/PM).
hh Muestra la hora de 00 a 23 (o de 00 a 11, si se usa AM/PM), agregando un cero al inicio si es
menor a 10.
[h] Muestra la hora de 0 en adelante, sin volver a iniciar en 0 en la hora 24.
m Muestra los minutos de 0 a 59.
mm Muestra los minutos de 00 a 59, agregando un cero al inicio si son menores a 10.
[m] Muestra los minutos de 0 en adelante, sin reiniciar en 0 al llegar a 60.
s Muestra los segundos de 0 a 59.
ss Muestra los segundos de 00 a 59, agregando un cero al inicio si son menores a 10.
[s] Muestra los segundos de 0 en adelante, sin reiniciar en 0 al llegar a 60.
Nota: Tanto los meses como los minutos se representan con emes (m). Para saber que tiene que representar minutos,
Excel necesita que antes de la m venga una h.

Excel Básico
Índice temático
Agregar botones a la barra de acceso rápido, 12 IFERROR, 50

BUSCARV imprimir, 34
cómo usar, 44 Pivot Tables, 52
CONSULTAV SI.ERROR, 50
en vez de BUSCARV, 44 SUBTOTAL, 43
Copiar y pegar formatos, 21 SUBTOTALES, 43
Cuadrícula Tablas Dinámicas, 52
Mostrar u ocultar, 24 Términos que hay que saber, 8
dar formato, 18 uso del ratón, 30
fecha y hora Validación, 39
formatos de, 64 VLOOKUP
Filtros, 39 cómo usar, 44
Formatos prediseñados, 11

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• Analista de capacitación • Gerente de Operaciones • Practicante de Recursos

Historia de las hojas electrónicas

Una pantalla de VisiCalc. Fuente: Wikipedia Commons.

© Performance Focus and Development S.C. Página 4

Fuente: Microsoft. http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx

¿Para qué sirve Excel?

© Performance Focus and Development S.C. Página 5

Antonio 30-ene 675-2221

Brenda 25-mar 689-8723

Carlos 12-oct 655-7192

Departamento Nombre Apellido Teléfono

Compras Luis Fonseca 2200

Contabilidad Carlos Godoy 2233

Ingeniería Juan Álvarez 2273

Cuando necesito un listado de visitantes, puedo manejar una lista.

Fecha Nombre Compañía Asunto Visita a Departamento Entrada Salida

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Quién Comida Propina Pagó Le sobra

Total $290 $29 $350 $31

Comprar Cantidad Precio

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Términos que hay que saber:

También le decimos “libro” en vez de “archivo”, por razones muy parecidas.

Libro de trabajo Workbook

Hoja Sheet o worksheet

Columnas y filas (o renglones)

© Performance Focus and Development S.C. Página 8

En inglés los renglones se llaman row y las columnas se llaman column.

En inglés, las celdas se llaman cells.

© Performance Focus and Development S.C. Página 9

En inglés, un rango se llama range.

Todas las demás versiones de Excel dicen Archivo o File.

Trabajar con un archivo nuevo

© Performance Focus and Development S.C. Página 10

© Performance Focus and Development S.C. Página 11

Para grabar un archivo con otro nombre y o en otro lugar

Agregar botones a la barra de acceso rápido

© Performance Focus and Development S.C. Página 12

Ejercicio: Calcular una suma.

= 123 + 5342 + 982

Al oprimir <Enter> veremos el resultado.

En Excel podemos hacer operaciones como en la calculadora, con algunas diferencias.

a) La suma usa el signo “+” y la resta el signo “-”, como siempre.

© Performance Focus and Development S.C. Página 13

Excel calcula primero lo que esté entre paréntesis.

¿Cuándo me tengo que preocupar por esto?

¿Cómo sabe Excel cuándo mostrar 2 + 2 y cuándo mostrar 4, que es el resultado?

+2+3 se convierte en =+2+3 y despliega 5 como resultado.

-2+3 se convierte en =-2+3 y despliega 1 como resultado.

Agregarle un apóstrofe antes del signo de igual:

U oprimir un espacio antes de usar el signo de igual.

© Performance Focus and Development S.C. Página 14

a) Dar doble click en la celda, usando el ratón.

Ejercicio: Lista para el súper.

A) Primero vamos a abrir una hoja nueva de Excel.

Vamos a capturar el resto de los productos en los renglones del 3 al 9.