Administración Efectiva del tiempo (8 Horas)

Los hábitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse.

Los hábitos son aprendidos, no heredados

TOMA DE DECISIONES:

La primera decisión que debemos tomar para cambiar un hábito es evitar definirnos a nosotros
mismos en términos de nuestros hábitos, características y tendencias actuales.

TOMAR CONCIENCIA

Cada semana, todos contamos con 112 horas (16 X 7). Y depende de cada uno de nosotros
aprovecharlas al máximo.

USO DEL TIEMPO Y NUESTROS SERES QUERIDOS

La noche había caído ya; sin embargo, el pequeño niño hacía grandes
esfuerzos por permanecer despierto. El motivo bien valía la pena; estaba
esperando a su papá. Los traviesos ojos iban cayendo pesadamente
cuando se abrió la puerta.
Hijo: “Papá, ¿puedo hacerte una pregunta?” 
Padre: “Sí, claro, ¿qué es?”
Hijo: “Papá, ¿cuánto dinero ganas en una hora?” 
—dijo con ojos muy abiertos.

Su padre entre molesto y cansado, fue muy tajante en su respuesta.

“Eso no es asunto tuyo, ni tu madre lo sabe,¿por qué me preguntas tal cosa?”
Hijo: “Sólo quiero saber, por favor dime,¿cuánto ganas por una hora?”

El papá contrariado contestó con un simple: “100$ por hora”.

Hijo: “Oh” —El niño con tristeza agacha la cabeza hacia abajo...
“Papá, ¿puedo pedir prestado 50$?”

El padre se puso furioso: “Si la única razón por la que quieres saber lo que gano es para pedir
prestado dinero para comprarte algún juguete tonto, entonces quédate en tu habitación, no salgas
y piensa por qué estás siendo tan egoísta. Yo trabajo duro todos los días, como para lidiar con este
comportamiento tan infantil”.

El niño en silencio cerró la puerta de su habitación. El hombre se sentó y comenzó incluso a

ponerse más enojado acerca de la pregunta del pequeño. ¿Cómo se atreve a hacer tales preguntas
sólo para obtener algo de dinero? Después de una hora o algo así, el hombre se calmó y comenzó
a pensar: Tal vez había algo que realmente necesitaba comprar con esos 50$, después de todo, el
niño no pedía dinero muy a menudo. Así pues, se acercó a la puerta de la habitación del niño y
abrió la puerta.
 Padre: “¿Estás dormido, hijo?”
Hijo: “No papá, estoy despierto". 
Padre: “He estado pensando, tal vez yo fui demasiado duro contigo. Ha sido un día largo y
descargué mi frustración en ti. Aquí tienes los 50$ que me pediste…” 
El niño se irguió, sonriendo.
“Oh, gracias papá!” -susurró el niño mientras metía su manita debajo de la almohada y sacaba
varias monedas.

Entonces, se levanta y agarra debajo de la almohada unas monedas y unos billetes arrugados. El
hombre vio que el muchacho ya tenía dinero, empezó a enfadarse de nuevo. El niño contó
despacio su dinero, y luego miró a su padre.

Papá: “¿Por qué quieres más dinero si ya tiene bastante?”

Hijo: “Porque yo no tenía suficiente, pero ahora sí.” –Contestó entusiasmado.
“Papá, ahora tengo 100€. ¿Puedo comprar una hora de tu tiempo? Por favor, mañana ven a casa
temprano, me gustaría cenar contigo."

El padre se sintió acongojado. Puso sus brazos alrededor de su pequeño hijo, y le suplicó por su
perdón.

Recordemos siempre, que la mejor inversión de nuestro tiempo es en la familia que tenemos, las
personas que tenemos a nuestro lado y en nuestros corazones. Si el día de mañana morimos, en
apenas unos breves días habría alguien reemplazándonos en el trabajo; en cambio, para la familia
y amigos que dejamos atrás, la pérdida sería eterna. Valora el tiempo que pasas con los tuyos,
porque no hay nada más valioso.

Anillo de Compromiso
El joven entró con paso firme a la joyería y pidió que le mostraran el mejor anillo de
compromiso que tuvieran.

El joyero le presentó uno muy bonito. el hermoso diamante, solitario, brillaba como un
diminuto sol resplandeciente.

El joven contempló el anillo y con una sonrisa lo aprobó.

Preguntó luego el precio y se dispuso a pagarlo.
¿Se va usted a casar pronto?- le preguntó el joyero, no, respondió el joven, ni siquiera
tengo novia.

La muda sorpresa del joyero divirtió al comprador.

Es para mi Mama, dijo el joven; cuando yo iba a nacer estuvo sola, alguien le aconsejo
que me matara antes de que naciera, así se evitaría problemas, muchos problemas.

Pero ella se negó y Dios y ella me dieron el don de la vida. Fué Padre y Madre para mí,
fue amiga, hermana y fué Maestra, me hizo ser lo que soy. Ahora que puedo le compro
este anillo de compromiso.
 Ella nunca tuvo uno. 
yo se lo doy como una promesa de que si ella hizo todo por mi, ahora yo haré todo por
ella. Quizá después entregue otro anillo de compromiso, pero será el segundo.

El joyero no dijo nada, solamente ordenó que se le hiciera al joven el descuento aquél
que se hacia nada más a los clientes distinguidos

Tenemos casas más grandes, pero familias más chicas. 

Tenemos más compromisos, pero menos tiempo. Tenemos más 
medicinas, pero menos salud. Hemos multiplicado nuestras fortunas, pero 
hemos reducido nuestros valores. Hablamos mucho, amamos poco y 
odiamos demasiado. Hemos llegado a la Luna y regresamos, pero tenemos 
problemas para cruzar la calle y conocer a nuestro vecino. 
Hemos conquistado el espacio exterior pero no el interior. Tenemos 
mayores ingresos, pero menos moral. 
Estos son tiempos con más libertad, pero menos alegria. Con más 
comida, pero menos nutrición. 
Son días en los que llegan dos sueldos a casa, pero aumentan los 
divorcios. Son tiempos de casas más lindas, pero más hogares rotos. 
No guardes nada "Para una ocasión especial", porque cada día que 
vives es una ocasión especial. Lee mas, siéntate en la terraza y 
admira la vista sin fijarte en las malas hierbas; pasa mas tiempo 
con tu familia y con tus amigos; come tu comida preferida; visita 
los sitios que ames. 
La vida es una sucesión de momentos para disfrutar, no es solo 
para sobrevivir. Usa tus copas de cristal; no guardes tu mejor 
perfume, úsalo cada vez que te den ganas de hacerlo. 

Las frases "Uno de estos días" y "Algún día" quítalas de tu 

vocabulario. Escribamos aquella carta que pensábamos escribir 
"Uno de estos días". 
Digamos hoy a nuestros familiares y amigos, cuanto los queremos. 
Por eso no retardes nada que agregue risa y alegría en tu vida. 
Cada DIA, HORA, MINUTO es especial. 
Si estas tan ocupado y no puedes tomarte unos minutos para mandar 
este mensaje a alguien que tu quieras, y te dices a ti mismo que lo 
enviarás "Uno de estos días", piensa que "Uno de estos días" puede 
estar muy lejano, o puede que Tu no llegues nunca
EL TAZON DE MADERA
El viejo se fue a vivir con su hijo, su nuera y su
nieto de cuatro años. Ya las manos le temblaban,
su vista se nublaba y sus pasos flaqueaban. La
familia completa comía junta en la mesa, pero las
manos temblorosas y la vista enferma del anciano
hacía el alimentarse un asunto difícil. La comida
caía de su cuchara al suelo, y cuando intentaba
tomar el vaso, derramaba la leche sobre el mantel.

El hijo y la nuera se cansaron de la situación.

"Tenemos que hacer algo con papá", dijo él. "Ya
he tenido suficiente. Derrama la leche, hace ruido
al comer y tira la comida al suelo". 
Así fue como el matrimonio decidió poner una
pequeña mesa en una esquina del comedor.

Ahí, el abuelo comía solo mientras el resto de la

familia disfrutaba la hora de comer. Como el
abuelo había roto uno o dos platos, su comida se
la servían en un tazón de madera.

De vez en cuando miraban hacia donde estaba el

abuelo y podían ver una lágrima en sus ojos
mientras estaba ahí sentado solo.

Sin embargo, las únicas palabras que la pareja le

dirigía eran fríos llamados de atención cada vez
que dejaba caer el tenedor o la comida.

El niño observaba todo en silencio. Una tarde

antes de la cena, el papá observó que su hijo
estaba jugando con trozos de madera en el suelo.
Le pregunto dulcemente: "¿Qué estás haciendo?".

Con la misma dulzura el niño le contestó: "Ah,

estoy haciendo un tazón para ti y otro para mamá
para que cuando yo crezca, ustedes coman en
ellos".
 Definición de Administración del Tiempo

 Principios básicos para administrar el tiempo

No se puede ahorrar

No se puede retroceder

No SE puede atrapar o retener

Es imposible de recuperar

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de
efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que
hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

 Características para administrar el tiempo

1. Conoce cómo utilizas tu tiempo: durante un par de días, anota el tiempo que dedicas a cada
actividad dividiendo las tareas en categorías como por ejemplo: estudio, paseos, comida,
descanso, actividades personales...... Luego analiza si el uso de tu tiempo se corresponde con tus
responsabilidades.
 2. Establece tus objetivos: en base a lo que es importante para ti, determina que quieres lograr
cada día y semana.

3. Organiza tu tiempo: utiliza las herramientas correctas que te permitirán comprometerte a

cumplir las tareas. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, etc.

4. Identifica y luego elimina los enemigos de tu tiempo como puede ser sobrecargar tu horario,
intentando hacer más de lo que resulta posible, o distractores tales como la televisión, chat,
celulares.

 Como ocupar el “tiempo muerto”

Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión. •
Pero puede llegar a ser frustrante, si se pierde por hacer algo menos importante de lo que se
podría estar haciendo

 Tips para administrar el tiempo

 Identificar los momentos de mayor rendimiento para planear mejor el trabajo o el estudio
 Distinguir lo urgente(hoy) de lo importante(mañana):
LA GALLINA DE LOS HUEVOS DE ORO
La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y
encuentra un brillante huevo de oro. • Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a
su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. • Desde ese día, todas las
mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral
y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su impaciencia con
los huevos que pone la gallina. • En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una
sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. • Con la
muerte de la gallina, también desaparece su riqueza.

"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto
plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
 Asignar bloques de tiempo a las actividades, previendo tiempo extra al calculado.
Imprevistos!!!!
 Planificar repasos y actualizaciones semanales.
 Empezar con los temas o las tareas más difíciles.
 Asignar tiempo para las ocasiones especiales. Calendario familiar
 Coloca en un papel muy visible (en tu cuarto o lugar de estudio por ejemplo) el siguiente
texto bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN
DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?
Sugerencias para una administración efectiva del tiempo Dada la naturaleza sui generis
del tiempo como recurso, su administración efectiva se vuelve factor clave en el éxito de
las personas, tanto en su vida personal como en su vida laboral. Para su administración
efectiva diversos autores han sugerido diversas maneras de lograrlo, todas tendientes a
asegurar un manejo más adécuado del mismo. A principios de los años sesenta James Me
Cay plantea que para vencer las presiones del tiempo se debe realizar previamente un
esfuerzo sistemático de desarrollo personal, tendiente a incrementar la producción
personal por medio del agudizamiento de la atención y de la acumulación de energía. En el
incremento de esa pericia para manejar el tiempo las palabras y su uso adecuado
constituyen las principales herramientas, pues ayudan a mantener el contacto entre las
personas y a asegurar que con su participación se logra ratificar la inversión de tiempo
realizada. En ese mismo sentido la elaboración de diagramas y el uso de analogías se
constituyen en importantes recursos para un correcto manejo del tiempo. Concluye que
"cualquier individuo podrá vencer las presiones con que lo abruma el tiempo, con sólo
hacer las siguientes cinco cosas: 1. Combatir la preocupación y la distracción modificando
sus rutinas y ampliando sus intereses. 2. Conservar sus energías disminuyendo las
actitudes críticas y defensivas. 3. Ampliar la capacidad perceptiva explorando los mundos
de las ideas y de las sensaciones. 4. Desarrollar las capacidades por medio de la práctica
diaria. 5. Apoyar sus nuevos recursos ayudando a los demás a desarrollarse" (Mc Cay
1960: 178),
Las psicólogas Schlenger y Roesch sugieren que para que una persona pueda encargarse
de su tiempo primero debe averiguar que es lo que quiere en verdad" después debe
traducir esas necesidades en metas prácticas, susceptibles de ser divididas en actividades y
por último identificar tanto los obstáculos para lograrlas. como los modos de vencerlos.
Sugieren un horario diario para registrar esas actividades, el valor que se les concede, la
urgencia para su realización>! las interrupciones que se sufren en su alcance. Por último
consideran que la planificación es sumamente importante para organizar productivamente
el tiempo, para lo cual se deben establecer prioridades aclarando: qué se debe hacer
versus que se quiere hacer; qué se debe hacer ya versus que puede esperar; qué tiene
valor versus qué es importante y qué cosas son para la propia persona versus qué cosas
son para otros.

Webber por su parte sugiere que lo primero que debe hacerse es realizar una planeación
administrativa, donde los objetivos se conviertan en metas específicas por medio de la
fijación de prioridades y la asignación de indicadores específicos que midan el desempeño.
Recomienda el uso de un plan maestro de tiempo semanal donde además de lo anterior,
debe registrarse los plazos como un medio para "recordarle al ejecutivo sus obligaciones
adquiridas y forzarlo a hacerle frente a la necesidad de convertir 10 planeado a largo plazo
en actividades a mediano plazo, y éstas en inmediatas" (Webber 1985: 101). Dicho plan
maestro de tiempo semanal debe complementarse con un plan de tiempo diario donde se
registren las actIvidades a realizarse durante el día, clasificadas en dominantes y
postergables; junto con las reuniones programadas, las llamadas telefónicas y las personas
a las que se les debe escribir.
En el caso de Rutherford, sus sugerencias para el aprovechamiento del tiempo comienzan
con la recomendación de que debe usarse una hoja de trabajo para el estudio del tiempo
personal, donde se registren las cosas que ocurren y la duración de las mismas.
Complementariamente debe usarse otra hoja para analizar las actividades del día en
términos de la prioridad que merecen, el tiempo estimado para realizarlas y lo sucedido
realmente; junto con un detalle de las llamadas telefónicas, las asambleas o citas, las cosas
prometidas a otras personas y los proyectos en marcha. Junto a esta debe ir otra hoja
donde se distribuya el tiempo para la realización de las actividades semanales, la cual es
muy útil para ver como se ocupa el tiempo ya que "prácticamente es imposible
administrar el tiempo efectivamente hasta que no se tenga primero una idea exacta de lo
que ocurre con él" (Rutherford 1985: 91).

Femer es el autor que presenta las sugerencias más completas y sistemáticas, pues van
desde un análisis de las pérdidas de tiempo, los factores claves para ahorrar tiempo, el
trabajo en equipo, la programación de metas, las guías semanales de planeación, el
control de las interrupciones, el manejo del trabajo de rutina, la delegación eficiente de
responsabilidades y los lineamientos para las juntas, hasta consejos para combatir la
postergación.
 Análisis de la utilización del tiempo laboral En vista de la importancia del tiempo como
recurso, su administración efectiva requiere un análisis detallado de la forma en que se
utiliza, con el propósito de mejorar su uso y aprovechar al máximo posible, la limitada
cantidad diaria de que se dispone. Para empezar, las veinticuatro horas de que se
compone el día deben repartirse entre actividades estrictamente necesarias como comer y
dormir, actividades personales, familiares y sociales y actividades relacionadas con el
aspecto laboral. En ese sentido es importante cuestionarse y "saber quién dispone en
realidad de ese tiempo; quién rige sus determinaciones y empleo: ¿el propio individuo, en
virtud de su libre voluntad sostenida por sus motivaciones e intereses personales?, ¿o la
sociedad en su conjunto y los medios organizados, según el peso del pasado, las exigencias
del presente o las perspectivas del futuro?" (Leif 1992: 34). La respuesta a esas preguntas
es de trascendental importancia pues tiene que ver tanto con las motivaciones
individuales como con los imperativos sociales que tiene el individuo que vive en sociedad.
Todo lo cual exige una clarificación de lo que se desea hacer en relación con lo que
efectivamente se puede hacer. La forma en que se distribuyan esas veinticuatro horas
diarias, tiene que ser la más adecuada para cada persona, por lo que debe administrarse
bien el tiempo o sea "utilizar eficientemente los recursos que se poseen, incluyendo el
tiempo, de tal modo que se puedan alcanzar con eficacia las metas importantes" (Ferner
1992: 27). Una manera de darse cuenta en qué se gasta el tiempo es llevar un registro de
lo que se tarda en realizar todas y.cada una de las actividades que se desarrollan durante
el día, con el objeto de identificar si el uso que se está haciendo del mismo es el que más
conviene y si existen actividades que hacen perder el tiempo. Si ese registro se lleva al
menos durante una semana, se pueden detectar aspectos importantes, tales como darse
cl,lenta si el tiempo que se cree dedicar a algo es el que realmente se dedica a ello,
actividades que consumen mayor cantidad de tiempo, asuntos que pueden ser delegados
en otras personas, tipo de interrupciones que se presentan, actividades que quitan
tiempo, etc. En relación con este último aspecto es importante aclarar si lo que se
considera un quitatiempo realmente lo es. Para ello es necesario definir algunas de las
características que identifican a los quitatiempos: 1. Son actividades que se perciben como
una pérdida de tiempo. 2. Producen reacciones físicas y emocionales, que pueden ser
positivas o negativas. 3. Se convierten en multiplicadores integrados de la pérdida de
tiempo 4. Originan consecuencias negativas en forma de sentimientos, ideas y reacciones.
5. Pueden cambiarse por otras actividades que sean más productivas. Entre las actividades
que quitan tiempo figuran algunas de carácter personal y otras ajenas a la persona. La
distinción entre ambas es muy importante para poder eliminar aquellas sobre las cuales se
puede ejercer algún grado de control, modificando ante todo la conducta personal.
Ejemplos de quitatiempos causados por fuerzas externas son: "asambleas, trámites
burocráticos, llamadas telefónicas, jefes, papeleo, metas organizativas poco claras, visitas
imprevistas, prioridades en conflicto y personal incompetente." y los causados por la
propia persona: "incapacidad de negarse, desidia, desorganización, apatía, demasiadas
tareas rutinarias, no delegar el trabajo, soñar despiertos, riñas y relaciones tirantes con el
jefe" (Rutherford 1992: 28 y 29). Pero como las personas usualmente no están solas, sobre
todo en el campo laboral, sucede que a veces los quitatiempos que se cree son causados
por fuerzas externas, en realidad son causados por la propia persona. Por lo cual es
imprescindible primero que la persona aprenda a distinguir entre ambos, para luego
abocarse a modificar ante todo su propia conducta, si quiere lograr una administración
efectiva de su tiempo. En relación con el trabajo en grupo intervienen otros factores como
es el hecho de que la persona debe relacionarse tanto con los de su propio nivel
jerárquico, como con sus superiores y sus subalternos; además de que existen contactos
con otras personas ajenas a la propia organización, como son los proveedores, los clientes,
las organizaciones relacionadas, los empleados gubernamentales, etc. La importancia de
esos contactos estriba en que "nuestros problemas de tiempo se ven afectados
grandemente por las personas que nos rodean, en especial en el trabajo. Los malos
hábitos de administración del tiempo afectan a los demás" (Ferner 1992: 57). En relación
con ello es necesario aprender a respetar el tiempo de los demás, respetando en primer
lugar nuestro propio tiempo, para lo cual debemos darnos cuenta del uso que estamos
haciendo del mismo, dedicándolo a las actividades realmente productivas y respetando el
tiempo que los demás dedican a sus propias actividades, de modo que se aprovechen al
máximo tanto las oportunidades en que se trabaja en equipo, como las oportunidades en
que se debe trabajar solo. Ahora bien, para poder diferenciar cuáles actividades son en
verdad productivas se debe antes clarificar que es lo que se desea, cuáles son los valores
que guían nuestras acciones, cuáles son las metas estratégicas que se pretenden alcanzar;
pues de no ser así no se estaria invirtiendo el tiempo de manera productiva y se estaría
gastando en asuntos sin importancia, dejando de lado lo realmente necesario de realizar.
Para una correcta identificación de las metas, la persona debe conocerse en términos:
físicos, emocionales, intelectuales, profesionales, sociales, espirituales, morales y éticos;
de modo que pueda diferenciar adecuadamente entre lo que es, lo que necesita y lo que
puede. Luego debe proceder a establecer sus metas personales, familiares y
profesionales.. Para ello se deben subdividir las metas generales en metas específicas, con
los procedimientos y las actividades requeridas, junto con las especificaciones espaciales,
temporales y cuantitativas, necesarias para su logro exitoso. Considerando la escasez de
recursos con que se cuenta para lograr las metas, es imposible alcanzarlas todas a la vez,
lo que hace necesario establecer prioridades entre ellas, es decir, establecer una
"clasificación preferencial que prescribe el orden en que han de hacerse las cosas. Dar
prioridad a una tarea es tomar la decisión de hacerla previamente a todas las demás"
(Rutherford 1992: 69). En esa definición de prioridades intervienen factores como el valor
que se concede a las metas, la productividad que se supone que tienen, las necesidades de
personas relacionadas con el interesado o con su trabajo, el grado de control que se posea
sobre las mismas, las presiones externas recibidas para su cumplimiento, etc. Una vez que
se han identificado las metas y se han definido categorías de prioridad entre ellas, debe
procederse a establecer un plan de acción, con base en el cual se les de seguimiento, se
sepa qué se ha logrado y qué falta por hacer, cuáles son las fechas más importantes, a qué
reuniones debe asistirse, etc. Siguiendo dicho plan de acción la persona está en capacidad
de controlar su tiempo y obtener de él el mayor beneficio posible, pues de esta manera
puede hacer frente a las situaciones imprevistas, a la vez que cumple adecuadamente con
todo lo que se había propuesto realizar durante el día, la semana o el espacio de tiempo,
definido de acuerdo con sus necesidades particulares.
Actitudes personales ante el tiempo El uso personal del tiempo también se ve afectado
por la personalidad de cada uno, la cual se manifiesta en diferentes estilos
organizacionales, que satisfacen diferentes necesidades personales, corresponden a
maneras características de actuar y devienen de la naturaleza propia de cada cual. Desde
el punto de vista de la psicología se han identificado cinco estilos organizacionales en
relación con el uso personal del tiempo: el saltón, el ultra perfeccionista, el alérgico a los
detalles, el indeciso y el desidioso. Al saltón "le gusta tener muchos asuntos entre manos y
trabajar en varias tareas simultáneamente, pero constantemente salta de una cosa a otra
y nunca termina ninguna" (Schlenger y Roesch 1992: 4). Las razones para actuar de ese
modo obedecen al hecho de que se distrae con facilidad, le gusta la variedad y el cambio
de ritmo, prefiere la satisfacción inmediata y le agrada sentir que está ocupado. Ese estilo
se presenta cuando la persona está aburrida, se siente frustrada, se encuentra angustiada
o acepta muchas interrupciones no necesarias, ya sean llamadas telefónicas o visitas no
programadas. El ultra perfeccionista "cree que todo lo puede hacer, pero se complica
tanto tratando de hacerlo todo bien, que no puede terminar a tiempo los proyectos. Aun
cuando completa una tarea, no está contento con los resultados" (Schlenger y Roesch
1992: 4). Sus razones para actuar como lo hace son de que no distingue entre normas altas
y expectativas sobrehumanas, pretende dar satisfacción a alguien de su pasado y se cree-
capaz no sólo de hacer todo por sí mismo, sino de hacerlo bien. Ese estilo se muestra
cuando la persona evita las tareas importantes porque no confía en el resultado que va a
obtener y se pierde en una multitud de detalles insignificantes, dejando de lado el objetivo
principal. Por su parte el alérgico a los detalles "prefiere formular planes a llevarlos a la
práctica; de modo que una vez que comienza un proyecto, se muestra flojo en su
seguimiento" (Schlenger y Roesch 1992: 5). Actúan de esa manera porque les gusta
hacerse cargo del problema global, no tienen paciencia par dar el seguimiento necesario,
prefieren el movimiento rápido y no les gustan las labores rutinarias. Las circunstancias
favorables para que se presente este estilo suceden cuando la persona es responsable de
muchos aspectos de su trabajo y tiene que abarcar mucho campo en muy poco tiempo. En
el caso del indeciso se caracteriza por la razón de que "todo lo deja al azar porque no es
capaz de tomar decisiones y le preocupa que pueda equivocarse" (Schlenger y Roesch
1992: 5). Se comportan así aquellas personas que en verdad no saben lo que quieren, les
da miedo que su elección sea incorrecta, no tienen idea de cómo empezar a actuar y
sienten temor por lo desconocido. Dicho estilo se ve favorecido de manifestarse cuando la
persona no tiene confianza de disponer de toda la información necesaria o cuenta con
muchas opciones para seleccionar alguna. Por último, el desidioso es aquel que "todo 10
deja para última hora, como si 448 gozara con la angustia, y por lo general necesita
presión de fuera para terminar una tarea" (Schlenger y Roesch 1992: 5). En el caso del
desidioso actúa así porque no sabe como calcular el tiempo, la tensión se convierte en una
estímulo y cree que es necesaria para poder llevar a cabo lo que se propone. Cualquiera
que sea el estilo de cada uno, lo importante es recordar que está basado en hábitos
naturales, susceptibles de ser modificados si las circunstancias así lo exigen, en aras de
mantenerse organizado adecuadamente, de modo que se logre tener un desarrollo de la
vida satisfactorio, tanto en el plano personal como en el plano laboral. Al igual que ocurre
con cualquier otro concepto, el tiempo no posee el mismo significado para todas las
personas; por ejemplo, es necesario distinguir el tiempo objetivo del tiempo subjetivo,
donde el primero es aquel medido por los relojes a intervalos isócronos, mientras que el
segundo se refiere a la vivencia personal del tiempo, al valor vital que cada uno le concede
al tiempo que le toca vivir. La imagen que se posee del tiempo está en función de muchas
variables, especialmente del lugar del que se proceda y de la cultura que predomine en él,
al igual que de las condiciones históricas de tiempo y de espacio que le corresponda vivir a
cada uno; todo lo cual va a influenciar conjuntamente sobre la actitud que se posea ante
el mismo. Para el campo administrativo, la actitud que las personas posean ante el tiempo
reviste particular importancia en aras de que su uso diferente puede tener consecuencias,
tanto favorables como desfavorables, sobre el desarrollo a largo plazo de cualquier
empresa.
 Fortalecer la posición del líder optimizando el manejo del recurso más poderoso que
dispone: el tiempo.
Analizar la importancia de la delegación en la optimización del tiempo gerencial. 
Analizar las principales causas que generan importantes pérdidas de tiempo en la
realización de actividades y juntas de trabajo.
“El tiempo es el recurso más importante; quien no lo sabe administrar no sabe administrar
nada.” Peter Drucker
Perder el tiempo es más peligroso que malgastar el dinero. El tiempo es de uno y no
pertenece a nadie más. La forma en cómo se usa el tiempo define quien es uno. Tu
compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y
con lo que es importante. En este curso se busca analizar estrategias necesarias para
alcanzar un aprovechamiento adecuado del tiempo, que nos permita disfrutar al mismo
tiempo del trabajo y de los descansos. La autodisciplina significa una fuerza de voluntad
para hacer las cosas que deben hacerse. El uso de nuestro tiempo es el resultado de
cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y cada minuto.

. EL REGISTRO DEL TIEMPO.  Llevar un registro adecuado del tiempo nos permite
conocer, controlar y hacer un seguimiento del tiempo que empleamos en cada uno de
nuestros proyectos en general mediante cada una de las tareas.  Hacer un registro del
tiempo en horas que hemos consumido en realizar en cada tarea específica, con su
descripción y etiquetas, para cada proyecto, nos crea una sensibilidad de cómo estamos
aplicando y distribuyendo nuestras horas, en que estamos siendo productivos e
ineficientes y esto nos ayudará a planear y hacer eficientes nuestras actividades.

La Ley de Pareto dice que el 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80% de
nuestros resultados. Identifica ese 20% y céntrate en él, empezando tan pronto como
puedas.  Prioriza: Anticipa lo importante antes que se convierta en urgente.

LAS HERRAMIENTOAS DE TELECOMUNICACIONES Y LAS JUNTAS DE TRABAJO. 10.1 El

teléfono fijo y móvil  Tomar llamadas importantes  Ser breve  Utilizar en conjunto con
otras tecnologías de comunicación que eficiente su tiempo  Si es móvil evitar las
interrupciones en actividades importantes y que requieran de mucha concentración
www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono (669) 981-0158 Página 12 10.2 El correo postal y
electrónico  Revisar el correo electrónico en intervalos de tiempo prefijados. Cada 4
horas por ejemplo.  Tomar conciencia que nuestra lista de pendientes es más importante
que nuestro correo electrónico.  Tomar acción apenas se lea un email. Esto evita perder
tiempo en volverlos a revisar, trata de leerlos una vez y borrarlos o hacer lo que debas de
hacer.  Trata de usar el servicio de correos spam para no perder tiempo revisándolos. 
Ten un sistema de folders o directorios para ordenar tus emails.  Trata de organizar y
tener al día tu lista de contactos que es lo más importante en el sistema de emails. 
Sincroniza tu teléfono móvil o celular con tus correos. 10.3 Las juntas de trabajo 14 puntos
clave para llevar a cabo juntas efectivas: 1. Establece una hora y frecuencia constante.
Realízala a la misma hora siempre, que se repita en forma semanal, quincenal, mensual,
de tal forma que se agende y se convierta en hábito para el equipo. 2. Selecciona un lugar.
En la oficina, en un café, en un salón, por teléfono, siempre en el mismo lugar. 3. Publica
una agenda. Para que el equipo de trabajo sepa qué se va a tratar.
www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono (669) 981-0158 Página 13 4. Inicia a tiempo. Premia a
las personas puntuales. Con esto los acostumbrarás a que lleguen temprano. 5. Da la
bienvenida. Agradece a todos por dedicar su tiempo. 6. Palabras. Permite a cada quien
decir unas palabras sobre cómo se sienten. Esto permite el involucramiento y la
participación. 7. Cumplimiento de las tareas. Cada persona comenta acerca de las tareas
que se realizaron de la lista de pendientes de la junta anterior. Si las realizaron debes
felicitarlos, si no, has que se comprometan y pregúntales si requieren algún apoyo para
llevarlas a cabo. 8. Celebra logros importantes. Reconoce públicamente a las personas que
hayan alcanzado logros importantes. 9. Algún tema que se requiera agregar a la agenda.
Le da la oportunidad al equipo de agregar algún tema que quieran cubrir. 10. Cómo va el
negocio. ¿Qué está sucediendo en el negocio? Habla de lo bueno y lo malo, de preferencia
termina con los aspectos positivos para que el equipo termine la junta motivado. 11.
Entrenamiento. Hazlo divertido, que todo mundo se involucre, asigna un tema en el que
requieran mejorar a alguien para que en la siguiente junta enseñe a los demás. 12. Tareas
a realizar y compromiso. Cada persona enlista las tareas que se comprometen a realizar
para la siguiente junta y leen sus compromisos al grupo. www.cecmazatlan.ipn.mx
Teléfono (669) 981-0158 Página 14 13. Minuta. Asigna a una persona que tome nota y
circule los acuerdos y compromisos a todos los asistentes. 14. Termina a tiempo. Toma en
cuenta siempre los horarios, iniciar a tiempo al igual que finalizar a la hora indicada, es
vital en la organización. 11. DELEGACION DE FUNCIONES. 11.1 Los 2 pasos para delegar:
Formación y Control.  Formación Si nunca permites que tus empleados gestionen tareas
interesantes, se aburrirán y estarán resentidos. Si los vigilas demasiado no tendrán
iniciativa propia. Empieza asignando tareas fáciles para entrenarles, luego mejorarán
independientemente de su inteligencia. Todo se acaba aprendiendo. Acabarán
comprobando todo ellos mismo y corrigiendo las desviaciones. Compensará con mucho
los días invertidos en la formación. Que vean que confías en ellos. Si ves a alguien como un
incompetente, recibirás incompetencia. La gente es capaz de lo que se cree capaz. Ponte
en el lugar de tu empleado. Supongamos que delegan un montón de trabajo en ti. Antes
de empezar, preferirás saber que es exactamente lo que te piden y adonde quieren llegar.
Forma a tu equipo para asumir responsabilidades. Esto te llevará un tiempo, pero lo
ganarás con creces cuando realicen tareas que únicamente tendrás que supervisar.
Aprende a fiarte. ¿Y si no dispones de personas de calidad, delegaras también? Por
supuesto. Que aprendan. www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono (669) 981-0158 Página 15 
Control periódico: Las normas bien claras: ¿Cuando finalizan los plazos? Son el cuello de
botella a la hora de delegar. ¿Alguna vez has terminado algo pronto que no tenía una
fecha límite? No, se pospone durante meses. La fecha límite, es el esqueleto de todo
proyecto, la única manera de ensamblar las diferentes partes. Y serán revisadas
continuamente, siempre aparecerán interferencias en forma de urgencias, baja por
enfermedad, etc. 12. LA INCAPACIDAD PARA DECIR NO.  Muchas personas se
caracterizan por ser serviciales y estar siempre a disposición de los demás, y esto sin duda
puede ser una cualidad sin embargo en más de una ocasión estas personas suelen meterse
en problemas por no saber decir que no. 12.1 Reglas que te ayudarán a decir NO  Evita
todo lo que te perjudica.  No te dejes chantajear por nadie, ni tu familia ni tus hijos
pueden extorsionarte para conseguir que hagas algo.  En lugar de decir no tajantemente
y ponerte nerviosa, elige decir: “prefiero pensarlo”, en caso de que te presionen di “no” y
no dejes lugar a dudas. Sé diplomática pero siempre firme en tu respuesta.  Respeta tus
propios deseos.  Jamás toleres que te griten o maltraten por negarte a hacer algo. 
Aprende a guardar silencio para evitar polémicas y no des explicaciones por tu negativa.
www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono (669) 981-0158 Página 16  No llegues a la violencia, si
una situación se sale de control salte del lugar inmediatamente.  Ensaya tu “nos” frente
al espejo.  No justifiques tus decisiones.  Perfecciona el arte de decir “no”. 12.1
¿Cuándo decir qué NO?  ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer
esta tarea extra?  ¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?  ¿Será
lucrativa?  ¿La tarea invade mi tiempo personal?  ¿Esta tarea es acorde con mi lista de
prioridades?  ¿Es una actividad que aporta valor a la empresa? 13. LA PLANEACION DEL
TIEMPO. 13.1 7 hábitos para administrar el tiempo 1. Decide adonde quieres ir (metas y
objetivos) 2. Decide que debes hacer para llegar allí (planes y estrategias) 3. Empieza por
lo más importante (Prioridades) 4. Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y delega¡ 5.
Sigue tu programa (Ejecución) 6. Concéntrate en solo un asunto. Y termínalo (supervisión y
control) 7. Hazte la vida más fácil¡ (Disfrútala)
Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y !Delega!  Dice el refrán sajón. ¨Si lo quieres
pronto y bien hecho, hazlo tú mismo¨. Nada más falso. Sólo sería recomendable si tuvieras
una sola cosa por hacer. Aplícalo sólo a lo importante www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono
(669) 981-0158 Página 23  Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no más. Si le
asignas poco te saldrá mal o tendrás que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumirá.
Pero piensa que todo lleva más tiempo de lo que parece al principio, porque debes contar
con los imprevistos. No sabes cuándo pero te llegarán y ocuparán más de la mitad de tu
jornada.  Pregúntate siempre qué puedes delegar y a quién.  La única trampa que
puedes hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Importante:  Delegar no es
olvidarnos de la tarea.  Es preciso definir claramente el resultado a alcanzar.  Informar
a los implicados.  Formar al otro (dotarlo de los recursos necesarios.  Motivarlos y
concederle el derecho al error  Establecer controles para mantener el rumbo durante el
aprendizaje.  Y tener paciencia.  Delegar es invertir. Los resultados se obtienen
después. Con Creces. Hábito no. 5 Sigue tu programa.  Prepara un programa de
actividades para cada semana. www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono (669) 981-0158 Página
24  Inicia tu jornada de acuerdo a tu agenda o lo que hayas decidido utilizar para
administrar tu tiempo. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo más
importante.  Estos pasos son los que te harán avanzar tus planes y los que te llevarán día
a día a alcanzar tus Objetivos y Metas trazadas.  ¡ACCIÓN!  Actúa según tu iniciativa, tu
criterio. (evita la reacción compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos
imprevistos no prioritarios)  Aprende a decir que NO. Sé amable, pero no a costa de
abandonar tus prioridades.  No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrán inglés, ¨un
día de estos no es ninguno de estos días¨.  No pospongas lo que es difícil o te desagrada,
sobre todo si es importante.  Decide a tiempo. Evita la tentación de seguir acopiando
más información en busca de lo seguro, toma decisiones con información insuficiente, o
perderás el tren. Hábito no. 6 Concéntrate en un solo asunto y termínalo  La persona
ocupada se siente importante.  La actividad se acaba convirtiendo en una trampa: se
está tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qué se hace (Objetivo).
 Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos.
www.cecmazatlan.ipn.mx Teléfono (669) 981-0158 Página 25  Mantén tu escritorio
ordenado.  Si tocas un documento (papel o correo electrónico), pasa a la acción.  Evita
las interrupciones.
No cuenta lo que trabajas, sino lo que terminas.