CÓDIGO DOCUMENTO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PRO-200-17

GERENCIA DE FINANZAS VIGENTE DESDE:
16 / 03 / 06
NÚMERO DE REVISION :
DIVISIÓN: ADMINISTRACIÓN 00
Titulo: Cierre de Contrato PÁGINA:
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SUB-DIVISIÓN: CONTRATO

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO

TÍTULO:

CIERRE DE CONTRATO

LISTA DE DISTRIBUCIÓN
CARGO RESPONSABLE CARGO PERSONAL DE APOYO
GERENTE DE FINANZAS ASISTENTE DE FINANZAS
INGENIERO DE COSTOS
LIDER DE PROYECTO
ASISTENTE DE CONTRATO
CONTRATISTA
RESPONSABLE DE VENTAS
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
YENIFFER MAUCÓ JENNY CISNEROS NUMA GONZÁLEZ /JESUS RAGA
CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
CALIDAD FECHA: FECHA:
FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
FILE: FOR-120-01 DOC. FILE: PRO-200-17
PROC: PRO-120-02
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1. Objetivo

Reglamentar el procedimiento de Cierre de contrato a fin de finiquitar las relaciones de pago por
parte del cliente y las nuestras con los proveedores en cada proyecto, así como establecer un
informe detallado de las ganancias aportadas por la obra realizada y garantizar el cumplimiento
de las actividades de aseguramiento de la calidad de RCM Engineering Corporation, C.A.

2. Alcance

El mismo, se aplica a la documentación del sistema de gestión de la calidad y a las actividades

desarrolladas por la Gerencia de Finanzas, específicamente las realizadas por el asistente de
contrato, para determinar los ingresos y egresos en cada proyecto, a fin de llevar la ejecución
del contrato dentro de los plazos acordados y gestionado con los costos programados.

3. Definiciones

Valuación: Determinación de valor, usando criterios normalizados, para cada partida

ejecutada del proyecto.

Carta de Aceptación: Información que emite el cliente, donde hace constar que está
satisfecho con los trabajos realizados por la empresa.

4. Referencia

5. Responsabilidades.

 Gerente de Finanzas.  Asistente de Finanzas.

 Asistente de Contrato.  Ingeniero de Costos.
 Líder de Proyecto.
 Contratista.

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YENIFFER MAUCÓ JENNY CISNEROS NUMA GONZÁLEZ /JESUS RAGA
CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
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FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
FILE: FOR-120-01 DOC. FILE: PRO-200-17
PROC: PRO-120-02
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6. Normas y Políticas

a) Para realizar la clausura de un proyecto el asistente de contrato deberá poseer:

 Carta de Aceptación del cliente.

 Facturación definitiva de los gastos, confirmando todos los depósitos bancarios.

 Cancelación total de los proveedores.

 Notificación por escrito del líder del proyecto indicando que los equipos del
subcontratista ya fueron retirados. Esta notificación se realizará por un “Reporte
diario de obra” FOR-400-03.

b) Las valuaciones se deberán realizar cada diez ó quince días después de iniciada la obra.

c) Las facturas tienen un lapso de cancelación de treinta a cuarenta días posteriores a la

entrega al cliente, por lo tanto se deberán entregar con anticipación, previendo que los
depósitos sean realizados a tiempo.

d) Una vez clausurado el proyecto, y realizada la entrega formal de la obra al cliente, el

asistente de contrato entregará la “Notificación cierre de contrato” FOR-200-17 al Líder
de proyecto para que éste autorice al sub contratista el retiro de las herramientas del
lugar de obra.

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CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
CALIDAD FECHA: FECHA:
FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
FILE: FOR-120-01 DOC. FILE: PRO-200-17
PROC: PRO-120-02
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7. Procedimiento

Responsables Acción

Asistente de Contrato 7.1 Chequea en FOR-200-32 “Control administrativo por proyecto” el

avance de la obra, el cronograma de actividades y la fecha
pautada por el cliente para la culminación del proyecto.

7.2 Con la información suministrada en la “Relación de gastos por

proyecto” determina si es necesaria una valuación, en base al
avance de la obra y las actividades cumplidas según el
cronograma emitido por el líder del proyecto.

7.2.1 Es necesaria la valuación: No; Solicita al asistente de

finanzas información sobre el estado actual del cliente,
en cuanto al pago de facturas se refiere. Pasa a la
actividad 7.3

7.2.2 Es necesaria una valuación: Si: Solicita vía e_mail al

ingeniero de costos la realización de “Valuación” FOR-
500-17 para un determinado periodo.

Ingeniero de Costos 7.2.2.1 Elabora y envía “Valuación” FOR-500-17 al

asistente de contrato.

Asistente de Contrato 7.2.2.2 Verifica si la información corresponde a las

actividades desarrolladas en el periodo
planificado

7.2.2.2.1 El contenido es correcto: No: Devuelve

al Ingeniero de costos para que realice
un chequeo en la información. Se
devuelve a la actividad 7.2.2.1
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CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
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FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
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PROC: PRO-120-02
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Responsables
Acción
Asistente de Contrato
7.2.2.2.2 El contenido es correcto: Si: Elabora
FOR-200-30 “Cuadro demostrativo de
obra”, en base a la información
suministrada por el Ingeniero de
Costo, y lo envía al asistente de
finanzas para que inicie proceso de
facturación. Continua en actividad 7.3

Asistente de finanzas 7.3 Envía información sobre la situación actual del cliente con
respecto al pago de facturas, vía e_mail y confirma
telefónicamente al asistente de contrato.

Asistente de contrato
7.4 Recibe información y verifica si los pagos se están realizando de
acuerdo al monto y fecha de las facturas emitidas.

7.4.1 Se están realizando adecuadamente: No; Solicita, vía e-

mail, al asistente de finanzas determine la causa y
realice seguimiento de pago. Continua en actividad 7.5

7.4.2 Se están realizando adecuadamente: Si; Carga la

información del monto cancelado en el formato de
Ingresos y egresos” FOR-200-09. Continúa en la
actividad 7.5

7.5 Verifica si el monto cancelado cubre el total del presupuesto

emitido.
7.5.1 Cubre el total del presupuesto: No; realiza seguimiento a
facturas emitidas y valuaciones enviadas, se devuelve
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YENIFFER MAUCÓ JENNY CISNEROS NUMA GONZÁLEZ /JESUS RAGA
CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
CALIDAD FECHA: FECHA:
FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
FILE: FOR-120-01 DOC. FILE: PRO-200-17
PROC: PRO-120-02
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a la actividad 7.1
Responsables
Acción

7.5.2 Cubre el total de presupuesto: Si; Solicita vía telefónica o

e_mail carta de aceptación o culminación de obra al
cliente. Continua en la actividad 7.6

Cliente 7.6 Envía carta de aceptación o culminación al asistente de contrato.

Asistente de contrato
7.7 Recibe carta de aceptación y archiva en la carpeta de proyecto.

7.8 Revisa en carpeta de proyecto, las pestañas de información

“orden de servicio” u “orden de compra” y verifica si existen
pagos pendientes a proveedores relacionados con la obra a
culminar.

7.8.1 Esta pendiente algún pago: No; Realiza FOR-200-12

“Notificación culminación de proyecto” (original y copia)
para que la empresa Sub contratista retire
herramientas de trabajo de la obra, la entrega al líder
del proyecto o Ingeniero del proyecto.

Ingeniero del proyecto

7.8.1.1 Recibe “Notificación, culminación de proyecto” y la
entrega al responsable de la empresa Subcontratista
para que retire sus herramientas de trabajo. Solicita
firma del responsable de la empresa subcontratista
como constancia de haber recibido la información.
Entrega la Carta de autorización firmada, al asistente
de contrato.

Asistente de contrato
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
YENIFFER MAUCÓ JENNY CISNEROS NUMA GONZÁLEZ /JESUS RAGA
CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
CALIDAD FECHA: FECHA:
FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
FILE: FOR-120-01 DOC. FILE: PRO-200-17
PROC: PRO-120-02
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Responsables 7.8.1.2 Recibe y archiva en carpeta de proyecto la

autorización. Continua en la actividad 7.9

Acción
7.8.2 Esta pendiente algún pago: Si; Solicita, vía e_mail, al
asistente de finanzas gestione pago de factura al
Asistente de finanzas
proveedor. Indicando nombre / razón social, dirección,
monto a cancelar y número de la ODC/ODS emitida.

Asistente de contrato 7.8.2.1 Verifica facturas no canceladas, mediante control de

cheques emitidos, emite pago y envía recibos o
facturas de cancelación al asistente de contrato.

7.8.2.2 Recibe factura y archiva en la carpeta de proyecto.

Continua en la actividad 7.9

7.9 Chequea que la carpeta de proyecto contenga todos los

documentos de ingresos y egresos.

7.9.1 Esta completa la carpeta: No; Solicita los documentos

faltantes a la división responsable. Una vez recibidos
los documentos continua en la actividad 7.9.2

7.9.2 Esta completa la carpeta: Si; Calcula ganancia neta (Bs.)

de la obra en FOR-200-32 “ Control administrativo por
proyecto” y elabora FOR-200-31 “Informe Final” de la
obra, lo anexa en la carpeta de proyecto y la envía al
Gerente de finanzas
gerente de finanzas para chequeo y culminación de
obra. Continua en la actividad 7.10

Asistente de contrato
7.10 Realiza Auditoria de los documentos contenidos en la carpeta,

REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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firma y retorna la carpeta de proyecto al asistente de contrato.

7.11 Encuaderna los documentos contenidos en la carpeta de

proyecto, identifica con etiqueta en la parte frontal y archiva.
Fin del Procedimiento
8. Registros

 FOR- 200-17 “ Notificación cierre de contrato”

 FOR-200- 30“ Cuadro demostrativo de obra”

 FOR-200- 31 “ Informe final”

 FOR-200- 32 “ Control administrativo por proyecto”

 FOR- 500-17 “ Valuaciones”

9. Anexos

 N/A

REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

YENIFFER MAUCÓ JENNY CISNEROS NUMA GONZÁLEZ /JESUS RAGA
CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
CALIDAD FECHA: FECHA:
FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
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CARGO: ASISTENTE ASEG. CARGO: ING. DE PROYECTO CARGO: DIRECTOR EJECUTIVO
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FECHA: 06/03/06 FIRMA: FIRMA:
FIRMA:
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PROC: PRO-120-02