DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA

FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA MULTICOMPUTO LTDA.

LEIDY PAOLA MESA RICO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

BUCARAMANGA, JUNIO 2019

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DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA

FINANCIERA Y CONTABLE DE UNA EMPRESA MULTICOMPUTO LTDA

LEIDY PAOLA MESA RICO CÓDIGO: 17381039

TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL

TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO

ASESORES METODOLÓGICOS

CAROLINA MARTÍNEZ HERRERA

DIRECTOR TRABAJO DE GRADO

SANDRA MILENA PÉREZ ORTIZ

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

UNIVERSIDAD DE SANTANDER– UDES

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

BUCARAMANGA, JUNIO 2019

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Agradecimiento

Agradezco a Dios por proveerme Salud, fortaleza, y capacidad para terminar con el presente

proyecto. También agradezco a mis familiares y amigos quienes nos brindaron apoyo,

comprensión y fortaleza durante todo el proceso.

Agradezco a los docentes del programa ya que de una forma u otra contribuyeron para

culminar con este trabajo, en especial a la docente Sandra Milena Pérez Ortiz por su

colaboración, orientación y buena disposición durante todo el proceso.

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Tabla de contenido

1. Introducción ......................................................................................................................... 11

2. Planteamiento del problema ................................................................................................. 12

3. Formulación del problema ................................................................................................... 13

4. Objetivos .............................................................................................................................. 14

4.1. Objetivo general ............................................................................................................ 14

4.2. Objetivos específicos .................................................................................................... 14

5. Justificación.......................................................................................................................... 15

6. Alcance ................................................................................................................................. 16

7. Diseño Metodológico. .......................................................................................................... 17

8. Marco conceptual ................................................................................................................. 18

8.1. Proceso .......................................................................................................................... 18

8.2 Manual............................................................................................................................ 19

8.3 Objetivos de los manuales de procedimientos ............................................................... 19

8.4 Tipos de manuales por función especifica ..................................................................... 20

8.5 Control............................................................................................................................ 22

8.6 El control interno contable ............................................................................................. 23

8.7. Gestión Financiera ........................................................................................................ 23

9. Desarrollo de objetivos ........................................................................................................ 25

Información general de la empresa ...................................................................................... 25

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Reseña Histórica ............................................................................................................... 25

Lineamientos estratégicos .................................................................................................... 26

Visión ............................................................................................................................... 26

Misión .............................................................................................................................. 27

Principios corporativos..................................................................................................... 27

Valores corporativos ........................................................................................................ 28

9.1. Identificar los procesos y procedimientos del área contable financiera de la empresa

Multicomputo Ltda. .................................................................................................................. 31

9.2. Diseñar los instrumentos recolectores de información de cada uno de los procesos

financieros y contable de la empresa Multicomputo Ltda. ....................................................... 34

9.3. Aplicar y tabular los instrumentos recolectores de información ................................... 36

10.Conclusiones ....................................................................................................................... 48

11. Recomendaciones ............................................................................................................... 49

12. Bibliografía ........................................................................................................................ 50

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Lista de Figuras

Figura 1. Organigrama de la empresa………………………………………………….29

Figura 2. Área financiera y contable…………………………………………………...30

Figura 3. Modelo de entrevista………………………………………………………...34

Figura 4. Modelo plantilla recolección de información………………………………..35

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Tabla de ilustraciones

Ilustración 1-Digitacion de costos y gastos .............................................................................. 36

Ilustración 2 Digitación cuadres de caja .................................................................................. 37

Ilustración 3-Digitación reembolso de caja menor .................................................................. 38

Ilustración 4-Revision y liquidación de cuentas de capacitadores ........................................... 39

Ilustración 5-Conciliacion bancaria ......................................................................................... 40

Ilustración 6-Revision de nomina ............................................................................................ 41

Ilustración 7-Digitación devolución de facturas ...................................................................... 42

Ilustración 8-Elaboracion y preparación de Estados Financieros ............................................ 43

Ilustración 9-Elaboracion y preparación de impuestos mensuales-bimestral .......................... 44

Ilustración 10-Elaboracion y preparación informe RU ............................................................ 45

Ilustración 11-Entrevista Tesorería .......................................................................................... 46

Ilustración 12-Entrevista Cartera ............................................................................................. 47

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Resumen

Título: Diseño del manual de procesos y procedimientos del área financiera y contable
de la empresa MULTICOMPUTO Ltda.

Autor: Leidy Paola Mesa Rico

Palabras clave: manual, procesos, control, eficacia, seguimiento.

Descripción

MULTICOMPUTO Ltda. Es una empresa Santandereana, fundada en 1990 dedicada a prestar

servicios de educación para el trabajo y desarrollo humano y a otros servicios con la venta de

repuestos y suministros relacionados con infraestructura tecnológica, equipos de cómputo, redes,

mantenimiento y servicio técnico. Multicomputo Educación, uno de nuestros dos frentes, se

enfoca en capacitación para el desempeño laboral y la capacitación continua.

El desarrollo de este proyecto será de aporte para la empresa, Por tanto, el presenten proyecto

tiene como objetivo sistematizar y estandarizar los procesos y procedimientos de

MULTICOMPUTO Ltda. En el área el área financiera y contable mediante el desarrollo de un

manual de procesos y procedimientos para aumentar la competitividad de la empresa para

mejorar la eficiencia y eficacia de sus actividades y reducir los riesgos.

Para la realización de este proyecto fue utilizada en la metodología descriptiva cualitativa por

cuanto se observaron y analizaron los procesos y procedimientos del área de financiera y

contable, en los que se evidenciaron 17 procedimientos y 3 procesos que interviene en el área,

documentando cada procedimiento con su correspondiente formato haciendo practico dichas

actividades, para el diseños de los procedimientos se aplicaron cargos entrevistas y planilla

recolectoras de información a los directivos y empleados con el fin de sistematizar y estandarizar

los procesos y procedimientos.

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Abstract

Title: Design of the manual of processes and procedures of the financial and accounting

area of the Company MULTICOMPUTO Ltda.

Author: Leidy Paola Mesa Rico

Keywords: manual, processes, control, efficiency, monitoring.

Description

MULTICOMPUTO Ltda. It is a Santandereana company, founded in 1990 dedicated to

providing education services for work and human development and other services with the sale

of spare parts and supplies related to technological infrastructure, computer equipment,

networks, maintenance and technical service. Multicomputo Education, one of our two fronts,

focuses on training for job performance and continuous training.

The development of this project will be of contribution to the company, Therefore, the present

project aims to systematize and standardize the processes and procedures of MULTICOMPUTO

Ltda. In the area the financial and accounting area through the development of a process and

procedures manual to increase the competitiveness of the company to improve the efficiency and

effectiveness of its activities and reduce risks.

For the realization of this project, it was used in the qualitative descriptive methodology, since

the processes and procedures of the financial and accounting area were observed and analyzed,

in which 17 procedures and 3 processes that intervene in the area were evidenced, documenting

each procedure with its corresponding format by practicing said activities, for the design of the

procedures, interviews and spreadsheet information were applied to managers and employees in

order to systematize and standardize the processes and procedures.

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1. Introducción

La importancia de los implementar manuales de procesos radica en que ellos explican de manera

detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar

grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos

pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones.

Además, son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le

explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su

estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado

departamento.

El diseñar un manual de procesos y procedimientos, son un aporte muy importante para la

empresa ya que ayuda a mejorar el control interno además es fundamental para la estructura

administrativa y contable, debido a que se relaciona directamente con la confiabilidad de los

registros contables y estados financieros, siendo vital la razonabilidad .Todo esto en conjunto

con la competencia e integridad del personal y la independencia de las funciones asignadas a

cada cargo y los procedimientos descritos en cada proceso.

La empresa Multicomputo Ltda. Está en un crecimiento continuo en el volumen de sus

operaciones y no posee con un manual de procesos y procedimientos para el area financiera y

contable, que sirvan para medir la eficiencia, eficacia de las actividades; y que generar

confiablidad en la formación financiera, que es un elemento vital para la adecuada toma de

decisiones dentro de la empresa.

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2. Planteamiento del problema

MULTICOMPUTO LTDA que brinda servicio de Educación para el Trabajo y Desarrollo

Humano, capacitaciones para desempeño laboral y el desarrollo humano especializado y en el
suministro de productos y servicios en el área de la informática, formando personas íntegras en
las competencias laborales para responder a las necesidades de la demanda laboral y contribuir al
desarrollo del país con el enfoque tecnológico. Debido a esto la empresa se ve enfrentada a un
mercado altamente competitivo, por lo que, debe buscar nuevas formas para mejorar sus niveles
de aprobación e innovación ante los clientes, es por esto, la importancia de implementar normas,
que permita mejorar sus estándares de calidad. Esta norma asegura la Calidad de los procesos y
actividades de la organización y se ve reflejada en el enfoque de mejora continua.
Actualmente, en su proceso de mejoramiento continuo y optimización de procesos, detecta una
serie de debilidades que deben ser punto de partida para establecer objetivos estratégicos que
permitan convertir esas mismas debilidades en fortalezas u oportunidades encaminadas a ser
cada vez más competitivos.
En materia contable y financiera no cuenta con manuales de procesos y procedimiento que permita
establecer parámetros que ayuden a un buen manejo de las actividades del área financiera y
contable, dando como muestra la falta de controles en el desarrollo de las actividades que
desempeña cada trabajador en el área, evidenciando que no posee los controles respectivos dando
como resultado una serie de riesgo en el área.
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3. Formulación del problema

1. ¿Bajo qué criterios se deben manejar la implementación de los manuales de procesos y
procedimientos en el área financiera y contable?
2. ¿Qué afecta a la entidad el no poseer manuales de procesos y procedimientos para el área
financiera y contable?
3. ¿Bajo qué parámetros control interno o el sistema de calidad evalúa las actividades del
área?
4. ¿Cuál es el objetivo de implementar manuales de procesos y procedimientos?
5. ¿Qué tipo de correctivos se manejan al momento de encontrar las malas prácticas contables,
diferentes a las establecidas en el manual de funciones?
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4. Objetivos
4.1. Objetivo general

Diseñar el manual de procesos y procedimientos en el área financiera y contable de la

empresa MULTICOMPUTO LTDA.

4.2. Objetivos específicos

1. Identificar los procesos y procedimientos del área financiera y contable

2. Diseñar los instrumentos recolectores de información.
3. Aplicar los instrumentos recolectores de información.
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5. Justificación
Las directivas de una empresa MULTICOMPUTO, ha tomado conciencia sobre la necesidad de
apropiarse de un mecanismo que sirva para evaluar, medir el desempeño de su área financiera y
contable , ya que de acuerdo al volumen en aumento de sus ingresos y gastos, el aumento de
personal y las obligaciones constantes que se viene presentando, se le hace imprescindible
establecer un manual de procesos y procedimientos que se ajuste a sus necesidades presentes y
tenga cabida al avance que produce el constante desarrollo competitivo en el cual se encuentra.
Teniendo en cuenta que el manual de procesos y procedimientos es una de las herramientas

más usadas y empleadas para ejercer un adecuado control dentro de cualquier ente económico,

sin importar su actividad económica, su efectividad depende de los parámetros fijados y tenidos

en cuenta a la hora de elaborar su diseño; tales como: las características correspondientes al ente

económico, la forma como se llevan a cabo las actividades en esta área de la organización, en

este caso se toma el área financiera y su continuo seguimiento.por lo que se hace necesario el

desarrollo , ya que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se carece de los

elementos constitutivos de la planeación estratégica.

Con el diseño del manual de procesos y procedimientos se desea que el personal de la

organización los utilice como una herramienta en función de una constante reafirmación para la

mejora de los procesos y facilitar las actividades del área financiera y contable.
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6. Alcance

La finalidad de este Manual de procesos y procedimientos es contribuir a diseñar y validar

una herramienta de trabajo, que incluya todos los procedimientos vinculados de manera
específica al área financiera y contable, así como su software (SIIGO) de una manera práctica y
operativa y, que además pueda ser utilizada con un considerable grado de sencillez por todos los
posibles usuarios.
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7. Diseño Metodológico.

Este estudio es de tipo exploratorio descriptivo por cuanto se parte de la observación e

información suministrada por los actores involucrados.
Mediante la observación se puede realizar un diagnóstico que nos permita llevar a cabo un
análisis de los procesos de una empresa del sector educativo en Bucaramanga.

Estudio exploratorio. Es un estudio exploratorio por cuanto su contenido se construye dentro de

un marco de referencia teórico y práctico, partiendo de un problema previamente conocido por el
investigador, y se guía de trabajos realizados por otros investigadores, además, se conseguirá
información no escrita que poseen las personas que trabajan en la organización, por medio, de
sus relatos, que nos ayudaran a reunir y sintetizar sus experiencias laborales.

Estudio Descriptivo. Esta investigación es posible que se lleve a un conocimiento más profundo
de tipo descriptivo, porque, identifica características, conductas y actitudes de las personas que
se encuentran dentro de la investigación, establece comportamientos dentro de la institución,
procesos, bases de autocontrol, comportamientos concretos, se acude a técnicas específicas para
la recolección de información, como lo es la observación y las entrevistas, tomando en cuenta,
los objetivos y el objeto de estudio de la investigación.
Para desarrollar la investigación se abordará la información de forma metódica, procediendo a
describir la información, que se plasmará en un manual, de manera que la empresa y el personal
encuentre en ella una orientación y guía de manera clara, sintetizada para lograr un proceso
exitoso con todos los requerimientos procedimentales y documentales. (Hernández Sampieri,
2006) Las técnicas de recolección de información son:
• Ordenar las etapas de la investigación
• Aportar instrumentos para manejar la información.
• Llevar un control de los datos
• Orientar la obtención de conocimientos.
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8. Marco conceptual
8.1. Proceso
Es una totalidad que cumple un objetivo completo y que agrega valor para el cliente. Esta
unidad es un sistema de creación de riqueza que inicia y termina transacciones con los clientes en
un determinado período de tiempo. Cada activación del proceso corresponde al procesamiento de
una transacción, en forma irreversible, por eso se emplean los conceptos de temporalidad y de
“flecha del tiempo”. El período de tiempo es hoy el punto crítico de trabajo para incrementar la
productividad. Nótese que vamos mucho más allá de la definición clásica de “ciclo de
actividades que transforma entradas en salidas”, la cual no incorpora los conceptos de
intencionalidad, irreversibilidad, criticidad del tiempo, interacciones entre actividades y procesos
ni creación de riqueza social a través del énfasis en agregar valor para el cliente. En este sentido
y sin agotar la definición, mejor sería decir que un proceso es un conjunto de actividades,
interacciones y otros componentes que transforma entradas en salidas que agregan valor a los
clientes del proceso. Cada proceso es una competencia que tiene la organización. Un proceso
puede pasar por muchos cargos, por eso se dice que los procesos alcanzan a toda la organización
y la cruzan horizontalmente. Desde el punto de vista de segmentación se pueden distinguir macro
procesos y procesos operativos.
• Macro procesos: es una estructura de procesos con la característica de recursividad, es decir,
los procesos se desagregan en otros procesos. Un ejemplo de macro proceso es el que se
presentó en la figura 1.1. Es una estructura de alto nivel.
• Proceso operativo: es un proceso de bajo nivel que no se puede desagregar más como
proceso, sino que su descripción detallada da origen a un nuevo nivel de profundidad, donde
aparecen las actividades en el flujograma de información. En las figuras que veremos a
continuación, los macro procesos se representan con cajas en blanco y los procesos operativos
con gris.
Desde el punto de vista de los componentes, dice Philippe Lorino (1996, pp. 36-37): “En el
seno de una empresa no hay ninguna actividad aislada: las actividades se combinan en cadenas o
en redes de actividades dotadas de un objetivo común (desarrollar un nuevo producto, introducir
una modificación técnica, realizar una campaña de promoción, fabricar un producto, son «macro
tareas» que exigen el cumplimiento secuencial o simultáneo de un cierto número de actividades
distintas).
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Se llamarán procesos a los conjuntos de actividades destinadas a la consecución de un

objetivo global, a una salida global, tanto material como inmaterial”. (Juan Bravo Carrasco,
2008).

8.2 Manual
Los manuales son una técnica relativamente nueva, todavía no se sabe a ciencia cierta qué es un
manual administrativo, cuántos tipos hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se
usan, etc. A continuación, se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual.
Según Miguel A. Duhalt Kraus, un documento que contiene, en una forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento
de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Para G. R. Terry, un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.
G. Continolo define, una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Para mí, un manual es un documento en el que se encuentran de manera sistemática las
instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad con base en las anteriores
definiciones, un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero
también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura
organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto para
convertirse en una serie de normas definidas. (Valencia, 2012).

8.3 Objetivos de los manuales de procedimientos

En la actualidad, una de las estrategias para el desarrollo de organizaciones de todo tipo
los manuales básicos (de organización, re procedimientos y de políticas) están
interrelacionados entre sí. Sin embargo, hay dos requisitos indispensables para asegurar su éxito.
El primero es una manifestación clara de los objetivos y planes generales de la empresa, y el
segundo, una comprensión total de la estructura de la empresa. Ahora es necesario tratar lo
referente a los objetivos que se pueden lograr con la preparación de manuales administrativos.
Existen diversos objetivos en éstos, entre los más sobresalientes se encuentran los siguientes:
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• Estimular la uniformidad.
• Eliminar la confusión.
• Reducir la incertidumbre y la duplicación de funciones.
• Disminuir la carga de supervisión.
• Servir de base para la capacitación del personal.
• Evitar la implantación de procedimientos incorrectos.
• Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está haciendo en cada departamento.
Con base en su clasificación y grado de detalle, con la elaboración e implantación de
manuales administrativos se pretenden lograr los objetivos siguientes:
• Instruir al personal acerca de aspectos básicos como: objetivos, funciones, relaciones de
trabajo, procedimientos, políticas, etc., para lograr una estandarización.
• Precisar la estructura orgánica de toda la empresa, de un área funcional para deslindar
responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar al personal de la empresa para la ejecución correcta de las tareas asignadas y
propiciar uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración a la empresa para el personal de nuevo ingreso.
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de un programa de
reorganización. (Ceja, 2012).

8.4 Tipos de manuales por función especifica

Con base en esta forma de clasificación, se pueden elaborar manuales según las funciones
operacionales. A continuación, se mencionan las características de estos tipos de manuales.
• Manual de producción: Su objetivo es dictar las instrucciones necesarias para coordinar el
proceso de fabricación; es decir, la inspección, la ingeniería industrial y el control de producción.
• Manual de compras: su objetivo es definir las actividades que se relacionan con las compras,
de modo que este manual representa una útil fuente de referencia para los compradores,
especialmente cuando se presentan problemas fuera de lo común. Por ejemplo: un comprador
puede estar interesado en una válvula esférica de importación, pero no estar seguro de qué
condiciones específicas tendrá que considerar una fuente extranjera.
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• Manual de ventas: su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas
(políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) con el fin de darle al personal de ventas un
marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
• Manual de finanzas: su objetivo es determinar las responsabilidades financieras en todos los
niveles de la administración; contiene numerosas instrucciones específicas dirigidas al personal
de la organización que tengan que ver con manejo de dinero, protección de bienes y suministro
de información financiera.
• Manual de contabilidad: su propósito es señalar los principios y técnicas de la contabilidad
que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Este manual puede contener
aspectos como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable,
operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información
financiera, entre otros.
• Manual de crédito y cobranza: se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y
normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de
manual están las siguientes: operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las
operaciones de crédito, entre otros.
• Manual de personal: Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección
superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos
como reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de
conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etcétera.
• Manual técnico: contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada.
Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la
actividad y como información general para el personal relacionado con esa función. Un ejemplo
de este tipo de manual es el manual técnico de sistemas y procedimientos.
• Manual de adiestramiento o instructivo: su objetivo es explicar los procesos, labores y
rutinas de un puesto en particular; por lo común es más detallado que un manual de
procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario sabe muy
poco o nada de los temas que en él se explican. Por ejemplo, un manual de adiestramiento
“explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal”,
mientras que un manual de procedimientos emitirá esta instrucción y comenzaría como el primer
paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también incluye técnicas programadas de
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aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para que el usuario compruebe su nivel de

comprensión. (Valencia, 2012)

8.5 Control
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El
control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control.
El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser
considerada como una de las más importantes para una óptima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen
que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las
ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol,
Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas de desempeño.
Además, incluiremos el estudio de 3 casos práctico que presenta la empresa “Bikesports C.A.”
en sus departamentos de administración, finanzas y mercadeo.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que
aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa” (p.654).
Sin embargo, Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el
proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas” (p.610).
Mientras que, para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si
todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios
administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repetición”. (p.62).
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Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que
son básicos o esenciales:
• En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades
realizadas.
• En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
• En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones
en los resultados o en las actividades realizadas.

Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias. (Gaitan, 2006).

8.6 El control interno contable

Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como
un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
• Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las
cuentas apropiadas, y, en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de
permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los
activos
• Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando
cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.
• Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas
de la administración.
• Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización
administrativa. (Gaitan, 2006)
8.7. Gestión Financiera
La gestión financiera es un proceso que involucra los ingresos y egresos atribuibles a la
realización del manejo racional del dinero en las organizaciones y, en consecuencia. La
rentabilidad financiera generada por el mismo. Esto nos permite definir el objetivo básico de la
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gestión financiera desde dos elementos :la generación de recursos o ingresos, incluyendo los
aportados por los asociados; y en segundo lugar, la eficiencia y eficacia o esfuerzos y exigencias

en el control de los recursos financieros, para obtener niveles aceptables y satisfactorios en su

manejo (Padilla, 2012) .
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9. Desarrollo de objetivos

Información general de la empresa

Reseña Histórica

MULTICÓMPUTO Ltda., es consecuencia de la apremiante necesidad de que Bucaramanga

contara con una compañía que suministrara el soporte técnico y el entrenamiento necesario en un
área que para entonces surgía como una herramienta de trabajo indispensable para los
profesionales y sus empresas. En 1986 inicia operaciones como una sucursal de COMPUCLUB –
Bogotá, bajo la denominación de COMPUMUNDO – COMPUCLUB BUCARAMANGA,
orientada al suministro de cursos de capacitación en sistemas informáticos. En el año de 1987 se
da inicio a las operaciones de soporte técnico de sistemas informáticos mediante la creación de la
División Técnica, al tiempo que se establece la División Equipos orientada al suministro de
computadores y componentes para los mismos.

En el año de 1990 se reforma la sociedad y la empresa adquiere la denominación de

MULTICOMPUTO Ltda. A partir de este momento se da paso a la consolidación de la nueva
imagen de la empresa mediante la ejecución de actividades como la ampliación del portafolio de
servicios, dando ello lugar a la creación de la División de Software orientada a la atención de los
requerimientos de los usuarios del software contable Comodín de Microsoft. En 1997
MULTICÓMPUTO Ltda. Inicia actividades como Centro Autorizado de Servicios de Hewlett
Packard y COMPAQ/ACER obteniendo reconocimiento en las listas de mejores distribuidores a
nivel nacional de equipos ACER/COMPAQ. En 1998 se inicia el proceso de certificación como
socio de negocios de Microsoft categoría especial con reconocimiento Mundial. En 1999
MULTICÓMPUTO es reconocida como única empresa certificada de Microsoft en el oriente
colombiano (Microsoft Certified Partner). Ese mismo año se crea el producto Millenium para
atender los requerimientos de los Clientes respecto al cambio de milenio, efecto Y2K.

En el año 2000 la compañía consolida las tres unidades de negocios asignando Gerentes
responsables por las operaciones de cada una de ellas, de igual manera se recibe reconocimiento
como los mejores vendedores de software para instituciones educativas en el oriente colombiano.
 26

En el 2001 se inician operaciones de importación de productos informáticos en asocio con la

oficina de Miami, Matrix Tech and Trade; en el mismo año se consolida la división capacitación
como líder en su área. En el 2002 MULTICÓMPUTO participa de manera activa en el proceso de
legalización de software promovido por el estado colombiano, obteniendo buenos resultados.
También se forma parte del proceso de capacitación a Jóvenes Menores de 21 años como parte del
Plan Colombia. En el año de 2003 se da inicio al proceso de consolidar la marca propia de
computadores (USPC), se suministra capacitación a jóvenes del Magdalena Medio en oficios
semicalificados y la División Técnica obtiene reconocimiento de compañías nacionales en la
prestación de soporte técnico. En el 2004, consciente de la necesidad de consolidarse en los
mercados existentes y dar lugar a la apertura de nuevos mercados, al tiempo que se identifica la
importancia de satisfacer los requisitos del cliente y proveer productos de calidad que se ajusten a
sus expectativas, MULTICOMPUTO Ltda. Inicia el proceso de certificación en la norma ISO
9001:2000, que se materializa en Junio de 2005 con el otorgamiento por parte del ICONTEC del
Certificado de Calidad ISO 9001:2008 para los procesos de Capacitación en Educación No Formal
(Cursos, Seminarios, Diplomados en Sistemas Informáticos), Mantenimiento Técnico y
Tecnológico y Comercialización de Equipos y Software.

MULTICOMPUTO, se dedicará a la educación y formación para el trabajo y el desarrollo

humano, antes educación no formal, en donde se impartirán programas, ciencias administrativas
y contables, sistemas, Internet, diseño gráfico y mercadeo, los programas que según estudio de
factibilidad y mercadeo sean pertinentes para el desarrollo del departamento de Santander
(Multicomputo Ltda, 2019)

Lineamientos estratégicos

Visión

En el 2023, MULTICOMPUTO LTDA., estará en el primer lugar de las instituciones de

Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano más reconocidas a nivel departamental por sus
altos estándares de calidad. (Multicomputo Ltda, 2019)
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En el 2023, MULTICOMPUTO LTDA., estará en el primer lugar de las instituciones de

Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano más reconocidas a nivel departamental por ser
la organización que más matriculados y egresados tiene.

En el 2020, MULTICOMPUTO LTDA, aumentará las ventas en el desarrollo humano

especializado y en el suministro de productos y servicios en el área de informática. (Multicomputo
Ltda, 2019)

Misión

MULTICOMPUTO LTDA., ofrece a la comunidad los servicios de Educación para el Trabajo

y Desarrollo Humano, capacitaciones para desempeño laboral y el desarrollo humano
especializado y en el suministro de productos y servicios en el área de la informática, formando
personas íntegras en las competencias laborales para responder a las necesidades de la demanda
laboral y contribuir al desarrollo del país con el enfoque tecnológico. (Multicomputo Ltda, 2019)

Principios corporativos

MULTICOMPUTO Ltda., ha adoptado los principios de Gestión de la Calidad como principios

corporativos, en razón a que los mismos conducen a la organización a la mejora en su desempeño.
Este hecho destaca el compromiso de la Alta Dirección con la mejora continua en consideración
de las necesidades de todas las partes interesadas, entendidas estas como los clientes, proveedores,
propietarios e inversores. Con lo anterior, los principios corporativos de MULTICOMPUTO Ltda.,
son los que a continuación se reseñan:
• Enfoque al Cliente
• Liderazgo
• Participación del Personal
• Enfoque basado en procesos
• Mejora continua
• Relaciones Mutuamente beneficiosas con los proveedores
 28

Valores corporativos

Entre los valores corporativos con los que cuenta la empresa se encuentran:
• Integridad
• Confianza
• Respeto
• Honestidad
• Lealtad
• Responsabilidad Social
• Transparencia
• Eficiencia
• Espíritu Emprendedor.
(Multicomputo Ltda, 2019).
 29

Organigrama

Figura 1. Organigrama de la empresa

Fuente :Archivo calidad Multicomputo Ltda.
 30

Area Financiera y Contable

Figura 2: Area Financiera y contable

Fuente :Archivo calidad Multicomputo Ltda.
 31

9.1. Identificar los procesos y procedimientos del área contable financiera de la empresa

Multicomputo Ltda.

MULTICOMPUTO LTDA, en la actualidad cuenta con un manual de funciones para la gran

mayoria de los cargos y actividades que hacen parte del área financiera y contable; dentro de las
funciones documentadas se encuentran las del Contador, auxiliar de contable,director de

tesoreria,Director de cartera,gestor de cartera, Este análisis es el resultado de la visualizacion de

como se desarrollan las actividades en el area. Dentro del area financiera y contable existe los
siguientes procesos:

*Proceso de contabilidad: El Proceso contabilidad es el ciclo mediante el cual las

transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención y, luego, la

elaboración de los Estados Financieros. Este proceso se diseña o se establece, debido a las

innumerables transacciones comerciales que han de darse en el transcurso de existencia de la

empresa, con el propósito de crear una estructura que sostenga y mantenga la información

contable al día, y siga el ritmo informativo de los datos generados por dichas actividades,

produciéndose desde el momento en que empieza el registro de los hechos económicos y

después de clasificar los datos en la medida de una traslación realizada.

De acuerdo a lo que se pudo observar en las actividades realizadas por los empleados

encargados de del proceso de contabilidad, es necesario establecer procedimientos que describan

las siguientes actividades.

✓ Causación Facturas Compras-Gastos

✓ Digitacion cuadres de caja

✓ Digitacion reembolso de caja menor

✓ Revision y liquidacion cuentas de cobro capacitadores

✓ Conciliaciones bancarias
 32

✓ Revision de nomina

✓ Digitacion devolucion de facturas

✓ Elaboracion y preparacion de Impuestos mensuales-bimestral

✓ Elaboracion y preparacion de Impuestos anuales

✓ Elaboracion y preparacion de Estados Financieros

✓ Elaboracion y presentacion de informe RUP

*Proceso de tesoreria :Las actividades desarrolladas en el departamento de tesorería están

estrechamente asociadas al manejo y control de los recursos , manejo del dinero en efectivo o

por medio de transacciones electrónica y el registro de ingresos.

De acuerdo a lo que se pudo observar en las actvidades realizadas por el empleado encargado

de del proceso de tesorería, es necesario establecer procedimientos que describan y controlen las

siguientes actividades.

Pagos (efectivo-cheque-transferencia)

• Movimiento de caja menor

• Recaudo

*Proceso de cartera Es el que se encarga de realizar los cobros respectivos de los servicios

prestados por la empresahaciendo seguimiento y control de las cuentas por cobrar con el fin de

lograr que los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva. Esta actividad incluye el registro

y clasificación de las cuentas por antigüedad y categorías como son corriente , vencida y cuentas

de difícil cobro que regularmente se maneja con plazos de 1 a 30 dias,30 a 60 , 60 a 90 y mas de

90 días. De acuerdo a lo que se pudo observar en las actvidades realizadas por el empleado
 33

encargado de del proceso de cartera, es necesario establecer procedimientos que describan y

controlen las siguientes actividades:

• Gestion de cobranza

• Acuerdo de pago

• Informe de cierre.
 34

9.2. Diseñar los instrumentos recolectores de información de cada uno de los procesos

financieros y contable de la empresa Multicomputo Ltda.

Para la recolección de información y el levantamiento de los procesos y procedimientos, se

diseñaron dos instrumentos de recolección una entrevista y una planilla, para facilitar el

levantamiento de cómo se desarrollan cada una de las actividades en cada uno de los

departamentos que conforman el área financiera y contable, consistente en la aplicación de la una

entrevista y planillas de recolección que buscan describir el paso a paso de las actividades,

personas involucradas, responsables y formatos relacionados al área bajo una seria de preguntas.

Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de MULTICOMPUTO LTDA.

ENTREVISTA
Datos del entrevistado:
Nombre
Cargo
PROCESO
¿Cuál es el objetivo del
proceso?

¿Quienes intervienen en el
proceso?

Responsables
ACTIVIDADES
¿Cuáles son las actividades
¿Como se desarrollan actividades? Periodicidad de la actividad ¿Que formato utiliza ?
que involucra este proceso?

Observaciones

Fecha entrevista Firma entrevistado Firma entrevistador

Figura 3. Modelo de entrevista

Elaboracion :Leidy Paola Mesa Rico
 35

Figura 4. Modelo planilla de recoleccion de informacion

Elaboracion :Leidy Paola Mesa Rico
 36

9.3. Aplicar y tabular los instrumentos recolectores de información

Ilustración 1-Digitacion de costos y gastos

 37

Codigo:
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Digitacion cuadres diarios de caja Fecha:
Objetivo del procedimiento: Registrar diariamente los movimientos diarios de caja ,para verificar las consignaciones diarias .
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019

¿Que modulos del Sistema ¿Esos formatos son automáticos (sistema) o

¿Cuales actividades son sus ¿Cómo desarrolla sus ¿De quién recibe la ¿Qué formatos o
PASO No. SIIGO usa? manuales (papel o excell) Responsable
actividades? actividades? información? documentos uso?

Sistema Manuales

Verificar que todas las

Recepcion de cuadres de caja
1. consignaciones esten firmadas Tesoreria N/A N/A N/A N/A Auxiliar contable
diario
por Tesoreria.

Se procede a descarga el
movimiento auxiliar de la
cuenta (Efectivo y equivalente
al efectivo o Tarjetas)teniendo
en cuenta el centro de costos. Contabilidad-Informe de
Realiza cruce de informacion
2 1.1 Mantenimiento Auxiliar contable cuentas contable N/A N/A N/A Auxiliar contable
con las consignaaciones
4.1 Multicomputo general
4.5 Multitech se
cruzan con los soportes de las
consignaciones y los bauchers
del cuadre.

Revisar las notas de cuadre de

caja verificando
1)El valor consignado con el
Revision y aprobacion de las
5 contabilizado 2) Auxiliar contable N/A N/A N/A N/A Auxiliar contable
notas de cuadre de caja
Los formatos esten
debidamnete diligenciados
con las cuentas bancarias

Fin.
Puntos de control:
Paso 6 Revision nota de cuadre caja por parte del contador.

Evidencia documental de formatos:

N32-Nota cuadre de caja

CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE

Ilustración 2 Digitación cuadres de caja

 38

Codigo:
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reembolso de caja menor Fecha:
Objetivo del procedimiento: Causar los gastos menores de la empresa ,para faciliar el normal funcionamiento .
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
¿Qué formatos automáticos (sistema) o Responsable
¿Cuales actividades son sus ¿De quién recibe la ¿Que modulos del Sistema
PASO No. ¿Cómo desarrolla sus actividades? o documentos manuales (papel o excell)
actividades? información? SIIGO usa?
uso?
Sistema Manuales

Recepcionar semanalmente los Asistente administrativo

reembolsos por parte de las cinco Multitech -
caja menores de la empresa: - Asistente administrativo
Formato de
Recepcion de reembolso caja Caja Multitech -Caja Multicomputo Auxiliar
1. N/A reembolso de N/A N/A
menor Multicomputo -Caja -Director de contable
caja
Mantenimiento -Caja Mantenimiento
Cartera -Caja -Director de tesoreria
Tesoreria - Director de Cartera

Verificar que los soportes del

reembolso tenga sus firmas formato de
2 Verificacion de los reembolsos correspondientes firma de Auxiliar contable N/A reembolso de N/A N/A Tesorera
autorizacion de las compras caja menor
realizadas.
El contador revisa las notas de
cuadre de caja verificando
1)Formato de reembolso de caja
menor este firmado.
Revision y aprobacion de las notas N32-Cuadres Auxiliar
5 2)Los soportes esten firmados o Auxiliar contable N/A N/A N/A
de reembolso de caja menor. de caja contable
autorizados.
3)La causacion y los centros de
costos esten en las cuentas
correspondiente.

Una vez revisado el reembolso de

caja menor y si no se encuentra error
se entrega al area de tesoreria para su
Entrega del reembolso de caja Auxiliar
6 respectivo pago, en caso que surjan Contador N/A N/A N/A N/A
menor. contable
correcciones se devuelve a el auxiliar
contable para la respectiva
corrección.

Fin.
Puntos de control:
Paso 6 Revision nota de reembolso de caja por parte del contador

Evidencia documental de formatos:

N32-Nota cuadre de caja

CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: Auxiliar contable

Ilustración 3-Digitación reembolso de caja menor

 39

Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda. Codigo:
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuentas capacitadores Fecha:
Objetivo del procedimiento: Auditar y causar las cuentas de cobro de los capacitadores para su respectivo pago.
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
¿Cuales actividades son sus ¿Que modulos del ¿Qué formatos o automáticos (sistema) o Responsable
PASO No. ¿Cómo desarrolla sus actividades? ¿De quién recibe la información? manuales (papel o excell)
actividades? Sistema SIIGO usa? documentos uso?

Sistema Manuales
Se recibe en los cinco primeros dias del
mes,las cuentas de capacitadores de
Multicomputo y Multitech con los
siguientes soportes: 1)Cuenta de
cobro *Formato de cuenta
Recepciona las cuentas de 2)Informe de horas del Q10,firmado por Lider de registro y control de cobro Auxiliar
1. N/A No Papel
cobro de los capacitadores coordinadoras,rector y lider de registro Coordinacion *Formato Informe contable
control. de horas
3)Soportes de habilitaciones,
supletorios,cursos remediales.
4)Soporte de reemplazos.
5)Seguridad social.
Ingresar en el formato de excel "cuentas de
capacitadores 2019"y se ingresa
Digitacion de las horas en el alfabeticamente por apellido el numero de Extracto bancario y
Auxiliar
3 formato excel "Cuentas horas y el valor ,de acuerdo al valor a Auxiliar contable N/A Libro auxiliar por N/A N/A
contable 1
capacitadores 2019" pagar en la columna de descuentos por cuenta en fisico
ARL,retencion de ICA,Libranza u otro
descuento.
Una vez revisada las notas de los
capacitadores y si no se encuentra error o
que falta un soporte ,se entrega a tesoreria
Entrega de las notas de Auxiliar
9 para su respectivo pago, en caso que surjan Contador N/A N/A N/A Papel
capacitadores para pago contable
correcciones se devuelve a auxiliar
contable para la respectiva corrección.y se
archiva
Recibe la nota de Se recepciona las notas de capacitadores
Auxiliar
10 capacitadores aprobada para aprobadas y se archiva en la AZ de Auxiliar contable N/A N/A N/A N/A
contable
archivar capacitadores del mes XXX
Fin.
Puntos de control:
Paso 8 Revision de las cuentas de cobro

Evidencia documental de formatos:

Formato de informes de horas
Formato de Capacitadores
Formato documento equivalente

CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE

Ilustración 4-Revision y liquidación de cuentas de capacitadores

 40

Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda. Codigo:
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliacion bancaria Fecha:
Objetivo del procedimiento: Conciliar los saldos de libro contable con relación al presentado en el extracto mediante la confrontación de la información tanto de libro como del extracto para reflejar una in
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019

¿Que modulos ¿Esos formatos son

del Sistema automáticos (sistema) o
¿De quién recibo ¿Qué formatos o manuales (papel o excell)
PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago? SIIGO usa? Responsable
la información? documentos uso?

Sistema Manuales

Recibir en los cinco primeros dias del

mes siguiente de teroreria los extractos de
Recepciona los extractos Auxiliar
1. las 14 cuentas de las diferentes entidades Tesorería N/A N/A No Papel
bancarios contable
bancarias donde la empresa mantine sus
cuentas y los extractos llegan fisicos.

Formato de
Se imprime el formato de conciliacion , se
conciliación Auxiliar
6 Impresión del conciliacion anexa el extracto original y el auxiliar de la Contador N/A N/A Papel
bancaria / contable
cuenta del banco .
Anexos
Formato de
Sumar partidas conciliatorias Vs saldos
7 Determina sumas iguales Contador N/A conciliación N/A N/A Contador
libro y extracto
bancaria
Formato de
Se recepciona las conciliaciones
Recibe conciliación aprobada y Auxiliar conciliación Auxiliar
8 aprobadas y se archiva en la AZ de N/A N/A N/A
archivo contable bancaria / contable
conciliaciones bancarias.
Anexos
Fin.
Puntos de control:
Paso 9 Visto bueno de la conciliación por parte del jefe inmediato de contabilidad.

Evidencia documental de formatos:

Formato de conciliación bancaria.

CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE

Ilustración 5-Conciliacion bancaria

 41

Codigo:
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revision nomina Fecha:
Objetivo del procedimiento: Revisar la nomina verificando que las novedades reportadas en el periodo esten incluidas en la misma
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son automáticos
¿De quién recibe la ¿Qué formatos o documentos (sistema) o manuales (papel o excell)
PASO No. ¿Cuales actividades son sus actividades? ¿Cómo desarrolla sus actividades? Responsable
información? uso?
Sistema Manuales
Formato distribucion de
Se recepciona quincenalmente las nominas de la empresa para
1. Recepciona las nominas quincenales Auxiliar de Nomina nomina en centro de N/A N/A Contador
revision.
costos.
Verificar que la planilla de nomina generada por el programa SIIGO
NOMINA, contenga cada una de las novedades como el valor de las
horas extras reportadas, comisiones, bonificaciones, descuentos, Formatos reporte de
2 Revision planilla nomina Auxiliar de Nomina N/A SI Contador
incrementos salariales, incapacidades, libranzas dentro del periodo de novedades
pago.

Una vez revisada la nomina y si no se encuentra error se entrega al

area de tesoreria para su respectivo pago, en caso que surjan
3 Entrega de Nomina para pago Auxiliar de Nomina Formato de sistema SIIGO SI NO Contador
correcciones se devuelve al area de recurso humano para la respectiva
corrección.
Fin.
Puntos de control:
Paso 2 Revision planilla nomina

Evidencia documental de formatos:

Formato de Nomina por centro de costos

NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADOR

Ilustración 6-Revision de nomina

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Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda. Codigo:
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Digitacion devolucion facturas Fecha:
Objetivo del procedimiento: Revisar la nomina verificando que las novedades reportadas en el periodo esten incluidas en la misma
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
¿Cuales actividades son sus ¿De quién recibe la ¿Qué formatos o automáticos (sistema) o ¿Se reproducen copias?
PASO No. ¿Cómo desarrolla sus actividades? Responsable
actividades? información? documentos uso? manuales (papel o excell)

Sistema Manuales Si / No ¿Cuantas? ¿Para quien?

La asistente
administrativas
Recepciona diariamente las facturas en Auxiliar
1. Recepcion de las facturas Multicomputo Factura N/A SI NO N/A N/A
proceso devulucion contable
Asistente administrativa
Multitech
Se imprime la nota de devolucion
anexando.1) La factura a devolver sea la
Impresión de la nota de C11-Acuerdo de Auxiliar Auxiliar
4 original. Auxiliar contable SI N/A SI 1
devolucion paso contable contable
2)Carta del cliente donde exprese el
motivo de su devolucion.
Una vez impresa las notas de devolucion
teniendo en cuenta: 1) La factura
a devolver sea la original este autorizada
Revision y aprobacion de las por el Gerente Comercial Auxiliar
5 Auxiliar contable N/A N/A N/A NO N/A N/A
notas del acuerdo de pago 2)Carta del cliente donde exprese el contable
motivo de su devolucion.
3)El registro de la devolucion sea el de la
factura y del cliente.
Fin.
Puntos de control:
Paso 5 Revision nota de acuerdo de pago por parte de la contadora

Evidencia documental de formatos:

C11-Acuerdos de pago
Facturas

CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE

Ilustración 7-Digitación devolución de facturas

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Codigo:
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACION IMPUESTOS ANUALES Fecha:
Objetivo del procedimiento: Elaborar y presentar los impuestos anuales de la organización.
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son automáticos
¿Qué formatos o documentos
PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago? ¿De quién recibo la información? (sistema) o manuales (papel o excell) Responsable
uso?
Sistema Manuales
Imprimo el balance de prueba completo del
1 Descargar un balance de comprobacion Contador Formato de sistema SIIGO SI NO Contadora
sistema contable SIIGO
Abro la hoja de trabajo de excell "PROYECTO DE
RENTA" y empiezo a transcribir los datos del
Hoja de trabajo PROYECTO
2 Se revisa el archivo "PROYECTO RENTA" balance de comprobacion ,ubicando los datos Contador NO SI Contadora
RENTA excell
donde corresponda sean deducibles o no
deducibles de renta
Una vez revisada la planilla del impuesto apor
parte del Revisor Fiscal se procede a montar el Tesorera y
Formato impuesto portal
5 Presentacion de Impuesto de Renta formato en el portal de la DIAN para su Contador SI SI auxiliar
DIAN
formalizacion, presentacion y expedicion de contable
recibos de pago.
Fin.
Puntos de control:
PASO No.5 Revision Revisor Fiscal

Evidencia documental de formatos:

Formato de Balance de comprobacion.
Auxiliares de cuentas de impuestos
Formularios borradores de impuestos

NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADORA

Ilustración 8-Elaboracion y preparación de Estados Financieros

 44

Codigo:
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACION IMPUESTOS MENUALES-BIMESTRAL Fecha:
Objetivo del procedimiento: Elaborar y presentar los impuestos mensuales y bimestral de la organización.
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son automáticos
¿Qué formatos o documentos
PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago? ¿De quién recibo la información? (sistema) o manuales (papel o excell) Responsable
uso?
Sistema Manuales
Realizar una revision en el balance de pruba
1 Revisar el balance de prueba confirmando que no esten pendientes Contador Formato de sistema SIIGO Contadora
movimientos por registrar si no
Se realiza una revision correspondiente por la
Hoja de trabajo PROYECTO Revisor
4 Revision Revisoria Fiscal Revisoria Fiscal ,se devuelven si hay error para Contador NO SI
RENTA excell Fiscal
su respectiva modificacion.
Una vez son revisados los impuestos y visados
Diligencio formulario de impuestos en la por el Revisor Fiscal se montan directamente en Formatos de impuestos
5 Contador SI SI Tesorera
pagina de la DIAN la pagina de la DIAN para su formalizacion e pagina DIAN
imprimo los recibos de pago .
Fin.
Puntos de control:
PASO No.5 Revision Revisor Fiscal

Evidencia documental de formatos:

Formato de Balance de comprobacion.
Auxiliares de cuentas de impuestos
Formularios borradores de impuestos

NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADORA

Ilustración 9-Elaboracion y preparación de impuestos mensuales-bimestral

 45

Codigo:
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos Version
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Informe RUP Fecha:
Objetivo del procedimiento: Diligenciar los formularios en la plataforma para licitar con las entidades publicas
DEPENDENCIA: Contabilidad FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son automáticos
¿De quién recibo la ¿Qué formatos o documentos
PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago? (sistema) o manuales (papel o excell) Responsable
información? uso?
Sistema Manuales
Me ubico en digilenciar formulario y actualizo la informacion
1. Ingreso a la plataforma de la RUP teniendo en cuenta los contratos que se tuvieron en el año con Contador N/A N/A N/A Contador
entidades publicas
Una vez revisados y firmados los estados financieros el Contador
envia en fisico
2 Envio de Estados financieros anuales -Tarjeta oprofesional de la Contadora y Revisor Fiscal Contador N/A N/A N/A Contador
-Certificado de antecedentes del Contador y Revisor Fiscal expedidos
por la Junta Central de Contadores.
Despues de enviado a los cinco dias envia la RUP,la eceptacion del
3 Correo certicacion Contador N/A N/A N/A Gerencia
documento y previamente envian certificado.
Fin.
Puntos de control:

Evidencia documental de formatos:

Formato de Balance de comprobacion.

NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADORA

Ilustración 10-Elaboracion y preparación informe RU

 46

Ilustración 11-Entrevista Tesorería

 47

Ilustración 12-Entrevista Cartera

 48

10.Conclusiones

• Los diseños del manual responden a una necesidad de la empresa por lograr sus objetivos

de una manera más eficiente y eficaz, generando compromiso en el personal

• Se identificaron los procesos que nos llevan a la generación de la información y las

funciones específicas para cada cargo,

Proceso Contabilidad: 11 procedimientos

Proceso Tesorería: 3 procedimientos

Proceso de Cartera: 3 procedimientos

• La elaboración de los Flujogramas no se desarrolló, debido a que la empresa en su actual

sistema de calidad ya tiene definido formatos institucionales, en los cuales no aplican los

flujogramas

• Se identificaron reproceso en los procesos de contabilidad.

 49

11. Recomendaciones

• El manual de procesos y procedimientos deben distribuirse y difundirse en toda el área

Financiera y contable de la empresa MULTICOMPUTO LTDA, para el adecuado

funcionamiento de los procesos descritos.

• Los directivos del departamento del área deben dar orientaciones específicas sobre la

forma en que se debe manipular, conservar y emplear el manual y son responsables de su

difusión.

• Se realizó la recomendación de realizar un procedimiento diferente en el procedimiento

de la revisión y liquidación de las cuentas de capacitadores, pero por y prioridad de la

parte administrativa se concluyó que el procedimiento debía mantenerse igual, ya que

para la empresa es una necesidad primaria dejarla de ese modo

 50

12. Bibliografía

Amat, O. (2012). Contabilidad y Finanzas. En O. Amat. Barcelona.

Carrasco, J. B. (2011). Gestion de procesos. Santiago de Chile: Evolucion S.A.

Ceja, G. G. (2012). Planeacion y organizacion de empresas. Mexico: MC GRAW HILL /

INTERAMERICANA MEXICO.

Duhalt, M. K. (1977). Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas. Programa

Editorial de la Coordinación de Humanidades.

Gaitan, R. E. (2006). Control interno y fraudes. Bogota: Ecoe ediciones .

Juan Bravo Carrasco, D. (2008). Gestion de procesos. Santiago Chile: Evolucion S.A.

Multicomputo Ltda. (06 de 2019). MULTICOMPUTO. Obtenido de MULTITECH:

https://multicomputo.edu.co

Padilla, M. C. (2012). Gestion Financiera. Bogota: Ecoe ediciones.

Valencia, J. R. (2012). Como elaborar y usar los manuales administrativos. Mexico,DF:

Cengage Learning Editores, S. A. de C. V.