Competencias digitales

PROCESADOR DE TEXTO
NIVEL AVANZADO
(LibreOffice Writer)
 Unidad 2 - Columnas y secciones en Writer

Es frecuente la necesidad de organizar el texto de nuestros documentos en forma de

columnas periodísticas.  Esta necesidad puede surgir por la necesidad de maquetar boletines,
documentos legales o para facilitar la lectura en publicaciones apaisadas.  Las columnas se
pueden aplicar tanto a páginas completas como a una parte del texto del documento.  En este
último caso, Writer automáticamente crea secciones en el documento. Las secciones también
nos resultarán útiles para proteger partes del documento o para vincular otros documentos,
entre otras características.  Al estudio de columnas y secciones dedicamos la presente unidad
didáctica.

Objetivos

Al finalizar el estudio de esta unidad didáctica, habrás adquirido los siguientes

conocimientos y habilidades:

Crear columnas periodísticas aplicables a secciones del documento.

Crear columnas periodísticas aplicables al estilo de página.
Usar secciones para dar formato o proteger diferentes partes del documento.

Habilidades previas

Para el correcto seguimiento de esta unidad didáctica es preciso tener un dominio

razonable de las tareas relativas a:

Edición de documentos.
Establecimiento de formatos de párrafo.
Configuración de estilos de página.

Versión imprimible del contenido

Si lo deseas, puedes descargar una versión imprimible de los contenidos de la unidad

. Ten en cuenta que en esta versión no estarán accesibles los enlaces externos o
videos que la unidad pueda contener, por lo que se recomienda el estudio de la unidad
a través de la plataforma.
 Sobre vídeos y capturas de pantalla

Los vídeos y capturas de pantalla de los contenidos de este curso han sido tomados con
la versión 5.3 de LibreOffice sobre un sistema operativo Windows 7.  Si tienes
instalada otra versión o ejecutas el programa en otra plataforma, puedes observar
algunas diferencias.  Además las elevadas posibilidades de personalización de la interfaz
de usuario, pueden hacer que cambien el tamaño o apariencia de los iconos.

Algunas de las capturas de pantalla que ilustran los contenidos están reducidas; para
verlas a mayor tamaño, bastar pulsar sobre ellas para que se muestren en una ventana
emergente. Pulsando Esc se cerrará la ventana emergente y se volverá al contenido.
Aplicar columnas

LibreOffice Writer permite establecer una presentación del texto en forma de columnas
periodísticas, un recurso especialmente utilizado en boletines, textos legales, etc.

 Documento con columnas

Las columnas se pueden establecer en el contexto del estilo de página, con lo cual todas las
páginas de ese estilo se mostrarán encolumnadas, pero quizás es más habitual hacerlo con
una parte del documento, para lo cual se establecerán secciones, las cuales más
adelante trataremos de forma detallada.
  Documento con secciones, una de ellas con columnas

Pero también se pueden aplicar columnas al texto sin necesidad de dominar las secciones, ya
que Writer nos provee de herramientas muy cómodas, que harán el trabajo por nosotros.

Aplicar columnas a una sección del documento

Para aplicar columnas a uno o más párrafos consecutivos, seguiremos los siguientes pasos:

En  primer lugar seleccionaremos el texto que deseamos formatear en columnas.

Activaremos el diálogo Columnas desde el menú Formato > Columnas.
En el diálogo Columnas estableceremos la configuración deseada para las mismas.
Tras pulsar el botón Aceptar nuestro texto ya estará formateado en columnas.

Texto seleccionado para aplicar columnas

Columnas aplicadas al texto seleccionado

El diálogo Columnas nos permite establecer diferentes configuraciones.  En primer lugar,
veamos la configuración que se aplicó en el ejemplo anterior.

 Diálogo Columnas

Podemos comprobar que se establecieron dos columnas de igual anchura con una línea de
separación entre ellas de color gris.

Exploremos más en detalle las diferentes opciones:

En el apartado Configuración se ha definido el cuadro incremental Columnas con el

valor 2.  Esto se puede hacer tanto escribiendo el número aquí, como seleccionando
alguna de los cinco botones a su derecha, que representan:
Una sola columna
Dos columnas iguales
 Tres columnas iguales
Dos columnas desiguales, más estrecha la derecha
Dos columnas desiguales, más estrecha la izquierda

La miniatura de previsualización, situada a la derecha del diálogo, muestra como afectan

los cambios que introducimos para la configuración de las columnas.

El desplegable Aplicar a permite establecer el contexto en el cual se aplicarán las

columnas.  El valor mostrado aquí de forma predeterminada varía en función de dos
variables: si hemos seleccionado texto y si estamos en una sección del documento.  Es
muy importante estar alerta a este pequeño desplegable, pues inadvertidamente
podemos cometer errores con mucha facilidad, y ser conscientes de donde se van a
aplicar las columnas puede ayudarnos a evitarlos.  A modo de resumen:

Si hemos seleccionado texto, se mostrará Selección.

Si no hemos seleccionado texto hay dos posibilidades:
El punto de inserción está en una sección (un área con columnas) y se
mostrará Sección actual.
El punto de inserción está fuera de una sección, por lo que mostrará Estilo
de página: XXXX, donde XXXX es el nombre del estilo de página actual en
donde se situó el punto de inserción. Está opción, aquí activada por defecto,
también estará disponible en todos los otros casos.

Igualar espaciado de contenido en todas las columnas se muestra en el diálogo si ya

se ha establecido alguna configuración de columnas. Esta opción establece que el texto
se reparta equitativamente entre las columnas que hayamos definido.  Si está
desactivado, la columna más a la izquierda se completará con texto hasta llegar al pie de
página (o antes si se finaliza el texto), y a partir de ahí el texto fluirá a la segunda
columna y así sucesivamente.  El ejemplo anterior en el caso de haber desactivado esta
opción sería como se muestra en la imagen,

 Sin igualar espaciado entre columnas

Desde el apartado Anchura y espaciado activando Anchura automática todas las

columnas se configuran con el mismo ancho, pudiendo personalizar el Espaciado (la
separación entre columnas); si se desactiva, todas las columnas podrán ser configuradas
con diferente Anchura y Espaciado. Unos botones en forma de flecha hacia la izquierda
 y hacia la derecha nos permiten navegar entre las diferentes columnas si por su número
no se pueden mostrar en el diálogo.

Finalmente podemos establecer una Línea de separación entre columnas,

personalizando su apariencia de estilo, altura, anchura y color, y si la altura es menor del
100%, su posición en la vertical del columnado.

Aplicar columnas al estilo de página

Para establecer un estilo de página con columnas, que se aplique a todo el contenido de las
páginas que están asignadas a ese estilo, Writer nos ofrece varios caminos.

Desde el diálogo Columnas, si estamos en un documento sin secciones (o fuera de ellas,

en caso de haberlas) y si no hemos seleccionado ningún texto, la opción predeterminada
del desplegable Aplicar a será Estilo de página: Estilo predeterminado (o el nombre
del estilo de página asignado al texto donde está situado el cursor).

Desde el panel lateral, desplegando las opciones de Página en la ficha Propiedades y

seleccionando las opciones de Columnas predeterminadas disponibles. Este método
establece el espaciado entre columnas a 0 cm, con lo cual las columnas se mostrarán sin
separación entre ellas e, inevitablemente, deberemos acceder al diálogo de Columnas
para poder modificarlo.

 Aplicando columnas de página desde el panel lateral

Desde la pestaña Columnas del diálogo Estilo de página que invocamos desde el

menú Formato > Página o haciendo doble clic sobre el nombre del estilo de página
mostrado en la barra de estado.
  Aplicando columnas desde el diálogo de Estilo de página

A diferencia de cuando aplicamos columnas a un texto seleccionado, en el caso de

 
aplicar columnas al estilo de página, no se crean secciones en el documento.

Vídeo Aplicar columnas

 
Modificar columnas

Si hemos establecido un texto en columnas y no nos satisface el resultado, podemos cambiar

la configuración de la misma de forma muy simple.

Bastará con situar el punto de inserción dentro del área con columnas y activar el
diálogo Columnas desde el menú Formato > Columnas. Tras modificar los ajustes deseados y
aceptar el diálogo, tendrá efecto la nueva configuración.

Muy importante:

No se debe seleccionar nada.  Tan solo hacer clic dentro de la sección con
columnas para situar el punto de inserción.

Si seleccionamos cualquier cantidad de texto, estaremos creando otra nueva

  sección con columnas, dentro de la sección original.  Writer admite secciones
anidadas y por ello podemos establecer una estructura algo caótica dentro del
documento.  El motivo es el comportamiento predeterminado del
desplegable Aplicar a que vimos en el apartado anterior.

En cualquier caso, desde el apartado Trabajo con secciones veremos como

resolver estas situaciones caóticas.

Cuadro de diálogo Columnas

En caso de haber aplicado columnas en el estilo de página, activaremos el diálogo Estilo de
página desde el menú Formato > Página o haciendo doble clic sobre el nombre del estilo de
página en la barra de estado.

Pestaña Columnas del cuadro de diálogo Estilo de página

Forzar saltos de columna

Si no nos complace como quedan distribuidas las columnas, es muy fácil aplicar saltos de
columna en aquel punto del texto donde decidamos.  Para ello:

Situamos el punto de inserción al principio del texto donde queremos que comience una
nueva columna.
Activamos desde el menú Insertar > Salto manual > Salto de columna.
 Cuadro de diálogo Insertar salto

Vídeo Modificar columnas

 
Trabajo con secciones

Además de para disponer el texto en columnas, Writer permite establecer secciones con
diferentes propósitos:

Modificar el formato de columnas, fondo, márgenes y notas al pie en una parte del
documento.
Ocultar parte del documento.
Proteger partes de un documento o hacerlas en parte editables en documentos de solo
lectura.
Vincular secciones de otro documento (o un documento completo) en el documento
actual.

Analicemos como trabajar directamente con secciones y aprovechar sus posibilidades.

Crear una sección

Podemos crear una sección vacía, en cuyo interior podremos escribir nuevo texto, o, muy
frecuentemente, podemos decidir que un texto que ya tenemos elaborado pase a integrar una
nueva sección.

Para ello, seleccionaremos el texto deseado y pulsaremos el menú Insertar > Sección.

 Insertar una sección

En el diálogo Insertar una sección, bajo Sección nueva podremos determinar un nombre
significativo para la sección, o simplemente pulsar el botón Insertar y ya estará creada la
sección. Adicionalmente, podemos establecer diferentes propiedades para la sección en las
diferentes pestañas que muestra el cuadro de diálogo. Las comentaremos extensamente más
adelante.

Como hemos visto, otra forma de crear una sección automáticamente es aplicando un
formato de columnas a una selección de texto, para lo que podemos usar el menú Formato >
Columnas.

Reconoceremos una sección por las líneas de división que la delimitan al principio y final de la
misma, así como por el texto con su nombre que aparece a la derecha de la barra de estado
cuando el punto de inserción está su interior.

 Identificación de la sección en la barra de estado

Nota: Las líneas de división no se muestran cuando se da formato de columnas a la sección.

Editar una sección

En cualquier momento podemos editar las propiedades de cualquier sección mediante el

menú Formato > Secciones, aunque si estamos dentro de la sección, quizás resulte más
cómodo hacer clic en el nombre de la misma que aparece en la barra de estado.
  Diálogo Modificar secciones

Desde el diálogo Modificar secciones podremos:

Determinar si la sección es un Vínculo con una sección de otro documento.

Determinar si deseamos establecerla como Protegida contra modificaciones
(estableciendo opcionalmente una contraseña).
Determinar si queremos Ocultar la sección.
Establecer la sección como Editable en documentos de solo lectura.

Pulsando el botón Opciones, un diálogo del mismo nombre nos permitirá modificar el
formato de la sección en cuanto a Columnas, Sangrías, Fondo y Notas al pie.
  Diálogo Opciones de una sección

Eliminar una sección

Para eliminar una sección basta con seleccionarla en el diálogo Modificar Secciones y pulsar
el botón Quitar. Es una opción segura, pues aunque la sección se borrará, el texto contenido
en la misma permanecerá en el documento. La eliminación puede revertirse desde el botón
Deshacer.

Si nos hemos hecho un lío con las columnas, y se han multiplicado secciones sin
  sentido dentro de nuestro documento, podremos eliminar las secciones
innecesarias y volver a intentarlo.

Márgenes especiales para partes del documento

Si deseamos que ciertas partes del documento dispongan de márgenes izquierdo y derecho
diferentes del establecido en el formato de página, crear una sección puede ser la solución.

Tras crear o editar la sección deseada, y desde el diálogo Opciones, pulsaremos sobre la
pestaña Sangrías donde podremos establecer márgenes Antes de la sección y Después de
la sección.

El uso del término “Sangría” para referirse a los márgenes de la sección, resulta algo confuso,
pues la Sangría (Indent) por definición es la distancia del párrafo hasta los márgenes del
documento; pensamos que sería más apropiada la expresión Márgenes (Margins) para esta
característica.
  Sangrías en secciones

Los valores indicados en el apartado Sangría establecen nuevos márgenes para la sección, y
pueden ser positivos (hacia el interior del documento) o negativos (hacia el exterior).

En la siguiente captura podemos comprobar el efecto de una Sangría antes y después de la

sección de -1,10 cm. de un documento A4 con márgenes izquierdo y derecho de 2 cm.

 Ejemplo de sección con sangrías

Podemos aplicar secciones para obtener encabezados o pies de página con menor margen
que el cuerpo del documento. Dado que no es posible establecer márgenes negativos para los
encabezados y pies de página, podemos establecer un menor margen de página, y todo el
cuerpo del documento insertarlo en una sección con un margen izquierdo determinado.

Formatear texto en columnas

Podemos establecer columnas mediante el menú Formato > Columnas, y también aplicando
las propiedades adecuadas desde el diálogo Opciones de la sección cuyo encolumnado
deseamos modificar, editando desde el menú Formato > Secciones (o haciendo un clic en el
nombre de la sección en la barra de estado).

Podemos determinar el número y ancho de columnas, la separación entre las mismas y activar
una línea de separación entre columnas.

Veamos el efecto de formatear la sección del ejemplo anterior a dos columnas, con un
espaciado entre ambas de 0,80 cm y una línea de separación gris de 1 pt.

 Columnas en secciones
  Ejemplo de sección con columnas

Imagen o color para el fondo de sección

Es característica exclusiva de Writer la capacidad de aplicar una imagen o color de fondo a la

sección. Desde la pestaña Fondo del diálogo Opciones de una sección podremos escoger
entre color o imagen, y en caso de seleccionar imagen, podemos determinar si la misma
estará vinculada y la ubicación de la misma.

 Sección con Fondo como imagen

Éste será el resultado de aplicar las opciones de la captura de pantalla anterior:

  Ejemplo de sección con imagen de fondo

Proteger partes del documento frente a cambios

En ocasiones necesitaremos enviar un documento para que sea modificado por otros, pero no
deseamos que puedan alterar ciertas partes del mismo. Otras veces, simplemente deseamos
evitar modificaciones accidentales, incluso por nuestra parte.

Para proteger una sección del documento bastará con activar la casilla Protegida en el
momento de crear la sección, o si ya está previamente creada, al proceder a su edición. Estas
secciones protegidas muestran el texto solo lectura junto al nombre de la sección en la barra
de estado, y cualquier intento de modificación de la misma mostrará un aviso, como se puede
comprobar en la siguiente captura de pantalla.

 Sección protegida

Vincular secciones de documentos

Si precisamos incluir textos, como por ejemplo, cláusulas estándar o políticas de calidad, en
numerosos documentos, por lo general resolvemos mediante la herramienta Texto
automático o, en el peor de los casos, con un Copiar y Pegar. Pero ¿qué ocurre cuando por
algún motivo debemos modificar estos textos? Tenemos que actualizar manualmente todos
los documentos en los que incorporamos esos textos.

Esta situación se puede resolver mediante el uso de secciones vinculadas. A modo de ejemplo,
preparemos un documento con los diferentes clausulados que debemos utilizar en múltiples
documentos; entre ellos el relativo a protección de datos, que redactaremos dentro de una
sección que denominaremos LOPD. El documento lo archivaremos con el nombre de
Clausulas.odt y lo cerraremos.

En otro documento que llamaremos Contrato.odt nos dispondremos a vincular la sección

LOPD del documento anterior.

Para ello, desde el documento Contrato.odt abriremos el cuadro de diálogo Insertar una
sección, pulsando sobre el menú Insertar > Sección.

Hemos denominado a la sección Clausulas LOPD (el nombre de las secciones no es

determinante). Activaremos la casilla Vínculo. Observemos que automáticamente se activará
la casilla Protegida, lo que impedirá la modificación inadvertida del texto (aunque si lo
deseamos podemos desactivar la protección).

En Nombre del archivo pulsaremos sobre el botón Examinar lo que nos permitirá seleccionar
el documento Clausulas.odt.

Pulsando el desplegable de Sección, podremos escoger la sección LOPD de entre las

secciones listadas que contiene el documento Clausulas.odt.
  Sección como vínculo a otro documento

Tras hacer clic sobre el botón Aceptar del diálogo, se mostrará el texto redactado en
Clausulas.odt en nuestro documento Contrato.odt.

En caso de omitir el nombre de la sección, será la totalidad del documento Clausulas.odt el

que se insertará.

Si modificamos el redactado de nuestra cláusula de protección de datos, definida en la sección

LOPD del documento Clausulas.odt, y lo guardamos, cuando volvamos a abrir nuestro
documento Contrato.odt, Writer nos preguntará si deseamos actualizar los vínculos; si
respondemos de forma afirmativa, el nuevo texto reemplazará al antiguo.

Actualizar secciones vinculadas

Podemos actualizar manualmente las secciones vinculadas desde el menú Editar > Vínculos. 

Se abrirá el cuadro de diálogo Editar enlaces.

Cuadro de diálogo Editar enlaces

En el cuadro de diálogo seleccionamos el vínculo del documento de origen y pulsamos el

botón Actualizar. Comprobaremos que al momento se actualizan los textos vinculados.

Advertencia

Para poder abrir el cuadro de diálogo Editar enlaces hay que estar fuera de la sección.

Ocultar partes del documento

Writer permite fácilmente ocultar una sección, tanto en el momento de crearla como al
modificarla, desde el apartado Ocultar.

Quizás la mayor utilidad de esta opción sea ocultarla en función de una variable, que
indicaremos en el cuadro Con condición.
Es la técnica usada, por ejemplo, por el Asistente para combinar correspondencia, que
permite mostrar “Sr.” o “Sra.” en función del género del destinatario.

Editar secciones en documentos de solo lectura

Al abrir un documento de Writer podemos activar la casilla Solo lectura para evitar
modificaciones accidentales del documento.

También podemos forzar este comportamiento para un documento determinado

guardándolo como de solo lectura, como vimos en el tema de seguridad con contraseñas.

En este contexto, el documento no es editable hasta que pulsemos el botón Editar archivo de
la barra de herramientas Estándar.

No obstante, si en una sección del mismo se activó la propiedad Editable en documentos de

solo lectura, esa sección será editable en el documento, pero no se podrá guardar. Por ello, si
deseamos guardar las modificaciones, deberemos hacerlo con otro nombre mediante Archivo
> Guardar como.

¡NO LO OLVIDES! Sugerencias de accesibilidad

Te recordemos en este punto que al trabajar con secciones tengas presentes las
siguientes recomendaciones de accesibilidad:

Los colores de texto y fondo deben estar suficientemente contrastados.

Evitar el uso de características incompatibles con otros formatos de documento

Más concretamente, el Fondo de las secciones (tanto Color como Imagen) es una
propiedad incompatible con Word, por lo que debería evitarse en los documentos que
debamos intercambiar con usuarios de este último programa.

Vídeo Trabajo con secciones

 
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