Logística y Montaje de Eventos

1/2/23, 12:46 Logística y montaje de eventos - Impulsa Popular | Banco Popular Dominicano :Impulsa Popular | Banco Popular Dominicano
Logística y montaje de eventos
CONTEXTO
La logística es el conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado de un
proceso complicado. Llamamos montaje al proceso que se utiliza para ordenar los planos y
secuencias de un evento o actividad, de forma que el participante perciba el todo integrado. El
objetivo de la logística y la producción en un evento es controlar con eficiencia todos los recursos,
de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades planteadas.
Hoy día los eventos pueden llevarse a cabo de manera presencial, virtual o una combinación de
ambas, en cualquiera de la modalidad escogida se requiere la capacidad de accionar esa logística
y montaje para llevar a cabo de manera eficiente dicho evento.
https://impulsapopular.com/guias-emprende/logistica-y-montaje-de-eventos/ 1/24
EVENTOS
¿Qué son?
Encontramos diferentes definiciones respecto a este ítem:
Según Antón Shone & Brian Parry los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones
no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizacionales establecidos
de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, capacitar,
entretener o generar experiencias en un grupo de personas.
Un evento es cualquier acto que tenga planificación al menos en cuanto a espacio y tiempo
(lugar, fechas, horas), y que se debe clasificar según una tipología que especifique su naturaleza.
Un evento es una herramienta de marketing, relaciones públicas y comunicación que atiende a

distintas clasificaciones.
Eventos son aquellos actos “en vivo” organizados en función de los intereses de una organización,
compañía o marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para
provocar un comportamiento o generar una actitud.
¨El concepto de evento es amplio, porque incluye desde una visita a instalaciones de un reducido
grupo de personas hasta la organización multitudinaria de una celebración cualquiera en un
pabellón gigante. Tanto aquella como esta tienen en común el contacto directo entre el emisor y el
receptor del mensaje, y que la percepción que se extrae de su desarrollo deja una huella más
profunda, un recuerdo más permanente, una emoción más aguda, para lo bueno y para lo malo,
que ninguna otra herramienta de comunicación¨.
Jesús Echevarría.
Director de Comunicación de Inditex
Un evento transita por diferentes fases:
I. Ideación o Pre-producción
Durante esta fase se harán todos los preparativos previos al evento, siendo el más importante la
creación del briefing del evento, también llamado proyecto del evento. Establecemos los objetivos
del evento, el perfil del participante, el análisis de necesidades y expectativas, establecimiento del
presupuesto aproximado, plan de financiamiento, solicitud de cotizaciones, administración del
evento, asignación de responsabilidades y funciones al equipo, plan de comunicación, línea
gráfica, se definen los proveedores, entre otros detalles dependiendo del tipo de evento a llevar a
cabo.
Definimos persona responsable de coordinar todo el evento y a quien cada coordinador de

equipo deberá reportar los avances de cada una de las actividades propuestas, se plantea el
cronograma de todas las actividades y sus deadlines, se definen y asignan las tareas, tiempos y
responsables. Se establecen los mecanismos de seguimiento al proyecto.
II. Desarrollo o Producción
En esta etapa se desarrolla el plan de acción o de trabajo definido en el briefing. Llevamos a cabo
el montaje, es decir, la disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará
a cabo el evento y la ejecución que es donde participantes del evento están reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, llevando a cabo las actividades.
III. Evaluación o Post-producción
Aquí hacemos el desmontaje del evento, se retiran todos los materiales y elementos utilizados en
la actividad y se evalúan los resultados, observamos si se han logrado los objetivos planteados,
cual ha sido el desempeño presupuestal, y el análisis del coste-beneficio esperado. Pedimos
retroalimentación a los participantes o enviamos cartas de agradecimiento. Reunión y agasajo al
equipo colaborador!
Cada una de las etapas del proyecto posee una vital importancia dentro de su apartado, ya que
son interdependientes y el buen desempeño en cada etapa garantiza el éxito no solo del evento
en cuestión sino de los venideros.
Tipos de eventos
Los eventos responden a diferentes clasificaciones, ya que varían según el objetivo, de hecho un
mismo evento puede cubrir diferentes fines. Lo que debe primar en cada uno de los eventos que
realicemos u organicemos debe ser la creatividad y la innovación, si logramos combinar estos
aspectos centrándonos en el perfil de los participantes lograremos impregnar a cada uno de
nuestros eventos un carácter único y generar una experiencia imborrable en el participante.
Podemos clasificarlos teniendo en cuenta diferentes aspectos como, la audiencia, tipo de

admisión, la envergadura o por la duración y programación. Por ejemplo según el tipo de público
pueden ser:
Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una invitación o
entrada, suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más comerciales.
Cerrados: son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los que cada uno
tiene una invitación, anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se ha de
presentar a la entrada del acto.
Por tipo de actividad se pueden clasificar en:
Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones de movilización, de bien social, de

información a la sociedad civil.
Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza y medio ambiente.
Empresariales y corporativos: reuniones, charlas, presentaciones de productos, seminarios,
conferencias, encuentros, congresos y ferias.
Culturales y de ocio: como festivales, carnavales, patronales, espectáculos y conciertos.
Espirituales o comunitarios: retiros espirituales, peregrinaciones, cursos de yoga o cenas
benéficas.
Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o fiestas de graduación.
Políticos: mítines, debates y manifestaciones.
Educativos: charlas, cursos y congresos.
También se pueden clasificar de acuerdo al ámbito geográfico del evento en: Internacional,
Nacional y Regional.
Modalidades
Los eventos son y seguirán siendo una de las mejores formas de comunicación para las marcas, y
sus beneficios son significativos: notoriedad y reconocimiento de marca, optimización de
relaciones
externas e internas, networking y generación de negocio, entre muchas otras ventajas. Podemos
presentar tres clasificaciones básicas de modalidad de eventos:
Presencial: Es el tipo de evento que reúne en un mismo lugar a varias personas, conlleva una
logística definida y requiere de la intervención de un mayor número de personas en la
producción del mismo.
Características y ventajas
Generación de confianza: Todos los negocios parten de un sentimiento humano: la confianza.

Los eventos presenciales generan confianza hacia la empresa/marca, ya que permiten la
interacción con las personas responsables de dar vida a esa solución.
Es una excelente estrategia para atraer potenciales clientes.
Engagement: Organizar un evento diseñado específicamente para su organización es un buen
modo de mejorar el engagement de su empresa con sus clientes tanto actuales como
potenciales, además de generar la confianza interna de los colaboradores al incentivar en ellos la

cultura de los embajadores de marca internos.
Contacto personal con los clientes: los eventos presenciales crean espacios para interactuar con
los participantes de manera directa, de esta manera se genera una conexión real, que puede
prolongarse en el tiempo, de esta conexión surgen relaciones duraderas y cercanas por la
confianza que se crea entre las partes. Este contacto directo te permite afianzar relaciones con
clientes actuales y potenciarlas con los prospectos.
Diversidad: Un evento presencial te permite diseñar una experiencia de usuario más completa,
crear un evento original, centrado en la audiencia te permite lograr más engagement entre los
asistentes y que ellos sean los que generen ese ruido mediático que puede empujar a tu empresa
a un mejor posicionamiento, de forma que sea recordado por más tiempo.
Networking: permite a los participantes crear relaciones de primera línea entre sí.
Online: Un evento virtual réplica muchos aspectos de un evento tradicional, pero la gran
diferencia radica en que los eventos en línea se desarrollan en remoto y no están restringidos a
una sola ubicación.
Entre los formatos presenciales que se pueden llevar al mundo online tenemos: Webinars,
Conferencias, Congresos, Conciertos, Seminarios web, Cursos online, Reuniones y formación de
equipos internos, Entrevistas a expertos con interacción del público, Lanzamiento de producto,
Ferias virtuales, Open house, Eventos deportivos, entre otros.
Características y ventajas
Al no contar con la limitación de la ubicación presencial, permiten a la marca convocar a un

público más amplio.
Los eventos virtuales tienen un coste inferior a los presenciales, tanto para los organizadores
como para los asistentes. El coste de la logística y montaje de un evento online puede reducirse
en más de un 50% respecto a un evento presencial, además no requiere de traslados u hospedaje
por parte de los asistentes e incluso el pago a los facilitadores (speakers, coaches, artistas, etc.)
suele ser menor.
Son medibles, la gran mayoría de las acciones pueden rastrearse para posteriormente analizar y
mejorar la estrategia de próximos evento. Las empresas pueden medir el número de asistentes,
las entradas compradas, la interacción del público en las redes sociales, los facilitadores que
provocaron mayor interacción en la web, el tipo de plataforma usada para comprar la entrada,
opinión en tiempo real, etc.
El asistente puede acceder al contenido tiempo después de manera On demand.
Híbrido: este tipo de evento combina ambos formatos el off line y el online para poder brindar
una experiencia más completa a todos los asistentes y así alcanzar a una audiencia más completa.
Debe estar diseñado para brindar una experiencia única tanto al participante presencial como al
online. Conjuga las ventajas de ambas modalidades.

Formatos
Formatos de evento más populares:
Hay infinidad de formatos que puedes utilizar en tu evento, pero vamos a centrarnos en los más
comunes y en los más interesantes. Antes de escoger uno, ten claro a qué publico te diriges y
qué
temática es la protagonista de tu programa. Una vez tengas claros estos puntos, puedes elegir el
formato que más se adecue a tu actividad:
Webinar: este formato reúne a una gran cantidad de personas que pueden estar ubicados en
diferentes puntos del planeta, en un seminario de una forma interactiva y atractiva. El webinar
funciona como un seminario online en el que los asistentes siguen el contenido desde cualquier
dispositivo, e interactúan por el chat.
Taller: esta modalidad permite a los participantes aprender haciendo, con la ventaja de tener al
facilitador in situ.
Congreso: El objetivo principal de un congreso es mantener a los participantes al corriente de las
novedades y nuevos acuerdos con relación al tema central, que suele ser profesional. La
periodicidad de un congreso puede ser anual o bienal y su duración, en general, varía entre dos y
cinco días.
Carrera: Las carreras populares son pruebas deportivas de participación o resistencia con una
distancia o duración específicas. En numerosas ocasiones este tipo de eventos se utiliza con un
interés benéfico.
Encuentro «Fandom»: Este formato de evento reúne a los aficionados de una determinada parte
de la cultura popular, generalmente llamadas subculturas freak, como la ciencia ficción, el anime y
los juegos o series de TV de culto.
Feria gastronómica: Este tipo de eventos ofrece una gran variedad de comidas y bebidas,
normalmente de diferentes fabricantes, productores o cocineros.
Fiesta benéfica: Los eventos benéficos sirven para recaudar fondos para proyectos u ONG´s. Este
tipo de formato suele desarrollarse en forma de feria, kermesse, bazar, carreras populares, o
alternativas como cenas privadas.
Fiestas en la calle: Los eventos en la calle muchas veces se organizan para conmemorar
acontecimientos importantes, o celebraciones locales tipo patronales o fiestas del pueblo. Este
tipo de eventos son una forma ideal de relacionarse con los vecinos y de crear espíritu de
comunidad. ¿El problema? Debes estar especialmente atento a los permisos y regulaciones
específicos de cada sector.
Festivales: Evento que envuelve diversas expresiones artísticas, generalmente encuentros
culturales, que pueden ser sobre cualquier materia. Una serie organizada de conciertos,
encuentros culinarios, obras de teatro… y normalmente se desarrollan en el mismo recinto y
durante varios días.
Hackatón: Cuando llenas una sala con programadores, diseñadores y otros profesionales digitales
y les pides que construyan un prototipo en un determinado período de tempo, te encuentras con
un hackatón o maratón de programación.

Lanzamiento de producto o servicio: estos eventos suelen realizarse en formato de fiesta para
mostrar el producto o novedad más reciente de una empresa. En estos eventos hay
demostraciones, marcas invitadas y personas importantes, reunidas en torno a un catering para
comer y picar para celebrar un éxito o lanzamiento.
Networking: Los eventos de networking están dirigidos normalmente a profesionales y tienen
como objetivo la creación de contactos y vínculos con empresas y personas del sector
especializado al que pertenece tu negocio.
Degustación: Al igual que las muestras gratuitas que se encuentran al pasar por los restaurantes,
las sesiones de degustación ofrecen una muestra tentadora del sabor que está por venir. Dentro
de este formato también podemos incluir las catas de vino o eventos donde el objetivo sea
descubrir un producto gastronómico.
Torneo: Los torneos pueden tener como protagonistas cualquier tipo de temática y son un tipo
de eventos en los que los jugadores compiten, muchas veces ante un público que aumenta según
el nivel y el grado de riesgo. Uno de los más famosos es el torneo mundial de póquer, aunque
existen muchos torneos de juegos de mesa, juegos en línea y de deportes de competición.
Atendiendo al número de participantes, la clasificación más generalizada para los diferentes tipos
de eventos es:
Mini eventos: entre 35 y 45 participantes

Evento pequeño: entre 50 y 250 participantes
Evento mediano: entre 250 y 500 participantes
Gran evento: entre los 500 y hasta 2.000 participantes
Mega eventos: más de 2.000 participantes
Montaje
Es la coordinación de todos los elementos de un evento siguiendo el plan definido por un

director/coordinador. Para la organización de un evento, es necesario que el responsable indique
a todos aquellos que participarán del montaje cuándo, dónde y cómo será este.
Uno de los elementos más importantes del diseño y montaje del evento, es el formato de
colocación de mesas y escenarios. Los siguientes parámetros te ayudarán a determinar el espacio
que necesitarás:
Número de invitados, las superficies deben tener la capacidad de alojar a todos tus asistentes de
forma cómoda.
Decoración, si tienes en mente tener algún evento temático, piensa en que el espacio sea
suficiente para poner tus adornos e iluminación.
Proyección, si pretendes realizar alguna presentación visual, verifica que el salón cuenta con el
equipo y el espacio para proyectar.
Para la planeación del montaje debes considerar que el salón sea suficientemente grande para
montar un servicio de coffee break y que cuente con: salidas de evacuación, pasillos para
moverse libremente y espacios adecuados para personas con discapacidad.
Los eventos al aire libre, instalaciones deportivas, monumentos históricos requieren permisos
especiales de las alcaldías locales, o de la institución gubernamental que gestione ese espacio.
La cantidad de participantes, la forma del local, dimensión del espacio, número de invitados
determinan la distribución del montaje. Los más habituales son:
Estilo auditorio: Este montaje tiene filas a los laterales o en el centro, los asientos están
acomodados para que vean directamente a los expositores. Recomendado para congresos.
Tipo Escuela (Classroom): es usado, principalmente, para conferencias, congresos,
capacitaciones o tener sesiones de trabajo. Las mesas ayudan a los asistentes a tomar de forma
cómoda sus apuntes, limita la comunicación y distracción entre ellos.
Exhibición (Exhibition): Es el montaje propio de las ferias. Básicamente es a través de “stands” o
puestos individuales de venta e información. Requieren espacios diáfanos sin ningún tipo de
montaje, ya que son empresas de producción las que dan forma a cada stand.
Estilo anfiteatro o semicircular: Los niveles elevados permiten una buena visibilidad al
presentador y es apropiado para una mayor interacción entre el que preside y sus asistentes, la
mesa permite la facilidad de tomar notas.
Teatro (Theater): En este caso el montaje consiste únicamente en una silla por asistente. Se
dirigirá la reunión hacia una mesa imperial (montada en escuela) o un atril. Este tipo de montaje
suele utilizarse en reuniones donde el asistente no necesita anotar nada, más que sesiones de
trabajo se trata de charlas.
Para eventos pequeños como reuniones, presentaciones o juntas de trabajo, se sugiere usar los
siguientes tipos de montajes:
“U” (U-Shape) o Herradura: Su estructura de tres mesas y un vació en el centro lo hace perfecto
para asambleas, coloquios, foros, seminarios o talleres, ya que permite que el presentador se
mueva libremente y se dirija de forma directa a los asistentes.
Mesa Rusa: Este estilo es muy formal y es para grupos muy pequeños, el hueco del centro se usa
para poner objetos que necesitan analizarse con detenimiento. La mesa rusa se usa para
reuniones de trabajo o para la toma de decisiones de algún proyecto.
Imperial (Boardroom): Este montaje es adecuado para juntas directivas, reuniones, juntas de
trabajo o exposición de proyectos.
Montaje en banquete (teamworking): Aunque su nombre sea banquete, no siempre significa
que deba de haber comida, es popularmente utilizado para el trabajo en equipo y discusión.
Cabaret: se hace en mesas redondas de banquetes pero dejando libre de todo tipo de material el
sitio hacia donde se dirige la reunión ya sea porque hay una presidencia, un atril, un escenario o
una proyección, o todo junto.
Montaje lounge: se utiliza mucho para eventos sociales más relajados y con un ambiente
relajado. Se caracteriza por emplear cómodos sillones para dos personas o individuales, puffs y
mesas iluminadas, etc.

Cóctel: este tipo de montaje es práctico para cuando no se tiene un espacio para acoger mesas y
la lista de invitados es amplia. Aunque sea un montaje de pie, se recomienda contar con algunos
asientos para invitados especiales.
Espiga: Se utiliza para banquetes grandes, se compone de una mesa presidencial frente a la cual
se disponen tableros en sentido oblicuo. Para comidas buffet. Se deben alinear bien las mesas.
Mesa en Forma de I: consiste en una mesa estrecha y alargada. Para componerla se pueden
utilizar uno o varios tableros rectangulares, dependiendo del número de comensales y de las
dimensiones y distribución de la sala.
Montaje en “T”: es una de las formas menos utilizada para cualquier tipo de evento, porque no
es fácil de «rellenar» con invitados al tener muchos espacios comunes.
Montaje en “E” o peine: No deben colocarse invitados enfrentados a la presidencia (parte
interior de la U). Apenas se utiliza en la actualidad.
Veamos algunos ejemplos de estos formatos:
Montaje III Feria del libro de los universitarios (Mexico)
DATE 2020, República Dominicana
Les comparto algunos videos de montaje de eventos:
Un Vídeo acelerado que resume el montaje y desmontaje de un gran evento en Las Vegas, vía el
Event Management Institute: https://bit.ly/2ZaFSRX
El montaje en sala de un evento vía Gastronómica Internacional: https://bit.ly/36dFmnN
Montaje de una boda vía Tito y Cheo: https://bit.ly/2Zi31lL
Propuesta de valor
La Propuesta de Valor es el factor que hace que un cliente se decante por una u otra empresa; su
finalidad es solucionar un problema o satisfacer una necesidad del cliente. Las propuestas de
valor son un conjunto de productos o servicios que satisfacen los requisitos de un segmento de
mercado determinado.
Una propuesta de valor crea valor para un segmento de mercado gracias a una mezcla específica
de elementos adecuados a las necesidades de dicho segmento. Los valores pueden ser
cuantitativos (precio, velocidad del servicio, etc.) y cualitativos (diseño, experiencia de cliente, etc.)
Existen una serie de características que hace que una propuesta de valor sea única, a pesar de
que puedes estar ofreciendo algo que ya existe en el mercado. Una propuesta de valor debe ser
relevante, diferente y creíble, todos nuestros esfuerzos deben estar orientados a resolver ese
problema o necesidad de nuestra audiencia, pero es importante que el cliente pueda percibir el
esfuerzo que hacemos para lograrlo, ya que de no ser así es muy probable que escojan a la
competencia.
Algunas preguntas claves que podemos hacernos al organizar un evento y generar nuestra
propuesta de valor para los asistentes:
¿Qué valor proporcionamos a nuestro cliente/colaborador con este evento?

¿Qué problema le ayudamos a solucionar?
¿Qué necesidad le satisfacemos?
¿Cuál es el aporte de nuestro evento al mercado, donde radica la innovación, que haremos
diferente?
Segmento | Audiencia al que va dirigido
Los clientes son el centro de cualquier modelo de negocio, ya que ninguna empresa puede
sobrevivir durante mucho tiempo si no tiene clientes (rentables), y es posible aumentar la
satisfacción de los mismos agrupándolos en varios segmentos con necesidades,
comportamientos y atributos comunes.
En este acápite debemos diferenciar los tipos de segmentos para los cuales producimos eventos:
Eventos para segmentos internos: se planifican con tiempo y espacio determinado, algunos son
recurrentes, y otros pueden ser temporales o anuales; cumplen con unos objetivos internos que
pueden ser la comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía o motivar a los
trabajadores, van dirigidos exclusivamente al público interno, tales como formación o
teambuilding, celebraciones, concursos, presentaciones, inauguraciones, convenciones de ventas,
workshops y eventos culturales o deportivos.
Eventos para segmentos externos: estas acciones están destinadas específicamente a clientes
(tanto actuales como potenciales), proveedores y medios de comunicación, entre otros. Los
objetivos pueden ser institucionales o promocionales, como darse a conocer, premiar y fidelizar
clientes potenciales o comunicar la imagen de marca, entre otros muchos. Algunos ejemplos más
concretos son: Conciertos, congresos, presentaciones, inauguraciones, festivales, workshops y
degustaciones, entre otros.
Ya sea para un cliente interno o externo, debemos realizarnos estas preguntas básicas:
¿Cuál es el valor que queremos crear para este segmento?

¿Qué tipo de objetivo quiero alcanzar con este evento especifico?
¿Cuáles temas debo abordar?
¿Qué tipo de ubicación elegiré para este evento?
¿Habrá algún tipo de diferenciación en la experiencia según el perfil?
Objetivos del evento
Al momento de definir los objetivos de un evento es muy importante que los mismos sean
medibles cualitativa y cuantitativamente, definir los objetivos con este planteamiento nos
permitirá que sea más fácil evaluar los resultados, y poder medir el desempeño durante la etapa
de pre-producción.
Comparto este patrón creado por George T. Dorian, que se basa en un modelo que define unos
objetivos inteligentes, posibles y eficaces y aunque es más utilizado en social media, también
podemos utilizarlo como guía a la hora de delimitar los objetivos de nuestro evento.
Objetivos SMART
Deben ser:
Específicos: Deben ser lo más delimitados posibles y han de estar acordes con ese evento en
específico, responden a la pregunta ¿qué queremos conseguir?
Medibles: Lo que no se puede medir no vale, nos tienen que proporcionar un valor numérico, es
decir, los KPIs. Este objetivo responde a la pregunta de ¿cuánto? y es donde debemos plasmar
cuestiones como: ¿cuantos participantes requiero para que el evento sea costo-eficiente? ¿Qué
Puntuación Neta de Promotores (NPS) deseo al final de evento por parte de los participantes?
¿Cuántas veces se ha mencionado mi evento en las redes sociales y en los medios de
comunicación? entre otros.
Alcanzables, realizables, es decir, es importante que no haya que armar una cruzada para
intentar alcanzar objetivos exagerados, lo razonable y lógico prima, nuestros objetivos tienen que
ser ambiciosos pero acordes con la situación externa e interna de la compañía.
Reales tenemos que poder alcanzarlos, como decíamos en el punto anterior con los recursos
materiales y humanos con los que cuente nuestra empresa.
Que se cumplan en un determinado periodo de tiempo, tenemos que ajustar los objetivos a
cumplir a un periodo, con el fin de poder pivotarlos o desecharlos si no se alcanzan. En los
eventos generalmente se establecen objetivos a corto y mediano plazo, y es más fácil visualizar
los indicadores de desempeño.
Recursos clave
Los recursos claves pueden ser físicos, económicos, intelectuales o humanos. Dependiendo del

tipo de evento el organizador requerirá ayuda interna o externa, deberá contar con socios claves
para desarrollar el evento, por ejemplo en eventos de formación necesitamos un consultor con
experiencia que pueda producir e impartir el material del programa.
En este acápite debemos preguntarnos cuestiones claves como son:
¿Qué tipo de recursos requiero para este evento y su montaje?

¿Cuento con las instalaciones para realizarlo o debo rentar?
¿Necesitaré una flota externa de vehículos?
¿Cuento con el capital humano para gestionar todas las áreas del evento?
¿Poseo el musculo financiero para montar este evento o debo solicitar financiamiento? o
buscarme un socio estratégico que pueda sostener el evento?
¿Qué tipo de recursos requiero para llegar a los clientes internos o externos?
Requiere mi evento de un montaje especial, asiste público con necesidades específicas, debo
adecuar el montaje del evento a ellos? Necesito elaboración a medida del escenario o me sirven
los que el proveedor me ofrece?
Requiero diferentes tipos de montajes dentro del recinto, de acuerdo al tipo de público esperado?
Presupuesto
El presupuesto es una herramienta que le permite saber cuáles son sus ingresos y gastos en un
tiempo determinado, conocer cuánto puede destinar al ahorro para el cumplimiento de sus
metas planteadas, identificar en qué está gastando su dinero, cuánto necesita para cubrir sus
necesidades, determinar en qué está gastando de más y tomar medidas cuando se requiera
hacer un recorte de gastos.
Fuente: Orqudeatech
Podemos dividir las partidas del presupuesto en:
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de
asistentes que lleguen al evento, esto es:
Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
Locación, el lugar dónde se hará el evento.
Área y servicio de estacionamiento.
Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
Traductores si fuera necesario.
Sistema de inscripción y acreditación.
Contratación de show o actividades, extra al evento.
Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.

Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
Personal temporal.
Estacionamiento.
Computadoras y mobiliario.
Gastos bancarios.
Personal de seguridad y limpieza
Esta lista de costos puede variar según el tipo de eventos, hemos mencionado los más comunes.
Una vez definidos los centros de coste, nos hacemos algunas preguntas claves:
¿Cuáles serán mis fuentes de ingresos?

¿Cómo voy a distribuirlos?
¿Cuáles de mis actividades requiere mayor inversión?
¿Cuáles son los costes más importantes inherentes al evento?
Socios claves
Al momento de crear y producir un evento requerimos alianzas estratégicas internas y externas o

ambas, dependiendo del tipo de evento que estaremos realizando. Estas asociaciones se llevan a
cabo con diferentes objetivos, como pueden ser: optimizar el evento, reducir riesgos, adquirir
recursos, tener acceso a tecnología, etc.
Las preguntas básicas en este renglón son:
¿Qué tipo de asociaciones clave necesito?

¿Están dentro de mi lista de stakeholders?
¿Qué tipo de recursos podré obtener a través de esta alianza?
¿Quiénes son nuestros proveedores claves para este evento?
Pondremos especial interés en la relación con los proveedores, porque aquí debemos definir el
tipo de proveedor necesario, los requerimientos para cada uno, además de asignar responsable
dentro del equipo para que lo gestione.
Marketing de eventos
El marketing de eventos es una estrategia versátil e increíblemente efectiva que genera valor a
largo plazo en las relaciones con clientes y socios por igual. Ya hemos establecido que existen dos
tipos de eventos: internos y externos, pues el tipo de publicidad y promoción que realizaremos
para conectar y atraer dependerá del público al que esté dirigido el evento.
Cuando organizamos un evento interno utilizamos las herramientas internas de comunicación de

la empresa (email, reuniones departamentales, incluso redes sociales), el evento puede estar
dirigido a un departamento específico, por ejemplo la convención anual de ventas, o por el
contrario a toda la empresa como es la fiesta de navidad. Ambas modalidades son interesantes y
debe existir un protocolo interno para la comunicación del mismo, es decir, se debe realizar
invitación formal al colaborador, especificando fecha, hora y lugar de la actividad, informar si será
fuera o dentro del recinto de la compañía, los aspectos logísticos, entre otros.
En cambio cuando realizamos el marketing de un evento externo, debemos definir la estrategia

basándonos en los elementos definidos previamente en el brief, pero sobretodo haciendo
hincapié en la audiencia a la que va dirigida el evento. Nuestra estrategia de marketing debe ir
generada partiendo de los canales de comunicación donde puedo ubicar esos perfiles, si son
clientes tendré la forma de comunicarme directamente con ellos, pero si quiero atraer a un
público nuevo enfocaré los esfuerzos en desarrollar estrategias y tácticas para llegar de manera
directa e iniciar la relación con el cliente, para que de esta manera pueda interesarse en mi
evento, guiarlo por el embudo de ventas hasta que decida participar en el mismo.
Saber cuáles son los recursos destinados a este acápite dentro del presupuesto es de vital
importancia, ya que esa será mi guía para poder definir las acciones de marketing a llevar a cabo,
es decir, en el presupuesto debo tener definido los montos para estas actividades y sabiendo
cuales son mis posibilidades decido el tipo de medio a utilizar. Hoy día muchos eventos se
realizan con publicidad puramente online, ya que es un medio donde podemos con una
inversión modesta, llegar a una gran audiencia.
Tanto interno como externo es importante definir la línea grafica del evento, la misma debe
trasmitir la esencia del evento y que los posibles participantes puedan identificar características
del evento en el diseño, esta línea gráfica debe utilizarse en toda la comunicación del evento.
Preguntas a realizarnos en este punto:
¿Cómo construiré la audiencia que participará en este evento?

Medios digitales, tradicionales o blended.
¿A través de que canales llegaré a mi audiencia, será orgánico o pagaré publicidad, realizaré
alianzas estratégicas con medios?
Tipo de material para promocionar el evento
Podemos utilizar estrategoas y medios tradicionales para promocionarnos tales como: Media
tour, publicación en revistas especializadas, vallas publicitarias, etc.
Medios online: Pagina web, landing page, webinars o píldoras sobre los temas de evento, Meet
up con speakers, artistas, live, crear el evento en Facebook, Facebook ads, google ads, etc.
La tecnología en tu evento
La tecnología permite que el organizador integre las operaciones al conectarse con

impresoras, usar códigos QR y enviar entradas por correo electrónico a los participantes, recibir
pagos o confirmaciones en línea, entre otras cosas. Lo ideal es utilizar aquella o aquellas que
puedan agregar más valor tanto a mi como organizador, como al usuario, es decir, que si mi
audiencia no está familiarizada con cierta herramienta, deberé asegurarme que el uso de la
misma sea bastante amigable a la hora de adoptarla.
¿Cuáles herramientas puedo utilizar para organizar eventos?
Existe un gran número de herramientas, en su mayoría tienen una versión gratuita y luego de
probarlas decides si quieres o necesitas utilizar la versión de pago, eso dependerá del número de
usuarios que necesites.
Monitorización de eventos
Socialmention: Herramienta gratuita que te permitirá monitorizar lo que se está diciendo de ti en

redes sociales y en internet. Te permite descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios
asocian a tu marca. brandmentions.com/socialmention/
Organización de concursos para eventos
Easypromos: Esta herramienta te permitirá crear cualquier tipo de concurso en redes sociales y
generar leads cualificados y segmentados. Tiene coste. easypromosapp.com/
Gestión de redes sociales
Hootsuite: Herramienta con un plan gratuito que te ayudará a gestionar tus redes sociales de
forma agrupada en una sola plataforma. Además, una de sus grandes ventajas es que te
permitirá programar con antelación tus posts y controlar las interacciones de tus seguidores.
hootsuite.com
Interacción de tu público con tu evento
Yarr TV: Haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de twitter con pantallas que
muestran el seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática. https://www.yarr.tv/
Comunicación con tus usuarios
MailChimp: Te permitirá hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios. Dispone de opciones
para realizar una integración con la página de Facebook de tu evento o un blog en WordPress
mailchimp.com/
Gestión de los datos de los asistentes
Summa CRM: Si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales y el presupuesto para ello
no es muy elevado, este CRM puede ayudarte. sumacrm.com/
Organización de tareas
Todoist: Esta herramienta te permitirá organizar y programar todas las tareas necesarias para
organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o tu ordenador tienes acceso a todas las tareas
que tengas que realizar. todoist.com/
Planificación de proyectos
Basecamp: Esta herramienta te permitirá organizar tus proyectos y asignar y planificar todas las
tareas e hitos que estén implicados en el evento. Te permite incluir a los componentes de tu
equipo y realizar llamadas con ellos. basecamp.com/
Otra buena alternativa puede ser MS Project, el programa de Office dedicado a la planificación de
tareas. projectmanager.com
Facturación y contabilidad
Debitoor: Esta herramienta te permite, por muy poco dinero, poder gestionar tú mismo la
facturación y la contabilidad de los trabajos necesarios para sacar adelante tu evento.
debitoor.com/
Control de accesos a tu evento
Eventbrite Organizador: En Eventbrite existe la aplicación Eventbrite Organizador, que te permite

hacer gestiones tan diversas como ver las ventas de entradas de tu evento, crear invitaciones,
hacer algunas modificaciones en los eventos y realizar el control de accesos.
Wooclap. Esta herramienta te permitirá organizar cursos, talleres o charlas con un toque dinámico
que mantendrá a tus asistentes implicados. ¿Cómo lo consigue? Con la ayuda de encuestas y
preguntas en vivo que hacen de Wooclap una herramienta interactiva para convertir tus eventos
profesionales en una cita entretenida. wooclap.com/
Actividades post-evento
Es digamos la última parte del evento o mejor dicho cerramos esa actividad, solemos hacer la
evaluación del desempeño, enviar los agradecimientos de lugar, pedir retroalimentación a los
participantes, realizar los pagos pendientes, evaluar a los suplidores, celebración interna del
equipo. Poner en marcha los pasos post evento definidos en la etapa de ideación.
Perfil facilitadora – Anabel Ferreiras Quiroz
Co-fundadora Quifer Consultores, co-creadora Congreso MADI, MADI Workshops,

BrandingWeekRD y Congreso de Marca Personal Online.
Ha desarrollado su carrera a nivel nacional e internacional en marketing y gestión de proyectos en

el sector ONG, en organizaciones como Asociación Protect, MUDE, Coca-Cola, Terra Networks,
Crown Relocations, Grupo Inca, entre otras. Actualmente es Directora de Quifer Consultores,
empresa dedicada a la Consultoría, Formación y acompañamiento de PYMES y emprendedores.
Libros y blogs recomendados:
Como Organizar eventos con Éxito de Rosario Jijena Sanchez

Eventos de Empresa – El poder de la comunicación en vivo- de Raimond Torrents Fernández
El blog del Centro Europeo de Posgrados: ceupe.com/blog.html
El blog de Event brite: eventbrite.com.ar/blog/
El blog de InboundCycle: inboundcycle.com/blog-de-inbound-marketing
El blog de Puro Marketing: puromarketing.com
FUENTES UTILIZADAS EN LA INVESTIGACION
Blog del Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) [en línea]. ¿Qué es un evento y
cómo se puede clasificar? Noviembre 20 de 2018. [consulta: 14 de mayo de 2020]. Disponible en
https://www.protocoloimep.com/articulos/que-es-un-evento-y-clasificacion/
Blog de Divulgación dinámica. Empresa de Formación y Producción Educativa [en línea]. Tipos
de eventos: definiciones y clasificación, octubre 4 de 2019. consulta: 14 de mayo de 2020].
Disponible en https://www.divulgaciondinamica.es/blog/tipos-de-eventos-definiciones-y-
clasificacion/
Blog de Mac Guffin, Agencia de Eventos y Comunicación [en línea]. La importancia de la logística
en un evento [consulta: 14 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.macguffin.es/blog/la-
importancia-de-la-log%C3%ADstica-en-un-evento
Blog de EventBrite, Plataforma web de gestión de eventos y venta de entradas [en línea]. Ideas,
tipos y formatos de eventos, Junio 5 de 2019 [consulta: 14, 15 y 16 de mayo de 2020]. Disponible
en https://www.eventbrite.es/blog/tipos-formatos-eventos/
Blog CEUPE. Centro Europeo de Postgrados [en línea]. ¿Cómo se organiza un evento? evento
[consulta: 15 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.ceupe.com/blog/como-se-organiza-
un-evento.html
Blog de Natinnova. Proyectos Integrales para la Comunicación [En línea]. 6 tipos de eventos
presenciales que se pueden realizar vía streaming, marzo 11 de 2020. [consulta: 15 de mayo de
2020]. Disponible en http://www.natinnova.com/6-tipos-de-eventos-presenciales-que-se-pueden-
realizar-via-streaming/#gs.6yv8e4
Blog de In Eventos, Empresa organizadora de Eventos [en línea]. Logística en la Organización de
Eventos. [consulta: 15 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.ineventos.com/es-
fl/blog/logistica-eventos.aspx
Blog de Convention Meetings. Agencia de viajes especializada en organización de eventos. [En
línea]. Montajes para congresos y convenciones, agosto 17 de 2019. [consulta: 16 de mayo de
2020]. Disponible en https://convention-meetings.com/blog/eventos-exitosos/montajes-
congresos-y-convenciones.php
Euroforum Digital. Formación y & Eventos corporativos. [En línea]. Organizar eventos online:
todo lo que debes saber, diciembre 23 de 2019. [Consulta: 16 de mayo de 2020]. Disponible en
https://www.euroforum.es/blog/organizar-eventos-online-todo-lo-que-debes-saber/
CABAÑAS, Sanshiro. Aloja Creativos. [en línea]. Marketing para eventos [consulta: 17 de mayo de
2020]. Disponible en https://www.alohacreativos.com/blog/marketing-para-eventos
DEVTEAM. Blog de Orquídea Technology Group [en línea].¿Cómo medir el ROI de tu evento? –
Parte I, Octubre 17 de 2017. [Consulta: 17 de mayo de 2020]. Disponible en
https://orquideatech.com/como-medir-el-roi-en-los-eventos-parte-i/
Blog de Atlanta. Travel & Corporate events consultant [En línea]. Ventajas que aporta a su
empresa realizar un evento presencial, enero 11 de 2016. [consulta: 18 de mayo de 2020].
Disponible en https://www.atlanta.es/3-ventajas-aporta-empresa-realizar-evento-presencial/
Ángel M. Calero. Blog de Ángel Calero [En línea]. Tipos de Montaje en salas de reuniones.
Febrero 19 de 2018 [consulta: 18 de mayo de 2020]. Disponible en
https://angelcalero.com/2018/02/19/tipos-de-montaje-en-salas-de-reuniones/
Blog de Muelle 21 Sevilla. Restaurante & Eventos [En línea]. Tipos de montajes en salones para
eventos, marzo 1° de 2018. [consulta: 18 de mayo de 2020]. Disponible en
https://muelle21sevilla.com/tipos-montajes-salones-eventos/
Saber más Ser más. Blog de ASOBANCARIA [En línea]. Para qué sirve un presupuesto. [consulta:
19 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.sabermassermas.com/para-que-sirve-un-
presupuesto-2/
Amalia Ressia. Universidad Tecnológica Nacional Argentina [En línea]. Tipos de montaje de
salones. septiembre 17 de 2009. [consulta: 19 de mayo de 2020]. Disponible en
https://www.utntyh.com/montaje-de-salones-y-montaje-de-mesa-formal/
Osterwalder, A. & Pigneur, Y. (2011), Generación de modelos de negocios, Barcelona, España.
Grupo Planeta.
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Datos de la publicación
Categoría(s)
Finanzas, Guías Emprende, Tendencias
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34 minutos
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Logística y montaje de eventos

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un hackatón o maratón de programación.

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Es la coordinación de todos los elementos de un evento siguiendo el plan definido por un

mesas iluminadas, etc.

Veamos algunos ejemplos de estos formatos:

Montaje III Feria del libro de los universitarios (Mexico)

DATE 2020, República Dominicana

Les comparto algunos videos de montaje de eventos:

¿Qué valor proporcionamos a nuestro cliente/colaborador con este evento?

Segmento | Audiencia al que va dirigido

¿Cuál es el valor que queremos crear para este segmento?

Objetivos del evento

Los recursos claves pueden ser físicos, económicos, intelectuales o humanos. Dependiendo del

En este acápite debemos preguntarnos cuestiones claves como son:

¿Qué tipo de recursos requiero para este evento y su montaje?

Podemos dividir las partidas del presupuesto en:

Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.

¿Cuáles serán mis fuentes de ingresos?

Al momento de crear y producir un evento requerimos alianzas estratégicas internas y externas o

Las preguntas básicas en este renglón son:

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