KPIs del

departamento
de compras que
debes conocer
ÍNDICE
Introducción 3

¿Cómo medir el éxito del Departamento de compras? 5

KPIs que debes tomar en cuenta 7

¿Cómo la Tecnología Ayuda a Medir los KPIs? 14

Conclusiones 15
INTRODUCCIÓN

El proceso de compra de una empresa no es el

simple ciclo de comprar y pagar, más bien es
una función comercial completa que juega un
papel importante en la estrategia de crecimiento
de la organización. Para mejorar sus funciones
y procesos necesitas saber cuáles Indicadores
Clave de Desempeño KPIs del departamento de
compras debes implementar.

Como gerente de compras tienes una ardua

tarea: debes monitorear, medir y administrar el
desempeño de tu equipo. Las métricas o KPIs
son la forma más eficaz y las herramientas más
esenciales para medir estos procesos en tu
departamento.

La gestión de compra abarca todos los pasos

identificados y seguidos por una empresa para
obtener bienes o servicios. Los pasos en este
proceso varían dependiendo del negocio; para
algunos, es algo más simple, mientras que para
otros, comprende una serie de pasos.

3
Los pasos del proceso de compras se basan en los siguientes factores:

Modelo operativo empresarial.

Tamaño de la empresa.

Ubicación de la empresa.

Presupuesto financiero.

Gestión de cumplimientos.

Estructura organizativa.

Gracias a los KPIs puedes medir y mejorar los procesos, y optimizar tu desempeño y el de tu
departamento de diversas maneras. En esta guía, hemos recopilado varios de los KPIs más
útiles para rastrear el crecimiento y comportamiento de un departamento de compras.

4
¿CÓMO MEDIR EL ÉXITO DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS?
Los KPIs son métricas importantes que miden aspectos específicos del comportamiento,
permiten a los equipos de proyectos monitorear y compartir el progreso de una manera
clara y objetiva.

Los KPIs del departamento de compras son objetivos más granulares y específicos,
fáciles de monitorear de forma mensual o diaria. Actualmente, las empresas quieren
que la función de compras brinde valor más allá del ahorro de costos y sean más
sostenibles y racionalizadas.

Las mejoras de procesos solo se pueden realizar cuando se pueden medir los resultados.
Los indicadores clave de desempeño ayudan a los gerentes a tomar decisiones de mejora
basadas en datos y a optimizar y regular sus gastos de compra, calidad, costo y tiempo.

5
Con los KPIs del departamento
de compra puedes:

Evaluar y monitorear la eficiencia de la

gestión de compras de la organización.

Optimizar y agilizar el gasto, el tiempo, la

cantidad y el abastecimiento de bienes o
servicios de la organización.

Realizar mejoras en los procesos

basados en datos.

Alinear los resultados del proceso de

compras con el objetivo y las estrategias
generales organizativas.

Empoderar a las organizaciones para

decidir sobre la mejora de procesos y
estrategias competitivas.

Estas métricas te ayudarán a evaluar y crear un

panel de control integral de compras que mejo-
rará tu proceso de análisis de datos en línea y el
desempeño departamental. Al tomar el control
de tus datos de compra, te beneficiarás en todos
los ámbitos, te ayudarán a identificar cuellos de
botella y aumentar tu productividad.

6
KPIS QUE DEBES
TOMAR EN CUENTA
Los gerentes buscan mejorar sus procesos de compras en una variedad de métricas que
les ayuden a monitorear, evaluar, administrar y mejorar la función de este importante
departamento.

¿Cuál es el indicador clave de desempeño de compras que más importa? Los gerentes
deciden a qué KPI le realizarán un seguimiento en función del tipo de negocio, el
tamaño y las operaciones.

A continuación, te presentamos una lista de indicadores y métricas que se utilizan para

monitorear el desempeño de la función de compras:

Ahorro y gasto total

por proveedor

Este KPI de desempeño de proveedores

gestiona su confiabilidad y consistencia.
Esta métrica debe evaluar de cuántos
proveedores depende tu empresa y
cuánto es el gasto por cada uno de ellos.

Esta métrica te ayuda a determinar el flujo

de egresos, amenazas y oportunidades que
están involucrados con el ahorro de gastos.
Este KPI puede ayudarte a identificar debi-
lidades en tu cadena de proveedores para
que puedas encontrar medios alternativos
de suministro.

7
Negociación de Desviación
la forma de pago presupuestaria o real
Negociar las formas de pago lo más Este indicador sirve para medir la
aplazadas posible, siempre se debe desviación del presupuesto planificado
cumplir de acuerdo a la Ley de Pago a de un proyecto. En otras palabras, se
Proveedores. Debemos tener presente analiza la diferencia entre el costo de
que conocer nuestros deberes contrac- referencia planificado y el costo real del
tuales son tan importantes como medir proyecto.
los compromisos a los que están sujetos
nuestros proveedores. Por esta razón, se Las empresas tienen como objetivo
hace importante controlar los períodos minimizar este KPI, ya que una alta
de tiempo de pago a los proveedores. desviación implica un mayor costo y un
menor ROI para el proyecto.
Además, debemos verificar si se está
cumpliendo o no con las cláusulas de pago Este KPI también se puede vincular con
establecidas en el contrato. Esto, debido el KPI de desviación del cronograma
a que puede afectar de forma positiva planificado, y normalmente una desvia-
o negativa las negociaciones actuales y ción alta del cronograma implica una
futuras. Este indicador depende de una mayor desviación del presupuesto.
buena gestión de la cartera de clientes.
Los gerentes son responsables de
gestionar la desviación presupuestaria
y de asegurarse de que todos los planes
de contingencia se realicen para evitar
cualquier fluctuación en el presupuesto.

8
Ciclo de tiempo de la orden de compra
Es el tiempo desde que se envía una solicitud de compra hasta que se transfiere a un
proveedor o contratista. Este KPI cubre todo el ciclo de la orden de compra. La creación,
aprobación, entrega, generación de facturas y pago de pedidos son los pasos del ciclo
del pedido de compra.

El tiempo del ciclo puede variar de horas a días. Los proveedores que responden a pedidos
urgentes se pueden identificar a partir del valor de esta métrica. Dependiendo del valor del
tiempo del ciclo, los proveedores pueden dividirse en varias categorías.

Los proveedores se dividen en tres categorías clasificando su ciclo de compra:

Corto (4 días o menos).

Medio (5 a 8 días).

Largo (más de 8 días).

Se puede entregar un pedido urgente a un proveedor con un ciclo de pedido corto. El

costo general, la productividad de la función de compras y la productividad del personal
se pueden mejorar reduciendo el tiempo del ciclo de la orden de compra.

9
Índice de rotación
de cuentas por pagar Tiempos de entrega
Este KPI mide la tasa con la que tu El lapso total requerido para cumplir
empresa paga a los proveedores, así con un pedido se conoce como tiempo
como otros gastos. Esta relación es im- de entrega. Esta métrica de compra es
portante para comprender la cantidad una medida del tiempo entre el inicio de
que gasta tu empresa en proveedores una acción y la recepción del modelo de
durante un período determinado. producción en el sistema de suministro.

Refleja cuántas veces durante el año tu La compra del modelo de producción es

empresa puede liquidar sus cuentas por el resultado final del inicio de la compra de
pagar. Utilizada junto con el coeficiente los bienes y servicios. El tiempo de entrega
actual o el coeficiente rápido, esta métrica del vendedor o proveedor es el tiempo
muestra su capacidad para cumplir con que transcurre entre la recepción de una
sus obligaciones financieras. orden de compra y el momento en que se
envía la orden.

No debe confundirse con el tiempo del

ciclo de la orden de compra, ya que ambos
se refieren a diferentes marcos de tiempo.

Los compradores deben establecer

objetivos para el tiempo de entrega
esperado y monitorear si los provee-
dores se adhieren a esos tiempos. El
incumplimiento repetido del plazo de
entrega previsto requiere una acción
correctiva. Los plazos de entrega redu-
cidos son ideales, siempre que no se
comprometa la calidad.

10
Procurement ROI
Es una de las métricas más importantes que determinan la rentabilidad de la inversión
en compras. Esta métrica es valiosa para el análisis interno de la función de compras.

Aunque es un KPI importante, Procurement ROI por sí solo no puede considerarse

para obtener una imagen completa del desempeño de la función de compras, por lo
que debe correlacionarse con otros KPIs.

Esta métrica no tiene en cuenta la métrica de evitación de costes. Establecer el objetivo

de ROI de compras 10 veces superior a las inversiones internas es una buena estrategia
de ventas.

El ROI de compras debería tener una recuperación masiva, y establecerlo 10 veces más
alto que las inversiones internas para el departamento de compras, es un buen objetivo.

Nivel de entregas
Este KPI evalúa el tiempo de entrega cotizado en comparación con el tiempo de entrega
real, la frecuencia con la que el producto o servicio se entrega antes o después de lo
prometido y por cuánto tiempo llega temprano o tarde. También, se puede tener en
cuenta cómo el tiempo de entrega real afecta su propio programa de productos.

11
Evolución de los precios Productividad

En el departamento de compras, este Son muchas las formas en la que puedes

KPI mide el comportamiento de los medir y evaluar el grado de productividad
precios que ha tenido un producto en de tu departamento de compras. Una
un lapso de tiempo específico durante de ellas es estudiar el número de solici-
ese proceso de compra. Esto ayuda en tudes y gestiones llevadas a cabo en un
gran manera a planificar las compras a tiempo específico.
futuro.
Con esto también hay que tener en
Este KPI refleja los mejores periodos cuenta el número de horas a la semana
para adquirir el producto, mostrando las que se emplean para realizar dichos
ofertas, en comparación con las compras procesos, así como también la cantidad
pasadas. de actividades realizadas en un periodo
de tiempo.
Es vital para conseguir más ahorros al
momento de la compra y el control de Esta métrica le permite a la empresa
los gastos, puedes anticipar la compra realizar los ajustes que deben ponerse
de un producto y tenerlo en el almacén. en práctica para aliviar la operatividad
de los compradores e implementar solu-
ciones digitales para las gestiones de
compras.

12
Satisfacción del cliente Costo de los suministros

Es vital conocer cómo es la experiencia Esta métrica hace una comparación del
del cliente para crear las mejores estra- volumen de compras y las ventas para
tegias de compras. Recuerda que la dar con el porcentaje de costos de los
materia prima es la base de nuestro productos en relación con sus ventas.
producto final. Así que la mejor forma Este resultado puede ser un indicador
de saber es escucharlo de boca de los para mejorar y reducir los costos para
protagonistas y esto se realiza a través llevar a cabo un ciclo más sostenible.
de encuestas periódicas.
Para obtener el resultado de este KPI,
Esta métrica incluye a toda la organización. solamente debes dividir el volumen de
El KPI de la satisfacción al cliente debe compra por las ventas generales.
considerarse como uno de los más im-
portantes para realizar la planificación de
tus procesos de compras.

13
¿Cómo la Tecnología
Ayuda a Medir los KPIs?

Los indicadores clave de desempeño son herramientas útiles para evaluar la eficiencia de
los procesos de compra. Sabemos que las tareas repetitivas y redundantes pueden afectar
negativamente a la productividad de cualquier departamento de una organización.

La tecnología ofrece soluciones para automatizar los flujos de trabajo de estos procesos
clave por medio de los KPIs y es una excelente manera de mejorar la eficiencia e
incrementar el rendimiento.

Los pasos superfluos se eliminan mediante la automatización, lo que se traduce en

ahorro de tiempo y costes. Además, estas soluciones ofrecen paneles centralizados
de control que ayudan a realizar seguimiento de los KPIs en tiempo real.

Con herramientas, como e-Procurement que te ofrece Mercado Eletrônico, puedes

controlar todo el flujo operativo de compras y eliminar los procesos y costos operativos
innecesarios para tomar decisiones más estratégicas.

Gracias a esta solución digital puedes liberar al equipo de compras de procesos

manuales, descentralizados y de bajo cumplimiento. Todas las gestiones de compra
se registran en un único entorno, lo que permite un mayor rendimiento, autonomía,
agilidad y economía.

14
Conclusiones
Comprender la importancia del seguimiento de los KPIs del departamento de compras es
el primer paso para mejorar la eficiencia de la función de esta área de la empresa.

Los KPIs brindan información clave sobre el desempeño y la eficiencia de la función de

compras. Su seguimiento ayuda a los gerentes a tomar decisiones informadas sobre cómo
mejorar la estrategia.

En Mercado Eletrônico somos especialistas en comercio electrónico B2B, formando

comunidades de compradores y proveedores a través de una poderosa combinación
de tecnología y servicios.

Si quieres mejorar los procesos y conocer el desempeño real de tu departamento de

compra ponte en contacto con nuestra plataforma y encontrarás todas las herramientas
para mejorar con mayor eficacia estas actividades.

15
www.m e.co m .br