Modelo de Manual de Sist. Int. Gestion Ecuador

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MANUAL 1
República de Colombia
INSTITUTO COLOMBIANO DE MN-SGI-001
GEOLOGÍA Y MINERÍA
Sistema Integrado de Gestión
INGEOMINAS
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MANUAL DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTION
INSTITUTO COLOMBIANO DE
GEOLOGIA Y MINERIA
INGEOMINAS
ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: PROFESIONALES OFICINA ASESORA NOMBRE: HANS HENKER NOMBRE: Mario Ballesteros
DE PLANEACION CARGO: Jefe Oficina Asesora de Planeación CARGO : Director General
CARGO : FECHA: 22-09-2008 FECHA: 25-09-2008
FECHA: 19-09-2008
FIRMA : FIRMA:
FIRMA :
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INGEOMINAS
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CONTENIDO
CONTENIDO ..................................................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................4
1 OBJETIVO ................................................................................................................................................6
2 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD .................................................6

2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIÓN SISTEMA MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004 ...6
2.2 RESPONSABILIDAD .............................................................................................................................6
2.3 CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................................6
2.4 DISTRIBUCIÓN .....................................................................................................................................6
2.5 ALCANCE ..............................................................................................................................................7
3 EXCLUSIONES ........................................................................................................................................7
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .........................................................................................................7
5 SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA -

INGEOMINAS .................................................................................................................................................7
5.1 PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................7
5.1.1 RESEÑA HISTÓRICA ........................................................................................................................7
5.2 PLAN ESTRATEGICO...........................................................................................................................8
5.2.1 MISION ...............................................................................................................................................8
5.2.2 VISION ...............................................................................................................................................8
5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES .....................................................................................................8
5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES ........................................................................................................9
5.2.5 POLITICA DE CALIDAD .....................................................................................................................9
5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................................................................9
5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS .........................................................................................................9
5.3 ORGANIZACIÓN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA. ...................................10
5.4 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD ......................................................................................14
5.5 NORMOGRAMA..................................................................................................................................14
5.5.1 MARCO LEGAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE INGEOMINAS .........................................15
5.5.2 MARCO LEGAL DE LAS FUNCIONES DELEGADAS COMO AUTORIDAD MINERA ....................15
(DECRETO 253 DE 28 DE ENERO DE 2004) ......................................................................................................15
5.5.3 MARCO LEGAL DEL SERVICIO GEOLOGICO ...............................................................................16
5.5.4 MARCO LEGAL DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROCCION RADIOLOREGULACION
NUCLEAR ....................................................................................................................................................16
5.5.5 MARCO LEGAL DE LA INTERACCION CON EL MEDIO AMBIENTE .............................................17
5.5.6 MARCO LEGAL PARA LA GESTION INSTITUCIONAL ..................................................................17
5.6 MAPA DE PROCESOS .......................................................................................................................18
6 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ...................................................................................................20
6.1 PROCESOS ESTRATEGICOS ..........................................................................................................20
6.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................20
6.1.2 PROCESO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION
INSTITUCIONAL ..........................................................................................................................................20
6.1.3 PROCESO COMUNICACIÓN ..........................................................................................................20
6.2 PROCESOS MISIONALES.................................................................................................................20
6.2.1 PROCESO SERVICIO AL CLIENTE ...............................................................................................20
6.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA ................................................20
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6.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO ..................21

6.2.4 PROCESO EVALUACION Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLOGICAS DEL TERRITORIO
COLOMBIANO .............................................................................................................................................21
6.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO ..............................................................................................21
6.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA........................................................................................21
6.2.6 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA .......................................................................................21
6.2.7 PROCESO ENSAYOS GEOLOGICO MINEROS ...........................................................................21
6.2.8 PROCESO MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA
21
6.3 PROCESOS DE APOYO ....................................................................................................................22
6.3.1 PROCESO GESTION TALENTO HUMANO ..................................................................................22
6.3.2 PROCESO DE SERVICIOS ADMISTRATIVOS ...............................................................................22
6.3.3 PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL........................................................................22
6.3.4 PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGÍA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ......................22
6.3.5 PROCESO GESTION DOCUMENTAL ...........................................................................................22
6.3.6 PROCESO GESTION RECURSOS FINANCIEROS .....................................................................22
6.3.7 PROCESO GESTION JURIDICA Y LEGAL ..................................................................................22
6.3.8 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL .................................................................................23
6.4 CADENA DE VALOR ...........................................................................................................................23
7 POLITICAS DE OPERACIÓN POR PROCESO ................................................................................24
7.1 PROCESOS ESTRATEGICOS ...........................................................................................................24
7.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO .................................................................24
7.1.2 PROCESO DE IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL ..........................................................................................................................................24
7.1.3 PROCESO DE COMUNICACIÓN ....................................................................................................25
7.2 PROCESOS MISIONALES .................................................................................................................27
7.2.1 PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTE ..........................................................................................27
7.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA ................................................28
7.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DEL SUBSUELO ..................30
7.2.4 PROCESO DE MONITOREO, INVESTIGACION Y EVALUACION DE AMENAZAS GEOLOGICAS
30
7.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO:...............................................................................................32
7.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA ....................................................................................32
7.2.7 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA. ......................................................................................34
7.2.8 PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION
RADIOLOGICA.............................................................................................................................................35
7.2.9 PROCESO DE ENSAYOS Y SERVICIOS GEOLÓGICO MINEROS ...............................................35
7.3 PROCESOS DE APOYO .....................................................................................................................36
7.3.1 PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ......................................................................36
7.3.2 PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ...........................................................................37
7.3.3 PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL........................................................................40
7.3.4 PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGIAS Y GESTIÓN DE LA INFORMACION .........................41
7.3.5 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.......................................................................................42
7.3.6 PROCESO DE GESTIÓN JURIDICA Y LEGAL................................................................................43
7.3.7 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ............................................................43
7.4 PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL .....................................................................................46
7.4.1 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL ....................................................................................46
8 REQUISITOS NTC GP 1000 Y MECI ....................................................................................................48
9 ANEXOS .................................................................................................................................................54
10 HISTORIAL DE CAMBIOS ...................................................................................................................54

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INGEOMINAS
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INTRODUCCIÓN
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Durante las últimas décadas, la calidad y su adecuada gestión se han convertido en el factor competitivo
número uno de las organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de
la entidad como organización moderna, INGEOMINAS ha sentido el compromiso de proveer productos y
servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, por tal razón tomó la decisión estratégica de
adoptar un Sistema de Gestión Integrado con enfoque de procesos, utilizando como herramienta
los estándares de calidad establecidos en la Norma NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005.
INGEOMINAS se compromete en suministrar el apoyo necesario para que esta estrategia promueva
el mejoramiento continuo de nuestros resultados y fomente en el personal una actitud permanente
de servicio al cliente, auto gestión y una clara conciencia del impacto que cada persona tiene en los
procesos que componen el Instituto, para ello contará con la participación activa de cada uno de los
funcionarios en el mantenimiento y la mejora continua de los procesos en los cuales interviene.
El Manual del Sistema Integrado de Gestión de INGEOMINAS se encuentra a disposición de todos

aquellos interesados, como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y
compromiso del Instituto.
MARIO BALLESTEROS MEJIA

DIRECTOR GENERAL
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1 OBJETIVO
Describir el Sistema de Gestión Integrado de Gestión bajo el modelo MECI y la norma NTC GP 1000 de
INGEOMINAS, documentando y comunicando a todos los empleados la política y objetivos de calidad y
establecer una guía para la aplicación de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos del
instituto y así lograr la satisfacción de los requerimientos de los clientes.
2 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD
2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIÓN SISTEMA MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004
El Sistema Integrado de MECI y Calidad se adopta y se crea en INGEOMINAS mediante:
a) Resolución No. 452 del 11 de Noviembre de 2005 por la cual se adopta el Modelo Estándar
de Control Interno MECI 1000:2005 en INGEOMINAS.
b) Resolución No. 086 del 13 de marzo de 2006 por medio de la cual se crea el Sistema de
Gestión de Calidad para el Instituto.
c) Resolución No. 321 del 27 octubre de 2006 por la cual se conforman los equipos de trabajo
del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y se dictan disposiciones sobre la
materia.
d) Resolución 541 del 14 de diciembre de 2007 por la cual se crean y conforman las instancias para
la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno, de
Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo del Instituto.
e) Resolución 153 del 11 de junio de 2008 por medio de al cual se adoptan el mapa de procesos y
algunos procedimientos del Instituto.
2.2 RESPONSABILIDAD
El Manual del Sistema Integrado de Gestión de Calidad y MECI es el documento base para la Gestión
Institucional y por ello su emisión, modificación, distribución y control siguen los lineamientos
establecidos en el Procedimiento de Control de Documentos (PR-SGI-001).
A la Oficina Asesora de Planeación le corresponde la redacción del Manual de Calidad con la
colaboración y apoyo de los responsables del proceso , el Contenido del Manual de Calidad es
revisado por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación y de los Jefes de Cada Proceso quienes
establecen si el contenido del mismo se ajusta a las prácticas vigentes del Instituto; La aprobación
del Manual de Calidad le corresponde al Director General quien avala con su firma las
disposiciones establecidas en el documento y autoriza su inmediata distribución y aplicación.
La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación
es del Comité Coordinador de Control Interno. La evaluación y aprobación de las exclusiones son
conducidas dentro del marco de las Revisiones por la Dirección del Sistema de Gestión Integrado MECI y
Calidad.
2.3 CONTROL DE CAMBIOS
En el numeral de “Historial de cambios” se describen las modificaciones realizadas al Manual de Calidad

de INGEOMINAS, el control y registro actualizado es mantenido por el Facilitador MECI y Calidad.
2.4 DISTRIBUCIÓN
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La distribución del Manual de Calidad se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de Control de

Documentos (PR-SGI-001).
2.5 ALCANCE
El presente Manual de Calidad describe el Sistema Integrado MECI y Calidad de INGEOMINAS de

acuerdo con los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005 y aplica a todo
INGEOMINAS.
3 EXCLUSIONES
No es aplicable en INGEOMINAS los siguientes requisitos de la NTCGP 1000:2004:
• 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
Ingeominas no diseña nuevos productos o servicios, las actividades misionales se realizan bajo
metodologías establecidas por entes externos como son la comunidad científica para los procesos
concernientes al Servicio Minero y por la Legislación Colombiana y el Ministerio de Minas y Energía para
los procesos del Servicio Minero y de Protección Radiológica.
• 7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO
Debido a que los productos que ofrece INGEOMINAS permiten comprobar su conformidad con los
requisitos del cliente antes de su entrega y uso final.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma NTCGP 1000:2004 : Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

• Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
5 SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA -

INGEOMINAS
5.1 PRESENTACIÓN
5.1.1 RESEÑA HISTÓRICA
INGEOMINAS tiene su origen en 1916, cuando se creó y organizó la Comisión Científica Nacional, a la
que se le encomendó realizar la cartografía geológica, la exploración de los recursos minerales y el
estudio del subsuelo. Este organismo fue reemplazado en 1940 por el Servicio Geológico Nacional, al cual
se le anexó en 1953 la Planta Metalúrgica de Medellín y los Laboratorios de Fomento Minero de Pasto e
Ibagué, y adoptó en ese momento el nombre de Instituto Geológico Nacional.
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A partir de 1968, con la reforma administrativa del país, la entidad asumió las funciones correspondientes
al Inventario Minero Nacional y al Laboratorio Químico Nacional creado en 1928 y se constituyó en el
Instituto Nacional de Investigaciones Geológico Mineras, INGEOMINAS. Como consecuencia de la
erupción del Volcán Nevado del Ruiz en 1985 le asignaron las funciones de monitoreo y vigilancia de los
volcanes del país, el estudio de las amenazas y de los riesgos naturales; para tal efecto se creó el
Observatorio Vulcanológico de Manizales y posteriormente, los de Pasto y Popayán. En 1991 el Gobierno
Nacional organiza el Sistema de Ciencia y Tecnología, en cuyo marco se reestructura el Instituto inicia su
proceso de modernización y asume el nombre de “Instituto de Investigaciones en Geociencias, Minería y
Química”, conservándose la sigla INGEOMINAS. En 1998 se le encomiendan al INGEOMINAS algunas
funciones del Instituto de Ciencias Nucleares y Energías Alternativas (INEA) luego de su liquidación, entre
ellas las relacionadas con los minerales y materiales nucleares y radiactivos y las fuentes no
convencionales de energía. El Decreto 1129 del 29 de junio de 1999 reestructura el INGEOMINAS y
asume el nombre de Instituto de Investigación e Información Geocientífica, Minero- Ambiental y Nuclear,
es reconocida como la entidad responsable de “generar la información básica para el conocimiento
geocientífico y aprovechamiento del subsuelo del territorio colombiano”. Mediante los decretos 2656 y
2657 del 24 de diciembre de 1999 se estableció la estructura del Instituto y la planta de personal,
respectivamente. La ultima reestructuración de INGEOMINAS se realizó el 28 de enero de 2004 dándole
como objeto realizar la exploración básica para el conocimiento del potencial de recursos y restricciones
inherentes a las condiciones geológicas del subsuelo del territorio colombiano; promover la exploración y
explotación de los recursos mineros de la Nación y participar, por delegación, en actividades relacionadas
con la administración de dichos recursos. En lo sucesivo la entidad se denominará Instituto Colombiano
de Geología y Minería y continuará utilizando la sigla INGEOMINAS. Dicha reestructuración se realiza
mediante el decreto 252 de enero 28/04 y con el decreto 253 de la misma fecha modifica su planta de
personal. Mediante el Decreto 3577 de 29 de octubre 2004 se modifican algunas de las funciones del
decreto 252 y se agregan funciones de Salvamento Minero, Modifica la conformación del Consejo
Directivo y se elimina la Subdirección de Administración de Recursos y se adiciona la Oficina Asesora
Jurídica.
5.2 PLAN ESTRATEGICO
5.2.1 MISION
A través de la exploración y el conocimiento del suelo y subsuelo del territorio nacional, la

evaluación y el monitoreo de las amenazas geológicas, de la promoción y eficiente administración de
los recursos minerales y del control del uso de los materiales radiactivos, atendiendo oportunamente
las necesidades y los requerimientos de nuestros usuarios.
5.2.2 VISION
INGEOMINAS será reconocido como líder en el suministro de información del suelo y subsuelo
Colombiano y en la administración eficaz de los recursos mineros, a través de un equipo humano
calificado y la utilización de tecnologías modernas, propiciando el desarrollo sostenible del país.
5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
• La generación y divulgación del conocimiento geológico del territorio nacional contribuye al

mejoramiento nacional contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos
• La información que producimos es pública, confiable, oportuna, útil y de fácil acceso

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• El manejo que realizamos de los recursos administrados y delegados genera seguridad y

confianza
• La atención a nuestros usuarios se realiza con igualdad e imparcialidad, buscando su

satisfacción.
• El recurso más valioso de la entidad es nuestro talento humano.
• La prevención, la mitigación y el control de los posibles impactos sobre el medio ambiente, son
parte fundamental del quehacer institucional.
5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES
• Honestidad: Forma de actuar correctamente.
• Responsabilidad: Responder por mis propios actos y por los compromisos adquiridos
• Compromiso : Convicción y disposición personal hacia el cumplimiento de una meta colectiva.
• Justicia : Dar a cada uno lo que le pertenece o corresponde
• Transparencia: Comportamiento evidente, sin duda ni ambigüedad.
• Respeto : Reconocer y considerar las diferencias de cada individuo
• Servicio: Actitud para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes.
5.2.5 POLITICA DE CALIDAD
INGEOMINAS contribuye al desarrollo del país y al bienestar de los Colombianos a través de la

exploración y conocimiento del subsuelo del territorio nacional, de la evaluación y monitoreo de las
amenazas geológicas, de la eficiente administración de los recursos minerales y de los materiales
radioactivos, y busca satisfacer oportunamente las necesidades y requerimientos de sus clientes con un
recurso humano competente y una gestión eficaz soportada en tecnología de punta, basada en el
mejoramiento continuo de sus procesos y en una continua administración de los riesgos asociados.
5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD
• Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros clientes.

• Mejorar la oportunidad en la entrega de los productos y servicios
• Incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos
• Mejorar el desarrollo del talento humano.
5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS
• Ampliación del conocimiento geológico del territorio Nacional

• Identificación del potencial de recursos del Subsuelo
• Identificación y monitoreo de riesgos geológicos
• Contratación y titulación minera y fiscalización de títulos mineros
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• Promoción nacional e internacional del potencial minero del país

• Aumentar la productividad del sector minero
• Asesoría y control en seguridad nuclear y protección radiológica
• Fortalecer la capacidad institucional de INGEOMINAS para cumplir su misión.
5.3 ORGANIZACIÓN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA.
El organigrama de INGEOMINAS indica la autoridad y responsabilidad del nivel directivo hasta los
grupos de trabajo.
Figura 1. Organigrama General

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Figura 2. Grupos de Trabajo de la Subdirección de Geología Básica.
Figura 3. Grupos de Trabajo de la Subdirección de Recursos del Subsuelo y la Subdirección de Amenazas

Geológicas.
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Figura 4. Estructura de la Dirección del Servicio Geológico.
Figura 5. Estructura de la Dirección del Servicio Minero

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Figura 6. Grupos de Trabajo de la Subdirección de Fiscalización y Ordenamiento Minero.
Figura 7. Estructura de la Subdirección de Información.

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Figura 8. Estructura de la Secretaria General
5.4 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD
• CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
• SISTEMA DE GESTIÓN: Sistema para definir la política, los objetivos y el logro de dichos
objetivos.
• SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Sistema de gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad.
• POLITICAS DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la

calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
• OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
• MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una

organización.
• EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestión de la

organización.
• PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.
5.5 NORMOGRAMA
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5.5.1 MARCO LEGAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE INGEOMINAS
Decreto 252 del 28 de enero de 2004 “Por el cual se reestructura el Instituto de investigación e
información geocientífica minero ambiental y nuclear, Ingeominas”
Decreto 253 de 28 de enero de 2004 “ Por el cual se modifica la planta de personal del Instituto
colombiano de geología y minería”
Decreto 3577 de 2004. “por el cual se modifica el decreto 252 de 2004 que reestructura el Instituto
Colombiano de Geología y Minería Ingeominas”
Resolución No. 180074 de 2004 Por medio del cual se delegan una funciones a Ingeominas
Resolución D-208 de marzo 8 de 2004. Por medio del cual se conforma el grupo de trabajo para el
desarrollo de las funciones de la subdirección de Contratación y Titilación Minera.
Resolución No. D216 de marzo 11 de 2004. Por la cual se establecen los costos para servicios
relacionados con la administración y gestión para los recursos mineros.
Resolución No. 180602. Por medio de la cual se amplia la delegación de funciones a Ingeominas
otorgada mediante resolución No. 180074 de 2004.
Resolución No. 180869 de Julio 21 de 2004. Por medio de la cual se amplia la delegación de funciones a
Ingeominas otorgada mediante resolución No. 180074 de 2004.
Resolución No. D 399 de Septiembre 30 de 2005. Por medio de la cual se asigna unas funciones a los
coordinadores de los grupos de trabajo de la subdirección de Fiscalización y ordenamiento minero.
Resolución No. D089 de marzo 15 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas funciones al
coordinador del grupo de trabajo de l Contratación de la subdirección de Contratación y Titulación Minera.
Resolución No. D163 Por medio de la cual se establece el procedimiento para el préstamo y/o consulta de
expedientes mineros
Resolución N. 238 de agosto 9 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas funciones a la dirección
del servicio minero y otras dependencias y se adoptan otras disposiciones.
5.5.2 MARCO LEGAL DE LAS FUNCIONES DELEGADAS COMO AUTORIDAD MINERA

(Decreto 253 de 28 de enero de 2004)
LEY 685 DE 2001. CODIGO DE MINAS

Artículos 349 y 350 por los cuales continua vigente el decreto 2655 de 1988.
Articulo 165 programa de legalización de minas
CONTRATACION MINERA
Resolución 546 de 17 de diciembre de 2007

Decreto 2390 de 2002
Decreto 2200 de 2001, Resolución 181145 de 2001, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003,
Decreto 2653 de 2003, Decreto 252 de 2004, Resolución 180074 de 2004, Resolución D - 208 de 2004,
Resolución D - 216 de 2004, Resolución 180602 de 2004, Resolución 180869 de 2004, Resolución
185000 de 2005, Resolución D-115 de 2006, Decreto 1160 de 2006, Resolución 546 de 2007.
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Decreto 2345 de 2008. Por el cual se adoptan medidas para la presentación de propuestas de contratos
de concesión a través de medios electrónicos.
Resolución 0405 de 23 de marzo de 2007
FISCALIZACION MINERA
Decreto 252 del 28 de enero de 2004, Resolución 180074 de 2004, Resolución D - 208 de marzo 8 de
2004, Resolución D - 216 de 11 marzo de 2004. Resolución 180602, Resolución 180869 de 2004,
Resolución D - 399 de 2005, Resolución 238 de 2006, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003,
Decreto 2200 de 2001, Resolución D-115, Resolución D-546 de 2007.
Ley 141 de 1994, Ley de Regalías Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalías Constitución Política,
artículos 360, 361, 332, Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalías
Decretos 145 de 1995 y 600 de 1996 y Decreto 252 de 2004, Artículo 48 Ley 863 de 2003
Ley 488 de 1998, Parafiscal esmeraldas, Ley 366 de 1997, rentas por explotación de metales preciosos
Resolución Ministerio de Minas y Energía No 180074 de 2004, Resolución 546 del 18 de diciembre de
2007, Decreto 2353 de 2001, determina la regalía de los reconocimientos de propiedad privada
Decreto 3229 de 2003, Reglamenta artículo 8º Ley 756, distribución
Resoluciones de fijación de precios base para liquidación de regalías UPME
Decreto 1335 de 1987 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores Subterráneas.
Decreto 2222 de 1993 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores a Cielo Abierto.
Decreto 35 de 1994 - complementario a los dos anteriores, Por el cual se Establecen las sanciones y
algunas disposiciones adicionales.
Decreto 3815 de 1986, Ley 46 de 1988, Decreto 919 de 1989
Decreto 1993 de Septiembre 6 de 2002. Por el cual se establece el Sistema de Información Minero
Colombiano SIMCO.
5.5.3 MARCO LEGAL DEL SERVICIO GEOLOGICO
Ley 70 de 1993 Ley de comunidades negras. Ley 21 de 1991, Ley 160 de 1994
Ley 99 de 1993 sobre las Reservas Naturales de la sociedad civil.
Decreto 3815 de Diciembre 26 de 1985
Ley 46 de Noviembre 2 de 1988, Sistema Nacional de Atención y Prevención de Desastres
Decreto 919 de Mayo 1 de 1989, reglamentario de la Ley 46 de 1988
Decreto 93 de Enero 13 de 1998 por medio del cual se adopta el Plan Nacional para la Prevención y
Atención de Desastres.
Ley 252 de 1995, Ley de Telecomunicaciones en Colombia. Ley 1151 de 2007, por medio de la cual se
expide el Plan Nacional de Desarrollo,
Decreto 252 de la Presidencia de la República Artículos 4, 5 (numerales 4, 10), 17 (numerales 2, 3, 8) y
Artículo 18 (numerales 3, 5, 7). Ley 1185 de 2008. Ley de Cultura.
Ley 29 de 1991 Ciencia y Tecnología, Ley 388 de 1997, Por la cual se modifica la Ley 9ª de 1989, y la
Ley 3ª de 1991 y se dictan otras disposiciones, Ley 400 de 1997 y decretos reglamentarios.
Documento CONPES 3146 de 2001, Decreto 252 de 2004
Plan Nacional para el Desarrollo Minero Visión 2019, Plan Energético Nacional 2006-2025
5.5.4 MARCO LEGAL DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROCCION RADIOLOREGULACION

NUCLEAR
Resolución No.181487 de 2004. Por la cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las
inspecciones a las instalaciones donde se gestionan materiales radiactivos y nucleares.
Resolución No.181434 de 2002. Por la cual se adopta el Reglamento de Protección y Seguridad
Radiológica.
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Resolución No. 181419 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedición de la Licencia de Importación de
Materiales Radiactivos.
Resolución No. 181304 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedición de la Licencia de Manejo de
Materiales Radiactivos.
Resolución No. 180633 de 2002. Por la cual el Ministerio de Minas delega unas funciones.
5.5.5 MARCO LEGAL DE LA INTERACCION CON EL MEDIO AMBIENTE
Decreto 2201 de Agosto 5 de 2004.

Resolución No. 0813 de julio 14 de 2004
Resolución No. 1197 octubre 13 de 2004
Decreto 1220 de abril 21 de 2005.
5.5.6 MARCO LEGAL PARA LA GESTION INSTITUCIONAL
Constitución Política de Colombia. Artículo 339,

Decreto 841 de 1990. Por el cual se reglamenta la Ley 38 de 1989, normativa del Presupuesto General de
la Nación, en lo referente al Banco de Proyectos de Inversión y otros aspectos generales.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado. Artículo 4.
Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
Decreto 111 de 1996 por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995
que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Artículos 8 y 9 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998
por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional.
Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de
control interno de las entidades y organismos de la administración pública
Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Público y en otras entidades prestadoras de servicios
Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI-1000:2005
Decreto 4730 de 2005 por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto
La Constitución Política de1991 Artículos 1,2, 23, 74, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128,1299, 209 y
270.
Ley 134 de 1994: por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana
Ley 190 de 1995: Estatuto Anticorrupción
Decreto 2591 de1991, 306 de 1992, y 1382 de 2000 desarrollan el artículo 86 de la constitución y
consagran la Acción de Tutela
Ley 393 de 1997: Acción de Cumplimiento, artículo 87 de la Constitución Política de Colombia.
Ley 472 de 1998: Sobre acciones populares y de Grupo
Ley 734 de 2002: Nuevo Código Único Disciplinario
Ley 1150 de 2007: Denunciar ante las autoridades competentes actuaciones, hechos u omisiones que
constituyen faltas en materia de contratación estatal
Ley 87 de 1993, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 De 2001, Decreto 1599 De 2005 Modelo Estándar
de Control Interno
Constitución Política, Código Contencioso Administrativo, Código de Procedimiento Civil, Estatuto
Tributario, Ley 1066 del 29 de Julio de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006.
Resolución No. 212 del 26 de Mayo de 2005, Resolución No. 499 del 9 de diciembre de 2005, Acuerdo
No. 008 del 14 de diciembre de 2005 y Resolución No. 058 del 13 de marzo de 2008.
Estatuto Orgánico de Presupuesto Ley 38 de 1989, Decreto 111 de 1996 y los decretos que lo
complementan y modifican. Ley 617 de 2000 y los consignados en la Lista Maestra de Control de
Documentos Externos.
Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002, Ley 1150 de 2007, Ley 909 De 2004 Por la cual se expiden
normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones.
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5.6 MAPA DE PROCESOS
INGEOMINAS adoptó el “MAPA DE PROCESOS”, esquema que integra los (20) procesos divididos en
cuatro grupos, Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación y Control y su interacción dentro del
Sistema de Gestión integrado MECI y Calidad, de conformidad con los requisitos de la Norma NTCGP
1000:2004 y MECI 1000:2005
GRUPO PROCESO RESPONSABLE

Direccionamiento Estratégico Institucional Director General
Jefe Oficina Asesora de Planeación
PROCESOS Implementación y Desarrollo de Sistema Representante de Calidad
ESTRATEGICOS de Gestión Institucional
Comunicación Coordinador del Grupo de
Participación Ciudadana y Servicio
al Cliente.
Servicio al Cliente Coordinador del Grupo de
Participación Ciudadana y Servicio
PROCESOS al Cliente.
MISIONALES Investigación y Cartografía Geológica Subdirector de Geología Básica
Investigación y Evaluación de Recursos Subdirector de Recursos del
del Subsuelo Subsuelo
Evaluación y Monitoreo de Amenazas Subdirector Amenazas Geológicas y
Geológicas del Territorio Colombiano. Entorno Ambiental
Fomento Minero Coordinador del Grupo de
Promoción y Ordenamiento Minero
Contratación Minera Subdirector de Contratación y
Titulación Minera
Fiscalización Minera Subdirector de Fiscalización Minera
Ensayos Geológico Mineros Coordinadores de Laboratorios
Mejoramiento de la Seguridad Nuclear y Coordinador del Grupo de Seguridad
Protección Radiológica Nuclear y Protección Radiológica
Gestión de Talento Humano Coordinador de Recursos Humanos
Servicios Administrativos Coordinador de Servicios
PROCESOS DE Administrativos
APOYO Contratación Institucional Coordinador de Contratos y
Convenios
Sistema, Tecnología y Gestión de la Subdirector de Información
Información Geológico Minera
Gestión Documental Coordinador de Servicios
Administrativos
Gestión Jurídica y Legal Jefe de la Oficina Asesora Juridica
Gestión de Recursos Financieros Jefe de la Unidad de Recursos
Financieros
EVALUACION Y Evaluación y Control Jefe de la Oficina de Control Interno
CONTROL
MAPA DE PROCESOS VERSION 2.

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6 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
6.1 PROCESOS ESTRATEGICOS
6.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
El objetivo es Interpretar las necesidades del entorno y los requerimientos y expectativas de los clientes
con el fin de formular políticas y estrategias que permitan lograr los objetivos institucionales mediante el
mejoramiento y adecuada gestión de sus procesos y recursos.
El alcance de este PROCESO consiste en la construcción, actualización, despliegue, socialización,

evaluación y ajuste del direccionamiento estratégico de Ingeominas.
6.1.2 PROCESO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION

INSTITUCIONAL
El objetivo es liderar el establecimiento, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado

basado en modelos internacionales y nacionales y administrar la mejora y la documentación
Este proceso inicia desde la identificación de implementar un modelo hasta su seguimiento y

mejora.
6.1.3 PROCESO COMUNICACIÓN
El objetivo de este proceso es aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de la comunicación

interna y externa, dando también la libertad de expresión de los ciudadanos en ejercicio de su
soberanía colombiana.
Es proceso inicia con el manejo de la información, comunicación y atención al cliente interno y

externo a nivel nacional e internacional
6.2 PROCESOS MISIONALES
6.2.1 PROCESO SERVICIO AL CLIENTE
Implica la atención al cliente a través de los puntos de atención y la recepción de las quejas y
reclamos el registro en la base de datos, la clasificación de la misma de acuerdo a su gravedad ,
la evaluación de las causas que motivan cada caso y el análisis periódico de estadísticas , se hace
necesario aplicar el proceso de acciones correctivas y preventivas para la eliminación de la
causas reincidentes esto con el fin de ofrecer un mejor servicio y establecer la mejora continua
del proceso.
6.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA
El Proceso De Investigación y Cartografía Geológica su trabajo se basa en la elaboración de la

cartografía geológica integral básica a diferentes escalas donde su producto final es la producción
de mapas de geología básica a escalas regional y nacional.
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6.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO
Recursos del subsuelo busca identificar áreas dentro del territorio colombiano, donde hay la
probabilidad de hallazgo de un recurso minero , hídrico y energético de interés económico y
social, este proceso inicia con la realización de la cartografía geológica básica y termina con la
identificación o no de un área potencial.
6.2.4 PROCESO EVALUACION Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLOGICAS DEL

TERRITORIO COLOMBIANO
El objetivo primordial de este proceso consiste en proveer información para los entes tomadores
de decisiones y comunidad para la gestión del riesgo de origen geológico su alcance esta en la
evolución y monitoreo de amenazas de origen geológico del alto impacto a nivel nacional y
regional.
6.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO
Su enfoque esta dado a desarrollar proyectos y acciones orientados a mejorar la competitividad

minera del país , promoviendo el crecimiento social y económico de las regiones en armonía con el
medio ambiente , su alcance esta dado en la formulación evaluación , ejecución y seguimiento de
proyectos y acciones orientadas a mejorar la competitividad del sector minero del país.
6.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA
Su objetivo es el estudio técnico y jurídico de las propuestas de particulares que permita establecer un
Contrato de Concesión con el Estado para la exploración, construcción y explotación de minas en el país.
Este proceso opera desde la radicación de las propuestas de contrato de concesión hasta la
liquidación o terminación de los títulos de concesión minera nacional.
6.2.6 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA
El objetivo de este proceso es garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, económicas y

de seguridad adquiridas por los titulares mineros. Consiste principalmente en el seguimiento y control a
través del estudio jurídico, el control de pago de contraprestaciones económicas y regalías, las visitas
técnicas a las minas, las visitas de seguridad e higiene minera y los planes de prevención minera
6.2.7 PROCESO ENSAYOS GEOLOGICO MINEROS
El objetivo de este macro proceso es suministrar datos e información sobre las propiedades
físicas, químicas y mecánicas de materiales de origen geológico y proveer servicios de tecnología
nuclear, aplica a ensayos de laboratorio en muestras de origen geológico.
6.2.8 PROCESO MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION

RADIOLOGICA
Este proceso busca garantizar el buen uso del material radiactivo del país minimizando los
riesgos para la población , su alcance se basa en el licenciamiento , vigilancia y control para
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material radiactivo a nivel nacional y el material nuclear ejecutado por el Ministerio de Minas y
Energía.
6.3 PROCESOS DE APOYO
6.3.1 PROCESO GESTION TALENTO HUMANO
El objetivo primordial es garantizar la competencia, el bienestar y la seguridad de los servidores

públicos para los proceso de Ingeominas. Es un proceso que inicia desde la identificación de la
necesidad de crear o cubrir las vacantes hasta la desvinculación de los funcionarios.
6.3.2 PROCESO DE SERVICIOS ADMISTRATIVOS
El objetivo es proveer los bienes y servicios necesarios para garantizar el buen funcionamiento del
Instituto. Por lo tanto contempla la administración y prestación de los servicios generales, el
mantenimiento de la planta física, la gestión de los seguros, y el manejo del almacén e inventarios.
6.3.3 PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL
Este proceso se encarga de proveer todos los bienes, insumos y servicios especificados en el plan de
contratación de servicios generales y el plan de compras a través de las modalidades de contratación del
estado establecidas en la Ley 1150 de 2007, adicionalmente realiza la interventoria jurídica de los
contratos a través del grupo de contratos y convenios y la interventoria técnica que es realizada por un
designado del área solicitante.
6.3.4 PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGÍA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Tecnología y gestión de la Información busca proporcionar herramientas que apoyen y faciliten el

manejo de la información y de los recursos de tecnología de información. Su alcance se basa en
el desarrollo de los sistemas de información y gestión de tecnologías de información.
6.3.5 PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Su objetivo es administrar, gestionar y controlar los documentos técnicos y administrativos de la

Institución, donde custodia , clasifica, organiza, preserva, define la disposición y depura los
documentos de acuerdo a la normatividad vigente .
6.3.6 PROCESO GESTION RECURSOS FINANCIEROS
Este proceso administra adecuadamente los recursos financieros del Instituto que contribuyan al
cumplimiento de los objetivos institucionales , su alcance esta dado en la programación del
presupuesto de ingreso y gastos del instituto y termina con el registro de la información
presupuestal, tesoral y contable.
6.3.7 PROCESO GESTION JURIDICA Y LEGAL

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Este proceso es el soporte legal para asegurar que la entidad de cumplimiento a las disposiciones
normativas . Inicia desde la interpretación y compilación de las normas legales aplicables a la
entidad hasta los conceptos jurídicos , atención de demandas y emisión d e políticas institucionales
o de aplicación general.
6.3.8 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
El objetivo de este proceso es valorar de forma permanente la efectividad del Control Interno del
Instituto , la efectividad , eficiencia y eficacia de los procesos , el nivel de ejecución de los planes
y programas , los resultados de la gestión , detectar desviaciones, establecer tendencias y generar
recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento del Instituto.
6.4 CADENA DE VALOR
Ingeominas ha identificado para su operación nueve procesos misionales que general valor de la siguiente
manera:
A través del proceso de INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA se identifican anomalías

geológicas y se genera la información geológica básica que es utilizada para la INVESTIGACIÓN Y
EVALUACIÓN DE RECURSOS DEL SUBSUELO con el fin de identificar yacimientos de minerales, agua
y fuentes hidrotermales, Ingeominas realiza una inversión importante con el fin de establece áreas de
interés minero y fuentes hídricas que mejoren el desarrollo económico y la calidad de vida. La
información generada por el proceso de INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA,
especialmente la proveniente del procedimiento de Geodesia Tectónica y Volcánica es utilizada en el
proceso de EVALUACIÓN Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLÓGICAS que además de establecer la
amenaza sísmica, volcánica y por movimientos en masa, monitorea constantemente la actividad sísmica y
volcánica del país y suministra información oportuna a los entes tomadores de decisiones cuando se
presentan eventos sísmicos y volcánicos.
El proceso de ENSAYOS GEOLÓGICO MINEROS suministra datos e información de análisis, sobre las
propiedades físicas, químicas, mecánicas y mineralógicas de materiales de origen geológico y provee
servicios de Irradiación nuclear y calibración dosimétrica. El servicio se presta para usuarios externos,
pero principalmente se atiende el análisis y ensayos de muestras recogidas durante el trabajo de campo
de los diferentes proyectos internos de investigación o para el control de contratos mineros para los
cuales el pago de las regalías depende de las características del material extraído.
El proceso de CONTRATACION MINERA recibe y analiza las solicitudes de legalización de la minería de

hecho y las solicitudes para la contratación de nuevas áreas para exploración y explotación, una vez el
titulo ha sido firmado se registra en el Catastro Minero Colombiano y se entrega al proceso de
FISCALIZACIÓN MINERA que es el encargado realizar el seguimiento a las obligaciones derivadas del
contrato de concesión y de liquidar y distribuir las regalías generadas por la actividad. Adicionalmente, se
brinda apoyo a los mineros a través de programas de salvamento y gestión ambiental en las zonas
mineras.
Con el fin de mejorar la calidad de vida de las comunidades de las regiones mineras se gestionan
proyectos presentados por los entes territoriales y las agremiaciones de la zona ante el Departamento
Nacional de Planeación a través del proceso de FOMENTO MINERO, estos proyectos son financiados
con un porcentaje de las regalías recaudadas por el proceso de FISCALIZACIÓN MINERO.
Ingeominas cumple como autoridad delegada de las funciones de licenciamiento para la importación,
transporte, instalación y operación de las fuentes radiactivas, de capacitación en seguridad radiológica y la
gestión de fuentes en desuso a través de proceso de MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR
Y PROTECCIÓN RADIOLÓGICA.
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El proceso de SERVICIO AL CLIENTE, transversal a los demás procesos misionales, es el encargado de

determinar unas políticas uniformes para la atención al usuario en todo el país, de recoger sus
observaciones sobre el servicio prestado a través de evaluaciones de satisfacción. La información
recogida en estas evaluaciones debe ser un desencadenante de las acciones de mejora institucionales.
7 POLITICAS DE OPERACIÓN POR PROCESO
7.1 PROCESOS ESTRATEGICOS
7.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1. Los planes, programas y proyectos de INGEOMINAS están enmarcados en la Misión y Visión

Institucional.
2. El plan estratégico y el plan operativo de Ingeominas se construye con la participación de los

funcionarios de los diferentes niveles de la organización.
3. Los planes, programas y proyectos se construyen de acuerdo a las metodologías y formatos

establecidos por la Oficina Asesora de Planeación.
4. Es responsabilidad de los procesos reportar oportunamente los indicadores de gestión y sus soportes
a la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a lo establecido en la hoja de vida del indicador.
5. El plan operativo institucional se tendrá construido antes de iniciar la vigencia de su operación
7.1.2 PROCESO DE IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL
1. Todos los proyectos de implementación de sistemas de gestión deben estar coordinados y liderarse
por la Oficina Asesora de Planeación.
2. La comunicación es la base para la implementación de los sistemas de gestión.
3. El Comité Coordinador de Control Interno revisa dentro de los 10 primeros días del mes el avance del
Sistema Integrado de Gestión.
4. Es deber de los funcionarios de INGEOMINAS participar activamente en la implementación y

desarrollo de los sistemas de gestión.
5. Los sistemas de gestión institucional son responsabilidad de los líderes de los procesos.
6. La información referente a los procesos que se presenta en el Comité Coordinador de Control Interno
debe entregarse a la Oficina Asesora de Planeación con 8 días de anticipación a la reunión. La
información entregada con posterioridad se tendrá en cuenta para el mes siguiente.
7. Las actividades de los sistemas de gestión se citan con 15 días de anticipación.
8. Las tareas del sistema de gestión se entregan sin excepción en las fechas pactadas.
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9. Se debe presentar anticipadamente justificación aprobada por el jefe inmediato, de la no asistencia a

los talleres y cursos del Sistema Integrado de Gestión.
10. La creación o modificación de documentos del Área pertenecientes al Sistema de Integrado de

Gestión, debe informarse a la Oficina Asesora de Planeación.
11. En cuanto a la implementación del sistema de gestión ambiental las oficinas cuentan con dos tipos de
recipientes para colectar y separar en la fuente los residuos producidos.
12. El producto de la retribución es utilizado en compras de algunos insumos necesarios para el

funcionamiento de los programas ambientales y de bienestar.
13. Los vertimientos son recogidos por los funcionarios de los laboratorios una vez terminados los
procesos en recipientes especiales (canecas y garrafas) suministradas por el grupo de gestión
ambiental previamente preparada con cal apagada si se requiere, rotuladas, fechadas, plenamente
identificado el tipo de residuo y con el pictograma describiendo el grado de peligrosidad del residuo,
los cuales son transportados a la bodega temporal de reactivos, segregados y almacenados
temporalmente. Estos residuos son pesados y dispuestos en el vehículo y se levanta un acta de
todos los residuos peligrosos entregados, la cual va firmada por un funcionario del proyecto de gestión
ambiental institucional y un funcionario de la empresa recolectora.
14. El proyecto de gestión ambiental institucional a través del programa de vertimientos viene
implementando una serie de monitoreos y caracterización de los vertimientos. Existen dos (2) puntos
de muestreos o cajas de aforos: El primero ubicado en el costado noroccidente del edificio de
química, por fuera. El segundo ubicado en el costado sur del laboratorio de aguas, por fuera.
15. La caracterización de los vertimientos se realiza semestralmente en colaboración del laboratorio de

aguas y gases del INGEOMINAS.
7.1.3 PROCESO DE COMUNICACIÓN
1. Toda información que se genere por parte de cada una de las dependencias de INGEOMINAS,
Grupos de Trabajo Regional y Observatorios Vulcanológicos, en la que se evidencie la necesidad de
comunicar a los servidores públicos acerca de su contenido y que de igual forma, se constituya en
información fundamental para el conocimiento y desarrollo de la entidad; debe ser direccionada al
Grupo de Comunicaciones.
2. El Grupo de Comunicaciones será el encargado de recepcionar la información suministrada por cada

una de las áreas o dependencias del Instituto, con el propósito de proceder a evaluar y definir la
estrategia en virtud de la cual se divulgará la respectiva información. La definición y evaluación de la
estrategia consistirá en la identificación y definición del mensaje, así como el medio de comunicación
interna y la metodología que se utilizará para tal fin.
3. El Grupo de Comunicaciones presentará a consideración del Director General, la estrategia de

divulgación de la información relacionada.
4. El Director General, de conformidad con la propuesta presentada por parte del Grupo de
Comunicaciones, definirá en última instancia la conveniencia de la estrategia, la aprobará o realizará
modificaciones.
5. Con la debida aprobación por parte de la Dirección General, la oficina de comunicaciones de

INGEOMINAS procederá a la aplicación de la estrategia de divulgación, con el propósito de socializar
la información y llevar efectivamente el respectivo mensaje, a toda la entidad.
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6. Semestralmente, el Grupo de Comunicaciones presentará a la Dirección General los indicadores de

gestión, correspondientes a la implementación de las políticas mencionadas con antelación.
7. Se debe delegar el manejo de la información publicada en la intranet, en el Grupo de

Comunicaciones, para propender por la unificación y claridad del mensaje.
8. El Grupo de Comunicaciones, mediante la implementación del manual de imagen corporativa, deberá

garantizar la unificación de la imagen institucional y la uniformidad visual, en los siguientes
documentos:
-Presentaciones Institucionales a nivel interno, entendiendo por ello informes de gestión y

presentaciones a nivel general.
-Guardar la uniformidad visual en los carnés de funcionarios y contratistas.
-Guardar uniformidad visual en el uso de publicaciones internas.
-Guardar uniformidad visual en la elaboración de boletines y comunicados internos.
-Guardar la uniformidad visual en la presentación y diseño de la intranet.
-Guardar uniformidad visual en el uso de todo tipo de material divulgativo a nivel interno, que sea
del interés de la entidad.
9. El Grupo Comunicaciones se encargará de informar a los directores, subdirectores, jefes y

coordinadores de cada área, el comportamiento de quejas, inquietudes, reclamos o sugerencias en
virtud de las cuales sean responsables o se vean directamente afectados, con el propósito de
mejorar la calidad en los tiempos de respuesta y por ende, contribuir a la optimización del clima
organizacional.
10. El Grupo de Comunicaciones liderará y será la responsable a través de los profesionales que la
conforman, de revisar, elaborar y aprobar el contenido del material divulgativo al interior de la
entidad, a través de los diferentes medios previstos para tal fin.
11. Para tal propósito los profesionales del Grupo de Comunicaciones, serán los únicos que tendrán
asiento y representación en los comités editoriales, para la definición del contenido y elaboración de
las publicaciones internas.
12. La instancia final de aprobación del contenido de la información de interés institucional, consignada a
través de los diferentes medios de comunicación interna, estará a cargo del Director General.
13. La información que se publique o divulgue en la intranet, correos personalizados, carteleras

institucionales y otros medios que surjan durante la implementación de nuevas estrategias, debe
priorizarse de conformidad con su importancia y previa decisión del comité editorial.
14. El Grupo de Comunicaciones debe encargarse de la divulgación de los planes, programas, proyectos
e iniciativas que presenten las diferentes áreas de la entidad, con el propósito de garantizar su
conocimiento y propender por el desarrollo e implementación de una comunicación asertiva, entre la
Alta Dirección y los funcionarios en general.
15. El Grupo de Comunicaciones debe garantizar la divulgación a todos los funcionarios del instituto, de
información prioritaria como resoluciones, decisiones adoptadas por la Alta Dirección, nueva
normatividad y disposiciones de orden jurídico y administrativo, entre otros.
16. El Grupo de Comunicaciones será responsable de la implementación y puesta en marcha de

campañas institucionales, con el objeto de posicionar temas de interés al interior de INGEOMINAS,
que sean sensibles a los intereses de los funcionarios.
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17. La socialización, sensibilización, divulgación de la implementación y puesta en marcha del Sistema

Integrado de Calidad MECI: 1000 de 2005, así como la Norma Técnica Colombiana de Gestión
Pública NTCGP: 1000 de 2004, será responsabilidad del Grupo de Comunicaciones.
18. Cuando se realice cualquier visita de algún medio de comunicación en la entidad, estos deben ser
enviados como primera instancia al Grupo de Comunicaciones, donde deben ser atendidos y
direccionados según su necesidad. (Opcional).
19. El Grupo de Comunicaciones será el encargado de conformar el comité de crisis, coordinar y

convocar las reuniones, definir los temas e implementar la estrategia de solución, de acuerdo al
problema o la necesidad planteada.
20. Cuando exista crisis al interior del instituto, el Grupo de Comunicaciones se encargará de convocar
extraordinariamente al “comité de crisis”, el cual estará conformado por el Director General, un
delegado de la Secretaría General, un delegado del Servicio Minero, un delegado del Servicio
Geológico, un delegado de la Unidad de Recursos Financieros, un delegado de la Oficina Asesora
Jurídica, un delegado de la Oficina Asesora de Planeación, un delegado de la Oficina de Recursos
Humanos, un delegado de la Oficina de Comunicaciones.
21. El Grupo de Comunicaciones debe apoyar la realización de cualquier evento que se lleve a cabo al
interior de la entidad.
22. En lo que respecta a los medios de comunicación interna, INGEOMINAS cuenta con el Boletín
Sucesos, cuyo diseño y contenido es manejado por el Grupo de Comunicaciones. Este Boletín, debe
tener una periodicidad establecida para su publicación, entendiendo por ello cada dos meses, de
conformidad con el cronograma de publicaciones que se ha elaborado para tal fin.
23. INGEOMINAS, respeta y acata los preceptos legales que rigen los mecanismos de participación
ciudadana, y crear espacios de participación en el marco del Control Social, actúa con base en los
valores y principios institucionales a fin de brindar transparencia en todas sus actuaciones.
24. El Instituto respetará los derechos de los ciudadanos frente a la responsabilidad Social que le ha sido
encomendada por el Estado.
25. Mantener Informada a la ciudadana sobre los temas de interés relacionados con aspectos misionales.
26. Garantizar el funcionamiento de la red de puntos de atención y de servicio a nivel nacional.
7.2 PROCESOS MISIONALES
7.2.1 PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTE
1. Propiciar el desarrollo personal y profesional por medio de la capacitación y entrenamiento

permanente del personal de servicio al cliente.
2. INGEOMINAS, respeta y acata los preceptos legales que rigen los mecanismos de participación
ciudadana, y crear espacios de participación en el marco del Control Social, actua con base en los
valores y principios institucionales a fin de brindar transparencia en todas sus actuaciones.
3. El Instituto respetará los derechos de los ciudadanos frente a la responsabilidad Social que le ha sido
encomendada por el Estado.
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4. Mantener Informada a la ciudadana sobre los temas de interés relacionados con aspectos
misionales.
5. Garantizar el funcionamiento de la red de puntos de atención y de servicio a nivel nacional.
6. El Proceso de Servicio al Cliente se desarrollará con base en una permanente investigación,

necesidades y expectativas de los clientes para brindar un portafolio de productos y servicios que
satisfaga las necesidades reales.
7. Guía y orientación profesional en nuestros puntos de atención.
8. Servicio y atención personalizada en los puntos de atención.
9. La entidad en sus procesos de servicio al Cliente dispondrá de los medios y mecanismos necesarios
para la calificación del servicio.
10. Los procesos de servicio al cliente se regirán exclusivamente por los estándares y promesa básica
del servicio.
11. Se atenderá al público en los horarios y lugares establecidos aplicando el respectivo protocolo.
12. Los productos y servicios atenderán los principios de calidad establecidos.
13. El Proceso de Servicio al cliente se ejecutará con base en las políticas Institucionales.
14. El personal asignado a los procesos de servicio al cliente será el responsable por la atención y
orientación básica general.
15. Los precios del Portafolio de productos y servicios serán adoptados por Resolución.
16. La entrega de productos de cortesía forma parte de la política comercial Institucional.
17. Los descuentos en los precios y promociones por lanzamiento de productos serán autorizados por la
Dirección General.
18. La entidad brindará servicio posventa de acuerdo con la segmentación de mercado.
19. Efectuar proceso de aseguramiento de la calidad en el proceso de servicio al cliente.
20. El Instituto responderá por la garantía de calidad de cada producto.
21. La imagen institucional será única en todos los puntos de atención y servicio.
22. El Instituto mantendrá una política de acercamiento permanente con los clientes a partir de
diferentes estrategias.
7.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA
1. Dar cumplimiento a las políticas y planes nacionales e institucionales.

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2. El plan estratégico y el plan operativo de Geología Básica se construye con la participación de

Profesionales de la Subdirección, enmarcados en la Misión y Visión Institucional.
3. Los productos realizados en la Subdirección de Geología Básica estarán enmarcados en los principios
de calidad establecidos.
4. Cada etapa del desarrollo del proceso de la investigación y cartografía geológica debe contar con la
documentación asociada.
5. Son prioritarios los proyectos de cartografía geológica y geomorfológica se desarrollaran a escala

regional.
6. Antes de iniciar cualquier investigación, es necesario informar al respecto a la comunidad.
7. Toda comisión debe ser solicitada por el coordinador del proyecto con el visto bueno del Subdirector y
acatando las políticas institucionales.
8. Asumir un comportamiento adecuado y responsable en las comisiones de campo ya que se está en

representación del Instituto Colombiano de Geología y Minería.
9. Cada funcionario es responsable del uso adecuado de los recursos financieros, informáticos y
equipos que le han sido asignados.
10. Se deben utilizar los elementos de protección personal, ropa de trabajo y equipos, para las
actividades de campo, suministrados por el Instituto.
11. Propiciar el desarrollo profesional por medio de la capacitación y entrenamiento permanente.
12. El personal profesional asignado a las actividades, procesos y servicios de geología, geomorfología y
patrimonio paleontológico serán responsables por la captura, interpretación, atención y orientación
básica general siguiendo los estándares institucionales.
13. Todos los funcionarios de la Subdirección procurarán establecer un clima laboral favorable.
14. No se debe suministrar información técnica de carácter confidencial a terceros, a menos que este
autorizado por el Director Técnico del Servicio Geológico.
15. El Subdirector o quien él delegue será el responsable de dar respuesta formal a todas las solicitudes
realizadas con respecto a temas geológicos.
16. No debe ingresar ni permanecer personal ajeno a la Subdirección sin la autorización correspondiente.
17. La entrega de los productos estará de acuerdo con la concertación definida con el subdirector.
18. En el proyecto de Patrimonio Paleontológico – Museos, se busca la satisfacción y confianza de

nuestros clientes mediante el cumplimiento de los requisitos de calidad y oportunidad en la prestación
del servicio.
19. Terminada una investigación todos los profesionales están obligados a entregar mapas, informes,
libretas de campo, testigos de roca y secciones delgadas de roca al Subdirector de Geología Básica.
20. Finalizada una investigación se debe entregar, divulgar y socializar la información ante las
comunidades.
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7.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DEL SUBSUELO
1. Para la selección de áreas objetivo, tener en cuenta y priorizar de acuerdo con:
- Planes de gobierno y sectoriales (económicos, productivos y sociales)

- Condiciones de mercado (recursos estratégicos)
- Zonas de reserva
- Condiciones sociopolíticas
- Plan estratégico de la Subdirección de Recursos del Subsuelo
- Plan Nacional de Desarrollo
- Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología
- Documento “Desarrollo de la investigación y aplicaciones de tecnología nuclear”, del OIEA
- Iniciativa para la Transparencia de las Industrias Extractivas
2. A partir de los resultados de los proyectos y de las condiciones geográficas, sociopolíticas,

ambientales y económicas, entre otros criterios, se definen áreas para realizar estudios de
exploración más detallados.
3. El procedimiento de socialización podrá hacerse en varias etapas del proyecto y retroalimentarse

hasta lograr el acuerdo entre las partes. La divulgación de resultados técnicos se realizará a través de
publicaciones especializadas institucionales, con artículos científicos en revistas técnicas reconocidas
y en medios electrónicos disponibles, así como con la organización y participación en eventos
científicos nacionales e internacionales.
4. Para la realización de actividades técnicas se buscará el acompañamiento de instituciones pares,

universidades y centros de investigación a nivel nacional e internacional con el fin de optimizar y
compartir los recursos físicos y personal altamente calificado para la obtención de resultados técnicos
de calidad.
5. Considerar el resultado de la socialización. Si no hay acuerdo entre las partes, el procedimiento no

podrá continuar.
7.2.4 PROCESO DE MONITOREO, INVESTIGACION Y EVALUACION DE AMENAZAS

GEOLOGICAS
1. El Monitoreo de sismos y volcanes es permanente 24 horas durante 365 días al año.
2. El monitoreo de movimientos en masa se realiza únicamente en los casos donde se instala

instrumentación, se realiza durante la ejecución del proyecto específico y es entregada a la autoridad
local que debe continuar con dicho monitoreo.
3. Para el caso de sismos y volcanes es necesario que un analista permanezca en la sede de la RSNC y
en cada uno de los observatorios para garantizar el monitoreo permanente.
4. Para el monitoreo de la actividad sísmica es necesario asignar un sismólogo de turno, el cual debe
estar disponible 24 horas durante todos los días del mes al cual fue asignado.
5. Para garantizar el óptimo funcionamiento de la RSNC, la RNA y las redes de monitoreo de los
diferentes observatorios, es necesario programar comisiones de mantenimiento durante todo el año y
realizar comisiones extraordinarias para arreglar estaciones que han salido de funcionamiento por
razones no previsibles.
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6. Es necesario contar con un grupo consolidado de electrónica para garantizar un mantenimiento

adecuado de los componentes de las redes de monitoreo.
7. Para garantizar el almacenamiento adecuado y la disponibilidad de la información tomada por medio

de las redes de monitoreo es necesario consolidar un grupo de sistemas.
8. Las redes de monitoreo deben tener un programa de actualización permanente de los equipos.
9. La ejecución de los planes de comisión para realizar el mantenimiento de las estaciones y la

instalación de nuevas estaciones, debe realizarse con los elementos de protección adecuados al
clima y localización geográfica.
10. Para la instalación de estaciones de monitoreo se deben realizar los trámites necesarios con los
propietarios de los predios en donde se localizarán los instrumentos, de tal manera que se cuente con
los respectivos permisos.
11. La ejecución de las comisiones realizadas a los volcanes deberán realizarse con los elementos de
protección personal adecuados a las condiciones del mismo (calzado y ropa para alta montaña,
arneses de protección para escalar, entre otros).
12. No acceder a zonas de amenaza volcánica alta en niveles de actividad I (Rojo) Erupción inminente o
en curso, tomar las medidas de precaución necesarias en niveles de actividad II (Naranja) Erupción
probable en término de días o semanas. Sugerir la prohibición o restricción de acceso en dichos
niveles a la comunidad en general.
13. En el caso de crisis sísmicas y volcánicas se siguen los protocolos estandarizados de planes de
contingencia desarrollados por el INGEOMINAS para tal fin.
14. Para la evaluación de la amenaza por movimientos en masa es necesario realizar trabajos de campo,
los cuales obedecen a planes de comisión establecidos de acuerdo con el alcance y escala de trabajo
de cada proyecto.
15. Las comisiones de los funcionarios que evalúan amenaza por movimientos en masa se deben realizar
con los elementos de protección necesarios y los equipos de campo que permitan una captura de
datos completos y sistemáticos.
16. En el caso de crisis por movimientos en masa es necesario realizar comisiones extraordinarias, con el
fin de hacer un diagnóstico rápido que permita a las autoridades tomar decisiones para la protección
de la vida de los habitantes del sector afectado.
17. Con la información recopilada a través de las redes de monitoreo se realizan estudios de evaluación
de la amenaza sísmica y volcánica.
18. Como integrantes del SNPAD, en el caso de crisis sísmica, volcánica o de movimientos en masa, se
trabaja de manera coordinada con las autoridades locales, regionales y nacionales, suministrando
información técnica que permita la toma de decisiones.
19. La evaluación de la amenaza por movimientos en masa se efectúa a diferentes escalas y con
diferente alcance, de acuerdo con los requerimientos de los clientes.
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20. Para la evaluación de la amenaza sísmica, las investigaciones sismológicas, la evaluación de la

actividad y la amenaza volcánica y la evaluación y zonificación de amenaza por movimientos en
masa se realizan intercambios técnicos con entidades del orden nacional e internacional.
21. Se debe en todos los casos socializar la información sobre actividad y amenaza sísmica, volcánica y
por movimientos en masa, con énfasis en la educación para la prevención y la transformación del
conocimiento en acciones concretas que redunden en mejorar la calidad de vida de los habitantes del
sector estudiado.
22. Facilitar el intercambio de información con clientes internos y externos.
23. Se debe garantizar la protección de los equipos, mediante el almacenamiento adecuado, el

establecimiento de protocolos de mantenimiento y operación y el control de inventarios en la sede y
en campo.
24. En todo momento se debe garantizar la proyección de una buena imagen de la institución por medio
de la calidad de nuestro trabajo, el compromiso y la colaboración con la comunidad.
7.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO:
1. Son prioritarios los proyectos de Fomento Minero que se ejecuten en los Distritos Mineros.
2. Son prioritarios los proyectos de Fomento que se desarrollaran en zonas de explotación de pequeña
y mediana minera.
3. El Fomento Minero busca la transformación de la minería tradicional o de subsistencia.
4. Los proyectos de promoción deben ser presentados con quince (15) días de antelación para su
evaluación.
5. Los proyectos de promoción deberán ser presentados hasta el 1 de marzo de cada año.
6. Una vez emitida la resolución de aprobación Ingeominas debe firmar máximo dentro de los diez (10)
días siguientes a la emisión de la misma.
7. La Interventoría debe contratarse externamente en aquellos lugares de difícil acceso
7.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA
1. Dar cumplimiento al principio jurídico primero en el tiempo , primero en el derecho.
2. Dar un tratamiento igualitario al usuario minero, independiente de su condición.
3. Cumplir con las funciones otorgadas, sin espera de ninguna retribución.
4. Dar cumplimiento a los tiempos establecidos en la ley para resolver los diferentes trámites
mineros.
5. Dar respuesta formal a todas las solicitudes realizadas por los usuarios mineros.
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6. No se debe suministrar información técnica de carácter confidencial a terceros , a menos que

medie autorización expresa de los mismos.
7. Asumir un comportamiento adecuado y responsable en las visitas técnicas de campo ya que

se está en representación del Instituto Colombiano de Geología y Minería.
8. Asegurar que las certificaciones expedidas correspondan a la realidad de los hechos a

certificar.
9. Los expedientes mineros se proceden a CUSTODIAR por CMC, con la finalidad de lograr identificar
su ubicación dentro de la Subdirección de Contratación y Titulación Minera.
10. Los expedientes mineros se proceden a ESCANEAR por CMC, con la finalidad de proteger los
documentos allegados.
11. Se realizan jornadas de DESCONGESTION de EXPEDIENTES MINEROS, en determinadas fechas

del año orientados por la Dirección General, con la finalidad de presentar una respuesta favorable al
usuario minero.
12. El sistema de información alfanumérica y grafica oficial con que cuenta el Grupo de Contratación y
Titulación Minera, se denomina CATASTRO MINERO COLOMBIANO – CMC.
13. La Coordinación de Contratación y Titulación Minera, realiza semestralmente procesos de

INVENTARIO de los expedientes mineros y CONTROL en el recibo de la correspondencia radicada.
14. El proceso de ubicación de los expedientes mineros se encuentra ubicado en un archivador con
seguridad y vigilancia, proporcionada por la Secretaria General.
15. La organización de los expedientes está determinada por DEPARTAMENTOS y en ORDEN

CRONOLOGICO, del más antiguo al más reciente para una mejor ubicación.
16. La Coordinación de Contratación y Titulación Minera, tiene un horario de préstamo de expedientes

mineros, en comunicación permanente con el Grupo de Información y Atención al Minero.
17. Los procesos de asignación y evaluación TECNICA son realizados por el Ingeniero con la
herramienta tecnológica suministrada por el Instituto, y denominada CATASTRO MINERO
COLOMBIANO – CMC.
18. Los procesos de asignación y evaluación JURIDICA son realizados por el Abogado con la
herramienta tecnológica suministrada por el Instituto, y denominada CATASTRO MINERO
COLOMBIANO – CMC.
19. Todos los procesos mineros adelantados son elaborados por los profesionales idóneos, revisados
por parte de funcionarios competentes y posteriormente, entregados para la firma del Coordinador,
Subdirector y Director del Servicio Minero de INGEOMINAS.
20. A cada usuario minero se le realiza un proceso jurídico de VERIFICACION, respecto a temas de
inhabilidad contractual con el Estado Colombiano, por medio del servicio ofrecido por la Procuraduría
General de la Nación, en su página web.
21. Los trámites administrativos definidos son enviados para su notificación al Grupo de Información y
Atención al Minero, y por intermedio de ella, al Grupo de Catastro y Registro Minero Nacional.
22. Antes de notificar un acto administrativo de trámite se informa al interesado mediante comunicación
escrita a la dirección reportada en el expediente.
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23. Las notificaciones por estado y edicto se fijan los días martes y jueves.
24. Las notificaciones por estado y edicto se publican todos los martes y jueves en la página web
institucional.
25. Los expedientes en trámite de notificación se encuentran inventariados y todas las semanas se
reportan a la Coordinación.
26. La correspondencia radicada por el usuario es ingresada en el Sistema Catastro Minero Colombiano
y las constancias de radicación son guardadas en una carpeta institucional.
27. Se lleva un control de registro de la correspondencia radicada por el usuario.
28. La correspondencia es entregada por planilla a los responsables del área.
29. Los expedientes son recibidos en el módulo de custodia del Sistema Catastro Minero Colombiano
30. Los expedientes son custodiados en un archivo bajo llave y con cámara de seguridad.
31. Todas las actuaciones, proferidas en los trámites de comunicación, notificación, certificación,
constancias y autos, son registradas en una base de datos y le son asignadas un número de
consecutivo.
32. Los expedientes mineros son prestados a los usuarios previa entrega de la escarapela que porta el
usuario y, diligenciamiento de un formato por el usuario y una base de datos por el responsable del
Instituto, que determina la identificación del usuario, contenido, folios, cuadernos, planos y ubicación
del expediente.
33. Los expedientes mineros son prestados en un área donde se encuentra ubicadas dos cámaras y
guardias de seguridad.
34. La atención al usuario se efectúa mediante el sistema de turnos, dando cumplimiento a la Ley 962 de
2005.
35. Se presta el servicio de copias dentro del área de préstamo de expedientes de manera inmediata,
garantizando la publicidad del trámite.
36. Todas las actuaciones expedidas son integradas en carpetas institucionales y en medio digital,
garantizando la conservación e integridad de los documentos.
37. Todos los expedientes son organizados documentalmente en orden cronológico y foliados.
7.2.7 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA.
1. Asegurar que las explotaciones mineras bajo competencia de INGEOMINAS se ejecuten en

condiciones técnicas , económicas , sociales y ambientalmente sostenible.
2. Las actividades de seguimiento y control a los títulos mineros se desarrollan con transparencia y en
el marco de la Ley.
3. La proyección de conceptos técnicos y jurídicos y de actos administrativos se realiza con criterios de

calidad y responsabilidad
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4. La actualización académica y la unificación de conceptos son objetivos permanentes para lograr un

mejor desempeño en el ejercicio de las funciones.
5. Se busca la seguridad jurídica y confianza de los titulares mineros mediante el cumplimiento de los
requisitos de calidad y oportunidad en el ejercicio de nuestras funciones.
6. La atención a los usuarios se realiza de manera igualitaria, imparcial, respetuosa y diligente.
7. El trabajo de campo se desarrolla con el cumplimiento de los protocolos establecidos y la adopción

de criterios de ética y profesionalismo.
8. Se busca la consolidación de un equipo idóneo, competente y con buena práctica profesional.
9. Todos los miembros del grupo de trabajo procuran un clima laboral armónico.
10. El respeto por los compañeros, jefes y subalternos se constituye en la base para un adecuado trabajo
en equipo.
11. Se busca garantizar la integridad física de los expedientes de títulos mineros mediante prácticas
adecuadas de custodia y manipulación.
7.2.8 PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION

RADIOLOGICA
1. Hacer cumplir lo establecido en la normatividad Colombiana respecto al uso seguro de las fuentes
radiactivas en las diferentes prácticas en el territorio Nacional.
2. Dar cumplimiento a los tiempos de respuesta descritos en las resoluciones emitidas por el Ministerio
de Minas y Energía.
3. Dar con celeridad respuesta a los usuarios del grupo de Seguridad Nuclear y Protección Radiológica.
4. Realizar las actividades que implican exposición a la radiación ionizante (de forma segura) de
acuerdo a los protocolos establecidos.
5. Dar cumplimiento a las políticas y planes ambientales institucionales.
6. Garantizar la protección radiológica del pueblo colombiano durante el uso de las fuentes radiactivas
en el Territorio Nacional.
7.2.9 PROCESO DE ENSAYOS Y SERVICIOS GEOLÓGICO MINEROS
1. No está permitido fumar en los laboratorios.
2. No debe ingresar ni permanecer personal ajeno a los laboratorios sin la autorización correspondiente.
3. Se deben utilizar los elementos de protección personal y ropa de trabajo suministrados.
4. El ingreso de funcionarios en horario no laboral debe ser autorizado previamente.

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5. No está permitido el ingreso de menores de edad.
6. No se permite la ingestión de bebidas y comidas en las zonas de trabajo (laboratorios e instalaciones

nucleares).
7. La atención a los usuarios será respetuosa y diligente.
8. Todos los integrantes procurarán establecer un clima laboral favorable.
9. La entrega de los resultados de los ensayos y servicios estará de acuerdo con la concertación
definida con el usuario.
10. Se busca la satisfacción y confianza de nuestros clientes mediante el cumplimiento de los requisitos
de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.
11. La actualización tecnológica es un objetivo permanente para lograr un mejor desempeño en la

prestación del servicio.
12. Se mantienen controles para garantizar la confidencialidad de los datos e información generados,
reconociendo el derecho a la propiedad de la información.
13. La inducción y reinducción en los puestos de trabajo permite la actualización permanente de los
funcionarios.
14. Se mantiene un equipo humano idóneo, competente y con buena práctica profesional.
15. Somos responsables en la definición y control de los ensayos y servicios que deban realizarse
externamente.
16. Se custodian los testigos de muestras de manera adecuada.
7.3 PROCESOS DE APOYO
7.3.1 PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
1. Las novedades para liquidar la nómina debe presentarse máximo los diez (10) primeros días de
cada mes, de los contrario se liquidarán para el próximo mes.
2. Para el personal de planta que se desvincula debe entregar el certificado de verificación de

asuntos administrativos debidamente diligenciado con la entrega del carné de identificación.
3. Las historias laborales no se pueden retirar del archivo de la oficina de talento humano, la consulta
debe efectuarse dentro de la dependencia.
4. La entrega de información de tipo nominal a terceros sea suministrada previo visto bueno de la
Dirección general o Secretaria General.
5. Para efectuar los descuentos no autorizados por Ley se requiere como mínimo que represente el 5%
de la planta de personal.
6. Es de carácter obligatorio para el personal que requiera implementos o elementos de seguridad su

utilización.
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7. Es de carácter obligatorio el porte del carné de identificación en un lugar visible para todo el personal
que labore en Ingeominas.
7.3.2 PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
1. El ingreso de personal externo diario a las instalaciones del Instituto debe registrarse en el sistema
con la respectiva verificación de huella y documento de identificación, solicitando la información
correspondiente a: dependencia donde se dirige o persona a visitar y asunto a tratar. El personal sólo
podrá ingresar previa autorización de dicha dependencia y en el horario de 8:00 am a 5:00 pm, a
menos que la autorización así lo especifique.
2. Al ingresar bienes de propiedad de particulares deben ser registrados en el sistema, si se trata de

bienes de propiedad de INGEOMINAS debe realizarse la verificación de la orden, contrato o
autorización de ingreso por el funcionario encargado. La salida de equipos de propiedad de
particulares se realiza verificando los datos de ingreso y se libera del sistema, en caso de no
aparecer registrado el ingreso, el funcionario o visitante no podrá retirarlo de las instalaciones del
Instituto hasta que pueda comprobar la propiedad. Si el equipo pertenece a INGEOMINAS su salida
debe estar autorizada por el Coordinador de Servicios Administrativos.
3. El ingreso de armas por parte de los visitantes a las instalaciones del Instituto está prohibido, deben
someterse a requisa y en caso de portar armas deben dejarlas en un casillero del Instituto.
4. Los funcionarios del INGEOMINAS para el ingreso a las instalaciones, deben mostrar el carnet que
los acredita como funcionarios del Instituto, ya sea como personal de planta o como contratista. En
caso de encontrarse tramitando el carnet, deberá registrarse en el libro de ingreso de funcionarios o
en el sistema.
5. El Ingreso de bienes propiedad de particulares deben ser registrados en el sistema, si se trata de

bienes de propiedad de INGEOMINAS debe realizarse la verificación de la orden, contrato o
autorización de ingreso por el funcionario encargado. La salida de equipos de propiedad de
particulares se realiza verificando los datos de ingreso y se libera del sistema, en caso de no
aparecer registrado el ingreso, el funcionario o visitante no podrá retirarlo de las instalaciones del
Instituto hasta que pueda comprobar la propiedad. Si el equipo pertenece a INGEOMINAS su salida
debe estar autorizada por el Coordinador de Servicios Administrativos, usando el formato de Orden
Para Retirar Elementos.
6. El ingreso de armas por parte de los visitantes a las instalaciones del Instituto está prohibido, todas
las personas que ingresen al Instituto deben someterse a requisa y en caso de portar armas deben
dejarlas en un casillero del Instituto.
7. Los funcionarios que requieran ingresar al Instituto los fines de semana, deberán presentar una
solicitud por escrito, a la coordinación de Servicios Administrativos, firmado por el Jefe de la
Dependencia, para la aprobación. Una vez firmada por el Coordinador de Servicios Administrativos,
el funcionario solicitante deberá dejar la autorización en la portería principal del Instituto.
8. El ingreso del personal al Instituto debe hacerse de 5:40 am a 5:30 pm, una vez terminada la jornada
la laboral, aquellos funcionarios que requieran ingresar al Instituto deberán estar autorizados por el
jefe de la dependencia y por el coordinador de servicios administrativos.
9. La solicitud del servicio de transporte debe realizarse con anticipación (1 Hora), teniendo en cuenta
que no siempre se tienen vehículos disponibles de manera inmediata. En caso de requerirse un
vehículo en horario nocturno, el funcionario deberá solicitar a la Coordinación de Servicios
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Administrativos, el vehículo en el transcurso del día para programar un conductor que cubra el
servicio.
10. La empresa contratada para la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, deberá
garantizar el cumplimiento de los turnos en la Sede Central, sede CAN y los Grupos de Trabajo
Regional. No puede dejar puestos vacios en ninguna circunstancia. Los turnos instalados deben
coincidir con los solicitados por INGEOMINAS en el momento de iniciar el proceso de selección.
11. Todos los bienes que se encuentren en las instalaciones del Instituto en las diferentes sedes quedan
bajo la custodia de la compañía de vigilancia. El contratista responderá directamente por cualquier
reclamación que efectúe el Instituto por siniestros ocurridos con ocasión de la prestación del servicio
de vigilancia.
12. Velar por el cuidado y custodia de las instalaciones físicas y elementos que se encuentren dentro de
ellas.
13. Controlar la entrada y salida de elementos de las instalaciones.
14. Llevar control de acceso de los funcionarios a las dependencias, en horarios diferentes a la jornada
laboral (Horas Nocturnas y Fines de Semana), así como el ingreso de particulares a las
instalaciones.
15. Controlar el parqueadero, el ingreso y salida de los vehículos, deberá emplear elementos que
apoyen la labor de seguridad.
16. La empresa contratada para la prestación del los servicios de aseo y cafetería, asignará un
supervisor (a), que debe encargarse de la coordinar, informar y realizar el seguimiento de las
actividades asignadas y del cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa contratada,
con el fin de evitar la retención del pago de a cuerdo a los plazos establecidos para éstos.
17. En el espacio asignado para la prestación de los servicios el operario debe realizar las siguientes
actividades:
18. Inicia labor de limpieza.

19. Recogen elementos de loza y cristalería.
20. Realizan limpieza de loza y cristalería.
21. Llena los termos de café / Aromática, según requerimientos del área.
22. Distribuye los termos, la loza y cristalería.
23. Reanuda la labor de limpieza (según programación de actividades).
24. Si tiene asignado un espacio exterior, realiza limpieza general. Si se trata de Baños, debe encargarse
de la desinfección de los mismos.
25. Según las basuras resultantes, separa el material reciclable del no reciclable.
26. Acopia temporalmente el material reciclable y lo almacena en el espacio asignado para el mismo.
27. El acceso a la cafetería de la dirección es restringido, por esta razón solo podrán ingresar las
operarias asignadas para esta área.
28. En caso de requerirse los servicios por parte de alguno de los operarios deberá solicitarse con
anterioridad al Coordinador de Servicios Administrativos, sin que afecte la prestación de los servicios
diarios de su trabajo.
29. Las personas contratadas por la empresa de Aseo y Cafería solo deben realizar las labores propias
de la naturaleza de su contrato.
30. La reclamación de los siniestros que afecten la póliza de seguros adquirida por el Instituto se
efectuara de manera inmediata, tan pronto se tengan conocimiento de los hechos.
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31. los trámites de importaciones se realizaran de manera inmediata, tan pronto se conozca que los
bienes adquiridos en el exterior se encuentran en las bodegas autorizadas para le recepción de las
mercancías.
32. Solo se realizarán traslados de elementos entre funcionarios, reintegro a bodega de bienes usados
los jueves y viernes de cada semana hasta el día 25 de cada mes.
33. El Grupo de Inventarios estará entregando el informe de depreciación y los soportes de los
comprobantes al Grupo de Contabilidad en los primeros 7 días de cada mes.
34. El Grupo de Inventarios mantendrá actualizada la carpeta individual de inventarios de cada uno de
los funcionarios.
35. Realizar toma física general de inventarios cada 3 años con su respectivo avalúo de bienes muebles
e inmuebles y anualmente hacer una selectiva de inventarios.
36. El remplazo de plaquetas de identificación de los elementos se realizará por desgaste, pérdida o
deterioro.
37. El Grupo de Inventarios realizará reclasificación de los activos de menor cuantía
38. Los bienes que adquiera la Entidad que sean iguales o inferiores a 0.5 salario mínimo legal vigente
se registraran directamente al gasto.
39. En caso de que la toma física arroje faltantes se informará a la Secretaría General la situación con el
fin de que inicie las acciones administrativas a que haya lugar
40. En el evento de que se haga la reposición del faltante se podrá hacer en especie, con características
iguales o similares, si por el contrario se hace en dinero y la pérdida del bien es nuevo se hará por
su valor comercial o de mercado, pero si el bien se encuentra en servicio se hará un análisis de su
costo histórico y su respectiva depreciación para determinar el valor de realización o salvamento.
41. Si por el contrario la toma física arroja sobrantes se realizará el avalúo respectivo mediante acta para
su incorporación en el patrimonio de la Entidad.
42. Se realizará únicamente toma física a los elementos de consumo con control (Publicaciones
destinadas para la venta).
43. Implementación del Código de barras para identificar los bienes propiedad del Instituto.
44. Los bienes entregados por la Entidad a terceros debe hacerse a través de un contrato de Comodato.
45. Cuando existan bienes inservibles y/o obsoletos, estén rotos o destruidos y se considere que ya no
son útiles para el desarrollo de las actividades propias del objeto social, la Institución procederá a
realizar la baja de bienes y esta puede ser por venta directa o por el sistema de martillo.
46. Si en las bodegas hay suficientes elementos inservibles y/o obsoletos se recomienda dentro de la
misma vigencia fiscal realizar la baja de bienes teniendo en cuenta la premisa costo – beneficio, por
cuanto la empresa está incurriendo en gastos, ya que estos bienes se encuentran asegurados.
47. En el caso de que no se comercialicen los bienes inservibles y/o obsoletos por venta directa o
remate, la empresa debe optar por la donación o destrucción masiva.
48. Los reintegros a bodegas de almacén se realizaran los días jueves y viernes de cada semana.
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49. El almacén recibirá bimensualmente las solicitudes de elementos de las áreas, y tendrá en cuenta
las solicitudes que surjan esporádicamente como urgentes.
50. El almacén rendirá cuenta 3 días antes de fin de mes.
51. El almacén recibe elementos los primeros 25 días de cada mes.
52. El almacén tendrá toma física una vez al año de los bienes devolutivos y de consumo.
53. El almacén hará cierre de vigencia el 15 de Diciembre de cada año.
54. Los elementos solicitados al almacén serán suministrados a la dependencia con tres días hábiles a
su solicitud.
55. Los memorandos de solicitud de elementos deben tener el visto bueno del encargado de área y
previa aprobación del Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos.
56. En el almacén se recibirá elementos en la bodega con órdenes de compra o contratos debidamente
legalizados.
57. El Grupo de Inventarios entregara diariamente a almacén, los comprobantes generados según
movimientos realizados en el día debidamente firmados.
58. Los funcionarios no podrán enviar a título personal elementos que estén en su inventario individual a
otros funcionarios, sin contar con el movimiento respectivo del almacén.
59. Los traslados de elementos se realizaran únicamente entre el almacenista y quien haga las veces en
los grupos de trabajo regionales.
60. El almacén recibirá órdenes de compra y contratos en presencia de los interventores.
61. El almacén mantendrá el stock mínimos para el normal funcionamiento de la entidad.
62. El almacén al recibir elementos devolutivos alimentara el SAFI teniendo en cuenta las características
de los bienes.
63. Los elementos a reintegrar al almacén deben venir acompañados de un memorando con su
descripción plaqueta y estado actual, con previo Visto Bueno de personal calificado para determinar
si se mantiene en bodega de bienes usados o bodega de inservibles y/o obsoletos.
64. Los elementos a entregar a las diferentes dependencias deberá estar legalizado con su respectivo
comprobante.
65. Los bienes inservibles y/o obsoletos estarán almacenados en una bodega independiente.
66. Las solicitudes correspondientes de mantenimiento a la infraestructura física, se deben solicitar por
escrito al Grupo de Servicios Administrativos-Mantenimiento las cuales serán atendidas según de
acuerdo con las prioridades que se presenten.
67. Se Inspeccionará la infraestructura física con el fin de determinar las necesidades de mantenimiento
y obras a ejecutar.
7.3.3 PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL

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1. El proceso de contratación institucional tiene como base el marco legal enmarcado en la Constitución
y la ley.
2. Las responsabilidades y responsables del proceso estarán el Manual de Contratación y el Manual de

Interventoría.
3. Todos los procesos de contratación tendrán un interventor o supervisor y la denominación para cada
caso debe corresponder a un perfil idóneo de acuerdo con el bien o servicio.
4. Los criterios deben ser en cuanto a la selección del proveedor transparentes y objetivos, en cuanto el
bien y/o servicio debe ser de calidad y económicos que satisfagan las necesidades o requerimientos
y del proceso la oportunidad en la gestión.
5. El plan operativo debe establecer los tiempos requeridos para el buen desempeño de las
Interventorías o las supervisiones de los funcionarios, de tal manera que estos puedan cumplir
también con las tareas asignadas a su cargo y las salidas de campo. En este sentido, un funcionario
no podrá tener más de 3 Interventorías simultáneamente cuando al mismo tiempo deba cumplir con
actividades propias de su cargo.
6. Se debe tener una permanente capacitación y actualización de los interventores y/o supervisores,
así como asignarles los recursos requeridos de tiempo y respaldo, con el fin de dar las herramientas
necesarias para un buen desempeño en el ejercicio de interventor o supervisor.
7. Establecer procesos y procedimientos claros que permitan su aplicación, control y seguimiento para
el mejoramiento continuo.
8. Ser el vehículo idóneo y necesario mediante el cual el Instituto materializa los bienes y servicios para
cumplir con las necesidades satisfechas.
9. El Interventor o supervisor es quien responde por la calidad del bien o servicio adquirido mediante su
verificación continua y permanente durante todas las etapas contractuales.
7.3.4 PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGIAS Y GESTIÓN DE LA INFORMACION
1. Cualquier adquisición tecnológica de información debe responder a las necesidades de la

Organización.
2. Cualquier adquisición de tecnología de información requiere la validación por parte de la

Subdirección de Informática.
3. Cada usuario es responsable del uso adecuado de los recursos informáticos que le han sido
asignados.
4. El acceso a las instalaciones físicas deben cumplir con los mecanismos de seguridad.
5. Los activos de información deben ser salvaguardados siguiendo la periodicidad definida y los niveles
de seguridad apropiadas.
6. Cualquier modificación, actualización o traslado de recursos informáticos debe contar con la

aprobación del grupo de tecnologías de información.
7. La construcción de sistemas de información debe cumplir como mínimo con las etapas de:
Definición de requisitos
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Análisis
Diseño
Construcción – Pruebas e implementación.
8. Cada etapa del desarrollo de un sistema de información debe contar con la documentación asociada.
9. La construcción de cualquier sistema de información debe seguir los estándares definidos.
10. Propender por la arquitectura tecnológica definida.
7.3.5 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
1. Como entidad pública que somos debemos acoger la administración, gestión, control y seguimiento
establecidos en la Ley General de archivos.
2. Tener como rector el comité de archivo del Instituto dentro del cual se establezca por lo menos una
reunión al mes.
3. Cumplir con lo establecido en las políticas de archivo, el reglamento interno del manejo del archivo de
gestión y el fondo acumulado.
4. Tener y mantener un archivo organizado de acuerdo con la estructura del Instituto.
5. La conservación de la documentación se hará teniendo en cuenta el valor administrativo y legal

establecido en las tablas de retención documental.
6. La conservación física de los documentos debe cumplir con los parámetros establecidos por el
Archivo General de la Nación. (humedad, temperatura, infraestructura física, etc.)
7. El acceso a las sedes del archivo debe estar controlado dependiendo de su carácter público o
confidencial.
8. Establecer y mantener un reglamento de préstamos de consulta.
9. La clasificación de los archivos de gestión y fondos acumulados debe seguir el criterio orgánico
funcional, teniendo como base la estructura orgánica del Instituto y respetando el principio de
procedencia.
10. La Autorización para la eliminación de los documentos debe ser responsabilidad del Comité de
Archivos, el cual en cada caso debe levantar un acta con las firmas autorizadas.
11. Tener presencia física en el momento de la destrucción de los documentos autorizados a

eliminación.
12. Solo se eliminaran y destruirán los documentos que hayan perdido su valor administrativo legal o
fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para el Instituto.
13. La Entidad debe contar con un sistema de gestión documental que incluya la organización de los
diferentes tipos documentales con su normalización y control.
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7.3.6 PROCESO DE GESTIÓN JURIDICA Y LEGAL
1. En INGEOMINAS se hace aplicación estricta de la ley
2. La oficina Asesora Jurídica realiza estricto control y seguimiento semanal de los procesos judiciales
en los que están involucrados los intereses de Ingeominas.
3. Se establecen criterios genérales de aplicación de la ley, lo que genera unidad de criterio para los
miembros de la Oficina Asesora Jurídica.
4. En todos los procesos judiciales de Ingeominas se da cumplimiento estricto de los términos de ley, su
incumplimiento genera investigaciones disciplinarias.
5. Los expedientes judiciales se ordenan cronológicamente sin omitir ningún documento soporte.
6. Las respuestas oficiales de la Oficina Asesora Jurídica se envían siempre con número consecutivo y
fecha.
7. Se realiza actualización permanente de las actuaciones judiciales
7.3.7 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
1. Para iniciar cualquier afectación de presupuesto se debe contar con el Plan Operativo previamente
aprobado por el Comité de Dirección y con base en él se harán las desagregaciones del presupuesto
de funcionamiento en lo referente a Gastos de Personal y Gastos Generales del Instituto.
2. Las afectaciones al presupuesto se harán teniendo en cuenta la prestación principal originada en los
compromisos que se adquieran y con cargo a este rubro presupuestal se cubrirán los demás costos
inherentes o accesorios, imprevistos, ajustes, revisión de valores, intereses moratorios y gastos de
nacionalización.
3. El Representante Legal, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, debe desagregar, mediante
resolución, el detalle del anexo del decreto de liquidación correspondiente a las cuentas de Gastos
de Personal y Gastos Generales de conformidad con el plan de cuentas que para el efecto expida la
Dirección General del Presupuesto Público Nacional, y remitir al día siguiente de su expedición, una
copia a dicha Dirección.
4. La desagregación podrá ser modificadas mediante Resoluciones del Representante Legal, o quien
este delegue, para lo cual debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal., y
copia de estas se remitirá a la Dirección General del Presupuesto al día siguiente de su expedición".
5. Todas las modificaciones del presupuesto del Instituto entre numerales ya sea de funcionamiento o
inversión, se realizaran mediante Acuerdo, el cual debe estar previamente aprobado por el Consejo
Directivo y requiriendo en principio concepto favorable por el Departamento Nacional de Planeación
en el caso de inversión y posteriormente validación por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público –
Dirección General de Presupuesto.
6. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con
certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para
atender estos gastos.
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7. El ordenador del gasto del Instituto es el Director General. Sin embargo el Director mediante
resolución ha delegado la ordenación del gasto para las solicitudes de contratación hasta 120
SMMLV
8. Las solicitudes de CDP deben venir firmadas por el ordenador del gasto del área respectiva. Cuando
los beneficiarios sean los ordenadores de gasto delegados, las firmara el director general, y en el
caso del Director General, la debe firmar el Secretario General.
9. Las descripciones en la solicitud de CDP deben corresponder con los objetos de gasto previamente
establecidos en el plan operativo y definidos en la guía de elaboración del plan operativo.
10. Los datos suministrados en la solicitud de CDP deben concordar con los del documento soporte: plan
de comisión, justificación.
11. No se expedirá Registro Presupuestal cuando los actos administrativos que afecten el presupuesto
de gastos no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos.
12. Los compromisos presupuestales se entenderán legalmente adquiridos, o cumplidos o ejecutados,

cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción de acuerdo con lo pactado. Para proveer
empleos vacantes se requerirá del Certificado de Disponibilidad Presupuestal por la vigencia. Por
medio de éste, el Coordinador del Grupo de presupuesto garantizará la existencia de los recursos
del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008, por todo concepto de gastos de personal.
13. Toda provisión de empleos de los servidores públicos deberá corresponder a los previstos en la
planta de personal.
14. Los programas de capacitación comprenderán matrículas de los funcionarios, que se giraran
directamente a los establecimientos educativos.
15. Las Cuentas por Pagar y las Reservas Presupuestales correspondientes de una vigencia fiscal que
no se hayan ejecutado a diciembre 31 de la siguiente vigencia fiscal, expiran sin excepción...
16. El cargue de las vigencias futuras en el sistema se realizará una vez que se haya recibido la
aprobación correspondiente por parte de la Dirección General de Presupuesto, proceso que
adelantará la Oficina Asesora de Planeación...
17. Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de
diciembre del año en que se concede la autorización caducan, salvo en los casos previstos en el
inciso segundo del artículo 8º de la Ley 819 de 2003.
18. En los casos de licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección, se entienden
utilizados los cupos anuales de vigencias futuras con el acto de adjudicación.
19. Se efectúan mensualmente las conciliaciones de la totalidad de las cuentas bancarias, depurando las
partidas conciliatorias en los dos meses siguientes.
20. Los cheques deben autorizarse con firma A y firma B, protector y sello.
21. INGEOMINAS realiza los pagos de manera electrónica.
22. No se recibe dinero en efectivo en los puntos de venta excepto en el punto POS “INFORMACION
GEOCIENTIFICA”
23. La apertura y cierre de los POS debe hacerse diario siempre y cuando exista movimiento.
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24. Todos los soportes diarios de Bancos y de Caja deben reposar en el Boletín Diario de Tesorería.
25. Las consignaciones para la elaboración de la factura en los puntos POS, deben ser originales.
26. Los pagos que se realicen cancelando facturas de cartera y presenten como soporte fotocopias,
deben ser verificadas en los extractos bancarios.
27. La Recepción de soportes y atención de público en el Área de Tesorería, se efectúa de lunes a

viernes de 9 a 12:30 y de 1:30 a 3:30 excepto los primeros días hábiles de cada mes
28. La cartera del INGEOMINAS no podrá tener un vencimiento superior a 30 días, se considerará
morosa a partir del día 31 calendario.
29. Únicamente los puntos de ventas “Ensayos de Laboratorio” y “GSNR” realizan ventas a crédito.
30. Al existir devolución de un cheque a favor de INGEOMINAS por fondos insuficientes se sancionara
con una multa del 20% del valor del cheque.
31. Sí las Entidades Bancarias omiten la certificación del cheque, se procede al cobro de la sanción.
32. Los cheques devueltos que no han sido solucionados se remitirán a cobro coactivo.
33. La creación de Terceros en el SAFI debe efectuarse con el Registro único Tributario y en cabeza de
un funcionario, quien será el responsable de la base de datos.
34. Cuando exista cesión de contrato en el momento de crear la obligación se hará con el nuevo
beneficiario sin cambiar el Registro Presupuestal y dejando como soporte el Acta de Cesión.
35. Los acreedores constituidos en el proceso de Nómina (deducciones de no Ley) deben ser girados
inmediatamente se genere la orden de pago de la Nómina.
36. El valor retenido en gastos efectuados por caja menor debe ser consignado en la Tesorería del
INGEOMINAS por el responsable, con fotocopia de la factura correspondiente con los datos
mínimos del tercero.
37. Las chequeras deben ser entregadas al encargado de la Caja fuerte al final del día para que queden
debidamente custodiadas.
38. Los lotes para pago deben estar avalados previo al pago, por el Tesorero y la Jefe financiera.
39. En el evento de una Anulación de Orden de pago debe reposar una copia en el Boletín del día de la
anulación con su respectivo soporte que explique la razón de la anulación.
40. Para la entrega de los cheques se exige Cédula del beneficiario o autorización por escrito y se
procede a la firma de la respectiva Orden de pago entregándose una copia al tercero.
41. El trámite de un pago durará 3 días máximo, salvo que pertenezca a recursos del presupuesto
nacional caso en el que se depende de la programación.
42. El valor máximo en efectivo a recibir en la tesorería es de 3 millones de pesos.
43. Las modificaciones que surjan una vez cerrado un trimestre contable se realizaran mediante
comprobante de ajuste, en el mes siguiente a la fecha de corte.
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44. La parametrización de los conceptos creados o modificados en los módulos de: tesorería, cartera,
regalías, presupuesto, comisiones, nomina e inventarios, debe estar bajo la responsabilidad del
coordinador del Grupo de Contabilidad.
45. La información de los grupos de trabajo de: tesorería y cartera, presupuesto, nomina e inventarios,
deben llegar dentro de los 5 primeros días del mes siguiente a la fecha de corte.
46. Antes de realizar el cierre mensual de cada uno de los módulos de: tesorería, cartera, regalías,
presupuesto, comisiones, almacén, nómina e inventarios, se debe analizar la coherencia y
pertinencia de la información, para registrar información veraz y correcta realizando los ajustes
requeridos y tener la certeza de realizar el cierre. Este procedimiento reviste de mayor importancia al
finalizar un trimestre y mucho más al terminar una vigencia. Una vez realizado el cierre en los
diferentes grupos de trabajo no se debe reabrir ni modificar.
47. Debido a que la parametrización de nuevos conceptos debe establecer el manejo de determinadas
cuentas contables, estos conceptos deben informarse una vez creados a la coordinadora del grupo
de contabilidad.
48. Efectuar mensualmente los análisis, cruces y conciliaciones entre las diferentes cuentas contables
versus los diferentes módulos: tesorería, cartera, regalías, presupuesto, comisiones, nomina,
inventarios y jurídica.
49. La contabilidad se basa en soportes todos los hecho económicos, financieros y sociales deben estar
respaldados en los mismos y contablemente se deben producir los comprobantes de asiento diario
que evidencien las transacciones.
50. El castigo o depuración de cuentas contables debe ser previamente analizado y avalado por el
Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de estas actuaciones se dejará constancia mediante
acta.
51. los comprobantes automáticos generados por el sistema SAFI, son inmodificables.
7.4 PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL
7.4.1 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
1. Todas las evaluaciones realizadas por la Oficina Asesora de Control deben estar documentadas.
2. Todo el proceso de evaluación es comunicado al auditado con anterioridad.
3. El plan de trabajo para la evaluación es concertado con el auditado
4. Los resultados de la evaluación se validan antes de ser publicados
5. Todo proceso debe estar soportado en papeles de trabajo
6. Todos los informes de la Oficina Asesora de Control Interno son presentados al Director General en
resumen ejecutivo y a los responsables de los procesos se les entrega el informe completo.
7. El equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Control Interno recibe capacitación permanentemente.
8. El personal vinculado a la Oficina es especialista en las áreas misionales del Ingeominas y tiene
conocimiento de las normas de Auditoria.
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9. Las evaluaciones se asignan al personal de la Oficina de Control Interno de acuerdo al nivel de

complejidad de la evaluación, la especialidad y salario del funcionario.
10. Las evaluaciones que aborden un tema especializado fuera de la competencia del personal de la
oficina de control interno se contratara.
11. Los papeles de trabajo debe estar organizados de acuerdo a las tablas de retención documental.
12. Se presta asesoría a la Alta Dirección en la implementación del Sistema de Control Interno.
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8 REQUISITOS NTC GP 1000 Y MECI
SISTEMA DE DESCRIPCIÓN COMO SE EVIDENCIA

COMPONENTE ELEMENTO DESCRIPCIÓN CALIDAD EN LA ENTIDAD.
1. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO
Elemento que 5.3 y 5.4 La Alta dirección Documento Código de

define la conducta Establecer debe asegurar que Ética.
1.1.1. de la Entidad Políticas y los objetivos de la
Acuerdos, pública, y los Objetivos de la Entidad sean los Documento donde se
Compromisos servidores Entidad. necesarios para compilan los acuerdos,
Protocolos públicos los establecer, compromisos y protocolos.
cuales deben ser mantener y
acordes con la aumentar la Resolución donde se
consecución de satisfacción del adopta el Código de Ética.
los propósitos de usuario. Responsable Proceso de
la entidad. Implementación y
Desarrollo de Sistemas de
Gestión Institucional
Desarrollo de las 6. Gestión de La organización Se establece el Manual de

competencias, los recursos y debe determinar y Funciones y Requisitos.
1.1.2. habilidades, contempla: proporcionar los (Perfiles, competencias
1.1 Desarrollo del aptitudes e 6.1,6.2.,6.3,6.4 recursos laborales etc.)
Ambiente de Talento Humano idoneidad de los necesarios para
Control servidores implementar y Procedimientos de
públicos mantener la Vinculación, Evaluación de
gestión de calidad Desempeño y
mediante la Capacitación, Bienestar
participación y Social e Incentivos,
apoyo de las Administración y
personas o Desarrollo del Talento
servidores Humano, Nomina y Control
públicos. Interno Disciplinario
Formato de Hojas de vida.

Responsable Proceso de
Gestión de Talento
Humano.
Se define como la 5. La Alta Dirección Se encuentran en el

1.1.3. guía y orientación Responsabilidad debe asegurar que CÓDIGO DE BUEN
Estilo de de las acciones de de la Dirección y todos los procesos GOBIERNO.
Dirección la entidad, contempla: operen como una
determina los 5.1,5.2,5.3,5.4,5 red de trabajo Acuerdos de Gestión
parámetros a .5 eficaz y eficiente firmados y con
seguir en la para asegurar el seguimiento por parte del
ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: PROFESIONALES OFICINA ASESORA NOMBRE: HANS HENKER NOMBRE: Mario Ballesteros
DE PLANEACION CARGO: Jefe Oficina Asesora de Planeación CARGO : Director General
CARGO : FECHA: 22-09-2008 FECHA: 25-09-2008
FECHA: 19-09-2008
FIRMA : FIRMA:
FIRMA :
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administración. cumplimiento de Director General una vez

la función al año.
administrativa. Revisión y actualización
anualmente en el marco
del procedimiento de
Revisión por la Dirección
Direccionamiento
Estratégico.
Es el elemento 5. La Alta Dirección Plan estratégico de la

1.2.1 donde se Responsabilidad debe asegurar que Entidad.
Planes y determina la de la Dirección y todos los procesos Plan operativo y
Programas proyección de la contempla: operen como una seguimiento periódico del
entidad, impulsa y 5.1,5.2,5.3,5.4,5 red de trabajo plan operativo.
guía sus .5 eficaz y eficiente
actividades hacia para asegurar el Construcción y
el cumplimiento cumplimiento de seguimiento de acuerdo al
1.2 de las metas y la función procedimiento de
Direccionamiento resultados administrativa. Planeación Institucional.
Estratégico previstos de
acuerdo a su Responsable Proceso de
misión, visión y Direccionamiento
objetivos. Estratégico.
Conforma el 4. Sistema de La entidad debe Se estableció el mapa de

1.2.2. estándar Gestión de la establecer, procesos del Instituto.
Modelo de organizacional que Calidad. documentar,
Operación por soporta la 4.1. Requisitos implementar y Adopción por resolución
Procesos operación de la Generales mantener un
entidad pública y sistema de Se describen los procesos
esta orientada gestión de la y se establece la cadena
hacía una calidad, de valor de los procesos
organización por identificando los misionales.
procesos. procesos que le (Manual del Sistema
permitan cumplir Integrado de Gestión)
con la función Caracterización de
administrativa que Procesos.
le fue asignada.
Revisión y Actualización
anualmente de acuerdo al
procedimiento de Diseño
de Procesos.
Responsable proceso de
Implementación y
Desarrollo de sistemas de
Esta compuesta 5.5.1 Las Organigrama de la

1.2.3. por la estructura Responsabilidad responsabilidades Entidad.
Estructura y organización, y autoridad. y autoridades
Organizacional planta de personal estén definidas y Estudio de Rediseño
y el manual de conocidas por Organizacional
funciones y toda la Manual de Funciones y
competencias organización. Competencias Laborales
laborales.
Gestión de Talento
Humano.
Establece los 5.4.2. La Alta Dirección Documento Contexto

1.3.1. lineamientos Planificación del debe asegurarse Estratégico que se
Contexto estratégicos que sistema de de que la actualiza anualmente, de
Estratégico orienta las gestión de la planificación del acuerdo al Procedimiento
decisiones de la calidad. sistema de de Planeación
entidad pública gestión de la Institucional.
frente a los calidad se realiza
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riesgos que con el fin de Responsable Proceso de

pueden afectar el cumplir los Direccionamiento
cumplimiento de requisitos citados Estratégico.
los objetivos en el numeral 4.1,
producto de la así como los
observación, objetivos de la
1.3 distinción y calidad y el
Administración análisis del mantenimiento de
Del Riesgo conjunto. la integridad del
sistema.
Elemento que 8.5.3. Acción Debe establecer Identificación de Riesgos

1.3.2. posibilita a la Correctiva. acciones para por procesos de acuerdo al
Identificación de entidad a conocer eliminar las formato institucional.
Riesgos los posibles causas de no
eventos conformidades Actualización anual de
potenciales que potenciales para acuerdo al procedimiento
ponen en riesgo la prevenir su de Diseño de Procesos.
misión y los ocurrencia. EL
objetivos de la mapa de riesgos Responsable proceso de
misma. constituye una Implementación y
herramienta para Desarrollo de sistemas de
determinar Gestión Institucional
acciones
preventivas.
Probabilidad de 8.3, 8.4 Control La organización Análisis de Riesgos por

1.3.3 ocurrencia de los del producto no debe asegurar que procesos de acuerdo al
.Análisis del eventos positivos conforme, los productos o formato institucional.
Riesgos o negativos y el Análisis de servicios salgan
impacto de sus datos. cumpliendo con Actualización anual de
consecuencias. todos los acuerdo al procedimiento
requisitos exigidos de Diseño de Procesos.
para su utilización.
Implementación y
Determina el nivel 8.3, 8.4Control La organización Valoración de Riesgos por

1.3.4. de exposición de del producto no debe asegurar que procesos de acuerdo al
Valoración del la entidad al conforme, los productos o formato institucional.
Riesgo impacto del Análisis de servicios salgan
riesgo. datos. cumpliendo con Actualización anual de
todos los acuerdo al procedimiento
requisitos exigidos de Diseño de Procesos.
para su utilización.
Implementación y
Determina la 5.5.2 La alta dirección Políticas para cada riesgo

estructura de Representante debe designar un de cada proceso de
1.3.5. criterios para la de la Dirección funcionario para acuerdo al formato
Políticas de la toma de asegurarse de que institucional.
Administración decisiones se establezcan e
de Riesgos. respecto a los implementen los Política Institucional de
riesgos y sus procesos Administración de
efectos. necesarios para Riesgos.
mantener un Actualización anual de
sistema de acuerdo al procedimiento
gestión adecuado de Diseño de Procesos.
Implementación y
Gestión Institucional.
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2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
Establece las 5.3 y 5.4 La Alta dirección Documentadas en el

guías de acción Establecer debe asegurar que Manual del sistema
para la Políticas y los objetivos de la integrado de gestión,
2.1.1. implementación Objetivos de la Entidad sean los
Políticas de de las estrategias Entidad. necesarios para Se desarrollan de acuerdo
Operación para ejecutar los establecer, al procedimiento de
procesos y mantener y Diseño de Procesos.
actividades en el aumentar la
cumplimiento de satisfacción del Responsable proceso de
la función usuario. Implementación y
administrativa. Desarrollo de sistemas de
Lo conforma el 4.2 Requisitos La organización Procedimientos

2.1.2. conjunto de de la debe establecer y documentados para cada
Procedimientos especificaciones, Documentación mantener el proceso, divulgados y
relaciones y manual de distribuidos,
ordenamiento de calidad, donde se documentación
tareas establezcan los complementaria
procesos, construida.
procedimientos. Procedimiento de Control
de Documentos
Implementación y
2.1. Desarrollo de sistemas de
Actividades de Gestión Institucional
Control
2.1.3. Conjunto de 8.2.3. La organización Identificados dentro de la
Controles acciones o Seguimiento y debe aplicar evaluación de riesgos,
mecanismos que medición de los métodos incluidos en los
previenen o procesos. apropiados para procedimientos.
reducen los garantizar el
eventos o cumplimiento de
ocurrencias que los resultados
ponen riesgo la panificados.
entidad.
Un Conjunto de 8.3, 8.4Control La organización Construidos dentro del

2.1.4. variables del producto no debe asegurar que plan estratégico y plan
Indicadores cuantitativas y/o conforme, los productos o operativo, identificados en
cualitativas Análisis de servicios salgan las caracterizaciones de
sujetas a medición datos cumpliendo con procesos, documentados
para observar los todos los en las Hojas de Vida de
factores críticos requisitos exigidos los Indicadores.
en la ejecución de para su utilización.
los planes Responsable Proceso de
generados en la Direccionamiento
entidad. Estratégico
Elemento de 4.2.2. Manual de La entidad debe Documentados los

2.1.5. control que la Calidad establecer, aspectos dentro del
Manual de entidad debe mantener y Manual de Gestión
Procedimientos consolidar con los actualizar el Institucional.
procedimientos manual de
como una norma procedimientos o Responsable proceso de
interna de calidad. Implementación y
autorregulación Desarrollo de sistemas de
Conjunto de datos 8.3, 8.4 Control La organización Matriz de Información

2.2.1. de fuentes del producto no debe asegurar que primaria publicada en
Información externas conforme, los productos o Intranet.
Primaria provenientes de Análisis de servicios salgan
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las instancias con datos. cumpliendo con Actualizada

las todos los periódicamente
requisitos exigidos
para su utilización. Responsable Proceso de
Comunicaciones
2.2. Conjunto de datos 8.3, 8.4 Control La organización Matriz de Información

Componente de 2.2.2. que se originan del producto no debe asegurar que secundaria publicada en
Información información y/o procesan al conforme, los productos o Intranet.
Secundaria interior de la Análisis de servicios salgan
entidad datos. cumpliendo con Actualizada
provenientes de la 4.2.4 control de todos los periódicamente
función registros. requisitos exigidos
administrativa de para su utilización. Responsable Proceso de
la misma. Comunicaciones
Conjunto de La organización Fichas Técnicas de

2.2.3. recursos humanos debe asegurar que Sistemas de Información.
Sistemas de y tecnológicos 8.3, 8.4 Control los productos o
Información utilizados para la del producto no servicios salgan Actualización periódica
generación de conforme, cumpliendo con
información Análisis de todos los Proceso de Sistemas,
.Pretende agilizar datos. requisitos exigidos Tecnología y Gestión de
la obtención de para su utilización. la Información
informes y hacer
confiable la
ejecución de las
operaciones
internas
Componente que 5.5.3. Se deben Plan de Comunicaciones

2.3.1. orienta la difusión Comunicación establecer los internas
Comunicación de políticas y la interna procesos de Manual de
Organizacional información comunicación Comunicaciones Internas
generada al dentro de la
interior de la entidad Procedimiento de
entidad. asegurando la Comunicación Interna
eficacia del
sistema de Responsable Proceso de
gestión. Comunicaciones
2.3.
Componente Elemento que 5.5.3. Se deben Plan de Comunicaciones
Comunicación 2.3.2. garantiza la Comunicación establecer los Externas
Pública Comunicación difusión de la interna procesos de
Informativa información de la comunicación Proceso de Comunicación
entidad. dentro de la Externa
entidad
asegurando la Responsable Proceso de
eficacia del Comunicaciones.
sistema de
gestión.
Lo constituye el 5.5.3. Se deben Plan de Manejo de Medios

2.3.3. conjunto de Comunicación establecer los
Medios de métodos, Interna procesos de Responsable Proceso de
Comunicación procedimientos comunicación Comunicaciones
recursos e dentro de la
instrumentos entidad
utilizados por la asegurando la
entidad para eficacia del
garantizar la sistema de
divulgación, gestión.
circulación y
focalización de la
información.
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
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Conjunto de 8.2.3. La entidad debe Encuesta periódica de

3.1.1. mecanismos de Seguimiento y aplicar un sistema implementación del MECI.
Autoevaluación verificación y medición de los de seguimiento y
del Control evaluación procesos. evaluación donde Responsable proceso de
3.1. determina la 8.2..4 se muestre la Implementación y
Componente calidad y Seguimiento y eficacia, eficiencia Desarrollo de sistemas de
Autoevaluación efectividad de los medición del y efectividad. Gestión Institucional
controles internos producto y/o
a nivel de los servicio.
procesos y de
cada área
organizacional.
Conjunto de 8.2.3. La entidad debe Reporte y análisis de

3.1.2. indicadores de Seguimiento y aplicar un sistema indicadores de gestión.
Autoevaluación gestión diseñados medición de los de seguimiento y
de la Gestión en los planes y procesos. evaluación donde Seguimiento periódico del
programas en los 8.2 se muestre la plan operativo.
procesos de la 4.Seguimiento y eficacia, eficiencia
entidad. medición de los y efectividad. Responsable Proceso de
producto o Direccionamiento
servicios. Estratégico
Verificar la 8.1.Generalidad La entidad debe Evaluación periódica del

3.2.1 existencia, nivel es planificar e Sistema de Control
Evaluación del de desarrollo y el 8.2. implementar los Interno.
Sistema de grado de Seguimiento y procesos de
Control Interno efectividad del medición de los seguimiento, Responsable del Proceso
Control Interno en procesos medición, análisis de Evaluación y Control
3.2. el cumplimiento y mejora.
Componente de los objetivos de
Evaluación la entidad
Independiente
Permite realizar 8.1 La entidad debe Actividad periódica
un examen Generalidades planificar e descrita en el
sistemático, 8.2.2. Auditoría implementar los Procedimiento de Auditoría
3.2.2. objetivo e Interna procesos de Interna.
Auditoría Interna independiente de seguimiento,
los procesos, medición, análisis Manual de Procesos y
actividades, y mejora. Procedimientos.
operaciones y La entidad debe
resultados de una plantear un Responsable del Proceso
entidad. programa de de Evaluación y Control
auditoría para
velar por el
cumplimiento de
la norma.
Permite el 8.5.1 La entidad debe Plan de mejoramiento

3.3.1 mejoramiento Mejora continua procurar por institucional.
Plan de continuo y 8.5.2 mantener un
Mejoramiento cumplimiento de Acción mejoramiento Responsable del Proceso
Institucional. los objetivos Correctiva continuo para de Evaluación y Control
institucionales de 8.5.3 asegurar la
la entidad, integra Acción calidad resultados
las acciones de Preventiva de los objetivos
mejoramiento que propuestos por la
a nivel de sus entidad.
procesos debe
operar la entidad
para fortalecer su
desempeño.
VERSION
MANUAL 1
INGEOMINAS
Página 54 de 54
3.3. Contiene los 8.5.1 La entidad debe Planes de Mejoramiento

Componente 3.3.2. planes Mejora continua procurar por por proceso.
Planes De Planes de administrativos 8.5.2 mantener un
Mejoramiento Mejoramiento con las acciones Acción mejoramiento Responsable proceso de
por Procesos de mejoramiento a Correctiva continuo para Implementación y
nivel de los 8.5.3 asegurar la Desarrollo de sistemas de
procesos y de las Acción calidad resultados Gestión Institucional
áreas Preventiva de los objetivos
responsables propuestos por la
dentro de la entidad.
entidad.
Contiene las
acciones de 8.5.1 La entidad debe Formato de Planes de
3.3.3. mejoramiento que Mejora continua procurar por Mejoramiento.
Planes de debe ejecutar 8.5.2 mantener un
Mejoramiento cada uno de los Acción mejoramiento Responsable proceso de
Individual servidores Correctiva continuo para Gestión de Talento
públicos para 8.5.3 asegurar la Humano
mejorar su Acción calidad resultados
desempeño y el Preventiva de los objetivos
del área propuestos por la
organizacional a entidad.
la cual pertenece.
9 ANEXOS
Caracterización de procesos
Matriz Requisitos Norma NTCGP 1000- MECI
10 HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSION CAMBIOS

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VERSION

MANUAL DEL SISTEMA

ELABORO REVISO APROBO

2 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD .................................................6

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .........................................................................................................7

5 SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA -

6.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO ..................21

10 HISTORIAL DE CAMBIOS ...................................................................................................................54

El Manual del Sistema Integrado de Gestión de INGEOMINAS se encuentra a disposición de todos

MARIO BALLESTEROS MEJIA

2 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD

2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIÓN SISTEMA MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004

El Sistema Integrado de MECI y Calidad se adopta y se crea en INGEOMINAS mediante:

2.3 CONTROL DE CAMBIOS

En el numeral de “Historial de cambios” se describen las modificaciones realizadas al Manual de Calidad

La distribución del Manual de Calidad se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de Control de

El presente Manual de Calidad describe el Sistema Integrado MECI y Calidad de INGEOMINAS de

No es aplicable en INGEOMINAS los siguientes requisitos de la NTCGP 1000:2004:

• 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

• 7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL

• Norma NTCGP 1000:2004 : Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

5 SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA -

5.1.1 RESEÑA HISTÓRICA

5.2 PLAN ESTRATEGICO

A través de la exploración y el conocimiento del suelo y subsuelo del territorio nacional, la

5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

• La generación y divulgación del conocimiento geológico del territorio nacional contribuye al

• La información que producimos es pública, confiable, oportuna, útil y de fácil acceso

• El manejo que realizamos de los recursos administrados y delegados genera seguridad y

• La atención a nuestros usuarios se realiza con igualdad e imparcialidad, buscando su

• El recurso más valioso de la entidad es nuestro talento humano.

5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES

• Honestidad: Forma de actuar correctamente.

• Compromiso : Convicción y disposición personal hacia el cumplimiento de una meta colectiva.

• Justicia : Dar a cada uno lo que le pertenece o corresponde

• Transparencia: Comportamiento evidente, sin duda ni ambigüedad.

• Respeto : Reconocer y considerar las diferencias de cada individuo

• Servicio: Actitud para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes.

5.2.5 POLITICA DE CALIDAD

INGEOMINAS contribuye al desarrollo del país y al bienestar de los Colombianos a través de la

5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD

• Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros clientes.

5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Ampliación del conocimiento geológico del territorio Nacional

• Promoción nacional e internacional del potencial minero del país

5.3 ORGANIZACIÓN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA.

Figura 1. Organigrama General

Figura 2. Grupos de Trabajo de la Subdirección de Geología Básica.

Figura 3. Grupos de Trabajo de la Subdirección de Recursos del Subsuelo y la Subdirección de Amenazas

Figura 4. Estructura de la Dirección del Servicio Geológico.

Figura 5. Estructura de la Dirección del Servicio Minero

Figura 6. Grupos de Trabajo de la Subdirección de Fiscalización y Ordenamiento Minero.

Figura 7. Estructura de la Subdirección de Información.

Figura 8. Estructura de la Secretaria General

5.4 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD

• SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Sistema de gestión para dirigir y controlar una

• POLITICAS DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la

• OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.

• MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una