Los laboratorios de análisis clínicos

1.Los laboratorios en la asistencia sanitaria

• Los laboratorios clínicos suministran información de utilidad clínica a los médicos.
• Esta información es de gran valor, tanto para la toma de decisiones diagnósticas y/o terapéuticas como para la
evaluación del estado de salud de la población
• En las dos últimas décadas un cambio radical en los laboratorios clínicos debido a:
o El gran avance tecnológico, que ha permitido realizar un gran número de pruebas sin menoscabo de la
calidad de resultados
o La llegada de la informática, que ha permitido manejar grandes volúmenes de información de forma rápida
y segura.
o El desarrollo de un gran número de nuevas pruebas diagnósticas, más eficientes y eficaces, en todas las
áreas de conocimiento de los laboratorios.
o El hecho de que, en gran medida, las muestras pueden viajar sin necesidad de trasladar a los pacientes.
o La participación activa de los profesionales del Laboratorio Clínico, que han sido capaces de utilizar los
recursos de que disponían y enfocarlos a dar una mayor y mejor oferta de servicios
• Los laboratorios clínicos ocupan un puesto clave en el proceso asistencial
• Sistema de transporte de muestras: domicilios de los pacientes → puntos de extracción → laboratorios
• Red informática que ha permitido acercar los laboratorios a los usuarios
• Áreas de laboratorio clínico donde se realizan diferentes especialidades:
o Análisis clínicos o Microbiología
o Bioquímica clínica o Inmunología
o Hematología o Anatomía patológica
• Gran variedad de pruebas diagnósticas. La cartera de servicios incluye miles de pruebas
• Mejora producida gracias a la accesibilidad, fiabilidad de las pruebas diagnósticas y a la eficiencia del sistema
actual→utilización masiva de los servicios
Sería difícil encontrar un proceso asistencial en el que no se incluya en alguna de sus fases la realización
de una o varias pruebas de Laboratorio
• Gran coordinación de personal sanitario y no sanitario en los laboratorios
• Enfoque general en el laboratorio. Desde que se solicita una prueba hasta que el informe de resultados llega al
solicitante
• Criterios mínimos para que se realicen de la mejor manera.

▪ El Real Decreto 1277/2003, de 10 de octubre, establece las bases generales sobre autorización de centros, servicios
y establecimientos sanitarios
▪ En él se definen los distintos tipos de laboratorios de diagnóstico clínico, atendiendo a los procedimientos que
realicen y a su complejidad.

Laboratorio de microbiología y parasitología.

▪ Estudio de los microorganismos relacionados con la especie humana

▪ Centrándose en la persona enferma o portadora de enfermedades infecciosas
o Diagnóstico o Orientación terapéutica.
o Estudio epidemiológico
Laboratorio de hematología.
 ▪ Obtención de muestras de origen humano
▪ Realización de determinaciones hematológicas
▪ Emisión de los dictámenes correspondientes con fines diagnósticos.

Laboratorio de bioquímica clínica.

▪ Métodos químicos y bioquímicos

o Prevención o Evolución de la enfermedad
o Diagnóstico o Respuesta al tratamiento
o Pronóstico o Monitorización(*)

Laboratorio de inmunología.

▪ Estudio, diagnóstico y tratamiento de pacientes con enfermedades causadas por alteraciones de los mecanismos
inmunológicos y de las situaciones en que las manipulaciones inmunológicas son una parte importante del
tratamiento o de la prevención.

Laboratorio de genética.

▪ Pruebas genéticas y a emitir los dictámenes correspondientes con fines diagnósticos.

Laboratorio de análisis clínicos.

▪ Pruebas diagnósticas analíticas

▪ Pruebas funcionales o de laboratorio y su correlación fisiopatológica las cuales ayudan al diagnóstico, pronóstico,
Terapéutica médica y prevención de la enfermedad.

Estos laboratorios agrupan análisis de todas las disciplinas anteriores.

Laboratorio de anatomía patológica.

▪ Estudios, por medio de técnicas morfológicas, de las causas, desarrollo y consecuencias de la enfermedad.
▪ Su finalidad es el diagnóstico correcto de biopsias, piezas quirúrgicas, citologías y autopsias.

Aunque, no estén incluidos en el RD 1277/2003, hay laboratorios de otro tipo en la mayoría de los hospitales, como el

laboratorio de urgencias
▪ Función atender las solicitudes de análisis urgentes que realice el servicio de urgencias del hospital. En ocasiones,
este laboratorio está situado junto a urgencias, aunque en otros casos está integrado en el laboratorio central

2.Los laboratorios de analisis clinicos

Es uno de los laboratorios que se encuentran entre los tipos de laboratorios definidos en el RD 1277/2003, aunque en realidad
podríamos considerarlos una suma de varios laboratorios, puesto que en ellos se pueden realizar:

▪ Análisis de bioquímica clínica en muestras biológicas humanas.

▪ Análisis microbiológicos e identificación de parásitos en muestras biológicas humanas.
▪ Análisis hematológicos y genéticos en muestras biológicas humanas y procedimientos para obtener hemoderivados.
▪ Técnicas inmunológicas de aplicación en las distintas áreas del laboratorio.

Estos laboratorios tienen como objetivos básicos:

▪ Servir de apoyo a la clínica en el correcto diagnóstico de los enfermos.

▪ Hacer un seguimiento del curso evolutivo de las enfermedades.
 ▪ Controlar la eficacia de algunas terapias (monitorización).

Los laboratorios de análisis clínicos se organizan en áreas con funciones definidas y distintas:

▪ Sala de espera ▪ Sala Laboratorio (separación, cumpliendo las

▪ Recepción normas de bioseguridad)
▪ Sala de toma de muestras
▪ Zona separación y distribución de muestras:
o Se procede a la verificación, clasificación y preparación de las muestras.
o Se suelen organizar los envíos para pruebas externas.
o Toma de muestras.
o Origen de errores por intercambio de muestras.
o Deben extremarse las precauciones para evitar riesgos de contagio o de contaminación entre muestras, por
lo que el uso de guantes es forzoso.

En los macrolaboratorios esta zona se divide a su vez en:

Zona de recepción, donde se depositan los contenedores Zona de pretratamiento, donde se

en que han sido transportadas las muestras y los efectúa un primer tratamiento de
correspondientes impresos de solicitud. algunas muestras.

▪ Sala Laboratorio (separación, cumpliendo las normas de bioseguridad)

o Zona de procesado de muestras →los procedimientos analíticos.
o 1 sala trabajo en cadena
▪ Sala de Almacén Es contigua al laboratorio.
o Zona a temperatura ambiente para material fungible
o Zona de cámara fría con temperatura controlada entre 2 °C y 8 °C para reactivos y muestras, y de
congeladores.

El laboratorio de análisis clínicos debe ser dirigido por un especialista en análisis clínicos, tal como dice el RD 1277/2003.
Además, tiene que haber personal facultativo, personal técnico y personal administrativo.

Director/a

Este cargo profesional debe asumir una serie de responsabilidades y funciones entre las que podemos destacar:

▪ Cumplir con todos los requisitos legales a los que obliga la apertura y funcionamiento de un laboratorio de análisis
clínicos.
▪ Verificar que todo el personal que trabaja en el laboratorio está suficientemente cualificado
▪ Desarrollar programas de formación continuada
▪ Seleccionar y evaluar los laboratorios colaboradores.
▪ Desarrollar los procedimientos de prevención de la salud laboral y de protección medioambiental necesarios.
 ▪ Establecer una política de calidad.
▪ Definir el organigrama funcional.
▪ Responsabilizarse de la elección y verificación de los métodos analíticos, material y aparataje básicos y sistemas
analíticos.
▪ Responsabilizarse de los informes emitidos, que avalará con su firma.

Personal facultativo

El laboratorio tendrá personal facultativo, con las siguientes funciones:

▪ Coordinar los recursos humanos que tendrá a su cargo.

▪ Definir los criterios para seleccionar, evaluar, o establecer la metodología y los procedimientos analíticos de los
que sea responsable.
▪ Hacer cumplir los criterios de buenas prácticas
▪ Controlarla calidad técnica e instrumental.
▪ Responsabilizarse de la validación de los resultados.

Personal técnico

Su función esencial consiste en llevar a cabo estudios de análisis clínicos en muestras biológicas humanas, siguiendo los
protocolos normalizados de trabajo. Las tareas son (las más importantes, entre otras):

▪ Realizar los procedimientos asignados (fases pre-analítica y post-analítica)

▪ Realizar análisis de bioquímica y microbiológicos e identificar parásitos en muestras biológicas humanas.
▪ Realizar análisis hematológicos y genéticos en muestras biológicas humanas y procedimientos para obtener
hemoderivados.
▪ Aplicar técnicas inmunológicas en las distintas áreas del laboratorio de análisis clínicos.
▪ Llevar a cabo las tareas de inventario, manejo y control, comprobación del funcionamiento y calibración, limpieza
y conservación, mantenimiento preventivo y control de las reparaciones del equipo y material a su cargo.
▪ Colaborar en la obtención de muestras, manipularlas y llevar a cabo los procedimientos técnicos y de control de
calidad para los que esté capacitado en virtud de su formación y especialidad.
▪ Almacenar, controlar y archivar las muestras y preparaciones, los resultados y los registros.
▪ Colaborar en la implementación de nuevas técnicas.
▪ Colaborar y participar en los programas de formación en que esté implicado el servicio o unidad asistencial, o en
los de la institución de la que forme parte.
▪ Participar en las actividades de investigación relativas a la especialidad técnica a la que pertenezcan, colaborando
con otros profesionales de la salud en las investigaciones que se realicen.
▪ Adaptarse a nuevas situaciones laborales generadas como consecuencia de las innovaciones tecnológicas y
organizativas introducidas en su área laboral.

Personal administrativo

▪ Colaborar con la dirección o quien desde ella se determine en la ejecución de trabajos administrativos. ✓ Coordinar
las tareas de los sistemas informáticos del laboratorio.
▪ Transcribir, imprimir, ordenar y enviar la información generada por el laboratorio.
▪ Registrar las peticiones analíticas.
La organización del trabajo es fundamental para el funcionamiento óptimo de un laboratorio de análisis clínicos Dotar al
laboratorio de una disciplina organizativa es esencial para entre otras:

▪ Optimizar los recursos, tanto humanos como materiales.

▪ Garantizar una prestación de servicios ágil y dinámica.
▪ Mejorar los niveles de calidad y rendimiento.
▪ Mejorar la seguridad en el laboratorio.
▪ Un laboratorio debe adaptarse al espacio y a la inversión disponible, por lo que no existe un único patrón de
organización, pero sí que debe tener una organización mínima recomendada por distintas normativas.

Para planificar la mejor organización conviene tener en cuenta:

▪ Las funciones que desempeña el laboratorio.

▪ El personal que trabaja en él.
▪ Los equipos que necesita, en número y en tamaño (algunos son muy voluminosos).
▪ El flujo de personas usuarias, personal, muestras y materiales que requiere el funcionamiento del laboratorio.
▪ La cantidad y volumen del material que se debe almacenar, así como la parte de él que requiere condiciones
especiales de conservación, si la hay. ✓ El mobiliario y los utensilios necesarios

3.Los laboratorios de anatomía patológica

Otro de los tipos de laboratorio que describe el RD 1277/2003 es el de anatomía patológica. Mientras que a la mayoría de
los demás tipos (hematología, genética, bioquímica, etc.), como hemos visto, en los hospitales bajo la denominación de
laboratorio de análisis clínicos, los de anatomía patológica los encontramos diferenciados, ya que tienen requisitos y
necesidades específicas, con funciones determinantes en la práctica médico-quirúrgica. La anatomía patológica estudia las
alteraciones morfológicas, tanto macroscópicas como microscópicas y moleculares, que se producen durante la enfermedad,
y es útil de varias formas, ya que no solo hace un diagnóstico a través del estudio de la muestra sino que va más allá,
observando el conjunto de los procesos que conducen a la aparición de las lesiones, la causa de que se produzcan y sus
consecuencias. Podemos decir que el laboratorio de anatomía patológica tiene tres objetivos fundamentales:

▪ Diagnosticar la enfermedad.
▪ Establecer pronósticos de la enfermedad.
▪ Incidir en la elección terapéutica.

Una diferencia respecto de los laboratorios de diagnóstico clínico es que las muestras que se estudiarán son células o tejidos
obtenidos de pacientes o de cadáveres. Esto significa que la obtención de muestras no se realiza en el laboratorio, sino en
consultas o quirófanos.

▪ Los laboratorios de anatomía patológica se organizan en una serie de áreas, con funciones concretas: el área
administrativa y de recepción de muestras, las áreas de trabajo, el área de almacén y el área de archivo.
 El área administración y de recepción de muestras

▪ En estos laboratorios, como ya hemos señalado, no se efectúa la toma de muestras, por lo cual no se necesitan las
salas de espera y toma de muestras que encontramos en los laboratorios de análisis clínicos.
▪ En esta primera zona se reciben las muestras, debidamente identificadas y acompañadas de las solicitudes que
contienen la información de la muestra y las pruebas que el facultativo solicita.

También en esta zona se envían o entregan los informes finales.

Las áreas de trabajo

Las áreas de trabajo deben disponer de:

▪ Superficie suficiente para desarrollar las distintas tareas técnicas y de diagnóstico.

▪ La dotación está compuesta por equipos habituales en cualquier laboratorio (estufas, microscopios, neveras,
centrífugas, etc.), y por otros más específicos de esta disciplina (microtomo, procesador automatizado de tejidos,
estación de trabajo de inclusión, dispensador de parafina, etc.).
▪ También áreas especiales para procesos de inmunohistoquímica y de biología molecular.
▪ Otra característica de estos laboratorios es que requieren un espacio para el análisis y diagnóstico, que es donde el
personal especializado realiza la revisión, análisis y diagnóstico microscópico de los cortes histológicos.
▪ Esta área se puede ubicar dentro de la zona de trabajo, donde se procesan las muestras, aunque lo más habitual es
que se sitúe en una sala anexa, para facilitar la concentración del profesional que esté efectuando el estudio.

Área de almacén

Es el área destinada para tener de forma ordenada, controlada y segura todos los materiales necesarios. Debe tener
controladas la temperatura y la humedad, y disponer de una iluminación adecuada, ya que algunos reactivos se degradan o
se modifican con los cambios ambientales. Dispone de vitrinas, estantes, neveras, congeladores, armarios especiales para
guardar aquellos reactivos que puedan generar peligros para la salud, etc.

Área de archivo

Es un área organizada para conservar de forma ordenada (por número de identificación interno y/o fecha), segura y accesible,
las solicitudes de estudio, las copias de informes, los portaobjetos, los bloques de parafina, etc. El mobiliario dependerá de
la cantidad de material y deberá ser especial, como archivadores para preparaciones, anaqueles metálicos, etc

El laboratorio de anatomía patológica debe ser dirigido por un especialista en esta materia. Además, tiene personal
facultativo, personal técnico y personal administrativo. Las funciones del personal son equivalentes a las que hemos
estudiado para los laboratorios de análisis clínicos; destacamos las funciones específicas del personal técnico:

• Realizar necropsias, bajo la supervisión del facultativo, obteniendo muestras de biopsias identificadas y
recomponiendo posteriormente el cadáver.
• Procesar piezas de biopsias y citologías obteniendo preparaciones microscópicas con la calidad suficiente para que
pueda realizarse el diagnóstico anatomopatológico y citológico.
• Realizar la selección diagnóstica de citologías bajo la supervisión del facultativo, descartando las que presenten
patrones de normalidad clínica y aproximando el diagnóstico de las que presenten alteraciones morfológicas.
 • Registrar fotográficamente las piezas macroscópicas y las preparaciones microscópicas.
• Hacerse cargo de la gestión de la unidad, llevando el fichero de pacientes y ocupándose de la adquisición, el
almacenamiento, la reposición y el mantenimiento del instrumental y el material, y obteniendo los informes técnicos
y los resúmenes de actividades necesarios.
• Participar en la puesta a punto de nuevas técnicas, en proyectos de investigación y en programas formativos, así
como proponer medidas relacionadas con la eficiencia y la seguridad.
• Adaptarse a las nuevas situaciones laborales generadas como consecuencia de innovaciones tecnológicas y
organizativas introducidas en su área laboral.
• Prevenir los riesgos laborales, aplicando medidas de higiene y de protección, tanto personales como de las
instalaciones.
• Colaborar con los miembros del equipo de trabajo en el que está integrado, asumiendo sus responsabilidades,
cumpliendo los objetivos asignados y manteniendo el flujo de información adecuado.

ORGANIZACIÓN

Los laboratorios de anatomía patológica pueden ser, dependiendo del trabajo que desarrollen, de tres tipos:

1. Anatomía patológica quirúrgica. Realizan estudios de muestras obtenidos quirúrgicamente. En algunos casos lo
hacen en el quirófano.
2. Citopatología clínica. Realizan estudios solicitados por los médicos.
3. Autopsias clínicas. Realizan autopsias.

En todos los casos, el equipo es de orden multidisciplinario y cada profesional debe contar con los conocimientos necesarios
para su puesto y con capacitación especial.

Las funciones y organización concretas de cada laboratorio dependerán de la cantidad de trabajo y de la complejidad de los
procesos que desarrolle.

4.El almacén de laboratorio

• Un almacén es un conjunto de artículos o referencias ubicados en un espacio adecuado para sus características de
conservación y posterior uso, ordenados de forma lógica.

LOS ARTÍCULOS

• Para evitar confusiones o errores, es esencial tener perfectamente identificado todo lo que está almacenado.
• Por tanto, para asegurar la trazabilidad, se debe identificar, no sólo los datos habituales del producto (denominación,
fabricante, medidas, etc) sino también su número de lote y su fecha de caducidad.
• Esta identificación viene en las etiquetas de los productos, en forma de código de barras tradicional o de código de
barras bidimensional.
• Al darle entrada al almacén, la utilización de etiquetados mediante sistemas estándar de identificación permite:
o Automatizar la captación de información para establecer la trazabilidad del producto (nº de lotes, serie,
fecha de caducidad, etc.)
o Seguimiento de los envíos a lo largo de la cadena de suministro y consulta de información logística como
dimensiones, cantidades, peso, etc.
o Automatización de otras funciones asociadas (robotización de almacenes, registro automático de datos,
monitorización de inventario, etc.)
 • CÓDIGO DE BARRAS
o Sistema automatizado de identificación de artículos compatible con cualquier sistema de información.
o Los códigos de los productos de laboratorio deben incluir más datos de lo que es habitual → etiqueta que
los admita.
o La más usada actualmente: la GS1-128
o Asegura el registro automatizado y la trazabilidad de los datos.
• CÓDIGO DE BARRAS BIDIMENSIONAL
o También llamado de matriz 2D
o Es una cuadrícula ordenada de puntos oscuros y claros, bordeado por un buscador de patrón.
o En el ámbito sanitario el más usual es el código GS1- Datamatrix (parecido al código QR).
o Permite un gran volumen de información en un formato muy reducido (2-3mm2 ) con una alta fiabilidad
de lectura.

LOS STOCKS

• La cuantificación del contenido del almacén es un aspecto básico para su correcta gestión.
• El stock o las existencias de un artículo es la cantidad de ese mismo artículo o referencia que hay en el almacén.
• El control de las entradas y salidas de cada artículo es fundamental para que siempre haya suficiente cantidad en el
almacén para hacer frente a las necesidades que surjan.
• Los aspectos básicos para garantizar que siempre habrá una cantidad suficiente de un artículo son:
o Las necesidades: conocer la cantidad que, de media, se gasta de cada artículo.
o El tiempo de recepción: saber cuánto tiempo transcurrirá entre el pedido y la recepción de cada producto.
• Existencias o stock de un producto: es el número de unidades de ese producto que tenemos en el establecimiento.
o Stock total: es el conjunto de productos con su respectivo número de unidades que están presentes en el
establecimiento, es decir, todos los productos.
o Stock de seguridad o mínimo de un producto: es el número de unidades que se tienen en reserva de un
producto. Permite hacer frente a un aumento inesperado de demanda o a un retraso del proveedor en enviar
el producto
o Stock óptimo: podemos definirlo como el nivel de existencias de un producto que permite cubrir su
demanda con la mínima inversión y el mínimo almacenaje.
o Stock mínimo: Es el número de unidades del producto que tienes en el almacén cuando te llega el pedido.
o Stock máximo: Es el máximo de existencias de un producto que deseas alcanzar.
• Punto de pedido: es el número de unidades a partir de las cuales realizamos un nuevo pedido.
o Es importante calcular bien dónde estará este punto para no quedarnos sin existencias y generar una rotura
de inventario, es decir, para evitar que el artículo se agote.
o Para ello hay que tener en cuenta el plazo de entrega del laboratorio o del almacén distribuidor y las
necesidades.

LA VALORACIÓN DEL ALMACÉN

• En cualquier almacén es necesario cuantificar el contenido, no sólo en número de artículos sino también
económicamente.
• Para conocer el valor de un almacén se debe calcular los siguientes costes, artículo por artículo: ➢Costes directos
➢Costes indirectos
• COSTES DIRECTOS: • Corresponden al precio unitario de cada artículo incluyendo impuestos y transporte. •
Suelen ser bastante estables durante el año, ya que normalmente en el material sanitario se pactan los precios
anualmente
• COSTES INDIRECTOS: • Hacen referencia a los gastos derivados del almacenamiento del artículo y, si es el caso,
de su transporte a almacenes secundarios de la propia empresa. • Incluyen el coste del espacio y los necesarios para
mantener las condiciones de almacenamiento que el artículo requiera (refrigeración, humedad controlada,
protección frente a la luz, etc.
• A partir de estos datos podemos calcular:
o El coste unitario de cada artículo, sumando sus costes directos e indirectos.
o El coste total de cada artículo, multiplicando el coste unitario por el número de unidades que hay en el
almacén.
o El valor del almacén (es decir, de todos los artículos almacenados), sumando los costes totales de todas
las referencias.
• El estudio de estos datos, además de proporcionar el valor del almacén, permite hacer estudios para mejorar su
rentabilidad.
• En los almacenes hay muchas referencias distintas y llevar a cabo controles muy estrictos sobre todas ellas resultaría
muy complicado y costoso. • Se debe hacer una selección porque si se consume demasiado esfuerzo en controlar
referencias que no son críticas, se desperdicia tiempo y productividad. → Regla del 80/20 o principio de Pareto
• La regla del 80/20 sostiene que el 20% de las existencias y movimientos de un almacén representan el 80% del
valor y de las transacciones económicas. • Esto se debe al valor económico o a la elevada rotación de un grupo
reducido de artículos (que se estiman en el 20% del total). En consecuencia, si se concentran las acciones y esfuerzos
de control sobre este 20% de artículos se está controlando el 80% del valor económico

EL APROVISIONAMIENTO

• El aprovisionamiento de un almacén es el conjunto de actividades destinadas a conseguir que en todo momento

haya en el almacén una cantidad igual o superior al stock de seguridad de cada una de sus referencias. • Se
denomina rotura de stock de un artículo cuando su provisión se agota en el almacén. • En el caso de los
almacenes de laboratorios, una rotura de stocks puede ser muy grave y puede llegar a impedir el desarrollo de
la actividad
• Para evitar roturas de stock, el aprovisionamiento se debe efectuar con una metodología basada en:
o Prever las necesidades de cada uno de los artículos, teniendo en cuenta los consumos promedios.
o Planificar las necesidades en el tiempo y observar si hay fluctuaciones, por ejemplo, estacionales.
o ➢ Realizar las búsquedas necesarias en el mercado para localizar los productos más convenientes:
que cumplan todos los requisitos técnico-sanitarios, pero que también sean adecuados en cuanto a
costes y plazos de entrega. Esta información se puede obtener de:
▪ Fichas de los productos que elaboran los fabricantes (precio medio, plazo en entrega).
▪ Estudios de mercado, reuniendo la máxima información posible de los diferentes productos
disponibles en el mercado y de los proveedores para elegir la opción que mejor se adapte a
las necesidades, siguiendo criterios de costes pero también de calidad y seguridad de los
materiales.
 ▪ Seguimiento de proveedores. Visitar periódicamente las cadenas de producción y
distribución aporta seguridad y fiabilidad en el aprovisionamiento. También debe efectuarse
un seguimiento de los plazos de entrega y del número de incidencias.
▪ Planificar la adquisición de cada artículo dependiendo del consumo y del tiempo que puedan
tardar los proveedores en servir el material.
• Existen diferentes modalidades de aprovisionamiento, que podemos clasificar atendiendo a distintos criterios:
➢Según quién efectúa la compra ➢Según cuándo se efectúa la compra ➢Según la titularidad del laboratorio
o Según quién efectúa la compra podemos distinguir entre:
▪ Compra centralizada. La realizan almacenes centrales con un gran volumen de adquisición
y distribución. Al suministrar a varios centros y aprovisionar grandes cantidades, consiguen
abaratar los costes del material y del transporte pero aumentan los costes indirectos de
almacenamiento y transporte hacia los almacenes dependientes del central.
▪ Compra descentralizada. Cada organización de tamaño medio o pequeño realiza sus propias
compras y las planifica según sus necesidades (el laboratorio realiza todas las gestiones de
aprovisionamiento necesarias).
▪ Compra mixta. Se combinan las dos anteriores dependiendo de las características de los
artículos y de las posibilidades y opciones de almacenamiento.
o Según cuándo se efectúa la compra:
▪ Compra en el punto de pedido.
▪ Compra programada. En el caso de referencias con un consumo diario bastante regular se
pacta una programación de suministro periódica con el proveedor. Aporta seguridad en la
garantía de suministro.
▪ Compra urgente. Debido a rotura de stock por incremento del consumo, error de previsión o
por alguna incidencia, se hace necesario realizar una compra extra para mantener o recuperar
existencias.
• Según la titularidad del laboratorio:
• Compra libre. Los laboratorios privados pueden realizar la compra de los productos a los proveedores que
elijan mediante los acuerdos que establezcan entre las dos partes.
• Compra sujeta a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Real Decreto 2/2000 y RD 1098/2001).
Los laboratorios de titularidad pública deben aplicar los procedimientos de adquisición de material previstos
legalmente (el más utilizado es el concurso público)

TIPOS DE LABORATORIO

• Todos los laboratorios cuentan con una zona de almacén pero no siempre tienen todo el material en él, a veces
tienen sólo una parte.
• En el caso de los hospitales, es habitual que haya un almacén central y que luego cada unidad que lo requiera
tenga su propio almacén.
• En los laboratorios privados, si la empresa tiene varios laboratorios o puntos de recogida de muestras, también
dispondrán de un almacén central que provea a cada instalación del material que necesite.
• Cuando hay dos o más niveles de almacén, es imprescindible saber dónde está cada producto y establecer una
gestión de stocks entre almacenes, garantizando el material necesario en cada puesto de trabajo.

LAS ÁREAS DEL ALMACÉN

 • En cada almacén deben existir como mínimo:
o Área de entrada y recepción. Zona donde se reciben los materiales, se comprueban los paquetes y
documentos, y se efectúa el registro de entrada.
o Área de almacenamiento. Lugar donde se guardan los productos con las condiciones necesarias para
su correcta conservación (neveras, zonas de conservación especial, etc.).
o Área de preparación y salida. Donde se separan y colocan de forma adecuada para el transporte los
materiales que se van a retirar del almacén. Se comprueban y se registra su salida.
• En la zona de almacenamiento, los productos se pueden ordenar atendiendo a diversos criterios, y cada almacén
selecciona el método más adecuado a sus instalaciones, cantidad de productos, movimientos diarios, etc.
• Generalmente se tienen en cuenta los siguientes factores: » Volumen y peso » Rotación » Caducidad »
Condiciones especiales » Riesgos: los productos que comportan algún riesgo químico o biológico se ubican
aumentando al máximo la seguridad y con la identificación de los riegos perfectamente visible.
• Teniendo todo esto en cuenta, se decide un sistema de ordenación. Es habitual aplicar sistemas que agrupen
los productos por alguna característica común (para un mismo análisis o fase, o tipo de productos, etc.) para
que el personal pueda localizarlos fácilmente.

5.La gestión del almacén

LA TRAMITACIÓN DEL PEDIDO

• El pedido se formaliza en una hoja de pedido que se envía al proveedor.

• La hoja de pedido es el documento mediante el cual el cliente solicita al proveedor la entrega de unos productos.
Es un documento privado entre un cliente y un proveedor.
• Se elaboraba en papel pero en la actualidad se suele formalizar mediante sistemas telemáticos.
• En observaciones se podría hacer constar la forma de pago del pedido y del transporte acordado.

LA RECEPCIÓN DEL PEDIDO

• Cuando se recibe el pedido viene acompañado de un albarán.

• El albarán es el documento de acompañamiento de las mercancías entregadas en el que figuran detalladamente los
productos entregados.
• El albarán es un documento oficial que nos pueden solicitar en las inspecciones. Sus datos deberán coincidir con
los de la factura que nos enviarán después y en una inspección nos pueden pedir ambos documentos para verificar
que la información que contienen es la misma.
• Los precios unitarios y el total para cada referencia se suelen incluir, aunque no son datos obligatorios.
• Puede incluir otros datos como el porcentaje de IVA que corresponde a cada producto, si se va a aplicar algún
descuento, etc.
• Los albaranes que incluyen información sobre precios se denominan en ocasiones albaranes valorados.
• El albarán puede ir acompañado de un documento de transporte que debemos sellar para que el transportista que
efectúa el servicio de reparto justifique la entrega ante el proveedor y se debe consevar una de las copias.
• En este documento de transporte figuran ciertos datos que debemos revisar: • Numero de bultos que nos tienen que
entregar. • Remitente • Destinatario (con nuestra dirección) • Responsable del transporte • La fecha
• En la zona de recepción de mercancías debe haber todo lo necesario para efectuar la comprobación del pedido:
o Espacio y superficie de apoyo para abrir los paquetes y verificar su contenido.
o Ordenador para obtener el pedido que habíamos realizado e introducir los datos de la recepción.
 o Sistema de archivo para guardar los albaranes que se van recibiendo
• Debe hacerse la comprobación del albarán, es decir, verificar que lo que consta en el albarán es exactamente lo que
se había pedido, que el número de bultos es el que se ha recibido y que los paquetes están íntegros.
• Comprobado esto, debe realizarse la comprobación de los productos en cuanto a:
o Cantidad: contar los productos y verificar que la cantidad recibida es la que consta en el albarán y, ante
cualquier incongruencia detectada, se aplicaría el procedimiento establecido para la resolución de
incidencias.
o Estado: ante cualquier desperfecto o rotura se solicita el cambio del producto ya que no se deben admitir
si no están en perfecto estado..
• Los productos que se aceptan se deben introducir en el sistema informático antes de colocarlos en el almacén para
sumar al stock existente en el sistema dichas cantidades.
• El procedimiento de entrada en el sistema informático puede ser automatizado (los productos recibidos se vacían
sobre una cinta transportadora y el sistema los identifica mediante unos lectores y los almacena en las estanterías
del robot además de incrementar los datos en el sistema informático), semiautomático (cuando el responsable de la
recepción pasa los productos uno por uno por el lector óptico y luego procede a validar la recepción) o manual
(introduciendo las cantidades de forma manual).

TRAMITACIÓN DE UNA DEVOLUCIÓN

• Cuando se detectan errores en los productos enviados o roturas o desperfectos atribuibles al proveedor, se rechazan
los productos y se tramita su devolución a la empresa, que enviará el pedido de nuevo.
• Otras causas de devolución, sometidos a los acuerdos con la empresa proveedora, siendo una de las más habituales,
la caducidad.
• Por lo general, las empresas conceden un periodo de seis meses a partir de la fecha de caducidad de un producto
para aceptar su devolución y a cambio devuelven una parte de su importe.
• El procedimiento para solicitar una devolución se puede cursar de la misma forma que los pedidos: a través del
programa de gestión, por correo electrónico, por teléfono, etc.
• En las hojas de devoluciones (documentos similares a los albaranes) se debe detallar el motivo de la devolución de
cada referencia que se devuelva

FACTURACIÓN Y PAGO

• Una vez recibido y aceptado el pedido, la empresa proveedora emitirá la factura.

• La factura es el documento que incluye todos los productos entregaos y las condiciones de la compraventa que se
han aplicado, así como el importe que el hospital o laboratorio debe pagar a la empresa proveedora.
• La factura es un documento básico de la gestión contable y administrativa, sometida a la legislación tributaria y con
una información mínima que debe contener
• En muchas de las facturas de productos de laboratorio y sanitarios podemos encontrar hasta tres tipos distintos de
IVA, por eso debe reflejarse el tipo de IVA que se aplica a cada producto.
• La factura debe reflejar el número de albarán al que corresponde.
• Ambos son documentos sujetos a inspección (en la factura deben constar todos los productos que había en el
albarán) y se deben archivar durante el tiempo que establezca la legislación vigente.
• Cuando hay alguna discrepancia entre el albarán y lo que finalmente se debe facturar (por devolución, cambios,
errores, etc.) no es posible hacer el cambio directamente en la factura (ya que debe coincidir con los datos del
albarán) por lo que se generará una:
o Nota de abono o factura de rectificación: factura del proveedor comunicando al cliente el pago que va a
efectuar para devolver el importe cobrado de más.
o Hoja de cargo: factura por la que la empresa proveedora solicita un importe complementario no reflejado
en la factura previa.
• En el periodo de tiempo acordado o al vencimiento especificado en la factura, se debe abonar el importe indicado
al proveedor.
o Hay varias posibilidades de efectuar el pago, siendo las más habituales:
▪ Cheque bancario: al portador, nominativo, cruzado, confirmado
▪ Pago domiciliado
▪ Transferencia bancaria