Manual de Normas y Procedimiento de Combustile 2022

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADQUISICIÓN Y MANEJO DE CUPONES CANJEABLES

POR CUMBUSTIBLES Y/O LUBRICANTES
AÑO 2022
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 1
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................... 2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 2
CAMPO DE APLICACIÓN ......................................................................................................................... 4
NORMAS GENERALES ............................................................................................................................ 5
NORMAS ESPECÍFICAS PARA LAS UNIDADES EJECUTORAS QUE DEBAN REALIZAR
COMISIONES TRANSFRONTERIZAS ..................................................................................................... 8
NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL Y
NATURAL .................................................................................................................................................. 9
NORMA ESPECÍFICAS PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIÓN y
DIRECCIÓN GENERAL DE LAS ARTES ............................................................................................... 11
NORMA ESPECÍFICA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DE LAS ARTES........................................ 11
ADQUISICIÓN DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES Y/O LUBRICANTES ......... 13
SOLICITUD, ASIGNACIÓN Y CANJE DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES
Y/O LUBRICANTES ............................................................................................................................. 17
LIQUIDACIÓN DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES Y/O LUBRICANTES ......... 23
GLOSARIO............................................................................................................................................... 26
ANEXO 1: SOLICITUD DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES .................................. 28
ANEXO 2: ITINERARIO DE VIAJE ......................................................................................................... 29
ANEXO 3: FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES
Y/O LUBRICANTES................................................................................................................................. 30
ANEXO 4: FORMATO DE DISTACIAS DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS ................................. 31
ANEXO 5: SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS DE FLUJO ....................................................................... 33
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AÑO 2022
INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Cultura y Deportes de Guatemala, considera de importancia la actualización

y elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos que permitan la realización de
las actividades de todas las áreas de forma eficiente y ordenada.
Con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento y la mejora
de la operación institucional, se establece el presente Manual de Normas y Procedimientos
como un instrumento orientador y de apoyo en el que se consigna de forma metodológica
el proceso de adquisición y manejo de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes.
El trabajo de elaboración del presente manual parte de las directrices emanadas de las
autoridades superiores de este Ministerio, con el propósito de promover el orden
administrativo y la eficiencia en cada una de sus dependencias.
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AÑO 2022
OBJETIVO GENERAL
 Proveer los lineamientos y directrices generales que deben observarse en el

proceso de adquisición, manejo, control y liquidación de cupones canjeables por
combustibles y/o lubricantes del Ministerio de Cultura y Deportes, para llevar a
cabo adecuadamente las actividades a cargo de cada dependencia administrativa,
por medio de las descripciones exactas de las áreas y puestos que se encuentran
directamente involucrados en la ejecución de los mismos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Establecer las normas que deben cumplirse en todas las unidades encargadas de
la ejecución de las actividades relacionadas con la adquisición, manejo, control y
liquidación de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes.
2. Homogenizar el procedimiento a utilizar en cada Unidad Ejecutora, así como los

formatos que se emplean para la adquisición, registro, control, resguardo,
distribución, canje y liquidación de los cupones canjeables por combustibles y/o
lubricantes.
3. Presentar y describir gráficamente los pasos que integran los procesos a través
de los flujogramas, en donde se indica la secuencia lógica y ordenada de los
mismos.
4. Servir como medio de integración y orientación para el personal, con el fin de

facilitar su incorporación en lo que se refiere a la adquisición, registro, control,
resguardo, distribución y liquidación de cupones canjeables por combustibles y/o
lubricantes.
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AÑO 2022
BASE LEGAL
1. Decreto No 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento.
2. Decreto No. 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del
Presupuesto y sus reformas.
3. Acuerdo Gubernativo 106-2016, Reglamento General de Viáticos y Gastos

Conexos y sus reformas.
4. Acuerdo Gubernativo No. 27-2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de

Cultura y Deportes.
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AÑO 2022
CAMPO DE APLICACIÓN
El Manual de Normas y Procedimientos de Adquisición y Manejo de Cupones

Canjeables por Combustibles y/o Lubricantes, será de observancia y cumplimiento
obligatorio por todos los funcionarios, empleados o servidores públicos, que
intervienen en la adquisición, registro, control, resguardo, distribución y liquidación
de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes del Ministerio de Cultura
y Deportes, por lo que, es necesaria su socialización.
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AÑO 2022
NORMAS GENERALES
1. De la responsabilidad de difundirlo: Cada director general o administrador

general del Ministerio de Cultura y Deportes, deberá socializar el contenido del
Manual de Normas y Procedimientos de adquisición y manejo de cupones
canjeables por combustibles y/o lubricantes, con el personal bajo su cargo para el
debido cumplimiento.
2. De la responsabilidad del libro autorizado por la Contraloría General de

Cuentas: Cada Unidad Ejecutora deberá contar con un libro u hojas móviles
autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el control de cupones de
combustible, cuya responsabilidad correrá a cargo del encargado de Combustible.
3. Del control del ingreso y egreso de los cupones de combustible y/o

lubricantes: La persona encargada del manejo de cupones será la responsable
de ejercer un efectivo control, resguardo y distribución de los mismos, conforme a
los montos adquiridos por cada centro de costo, dicho control tendrá como mínimo
la siguiente información:
o Registro de los ingresos de cupones en quetzales.
o Fecha.
o Número de solicitud correlativa.
o Número de placa del vehículo en cada caso.
o Correlativo de los cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes
entregados (número y valor).
o El saldo de los cupones en quetzales.
o Actividad a realizar.
4. De la solicitud de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes: Con

base en la documentación de soporte (nombramiento o designación) se elaborará
la solicitud de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes, ya sea para
viajes dentro del departamento de Guatemala o al interior del país.(Ver anexo 1).
5. De los formatos de Solicitud y Liquidación de Cupones Canjeables por

Combustibles y/o Lubricantes: Con el propósito de homogenizar los procesos,
se prohíbe modificar o alterar la estructura y el contenido de los formatos de
Solicitud y Liquidación de Cupones Canjeables por Combustibles y/o Lubricantes.
(anexos 1 y 3).
6. De la recepción del formulario de solicitud de cupones canjeables por

combustibles y/o lubricantes para comisiones asignadas: La solicitud de
cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes deberá realizarse por medio
del formulario específico, ya sea para el interior del país o dentro del
Departamento de Guatemala, la solicitud se recibirá por lo menos con un (1) día
DPMI 5
AÑO 2022
hábil de anticipación (salvo casos de comisiones urgentes, los cuales estarán

sujetos a disponibilidad de vehículos) en horario de las 9:00 a las 16:00 horas.
7. Del responsable de presentar la liquidación de Cupones Canjeables por

Combustibles y/o Lubricantes: La liquidación deberá ser presentada por el jefe
de Servicios Generales, para cada solicitud de cupones canjeables por
combustibles y/o lubricantes, ya sea para comisiones al interior del país o para
comisiones dentro del Departamento de Guatemala. (Anexo 1).
8. De la justificación de los cambios en el itinerario (plan) de viaje para la

liquidación: En caso de comisiones oficiales, si se efectúa un cambio dentro del
plan de viaje o itinerario (Anexo 2), se deberá adjuntar nota aclaratoria de los
comisionados que justifique los cambios realizados.
9. Del Odómetro y el Indicador de Combustible en los vehículos: El jefe de

Servicios Generales deberá velar porque el Odómetro o cuenta kilómetros y el
indicador de combustible de todos los vehículos de la Unidad Ejecutora, estén en
buen funcionamiento.
10. De la asignación de Cupones para el traslado de personas ajenas al

Ministerio de Cultura y Deportes: Para la asignación de cupones canjeables por
combustibles y/o lubricantes para los vehículos propiedad del ministerio, que
trasladen personas que no pertenezcan a esta entidad al interior del país, deberá
cumplirse con los lineamientos administrativos establecidos por cada Unidad
Ejecutora y contar con el visto bueno del director general o administrador general,
según sea el caso.
11. Del uso de los cupones en vehículos de otra unidad o centro de costo: El
Encargado de Combustibles podrá entregar cupones canjeables por combustibles
y/o lubricantes, para vehículos ajenos a la Unidad Ejecutora o centro de costo,
para tal efecto deberá cumplir con los lineamientos administrativos establecidos
por cada Unidad Ejecutora.
12. De la asignación de cupones para uso de vehículos de colaboradores y/o

empleados de la Institución: La máxima autoridad de la Unidad Ejecutora podrá
autorizar la entrega de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes para
comisiones oficiales, en caso de carencia de vehículo dentro de la institución;
siempre y cuando, exista una justificación válida de acuerdo a las necesidades del
servicio. En el caso de la Dirección Superior, será el director Administrativo
Financiero. Se asignará combustible según lo establecido en el artículo 18,
Acuerdo Gubernativo 106-2016, en el caso que el monto total quede en fracción
se aproximará al monto inmediato superior, debido a que, se utilizan cupones de
Q50.00 y Q100.00.
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AÑO 2022
13. De los Recorridos Internos dentro de comisiones oficiales: Se deberá

considerar que los recorridos internos dentro de las comisiones oficiales no
deberán sobrepasar los 40 Km por comisión y en el caso de la Dirección Superior
20Km diarios, mismos que deben solicitarse juntamente con el plan de viaje.
(Anexo 2).
14. De los controles internos: Adicional a los formatos obligatorios contenidos en

este Manual, cada Unidad Ejecutora deberá implementar los controles internos
que considere necesarios, dependiendo de las particularidades de cada
dependencia y/o Dirección.
15. De las situaciones no especificadas en esta normativa: Los imprevistos no

indicados, se regirán con disposiciones internas de cada Unidad Ejecutora.
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AÑO 2022
NORMAS ESPECÍFICAS PARA LAS UNIDADES EJECUTORAS QUE DEBAN REALIZAR

COMISIONES TRANSFRONTERIZAS
1. De las comisiones transfronterizas: se consideran transfronterizas cuando las

comisiones sean a los países vecinos, México, Belice, Honduras y El Salvador.
2. De las gestiones administrativas para comisiones transfronterizas: para la

realización de comisiones transfronterizas, deberán realizar las gestiones con
anticipación y adjuntar:
o Copia del nombramiento oficial o designación por la Autoridad Competente.
o Autorización para realizar la comisión con vehículo oficial.
o Gestionar la documentación que permita a los vehículos salir del país.
o De ser necesario abastecerse de combustible en el extranjero, deberá solicitar que
le extiendan factura o comprobante que indique la fecha, cantidad de combustible
abastecido y el monto pagado.
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AÑO 2022
NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO

CULTURAL Y NATURAL
1. De los Departamentos y Unidades Administrativas de la Dirección General

del Patrimonio Cultural y Natural: Por su ubicación y topografía, los
Departamentos y Unidades Administrativas que conforman la Dirección General
del Patrimonio Cultural y Natural, serán las únicas dependencias del Ministerio de
Cultura y Deportes que canjearán los cupones de combustibles y/o lubricantes
para su almacenamiento, de los cuales mantienen existencias en bodegas
especiales para líquidos inflamables.
2. Lineamientos a cumplir para la entrega de cupones de combustibles y/o

lubricantes en los Departamentos y Unidades Administrativas: La Dirección
General del Patrimonio Cultural y Natural cumplirá con los lineamientos y normas
establecidos en el presente manual, además, debe velar por la aplicación de las
normas de seguridad industrial, que conlleva el transporte y almacenaje del
combustible y/o lubricantes y establecer controles internos del uso del combustible
y/o lubricantes almacenados.
3. De la adquisición de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes:

Será responsabilidad del encargado del centro de costo, llenar el formulario de
Requisición de Bienes, Suministros, Obras y Servicios conforme a las necesidades
de la dependencia.
4. De la responsabilidad de la Sección de Compras: El jefe de la sección de

compras será el responsable de consolidar los montos y cuantía de cupones de
los diferentes Centros de Costo y de acuerdo con el monto que resulte, deberá
organizar el evento de compra que corresponda, según la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.
5. De la responsabilidad de la Sección de Almacén: Será responsabilidad del

encargado de la Sección de Almacén, registrar el ingreso de los Cupones
Canjeables por Combustibles y/o Lubricantes a través del formulario 1-H.
6. Del resguardo de los Cupones Canjeables por Combustibles y/o

Lubricantes: El encargado de combustibles del Departamento Financiero será el
responsable del resguardo en caja fuerte de los Cupones Canjeables por
Combustibles y/o Lubricantes.
7. Del registro, control, resguardo, distribución y canje de cupones: El

encargado de Combustibles del Departamento Financiero, notificará a cada
encargado de centro de costo, que ya cuenta con los cupones que solicitó, para
que haga el registro correspondiente en el libro autorizado por la Contraloría
General de Cuentas. El encargado de centro de costo será el responsable de
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AÑO 2022
solicitar ante la Dirección General del Patrimonio Cultural y Natural la asignación

de los Cupones Canjeables por Combustibles y/o Lubricantes y entregarlos al
encargado de Sitios Arqueológicos o encargado de Museos.
8. De la liquidación de los Cupones Canjeables por Combustibles y/o

Lubricantes: El encargado del centro de costo, será el responsable de realizar la
liquidación respectiva y trasladar el expediente conformado al encargado de
Combustibles del Departamento Financiero, previo a que se autorice una nueva
asignación de cupones. (ver Normas 1, 2 y 3 del proceso de liquidación). El
encargado de Combustibles del Departamento Financiero, será el responsable de
realizar el proceso de administración de los cupones canjeables por combustibles
y/o lubricantes.
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AÑO 2022
NORMA ESPECÍFICAS PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL DEPORTE Y LA

RECREACIÓN y DIRECCIÓN GENERAL DE LAS ARTES
1. Del abastecimiento del Tanque: Para solicitar la asignación de cupones canjeables

por combustibles y/o lubricantes, ya sea para comisiones al interior del país o para
comisiones dentro del departamento de Guatemala, los vehículos deberán contar
como mínimo con ¼ de combustible.
NORMA ESPECÍFICA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DE LAS ARTES
1. De la liquidación de recorridos en el departamento de Guatemala: La liquidación de

recorridos dentro del perímetro del departamento de Guatemala podrá realizarse de forma
parcial según el registro de bitácora del vehículo asignado.
DPMI 11
AÑO 2022
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
DPMI 12
AÑO 2022
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE

FINANCIERA julio 2022
EMISIÓN
MINISTERIO DE DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y
CÓDIGO MCD-DAF-01
FINANZAS
CULTURA Y MANUAL DE NORMAS Y
DEPORTES PROCEDIMIENTOS ADQUISICIÓN Y VERSIÓN 2022-02
MANEJO DE CUPONES CANJEABLES
POR COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
NOMBRE DEL ADQUISICIÓN DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES
PROCEDIMIENTO Y/O LUBRICANTES
OBJETIVO Brindar lineamientos específicos al personal involucrado en la compra de
cupones canjeables por Combustibles y/o Lubricantes, para orientar de
manera eficiente la ejecución de las actividades y definir las
responsabilidades y funciones de quienes intervienen en el proceso.
INICIA Jefe de Servicios Generales.
FINALIZA Encargado de Combustibles.
1. De la disponibilidad presupuestaria para la adquisición de
NORMAS Cupones canjeables por Combustibles y/o Lubricantes: Los
Centros de Costo de cada Unidad Ejecutora, serán los
responsables de velar por la asignación de recursos en el renglón
262, para la adquisición de combustibles y/o lubricantes.
Así mismo de solicitar las modificaciones necesarias dentro del

presupuesto vigente, para la compra de combustibles y/o
lubricantes de acuerdo al historial de consumo, comisiones,
proyección de actividades, kilometrajes de vehículos, año de
fabricación o modelo, historial de servicios y el posible
incremento de precios.
2. Del valor de los Cupones: Todos los centros de costo deberán

adquirir cupones canjeables por Combustibles y/o Lubricantes en
sus dos denominaciones: Cincuenta Quetzales (Q50.00) y Cien
Quetzales (Q100.00).
3. Del resguardo de los cupones: El responsable del resguardo

de los cupones canjeables por combustible y/o lubricantes de
cada Unidad Ejecutora del Ministerio de Cultura y Deportes
deberá contar con una caja fuerte, para su resguardo.
4. Del proceso de Compra: La Sección de Compras, a

requerimiento de la Dirección de Administración y Finanzas o
director Administrativo Financiero, Servicios Generales o centros
de costo de cada Unidad Ejecutora deberá gestionar la compra
de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes, de
DPMI 13
AÑO 2022
acuerdo a lo establecido para tal efecto en la Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento.
5. De la solicitud de compra de cupones canjeables por

combustibles y/o lubricantes: Se deberá adjuntar el Formulario
de Requisición de Bienes, Suministros, Obras y Servicios con las
firmas respectivas.
6. De la reimpresión de cupones canjeables por combustibles

y/o lubricantes: Al momento de acercarse la fecha de vencimiento
de los cupones, el encargado de Combustibles gestionará, a
través del centro de costo, la reimpresión con la nueva vigencia de
los mismos, deberá notificar por escrito al director Administrativo
Financiero o director Financiero, según corresponda.
DPMI 14
AÑO 2022
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCIÓN
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Llena el formulario de requisición de bienes,
suministros, obras y servicios y firma de
solicitante, para la adquisición de cupones
Jefe de Servicios Generales 1
canjeables por combustibles y/o lubricantes
y traslada al encargado del Centro de Costo
para la firma correspondiente.
Recibe, revisa y firma el formulario de
Requisición de Bienes, Suministros, Obras
Encargado del Centro de
2 y Servicios; gestiona firma del jefe
Costo
inmediato superior y traslada a la Sección
de Compras.
Recibe, revisa y consolida las requisiciones
y la modalidad de compra a utilizar e
implementa el proceso que corresponda.
Jefe de Sección de Compras 3 Adquiere la cantidad de cupones
canjeables por combustibles y/o
lubricantes y los traslada a la Sección de
Almacén.
Recibe los cupones canjeables por
combustibles y/o lubricantes y realiza el
Encargado de Sección de ingreso al Almacén y genera la forma 1-H.
4
Almacén Realiza el egreso del Almacén y entrega el
total de los cupones al encargado de
Combustibles para su resguardo.
Encargado de Recibe los cupones y los resguarda en una
5
Combustibles caja fuerte.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DPMI 15
AÑO 2022
Adquisición de cupones canjeables por combustible y/o lubricantes

Encargado del Centro Encargado de Sección Encargado de
Jefe de Servicios Generales Jefe de Sección de Compras
de Costo de Almacen Combustibles
Inicio
Dirección Administrtiva Financiera
1 2 3 4 5
Fin
DPMI 16
AÑO 2022

EMISIÓN
CÓDIGO MCD-DAF-02
FINANZAS
NOMBRE DEL SOLICITUD, ASIGNACIÓN Y CANJE DE CUPONES CANJEABLES
PROCEDIMIENTO POR COMBUSTIBLES Y/O LUBRICANTES
OBJETIVO Establecer y proporcionar, los lineamientos específicos a los puestos
involucrados en el proceso, para llevar a cabo la solicitud, asignación y
canje de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes, con el
propósito de que puedan realizar sus actividades en forma eficiente y
eficaz.
INICIA Persona Nombrada o Designada.
FINALIZA Jefe de Servicios Generales.
1. De las responsabilidades del encargado de Combustibles: El
NORMAS Encargado de Combustibles será el responsable de lo siguiente:
 Gestionar la habilitación del libro de combustibles ante la
Contraloría General de Cuentas para el control de los
cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes.
 Resguardar los cupones canjeables por combustibles y/o
lubricantes en la caja fuerte destinada para el efecto.
 Llevar el control de los cupones canjeables por
combustibles y/o lubricantes, en el libro autorizado por la
Contraloría General de Cuentas,y mantenerlo actualizado
periódicamente.
 Llevar el registro y resguardo de los documentos de soporte
para la entrega de los cupones canjeables por combustibles
y/o lubricantes.
 Presentar un informe, periódicamente, sobre la existencia
de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes;
con visto bueno del jefe inmediato, al director Administrativo
Financiero o director General.
 El encargado de Combustibles deberá llevar un control
auxiliar de los cupones canjeables por combustibles y/o
lubricantes, que indique la entrega de los cupones a cada
unidad por dependencia, vehículo y piloto, por medio
electrónico debidamente actualizado.
2. De la No entrega de Cupones: El encargado de Combustibles no

entregará cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes,
para el mismo vehículo si no ha recibido la documentación
DPMI 17
AÑO 2022
correspondiente para la liquidación de los cupones utilizados en la

comisión anterior al interior del país.
3. De la solicitud de Combustibles: El jefe de Servicios Generales,

será quien solicite los cupones canjeables por combustibles y/o
lubricantes, para lo que deberá cumplir con los requisitos
establecidos en el formulario de solicitud de combustibles, ya sea
para comisiones en el interior del país y el extranjero o para
comisiones dentro del Departamento de Guatemala, así mismo
será responsable de consignar claramente la información
requerida en dicha solicitud. Por ningún motivo deberá expedirse
este formulario en blanco o sin las firmas autorizadas, caso
contrario no se entregarán los cupones canjeables por
combustibles y/o lubricantes. (Ver Anexo 1). Con excepción de la
Dirección General del Patrimonio Cultural y Natural, quienes
aplican las normas específicas.
4. Del Cálculo de Combustible: El jefe de Servicios Generales será

el responsable de realizar el cálculo de combustible, en
comisiones, designaciones y recorridos en el Departamento de
Guatemala, de acuerdo al kilometraje a recorrer, el cálculo deberá
iniciar a partir del parque vehicular hacia el lugar de destino,
deberá tomar como base el formato de distancias de la Dirección
General de Caminos (DGC) del Ministerio de Comunicaciones,
Infraestructura y Vivienda (CIV). (Ver Anexo No.4). El jefe de
Servicios Generales será el responsable de consignar el cálculo
de recorridos y cálculo de combustible, deberá consignar los datos
en el formulario de Solicitud de Cupones Canjeables por
Combustibles y/o Lubricantes (Ver anexo 1). Con excepción de la
Dirección General del Patrimonio Cultural y Natural.
5. De la base legal para el cálculo del combustible: Para el cálculo

del combustible, se deberán apegar a la normativa legal vigente.
(Ver norma 12, Normas Generales).
6. De la licencia de conducir: El jefe de Servicios Generales,

deberá coordinar con el encargado de Combustibles, que todo
solicitante de vehículo, del Ministerio de Cultura y Deportes o
persona designada sea parte del personal de la Unidad Ejecutora,
cuente con licencia de conducir vigente y del tipo adecuado del
transporte a utilizar.
7. Del Canje de los Cupones: Los cupones canjeables por

combustibles y/o lubricantes deberán canjearse en las estaciones
de servicio autorizadas y deberá solicitar los comprobantes
DPMI 18
AÑO 2022
electrónicos (si no existieran comprobantes electrónicos, podrán

ser de forma manual debidamente sellados) los que serán parte
de la liquidación respectiva.
8. Del suministro del combustible adicional: En casos

debidamente justificados se podrá abastecer combustible
adicional a los cupones asignados, con previa autorización de la
autoridad competente. Para el reintegro y liquidación deberá
cumplir con los lineamientos administrativos de cada Unidad
Ejecutora y adjuntar los documentos de respaldo respectivos.
(Ver procedimiento MCD-DAF-03).
9. Del Punto de Partida y Finalización de las comisiones: El

punto de partida y finalización de las comisiones será el parque
vehicular de cada Unidad Ejecutora.
DPMI 19
AÑO 2022

Presenta solicitud de vehículo ante la Sección de
Servicios Generales adjuntando toda la documentación
Persona Nombrada o de soporte y el Plan de Viaje o Itinerario. (Ver Anexo 2)-
Designada 1 (Continúa en paso 4).
En el caso de la Dirección Superior, la persona
designada o nombrada presenta la solicitud ante
Administración General. (Continúa en paso 2).
Recibe solicitud de vehículo y documentación, autoriza
Administrador General 2
y traslada al director Administrativo Financiero.
Director Administrativo Recibe solicitud de vehículo autorizada y traslada al jefe
3
Financiero de Servicios Generales.
Recibe la solicitud y documentación de soporte
(nombramiento o designación), para la asignaciónde
vehículo y combustible.
Realiza los cálculos de combustible.
Jefe de Servicios
4 Elabora la solicitud de combustibles y/o lubricantes y la
Generales
traslada para autorización al jefe administrativo
(Continúa en paso 5).
En el caso de la Dirección Superior, traslada al
encargado de combustibles. (Continúa en paso 7).
Recibe y revisa la solicitud de combustibles y/o
lubricantes con la documentación de soporte.
a) No está correcta, devuelve para su corrección.
Jefe Administrativo 5
(Regresa al paso 4).
b) Si está correcta, firma y devuelve al jefe de
Servicios Generales.
Jefe de Servicios Recibe la solicitud firmada y realiza el trámite ante el
6
Generales encargado de combustibles.
Recibe y revisa que la solicitud esté correcta, con la
Encargado de
7 documentación de soporte y firma; para la entrega de
Combustibles
los cupones.
Recibe los cupones canjeables por combustibles y/o
lubricantes, firma de recibido y realiza el canje.
Al finalizar la comisión o designación, procede a
Persona Nombrada o entregar el comprobante original de canje emitido por la
Designada/Jefe de 8 estación de servicio al jefe de la Sección de Servicios
Servicios Generales Generales, en un plazo máximo de 2 días, de lo
contrario, sin excepción deberá realizar el reintegro
respectivo.
DPMI 20
AÑO 2022

Recibe comprobante original de canje emitido por la
estación de servicio, revisa y elabora la liquidación. (Ver
Jefe de Servicios procedimiento MCD-DAF-03) Con las firmas
9
Generales correspondientes. Entrega al encargado de
Combustibles en un plazo no mayor a tres (3) días
hábiles.
DPMI 21
AÑO 2022
Solicitud, asignación y canje de cupones canjeables por combustible y/o lubricantes

Director Administrativo Encargado de
Persona nombrada o designada Administrador General Jefe de Servicios Generales Jefe Administrativo
Financiero Combustibles
Inicio
4 5
Unidades Dirección
2 3
Ejecutoras Superior
Dirección Unidades
Correcto Incorrecto
Superior Ejecutoras
b a
7
8 8
Fin
DPMI 22
AÑO 2022

EMISIÓN
CÓDIGO MCD-DAF-03
FINANZAS
NOMBRE DEL LIQUIDACIÓN DE CUPONES CANJEABLES PORCOMBUSTIBLES
PROCEDIMIENTO Y/O LUBRICANTES
OBJETIVO Establecer los lineamientos específicos para la liquidación de los cupones
canjeables por combustibles y/o lubricantes, con el fin de contar con una guía
eficiente para los puestos que intervengan en el proceso.
INICIA Jefe de Servicios Generales.
FINALIZA Encargado de Combustibles.
1. De los documentos relacionados con la liquidación de cupones
NORMAS canjeables por combustibles y/o lubricantes: Los documentos
que se deberán incluir en la liquidación de combustible son los
siguientes:
 Formulario de Liquidación original con las firmas respectivas.
 Comprobantes de canje original emitido por la Estación de
Servicio (si no existieran comprobantes electrónicos, podrán
ser de forma manual debidamente sellados).
2. De la utilización de combustibles y/o lubricantes en otro tipo de

equipo o maquinaria: En el caso de las Unidades Ejecutoras que
utilizan otro tipo de equipo y/o maquinaria, que requieran
combustibles y/o lubricantes, deberán presentar el formulario de
solicitud con el número de inventario del equipo o maquinaria y
deberán ser liquidados de forma inmediata, presentando el
comprobante extendido por la estación de servicio.
Del plazo para realizar la liquidación: El jefe de Servicios

Generales, deberá liquidar comisiones que se realicen en el interior
del país y en el extranjero en un plazo no mayor de tres (03) días
hábiles, ante el encargado de combustible.
3. De las comisiones suspendidas: Si una comisión es suspendida y

el vehículo ya ha sido abastecido parcialmente o en su totalidad con
el combustible asignado, este podrá ser utilizado para las comisiones
dentro del Departamento de Guatemala o bien en otras comisiones
al interior de la República, considerando el cálculo de kilometrajes.
4. Del cambio de Plan de Viaje dentro de la comisión: Ver Norma 8,

Normas Generales.
DPMI 23
AÑO 2022

Elabora y presenta al encargado de
Combustibles:
 Formulario de Liquidación original
con las firmas respectivas. (Anexo
3).
Jefe de Servicios Generales 1
 Comprobantes de canje original
emitidos por la estación de servicio
(si no existieran comprobantes
electrónicos, podrán ser de forma
manual debidamente sellados).
Recibe y revisa que los datos consignados
Encargado de Combustibles 2 en la liquidación estén correctos y procede
con el trámite que corresponda.
DPMI 24
AÑO 2022
Liquidación de cupones canjeables por

combustibles y/o lubricantes
Jefe de Servicios Generales Encargado de Combustibles
Inicio
1 2
Fin
DPMI 25
AÑO 2022
GLOSARIO
SIGLA SIGNIFICADO
CGC Contraloría General de Cuentas.

DGC Dirección General de Caminos.
MCD Ministerio de Cultura y Deportes.
CIV Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda.
DPMI 26
AÑO 2022
ANEXOS
DPMI 27
AÑO 2022
ANEXO 1: SOLICITUD DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES
DPMI 28
AÑO 2022
ANEXO 2: ITINERARIO DE VIAJE
No. Salida Destino Fecha Hora de Hora de

Partida Retorno
1 Palacio Nacional de Flores, 08/07/2021 7:00 horas n/a
la Cultura Petén
2 Flores, Petén Parque 08/07/2021 n/a n/a
Nacional
Yaxhá
3 Parque Nacional Flores, 08/07/2021 n/a n/a
Yaxhá Petén
4 Flores, Petén Parque 09/07/2021 n/a n/a
Nacional
Yaxhá
5 Parque Nacional Flores, 09/07/2021 n/a n/a
Yaxhá Petén
6 Flores, Petén Palacio 10/07/2021 n/a 22:00
Nacional horas
de la
Cultura
Recorridos internos: Se solicitan 20km de recorrido interno diario.
Firma y sello.
DPMI 29
AÑO 2022
ANEXO 3: FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLES

Y/O LUBRICANTES
DPMI 30
AÑO 2022
ANEXO 4: FORMATO DE DISTACIAS DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS
DPMI 31
AÑO 2022
DPMI 32
AÑO 2022
ANEXO 5: SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Símbolo Significado Uso
Indica el inicio y el final

Inicio o finalización
del diagrama de flujo.
Símbolo de proceso,
representa la realización
Operación / Actividad de una operación o
actividad relativa a un
procedimiento.
Representa cualquier
tipo de documento que
Documento
entra, se utilice, se
genere o salga del
procedimiento.
Datos Indica la salida y entrada

de datos.
Indica el depósito
Almacenamiento / permanente de un
documento o información
Archivo dentro de un archivo.
Indica un punto dentro
del flujo en que son
Decisión
posibles varios caminos
alternativos.
Conecta los símbolos
señalando el orden en
Líneas de Flujo
que se deben realizar las
distintas operaciones.
Conector dentro de
página, representa la
continuidad del diagrama
Conector dentro de la misma
página. Enlaza dos
pasos no consecutivos
en una misma página.
Representa la
continuidad del diagrama
en otra página.
Conector de página Representa una
conexión o enlace con
otra hoja diferente en la
que continua el diagrama
de flujo.
DPMI 33

Manual de Normas y Procedimiento de Combustile 2022

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADQUISICIÓN Y MANEJO DE CUPONES CANJEABLES

El Ministerio de Cultura y Deportes de Guatemala, considera de importancia la actualización

 Proveer los lineamientos y directrices generales que deben observarse en el

2. Homogenizar el procedimiento a utilizar en cada Unidad Ejecutora, así como los

4. Servir como medio de integración y orientación para el personal, con el fin de

1. Decreto No 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de

3. Acuerdo Gubernativo 106-2016, Reglamento General de Viáticos y Gastos

4. Acuerdo Gubernativo No. 27-2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de

El Manual de Normas y Procedimientos de Adquisición y Manejo de Cupones

1. De la responsabilidad de difundirlo: Cada director general o administrador

2. De la responsabilidad del libro autorizado por la Contraloría General de

3. Del control del ingreso y egreso de los cupones de combustible y/o

4. De la solicitud de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes: Con

5. De los formatos de Solicitud y Liquidación de Cupones Canjeables por

6. De la recepción del formulario de solicitud de cupones canjeables por

hábil de anticipación (salvo casos de comisiones urgentes, los cuales estarán

7. Del responsable de presentar la liquidación de Cupones Canjeables por

8. De la justificación de los cambios en el itinerario (plan) de viaje para la

9. Del Odómetro y el Indicador de Combustible en los vehículos: El jefe de

10. De la asignación de Cupones para el traslado de personas ajenas al

12. De la asignación de cupones para uso de vehículos de colaboradores y/o

13. De los Recorridos Internos dentro de comisiones oficiales: Se deberá

14. De los controles internos: Adicional a los formatos obligatorios contenidos en

15. De las situaciones no especificadas en esta normativa: Los imprevistos no

NORMAS ESPECÍFICAS PARA LAS UNIDADES EJECUTORAS QUE DEBAN REALIZAR

1. De las comisiones transfronterizas: se consideran transfronterizas cuando las

2. De las gestiones administrativas para comisiones transfronterizas: para la

NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO

1. De los Departamentos y Unidades Administrativas de la Dirección General

2. Lineamientos a cumplir para la entrega de cupones de combustibles y/o

3. De la adquisición de cupones canjeables por combustibles y/o lubricantes:

4. De la responsabilidad de la Sección de Compras: El jefe de la sección de

5. De la responsabilidad de la Sección de Almacén: Será responsabilidad del

6. Del resguardo de los Cupones Canjeables por Combustibles y/o

7. Del registro, control, resguardo, distribución y canje de cupones: El

solicitar ante la Dirección General del Patrimonio Cultural y Natural la asignación

8. De la liquidación de los Cupones Canjeables por Combustibles y/o

NORMA ESPECÍFICAS PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL DEPORTE Y LA

1. Del abastecimiento del Tanque: Para solicitar la asignación de cupones canjeables

NORMA ESPECÍFICA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DE LAS ARTES

1. De la liquidación de recorridos en el departamento de Guatemala: La liquidación de

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE

Así mismo de solicitar las modificaciones necesarias dentro del

2. Del valor de los Cupones: Todos los centros de costo deberán

3. Del resguardo de los cupones: El responsable del resguardo

4. Del proceso de Compra: La Sección de Compras, a

acuerdo a lo establecido para tal efecto en la Ley de

5. De la solicitud de compra de cupones canjeables por

6. De la reimpresión de cupones canjeables por combustibles

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Adquisición de cupones canjeables por combustible y/o lubricantes

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE

2. De la No entrega de Cupones: El encargado de Combustibles no

correspondiente para la liquidación de los cupones utilizados en la

3. De la solicitud de Combustibles: El jefe de Servicios Generales,

4. Del Cálculo de Combustible: El jefe de Servicios Generales será

5. De la base legal para el cálculo del combustible: Para el cálculo

6. De la licencia de conducir: El jefe de Servicios Generales,