TECNICAS Y

HERRAMIENTAS
22-6-2021
DE
ORGANIZACION
UNIDAD V

Felipe de Jesús Román Martínez

Kely Naomi González Santiago Equipo #2
Axel Alvarado Ruiz
Juan Pablo Uscanga Cruz
Irvin Enríquez Romero INSTITUTO TECNOLOGICO DE BOCA DEL RIO
 CONTENIDO

5.1 Concepto e importancia de los organigramas

5.2 Clasificación

5.2.1 Formas para representar los organigramas

5.3 Análisis de puesto

5.3.1 Identificación, descripción y perfil del puesto

5.4 Manuales de la organización

5.4.1 Concepto e importancia

5.4.2 Tipos de manuales

5.4.2.1 De Organización, de departamentos, De políticas, De procedimientos, De puesto,

Específicos

5.5 Diagramas de procesos

5.5.1 Simbologías

5.5.2 Descripción de procedimiento

5.5.3 Diagramas de procedimiento y de lujo

 5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama es una representación gráfica del esqueleto de una organización, mostrando los
cargos jerárquicos. El organigrama permite obtener una idea rápida de cómo está organizada
una empresa, cooperativa u organización sin fines de lucros, cualquiera sea el tipo de organización
el organigrama es válido.

Si al momento de diseñar el organigrama no se lo realiza de forma fiel a la realidad, se podrían

generar confusiones en cuanto a la toma de decisiones en la organización, autorizaciones y
cuestiones similares.

Un organigrama cumple dos funciones principales:

En primer lugar, es informativo, ya que a los nuevos integrantes de la compañía les servirá o
también a los más antiguos que hayan olvidado alguna posición.

En segundo lugar, es una herramienta para el análisis organizacional, ya que como instrumento de
análisis servirá para detectar fallas en la estructura, en un organigrama vemos claramente cada
unidad o departamento y la relación con otras unidades. Siendo así, si algo está funcionando mal
podemos estudiar el gráfico para entender y de este modo solucionar una situación.

Es muy fácil crear un organigrama, generalmente éste se hace al mismo tiempo que nace una
organización para dejar en claro los puestos jerárquicos y la organización de la compañía, cuando
se ha creado una organización y no tiene un organigrama o cuando la organización está creada,
tiene ya su organigrama, pero necesita cambios o reajustes. Es importante que esta
representación de la compañía se mantenga actualizada, no puede ser algo estático.

5.2 CLASIFICACIÓN

Por su contenido

Este primer grupo a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos,

funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.

GENERALES

El Organigrama General consiste en presentar la estructura organizacional de una Dependencia o

Entidad hasta Dirección General o equivalente.

ESPECÍFICOS

El Organigrama Específico consiste en presentar la estructura organizacional de una Unidad

Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.

ANALÍTICOS

El Organigrama Analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en

forma más detallada.
FUNCIONALES

Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los
órganos representados estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que
ocupan dentro de un proceso.

DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para
la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su
caso las que se cubren por honorarios.

Por su Presentación

Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.

VERTICALES

En este tipo de organigrama, la ramificación de los órganos representa de arriba hacia abajo,
colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la organización se
ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus rangos.

HORIZONTALES

Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al

extremo izquierdo.

MIXTOS

Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y

horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae
consigo. Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran
número de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio y en la medida
que el número de estas aumentan se puede replegar su diseño.

DE BLOQUE

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los
órganos ubicados en los últimos niveles.

CIRCULARES

Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la
gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los
diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía.
 5.2.1 FORMAS PARA REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS

Verticales: Son los organigramas más usados y comunes dentro de las organizaciones, son de fácil
construcción y se estructuran de arriba hacia abajo, encabezando la persona de mayor jerarquía
en la empresa.

Horizontales: Se forman de izquierda a derecha, la persona de mayor jerarquía se encuentra en la

parte de izquierda y los demás niveles hacia la derecha.
Mixtos: Este organigrama mezcla tanto al organigrama horizontal y vertical. Es mayormente
utilizado para empresas que tiene un gran número de divisiones en la base organizacional.

Circulares: La persona o unidad de mayor jerarquía se encuentra en el centro y también está

formado por círculos y cada circulo representa el nivel jerárquico equivale a mayor jerarquía los
que se encuentran del centro hacia afuera.
 5.3 ANÁLISIS DE PUESTO

El análisis de puestos es un proceso que sirve para identificar y determinar en detalle las funciones
y requerimientos de los puestos de trabajo y la importancia relativa de estas funciones para un
puesto determinado. Un concepto importante del análisis de puestos es que el análisis que se
realiza es del puesto, no de la persona. Aunque los datos pueden ser recopilados con los titulares
de los cargos a través de entrevistas o cuestionarios, el resultado del análisis es la descripción o las
especificaciones del puesto, no una descripción de la persona.

¿Cuándo se realiza el análisis de puestos?

El análisis de puestos se realiza ante la necesidad de cubrir un cargo dentro de una organización
(que puede ser un puesto ya existente dentro del organigrama o uno nuevo), o para perfeccionar
el nivel de los actuales empleados.

Es un proceso fundamental para cualquier institución a pesar de que algunas no reconocen su

importancia y optan por otros modos de menor precisión para la selección y la contratación de sus
empleados.

¿Para qué sirve el análisis de puestos?

El análisis de puestos de trabajo brinda diversos beneficios:

o Conocer mejor el trabajo que realiza cada empleado y cada área, especialmente para el
gerente de la organización.
o Detectar a tiempo ciertas situaciones de conflicto que pueden entorpecer el desempeño
de las actividades de un área.
o Facilitar la incorporación de nuevos empleados al contar con detalle claro del puesto y de
las expectativas que se esperan del candidato.
o Establecer un nivel de salario apropiado para cada puesto.

5.3.1 IDENTIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO

Identificación del puesto: Se señala el título del puesto, su estatus jerárquico al interior de la
organización, la ubicación en el organigrama, el supervisor inmediato, la fecha de la aprobación de
la descripción, el código del puesto, la remuneración prevista.

Los perfiles de puesto son descripciones concretas de las tareas, responsabilidades y

características que tiene un puesto en la organización. Por lo general, una descripción laboral
incluye dos partes: Un resumen de las responsabilidades del cargo. Una lista de las funciones
principales que el empleado debe desempeñar.

La descripción de puestos es una herramienta utilizada en el área de capital humano que consiste
en enlistar y definir las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos
laborales incluidos en la estructura organizacional de la empresa y detallando la misión y el
objetivo que cumplen de acuerdo con la estrategia de la compañía. De igual manera se incluyen en
esta descripción los conocimientos, habilidades y actitudes que deben presentar las personas que
ocupen el cargo, esto se conoce como perfil del puesto.
 5.4 MANUALES DE LA ORGANIZACIÓN

5.4.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la

función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación,
así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.

El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con destreza, habilidad y
confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeño de todos los empleados en todos los
departamentos y hace de las empresas organizaciones más competitivas.

Sus objetivos son:

❖ Presentar una visión de conjunto de la organización.

❖ Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
❖ Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
❖ Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando repetición de
instrucciones.
❖ Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
 ❖ Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las
distintas unidades orgánicas.
❖ Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

5.4.2 TIPOS DE MANUALES

Técnicas

Es un complemento del manual de procedimientos, ya que en este se plantea de forma detallada

cada una de las actividades que debe el personal realizar. Muchos consideran que estos tienden a
ser más explícitos, con las instrucciones de aquellos procesos que pueden leerse o entenderse
como confusos, en el manual de procedimientos.

Bienvenida

Comprende la historia, misión y visión de la corporación, estos se crean con la idea de transmitir y
mantener los valores institucionales de la empresa, y que de este modo los empleados y socios se
sientan identificados plenamente con la misma.

La mayoría de las veces, estos manuales comprenden un conjunto de normas de conductas y

deberes que el personal debe de adoptar, por el bien de las relaciones interpersonales dentro del
lugar.

Múltiple

Muchas veces estos surgen de las minutas, o bien de las actas de asambleas que se celebran entre
los socios, y se crean con el fin de coordinar y organizar situaciones sobrevenidas que no están
contempladas en el resto de los manuales de la organización.

Finanzas

Uno de los medios de control más importantes de la institución, por cuanto en estos se hayan
resumido todos los aspectos monetarios, y su forma de control y regulación, incluyéndose
también las funciones que deben de llevar a cabo las personas que están a cargo de esta área.

Sistema

Este se desenvuelve a medida que se crea el sistema, muchos atribuyen que estos vienen siendo
un subtipo de manual de los procedimentales y de técnicas, pero que en la práctica son más
específicos. En muchas ocasiones, estos son creados para los departamentos de informática y
manejo de la información de las organizaciones.

Calidad

Es un manual que presenta un conjunto de parámetros para medir los niveles de productividad y
eficiencia en toda la organización, tanto en los procedimientos como en los resultados, de modo
tal, que este contempla el avalúo del personal, procesos y productos.
 5.4.2.1 DE ORGANIZACIÓN, DE DEPARTAMENTOS, DE POLÍTICAS, DE PROCEDIMIENTOS, DE
PUESTO, ESPECÍFICOS

Organizacional

Es el más genérico de los manuales, ya que éste busca plasmar todo el funcionamiento de una
corporación, es decir, plantea el modo de organizar la actividad administrativa, ejecutiva y
operativa de una empresa.

Comprende aspectos complejos, intermedios y básicos de los procesos, especialistas consideran

que este manual debe de existir en todas las personas jurídicas, como el medio de consulta
general ante cualquier evento que pueda ocurrir.

Departamental

Si el manual de organización es genérico, estos vienen siendo los específicos de cada

departamento, ya que se consideran el reflejo de los organizacionales, pero a menor escala.

Es decir, contemplan todo lo referente a la actividad que debe llevar a cabo cada área de la
empresa, tanto en el proceso administrativo como operativo, por lo que regulan las actividades
que debe realizar cada departamento, las operaciones que deben ser ejecutadas y los roles que
deben desempeñarse.

Política

No debe confundirse con el campo de los partidos políticos, ni con las elites gubernamentales, ya
que este es un manual diseñado para el control y regulación de las actividades desempeñadas por
los ejecutivos de la empresa.

Va referido a las acciones que deben desencadenar los gerentes y subgerentes, con el fin de
ayudar a la empresa a desenvolverse en un campo óptimo para la obtención de sus objetivos.

Procedimientos

Una de las herramientas más importantes para todas las empresas, ya que en estas plantean un
conjunto de directrices que las personas deben de realizar, con el fin de que surta un resultado su
actuar.

En este se contemplan los pasos que se deben de seguir para que un proceso pueda ser llevado a
fin término, es un manual de instrucciones, donde se plasma lo que debe de hacerse de forma
correcta para lograr un determinado objetivo.

Estos no necesariamente van referido al área operativa, que implica los procesos industriales y
manufactureros, sino que también se crean para aquellas áreas administrativas, para que el
personal pueda realizar de modo eficaz sus acciones dentro del departamento.
Puesto

Aquellos que van referidos exclusivamente a la actividad que ejerce una persona en particular, la
idea es especificar las funciones que debe desempeñar un rol o cargo específico dentro de la
empresa.

Un ejemplo, de ello, es cuando la persona es entrevistada o bien captada para un proceso laboral y
se le leen las funciones inherentes a su puesto.

Específicos

Contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas.

5.5 DIAGRAMAS DE PROCESOS

El diagrama de procesos es una herramienta fundamental para analizarlos y ver en qué aspectos
se pueden introducir mejoras, especialmente para aumentar la productividad de los empleados,
delimitar la responsabilidad de cada tarea y, en general, aclarar el propio flujo de trabajo.

Permite conocer los procesos empresariales dentro de un único documento y sus relaciones,
identificar puntos de mejora y, en general, dar importancia a todos los procesos de una compañía,
por pequeños que puedan parecer.

5.5.1 SIMBOLOGÍAS
 5.5.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

La descripción de un procedimiento o de un proceso se agrupan las distintas tareas en etapas, y se

describe en cada etapa las actividades que se realizan, teniendo en cuenta el fin a que le etapa se
dirige.

Para describir un procedimiento o un proceso se deben tomar las actividades principales que lo
conforman.

Ejemplo. El procedimiento de ingreso a la universidad que se divide en las siguientes actividades:

-Inscripción.

-Exámenes de admisión.

-Matrícula.

Cada actividad tiene en si una finalidad propia, pero al mismo tiempo es parte de una cadena que
se orienta a un fin más remota.

Dentro de cada actividad se describen las distintas tareas que la integran, en la función del fin que
le es propio a aquella.

Ejemplo:

En la inscripción se describe el desplazamiento del interesado hasta la universidad, la llegada al

sitio en donde se debe inscribir, el retiro del formulario, si diligenciamiento y su entrega.

5.5.3 DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO Y DE FLUJO

Es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso se representa por un símbolo
diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso.

Ejemplos de diagrama de flujo

➢ Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

 ➢ Diagrama de flujo para reproducir un DVD

El diagrama de procedimientos muestra el flujo de las actividades, de manera tan general o

específica como se requiera; esto facilita estudiar y analizar todo un sistema, para identificar los
puntos sujetos a medición, para detectar si hay problemas, para identificar áreas de oportunidad.

Ejemplo

Para ejemplificar de mejor forma el uso de estos diagramas revisemos un simple ejemplo
doméstico. Imaginemos que debemos encargar a nuestra mascota a un familiar que no tiene
experiencia cuidando animales y lo más importante para nosotros es que nuestro perro no se
deprima.

Revisemos las principales actividades:

✓ Darle alimento (2 veces al día)

✓ Sacarlo a pasear
✓ Hacerle cariño

A partir de eso se puede armar este simple diagrama: