SENA 

Centro Gestión Administrativa

Gestión Documental de la Información

Digitalización de Archivos II

Aprendices: 

Luz Dayana Bustos Sanchez 

Laura Daniela Torres Lara 

Ficha:
2341273

Instructor: 
William Mauricio Mendoza

Bogotá D.C.
2022
Tabla de contenido
HISTORIA INSTITUCIONAL 3
MISIÓN 3
VISIÓN 4
VALORES CORPORATIVOS 4
 Ilustración 1 Logo fuente: Elaboración propia

HISTORIA INSTITUCIONAL

Esta empresa apareció en el año 1995, en la ciudad de Bogotá por dos gestoras
documentales, Dayana Bustos y Laura Torres que tenían la idea de que las entidades
tanto públicas como privadas tuvieran acceso fácil a la tecnología para así almacenarlos
correctamente. Surgió dando respuesta a la necesidad de gestión documental, aportando
conocimiento y experiencia para las entidades del estado. Desde el año 2000 con pocos
años de experiencia, hemos contado con un personal capacitado para garantizar la
integridad y el almacenamiento de los documentos. En sus inicios se tenía la idea de que
la empresa fuera exclusivamente para prestar servicios en la empresa, sin embargo, no
contamos con los suficientes recursos para tener la tecnología de última generación,
aparte de esto solo contábamos con el servicio exclusivo en la entidad.

En el año 2010 empezamos a ser reconocidos por los sectores más influyentes del
almacenamiento de archivos, así pudimos tener un impulso a nivel nacional, después de
esto, logramos abrir nuestra segunda línea de negocio, especializado en el manejo y
conservación de los documentos, siendo reconocidos por la innovación de servicios para
satisfacer la necesidad de nuestros clientes. Hoy en día somos una empresa reconocida a
nivel mundial con el objetivo de seguir mejorando nuestros servicios y llegar a aquellas
entidades que tienen la necesidad de conservar y almacenar sus archivos bajo la
normatividad establecida.
MISIÓN

Ofrecemos soluciones integrales en gestión documental con los más altos estándares de
calidad, que se ajustan a las necesidades de nuestros clientes, quienes ven en nuestra
empresa la mejor oportunidad para optimizar la gestión de su información. Ofrecemos
servicios de almacenamiento, digitalización y microfilmación. Contamos con un amplio
personal completamente capacitado y con experiencia, además contamos con los recursos
necesarios y modernos para hacer crecer nuestra empresa y ofrecer un servicio de calidad.

VISIÓN

La empresa the storage outsourcing company en 2030 será reconocida en el mercado como
la mejor empresa e inigualable, donde el escuchar, el reconocer, la confianza y la fidelidad
de nuestros clientes y colaboradores nos lleve a ser una organización con altos estándares
de calidad, suministrando en todo el mundo servicios integrales a la gestión documental,
acompañada de la mejor tecnología, innovación constante y personal calificado.

VALORES CORPORATIVOS

● Honestidad: Actuar con transparencia y honradez en cada uno de nuestros actos.

● Respeto: estimar y considerar los derechos propios y los de los demás, valorando
las cualidades de los otros y el entorno que nos rodea.
● Trabajo en equipo: Cooperación mutua para el logro de objetivos comunes.
● Confianza: Seguridad en sí mismo y en los demás.
● Compromiso: Disposición para asumir los objetivos estratégicos de la entidad,
entregando lo mejor de sí mismo.
● Lealtad: Fidelidad en el trato y en el desempeño del cargo
● Transparencia: información completa, rendición de cuentas, servicio al cliente.
 ● Flexibilidad: adaptación al cambio a los requerimientos del cliente y a los que el
mundo necesita.

JUSTIFICACIÓN

La digitalización es un proceso tecnológico que es de vital importancia dentro del desarrollo

de la gestión documental, sobre todo, en las entidades que cuentan con un alto volumen de
documentos físicos, esta herramienta, este proceso se caracteriza por ser sistematizado y
detallado, es decir, que este proceso permite convertir la imagen contenida en un
documento análogo en una imagen digital. Esto nos ayudará a conservar los documentos
que pasarán de archivo histórico cuyo deterioro ya no permite el manejo manual, permite
que los documentos sean consultados en diferentes ubicaciones, teniendo los parámetros
necesarios,

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La digitalización de documentos nos ahorra tiempo en desplazamiento, y la ruptura de la

barrera de espacios y tiempo se traduce en una optimización de los recursos y en la
agilización de los procesos ya sean productivos o laborales.
la digitalización pretende aumentar la productividad, reducir costos, mejorar la integridad de
los documentos

OBJETIVO GENERAL

Este manual tiene como objeto servir de orientador sobre las prácticas en materia de
digitalización, el cual nos permite obtener una reproducción digital controlada y orientada a
la preservación digital de los documentos de archivo, sujetándose a los parámetros
establecidos por el AGN.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Mejorar el acceso a la información, siendo esto posible desde cualquier lugar, tanto
para los funcionarios como para los clientes.
- Reducir el uso de papel, ya que esto traerá un ahorro económico.
-

GLOSARIO

- Accesibilidad: Es el atributo de un documento cuando puede ser localizado,

recuperado, presentado e interpretado.
- Archivo: es el conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de
sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades
- Archivo digital: Es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus
metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos
servicios web.
- Archivo de trámite: la unidad responsable de la administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria.
- Archivo histórico: unidad responsable de la administración de los documentos de
conservación permanente y que son fuente de acceso público.
- Autenticidad: es la característica de un documento cuando se puede probar que es
lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado en el momento que se declara.
- Calidad: características con las que debe contar un objeto digital, apariencia
adecuada, resolución, tono de escala, secuencia, integridad, compresión sin pérdida,
identificador único, entre otros.
- Ciclo vital del documento: son las etapas de los documentos desde su producción
o recepción hasta su baja o transferencia hasta archivo histórico.
- Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo.
- Digitalización: es la técnica que permite convertir la información que se encuentra
guardada de manera análoga, en soporte papel, video, casetes, cintas, película,
microfilm, entre otras. En una forma que solo pueda leerse o interpretarse por medio
de una infraestructura tecnológica documental o transferirlos.
- Documento digital: Es un producto de información de información y de
comunicación, se crea, se utiliza, y tiene ciclo vital de vida en un entorno digital.
- Documento de archivo: Información registrada, producida o recibida durante la
iniciación, desarrollo o terminación de una función personal o institucional y que
incluye contenido, contexto y estructura suficiente para servir como testimonio de
esa actividad.
- escáner: Periférico que permite convertir un texto o una imagen en un conjunto
de datos en formato electrónico. Existen diferentes clasificaciones para los
escáneres, pero una de las más comunes la que divide los escáneres en tres
grandes grupos: escáneres de sobremesa, multifuncionales y escáneres de alta
producción.
- Expediente: Unidad documental básica, que preserva unas características
estructurales similares derivadas del ejercicio de una misma función y producida por
un determinado órgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que
viene regulada por una norma de procedimiento.
- Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
- Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
- OCR: Es un software de reconocimiento de texto que saca de una imagen el texto
que contiene y lo transforma en cadenas de caracteres para guardarlos en un
formato que se pueda utilizar en programas de edición del texto.
- PDF: El formato de documento portátil (PDF) se utiliza para presentar e intercambiar
documentos de forma fiable, independiente del Software, el Hardware o el sistema
operativo. Inventado por Adobe, PDF es ahora un estándar abierto y oficial
reconocido por la organización internacional para la estandarización (ISO).
- Principio de procedencia: Todo documento de carácter archivístico deberá estar
asociado y con responsabilidad asignada al productor documental, a fin de
representar información contextual de su creación.
- Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
 - Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Cuadro de clasificación documental CCD: Instrumento que refleja la jerarquización dada

a la documentación producida por una institución.

Tablas de retención documental TRD: Instrumento conformado por un listado de series,

con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Programa de gestión documental PGD: Es el instrumento archivístico que formula y

documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión
de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Plan institucional de archivos PINAR: Es un instrumento para la planeación de la función

archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por
la entidad.
Formato único de inventarios documental FUID: Mediante este instrumento se logra la
recuperación efectiva de la información. En él se señala de forma exacta y precisa las series
o asuntos de un fondo documental que se desea recuperar.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
PAUTAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1) Como primer paso se prepararon los elementos de protección personal para poder
intervenir en los documentos, se utilizó bata, guantes y tapabocas.

2) Después se alistó la documentación a intervenir.

3) Se alistaron los elementos previos a usar que eran:

- Borrador
- Bajalenguas
- Pincel
- Colbón
- Brocha de cerdas suaves
- Alcohol
- Copitos
4) se empezó con una limpieza superficial, se retiran elementos metálicos, eliminar
polvo y suciedad superficial con la brocha de cerda suave, en este caso, se utilizó un
borrador de miga de pan para eliminar manchas o suciedad fácil de quitar sin alterar
el documento o eliminar información importante, después de esto, se limpia los
restos de borrador con la brocha de cerda suave.
5) Luego, se realizó la eliminación de cintas, etiquetas, y adhesivos. Se retiraron
mediante el uso de alcohol y un copito, en donde se aplica una mínima cantidad de
alcohol en la parte que se quiere eliminar, luego con un bisturí se retira lentamente y
se repite el procedimiento hasta eliminar por completo la parte intervenida.
6) Después de esto, se eliminaron los pliegues y dobleces. Para aquellos documentos
que presentan dobleces leves y no muy marcados, se coloca el documento por el
anverso del pliegue del papel, y se presiona suavemente con un bajalenguas en una
superficie firme de manera recta.
7) Para la unión de roturas o rasgaduras, se utiliza una mezcla con una mínima
cantidad de pegamento y agua. Luego de esto se coloca un pedazo de papel tissue
asegurándose que cubra la parte afectada, después, con un pincel se humedece el
papel para que pegue en el documento y previo a esto dejar secar.
REQUISITOS MÍNIMOS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Alistamiento
- Levantar y digitalizar en la base de datos el registro de inventarios de cada
expediente con los metadatos descriptivos definidos previamente por el contratante,
de acuerdo a cada serie documental.
- se debe retirar los documentos que no corresponden al expediente, los documentos
deben estar debidamente identificados.
- Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se
presenten inconsistencias y deberá dejarse constancia de este hecho, para informar
al contratante.
- Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación.
- Hacer descontaminación biológica de los expedientes con contaminación activa.
- Eliminar material metálico
- Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los 10 cm de largo. para
casos de deterioro más grave, se hará una fotocopia a consta del contratista.
- Se acepta la utilización de cintas magnéticas para los primeros auxilios, por la cara
posterior del documento, aun cuando se recomienda el uso de cinta de reparación
de documentos
Captura
- Usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta la resolución
entre 300 dpi y 600 dpi para lo cual se tendrá como criterio que los documentos en
excelente estado de conservación se digitalizarán a 300 dpi y se irá aumentando la
resolución en la medida que los documentos presenten problemas de conservación
o contraste.
- Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en
equipo de punto de y/o impresos sobre los sobres de colores
- color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en
colores, ejemplos en mapas.
- En caso de digitalizar documentación con características heterogéneas, se puede
utilizar la profundidad de acuerdo con el tipo de documento.
Identificación
- El proveedor debe realizar la identificación de las imágenes por foliación, expediente
documental, sub serie y serie documentales.
Control de calidad
- El proveedor debe realizar el control de calidad al 100% de las imágenes, para así
garantizar la legibilidad de la imagen.
- Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%.
 - Se podrá utilizar procesos de comprensión para reducir el tamaño de imagen.
- El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad.
- La integridad de los documentos.
- Exactitud dimensional comparada con el documento papel (tamaño 100%).
- No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la
legibilidad.
- No presentar imagen incompleta.
- La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura humana.
- La densidad de las áreas negras debe ser sólida.
- No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, comparadas
con el documento original en papel.
- No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con
sombras en las fuentes.
- El formato para fines de preservación es TIFF, JPEG2000
- El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A JPEG, JPG, JPE, JPEG
2000.
- La resolución de la imagen debe ser de 300 DPI o superior siempre y cuando las
resoluciones superiores se usen en los casos previstos y no para todos los
documentos.
- Los resultados de la digitalización no deben entregar imágenes torcidas.

Almacenamiento
- El proveedor debe cargar las imágenes digitales y los metadatos con la información
referencial en el software o repositorio que tiene la entidad compradora.

Tiempo de ejecución
- La entidad compradora debe definir el tiempo de ejecución esperado para el servicio
de digitalización.
Metadatos
- Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los
documentos
- Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.
- Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple
la estructura de metadatos Dublín Core metadata initiative correspondiente a 15
elementos de metadatos.
Técnica de escaneo
 - Aplicar OCR para llevar a base de datos o para generar capa de texto del
documento.
- Leer códigos impresos en el documento e incorporar la información como metadato.

Mecanismos tecnológicos de valor probatorio

- Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los
documentos.
- Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.
- Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple
la estructura de metadatos.
EQUIPOS DE DIGITALIZACIÓN

FICHA TECNICA IMPRESORA

NOMBRE DE LA EMPRESA HP
MODELO Impresora multifuncional HP LaserJet Enterprise MFP
M631
COLOR BLANCO
TECNOLOGÍA LASER B/N
CATEGORÍA Impresora B/N
RESOLUCIÓN 1200x1200 DPI
VELOCIDAD Hasta 52ppm
TAMAÑO 70 x 63.9 x 78.5cm
PESO 33.2 KG
CAPACIDAD 800 hojas
MEMORIA 1.5GB – 3GB
FUNCIÓN Escáner, copiado, Fax

DESCRIPCIÓN
Bolsillo de integración de hardware
Puerto USB de fácil acceso
Apiladora de 3 bandejas y 1000 hojas con impresión offset

Acceso de la puerta izquierda a los cartuchos de tóner

Impresión automática a doble cara

Bandeja 2 de entrada 550 hojas
Alimentador de papel de 3x550-sheet y soporte
ADD de 150 hojas con escaneado a doble cara de una sola
pasada
Pantalla táctil intuitiva en color 20.3 cm basada en iconos

Disco duro seguro HP de gran rendimiento

Impresión WI-FI Direct / Bluetooth de baja energía

Acceso a la ruta de impresión

Bandeja 1 multiuso de 100 hojas

Puerto USB integrado

Puerto FAX
 Puerto Gigabit Ethernet

FICHA TECNICA ESCANER

NOMBRE DE LA EMPRESA Kodak
MODELO Escáner Kodak Alaris S2060W
COLOR BLANCO
TECNOLOGÍA escáner B/N y color
CATEGORÍA escáner
RESOLUCIÓN 600 dpi
VELOCIDAD Hasta 80 ppm
TAMAÑO 31.2*18,25*20,4 cm
PESO 3.3 Kg
CAPACIDAD 80 hojas
MEMORIA 3430 MB
FUNCIÓN Escáner

DESCRIPCIÓN
Con velocidad de escaneo de hasta 80 ppm, este escáner es
ideal para grupos de trabajo compartido.
La pantalla del panel de control es fácil de leer, con
nombre de actividades personalizado e iconos a color que
hacen que la tarea del escaneo sea rápidas y fáciles de
seleccionar
Procesa documentos pequeños, como tarjetas de
identificación, tarjetas duras con relieve, tarjetas
personales y tarjetas de seguro.
Reduce los requisitos de procesamiento del host con el
procesamiento de imágenes incorporada
La tecnología active feed elimina las preocupaciones de la
preparación de documentos para lotes pequeños
Controlled output stacking mantiene los documentos
organizados de manera ordenada en la salida.
La plataforma para pasaportes alaris y el accesorio
integrado de la plataforma tamaño A4 junto con la
plataforma tamaño A3, están disponibles para materiales
especiales y para procesamientos de excepciones
La tecnología perfect page optimiza la calidad de imagen
dinámicamente en cada escaneo para lograr una
extracción más exacta de la información
El escáner compacto se adapta fácilmente a los escritorios
en entorno de oficina

La conectividad de red incluida la inalámbrica, permite el

escaneo a la nube y la captura transaccional en la web
desde aplicaciones empresariales
 FICHA TECNICA LECTOR CODIGO DE BARRAS
NOMBRE DE LA EMPRESA Honeywell
MODELO Lector código barras Honeywell 1950
COLOR Negro
TECNOLOGÍA escáner y sensor led
CATEGORÍA escáner
TAMAÑO 12,5*11,2*19,5 cm
PESO 0,35 kg
CONSUMO DE ENERGIA 500 mA
VOLTAJE DE ENTRADA 4,4 V
FUNCIÓN Lector de código de barras portátil
TIPO DE ESCANEO 1D/2D
TIPO DE SENSOR LED

DESCRIPCIÓN
Es un lector de código de barras imager con cable
perteneciente a la séptima generación de la consolidada
serie Xenon.
Tiene un potente motor de escaneado que captura códigos
de barra 1D, 2D, PDF y Digimarc.
Cuenta con un funcionamiento en la captura de códigos a
cierta distancia, evitando los movimientos forzados.
Reduce los requisitos de procesamiento del host con el
procesamiento de imágenes incorporada
La tecnología active feed elimina las preocupaciones de la
preparación de documentos para lotes pequeños
Controlled output stacking mantiene los documentos
organizados de manera ordenada en la salida.
La plataforma para pasaportes alaris y el accesorio
integrado de la plataforma tamaño A4 junto con la
plataforma tamaño A3, están disponibles para materiales
especiales y para procesamientos de excepciones
La tecnología perfect page optimiza la calidad de imagen
dinámicamente en cada escaneo para lograr una extracción
más exacta de la información
El escáner compacto se adapta fácilmente a los escritorios
en entorno de oficina

La conectividad de red incluida la inalámbrica, permite el

escaneo a la nube y la captura transaccional en la web
desde aplicaciones empresariales
 FICHA TECNICA ESCANER PORTATIL
NOMBRE DE LA EMPRESA IRIScan – Canon
MODELO IRIScan Book 5 wifi
COLOR Negro
TECNOLOGÍA escáner portátil
CATEGORÍA Sensor de imagen
TAMAÑO 2.2x25.9x3.8 cm
PESO 153 gr
TIPO DE BATERÍA Batería de litio integrada recargable
RESOLUCIÓN 300/600/1200 PPP
MEMORIA Tarjeta microSD/microSDHC de hasta 32 GB
Alta resolución, color: 4 segundos
VELOCIDAD DE ESCANEADO PARA PÁGINAS Alta resolución, blanco y negro: 3 segundos
A4 Baja resolución, color: 2 segundos
Baja resolución, blanco y negro: 1 segundo
FORMATOS DE ARCHIVO JPEG, PDF o PDF de varias paginas

DESCRIPCIÓN
Es ideal para escanear libros, revistas y periódicos.
Permite escanear documentos con tamaño carta
A4 como facturas, contratos entre otros.
Utiliza una batería recargable por USB.

Permite escanear hasta 100 documentos al día.

Pantalla en color de 1,5 pulgadas.
Los documentos escaneados aparecen en tiempo
real en las aplicaciones o en el computador
conectado mediante cable.
El diseño portátil se adapta fácilmente a los
escritorios en el entorno de oficina.

Los documentos escaneados se pueden convertir

automáticamente en documentos editables
mediante el software OCR.
PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN

Herramienta Windows
Este proceso de digitalización se realizó con el fin de conocer las aplicaciones que se
pueden usar para digitalizar un documento de manera fácil, asegurando la integridad y la
autenticidad, la práctica consiste en los siguientes pasos:

1) El primer paso, es abrir la ventana de Windows y buscar “ digitalizar un documento o

una imagen” y abrir la aplicación.

2) Al abrir la aplicación se encuentra un panel donde tiene varias herramientas para

realizar un nuevo fax, una nueva digitalización o activar y desactivar vista previa.
Luego nos encontramos con una ventana para elegir la carpeta donde queremos
guardar en este caso los documentos digitalizados.
3) Después, se conecta el dispositivo que se vaya a utilizar, en este caso, se usó el
escáner Alaris S2060w y se elige la carpeta donde se quiere digitalizar los
documentos.

4) En la barra de herramientas se da clic en “Nueva digitalización”, luego aparece un

cuadro donde salen varias opciones que tenemos que diligenciar para digitalizar los
documentos y agregar un nuevo perfil.
5) La primera casilla que hay que diligenciar es que tipo de escáner vamos a usar o el
que está conectado al computador, en este caso es el escáner Alaris S2060w.

6) Después se diligencia el recuadro de “nombre del perfil”, que nos sirve para
agregarle un nombre a nuestro perfil y personalizarlo.

7) El siguiente recuadro nos indica el tamaño de papel, que en este caso le dimos la
opción de que detectara automáticamente el tamaño del papel.

8) En el cuadro de formato de color, se elige la opción de escala de grises, ya que es el

recomendado para mantener la autenticidad del documento.
9) Se selecciona el tipo de archivo en el que queremos guardar los documentos
digitalizados, ya sea en formato BMP, JPG,PNG,TIF. Para esta práctica usamos el
formato de JPG.

10) Graduamos la resolución en la que queremos la digitalización.

11) Luego, se le da clic en “vista previa” para poder agregar el perfil que se creó
previamente.
12) Se colocan los documentos en la parte superior del escáner para que empiece a
digitalizar.

13) previo a esto, se puede comenzar con la digitalización, los documentos se van
guardando en la carpeta que seleccionamos anteriormente para luego guardarlos en
el pc y cambiarle el nombre si se requiere y en este caso subirlo al drive.
Digitalización con la herramienta Smart Touch

- Como primer paso debemos verificar que el escáner esté encendido y conectado
correctamente.

Apagado Encendido

- procedemos a dar clic en los iconos donde se despliegan diferentes opciones y

ingresamos a configuración
- seguido de esto se abrirá opciones para crear el perfil y configurar la digitalización
que se realizará

● Archivo: crea un archivo electrónico

a partir de los documentos digitalizados y lo
guarda en la ubicación especificada en la
ruta Carpeta
● Carpeta: lugar donde quedará
guardado el archivo
● Tipo de archivo: Formato: PDF con
capacidad de búsqueda: igual que un
archivo PDF, con la particularidad de que es
posible realizar búsquedas de texto para
localizar palabras.
● formato del nombre de archivo: Estos
formatos generan automáticamente el
nombre único del archivo de salida
● prefijo del nombre de archivo:
nombre del archivo
● opciones de digitalización: Editar
imágenes antes de guardar/enviar: las
imágenes digitalizadas se mostrarán en una
ventana Editar para permitir su edición
● Esperar más páginas cuando el
alimentador esté vacío: el escáner se
causará cuando el alimentador esté vacío y
le solicitará que introduzca más hojas en el
alimentador de documentos para continuar
con la digitalización.
Añadir palabra clave a un archivo: permite
añadir una palabra a las propiedades de
archivo del documento que ayude a la hora de buscar un archivo.
Separar con hojas en blanco: genera un archivo de
documento distinto para el conjunto de imágenes digitalizadas después de cada hoja
en blanco intercalada.
Separar por código de barras: podrá colocar varios documentos con códigos de
barras en el alimentador. A continuación, se genera un archivo de documento
distinto para el conjunto de imágenes digitalizadas después de cada código de
barras
- procedemos a dar clic en configuración donde se abren las siguientes opciones y
daremos clic en valor predeterminado

- En la opción “El documento de entrada es” si la documentación tiene información por

las dos caras del documento entonces daremos clic en la opción a dos caras de lo
contrario cara inversa y después daremos clic en configuración

- al dar clic en configuración saldran opciones para configurar el tipo de documento,

tipo de soporte, resolución entre otros
- luego procedemos a dar clic en dispositivo para agregar un sello digital y un mensaje

- Al dar clic en sellado digital podemos ver que hay diferentes opciones tales como

texto, gráfico y diseño.

 - Daremos clic en mensaje y seguidamente saldrán opciones como las siguientes
donde se seleccionara hora, fecha y en mensaje podremos ingresar un nombre

- Para agregar un sello digital con gráfico se deberá dirigir a la opción en donde

aparecerá el icono + para agregar un logo

- guardaremos los cambios y seguidamente dirigirse al icono dando clic derecho y

seleccionar el perfil que habíamos creado
 - Las imágenes aparecerán en la pantalla en donde la aplicación nos ofrece las

siguientes opciones para editar

- En la ventana editar están disponibles los siguientes iconos Para utilizar una
herramienta, haga clic en el icono para seleccionarla y, a continuación, aplíquese a
la imagen que desee

DESCRIPCIÓN ICONO

Iniciar: permite digitalizar documentos adicionales y

anexarlos a las imágenes actuales.

Detener: cancela la digitalización de documentos.

Lupa: aumenta una parte de la imagen.

Desplazar: permite mover libremente la imagen por la

ventana. Utilice esta herramienta en una imagen cuando
esta no esté visible de forma completa en la ventana de
visualización

Gira la imagen en la dirección indicada

Eliminar: elimina una imagen. Haga clic en una imagen

para eliminarla. Aparecerá un cuadro de diálogo de
confirmación antes de eliminar la imagen.

Seleccionar región: permite dibujar una región rectangular

en cada imagen. Utilice esta herramienta con las
herramientas Recortar y En blanco

Propiedades: muestra las propiedades del documento

digitalizado.

Más herramientas de edición: son herramientas y accesos

para obtener distintas vistas de la imagen como acercar y
alejar. Suelen utilizarse los accesos directos de esta
herramienta. por ejemplo utilice las teclas + y - para
acercar y alejar todas las imágenes

En blanco: sustituye por un fondo blanco la parte de la

imagen comprendida en la región. Aparecerá un cuadro de
diálogo de confirmación antes de modificar la imagen.

Digitalización de libros con la aplicación CZUR Scanner

1) Para poder digitalizar un libro usamos un escáner CZUR junto con una aplicación
para poder modificar el documento.
2) luego, en la barra de herramientas o en el buscador de windows buscamos la
aplicación CZUR Scanner para posteriormente ingresar a ella, pero primero hay que
cerciorarse que el escáner esté conectado correctamente al computador.
3) Después de ingresar a la aplicación, aparece un panel con varias opciones para
poder digitalizar un libro. En la parte derecha aparece una ventana donde podemos
crear una carpeta o agregar una, en la parte inferior aparece un icono que nos da
acceso directo a la parte de digitalización.
4) En la página de procesado se encuentra la cámara del escáner lista para poder
digitalizar, nos muestra una línea donde debemos ubicar el libro correctamente.
5) en la derecha se encuentra un panel donde podemos modificar el procesado, como
el modo de color y el metodo de procesamiento.
6) Para poder digitalizar la portada del libro se requiere la opción de papel plano, que
solo digitaliza un documento. Luego de esto, escogemos “libro curvado” para así
digitalizar las dos páginas del libro.
7) También tenemos la opción de ajustar la página a digitalizar.

8) Después de editar la página de procesado, está listo para escanear.

9) Luego de que las páginas están escaneadas, tenemos la opción de editar la página
como por ejemplo recortar, ajustar, poner filtros e incluso imprimir.
10) para poder exportar el libro digitalizado en la parte izquierda aparecen unas
opciones donde podemos descargarlo en diferentes formatos ya sea en word, pdf,
tiff ,txt o excel.

11) Al escoger algunas de las opciones aparece un recuadro con varias herramientas
para modificar el formato, en este caso, por ejemplo si lo queremos a color o en
escala de grises, en que calidad y el tipo de formato. Por último se descarga y ya
queda almacenado en la carpeta que anteriormente habíamos elegido.
BIBLIOGRAFÍA
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Rec
ursos/Publicacionees/V4_Ficha_Digitalizacion.pdf

https://issuu.com/saladeprensa/docs/manual_de_digitalizacio_n_de_documentos_2022_del
_

https://es.slideshare.net/yolandaalvearguerrero/aplicacin-primeros-auxilios-a-los-documento
s
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.archivogeneral.gov.co/sit
es/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V4_Ficha_Digitalizaci
on.pdf