GUIA TEORICO PRÁCTICO DE

AGENCIAS Y SUCURSALES

Lcda. Cintia Urquia

AGENCIA: Es un centro local, que funciona bajo la disposición de la oficina principal, por
lo general no posee otro inventario de mercancías, que el que utiliza como muestrario para
los clientes. no está obligada a llevar contabilidad, ya que la oficina principal es la
responsable de registrar las operaciones que ellas realizan.

Periódicamente, la agencia presentará a la oficina principal, una cuenta de gastos donde

relaciones todos los pagos realizados, acompañada de sus respectivos comprobantes.

EJERCICIO DE AGENCIA.

La empresa comercial MARRON, C.A. Con fecha 01-01-2021 establece una agencia de
ventas en la Horqueta, la cual opera bajo las siguientes condiciones, los ingresos y gastos
se imputarán a la agencia y los resultados de las operaciones de la agencia, deberán
determinarse mensualmente. El costo de venta de las mercancías vendidas por la agencia
es un 40% menos que el monto facturado. Las transacciones que se llevaron a cabo durante
el primer mes fueron los siguientes.

01-01-21: Se dotó a la Agencia de un fondo fijo de Bs. 15.000,00.

07-01-21: Se enviaron mercancías para muestra por Bs. 10.000,00

15-03-21 La oficina principal aprobó créditos de cliente de la agencia, despacho y facturó las
correspondientes mercancías por Bs. 75.000,00

21-01-21 La oficina principal cobró por cuenta de la agencia Bs. 45.000,00

30-01-21 La oficina Principal efectuó los siguientes desembolsos correspondientes a la agencia:

- Nomina de empleados Bs. 6.760,00

- Arrendamiento del Local Bs. 3.000,00
- Material de promoción Bs. 2.750,00

31-01-21 La oficina principal, repone el fondo fijo, según ka de gastos recibida, la cual mostraba los
siguientes desembolsos:

- Papelería Bs. 2.500,00

- Artículos de Escritorio Bs. 2.750,00
- Café y refrescos Bs. 75,00
- Limpieza Bs. 600,00

Realizar los respectivos registros en los Libros de la Oficina Principal.

SUCURSALES: Son centros de distribución locales que funciona como unidades
mercantiles separadas, aunque están siempre sujetas a la autoridad de la casa u oficina
principal, quien es el ente que determina el grado de independencia que se le concederá a
cada sucursal. Las sucursales pueden vender o prestar el servicio, facturar, manejar el
efectivo recibido para cancelar sus propias compras o gastos.

CONTABILIDAD DE SUCURSALES:

Los sistemas de contabilidad de sucursales, contemplan las siguientes posibilidades:

- Registros centralizados en la Oficina o Casa Principal.

En este caso las transacciones de la sucursal se registran en los mismos libros de
la oficina principal o en libros separados. La sucursal deberá remitir toda la
documentación diariamente o informes que detallen suficientemente las ventas,
los cobros, las compras, los gastos.

- Registros Separados en la Oficina Principal y en la Sucursal.

En este caso la sucursal lleva su propios libros y mantiene una sistema de
información constante con la oficina principal, sobre ciertas operaciones que
afectan la contabilidad de las dos unidades y al finalizar un periodo
previamente establecidos, la sucursal remite a la oficina principal sus Estados
Financieros a efectos de que ésta, los revise y efectué el registro definitivo de los
resultados obtenidos por la sucursal.

Cuando la sucursal lleva sus propios libros abrirá una cuenta corriente que
denominará Cuenta Oficina Principal: ocupa el lugar de la Cuenta Capital, A
dicha cuenta se acreditarán todas las remesas que se reciben de ella las
utilidades que se obtengan en la sucursal. Por otra parte, se le debitaran las
remesas de fondos que se haga de la sucursal a la central (casa principal) y las
perdidas en sus operaciones. El saldo de la Cuenta Oficina Principal se llevará
también en una cuenta reciproca, en la contabilidad de la oficina principal, que
se denominará Sucursal, en la que se cargarán todas sus contribuciones a la
sucursal y las ganancias que sean avisadas por la misma. Por otro lado, se
acreditarán a esta cuenta todas las remesas que reciba de la sucursal y las
pérdidas que ésa le comunique.

Estas cuentas recíprocas, representan:

- La Cuenta Sucursal en el Estado de Situación Financiera de la Oficina
principal, una cuenta de activo que indica el volumen de la inversión total de la
sucursal.
- -La Cuenta Oficina Principal En el Estado de Situación Financiera de la
sucursal, es similar a una cuenta capital, contra la que se cierra la cuenta
pérdidas y ganancias. Esta cuenta indica el monto y responsabilidad de la
sucursal para con su oficina principal.

El método para facturar las mercancías que se envíen a la sucursal es al Costo

para la casa central.

EJERCICIO DE SUCURSAL:
El 1 de enero de 2020, El Martillo, C.A., establece una sucursal en Guara, la cual
operará bajo las siguientes condiciones:
La sucursal llevará su propia contabilidad y enviará un Estado de Situación
Financiera mensual a la casa central durante los primeros 8 días de cada mes.
Las mercancías serán facturadas a la sucursal al costo y el control de Activos
No Corriente (Propiedad Planta y Equipos) se llevará en la Casa Central.. Las
operaciones que se efectúan durante el primer periodo, son las siguientes:
1/01/2020 La oficina principal abre una cuenta corriente para ser
movilizada por la sucursal en el Banco Venezuela,
depositándole un monto de Bs. 60.000,00.
2/01/2020 La sucursal compra de contado el mobiliario de sus oficinas
por Bs. 30.000,00.
7/01/2020 La oficina principal envía mercancías a la sucursal por Bs.
120.000,00.
10/01/2020 La sucursal efectúa las siguientes ventas:
 Al contado Bs. 62.000,00
 A Crédito Bs. 31.000,00

15/01/2020 La sucursal cancela los siguientes gastos:

 Sueldos empleados Bs. 16.000,00

 Arrendamiento Local Bs. 4.000,00
 Gastos Generales Bs. 1.500,00}

18/01/20202 La Oficina Principal envía a la sucursal una nota de debito,

donde le hace los siguientes cargos.

 Seguro de Incendio Bs. 350,00

 Publicidad Bs. 3.900,00
 Impuestos Muncipal Bs. 250,00
20/01/2020 La sucursal compra mercancía de contado por Bs. 5.000,00.
30/01/2020 La sucursal remite a la Oficina Principal la cantidad de Bs.
20.000,00
El inventario Final de mercancía en la sucursal fue de Bs.
80.000,00
 OBSERVACIONES

1- Cuando la Sucursal compra su propio mobiliario no lo registra en ninguna cuanta

de activo, por cuanto el control de estos bienes , se ha convenido llevarlo en la
oficina principal.. Cuando no sea éste el caso, la sucursal podrá abrir sus propias
cuentas de activos.
2- Las mercancías que se envían a la sucursal, son facturadas al costo, rebajadas del
inventario de la oficina principal y representan parte del inventario de mercancías
disponibles para a venta que tendrá la sucursal. A este costo, como es natural, se le
harán los cargos por transporte en que haya incurrido la oficina principal.
3- Las compras y ventas que efectúa la sucursal, sólo surten efectos en los registros
contables de ésta, ya que, la sucursal está realizando operaciones con terceras
personas, ajenas a la oficina principal.
4- Los desembolsos que haga la sucursal para cubrir sus propios gastos, no originan
registros de contabilidad de la oficina principal. No sucede así con los gastos que
paga la oficina principal por cuenta de la sucursal., los cuales deberán ser extraídos
de las cuentas de gastos donde se encuentren acumulados, para ser cargados
mediante notas de debito a la sucursal. En caso diferente, donde la sucursal paga
gastos por cuenta de la oficina principal, se procederán registros en los libros de la
oficina, para lo cual, será la sucursal quien tenga la obligación de preparar las
correspondientes notas de débito.
5- Las remesas de fondos o de cualquier otro tipo de bienes que envie la sucursal a la
oficina principal, se registraran en las dos contabilidades.
6- La determinación de la ganancia o pérdida de la sucursal, se hará al final del
ejercicio, previamente, obteniendo primero el costo de ventas. El costo de venta se
determina considerando la mercancía recibida de la oficina principal y la compra
efectuada por la propia sucursal para determinar el total de la mercancía
disponible para la venta menos el inventario final.
7- El único asiento de cierre que hace la Oficina Principal es registrar la utilidad o la
perdida que haya acusado la Sucursal.
 CONCILIACION DE CUENTAS ENTRE OFICINA PRINCIPAL Y SUCURSALES:

Las sucursales al final de cada periodo, deberán presentar a sus oficinas

principales, una relación de cuentas Oficina Principal, a fin de que ésta sea conciliada con
la cuenta Sucursal que aparece en los libros de la principal, ya que, por ser recíprocos, los
saldos de estas cuentas deben cuadrar. Es frecuente que dichos saldos no cuadren, porque
existen remesas de dinero, de mercancías, de otros bienes, de documentos, que hayan sido
enviados de un sitio a otro y que no hayan llegado a su destino. Por esta razón, debe
procurarse que toda la información se encuentre registrada en las dos contabilidades antes
de proceder al cierre. En todo caso, ´puede utilizarse cuentas de tránsito, tales como
Mercancías en Tránsito, Dinero en Tránsito, etc. Para registrar esas partidas no recibidas al
momento del cierre.

Cuando las cuentas de la oficina principal y su sucursal no coincidan, se procede a

realizar una conciliación similar a la conciliación bancaria y se consideran las siguientes
posibilidades:
- Débitos o créditos en la cuenta sucursal, que corresponden a los créditos o
débitos registrados en los libros de ésta.
- Débitos o créditos en la cuenta Oficina Principal, que no corresponden a
créditos y débitos registrados por dicha oficina.

EJEMPLOS: Supongamos que la Oficina Principal, al finalizar determinado periodo,

envió mercancía a su sucursal por Bs. 50.000,00, las cuales no fueron recibidas por ésta al
momento de la conciliación. En este caso la cuenta Sucursal en los Libros de la Oficina
Principal tendrá un débito de Bs. 50.000,00 que no aparecerá en los libros de la sucursal.

Para conciliar ambas cuentas, la sucursal deberá aumentar el saldo de su cuenta Oficina
Principal en ese mismo monto. Si la mercancía no recibida interfiere con el cierre de su
ejercicio, será necesario efectuar el siguiente ajuste.

Mercancía en tránsito 50.000,00

Oficina Principal 50.000,00

La cuenta mercancías en Tránsito deberá considerarse al momento de determinar el costo

de venta y al momento de registrar su inventario final.

EJERCICIO
Al finalizar un ejercicio, la cuenta sucursal en los libros de la oficina principal, tiene un
saldo de Bs. 84.000,00 y la cuenta oficina principal en los libros de la sucursal muestra un
saldo de 97.350,00. Del análisis efectuado se determinan los siguientes datos.

 El 28 de diciembre la oficina principal envió mercancía por Bs. 6.150,00 que no han
llegado a la sucursal.
 La sucursal cobró Bs. 25.000,00 a un cliente de la oficina principal y no le aviso a
ésta.
 La utilidad obtenida por la sucursal fue de Bs. 12.150,00 y la oficina principal
registro por Bs. 11.250,00
 El 31 de diciembre la sucursal devolvió mercancía a la central por Bs. 6.400,00.

Usted debe

- Conciliar las cuentas de la sucursal y de la Oficina Principal.

- Redactar los ajustes a que haya lugar en los libros de la oficina principal y de la
sucursal.

SALDO SEGÚN EDO. CTA. SUCURSAL 97.350,00

MAS: Mercancía en Tránsito 6.150,00

MENOS:

SALDO REAL LIBRO SUCURSAL 103.500,00

SALDO SEGUNDO EDO. CUENTA OFICINA PRINCIPAL 84.000,00

MAS: COBRO NO REGISTRADO 25.000,00

AJUSTE POR CONTABILIZACION INCORRECTA 900,00 25900
DE LA UTILIDAD
(6.400)
MENOS: MERCANCIA DEVUELTAS EN TRANSITO
103.500,00
SALDO REAL LIBRO OFICINA PRINCIPAL

DIARIO DE LA SUCURSAL
 1-
Mercancía en Tránsito en 6.150,00
Oficina ]Principal
Oficina Principal 6.150,00
Para contabilizar la mercancía en
tránsito enviada por la oficina principal.

DIARIO OFICINA PRINCIPAL

1-
Sucursal 25.000,00
Cuentas por Cobrar 25.000,00
Para contabilizar el cobro de la sucursal
no avisado
2-
Sucursal 900,00

Perdida y Ganancias en Sucursal 900,00

Para ajustar la utilidad de sucursal mal
contabilizada
3-
Mercancía enviada Sucursal 6.400,00
Sucursal 6.400,00
Para registrar mercancía en tránsito
devuelta por la sucursal.

ESTADO FINANCIEROS
COMBINADOS
Al final del ejercicio económico, la sucursal deberá preparar sus propios Estado
Financieros, los cuales constituirán anexos a los Estados Financieros de la Oficina
Principal, donde detalla la inversión que ésta tiene en sus sucursales. Los Estados
Financieros de la oficina principal y de las sucursales, continen una valiosa
información, pero en muchas oportunidades se requiere la preparación de estados
que combinen de ambas unidades económicas. Esto se logra preparando Estados
Financieros Combinados, donde se sustituyen las cuentas de inversiones en las
sucursales que aparecen en el Estado de Situación Financiera de la Oficina
Principal, por los saldos individuales de activos y pasivos, que conforman los
Estados Financieros de las Sucursales. De igual manera en el Estado de Resultado
de la Oficina Principal, se sustituirá la utilidad o perdida de las sucursales por las
diversas cuentas de ingresos y gastos que conforman el Estado de Resultado de
cada Sucursal.

EJEMPLO: Después de Determinar la utilidad de la Sucursal, sus Estados

Financieros eran los siguientes
 SUCURSAL GUARA
ESTADO DE SITUACION FINANCIERO
31-01-2020
ACTIVOS:
Banco Venezuela 45.500,00
Cuentas por Cobrar 31.000,00
Inventario de Mercancías 80.000,00
TOTAL ACTIVO 156.500,00
PASIVOS

Oficina Principal 156.500,00

SUCURSAL GUARA
ESTADO DE RESULTADO
DEL 01-01-2020 AL 31-01-2020

VENTAS 93.000,00
Menos
Costo de Ventas
Mercancía recibida de Oficina Principal 120.000,00
Compras 5.000,00
Mercancía Disponible 125.000,00
Menos Inventario Final 80.000,00 45.000,00

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 48.000,00

Menos: Gastos de Operación
Sueldos 16.000,00
Arrendamiento 4.000,00
Seguros 350,00
Publicidad 3.900,00
Impuesto Municipal 250,00
Gastos Generales 1.500,00 26.000,00
UTILIDAD NETA 22.000,00

EL MARTILLO, C.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31-01-2020
 Activos
Activo corriente
Banco 22.500,00
Cuentas por cobrar 180.000,00
Inventario de mercancía 300.000,00
Sucursal guara 156.500,00
Total acivo corriente 659.000,00
Activo no corriente
Mobiliarios y equipos 140.000,00
Mobiliarios y eqipos suc. Guara 30,000,00
Total activo no corriente 170.000,00
Total activos 830.500,00
Pasivo y patrimonio
Pasivo
Cuentas por cobrar 233.000,00
Total pasivo 233.000,00
Patrimonio
Capital social 450.000,00
Superavit 147.000,00
Total patrimonio 597.000,00
Total pasivo y patrimonio 830.500,00

EL MARTILLO, C.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31-01-2020

VENTAS 200.000,00
Menos Costo de Ventas
Inventario Inicial 380.000,00
Compras 160.000,00
540.000,00
Menos: Mercancía enviada a la Sucursal 120.000,00
Mercancía Disponible 420.000,00
Menos: Inventario Final 300.000,00 120.000,00
UTITLIDAD BRUTA 80.000,00
Menos Gastos de Operación
Sueldos y Comisiones 19.000,00
Arrendamientos 10.000,00
Seguros 2.500,00
Publicidad 8.000,00
Impuestos Municipal 1.500,00
Gastos Varios 5.000,00 46.000,00
UTILIDAD NETA DE OPERACIONES PROPIAS 34.000,00
UTIÑLIDAD DE LA SUCURSAL GUARA 22.000,00
UTILIDAD NETA 56.000,00

Con los cuatro Estados Financieros anteriores debemos preparar los Estados Financieros
Combinados.