PROYECTOS Y MONTAJES COMIN S.A.

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
ADMINISTRATIVO
(PCA)

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

(PCA-711-01)

INDICE

1. Objetivos y Alcances
2. Definiciones
3. Descripción del Proceso
4. Registros
5. Control de Cambios

REGISTRO DE REVISIONES
PREPARADO APROBADO
REVISION FECHA REVISADO POR FECHA FECHA
POR POR

11 JVR 05-11-14 AAR 05-11-14 AAR 05-11-14

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN: ADMINISTRADOR DE OBRA

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1.- OBJETIVO Y ALCANCES

1.1.- Objetivo.
Sentar las bases para la gestión del Proyecto, a través de la planificación y los roles y responsabilidades de
todos los integrantes de la administración del Proyecto, garantizando la completa y efectiva entrega de
información para la toma de decisiones, en tiempo y forma, tanto técnica, económica y contractual, de modo
que permita cumplir con las metas fijadas para la obra (seguridad, productividad y margen esperados, entre
otros).

1.2.- Alcance.
Este procedimiento es aplicable a todos proyectos ejecutados por Proyectos y Montajes COMIN S.A.

2.- Definiciones
No hay

3.- Desarrollo del proceso

3.1.- Responsabilidades.

A continuación se describen las responsabilidades de cada uno de los involucrados en este documento

Jefe de Oficina Técnica

 Dar fiel cumplimiento a lo señalado en este procedimiento

 Organizar los recursos humanos y técnicos para dar cumplimiento a cada una de las exigencias
señaladas en este procedimiento.
 Velar por la veracidad y entrega en tiempo y forma de toda la información e indicadores que debe
entregar la obra, para la toma de decisiones por parte de la Administración y de la Gerencia de
Operaciones.

Jefe de Producción
 Construir de manera eficiente y en plazo, buscando reducción de HH con una mirada de mejoramiento
e innovación del proceso constructivo, usando la herramienta de planificación basada en el sistema Last
Planner.

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Administrador de Obra

 Presentar junto al informe ejecutivo semanal un plan de acción para desvíos en costo por cuenta y
plazo por actividad.
 Otorgar los recursos humanos y técnicos necesarios para el cumplimiento de este procedimiento
 Verificar la implementación y cumplimiento de este procedimiento
 Adoptar las medidas correctivas necesarias en caso de incumplimiento de de plazos o costos.

Gerente de Operaciones

 Monitorear y auditar el cumplimiento de este procedimiento

 Producto de los análisis de los indicadores entregados por la obra y sus tendencias, será el responsable
de solicitar a la obra los planes de acción concretos para llevar a cado medidas correctivas que
permitan llevar a buen término el Contrato, vale decir cumplir con sus objetivos.

3.2.- PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN.

Documento
Responsable Actividad
Calidad

1. Planificación Estratégica del Proyecto

Una vez presentada la oferta, Estudios traspasa a ITA-721- 03

Operaciones la Oferta que entre la Gerencia Documentos a
Subgerente de Estudio Operaciones y el depto. de estudios de propuestas Operaciones
de propuestas estimen que tiene altas probabilidades de adjudicación
o sea adjudicada.
Dentro de la información se traspaso se debe entregar
el primer análisis de riesgos de la obra.

Designa al Administrador de Obra y su personal

superior.
Gerente de Operaciones
Traspasa la Oferta al Administrador de Obra
designado.

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Valida para firmar el Contrato del Proyecto y su

Programa de construcción. ITA-711-02
Aprueba el presupuesto original y metas del Proyectos Instructivo
presentadas por el Administrador de Obra. Indicadores
Control de Costo
de Obra
Aprueba el Plan de Inicio de la Obra presentado por el
Administrador de Obra.

Entrega Informe Final de Obra a Gerente Comercial.

Convoca reunión de inicio de obra y reunión de

compromiso

Elabora el Plan de Obra, el cual incluye el, Programa

Contractual, Plan de Inicio, Plan de Suministros, Plan
ITA-711-02
de Equipos, Plan de Dotación, Plan de Auditorías
Instructivo
Presupuesto Oficial, Primer Last Planner y Flujo de
Administrador de Obra Indicadores
Caja.
Control de Costo
de Obra
Mensualmente el Staff Superior de la Obra
encabezado por el Administrador, deberá concurrir a
Santiago a presentar el EDC a la Gerencia de
Operaciones dentro del marco de la reunión de
seguimiento mensual de obra.

2. Control de Gestión Operacional

Entrega semanalmente a Gerente de Operaciones y

Gerencia Técnica, el Informe Ejecutivo Semanal el cual
incluye Indicadores Semanales Operacionales, alertas
y acciones, entre otros.
Responsable de la administración contractual y gestión
Administrador de Obra de los Riesgos.
ITA-711-02
Entrega al Gerente de Operaciones Estados de
Instructivo
Contrato.
Indicadores
Control de Costo
Entrega a Gerente de Operaciones Mensualmente
de Obra
Informe de Riesgos M+1.

Entrega a final de Obra el informe final según formato

establecido.

Jefe de Oficina Técnica Elabora Semanalmente Informe con Indicadores

semanales y Weekly, con acciones tempranas para

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lograr los resultados esperados.

En el caso de no cumplimiento de los planes de acción
por parte del Administrador de Obra, será informado el
Gerente de Operaciones para su intervención.

Realiza Encuesta de Satisfacción al Cliente al 50% y

100% de avance de la Obra.

Jefe Corporativo de
Realiza auditorías gestiónales según lo establecido en
Calidad
al plan de Auditorias de la Obra.

3. Control de Costos

Entrega detalle de costos mensuales al Jefe de Oficina

Jefe de Contabilidad
Técnica para elaboración de Estado de Contrato.

Elabora Estado de Contrato del mes a partir de costos

contables a la fecha, venta aprobada. Elabora
proyección de costos y venta a término. Ups & Downs,
teniendo en cuenta que el EDC es la mejor estimación
ITA-711-02
que se puede predecir con la información y tendencias
Instructivo
que se conocen al momento de emitirlo y analizan
Indicadores
respectivamente.
Control de Costo
Jefe de Oficina Técnica de Obra
Es el encargado de validar los PM y auditar que el
proceso de compras que se realiza en Obra, sea bajo
el presupuesto actualizado.
Es el responsable de la emisión los días 10 de cada
mes del EDC.
Responsable de la Administración de los cambios y
gestión de cobros.

4. Programación y Control

ITA-711-02
Acuerda con el Mandante Programa Contractual, el
Instructivo
cual se establece como única referencia de evaluación
Administrador de Obra Indicadores
de avance oficial del Contrato, programa previamente
Control de Costo
aprobado por Gerencia de Operaciones y Gerencia
de Obra
Técnica.

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Actualiza semanalmente en conjunto con el Jefe de

Producción y Jefe de Oficina Técnica el programa de
obra de acuerdo a los avances físicos del proyecto. En
caso de desviaciones o interferencias relevantes, estas
son comunicadas en forma inmediata a la
Administración de obra, para la evaluación de su
impacto en costos y/o plazo. Todo lo anterior bajo una
Ingeniero de
certera administración contractual y gestión del
Planificación y Control
cambio.

Elabora semanalmente Informe de avance al cliente,

validado previamente por el Administrador de Obra y
entrega copia a Control de Proyecto.

5. Planificación Operacional y Control de la Producción

A partir de Plan Maestro establece el Plan intermedio.

Se identifican las restricciones y sus responsables para
la liberación de las actividades incluidas en el plan, es
responsable de llevar adelante la obra aplicando la
metodología y filosofía Lean del Last Planner.

Jefe de Producción Evalúa semanalmente el cumplimiento de las

actividades planificadas estableciendo el PAC
(Porcentaje de Actividades Completadas). Se registran
las Causas de No Cumplimiento de aquellos
compromisos de producción no cumplidos.
Planifica avance de acuerdo a lo que requiere la obra y PCA-710-001
hace que el programado sea lo que se requiere divido Planificación
el PAC. Se espera un PAC promedio no menor al 80% Operacional

Actualiza el listado de actividades que deben

ejecutarse de acuerdo a la programación y
compromisos, mide su avance.
Valida el weekly y da avance al programa.
Elabora semanalmente informe Weekly, registrando las
Jefe Oficina Técnica
cantidades físicas ejecutadas, las HH Ganadas y las
HH Pagadas (tarja), determinando los estándares de
producción y eficiencia del proyecto. Se determinan
indicador PF (Performance Factor) y rendimientos.
Es responsable del control del sistema de planificación
Last Planner.

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A partir del listado de actividades, avance requerido y

plan intermedio (6 semanas) crean el inventario de
Trabajo Ejecutable y establecen el Plan Semanal con
los compromisos de ejecución asociados.
Jefes de área/Ingenieros A través del Jefe de Producción, son los responsables
de Terreno/supervisores de que la construcción se planifique bajo la
herramienta Last Planner.
Deben construir a PF<1 y tomar, junto con el Jefe de
Producción, las acciones tempranas para corregir
tendencias negativas en productividad y plazos

6. Gestión de Venta

Emite los Estados de Pago mensuales del proyecto, y

entrega al Cliente previa aprobación del Administrador
de Obra, además es responsable de la gestión de
venta y cobro hasta que se realiza el proceso de
facturación. Informa el primer Lunes de cada mes total
de producción mensual a Jefe Control Proyecto para
emitir el informe del TEAC.
ITA-711-02
Instructivo
6.1 Jefe Oficina Técnica Actualiza semanalmente el Log de Venta formal del Indicadores
contrato e informe de venta Estimada (Ups & Downs) Control de Costo
validado por Administrador de Obra, incorporándolo en de Obra
Informe Ejecutivo Semanal.
Genera los cobros por Obras Adicionales mantiene
actualizado el Log de venta y el Log de Adicionales.
Entrega al Cliente los presupuestos previa aprobación
del Administrador de Obra, los negocia y obtiene su
aprobación temprana para no impactar la caja ni el
resultado. .

7. Planificación y Control de la Calidad

Como parte del Plan de Obra elabora el Plan de Plan de Calidad

Calidad del Proyecto. del Proyecto

7.1 Encargado de Calidad Como parte del Plan de Obra elabora el Plan de Plan de Calidad
Inspección y Ensayo. del Proyecto

PCA-852-01
Registra y Realiza Seguimiento a las No Procedimiento
Conformidades de la Operación. Además debe de Acciones

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mantener al día el control de la protocolización de cada Correctivas y

una de las actividades de Construcción, esto obedece Preventivas
a la necesidad de facilitar la gestión de cobro y contar
con los respaldos necesarios en el menor tiempo
posible para la confección de los Estados de Pago
mensual.

ITA-711-02
Emite Informe Final de Calidad, el cual forma parte del Instructivo
Informe Final de Obra. Se deben incluir los costos de la Indicadores
No calidad del proyecto. Control de Costo
de Obra

8. Gestión de Riesgos Cero-Cero

Informa a Administrador de Obra Indicadores

Semanales por Proyecto, los cuales son incorporados
en Informe Ejecutivo Semanal.
ITA-711-02
Instructivo
Jefe de Prevención de Entrega a Administrador de Obra el Informe Final de
Indicadores
Riesgos Seguridad del Proyecto el cual es incorporado en el
Control de Costo
Informe Final de Obra.
de Obra

Elabora actualiza y administra junto con la línea

operativa de la obra y la administración (integrantes del
comité S+C), la matriz de Riesgos del Proyecto.

3.3.- CONTROL DEL PROCESO

El Gerente de Operaciones a través de las diversas áreas y en conjunto con la Gerencia Técnica, auditara,
verificará y controlara el cumplimiento de cada uno de los planes y requerimientos contenidos en el presente
procedimiento. Además cada uno de los controles quedara registrado de acuerdo a las indicaciones del punto 6
del presente procedimiento.

3.4.- CRITERIO DE ACEPTACIÓN

Indicador Meta
Accidentes 0
Liderazgo > 0,9
RSV (Av. Real – Av. Prog. / Av. Prog.) > -5%
Desvío a Término < 5%
PAC 80%

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Hitos Contractuales 100%

Movilización e Inicio Construcción ≤ 21 días
Margen Real / Presupuestado > 1,1
PF Acumulado <1
Satisfacción del Cliente > 85%
Auditoría Gestional > 85%

4.- REGISTROS

Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición

Administrador de Traspaso a Depto. Archivos Depto.
Contrato Archivo físico Acceso físico
Obra Estudio Estudio / Intranet
Intranet Proyecto /
Presupuesto Archivo físico / Acceso físico /
Administrador de Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Oficial Archivo Electrónico Intranet Proyecto
Obra
Intranet Proyecto / Intranet Proyecto /
Informe Final de Archivo físico / Acceso físico /
Administrador de Traspaso a Depto. Intranet Proyecto
Obra Archivo electrónico Intranet Proyecto
Obra Estudio
Intranet Proyecto /
Informe Ejecutivo
Archivo Electrónico Enc. Programación Intranet Proyecto Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Semanal
y Control
Estado de Archivo Intranet Proyecto /
Intranet Proyecto Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Contrato Electrónico Administrador
Intranet Proyecto /
Plan de Inicio de Archivo físico / Acceso físico /
Administrador de Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Obra Archivo Electrónico Intranet Proyecto
Obra
Intranet Proyecto/
Programa de Acceso físico /
Archivo Electrónico Enc. Programación Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Construcción Intranet Proyecto
y Control
Intranet Proyecto/
Plan Intermedio Archivo Electrónico Enc. Programación Intranet Proyecto Intranet Proyecto Intranet Proyecto
y Control
IMPERA /Enc.
Plan Semanal Archivo Electrónico Programación y IMPERA IMPERA IMPERA
Control
IMPERA /Enc.
Inventario de
Archivo Electrónico Programación y IMPERA IMPERA IMPERA
Trabajo Ejecutable
Control
IMPERA /Enc.
Listado de
Archivo Electrónico Programación y IMPERA IMPERA IMPERA
Restricciones
Control
IMPERA /Enc.
Causas de No
Archivo Electrónico Programación y IMPERA IMPERA IMPERA
Cumplimiento
Control
Intranet
Proyecto/Enc.
Weekly Archivo Electrónico Intranet Proyecto Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Programación y
Control
Intranet Proyecto /
Archivo físico / Acceso físico /
Estados de Pago Administrador de Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Archivo Electrónico Intranet Proyecto
Obra

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Intranet Proyecto /
Archivo físico / Acceso físico /
Obras Adicionales Administrador de Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Archivo Electrónico Intranet Proyecto
Obra
Intranet Proyecto /
Archivo físico /
Plan de Calidad Encargado de Intranet Proyecto Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Archivo Electrónico
Calidad en Obra
Intranet Proyecto /
Plan de Inspección Archivo físico /
Encargado de Intranet Proyecto Intranet Proyecto Intranet Proyecto
y Ensayos Archivo Electrónico
Calidad en Obra
Intranet Proyecto /
Archivo físico / Acceso físico /
Plan de S+C Oficina Experto en Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Archivo Electrónico Intranet Proyecto
PP.RR.
Encuesta Intranet Proyecto /
Archivo físico / Acceso físico /
Satisfacción Administrador de Intranet Proyecto Intranet Proyecto
Archivo Electrónico Intranet Proyecto
Cliente Obra

9. CONTROL DE REVISIONES

Punto 4: Se agregan definiciones

Punto 5: Se agregan en el proceso los programas de mediano y corto
plazo y el Índice de Calidad del Proyecto (PQI)
7 10/11/08
Punto 6: Se incorporan nuevos registros al proceso.
Punto 7: Se incorporan nuevos indicadores
Punto 9: Incorporación de control de revisiones
8 18/02/09 Punto 8: se modifica documento de referencia

9 28/04/10 Revisión General al Procedimiento

10 16/05/12 Incorpora los cambios señalados

5.0.- CONTROL DE CAMBIOS

Núm. Rev. Fecha Descripción del Cambio

Punto 4: Se agregan definiciones
Punto 5: Se agregan en el proceso los programas de mediano y corto
plazo y el Índice de Calidad del Proyecto (PQI)
7 10/11/08
Punto 6: Se incorporan nuevos registros al proceso.
Punto 7: Se incorporan nuevos indicadores
Punto 9: Incorporación de control de revisiones
8 18/02/09 Punto 8: se modifica documento de referencia
9 28/04/10 Revisión General al Procedimiento
10 16/05/12 Incorpora los cambios señalados

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