Escuela Nacional De Ciencias

Comerciales Comercio J.M.

Wendy Carolina, Ronquillo Rivera

Catalogación y Archivo.

Trabajo de
Investigación

Ian Iván, Chán Cardona

5to Perito Contador
Sección “A”
 Tabla de Indice de Contenidos:
Introducción:............................................1
Tipos de Archivo que existen:...................1
Por su organización:.......................................2
Por su frecuencia de uso:..............................3
Otras clasificaciones:.....................................3
El Archivo a través del Tiempo:................4
Mesopotamia 4000 a......................................6
Egipto 4000 BCE...........................................6
Grecia 4000 BCE...........................................8
Roma 4000 BCE.............................................9
Edad Media. 476 to 1942............................11
Siglo XIX. 1801 to 1900.............................11
Archivística Actual. 1900 to 2021.............11
Siglo XX. 1901 to 2000...............................12
Archivos Digitales 2021..............................12
Gestión Electrónica Documental 2021......12
Comentario Personal:..............................13
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Introducción:
Tanto las empresas públicas como las privadas realizan
transacciones diversas, que originan registros en forma
de albaranes, facturas y pedidos entre otros. Muchos de estos
documentos requieren ser conservados de forma ordenada y
sistemática, con el fin de que puedan ser localizados rápidamente
cuando sea necesario por cualquier circunstancia.
A veces obviamos el hecho de que el archivo dentro de una
empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él
se recogen todos los documentos de interés para la empresa.
La organización de archivos tiene como objetivo garantizar la
localización efectiva y rápida de la información, así como la
conservación de los documentos. La organización incluye dos
funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Tipos de Archivo que existen:

Para empezar, es importante saber que un archivo es un conjunto
de documentos ordenados de acuerdo con un criterio particular que
supla las necesidades de la
empresa. De esta forma, tu
archivo puede contener
diversos métodos de
clasificación y conservación.
Es por eso que existen
tantos tipos de archivos
como se requieran para las
necesidades particulares de
cada negocio.
Existen al menos dos criterios primordiales para tipificar los archivos
documentales que se pueden clasificar de las siguientes formas:

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Por su organización:
Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se
encarga de manera específica del manejo de los documentos. Este
tipo de departamento suele llamarse propiamente «archivo» y requiere
de un orden superior al promedio, con personal especializado
encargado de realizar las labores de conservación, organización,
acceso y destrucción del archivo.
Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a
esta dependencia para solicitarlo.
Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada
dependencia de tu compañía se hace cargo de la documentación que
genera, incluyendo su clasificación y
manejo. Si tu empresa cuenta con
este sistema, es probable que
tengas dependencias internas como
«archivo de contabilidad», «archivo
de almacén», «archivo de recursos
humanos», etcétera, pero no
necesariamente cuentas con
personal especializado.
Por su independencia, es necesario
solicitar una consultoría periódica
que revise y unifique los métodos de manejo documental en cada área
de la empresa.
Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o
dependencias, pero con un organismo central que los captura
periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los
registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo
central».

Este método permite contar con disponibilidad de los documentos en

cada área de tu empresa sin perder la posibilidad de tener un archivo
histórico central donde se almacenen los papeles que no se utilizarán
o se les dará seguimiento por el momento o los quizá menos
inmediatos.
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Por su frecuencia de uso:

Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de
la empresa.
Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente
y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La
mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen
vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es
por eso que deberán permanecer accesibles.
Archivo semiactivo: Se
refiere a los documentos
que han terminado su vida
útil dentro de una actividad
concreta o han cumplido su
ciclo fiscal. Los documentos
llegan aquí del archivo
activo y su fin es dar cuenta
de las operaciones
realizadas.
Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos
que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía,
pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o
incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de
conservación.

Otras clasificaciones:
Un archivo también se puede clasificar de acuerdo con las
necesidades propias de la empresa. Por ejemplo, en cada área puede
existir una clasificación personal para cada colaborador. Es el caso de
los departamentos de ventas, donde cada vendedor tiene su cartera
de clientes.
Otro tanto se puede decir del soporte en el cual se conservan, sea
este archivo físico o digital. Sin embargo, estos y otros tipos más de
archivos se interrelacionan con los ya mencionados archivos
anteriormente.
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El Archivo a través del Tiempo:

"Archivo" tiene su nacimiento en Atenas cuando era gobernada por el
rey Codros, alrededor de 1089-1068 a. C., este fallece a manos de los
Dorios, no hubo quién se le pudiera igualar, por ello surgieron los
Magistrados Civiles o Arconde, quienes gobernaron después de la
muerte del rey en una estructura conocida como Arquelion, allí se
depositaron los documentos públicos del gobierno, que fueron
denominados con la palabra Arqueia, que, gracias al latín antiguo,
migró a la palabra archivo.
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la
organización social de
la humanidad. Sus
orígenes podrían
remontarse a la
aparición de la
escritura. Los primeros
archivos aparecen con
los primeros Imperios.
Eran una herramienta
de control de la
población y de la
riqueza. Desde las
monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio
Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene
constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes),

documentación de control de las personas (padrones), documentación
de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay
mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado
muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos
reales, de los templos e incluso bancarios.

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Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia
de la organización de los fondos.
El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del
respeto y conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa.
Pero desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios
empleados.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los
Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran
tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando
blandas. Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura
cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una

clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el
archivero era
además inspector de
canales.
Se crean depósitos
especiales para los
archivos. Se
buscaba que
tuvieran una
climatización
adecuada. Las
tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra
recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas

de madera, cestas de paja, jarras de arcilla. Los documentos
normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo
sus productores y los oficiales de la administración con autorización
previa. Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000
tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de
transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta
ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el
primer archivero del que tenemos noticia.

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Mesopotamia 4000 a.
Estos se crearon primeramente por razones de tipo económico-
religioso, cuando el hombre comprendió la necesidad de guardar
memoria de los actos
relacionados con sus
actividades agrícolas o
comerciales.
En los "archivos"
mesopotámicos se
reconocen las primeras
tareas de clasificación,
con marcas en los
lomos y la ubicación y
forma de las tablillas para facilitar su rápida localización. En ellos, los
sacerdotes y administradores del palacio dejaban constancia de todos
los actos.

Egipto 4000 BCE.

Se implementa el papiro, tablillas de arcilla, los documentos
consignados son: registros de propiedad,
catastros, cuentas, listas de reyes, y a
veces, documentos privados. Había
archivos en los Palacios Reales, en los
Templos y en las oficinas
gubernamentales. Utilizaban etiquetas para
identificar su rollo de papiro, incluía año,
símbolo del faraón, responsable del
documento, por otra parte, la práctica de
destrucción de documentos y su posterior
re utilización e inicio el expurgo.

Emplean trozos de cerámica o tablillas de

arcilla y papiro, Las clases de documentos que se producen son:
registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces,
documentos privados.

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Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las

oficinas gubernamentales, utilizaban etiquetas para identificar los
rollos de papiro, incluía año, símbolo del faraón y responsable del
documento. En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si
no se pueden registrar las propiedades y la producción. Después de
cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las
propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la

materia escritora. Escriben sobre pápiro. Tiene desventajas porque es
frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato.

Es un material fácil de escribir en tinta. Se escribe con pinceles hechos

en junco. Se puede guardar en forma de rollos y se puede tener gran
cantidad de documentos en poco espacio.

También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo

para la correspondencia diplomática.
También los Escrivas escriben en Egipto. Son personajes influyentes
en la política nacional.
Solían ser príncipes de las
casas reales.
En muchos documentos
encontramos notas
indicando que se pase al
archivo, que se guarde
correctamente, etc.
Las clases de documentos
que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros,
cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las

oficinas gubernamentales. En cada provincia, había un archivo
provincial, heredado poco después por los romanos.
También se deposita documentación privada como actas
matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

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Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de pápiro. Se incluía año,

símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos.
Grecia 4000 BCE.
Manejaban archivos muy similares a los egipcios, adicional utilizaban
el mármol, conservaban
actas del Consejo de
Gobierno, listas de
ciudadanos, tratados con
otras ciudades y
documentos patrimoniales,
utilizaban referencias
cronológicas y el acceso era
público para los ciudadanos.

Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas:
los historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos
arqueológicos.
En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de
tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza
el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria.
Daban fe de lo que se trataba en el
Consejo. En el siglo V Antes de Cristo,
aparece el archivo escrito. Se emplea el
pápiro empleado en Egipto, tablillas de
madera, para documentos de uso
frecuente

Los primeros archivos, son los archivos de

la ciudad, guardados siempre en templos.
En Atenas, se guardaban en el templo de
Cibeles. Los archivos atenienses
conservaban actas del Consejo de
Gobierno, listas de ciudadanos, tratados
con otras ciudades y documentos
patrimoniales. Las referencias son
cronológicas.

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Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus

ayudantes y los esclavos. Surge el concepto de publicidad como
atributo propio de los archivos públicos.

Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal.

Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.
La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos.
Confeccionaban registros. Estaban ordenados cronológicamente.
Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los
persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergamino y
pápiro según la función de los documentos. Para los archivos
definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la correspondencia y el
valor temporal, se empleaba el pápiro sellado con sellos de arcilla. El
pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y
unos buenos archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en
las Seleúcidas en Siria y los Ptolomeos en Egipto.
En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en
propiedades privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de
los documentos. Por un lado, se guardan los originales, por otro se
guardan los resúmenes, por otro los índices de los documentos
originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.

Roma 4000 BCE.

Empleaban tabletas de madera, Los primeros archivos romanos son
los públicos. S recogía toda la documentación económica de la
República. Con los bárbaros, llega la
disolución de las estructuras
administrativas del Imperio Romano,
destruyen los archivos.
En el siglo VI, el pergamino sustituye
al papiro como medio de escritura, es
caro, y por lo tanto encarece los
documentos.
Año 78 a. C., se construye el
Tabularium, el Archivo Central de
Roma. En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien
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ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que

tuviera una duración indefinida.

Las ceratas se usaban para documentación que no se quería

conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el

archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno.
Recogía toda la documentación económica de la República y los
comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado.
También había archivos especializados como el de los Tribunos de la
Plebe. Estaba en el Templo de Ceres.
Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban
que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones
favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el
Templo de las Ninfas.
Se conservaban los
registros de los
cabezas de familia.
También existía el
archivo de los
Pontífices. Recogía
toda la documentación
necesaria para la
elaboración del
calendario. Además,
en este archivo se
recogían todas las
fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes
que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles

tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso
estaba reservado a determinados funcionarios y la documentación
pública era un instrumento para el ejercicio del poder.
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Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano estableció

que debería de existir uno por cada provincia.

Edad Media. 476 to 1942.

El documento se convierte en un objeto sagrado, por ende, se
guardaban en monasterios y eran los reyes, señores feudales y el
arzobispo quienes producían los documentos. Siglo XIII, se regresa al
concepto del derecho romano, se empiezan a diferenciar los procesos
de clasificación, Siglo XIII Y XIV se comienzan los archivos locales.

Siglo XIX.
1801 to 1900
Inicia el proceso de desarrollo
archivístico, y la archivística
empieza a verse como una
disciplina ya que surgen la
necesidad de concentrar la
información y diseñar un
sistema global de organización, por ende, se crean grandes depósitos
documentales, se divide el archivo histórico del administrativo y nacen
dos elementos de descripción: Analítica (orden paleográfico,
diplomático e histórico) y Sintética (busca dar la mayor descripción
posible del documento).

Archivística Actual. 1900 to 2021.

El archivo se convierte en
centros de investigación,
desde los años 60 los
rápidos avances en las
tecnologías Logró que se
comenzará a utilizar la
informática para gestionar
los grandes volúmenes de
información que se
generaban. Es creada en 1948 Consejo Internacional de Archivos,
determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y
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preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y

comprensibles. Se concibe archivística como historia y administración.

Siglo XX. 1901 to 2000.

Se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y
una producción profesional
abundante, se desarrolla una
sensibilidad por los archivos,
los archivos privados crecen,
al igual que la redes y
sistemas de archivos. La
segunda guerra mundial
marca una línea entre la
investigación y la difusión de
conocimiento, se crean redes de cooperación de archivos lo que la
saca del aislamiento.

Archivos Digitales 2021.

La conversión de los documentos en físico al formato digital se
destaca desde varias perspectivas. Este proceso electrónico asegura
el almacenamiento de la
información, haciendo posible la
consulta de documentos con altos
contenidos de información desde
cualquier espacio y lugar La
digitalización provee respaldo y
protección en caso de siniestros,
lo que minimiza el riesgo de
pérdida de la información, ya que
provee claves de acceso.

Gestión Electrónica Documental 2021.

El archivo digital es uno de los medios más eficaces para custodiar
uno de los activos más importantes de cualquier organización. Esto
brinda tranquilidad a todo empresario, al contar con un sistema

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tecnológico eficiente que garantiza la información segura, respaldada y

accesible sin importar el tiempo ni la distancia.

Comentario Personal:
El archivo ha demostrado ser indispensable para mantener
resguardada nuestra información, ya sea de manera virtual, en
estado tangible (ósea en físico) etc. Y de las diferentes formas en la
que esta se puede archivar ya sea, tanto por su organización como
la frecuencia de uso que le den a la información que están
archivando.
Ha sido de vital importancia tanto ahora como en el pasado el
archivar, ya que es necesario tener la información bien organizada y
que sea fácil de encontrar, ya que esta misma es demasiado
abundante debido a que se puede archivar infinidad de documentos.
Que son necesarias tener resguardadas por el tiempo que sean
necesario.
Ay que admitir que somos privilegiados de cierta manera; ya que el
manejo en el que archivaban las personas hace siglos era muy
difícil, tanto hacer, como el guardar la información. Tal es el caso de
los pergaminos que se utilizaban para escribir en la Edad Media, los
cuales eran muy difíciles de mantener en buenas condiciones.
Hoy en día el archivar es cosa de día a día, ya que contamos con la
tecnología que nos facilita cien veces hacer este proceso. Aún
podemos encontrar personas que archivan en físico, donde guardan
los documentos en gavetas verticales, más que todo en una
empresa. Para archivar hoy solo necesitamos de una diminuta
memoria USB, en donde podemos guardar mayor diversidad de
documentos a lo habitual.
A lo que quiero llegar con esto, es que el archivar es una
herramienta de suma importancia para todos nosotros, para poder
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tener toda nuestra información bien administrada, localizada y

organizada. :)

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