Procedimiento Cartera Juridica Perdiz

PROCEDIMIENTO DE CARTERA JURIDICA
1. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para el manejo y control de la cartera recibida por EL
CONTRATISTA para su gestión de cobro Prejurídico y Jurídico de todo cliente
representado.
2. OBJETIVO.
Organizar y controlar todas las actividades relacionadas con la cartera Prejurídico y
Jurídica, teniendo en cuenta las etapas de cobro establecidas dentro del marco legal
colombiano aplicada a la política interna de cobranza tanto del CONTRATISTA y EL
CONTRATANTE como de las personas jurídicas que estos representen, procurando que
ésta se realice en forma oportuna a fin de recuperar la cartera en mora, honorarios
y/o gastos administrativos de tal manera que permita mantener una comunicación
asertiva y puntual con los deudores gestionados, garantizando la sostenibilidad
financiera de la persona o entidad contratante.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURA:
 Acuerdos de Pago: Son las fórmulas o acuerdos entre el deudor y EL

CONTRATANTE para facilitar el pago de una deuda morosa.
 Cartera vencida: Cuotas de amortización o intereses que no han sido
cancelados íntegramente a EL CONTRATANTE, transcurridas las fechas
acordadas con el cliente (Propietario).
 Seguimiento: Revisión de la gestión de cartera según sus vencimientos dentro
de un periodo determinado.
 Gestión de Cobro: Proceso mediante el cual se realizan actividades tendientes
a lograr el recaudo oportuno de las cuentas por cobrar.
 Recaudo: Es el ingreso de dinero a la caja general o bancos de EL
CONTRATANTE, proveniente de pagos de cuotas de cartera.
 Honorarios: Contraprestación económica que recibe el CONTRATISTA, por la
prestación de servicios, este es cancelado por los clientes (propietarios) y
corresponden al 15% del valor recaudado en la cartera Prejurídica y 20% del
recaudado en cartera jurídica.
 Acuerdo de Pago: Es el único documento oficial con el cual se deja por escrito
y es la única prueba del compromiso que se está realizando con el cliente
(Propietario).
 Normalizado: En este estado el cliente o propietario ya se encuentra “Al día”
con su obligación incluyendo los honorarios del CONTRATISTA, por los cuales
recibirá un Paz y Salvo.
1 Transversal 1ª4 # 68c – 29 T 5 Apto 301. - Celular +57-3164296076

Email: fernandomogollonolivares@gmail.com
Soledad – Atlántico - Colombia
 Cartera Jurídica: Cuentas con acuerdo de pago incumplido, cuantas

previamente autorizadas por EL CONTRATANTE para presentar Demanda
Ejecutiva, cuando superen la edad de mora que corresponda a sus políticas
internas de cobro o según criterio propio, lo anterior con el fin de normalizar la
obligación.
4. GENERALIDADES
4.1. Al recibir la cartera de parte del CONTRATANTE, se entiende que esta se

encuentra verificada por este mismo y que la sola entrega de esta da fe de su
morosidad, por lo anterior el CONTRATISTA solicitará al CONTRATANTE el recibo
de notificación previo a cobro prejurídico firmado por el deudor (propietario),
donde se le notifica que su obligación pasará a un cobro externo y que todo pago
que se legalice en testa etapa (sea antes o posterior) generará el cobro de
honorarios.
4.2. Se recibirá toda la cartera que el CONTRATANTE estime, indistintamente la edad
de mora que esta tenga.
4.3. El seguimiento se realizará de acuerdo al cronograma de gestión de cobro, el cual
será informado con anterioridad al CONTRATANTE.
4.4. Una vez recibida la cartera, se da por iniciado el cobro prejuridico o jurídico y con
este se generan de manera inmediata el cobro de honorarios del CONTRATISTA y
no habrá posibilidad realizar devolución de los mismos, lo anterior de
conformidad con el punto 4.1.; En caso que existan pagos previos, el
CONTRATISTA deberá demostrar la gestión realizada (llamadas, carta, mail, visita
etc.) y el CONTRATANTE o a quien este responsabilice asumirá el pago de los
honorarios.
4.5. Los archivos de datos recibidos en cuanto a entrega de cartera de parte del
CONTRATANTE deben contar con toda la información necesaria para que el
CONTRATISTA lleve a cabo la gestión de cartera y aquel estará disponible para
éste para realizar consultas de estados de cuenta donde y cuando se necesite,
además deberán gozar de protección adecuada por ejemplo contra pérdida de
confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad etc.
4.6. Toda negociación que sea realizada por el CONTRATISTA deberá tener celebrado
el documento oficial tal como “ACUERDO DE PAGO”, donde se deberá dejar claro
lo pactado con el cliente en cuanto a sus pagos (Fechas pactadas, valor pactado
de honorarios, recaudo, Intereses mora), este documento debe ser entregado
exclusivamente al CONTRATANTE para su conocimiento, a fin de tener la
información referente de cómo aplicar los abonos realizados por los clientes
(Propietarios).

4.7. Todos los acuerdos y documentos que pacte el CONTRATISTA deberán ser
entregados al CONTRATANTE de manera física o vía mail, antes de 5:00 P.m. al día
hábil siguiente a la firma del mismo.
4.8. Para realizar la gestión de cobranza prejurídica y/o jurídica se establecerá la
siguiente línea:
GESTION FECHA DE ENVIO RESPONSABLE

30 días previos a ser
Notificación próximo CONTRATANTE o su
entregado al
cobro prejuridico delegado
CONTRATISTA
Correo electrónico
Al día siguiente hábil a
Notificación
posterior a la recepción CONTRATISTA
“Inicio Prejuridico o
de la cartera
Jurídico”
A los dos días siguientes
Carta física Notificación hábiles posterior a la
“Inicio Prejuridico o recepción de la cartera. CONTRATISTA
Jurídico” (se entregará en la
portería del conjunto)
A los 5 días hábiles
posteriores al envío de la
Gestión telefónica CONTRATISTA
notificación por correo
electrónico.
Previa autorización del
CONTRATANTE y bajo CONTRATANTE y
Mensajes vía WhatsApp
necesidad del CONTRATISTA
CONTRATISTA
4.9. Cuando un cliente (Propietario) haya suscrito un acuerdo de pago y no cumpla con
el mismo, se enviará al día siguiente hábil carta notificando que se ha dado inicio
del proceso jurídico (Cobro Jurídico) aplicado por incumplimiento al acuerdo de
pago, generando incremento en los honorarios al 20%
4.10. Los Acuerdos de Pago se realizaran bajo las siguientes condiciones:
 El cliente (Propietario) cancelará el 40% del total vencido incluido

honorarios dentro del mismo mes del acuerdo.
 El saldo (60%), será pagadero a un máximo de 6 cuotas mensuales, las
cuales serán pagaderas junto a la cuota de administración del mes
correspondiente.
4.11. Todo pago realizado por un cliente (Propietario) sin acuerdo previo en cartera pre
jurídica generará el 15% de honorarios y en cartera jurídica el 20%, los cuales
deberán ser descontados por el CONTRATANTE sin previa autorización del cliente
(Propietario). En este punto será el CONTRATANTE o su delegado quién asuma el
valor de los honorarios.

4.12. Todo pago realizado por un cliente (Propietario) con o sin acuerdo previo deberá
ser reportado por el CONTRATANTE o su delegado al CONTRATISTA, lo anterior
con el fin de ir actualizando la cartera y no cometer imprecisiones al momento de
gestionar.
4.13. El CONTRATANTE o su delegado se abstendrá de entregar Paz y Salvo a los clientes
(Propietarios) por concepto de pago de cuotas de Administración y/o honorarios
sin la previa autorización del CONTRATISTA. – En caso de expedir un Paz y Salvo,
este último asumirá este valor y deberá cancelarlos dentro de la próxima cuenta
de cobro a pagar-.
4.14. El CONTRATANTE y CONTRATISTA se reunirán de manera presencial o virtual
dentro de los tres primeros días hábiles del mes dentro del horario que estos
dispongan, con el ánimo de realizar entre estos la revisión de la cartera entregada
para su cobro, seguimiento de acuerdos de pago, cambios en las políticas,
conciliación de la cartera, recepción de cuenta de cobro y cualquier otra novedad
que estos dispongan.
4.15.
Respetuosamente,
FERNANDO JOSÉ MOGOLLÓN OLIVARES

C.C. N° 72.358.158 de Barranquilla.
T. P. No. 356.783 del C.S. de la J.
Abogado Externo.


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4.1. Al recibir la cartera de parte del CONTRATANTE, se entiende que esta se

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 El cliente (Propietario) cancelará el 40% del total vencido incluido

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