Consorcio DQ+VC Control de Documentos

CÓDIGO: SST-PR-03
CONSORCIO VERSIÓN: 1
CONTROL DE DOCUMENTOS
DQ+VC FECHA: 25/09/2020
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1. GENERALIDADES
 Todos los documentos de los Sistemas de Gestión deben ser identificados y codificados
según los criterios descritos en el apartado 2.2 del presente documento.
 Los documentos deben ser aprobados en cuanto a su adecuación, antes de su emisión.
Dicha aprobación será efectuada por el gerente o su delegado y revisados por el
Coordinador de SST.
 Los documentos de los Sistemas de Gestión deben someterse a revisión por parte de los
Coordinadores de área involucrados.
 Los documentos serán distribuidos de acuerdo a lo establecido en el Listado Maestro de
Documentos. Estos deben ser conocidos y aplicados por todos los usuarios dueños de cada
proceso.
 Los dueños de proceso serán los encargados de dirigir y verificar el entendimiento y
aplicación en el trabajo de cada colaborador.
 Los documentos originales impresos o digitales serán conservados y controlados por el
Coordinador SST.
 La letra estándar es Arial, el uso de negrillas, mayúsculas, la forma y demás detalles es tal
cual se explica gráficamente a continuación.
2. ESTRUCTURA INTERNA DE LA DOCUMENTACION
2.1 ENCABEZADO
El encabezado, describe la identidad o las características de cualquier tipo de documento. El

contenido se lista a continuación:
a) Identificación de la empresa: Nombre del Consorcio
b) Título del Documento: nombre del documento. (Mayúscula y negrilla)
c) Código del documento: Identificación numérica o alfanumérica asignada según los
parámetros explicados en el apartado 2.2.
d) Fecha: una vez se han revisado y aprobado los documentos con sus respectivas
adecuaciones, se asigna la fecha en la cual empieza a regir (día, mes y año ej.: 01-10-
2018). Es necesario tener en cuenta que al actualizar un documento se debe modificar la
fecha.
e) Versión: número consecutivo de dos dígitos con el que se identifica la revisión actual de los
documentos. Se inicia con la versión número 0.
f) Cuando es un Anexo, el título del documento debe ir de la siguiente manera: ANEXO 0X.
NOMBRE DEL DOCUMENTO Figura 2.
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CÓDIGO: xxxx-xx
VERSIÓN: xx
CONSORCIO DQ+VC NOMBRE DEL DOCUMENTO
FECHA: xxx-xxxx
Figura 1. Esquema del encabezado de la documentación del SGSST
PROCESO
CONSORCIO DQ+VC
ANEXO 1. NOMBRE DEL DOCUMENTO
Figura 2. Esquema del encabezado de los Anexos
2.2 CODIFICACION DE DOCUMENTOS
La codificación presentada a continuación aplica para los documentos de los Sistemas de

Gestión. Está conformado por 6 o 7 caracteres, teniendo en cuenta al sistema y proceso al que
pertenece, según se determina en la Tabla 1.
Tabla 1. Codificación de Documentos.
X -00 Consecutivo numérico por proceso
Tipo de documento (tabla 2)
Tabla 2. Tipo de documento.

NOMENCLATURA DOCUMENTO CONSECUTIVO
SST-P POLITICA 00
SST-F FORMATO 00
SST-R REGISTO 00
SST-PG PROGRAMA 00
SST-PR PROCEDIMIENTO 00
3. CONTENIDO DEL PROCESO
En el contenido del documento se describen las actividades, características o condiciones

especiales que debe cumplir el proceso, producto, servicio o insumo objeto de un documento.
La extensión y naturaleza del contenido varía de acuerdo con el tipo de documento, la forma y
organización del documento.
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4. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los documentos obsoletos retenidos por la empresa, deben ser retirados de la documentación
del SGSST para disponerlos en una carpeta electrónica o física (según el estado del
documento) definida como “Obsoletos”, la duración de los documentos en está carpeta es
estipulada en el registro del LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, con el objeto de
prevenir su uso no intencional.
5. DOCUMENTO CONTROLADO
Un documento se considera controlado cuando debe mantenerse actualizado por cualquier

motivo. Para emitir un documento controlado, el Coordinador del Sistema Integral lo copia del
original, lo incluye en la lista maestra de documentos y lo entrega a los responsables de la
ejecución de las actividades allí especificadas. El coordinador debe notificar las reformas de los
documentos al personal involucrado, quienes se hacen responsables de la difusión de las
modificaciones del documento que los afecte.
6. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
La documentación suministrada por entes o personas externas que esté relacionada con los
Sistemas de Gestión, es incorporada en la lista maestra de documentos legales, en el cual se
indica el nombre del documento, alguna descripción acerca de su vigencia. La actualización de
los documentos se hace a través de la empresa o entidad que lo edita y difunde.
APROBADO

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2. ESTRUCTURA INTERNA DE LA DOCUMENTACION

El encabezado, describe la identidad o las características de cualquier tipo de documento. El

Figura 1. Esquema del encabezado de la documentación del SGSST

2.2 CODIFICACION DE DOCUMENTOS

La codificación presentada a continuación aplica para los documentos de los Sistemas de

Tabla 1. Codificación de Documentos.

X -00 Consecutivo numérico por proceso

Tipo de documento (tabla 2)

Tabla 2. Tipo de documento.

3. CONTENIDO DEL PROCESO

En el contenido del documento se describen las actividades, características o condiciones

4. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Un documento se considera controlado cuando debe mantenerse actualizado por cualquier

6. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

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