MANUAL DE USUARIO TOTAL QUALITY CODIGO

SGC-GD-MF 11
MODULO DE FACTURACION ELECTRONICA VERSION
V 1.0

MANUAL DE USUARIO
MODULO
FACTURACION
ELECTRONICA

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INTRODUCCIÓN.

El módulo de facturación electrónica, cumple una función muy importante dentro de las
instituciones, está diseñado y estructurado para generar facturas electrónicas, realizar el proceso
de generación de Rips, radicación de facturas, también nos permite la creación de otros conceptos
de facturación, hacer seguimiento a facturas y generar todos los informes concernientes a la
facturación.

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OBJETIVO

La finalidad del presente manual es describir los procesos que se pueden llevar a cabo desde el
módulo de facturación electrónica, y las particularidades que hay que tener en cuenta al momento
de generar una factura electrónica, y la generación de Rips.

DIRIGIDO A

Este documento está orientado al personal encargado de la facturación de las instituciones, o esas
personas de línea de frente que requieran en su momento generar alguna factura electrónica a
algún paciente que lo requiera.

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Contenido
INTRODUCCIÓN. .............................................................................................................................. 2
OBJETIVO ......................................................................................................................................... 3
DIRIGIDO A....................................................................................................................................... 3
PRERREQUISITOS.......................................................................................................................... 5
Inicio de sesión:............................................................................................................................ 5
GLOSARIO .................................................................................................................................... 5
Parametrización en módulo de Configuración:............................................................................. 6
Comprobante: .......................................................................................................................... 6
Tercero: .................................................................................................................................... 6
Convenio: ................................................................................................................................. 6
GENERALIDADES .............................................................................................................................. 6
OPCIONES DEL MODULO.................................................................................................................. 7
Otros conceptos ........................................................................................................................... 7
Factura crédito: ............................................................................................................................ 8
Envío por otros Concentos: ........................................................................................................ 10
Consultar Facturas Electrónicas ................................................................................................. 11
Gestionar RIPS............................................................................................................................ 12
Radicación de facturas ............................................................................................................... 14
Notas Electrónicas...................................................................................................................... 16
Reportes .................................................................................................................................... 18

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PRERREQUISITOS

Inicio de sesión:
Cuando se requiera hacer uso del sistema de información TOTAL QUALITY®, el usuario debe
autenticarse con su respectivo nombre de usuario (User Name) y contraseña, para tener acceso al
sistema y poder hacer uso de este módulo, es importante tener en cuenta q las acciones a realizar
por el usuario están definidas por la asignación de permisos. (Ver manual de seguridad, crear
perfiles).

El módulo de Facturación Electrónica lo encontramos el modulo principal llamado Apoyo.

GLOSARIO

1. Facturación Electrónica: hace referencia proceso de generación y envío de facturación

electrónica a la DIAN.
2. Otros conceptos: Son esos conceptos por los cuales se puede generar una factura
electrónicas.
3. Rips: Es la generación y exportación de archivos, que hacen referencia a (Los Registros
Individuales de Prestación de Servicios de Salud).
4. Número de Autorización: Es ese número necesario para la prestación de servicios a
pacientes de otras entidades.
5. Radicación: Es el proceso que se genera posterior al envío de la factura electrónica, en
donde se gestiona la radicación en el sistema, para llevar un control sobre las facturas que
le tienen pendientes por pagar a la IPS.
6. Notas: Son las Notas Electrónicas que se generan en el sistema, ya sea débito o crédito, para
afectar alguna factura electrónica.
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Parametrización en módulo de Configuración:

Comprobante:
1. Para llevar a cabo una Factura Electrónica es indispensable la parametrización de un
comprobante, el cual debe estar bien parametrizado (Ver manual de Comprobantes).

Tercero:
1. El tercero al cual se le vaya a generar la factura electrónica debe estar creado con toda su
información (Ver manual de Terceros).

Convenio:
1. El convenio con el cual se va a gestionar la factura, debe tener parametrizadas unas cuentas
contables por tercero y por convenio (Ver manual de Contabilidad, Configuración de
cuentas).

GENERALIDADES

Buscar: nos permite buscar, ya sea un paciente, un procedimiento dependiendo el sitio donde se
encuentre.

Nuevo: permite registrar un nuevo proceso dependiendo el modulo en el que nos encontremos.

Guardar: nos permite guardar toda la información debidamente diligenciada en el módulo en el cual
nos encontremos.
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Cancelar: su función es volver, limpiando toda la información que se haya diligenciado.

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OPCIONES DEL MODULO

Otros conceptos

Cuando se ingresa al módulo de otros conceptos, lo primero que se encuentra es la opción para
consultar los otros conceptos parametrizados anteriormente.

A través del botón nuevo podemos crear un nuevo concepto de facturación, cuando presionamos
este botón nos aparece lo siguiente:

En este punto ya es posible crear el otro concepto diligenciando los siguientes datos:

1. Código: Es el código con el cual se quiere identificar el concepto.

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2. Maneja Impuestos: Se selecciona si el concepto que se quiere crear maneja impuestos.

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3. Aplica descuentos: Se selecciona si el concepto a crear va a aplicar descuentos.

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4. Nombre: Permite registrar el nombre con el cual se desea crear el concepto.

5. Cuentas contables: Permite consultar las cuentas débito y crédito, podemos cambiar el tipo
de cuenta entre débito y crédito.
6. Después de diligenciar todos estos campos ya es posible guardar el otro concepto, el cual
va a ser utilizado al momento de generar la factura electrónica.

Factura crédito:
El proceso de factura crédito es el que permite la generación de facturas electrónicas, para generar
una factura hay que tener en cuenta varios parámetros:

1. El comprobante: hace referencia al comprobante de facturas electrónicas el cual debe estar

previamente parametrizados en (Ver manual Comprobantes).
2. El tercero: es la entidad a la cual se le desea generar la factura electrónica.

El proceso para generar la factura electrónica hay que generar el siguiente proceso:

1. Seleccionamos el comprobante.
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2. Buscamos el tercero.
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3. Después de seleccionar el tercero, se cargan los convenios que están atados al tercero.
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4. Seleccionamos el convenio por el cual se desea generar la factura electrónica.

Nota: Si el convenio seleccionado no tiene una cuenta contable por convenio y por tercero, el
sistema emitirá una alerta en la cual nos va a solicitar agregar esas cuantas contables, las cuales se
deben parametrizar en el módulo de contabilidad. (Ver manual de Contabilidad)

5. Seleccionamos si la factura a realizar es por otro concepto o no.

6. Si marcamos que la factura a realizar es por otro concepto, nos cargara los conceptos de
facturación parametrizados anteriormente.
7. Para realizar la factura por legalizaciones del sistema, es posible buscar el paciente, y filtrar
por fechas, luego de ello se desplegaran las legalizaciones efectuadas, las cuales se pueden
seleccionar todas, o seleccionar solo las que se deseen facturar.
8. Posteriormente se presiona el botón agregar y calcular.

El sistema en este momento calculara todos los totales de la factura, y generara los movimientos
contables, en este momento es posible marcar si se desea generar la factura agrupada o no.

9. Por último se presiona el botón guardar y la factura electrónica será enviada.

Nota: Para enviar una factura electrónica correctamente, es necesario que el comprobante este
bien parametrizado, y que la resolución de facturación este activaba y configurada en nuestro
proveedor de Facturación Electrónica.
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Envío por otros Concentos:

Para enviar una factura por otros conceptos, lo único que se debe hacer es seleccionar que la factura
será realizada por otros conceptos:

En este momento los datos a diligenciar cambiaran y aparecerá lo siguiente:

Podemos seleccionar para el caso de que la factura sea para un tercero Particular, es posible generar
la Factura a nombre del paciente, para ello:

1. Buscamos el Tercero particular

2. Seleccionamos el convenio
3. Marcamos que deseamos generar la factura a nombre de otro tercero
4. Buscamos el tercero en el mismo buscador de EPS, y lo seleccionamos

De esta manera generaríamos la factura a nombre de otro tercero.

Siguiendo con la explicación de la facturación por otros conceptos:

1. Lo siguiente es seleccionar el convenio de Facturación.

2. posteriormente seleccionamos sede.
3. Se selecciona el centro de costo.
4. Se coloca la cantidad y valor
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5. Si aplica descuento el sistema lo solicitara.

6. Y se presiona el botón Agregar
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En este momento podemos pasar a agregar otro concepto de Facturación si es necesario

7. Agregamos una observación a la factura

Nota: La observación es obligatoria para las facturas generadas por otros conceptos.

8. Por ultimo guardamos, así de esta manera estaremos generando la factura electrónica.

Nota: En ocasiones se pueden presentar intermitencias en el envío, por lo que el sistema emite una
alerta y aparece un botón de reenviar.

Consultar Facturas Electrónicas

Para consultar facturas electrónicas lo que se debe hacer es presionar el botón .

Presionando este botón el sistema nos llevara a la ventana de consulta de facturas:

En donde tenemos diferentes tipos de filtro, para ello aplicamos el filtro que deseamos y
presionamos el botón buscar, de esta manera estarán apareciendo las facturas electrónicas
realizadas, con su respectivo estado y opción para descargar o reenviar en el caso de que la factura
no se haya enviado satisfactoriamente.

Por ultimo encontramos el botón Nuevo, el cual es para generar una Nueva Factura.
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Gestionar RIPS
Este módulo es fundamental para todas las instituciones, ya que de él depende la generación de
Rips, cuando se da click en el módulo Gestionar Rips, nos aparece una ventana como la siguiente:

En donde vamos a buscar y seleccionar el tercero, en tercero hace referencia a la entidad que está
relacionada directamente con el convenio por el cual se desea generar el Rips.

Seleccionamos el tipo de factura que realizamos y de la cual deseamos generar los Rips, por lo
generar es por factura cliente.

El siguiente paso es seleccionar el convenio por el cual se desee generar el Rips.

Después de seleccionar el convenio o los convenios, presionamos el botón de buscar sedes.

Al presionar este botón el sistema nos cargara las sedes parametrizadas, donde es posible
seleccionar la sede de la cual se desean generar los Rips.

Después de seleccionar la sede o las sedes nos vamos a encontrar con los siguientes datos los cuales
explicare a continuación.
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En este filtro de búsqueda, podemos hacer lo siguiente, generar un Rips con Pre-Factura.

Nota: El Rips con pre-factura, hace referencia a la generación de rips de los servicios legalizados en
la institución, este Rips es posible generarlo sin una previa factura electrónica.

Si seleccionamos que deseamos generar un Rips con Pre- factura, solo basta con seleccionar un
rango de fechas y de esta manera el sistema nos estará cargando todas las legalizaciones, donde
es posible seleccionarlas todas.

Si se desea generar Rips con las facturas electrónicas realizadas, podemos aplicar los diferentes
filtros donde el filtro principal es el filtro por fechas, seguido a ello se presiona el botón Buscar
facturas.

Procedemos a seleccionar las facturas, y posteriormente se selecciona el botón Agregar.

Cuando se selecciona el botón agregar nos aparece una ventana como la siguiente:
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En este momento es posible seleccionar los tipos de archivos que se desean generar.

Nota: Antes de presionar el botón agregar es necesario que se agregue un número de Rips, para
posteriormente si generarlo.

También es posible marcar si se desea ver el recaudo el paciente en el Rips o No, depende del
facturador, después de presionar el botón Generar Rips, el sistema descargara un archivo
comprimido con todos los archivos.

Radicación de facturas
El proceso de radicación de facturas, es el proceso posterior a la realización de facturas
electrónicas.

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Cuando se ingresa al módulo de Radicación de Facturas lo primero que se puede visualizar es una
ventana en la cual es posible consultar las radicaciones o preradicaciones realizadas, se pueden
aplicar los diferentes filtro, por fechas, por número de radicación.

Es posible generar una preradicación o Radicación, ambos procesos son los mismos, a diferencia
que la preradicacion es una radicación sin confirmar.

Cuando se selecciona el botón de radicación aparece la siguiente ventana:

Los pasos para generar la radicación son los siguientes:

1. Seleccionar el comprobante, el cual debe estar previamente parametrizado (Ver manual

Comprobantes).
2. Se selecciona la fecha en la cual se radicaron las facturas
3. Se diligencia el Número de Radicación entregado por la entidad a la cual le estamos
facturando.
4. Se selecciona si el tipo de radicación que se realizo fue electrónica.
5. Se ingresa la información de la persona la cual recibió las facturas.
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6. Se diligencia la información de la persona que radica las facturas ante la entidad.

7. Posteriormente se selecciona el grupo de facturas las cuales fueron radicadas ante la
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entidad.
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Para consultar las facturas tenemos los siguientes filtros:

Se selecciona el tercero responsable del convenio, el convenio y es posible seleccionar una fecha
de inicio y fin en las cuales fueron generadas las facturas electrónicas.

8. Se presiona el botón buscar, de esta manera se cargan todas las facturas según los filtros
aplicados.
9. Se seleccionan las facturas (es posible seleccionarlas todas).

Y se presiona el botón guardar, de esta manera estaríamos registrando en sistema la gestión

realizada, la cual posteriormente será completada desde contabilidad generando los movimientos
de ingreso. (Ver manual de contabilidad).

Notas Electrónicas
Las notas electrónicas son aquellas que se realizan posterior a la realización de una factura
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electrónica, existen dos tipos los cuales son Debito y Crédito y son utilizadas dependiendo el caso.
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Cuando de presiona en el menú la opcion de Notas, se nos despliega la siguiente ventana:

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En la cual como su nombre lo indica, su función es consultar las notas electrónicas realizadas.

Si se presiona el botón Nuevo, aparece la siguiente ventana en la cual es donde se diligencia toda
la información para realizar una nota electrónica:

Los pasos para realizar una nota electrónica son los siguientes:

1. Seleccionar el tipo de Nota, si es Debito o Crédito.

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2. Se selecciona el comprobante del movimiento, el cual debe estar previamente

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parametrizado en comprobantes (Ver manual Comprobantes).

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3. Se selecciona el tipo de comprobante con el cual se efectuó la factura electrónica, el cual

se llama Factura a Clientes.
4. Después se selecciona el comprobante con el cual se generó la factura electrónica.
5. Se selecciona el motivo de la nota, los cuales están estipulado pos la DIAN.
6. Numero Comprobante: Sirve para Consultar la factura Electrónica a la cual se le va generar
la nota, en este momento se coloca el número de la factura a la cual se le desea generar la
Nota, se busca y se selecciona.
7. Al momento de seleccionarla en la parte inferior debe cargar el CUFE o Código Único de la
factura Electrónica, el cual es necesario para realizar la nota, también se cargar notas
realizadas anteriormente a esa misma factura.
8. Se coloca una observación.
9. Se digita el valor por el cual se va a realizar la Nota.

10. Se presiona el botón calcular

11. Y por último Guardar.

De esta manera estaríamos generando la Nota Electrónica a la factura Seleccionada.

Reportes
En el módulo de reportes que encontramos en facturación electrónica podemos generar una
variedad de informes los cuales se despliegan a continuación:
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Para generar un informe, lo único que hay que hacer es seleccionar el informe que deseamos
generar, diligenciamos los filtros que se nos activan dependiendo el informe y por último
presionamos el Boton Generar Reporte.

De esta manera sencilla, estaremos generando los informes de facturación, los cuales pueden ser
exportados en diferentes formatos.
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