Taller Planificación y Preparación de Auditorías

Actividad: Planificación y preparación de auditorías

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la

normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1.Diseño del programa de auditorías:

2.definición:

Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

El programa de auditoría que diseñe debe contener lo

siguiente:

a) OBJETIVO

Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de

verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la
calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está
acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del
cumplimiento de las actividades de LA ESTRELLA S.A., realizando
recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como
también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando
a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones
presentadas.

ALCANCE del programa de auditoría.

Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así

como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la
calidad en LA ESTRELLA S.A., del periodo fiscal vigente.
.
 b) CRONOGRAMA DE LAS AUDITORÍAS A REALIZAR EN EL AÑO.

AGOSTO 2015
DETALLE
3 4 5 6 10 11 12 13 14 18 19 20 21 24 25 26 27 28 31
Elaborar el programa de                              
auditoria        
Preparar la auditoria                                      
Realizar reunión de                              
apertura        
Recolección de                              
información        
Preparar conclusiones de                              
la auditoria        
Ejecutar reunión de cierre                                      
Informé de auditoria                                      
Distribuir el informe                                      

DETALLE SEPTIEMBRE 2015

7 14 21 28
   
   
Realizar seguimiento
   
       

c) CRITERIOS DE AUDITORÍA.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE

• Alta • Programa Elaborar el • Evidencias • Alta • Jefe de control

Dirección. de auditoria. Programa de de Auditoria dirección interno
• • Plan de auditoria • Hallazgos • • Líder del grupo
Dependencia Auditoria. Elaborar el • Acciones Dependencias auditor
de la • Proceso de plan de correctivas y y/o procesos
Entidad. la Auditoria. Auditoria. preventivas de la entidad
• Organismo • Planes de Preparar la • Informe de • Organismos
de control. mejoramient Auditoria auditoría de control
o vigentes. Realizar • Planes de
• Auditorias reunión de mejoramient
anteriores. apertura o
Recolección
de la
información
Preparar
 conclusiones
de la Auditoria
Ejecutar
reunión de
cierre
Informe de
Auditoria
Distribución
del informe
Realizar
seguimiento.

DOCUMENTOS REGISTROS
Manual de Plan de mejoramiento Lista de verificación
procedimientos
Manual de Programa de auditoria Formato programa de auditoria
implementación
Manual de Informes de auditorías Formato de informe de auditoria
competencias anteriores

d) AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

DETALLE NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABOR KEVIN ADRIAN LICENCIADO Y EXPERTO
Ó CORREA EN EDUCACIÓN    
JEFE OFICINA CONTROL
REVISÓ CLAUDIA OCHOA INTERNO    
FERNANDO JEFE OFICINA CONTROL
APROBÓ PERDOMO INTERNO    

e) RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores

de calidad de la entidad FINANCIEROS, Viáticos, Papelería y útiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de computadoras e impresoras

Software: internet, aplicativos, office.

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones lo ca ti va s a p rop i ad a s p a r a desarrolla r

e l trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
 f) IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

Nombre del descripción posibles Impacto Probabilidad Valoración del Manejo Medidas
Riesgo del Riesgo consecuencia Riesgo (I + P) del
s 1 2 3 1 2 3 Riesgo

5 Inaceptable
4 Importante
1 Aceptable

3 Moderado
2 Tolerable
Incumplimient Que el Deficiencia en   x   x     Tolerable Asumir, Capacitación
o Programa el reducir a los
de auditoria aseguramiento el auditores
no se de la gestión de riesgo
cumpla en calidad
su totalidad
Inexactitud Informes no decisiones   x   x     Tolerable Asumir, Capacitación
basados en equivocadas reducir a los
los datos basadas en el auditores
reales informes no riesgo
ajustados a la
realidad de la
entidad
 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:

A.OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA.

Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión financiera de la

ESTRELLA S.A.

ALCANCE: Ejecución presupuestal y académica correspondiente al 2020 por el concepto

de gastos generales y los servicios educativos.

B.PROCESOS A SER AUDITADOS.

Procesos estratégicos:
 Planeación estratégica.
 Desarrollo del plan estratégico.
 Desarrollo de planes
 Procesos misionales:
 proceso educativo.

Procesos de apoyo conexos:

 Proceso de servicio al cliente.
 Matriculas

Procesos de apoyo.
 Proceso estratégico.
 Proceso de contratación.
 Proceso financiero.
 Proceso de Gestión Humana.
 Procesos administrativos.
 Procesos de evaluación y control.

C.CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

a.Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:

 Determinación del tipo de auditoría.

 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.

 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y

entrega de informe.

 Asignación de tareas al equipo auditor.

 Determinación de recursos necesarios.

Definir:
 Objetivo.
 Alcance.
 Antecedentes

b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de Control

Interno.
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

Cronograma.

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditoría

de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas
institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:

 Preparación del Plan de Auditoría.

 Asignación de las tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información
 Generación de hallazgos de la auditoría
 Preparación de las conclusiones de la auditoría
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoría
 Aprobación y distribución del informe de auditoría.

E.MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se

necesita:
 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
 Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de
contabilidad de general aceptación.
 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.
 F.ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en

coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en
cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento,
experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el
objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y
las instrucciones específicas, entre otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el
objetivo general propuesto para la auditoría específica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia
técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica
previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.

Elaborar un plan anual de auditoría es un reto importante para los profesionales en

auditoría, así como para fortalecer las relaciones con los stakeholders. «quienes son
afectados o pueden ser afectados por las actividades de una empresa» Tradicionalmente
esta labor consistía en identificar unidades organizacionales con mayor impacto según el
valor o volumen de transacciones en los estados financieros o de acuerdo a apreciaciones
de  los auditores. Hoy en día, diseñar un plan anual de auditoría se debe centralizar en
aquellas áreas de negocios o procesos significativos respecto al tipo de riesgo que
enfrenta la empresa.

Lo anterior nos obligan a ser creativos para la formulación de un plan anual de auditoría.
La realidad es que el área de auditoría dispone de recursos limitados y por consiguiente
es imposible auditar todo el universo auditable en un año. Otro aspecto a tener en cuenta
es el grado de conocimiento del auditor sobre la marcha de la gestión de riesgos. Tener
conocimiento y acceso oportuno a la documentación de la gestión de riesgos se convierte
en un tema vital para el desarrollo de este enfoque.

Por otra parte, se podría afirmar que la meta de una metodología de auditoría interna
basada en riesgos es confeccionar un programa de auditoría que permita centralizar sus
pruebas en los controles críticos. Las formas y métodos para estructurar una metodología
con este objetivo son muy variadas, va a depender de múltiples aspectos tales como:
o La capacidad de los auditores para identificar el grado de madurez de la gestión de
riesgos en la organización o en la materia auditable.
o La fluidez en el intercambio o acceso a la información y documentación que sustenta la
evaluación de riesgos por los dueños de los procesos o Gerencia de Riesgos.
o La habilidad de los auditores de poder identificar y evaluar el nivel del riesgo inherente y
residual, así como la identificación y medición de los controles vigentes que permitan
mitigar dichos riesgos.
o La pericia de poder actuar los auditores como facilitadores en la realización de talleres de
autoevaluación de riesgos y controles con los dueños de los procesos, con el fin
de identificar los controles críticos vigentes.
o La destreza para divulgar en los informes en un lenguaje claro el resultado de la revisión
sin incursionar en comentarios que corresponden propiamente a los gestores de riesgos.
o La experiencia que deben tener los auditores en el dominio de la identificación de la
normatividad interna de la gestión de riesgos.
o El empleo de una diversidad de herramientas analíticas que permitan al auditor tener la
seguridad del éxito en su trabajo.
o Finalmente, el ingenio e iniciativa del auditor para la mejora continua en sus
metodologías de trabajo y el empleo de información valiosa de sus papeles de trabajo de
anteriores evaluaciones.