Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades, sede 89, La Democracia Huehuetenango

Departamento de Pedagogía
PEM en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa
Curso: Administración Pública y Privada
LIC. María Cristina Morales García de Bámaca

Tema:
Procesos Administrativos
Dirección y Control

Estudiantes: Lilian Amileydi Velásquez Gómez Carne: 202151292

Yaquelin Briseyda Castillo Samayoa 201861142
Marleny Onelia Bravo Hernández 202152068
Mónica Velásquez Velásquez 202152075
Amandalita Méndez Jiménez 202151632

Fecha: La Democracia, Huehuetenango, 28 de enero del año 2023.

 INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo es
conocido por ser el conjunto
de funciones que llegan
a cumplir uno o varios
objetivos propuestos como
resultado final.
Dicho proceso es bastante
complejo, ya que diversos
autores lo han ido
modificando y añadiendo un
poco de su toque, es
dependiente entre sus partes,
ya que, si una sola no llega
a funcionar de forma
adecuada, ya no se puede
integrar todo de forma
correcta y no podría llegar a
cumplir las expectativas y
objetivos propuestos
La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una
función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro.
Sin embargo, el significado de esta palabra sufrió una radical transformación.
La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la
organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación,
la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las
áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera
más adecuada a la situación. La administración comprende diversos elementos
para su ejecución es necesario establecer procedimientos mediante los cuales se
puedan generar soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo
proceso los patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que
permiten regular sus acciones.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para
lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración corporativa, la
estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que
permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad. Las
empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se
conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las
partes que la integran es necesario que dentro de una organización se deben
establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de
políticas adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una
organización. Toda organización bien sea pública como privada tiene como
objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un
uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el
establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de
determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva
toma de decisiones.
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de
un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas
herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos
propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso
administrativo en cualquiera de sus fases. El proceso administrativo comprende
las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y
control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo
FASE DE DIRECCIÓN
Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales
tienen una naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en ejecución el
engranaje interno de la compañía. Por esta razón, la dirección es considerada
como una de las etapas dinámicas dentro del proceso administrativo.
Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes
áreas, los colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan
y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha
importancia a la motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas.
Algunos de los pasos más importantes en esta fase son:
Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo
Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden
cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área
Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores
de la empresa
PRINCIPIOS
De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses. La dirección será
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como
una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto
los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que
emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y
no de su voluntad personal o arbitrio.
De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes,
de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
PRINCIPIOS
De la jerarquía. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación
establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden
sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de
evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los
supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.
De la resolución del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas
que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se
antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE LA DIRECCION
Dirección

Toma de Decisión
Supervisión

Integración
Comunicación

Motivación

TOMA DE DECISONES
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico definir perfectamente
cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar
sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de
alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así
como la factibilidad de su implementación, y recursos necesarios para llevarlas a
cabo de acuerdo con el marco específico de la organización.
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la
más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditué máximos
beneficios; seleccionar, además, dos o tres más para contar con estrategias
laterales para casos fortuitos.
Aplicar la decisión: Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que
se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan
comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la
implantación de la decisión.
INTEGRACION
Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales, así como
humanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución.
Etapas.
Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la empresa.
Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos
candidatos al más idóneo para el puesto.
Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo
elemento con los objetivos de la empresa.
Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las
capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

MOTIVACION
La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más
compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la
obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.
Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero se
pueden agrupar en dos tendencias:
 Teorías de Contenido
 Jerarquía de las necesidades, de Maslow
 Teoría de la Motivación e higiene, de Herzberg.
 Motivación de Grupo
 Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

COMUNICACIÓN
La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se
transmite y recibe información de un grupo social.
De tal manera vista, la comunicación en una empresa comprende múltiples
interacciones que abarcan desee conversaciones telefónicas informales hasta los
sistemas de información más complicados. Su importancia es tal, que algunos
autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que
transmiten y reciben información en una organización.

SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente. El liderazgo o supervisión, es de gran importancia para
la empresa, ya que mediante él imprime la dinámica necesaria a los recursos
humanos, para que logran los objetivos. En esta función confluyen todas las
etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que una
supervisión efectiva dependerá:
 La productividad del personal para lograr objetivos.
 La observancia de la comunicación.
 La relación entre jefe – subordinado.
 La corrección de errores.
 La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina
FASE DE CONTROL
La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones
planificadas se realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de
dirección, esta pertenece a la etapa dinámica, ya que implica acciones concretas
dentro de la empresa.
El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus
puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan
modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la
ejecución del plan. Algunos de los pasos más importantes son:
Evaluar y analizar los resultados obtenidos
Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.
Objetivo del control
El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga
conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar
los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.
Proceso de control
El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático
de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas
coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes (Bernal y
Sierra, p. 211). A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de
corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso
administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes
fases:
Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o
comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro
variables:
De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias,
materias primas, número de horas de trabajo.
De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación
al desempeño esperado.
Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.

Esquema del proceso de control y sus etapas como función del proceso
administrativo
El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso
administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la
manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control. (Munch, p. 56.
2007)
El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de
retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de
mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la
optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor
competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades. (Bernal y
Sierra, p. 211)
Mancera (p. 5), propone una variación al proceso de control, dice que el
verdadero proceso de control incluiría los siguientes pasos:
Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la organización.
Ejecutar los objetivos.
Medir los resultados.
Interpretar los resultados.
Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez podrían
ser de tres tipos:
Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son insatisfactorios.
Modificar el objetivo inicialmente asignado.
Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo, asignando
objetivos particulares a cada subsegmento.
Tipos de control
Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:
Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional
comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad.
Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye
dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el
plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
Importancia del control dentro del proceso administrativo
De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del proceso
administrativo de vital importancia, dado que:
Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
Promueve el aseguramiento de la calidad.
Protege los activos de la empresa.
Se garantiza el cumplimiento de los planes.
Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar
que se repitan.
Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus etapas.
Principios del control
Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado
del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que
la autoridad se ejerza.
Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de
patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación
directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de
los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente,
evitando pérdidas de tiempo y dinero.
Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su
propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique
antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo
y forma.
Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en
relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las
originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá
implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.
Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades
excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de
aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la
estadística como un medio de control por excepción.
Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar
involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo
debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad.
Herramientas y técnicas de control
El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se
conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas
técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas
funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por
cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a fin
de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las
acciones correctivas necesarias.
Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación
Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal,
operativa, informática.
Reportes e informes.
Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
Contabilidad.
Presupuestos.
Diagramas.
Modelos matemáticos.
Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se realizan antes
de decidir el uso de herramientas y técnicas de control:
¿Qué se va a medir?
¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?
¿Con cuáles elementos de control se cuenta?
¿Existe un nivel de aceptación de errores?
¿A quién le interesa el posible reporte?
¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?

CONTROL
De lo anterior se desprende:
- Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos establecidos en la PLANEACIÓN.
- Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevee y
corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes.
ELEMENTOS
 Relación con lo planeado
 Medición
 Detección de Desviaciones
 Establecimiento de medidas correctivas
IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:
 Establece medidas de corrección.
 Se aplica a todos los recursos de la empresa.
 Determina y analiza rápidamente sobre las causas que originan
desviaciones.
 Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
 Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.
 Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
 Se incrementa la productividad en la empresa.
PRINCIPIOS BASICOS
 Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos
suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad
conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
 Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos.
  Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al
error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipación.
 Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y
situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.
 De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades
representativas a fin de reducir los costos y tiempo.
 De la función controlada: La función controladora debe ser separada de la
función controlada. Esto es, adecuada segregación de funciones para
evitar actos fraudulentos.
ETAPAS DE CONTROL

Establecimiento de
estándares

Medición de
Control resultados

Retroalimentación Corrección

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o patrón con base en la
cual se efectúa el control. Hay tres tipos de estándares en cuanto al método:
estándares estadísticos, estándares fijados por apreciación y los estándares
técnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estándares
cuantitativos son físicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los
cualitativos son de evaluación de la actuación, curvas de comportamiento,
perfiles.

MEDICION DE RESULTADOS
Los estándares sirven para establecer unidades de medida definidas según el
problema presente. Es de utilidad en los sistemas de información, pues la
efectividad del control depende en buena parte de la información recibida cuyas
características (confiable, fluida, consistente, válida), deben ser importantes. Una
vez efectuada la medición, se comparan los resultados obtenidos con los
estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones.

CORRECCION
Es función del personal ejecutivo, desarrollar la acción correctora con base en el
análisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de
retroalimentación entre el control y la planeación lo que permite aumentar la
calidad en la acción correctora.

RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que, a través de la retroalimentación, la
información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para
ello es necesario, que el sistema de información sea funcional y eficiente, pues de
esta manera se retroalimenta más rápidamente el proceso de control-planeación.

FACTORES
El control comprende cuatro factores que son:
 Cantidad
 Tiempo
 Costo
 Calidad.
 Conclusión

 El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso

administrativo, ya que, en este, se observan todas las irregularidades que
se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo a
su planeación.

 Sin embargo, todos los pasos son importantes y se deben de cumplir cada
uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener un
buen control de la organización, por lo tanto, es de vital importancia
comprender estas herramientas y generar los cambios necesarios en la
empresa.

 El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:

planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.

 El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura

de órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus
actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los
medios(órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos
autores consideran que el administrador debe tener una función individual
de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia
de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se
encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

 Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa

los cuales se integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de
las actividades organizacionales de la organización en la cual los factores
trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones
de funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una