CONTROL Y REGISTRO DE MATERIALES

CONCEPTO DE MATERIALES

En su acepción más amplia, los materiales son bienes tangibles que la Empresa adquiere para
utilizarlos en el Proceso Productivo y en el Desarrollo de sus actividades; puede tratarse de Materias
Primas, Materiales Auxiliares, Envases, Embalajes o Suministros.
Atendiendo a su naturaleza la materia prima pertenece al rubro de las existencias al igual que los
productos en proceso, suministros diversos y productos terminados.
El proceso de las Existencias empieza entonces, con las compras de la materia prima y de los
suministros que serán almacenados hasta su uso en el proceso de fabricación.

LOS MATERIALES DIRECTOS

Se presentan como:
 Material en el almacén respectivo.
 Material en proceso de transformación.
 Material convertido en producto terminado.

CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES

A) MATERIALES DIRECTOS O MATERIAL PRIMAS: Se relacionan física y económicamente con el

producto final (Identificable y cuantificable con el producto). Resulta factible el medir o
determinar su costo porque se integra y aplica a cada unidad del producto fabricado.

Ejemplo:
PRODUCTO MATERIA PRIMA
Camisas – Pantalón Tela
Azúcar (consumo) Caña de Azúcar
Muebles Madera
Libros Papel

B) MATERIALES INDIRECTOS: No se identifican ni física ni económicamente con el producto final

por tanto, son considerados como Materiales Auxiliares o Costos Indirectos de Fabricación por
ejemplo, en la fabricación de galletas el material directo seria la harina de trigo, y los demás
materiales como: sal, leudantes, bicarbonatos de sodio de amonio, fosfato monocálcico, entre
otros constituirían los materiales indirectos.

CONTROL DE LOS MATERIALES

El manejo de los materiales equivale a dinero invertido expuesto a un largo proceso que comienza
con la adquisición y termina al concluirse el producto manufacturado.
PARA EL DEBIDO CONTROL DE LOS MATERIALES SE REQUIERE:
 Una adecuada autorización de las compras de los materiales necesarios.
 Toda adquisición de materiales requiere un pedido.
 En la recepción de materiales comprados deben ser revisados una vez recibidos tanto en calidad
como en cantidad.
 Definir una política de inventarios físicos y los procedimientos adecuados.
 Establecer inventarios periódicos por segmentos (de acuerdo a la importancia de los productos)
 Definir responsabilidad en la toma de inventarios.
 Registrar adecuadamente el costo de adquisición, inventarios físicos y llevar un adecuado control
del almacenamiento de los mismos.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES ANTES DE SU

TRANSFORMACIÓN EN EL PROCESO PRODUCTIVO.

A) DEPARTAMENTO DE COMPRA.- Su misión es obtener las mejores condiciones de precio,

calidad, plazos de entrega, servicio, financiamiento entre otros, además de:
 Solicitar cotizaciones de precios.
 Elegir entre los posibles proveedores.
 Preparar y enviar órdenes de compra con la finalidad de autorizar al proveedor a realizar el
envío y notificar al Departamento de Recepción y Almacén de Materiales.
 Aprobar las facturas de proveedores y enviarlas a contabilidad.

B) DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN Y ALMACÉN DE MATERIALES

 Tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados.
 Inspeccionar el contenido.
 Verificar las cantidades con las órdenes de compra.
 Preparar informes cuando ocurran daños durante el tránsito, devoluciones a los
proveedores.
 Preparar una guía de recepción y trasladar los materiales a los distintos almacenes.
 Encargado del manejo, custodia, clasificación y distribución de los materiales dentro del
departamento para facilitar su localización y recuento físico de los mismos.

ALMACÉN.- Es aquel que se encarga de la custodia y entrega de materiales a la planta de

producción, está a cargo de un almacenista que tiene categoría de Jefe.
 Recibe los materiales que previamente fueron chequeados en el Departamento o Sección
encargada de la recepción o inspección.
 Comprueba las cantidades recibidas y las registra en los auxiliares.
 Ubica los materiales en sus respectivos ambientes, espacios, armarios.
 Entrega los materiales requeridos con el vale de almacén o con listado, según sea el
procedimiento establecido por la empresa.
C) DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN.- Se encarga de la transformación y aprovechamiento de los
materiales con el fin de lograr al máximo rendimiento.
 Utilizar adecuadamente el material que le fue habilitado.
 Devolver los materiales sobrantes de producción o aquellos que no reúnen las condiciones
requeridas.

D) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.- Es el departamento sobre el cual recae la parte de

registro necesario para la elaboración de los Estados Financieros y de Costos, y de manera
particular, el Registro de los Materiales, para lo cual requiere de Libros y Registros Auxiliares en
donde anotará los asientos en forma oportuna.
 Registrar las entradas que se producen al almacén, previa verificación del Ingreso Físico y
Cálculos contenidos en la Factura.
 Registrar los consumos según el Método de Valuación de Existencias utilizado por la
Empresa.

IMPRESOS UTILIZADOS EN EL CONTROL DE MATERIALES

IMPRESOS UTILIZADOS EN EL CONTROL DE MATERIALES.- una buena organización requiere del uso
de impresos que sirven de constancia de la variedad de operaciones internas y/o de la delimitación
de funciones con la finalidad de establecer responsabilidades. Cada empresa adecúa a sus propias
organizaciones pensando en un fin primordial del éxito de los procesos mediante un adecuado y
eficiente control. Los documentos o formatos para efectuar estas operaciones son:

1. Solicitud de compra.- Impreso que formaliza la necesidad de materiales directos e indirectos

requeridos por el almacén para reponer sus existencias o para atender pedidos urgentes de
producción; su llenado debe ser preciso en cuanto a cantidad, calidad, precio, plazo de entrega
y cualquier otra formalidad que evite pérdidas o riesgos innecesarios. Generalmente las
solicitudes de compra las prepara el jefe o encargado del almacén; mientras que las solicitudes
especiales pueden ser elaboradas por el jefe del departamento que necesita los bienes. Las
solicitudes de compra se preparan en original y dos copias cuya distribución es:
Original para el departamento de compras.
Primera copia para el departamento de contabilidad.
Segunda copia para archivo de almacén.

2. Pedido u orden de compra.- Impreso que sirve para formalizar la adquisición de materiales
pedidos por la planta de producción con solicitud de compra. Mediante gestión oportuna se
extiende a la orden del proveedor que ofrece las mejores condiciones. Incluido plazo de entrega.
En algunos casos, antes de emitir la orden es necesario recurrir a más de un proveedor para que
hagan llegar sus cotizaciones y poder de esta manera hacer una buena elección. Se extiende en
original y tres copias distribuidas así:
Original para el proveedor.
Primera copia para el almacén.
Segunda copia para el departamento de contabilidad.
 Tercera copia para archivo del departamento de compras.

3. Informe de recepción o inspección.- Impreso o modelo preestablecido, en él se expresa la

conformidad o inconformidad de los materiales recibidos del proveedor luego de verificarse con
el contenido del pedido u orden de compra y; de ser el caso, con el auxilio de la proforma de
cotización del proveedor. Se prepara en original y tres copias para los siguientes departamentos:
Original para el almacén.
Primera copia para contabilizar.
Segunda copia para contabilidad.
Tercera copia para el tenedor del mayor auxiliar.
De acuerdo al procedimiento que sigue la empresa, el informe de recepción e inspección puede
hacerse en la misma guía de remisión o factura del proveedor haciendo uso de un sello.

4. Nota de Devolución.- Formato especial utilizado para sustentar devoluciones al proveedor de

aquellos materiales que no reúnen las características estipuladas en la orden de compra o en
la proforma de cotización.
Son dos los momentos en que puede hacerse efectiva la devolución. El primero ocurre en el
instante en que se reciben los materiales, en cuyo caso puede obviarse la nota de devolución
reemplazándola por una anotación en el original y copia de la guía de remisión, haciendo firmar
al representante del proveedor. Si el acto es posterior, se emite la nota de devolución para que
el proveedor subsane la inconformidad hallada o emita la correspondiente nota de abono por
el monto devuelto para corregir el crédito fiscal del Impuesto General a las Ventas. La
distribución de notas es:
Original para el proveedor.
Primera copia para el departamento de compras.
Segunda copia para el departamento de contabilidad.
Tercera copia para el archivo de almacén.

5. Vale de almacén.- O requisición de materiales, es un impreso que autoriza al jefe o encargado

del almacén a la entrega de materiales o suministros para uso o consumo en producción; puede
reemplazarse por un listado en el cual se indica la orden o proceso a quien debe cargarse el
importe. Se prepara en original y dos copias cuya distribución es:
Original y primera copia para el almacén.
Segunda copia para el departamento solicitante.

El almacenista, luego de efectuado el despacho, hace llegar la primera copia al departamento

de costos.

6. Vale de devolución al almacén.- Formulario que utiliza la panta de producción para devolver al
almacén los materiales o suministros no utilizados. Se emiten en original y dos copias, siendo su
destino:
Orden para el almacén.
Primera copia para el departamento de contabilidad.
 Segunda copia para el archivo de quien devuelve.

7. Registro de inventario permanente valorizado.- Llamado también Mayor auxiliar de Almacén.

Es un libro auxiliar en donde se anotan las entradas y salidas de existencias (mercaderías,
productos terminados, materias primas, materiales auxiliares, suministros, envases y
embalajes) tanto en unidades como en términos monetarios, permitiendo conocer con
exactitud y en cualquier fecha la cantidad y valor al costo de las existencias almacenadas.
La empresa moderna, lleva el registro empleando sistemas computarizados como medio eficaz
de control y valoración, estos sistemas cumplen la misma misión que los registros foliados y
encuadernados, la diferencia fundamental es que son más operativos, por lo tanto, de mayor
aceptación; es más, se puede adaptar fácilmente a los diseños oficiales.
La utilidad que presta el auxiliar es múltiple, entre otras cosas permiten conocer al instante el
stock de existenticas a efecto de aplicar convenientemente una política de reposición; conocer
de inmediato el costo; llevar control permanente de las existencias; controlar el movimiento de
almacén mediante verificaciones sorpresivas, etc.
En aplicación de la resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT Normas Referidas a
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios, las empresas deben llevar el citado registro
a fin de cumplir con las disposiciones tributarias debiendo legalizarlos antes de ponerlo en uso.
El diseño se expone más adelante.

8. Tarjeta de control visible.- Pequeña tarjeta que tiene por finalidad facilitar la localización,
control en unidades físicas, movimiento y saldo de cada artículo almacenado. No es necesario
implementarlo cuando se ejerce el control mediante sistemas computarizados.
FORMATO 13.1: REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO – DETALLE DEL INVENTARIO VALORIZADO

PERÍODO:
RUC:
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:
ESTABLECIMIENTO:
CÓDIGO DE LA EXISTENCIA:
TIPO (TABLA 5): 03
DESCRIPCIÓN:
CÓDIGO DE LA UNIDAD DE MEDIDA (TABLA 6): 07
MÉTODO DE VALUACIÓN: Precio promedio
DOCUMENTO DE
TRASLADO, COMPROBANTE DE
TIPO DE ENTRADAS SALIDAS SALDOS
PAGO, DOCUMENTO INTERNO O
OPERAC
SIMILAR
(TABLA
TIPO
12) CONSTO COSTO COSTO COSTO COSTO COSTO
FECHA (TABLA SERIE N° CANT CANT CANT
UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL
10)

TOTALES