TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 50

TEMA V

FASES DE UN PROYECTO

1.1. INTRODUCCION

Todo proyecto comienza debido a la existencia de problemas y la identificación de oportunidades de mejora

de una entidad o empresa, que frecuentemente es validado por un estudio de sistemas. Los problemas se
pueden detectar comparando resultados con criterios de desempeño de actividades identificando la presencia
de errores, trabajo lento, inconcluso o incorrecto, observando la conducta de los empleados debido a que
demuestran alto ausentismo, insatisfacción, alta rotación y analizando la retroalimentación externa de clientes,
etc., en la identificación de quejas, sugerencias, etc.

Las oportunidades de mejora pueden considerarse como los cambios que otorgan beneficios considerables
como la aceleración de procesos, la reducción de errores, las validaciones en la entrada de datos, la
eliminación de salidas redundantes, una mejora en la interfaz con los usuarios, etc. Todo proyecto de sistemas
deberá realizar la planificación de sus actividades involucrando las etapas del desarrollo de un sistema de
información (ciclo de vida)

1.2. FASES DE UN PROYECTO

1. FASE DE INICIO

En la fase de inicio se ven involucrados los siguientes actores, dependiendo del tipo de proyecto y
financiamiento estos podrán variar:

 Patrocinador del Proyecto: Persona(s) responsables del financiamiento del proyecto.

 Promotor del Proyecto: Es una persona que informa de la marcha del proyecto, es el encargado de
tomar las decisiones más importantes.
 Consejo de Gestión: Son un grupo de persona dirigidas por el promotor el proyecto, en este consejo
se incluye al patrocinador y diversos representantes, celebran de forma periódica “reuniones de
desarrollo del proyecto”.
 Contratista: Es la organización o empresa contratada para llevar a cabo las actividades que se
desarrollan en el proyecto, el cual es contratado por el Consejo de Gestión.
 Jefe del Proyecto: Es la persona nombrada por el contratista (Ing. de sistemas o Analista de
sistemas) para gestionar y llevar a buen término el proyecto.
 Subcontratistas o Empresas Subcontratadas: Son empresas elegidas por el jefe del proyecto a
través del contratista y con la aprobación del consejo.

ACTIVIDADES DE LA FASE DE INICIO

Las actividades que tienen lugar en la fase de inicio son las siguientes:

A. CONCEPCION DEL PROYECTO

Todo proyecto se lleva a cabo después d haber puesto de manifiesto una serie de razones que son el resultado
de un proceso de reflexión que dirige el patrocinador y en el que participan el Promotor y el Consejo de Gestión

Las diferentes razone que llevan a una empresa a lanzar un nuevo proyecto pueden ser:
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 La llegada de una nueva tecnología

 La necesidad de mantener la competitividad
 Un cambio en la política empresarial
 Un cambio en la empresa del cliente que induce nuevos sistemas o protocolos.

B. SINOPSIS DEL PROYECTO

El promotor es el encargado de realizar una sinopsis del proyecto n la que deberá identificar:

 Cuáles son las razones que llevaron a lanzar un nuevo proyecto, debe contestar a la pregunta ¿Por
qué se hace el presente proyecto?
 Resultados. se realiza un resumen de los resultados que se pretenden conseguir con el desarrollo del
proyecto, clarificando los resultados con esquemas y descripciones. Responde a la pregunta ¿Qué se
conseguirá con el desarrollo del proyecto?
 Limitaciones previstas, tales como tiempo, dinero y calidad.
 La identificación de objetivos también es un componente importante en la primera fase, ya que se
debe descubrir lo que la organización intenta realiza, luego determinar si el uso de los sistemas de
información apoyase a la organización para alcanzar sus metas.

La sinopsis será un documento descriptivo lleno de alusiones y sugerencias debido a que se desconocen
muchos de los factores que intervienen en el proyecto y que se aclaran en las primeras reuniones durante la
fase de la planificación.

C. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

Esta fase es crucial para el éxito del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una
organización, y así poder encontrar y hacer notar los problemas empleando métodos de diagnóstico como el
DAFO/De Árbol.

D. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados. Para determinar los requerimientos de
información dentro de una organización se pueden utilizar diversos instrumentos (entrevista, encuesta,
observación, etc.) En esta etapa se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario
para desempeñar sus tareas.

E. NECESIDADES DEL SISTEMA

Durante esta etapa se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen herramientas y técnicas
diseñadas para tal fin, estas incluyen el uso de diagramas de flujo para la representación de los procesos.
Durante esta etapa también se analizan las decisiones estructuradas por realizar.

2. FASE DE ANALISIS DE FACTIBILIDAD

Esta fase abarca la determinación de un estudio de requerimientos básicos para el desarrollo del sistema y el
estudio de costos.

En síntesis, en esta fase se realiza el Estudio de Factibilidad, ya que todo sistema debe ser valorado en las
siguientes formas principales: factibilidad operacional, técnica y económica.
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A. FACTIBILIDAD OPERACIONAL

La Factibilidad Operativa permite predecir, si se pondrá en marcha el sistema propuesto y comprobar que la
empresa u organización será capaz de darle uso al sistema, aprovechando los beneficios que ofrece, a todos
los usuarios involucrados con el mismo, ya sean los que interactúan en forma directa con este, como también
aquellos que reciben información producida por el sistema. Por otra parte, el correcto funcionamiento del
sistema en cuestión, siempre estará supeditado a la capacidad de los empleados encargados de dicha tarea.

Además, se debe analizar los recursos humanos con los que cuenta la organización y la estructura
organizacional de la misma.

Primero, en lo que respecta a los recursos humanos, se debe saber si la organización cuenta con personal
con los conocimientos técnicos necesarios para operar el sistema que se desarrollara, en este punto es claro
que lo primero que se pedirá son conocimientos básicos de computo (claro está que acceder a las redes
sociales y publicar en ellas no califica como conocimientos básicos de computo).

Es importante delimitar este estudio, pues lo único que interesa es encontrar al personal que cuente con el
perfil ideal para operar el sistema, en ningún momento se pretende llegar a hacer una auditoria de puestos.
Se debe de tener claro de que, cuando se desarrolla un sistema a la medida, las personas que usaran el
sistema van a necesitar capacitación y adiestramiento en el uso del mismo.

Segundo, corresponde a estudiar la estructura orgánica de la empresa, dado que la implementación de un

nuevo sistema, puede requerir en un momento determinado la creación de nuevos puestos o incluso áreas
que antes no existían

Conjuntamente, la factibilidad operacional investiga, si el sistema resultante del proyecto traerá beneficios a la
organización.

Para un mejor análisis se debe contemplar cuatro puntos importantes al momento de desarrolla el sistema:

 El sistema no debe ser complejo para los usuarios de la organización o los que operan el sistema, hay
que evitar que el usuario ocupe el sistema de manera que pueda ocasionar errores o darle un uso
indebido, simplificar las funciones y dar todo por servido.
 Evitar que a los usuarios les incomode el nuevo sistema, ya sea porque se sientan desplazados de
sus obligaciones o por la costumbre a un sistema antiguo, mantenerlo amigable y comprensible para
los operadores.
 Un cambio repentino, puede ocasionar un lento aprendizaje, capacitar y permitir al personal adaptarse
a él con la tranquilidad y apoyo necesario, manuales, charlas, capacitaciones.
 Como último punto a considerar es la posibilidad de la obsolescencia subsecuente. La tecnología
existe, pero aún no está disponible en ese caso, es mejor constar con tecnología que esté disponible
en el momento y sea fácil de obtener o este mas al alcance de la mano (por si se requieren repuestos
o correcciones sea fácil de conseguir). También tener en consideración las políticas habidas y por
haber, de manera que si hay un cabio administrativo el sistema no quede obsoleto muy pronto.

Una vez concluido el estudio se han de tener respuestas a los siguientes puntos:

 ¿Existe apoyo suficiente por parte de la administración?

 ¿Existe apoyo suficiente por parte de los usuarios?
 ¿Los clientes serán afectados en forma favorable?
 ¿Cuáles son las necesidades de capacitación a los usuarios del sistema?
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 ¿Será necesario crear nuevos puestos?

 ¿Será necesario crear nuevas áreas dentro de la empresa?
 ¿Se contratará nuevo personal?
 ¿En qué modalidad se contratará el personal?

B. FACTIBILIDAD TECNICA

La factibilidad técnica, se refiriere a realizar una evaluación al conjunto de tecnologías que la organización
deberá tener, para que el software que se desarrolle funcione tal y como ellos esperan que funcione, y la
posibilidad de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementación del sistema propuesto. En este
sentido comprende:

 Computadoras
 Periféricos
 Instalaciones y servicios de red e Internet
 Instalaciones eléctricas
 Espacios físicos e Infraestructura
 Legal (existencia de regulaciones)
 Ambiental (evaluación del impacto)
 Etc.…

Este es un estudio bastante amplio, ya que se debe determinar si hay las condiciones físicas para que el
cliente implemente la solución al problema, pero en el estudio se tiene que ir un poco más allá, ya que, si no
cuenta con el 100% de lo que se requiere a nivel físico, corresponde especificar qué es lo que hace falta para
llegar a ese 100% y de ser necesario, los requerimientos tecnológicos que deben ser adquiridos para el
desarrollo y puesta en marcha del sistema en cuestión.

Debe preverse también la posibilidad de escalabilidad de ese equipamiento: ¿qué ocurrirá si aumenta la
cantidad o cambia la ubicación geográfica del proyecto? ¿El nuevo equipo y los procedimientos asociados
podrán resistir un incremento en la cantidad de datos a procesar? ¿Se mantendrán las condiciones de
seguridad?

EJEMPLO:

Hardware e Instalaciones: Conviene detallar los componentes físicos necesarios para el funcionamiento del
sistema

Ejemplo:

 Servidor, capaz de responder de manera rápida y eficiente a muchos usuarios a la vez

 UPS, que apoye a la prestación de un servicio confiable
 Scanner, para la captura de documentos.
 Computadoras Personales, para el manejo de la información hacia el sistema
 Impresora, para la generación de reportes
 Hardware en general, tales como adaptadores, cables y otros a determinar en el diseño.
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Software: Es preciso nombrar todos los componentes necesarios para la operación del sistema.

Ejemplo:

 Sistema Operativo de Red, con soporte mínimo para TCP/IP, herramienta de indexación,
administración remota y protocolos d seguridad.
 Sistema Operativo Windows 10, para los equipos destinados a la operación de información
 Sistema de Administración y Gestión de Base de Datos SQL Server, para el manejo de la
información requerida
 Software de manejo de archivos
 Software de captura y tratamiento de imágenes

Recursos Humanos: En este punto se describe al personal requerido para el desarrollo del proyecto.

Ejemplo:

 Ingeniero de Sistemas o Informático, encargado de la administración de la red de datos,

supervisión del desarrollo y puesta en marcha del sistema.
 Técnico eléctrico, para la mantención de la red eléctrica
 Técnico Informático, encargado del mantenimiento y soporte de los equipos
 Personal capacitado para la digitalización de documentos

Recursos de Mobiliario: Se debe considerar los materiales de oficina.

Ejemplo:

 Escritorios
 Estantes
 Papel Bond
 Tinta de Impresora

Recursos de Servicio Externo

Ejemplo:

 Conectividad de red interna

 Sistema Telefónico

Otros Recursos…

C. FACTIBILIDAD ECONOMICA

En este punto es donde se contrasta el presupuesto del desarrollo, contra el presupuesto del cliente, este
último constituido por lo que el cliente está dispuesto a invertir o que tiene disponible para invertir.

Ahora bien, lo importante es cómo integrar el presupuesto de desarrollo, ya que si no se detalla

adecuadamente se puede caer en inconvenientes y retrasos, por lo que derivado de todo el trabajo previo ya
se debe de tener una idea del tamaño del proyecto, en cuanto al número de modelos, funciones, complejidad
del mismo, licencias, etc.
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Lo que deberá de incluir este presupuesto de desarrollo en detalle es:

Derivado de la factibilidad técnica.

 Equipos de cómputo y periféricos que se necesita adquirir.
 Adecuación de las instalaciones
 Instalación de los equipos
 Instalación de los programas bajo licencia.
 Licencias de programas o bibliotecas especiales
 Etc.

Derivado de la factibilidad operativa

 Cursos de capacitación
 Modificación de la estructura (costos de modificación de manuales de organización, selección de personal)
 Etc.

Derivados de las etapas de desarrollo

 Mano de obra, ya sea en horas hombre o en líneas de código
 Papelería, electricidad y consumibles
 Capacitación
 Diseño de pruebas
 Tiempo de pruebas
 Etc.

Derivados de la instalación del sistema

 Mano de obra para la instalación
 Traducción y preparación de datos
 Soporte inicial
 Gastos varios
 Etc.

Algunos de estos puntos requieren ser ampliados, como las licencias de bibliotecas, esto se refiere a los costos
de las licencias para usar determinadas bibliotecas que fueron creadas por otros desarrolladores y que
ahorraran tiempo, por ejemplo, la biblioteca para que PHP se pueda conectar con escáners TWAIN.

En la etapa de desarrollo, puede llegar a presentarse el caso de que no se tenga programadores con
conocimientos en un aspecto especifico y por lo tanto de debe invertir en la capacitación de los mismos para
poder cumplir con lo que el cliente requiere.

Los gastos varios de la instalación se refieren a todos aquellos gastos derivados de la logística de la
instalación, como sería el transporte de hardware, el traslado de personal para hacer la instalación, viáticos y
demás costos derivados de dicha actividad.

La traducción y preparación de datos, se refiere a las actividades que se deben realizar para cargar en el
sistema, los datos con los que comenzara a trabajar, estos pueden provenir de un sistema alterno, un sistema
anterior que será sustituido o incluso documentación, estas actividades pueden no realizarse, si el cliente
decide que será su propio personal el que hará esta actividad.

Por lo tanto, en el estudio de la Factibilidad Económica, se determina el presupuesto de costos de los recursos
técnicos, humanos y materiales tanto para el desarrollo como para la implantación del Sistema. Además,
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ayudará a realizar el análisis costo-beneficio del sistema, el mismo que permitirá determinar si es factible
desarrollar económicamente el proyecto.

ANALISI COSTO – BENEFICIO

La presentación y evaluación de proyectos de informática puede ser realizada utilizando criterios estratégicos
basados en la efectividad, por sobre una evaluación genérica de costos y beneficios. Sin embargo, hay
proyectos de informática, que, por su magnitud o importancia estratégica para la organización, requieren de
una identificación y evaluación formal de costos y beneficios.

El análisis de costos y beneficios pretende poner un valor monetario a todos los costos y beneficios de un
proyecto, pero en el caso de proyectos de informática, una valorización puramente monetaria, es generalmente
difícil de realizar y requiere desplegar todos los esfuerzos necesarios para procurar que dicha evaluación
refleje en forma realista lo que se pretende evaluar. Esto, con el propósito de que aquellos que deberán tomar
las decisiones sobre la asignación de recursos al proyecto, puedan hacerlo basados en argumentos
financieros sólidos.

En términos generales, esta evaluación considera tres componentes: los costos, los beneficios y las técnicas
de evaluación financiera.

Los costos

Antes de identificar los costos de un proyecto de informática, es recomendable considerar algunos factores
que pueden ser de ayuda, desde un punto de vista estratégico. Primero, se debe considerar que los proyectos
de informática siempre tienen costos fijos y costos variables. Segundo, se debe tener presente que
especialmente en este tipo de proyectos, los costos normalmente exceden lo planificado. Tercero, la
estimación de la vida útil de los proyectos de informática puede ser un factor distorsionador. Nuevas
tecnologías, nuevos requerimientos, cambio de requerimiento, etc., hacen que la vida útil de un proyecto de
informática sea azarosa y compleja de definir.

Los beneficios

Hay muchos costos y beneficios generados por un proyecto de inversión en informática, los que son
caracterizados por dos factores: la tangibilidad, como una medida de la seguridad en la cuantificación de
costos y beneficios y el impacto, como una medida de costos y beneficios causados por el proyecto a un área
específica.

Los costos o beneficios tangibles y de impacto directo, son fáciles de valorar y por lo tanto pueden ser
explícitamente cuantificados o traducidos a términos monetarios. Los intangibles y de impacto directo, son
generalmente difíciles de cuantificar, por lo que comúnmente son representados en términos cualitativos. Por
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ejemplo, mejorar el ambiente de trabajo podría tener un impacto directo sobre el área de aplicación del
proyecto, sin embargo, su tangibilidad puede ser compleja. De esta forma, la representación de costos o
beneficios en este caso, normalmente se basa en interpretaciones subjetivas.

Con respecto a los costos o beneficios tangibles o intangibles, pero de impacto indirecto suelen ser los más
difíciles de valorar en términos monetarios, en cuyo caso se usan parámetros o interpretaciones subjetivas.
Un caso típico tiene que ver con los costos asociados a proyectos que pudieran generar problemas
ambientales.

Una correcta identificación y valoración de beneficios, al igual que en el caso de los costos, proporciona
información fundamental para que los tomadores de decisiones puedan decidir, en forma realista, la
conveniencia de asignar los recursos y llevar a cabo el proyecto de informática.

Acorde con lo anterior, se puede concluir que la definición y valoración de los beneficios de un proyecto de
informática es probablemente la parte más difícil en la presentación y evaluación del proyecto y en la que el
criterio de quienes están desarrollando el proyecto juega un rol clave.

Técnicas para evaluar financieramente los proyectos de informática

Existe un número considerable de técnicas que permiten evaluar financieramente un proyecto de inversión.
Estas técnicas dan la oportunidad de mostrar, desde distintos puntos de vista, cómo el proyecto en cuestión
puede o no ser rentable para la organización y por lo tanto, se convierten en un factor crítico para definir la
viabilidad del mismo.

La pregunta “cómo calcular indicadores financieros” ha sido ampliamente discutida en textos financieros y es
relativamente fácil desarrollar dichos cálculos. Sin embargo, la pregunta “cuál técnica es la apropiada para
evaluar un proyecto de informática específico” es un asunto estratégico y una oportunidad que los gerentes
de informática o quienes proponen y evalúan proyectos de informática debieran considerar. Esta es una
discusión abierta entre especialistas en evaluación de proyectos y especialmente cuando nos referimos a este
tipo de proyectos.

Aunque las técnicas para evaluar proyectos son diversas y varían en su complejidad y la información que
entregan, se considera pertinente mostrar tres de ellas que podrían ser de utilidad al momento de evaluar un
proyecto de inversión en informática o tecnología.

 Período de Retorno de la Inversión (payback period). Este método le dice a quienes toman las
decisiones que tan rápido recuperarán la inversión, enfatizando la liquidez por sobre la rentabilidad.
Aunque este hecho puede ser irrelevante en el caso de negocios a largo plazo o para empresas sin
problemas de liquidez, en el caso de negocios a corto plazo o en mercados que son altamente
afectados por los costos de oportunidad de fondos, la velocidad en el retorno de la inversión puede
ser crítica al momento de tomar las decisiones.

 La Tasa de Rendimiento Promedio (TRP). Es una forma de expresar con base anual, la utilidad neta
que se obtiene de la inversión promedio. La idea es encontrar un rendimiento, expresado como
porcentaje, que se pueda comparar con el costo de capital. Enfatiza el impacto del proyecto sobre los
estados financieros de la organización.

 Valor Actual Neto (VAN). Método que identifica los costos, ingresos e inversiones del proyecto
informático, relacionándolos mediante l construcción de un flujo de caja futuros originados por la
inversión, para cada periodo anual que dure el horizonte de evaluación del proyecto.
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EJEMPLO:

Estimación de costos para el desarrollo de un sistema en un periodo de 12 meses:

Costos de Hardware

PRODUCTO VALOR POR UNIDAD (Bs.) CANTIDAD TOTAL (Bs.))

Servidor 11.000 1 11.000
UPS 2.000 1 2.000
PC 1.200 1 1.200
Impresora Laser 800 1 800
Scanner 500 1 500
Cableado 2.000 - 2.000
Tarjetas de Red 20 2 40
TOTAL 17.540

Costos de Software

PRODUCTO VALOR POR UNIDAD (Bs.) CANTIDAD TOTAL (Bs.)

Sistema operativo de Red 1.200 1. 1.200
Sistema de Admin. y Gestión de Base 5.000 1 5.000
de datos
Sistema Operativo Windows 10 200 1 200
SW. de captura y tratamiento de 400 1 400
imágenes
SW. de manejo de archivos 25.000 1 25.000
SW. de Red 5.000 1 5.000
TOTAL 36.800

Costos de Recursos Humanos

PERSONAL MONTO MENSUAL (Bs.) CANTIDAD TOTAL (Bs.)

Ing. de Sistemas o 1.600 12 19.200
Informático
Técnico Informático 900 12 10.800
Técnico Electico - - 750
Personal digitalizador 320 1 320
Capacitación - - 2.000
TOTAL 33.070

Costos de Mobiliario y Material de Oficina

MATERIAL VALOR POR UNIDAD (Bs.) CANTIDAD TOTAL (Bs.)

Escritorios 160 3 480
Estantes 200 3 600
Papel Bond 80 10 800
Tinta para impresora 60 3 180
TOTAL 2.060

Otros costos…
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Resumen de Costos – Costo de Desarrollo

RECURSO COSTO TOTAL (Bs.)

Hardware 17.500
Software 36.800
Recursos Humanos 33.070
Mobiliario 2.060
Otros costos.. …
COSTO TOTAL 89.470

Beneficios:

BENEFICIOS ASOCIADOS AL PROYECTO

Tangibles y Directos Intangibles y Directos Tangibles e Indirectos Intangibles e Indirectos

Mejoramiento en la Mejoramiento de la Mejoramiento de la Calidad de la

productividad de los gestión productividad de capital. información.
trabajadores.
Mejoramiento de la Ahorro de costos de Imagen corporativa.
Ahorro de horas hombre productividad operación.
o trabajadores. organizacional Etc.
Etc.
Etc. Etc.

3. FASE DE PLANIFICACION DE ACTIVIDADES

Una decisión importante a tomar en cuenta en un proyecto, es el tiempo que se necesita para el desarrollo de
las actividades, estas generalmente son tomadas en cuenta dentro del ciclo de desarrollo del sistema. En este
punto se deberán realizar estimaciones de tiempo en semanas o meses.

Para realizar este estudio es necesario conocer los siguientes diagramas:

A. DIAGRAMA DE GANTT

Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L.
Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el
problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera
tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación
e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.

El instrumento que desarrolló permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar
información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con
respecto al plazo previsto.

Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica:

En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al
trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
 TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 60

En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder
una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a
la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.

Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece
de significado. La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las
tareas a que corresponden.

Ejemplo: Realizar el diagrama de Gantt de acuerdo a las siguientes actividades:

A: Determinación de requerimientos
B: Modelo de clase y refinamiento
C: Evaluación del sistema
D: Revisión por el cliente
E: Desarrollo del sistema
F: Modelo dinámico

B. DIAGRAMA DE PERT

El método PERT parte de la descomposición del proyecto en actividades. Entendiendo por actividad la
ejecución de una tarea que exige para su realización el uso de recursos. El método utiliza una estructura de
grafo para la representación gráfica de las actividades o tareas de un proyecto, sus tiempos de comienzo y
finalización y las dependencias entre las distintas actividades.

Las actividades se representan por líneas o flechas (arcos del grafo).

Los sucesos se representan por círculos (vértices del grafo).
 TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 61

TIPOS DE PRELACIONES ENTRE LAS ACTIVIDADES:

Las prioridades o prelaciones se representan el grafo por medio de flechas que indican que una actividad
precede a otra. Existen varios tipos de prelaciones.

Prelaciones lineales: Para poder iniciar una determinada actividad es necesario que haya finalizado una
actividad que le precede.

Prelaciones que originan una convergencia: Para poder iniciar una determinada actividad es necesario que
hayan finalizado dos o más actividades.

Prelaciones que originan una divergencia: Para poder iniciarse un conjunto de actividades es necesario
que haya finalizado una única actividad.

Prelaciones que originan convergencia-divergencia: Para poder iniciarse un conjunto de actividades es

necesario que hayan finalizado dos o más actividades.

ACTIVIDADES FICTICIAS

Son actividades que no consumen tiempo ni recursos, sólo reflejan prelaciones existentes entre distintas
actividades del proyecto. Se utilizan en dos casos:
 TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 62

• Con prelaciones lineales:

• Con actividades paralelas:

Para encontrar la duración del proyecto, debe identificarse y calcular la duración de cada uno de los caminos
o rutas, la trayectoria más larga se denomina ruta crítica, esta ruta es la que determinara la duración del
proyecto y es “critica” por qué un retraso en ella generaría un retraso en todo el proyecto.

Ejemplo: Realizar el diagrama de Pert de acuerdo a las siguientes actividades:

A: Proporcionar cuestionarios
B: Seleccionar usuarios
C: Realizar entrevistas
D: Leer material
E: Revisar información
F: Diseño del DFD
G: Preparación de la propuesta
H: Especificación funcional
I: Diseño del modelo de datos

ACTIVIDAD PRECEDENCIA DURACION (DIAS)

A - 4
B A 1
C B 6
D - 4
E C,D 2
F E 10
G F 6
H G 15
I G 7
 TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 63

B,1 3
2 8

I,7
1 C,6

4 5 6 7 9
E,2 F,10 G,6 H,15

Trayectorias: Existen 4 trayectorias:

1-2-3-4-5-6-7-9 = 44
1-4-5-6-7-9 = 37
1-2-3-4-5-6-7-8-9 = 36
1-4-5-6-7-8-9 = 29

La ruta crítica es la de 44 días.

4. FASE OPERATIVA

Es la etapa del proceso de planificación que se realiza una vez aprobado el proyecto. La fase operativa
consiste en poner en funcionamiento a los responsables para que se realicen las acciones (actividades y
operaciones), destinadas a cumplir las metas previstas en la planificación.

Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en sí. Esta etapa es responsabilidad del contratista, con la
supervisión del cliente. Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la comunicación para
tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas. Así, es posible acelerar el proyecto
estableciendo un plan de comunicación, por ejemplo, a través del uso de un tablero que muestre gráficamente
los resultados del proyecto, permitiendo que el director del proyecto arbitre en caso de variaciones; un informe
de progreso que permita a todas las personas involucradas en el proyecto estar informadas sobre las acciones
en progreso y aquellas terminadas. Generalmente, "informar" incluye la preparación completa y la
presentación de informes sobre las actividades. Además, se deberán organizar regularmente (una vez por
semana, preferentemente) reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir, discutir regularmente
el progreso del proyecto y determinar las prioridades para las siguientes semanas.

La ejecución es una etapa eminentemente operativa. Es una etapa crítica, ya que en muchos casos los planes,
aun siendo bien formulados, no se ejecutaban en la forma debida. Esto se explica porque la ejecución
depende, de un lado, de la buena administración de los recursos humanos, materiales y económicos
especialmente, de los aspectos de organización y dirección; y de todos los protagonistas implicados. Además
de documentar y planificar los cambios y por ultimo asegurar la calidad.

La calidad de la puesta en marcha del proyecto vendrá determinada por tres conjuntos de relaciones:

 La motivación del personal con:

Entusiasmo
Ofreciendo objetivos claros
Satisfacción en el trabajo
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Creatividad
Métodos
Mejorando el status de los trabajadores

 El seguimiento del proyecto lo debe realizar:

A través de los puntos críticos identificados en la fase de planificación

Prestando atención a cualquier descenso del comportamiento del personal o de la motivación
Prestando atención a un posible deterioro de las relaciones interpersonales
Identificando que persona está desestabilizando el ambiente de trabajo

 La información o reporte debe contener:

Los informes de los subcontratistas sobre el trabajo que realizan

Los diagramas de actividad actualizados
Los informes financieros
Los informes de las variaciones en los puntos críticos identificados
Etc.

Cualquier problema en la fase operativa se traduce en una variación en el planning en la mayoría de los casos
es imposible solucionarlo sin afectar a las limitaciones de tiempo, calidad y costo. La causa de una variación
en el planning puede ser:

 Factores externos como cambios en la tecnología, perdida de financiación, la existencia de un nuevo

promotor con nuevas ideas o debido a cambios en la legislación.
 Factores internos.
 Microplanning o planificación demasiado genérica sin llegar a los detalles

Por último, el aseguramiento de la calidad lo podrá realizar a través de un control externo (auditorias) o un
control interno.