UNIVERSIDAD DE OTAVALO

Nombre: Alexander Ramírez Yamberla

Paralelo: Octavo “B”

Carrera: Derecho

DOCUMENTOS NOTARIALES

Documentos notariales pueden ser protocolares y extra protocolares, es decir, depende del
libro en que se archiva el documento por disposición de la Ley.

 Arrendamientos,
 Protocolos,
 Diligencias,
 Certificaciones y Otros.

La minuta

La minuta dispone de una definición amplia general que de su lectura puede evidenciar el
alcance de este término aplicado en varias áreas. Sin embargo, es en el ámbito notarial y
especialmente de la práctica jurídica el término cobra relevancia principalmente por constituir
la minuta el instrumento por el cual se requiere al notario el otorga- miento y protocolización
de la mayoría de actos.

Para la legislación ecuatoriana la minuta es el documento debidamente redactado por un

abogado, en el que constan todos los elementos del acto o contrato que será protocolizado o
solemnizado por el Notario. En resumen, se puede indicar que la minuta es el borrador del
contrato o acto a realizarse ante el notario.

Este instrumento debe contener todos los datos básicos y las formalidades específicas de
acuerdo con el acto o contrato que se presenta ante el notario, principalmente datos de
identidad de la o las partes comparecientes, antecedentes completos del acto o contrato,
formalidades o características propias de acto para su validez, todo lo que será revisado por el
notario previo a solemnizar o autorizarlo.

Protocolo

El protocolo es el archivo más importante cuya organización y custodia se encuentra a cargo

del notario, por cuanto contiene las escrituras publica de transferencia de dominio de
inmuebles, donaciones de inmuebles, entre otras escrituras públicas de relevancia.

El protocolo es lo más importante de la documentación que reposa en una notaría,

concluyendo que, allí se encuentran las matrices de las escrituras públicas que deberán ser
numeradas y foliadas en forma secuencial, con un orden riguroso y cronológico con el fin de
que una escritura de fecha posterior no preceda a otra de fecha anterior, debiendo todo el
texto constar con el mismo tipo de letra, y con la rúbrica del notario en el anverso y rever so de
cada hoja.

Cabe resaltar que se forman anualmente con las escrituras matrices y los documentos públicos
o privados que el notario autoriza e incorpora por mandato de la Ley o por orden de autoridad
competente o a petición de los interesados. Los protocolos pertenecen al Estado. Los notarios
los conservarán en su poder como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.
Los protocolos se formarán anualmente y se dividirán en libros o tomos mensuales o de
quinientas fojas cada uno, debiendo observarse los requisitos siguientes:

1) Las fojas estarán numeradas a máquina o manualmente;

2) Se observará rigurosamente el orden cronológico de modo que una escritura de fecha
posterior no preceda a otra de fecha anterior,
3) A continuación de una escritura seguirá la que le corresponde de acuerdo con el
respectivo orden numérico que debe tener cada escritura;
4) Todo el texto de una escritura será de un mismo tipo de letra;
5) Las fojas de una escritura serán rubricadas por el notario en el anverso y el reverso; y,
6) Las minutas presentadas para ser elevadas a escrituras públicas, deberán ser parte de
un archivo especial mantenido por dos años que llevarán los notarios una vez
autorizada la escritura pública respectiva.

Art. 24. - Cada protocolo tendrá al fin un índice alfabético de los apellidos de los otorgantes
con la correspondencia al folio en que principien las respectivas escrituras y la determinación
del objeto sobre que versen.

Finalmente, se debe siempre recordar la importancia y los efectos que conllevan la

protocolización de la escritura pública siendo estos la perdurabilidad y publicidad del
instrumento, garantizando así su perpetuidad, autenticidad, eficacia, legalidad y como
consecuencia de ello seguridad jurídica.

Escritura pública

La ley Notarial establece de forma clara la naturaleza, contenido, requisitos de fondo y forma
de la escritura pública, y las consecuencias legales que implica.

La escritura es el documento que contiene los actos y contratos o negocios jurídicos que las
personas otorgan ante notarios y que este autoriza e incorpora a su protocolo, observan- do
todas las solemnidades referentes a la capacidad, libertad, conocimiento y el pago de los
derechos fiscales y municipales que está sujeto el acto o contrato.

Por ello el Art. 26, de la Ley Notarial manifiesta que:

"Escritura pública es el documento matriz que contiene los actos y contratos o negocios
jurídicos que las personas otorgan ante notario y que éste autoriza e incorpora a su protocolo.
Se otorgarán por escritura pública los actos y contratos o negocios jurídicos ordenados por la
Ley o acordados por voluntad de los interesados."

La Ley dispone que previamente a redactar una escritura pública, el notario tiene la obligación
o el deber de examinar atentamente los elementos intrínsecos del acto a solemnizar. Así, el
notario deberá revisar de acuerdo con la Ley notarial:

1) La capacidad de los otorgantes;

Es la calidad o potestad de la que gozan las personas para contraer obligaciones, así como para
ejercer derechos por sí mismos, sin la anuencia o mediación de ninguna otra tercera persona
ajena a su voluntad.

2) La libertad con que proceden:

Es la voluntad plena de celebrar el acto, sin coacción o fuerza de agentes externos que
pudieran influir en los otorgantes, lo cual daría como consecuencia la nulidad del acto.
El Código Civil en su Art. 1697 estipula en relación a la nulidad que:

Art. 1697.- Es nulo todo acto o contrato a que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe
para el valor del mismo acto o contrato, según su especie y la calidad o estado de las partes, La
nulidad puede ser absoluta o relativa.

De igual forma para determinar en qué casos se configura una nulidad de estas clases el mismo
cuerpo normativo prescribe en su Art. 1698 que:

Art. 1698.- La nulidad producida por un objeto o causa ilícita, y la nulidad producida por la
omisión de algún requisito o formalidad que las leyes prescriben para el valor de ciertos actos
o contratos, en consideración a la naturaleza de ellos, y no a la calidad o estado de las
personas que los ejecutan o acuerdan, son nulidades absolutas. Hay asimismo nulidad absoluta
en los actos y contratos de personas absolutamente incapaces.

3) El conocimiento con que se obligan;

Que implica la plena conciencia o conocimiento del acto o contrato que se celebra, además del
completo entendimiento de las consecuencias u obligaciones que se deriven como producto
del acto o contrato del que se trate.

4) Si se han pagado los derechos fiscales y municipales a que está sujeto el acto o
contrato; lo que se aplicará de acuerdo con la naturaleza del acto o contrato.

En ese sentido y para este caso en particular la Ley de termina que, la omisión de este deber
no surtirá otro efecto que la multa impuesta por la Ley al funcionario.

Requisitos de la Escritura pública

En lo referente a los requisitos de la escritura pública la Ley contempla en primer lugar que
esta deberá redactarse en idioma castellano o español, por ser el idioma oficial de la
República, y debe comprender:

1) El lugar, día, mes y año en que se redacta; y también la hora si el notario lo estima
conveniente;
2) Nombres y apellidos del notario autorizante, número de notaría y el Cantón donde
ejerce;
3) Nombres y apellidos completos de los otorgantes, su nacionalidad, estado civil, edad,
profesión u ocupación y domicilio,
4) Si proceden por sí o en representación de otros, si lo hicieren por otros se agregarán o
insertarán los comprobantes de la capacidad;
5) La circunstancia de haber intervenido un intérprete nombrado y juramentado por el
notario, cuando alguna de las personas que intervienen ignoren el idioma español; si
bien la normativa no lo dispone es recomendable que se cuente en estos casos con un
intérprete o traductor calificado como tal por el Consejo de la Judicatura.
6) La fe de conocimiento de los otorgantes, de los testigos y del intérprete cuando
intervengan;
7) La comprobación de la identidad de las personas por dos testigos vecinos y conocidos
o que porten sus cédulas de identidad, si el notario no tiene conocimiento anterior
alguno de los interesados y no le hubieren presentado la cédula de identidad, en caso
contrario se anotará el número de ésta.
 8) La exposición clara y circunstanciada del acto o contrato convenido, sin que pueda
usarse de números, signos ni abreviaturas a menos que corresponda a
denominaciones técnicas;
9) La circunstancia de haber concurrido al otorgamiento dos testigos idóneos, si el
notario lo estimare conveniente o si alguno de los otorgantes lo solicitare, cuyos
nombres, apellidos y domicilio deben expresarse en el instrumento;
10) La fe de haberse leído todo el instrumento a los otorgantes, a presencia del intérprete
y testigos cuando intervengan; y,
11) La suscripción de los otorgantes o del que contraiga la obligación si el acto o contrato
es unilateral, del intérprete y los testigos si los hubiere, y del notario, en un solo acto,
después de salvar las enmendaduras o testaduras si las hubiere.

Estos requisitos constan en el Art. 29 de la Ley Notarial vigente, el cual dispone además que en
casos excepcionales:

Si las partes no supieren o no pudieren firmar, firmará por éstas la persona que aquellas
designen, expresándose esta circunstancia en el instrumento.

Índice

El índice es el registro organizado de forma alfabética, con la información de los otorgantes de

los actos o contratos solemnizados y que constan en el protocolo. Se encuentra en el Art. 24
de la Ley Notarial que ordena:

Cada protocolo tendrá al fin un índice alfabético de los apellidos de los otorgantes con la
correspondencia al folio.

El Art. 8 del Reglamento del Sistema Informático Notarial que indica:

El sistema informático notarial se compone del libro de protocolos, libro de diligencias, libro de
inscripciones de arrendamiento, libro de certificaciones, libro de otros actos notariales y
demás libros que prevea la Ley: los cuales generan un código alfanumérico secuencial de todos
los actos, contratos, inscripciones de arrendamiento y diligencias notariales registrados; los
mismos que se encuentran ligados a su factura correspondiente emitida por el notario en el
ejercicio de sus funciones.

Actas notariales

Por medio de las actas notariales se deja constancia de los hechos en los cuales el notario ha
actuado en cumplimiento de sus atribuciones legales. Las actas notariales tienen como objeto
la comprobación y fijación de los hechos declarándolos por escrito, y la diferencia radical que
existe entre las escrituras públicas y las actas notariales no son las formalidades, si no su
objeto.

El sistema notarial según la Constitución de la República

El sistema notarial es un órgano auxiliar de la Función Judicial: Art. 178. - Los órganos
jurisdiccionales, sin perjuicio de otros órganos con iguales potestades reconocidos en la
Constitución, son los encargados de administrar justicia, y serán los siguientes:

1. La Core Nacional de Justicia.

2. Las cortes provinciales de justicia.
3. Los tribunales y juzgados que establezca la ley.
 4. Los juzgados de paz.

El Consejo de la Judicatura es el órgano de gobierno, administración, vigilancia y disciplina de

la Función Judicial. La Función Judicial tendrá como órganos auxiliares el servicio notarial, los
martilladores judiciales, los depositarios judiciales y los demás que determine la ley. La
Defensoría Pública y la Fiscalía General del Estado son órganos autónomos de la Función
Judicial. La ley determinará la organización, el ámbito de competencia, el funcionamiento de
los órganos judiciales y todo lo necesario para la adecuada administración de justicia.

En relación a los requisitos para ser notario, la Constitución establece que son:

 Tener título de tercer nivel en Derecho legalmente reconocido en el país.

 Haber ejercido con probidad notoria la profesión de abogada o abogado por un lapso
no menor de tres años.

Los notarios permanecerán en sus funciones seis años y podrán ser reelegidos por una sola
vez. Tanto al iniciar como al finalizar su gestión, deben presentar su declaración patrimonial
juramentada de conformidad con lo dispuesto por el Art. 231 de la Constitución de la
República.

Prohibiciones a los notarios de acuerdo con, La Ley Notarial prescribe las prohibiciones
específicas que deben observar los notarios como funcionarios y que están relacionadas con el
ejercicio de sus atribuciones legales. Estas constan en el Art. 20 y son:

1. Ser depositarios de cosas litigiosas o de dinero, salvo el que corresponda al valor de los
impuestos que ocasione el acto o contrato,
2. Permitir que por ningún motivo se saquen de sus oficinas los protocolos archivados;
3. Autorizar escrituras de personas incapaces, sin los requisitos legales; o en que tengan
interés directo los mismos notarios, o en que intervengan como parte su cónyuge o
sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad;
4. Otorgar, a sabiendas, escrituras simuladas;
5. Ejercer libremente la abogacía o ejercer un cargo público o privado remunerado a
excepción de la docencia universitaria;
6. Permitir que mientras viva el testador alguien se informe de sus disposiciones
testamentarias, si no fuere el mismo testador,
7. Autorizar escrituras en que no se determine la cuantía del acto o contrato, o en que se
estipule la alteración de ellas por cartas o documentos privados.