Evidencia Foro 2 Tipos de Documentos

Evidencia foro 2(Foro temático tipo de documentos)
Normas INCONTEC GTC 158

Definición: En este foro representa recomendaciones para elaborar diferentes tipos de
documentación en las organizaciones tienen en cuenta los aspectos generales de
comunicación y presentan un orden para las partes de cada documento con base al estilo y la
presentación:
 Cartas
 Memorando
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancias
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos
Circular:
Definición: La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,
información o evento actual que pueda resultar interés para la empresa, departamentos,
empleados, etc.
Características de una circular:
 Documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar

 términos que impidan o dificulten su comprensión.
 Debemos tratar de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa
 Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
Morando:
Es la manera de comunicar en forma de breves asuntos de carácter administrativo a
personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este
documento se elabora en hojas de papel carta Comunicación escrita que se utilizan en las
relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denominan oficios.
La expedición de la carta está a cargo de funcionarios autorizados mediante acto
administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas
en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.

Partes de la carta:
 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Destinatario
 Denominación o título académico
 Nombre del destinatario
 Cargo
 Organización
 Dirección
 Nombre del lugar de origen
 País
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas responsables
 Líneas especiales
 Anexos
 Copias
 Identificación del transcriptor
 Páginas subsiguientes
CIRCULARES:
Comunicación interna o externa de carácter general o normativa (disposiciones, normas políticas).
Clases de circulares:
 Circular general se dirige a un grupo específico de personas

 La carta circular está dirigida en forma personalizada
Circulares partes:
 Encabezado
 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Encabezamiento y destinatarios
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas responsables
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio público o privado que asegura la veracidad y legalidad
de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma)
Ejemplo: Pueden emitirse certificados de: Diploma conferido por una institución,
asistencia a congresos, cursos y seminarios, documentos de identidad, calificaciones,
registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, becas, donaciones,
exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre
otros
a constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede
ser personal. Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: tiempo de
servicio, experiencia, salarios u honorarios, clases de trabajo, jornada laboral,
cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.
MARGENES
 Superior 3 y 4 cm. Inferior

 2 y 3 cm. Izquierdo
 3 y 4 cm.
 Derecho 2 y 3 cm.
ESTILOS Bloque
Bloque extremo
PARTES:
1. Número
2. Fecha
3. Cargo I
4. identificación
5. Texto
6. Firmante Transcriptor
7. Paginas subsiguientes.
ACTAS:
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación. Cada organización debe cumplir con lo ordenado en
la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con
membrete. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se
debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Las actas se
redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en
tiempo presente.
Clases de actas:
1. actas de comités
2. Actas del concejo municipal.
3. Actas de consejos.
4. Actas de junta directiva.
5. Actas de asambleas.
6. Actas de reuniones administrativas.
7. Actas de levantamientos de cadáveres.
8. Actas de baja de inventarios.
9. Actas de eliminación de documentos.
10. Actas de sociedades.
11. Actas de entrega
CONCLUSIÓN: De esta manera puedo evidenciar y hacer uso de las diferentes herramientas
estandarizadas para la elaboración de documentos, apoyándome con la GTC-185 ICONTEC. Para
una buena administración archivística de la administración documental

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documentación en las organizaciones tienen en cuenta los aspectos generales de

Características de una circular:

 Documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar

personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este

La expedición de la carta está a cargo de funcionarios autorizados mediante acto

administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas

en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.

 Circular general se dirige a un grupo específico de personas

Documento de carácter probatorio público o privado que asegura la veracidad y legalidad

de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias

para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma)

asistencia a congresos, cursos y seminarios, documentos de identidad, calificaciones,

registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, becas, donaciones,

exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre

a constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede

ser personal. Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: tiempo de

servicio, experiencia, salarios u honorarios, clases de trabajo, jornada laboral,

cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.

 Superior 3 y 4 cm. Inferior

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Son

documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el

momento de su creación. Cada organización debe cumplir con lo ordenado en

la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la

entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con

debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Las actas se

redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en

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