Semana 3 Ejemplos Documental

Foro temático: “Tipos de Documentos”
Respecto a la Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son: CARTAS:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales,
igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se
denomina oficio. CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. MEMORANDO: Comunicación escrita que
se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
MEMORANDO:
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
Características:
- Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar un solo tema por memorando Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando
son:
- Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos, Aclarar una situación,
corregir o impugnar una situación, llamados de atención entre otras.
EJEMPLO DE UN MEMORANDO
MEMORANDO
BAC
–
001
–
2017 Bogotá D.C., 03 de mayo de 2017
PARA: Sr. Edwin Alexander Soto, Técnico Sistemas
DE: Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo
Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle que el equipo
de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser adecuado según las necesidades de
la empresa.
Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha adecuación
siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.
Cordial Saludo,
Firma
CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de

un hecho o acto solemne. Se puede emitir un certificado de: - Certificaciones obtenidas dentro de
un periodo académico - Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción - Becas,
donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros
CARACTERISTICAS:
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar el formato establecido en cada organización
- Distribuir el texto de acurdo a su extensión - Expedir siempre en original
Bogotá, 03 de mayo de 2017

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA
CERTIFICA:
Que el Ingeniero CAMILO VALENCIA, identificado con Cedula de Ciudadanía No. 80.122.546 de
Bogotá, trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de Junio de 2014 y desempeña el cargo de
Coordinador de Proyectos.
Esta certificación se emite a solicitud del banco Davivienda.
FIRMA
CARTAS:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales,
igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se
denomina oficio.
CARACTERISTICAS:
- Tratar solo tema por comunicación
- Redacción clara, concreta y concisa
- Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
- Utilizar formato de cada organización
2017 Bogotá, 03 de mayo de 2017

Señor MAURICIO MOYA Jefe de Proyectos Unitty S.A.S. Cra 7 No. 180
30 Bogotá D.C.
Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial
Reciba un cordial saludo,
De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software para
nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos establecidos en la
reunión del día 25 de abril del año en curso.
Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de nuestro
departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su disposición toda la
información requerida.
Quedamos atentos de sus comentarios, cordial saludo.
Gerente Administrativo
PARALELO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones
DOCUMENTO ELECTRONICO
Toda la información generada, enviada , recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico,
también se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión, central e histórico
SIMILITUD DIFERENCIA
Similitud en la organización de los documentos. Tiene el mismo objetivo el cual es mantener la
información organizada y protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento de que
sea requerida la información.
Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y personal para el desarrollo de
la función archivística.
Igualmente se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la
que se recepciona. Se realiza la misma clasificación documenta
DIFERENCIA
En el documento de archivo:
El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través de la escritura manual

y se mantiene en papel.
El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual se garantiza la integridad de la
información en el documento.
El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma. Los
documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en archivadores.
En el documento electrónico:
La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser leídos por medio de la
computadora.
Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a otro documento, siendo así
más fáciles de vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo la información.
Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en formatos
digitales.
La autenticidad del documento depende del programa en el cual se haya creado
Documento de Archivo: Son los determinados por el lugar donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Diferencias ::
-El registro esta acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través de símbolos
implícitos en él.
-El contenido es inseparable de su medio o soporte.
-Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma
Uso::
-Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa.
-Nos permite comunicación, a otros órganos o unidades de la administración o a terceros

interesados, ya sea personas jurídicas públicas y privadas personas jurídicas naturales
Documento Electrónico:: Son toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivos
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión,
central e histórico
Diferencias
-Recoge información en un medio cuyos símbolos solo pueden ser leídos por un ordenador
-Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros.
-Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado, y esta solo se podrá
mantener si se conserva en su estructura original
Uso::
-Permite fácil acceso a la información
-Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo
https://es.scribd.com/document/354002931/administracion-documental-en-el-entorno-laboral
https://es.scribd.com/document/357997563/EVIDENCIA-2-Wiki-1-docx
EVIDENCIA 2 Wiki "Valoración documental y disposición final de los documentos", el aprendiz

debe explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoración de los mismos y
determinar su disposición final.
Valoración documental y disposición final de los documentos
Tabla 1 valoración y disposición final Tipos documentales
Convenios
Licitaciones
OBLIGACIONES HIPOTECARIAS
Actas de Comité de Gerencia
Actas de Junta Directiva
Valoración documental
Disposición final
Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones.
Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Documentos que reflejan los contratos
realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y
administrativo.
Su disposición es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.
Estos documentos son de carácter contable, legal y jurídico. Establecida la obligación Se

conservarán. Ya que las obligaciones deben ser registradas en la escritura y en el Certificado de
Libertad.
Se conservarán por el tiempo que dure el compromiso que respaldan. Previniendo y sin poner en
riesgo o peligro en el Archivo Central. Después de este tiempo se pueden eliminar. Conservación
total. Al cumplir su tiempo de
Son documentos que decisiones de
reflejan carácter
administrativo, legal y fiscal. Forman parte de la remembranza institucional. Son documentos que
reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman parte de la memoria
institucional
Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la Informes a Entes de gestión de la

Entidad por parte de los Control organismos de control. Son considerados de carácter misional
Mandato es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.
retención se microfilman para consulta y conservación del srcinal. Conservación total. Al cumplir su
tiempo de retención se microfilman para consulta y conservación del srcinal Valor histórico. Se
conservarán como parte de la memoria institucional.

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Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de

Bogotá, 03 de mayo de 2017

2017 Bogotá, 03 de mayo de 2017

El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través de la escritura manual

-Nos permite comunicación, a otros órganos o unidades de la administración o a terceros

Documento Electrónico:: Son toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

EVIDENCIA 2 Wiki "Valoración documental y disposición final de los documentos", el aprendiz

Valoración documental y disposición final de los documentos

Tabla 1 valoración y disposición final Tipos documentales

Actas de Junta Directiva

Su disposición es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.

Estos documentos son de carácter contable, legal y jurídico. Establecida la obligación Se

Son documentos que decisiones de

Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la Informes a Entes de gestión de la

Mandato es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.

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