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    Instructivo Actualizacion Listas de Distribucion

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    Christian Felipe Gelvez Torres
    Este documento proporciona instrucciones paso a paso para que el administrador de una lista de distribución pueda agregar o eliminar usuarios. Explica los requisitos como estar registrado en el dominio icbf.gov.co, usar la herramienta de búsqueda de usuarios para encontrar la lista, y agregar o eliminar usuarios desde la ventana de propiedades. También cubre permisos y tiempos de replicación de cambios.

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    Instructivo Actualizacion Listas de Distribucion

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    Christian Felipe Gelvez Torres
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    CONTRATO 01014252019-Entre ICBF y CONSORCIO SONDA ICBF 006-2019

    INSTRUCTIVO ACTUALIZACION LISTAS DE DISTRIBUCION

    CÓDIGO GF-OF-IM-38 VERSIÓN 04

    FECHA 01-octubre-2022 Página 1 de 11

    Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


    Jimmy Alexander Camargo Marlon Guillermo Subdirector de Recursos
    Administrador Office 365 - Perez tecnológicos
    SONDA Profesional Especializado
    -Líder Servicio Office
    365- ICBF
    Fecha: 01-03-2023 Fecha: 13-03-2023
    Jimmy.Camargo@icbf.gov.co Marlon.Perez@icbf.gov.co

    CONTENIDO DEL DOCUMENTO

    1. OBJETIVO (obligatorio): Describir el paso a paso que debe realizar el Administrador de


    cada lista de distribución para adicionar o retirar usuarios.

    2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

    Código Versión Nombre del documento

    3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Actualización Listas De Distribucion.

    .
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    4. DESARROLLO:

    1. Se debe contar con los siguientes requerimientos para realizar la actualización de las
    listas de distribución.

    i. El equipo debe estar registrado en el dominio icbf.gov.co.

    (Para comprobarlo en el Explorador de Archivos, clic derecho en Este


    Equipo y Propiedades.)

    .
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    ii. El equipo debe estar conectado directamente a la red de ICBF (NO VPN).

    iii. El usuario con la sesión iniciada debe ser el administrador o dueño de la


    lista de distribución.

    Para comprobar el usuario con sesión iniciada, abrir desde el Inicio de


    Windows la opcion Símbolo de Sistema y ejecutar el comando
    whoami

    .
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    2. En Inicio buscar la Opcion Ejecutar (Run)

    Nota: Con la combinación tecla Windows + R es posible abrirlo de forma inmediata.

    .
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    3. En la herramienta Ejecutar, asignar la siguiente línea de comando y dar clic en Aceptar

    %systemroot%\system32\rundll32.exe dsquery.dll,OpenQueryWindow

    4. Se abre la herramienta de ‘Búsqueda de Usuarios, Contactos y Equipos’. Realizar la


    búsqueda de la lista de distribución que quiere actualizar.

    Puede realizar la búsqueda por Nombre y/o Correo Electronico.

    .
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    5. Dar clic derecho sobre el Grupo y luego clic en ‘Propiedades’ o doble clic directo sobre
    el grupo.

    6. Se abre la ventana donde podrá Adicionar y/o Eliminar usuarios de la lista de


    distribución.

    I. ADICIONAR

    a. Clic en Agregar (Add), y se abre la venta de búsqueda y selección.

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    b. En la venta de búsqueda y selección. Buscar el usuario a Adicionar por el


    nombre completo y/o correo electrónico Ej: Hanns.Lis o Hanns Lis y clic en
    Comprobar Nombres.

    Nota: Puede agregar más de un usuario al mismo tiempo.

    c. Clic en Aceptar para finalizar la adicion.

    .
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    d. Clic en Aplicar y Aceptar para finalizar la adicion.

    Nota: Si los botones de Agregar y Quitar se encuentran deshabilitados. Debe


    contactarse con la mesa de ayuda para que le otorguen la administración de la
    lista de distribución.

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    II. REMOVER
    a. Seleccionar el usuario y dar clic en Quitar (Remove)

    b. Confirmar la eliminación del usuario y dar clic en OK para finalizar.

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    c. Clic en Aplicar y aceptar para finalizar la eliminación de los usuarios.

    Nota: Si los botones de Agregar y Quitar se encuentran deshabilitados. Debe


    contactarse con la mesa de ayuda para que le otorguen la administración de la
    lista de distribución.

    .
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    7. Se debe esperar de 1 a 24 horas su replicación en el cliente Outlook de Escritorio y en el


    cliente Owa puede ser visualizado el cambio en 30 minutos.

    8. Permisos

    El usuario debe ser administrador de la lista en directorio activo y tener habilitado la casilla
    de ‘El administrador puede actualizar la lista de suscriptores’.

    Nota: Solo puede existir un administrador por cada Lista de Distribucion.

    9. CONTROL DE CAMBIOS: Registrar brevemente los cambios que se presenten en el


    cuerpo del documento según la versión que se modifica, de la más reciente a la más
    antigua.

    VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

    01 Creación Formato. 06-Septiembre-2019

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