UNIVERSIDAD NACIONAL

“SAN AGUSTIN” - AREQUIPA

ASIGNATURA
RACIONALIZACION
Sesión 1

GENERALIDADES Y CONCEPTOS

Augusto JAVES SANCHEZ

Lic. Administración
http://cursosparaemprendedores.blogspot.com
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
http://facebook.com/cursospara.emprendedores Doctorado en Administración
GENERALIDADES

ADMINISTRACIÓN
 ADMINISTRACIÓN
Etimológicamente, Administración tiene un significado que proviene de dos vocablos
latinos: “ad”, que significa hacia y “minister”, que a su vez se origina de dos raíces
latinas: “minis” = subordinado y “ter” = la preposición para. Luego, Administrar significa
“hacia el subordinado, o para el subordinado”; es decir, que para que exista aplicación
mínima, tiene que haber un subordinado e implícitamente un superior inmediato
(Dirección).

Entonces, para que exista administración, debe hacerse a un mínimo de dos

personas, donde una de ellas tácitamente asuma el mando y la decisión de las dos.

Semánticamente, Administrar significa ordenar, planificar y coordinar cualquier

actividad económico – productiva o asociación humana.
ADMINISTRACIÓN

Organización Evaluación
R. H. E F I C A CIA
O B J E T I V O

R. E.
Planeamiento Ejecución Control
EFICIENCIA

A D M INIS T R A C IÓ N
 VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Aumenta la eficiencia: Cuando los principios y técnicas pueden ser desarrollados,
probados y aplicados.
Cristaliza la naturaleza de la administración: El entendimiento, los conceptos, los
principios y teorías de la administración, hace difícil el análisis del trabajo administrativo y
la capacidad de los administradores.
Utiliza la investigación: Toda hipótesis puede ser usada como guía para la investigación
administrativa, ayudando a mejorar la práctica de la administración.
Alcanza metas sociales: En sentido amplio, la administración coordina los esfuerzos de
los individuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carácter social.
La importancia de la Administración en la Empresas, es tal que actualmente no se
concibe la aplicación de esta ciencia, sin que paralelamente no se emplee sistemas
computarizados donde se pueda registrar toda la información de personal, contable,
logística, etc.
 ESCUELAS DE LA ADMINISTRACION
1
CLASICAS

8 2
ADMINISTRACION DE COMPOR-
ESTRTEGICA TAMIENTO

7 3
DE MEDICION BUROCRATICA
CUANTITATIVA

6 4
DECISIONAL DE SISTEMAS
5
DE CONTIN-
GENCIA
 Planeación

Centra Organización
ADMINISTRACION Proceso
Recursos humanos Dirección
Control
Disponer
liderazgo
recursos

conseguir organización

Creatividad alcanzar
Actuar
Tomar decisiones

Metas objetivos

7
 AMBITO FUNCIONAL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

 EVALUACION  TOMA DE DECISIONES

 SUPERVISION  DELEGACION DE FUNCIONES
 VERIFICACION  DESCONCENTRACION
 ORIENTACION  AUTORIDAD/RESPONSABILIDAD
C O  MOTIVACION/LIDERAZGO
 ETROALIMENTACION
Proceso  COMUNICACION
 COMITES CO Administrativo
P
 COMISIONES  FINES
O
 OBJETIVOS
 REUNIONES
 FUNCIONES  METAS
 ASAMBLEAS  POLITICAS
 ESTRUCTURAS
 CIRCULOS DE ESTUDIO  ESTRATEGIAS
 CARGOS
O TRABAJO  METODOS  PROGRAMAS
 PROCEDIMIENTOS  PRESUPUESTOS
 INFORMACION
 RECURSOS
 SISTEMAS
 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN
MODERNA
• Planeamiento Estratégico
• Estrategia Competitiva
• Calidad Total
• Cultura Organizacional
• Liderazgo
• Organización por Procesos
• Tercerización
• Globalización
• Administración Internacional
• Organizaciones del Conocimiento
 EMPRESA
Se dice que “es una organización existente con medios propios y adecuados, para
alcanzar un fin determinado”.
Se considera también que “es una organización económica, destinada a producir
bienes, venderlos y/u obtener beneficios”.
Una definición más completa dice que “es una organización constituida por personas
naturales, sucesiones indivisas o personas jurídicas, que se dedican a actividades
lucrativas de extracción, producción, comercio o servicio”.
Otros consideran que la empresa “es una unidad económica, organizada para
cambiar un conjunto de factores de producción, con vista a la producción de
bienes y servicios para el mercado”.
Dentro de esta estructura, la empresa es vista, como “una unidad económica de tipo
capitalista, caracterizada por tener una organización de diversos elementos (capital,
trabajo y técnica), bajo la dirección de un empresario, cuya finalidad es realizar
diversas actividades con ánimo de lucro”.
 LAS
ORGANIZACIONES
 ORGANIZACIÓN
ORGANIZACION
Es la unión de dos o mas
personas que desarrollan
actividades para lograr
objetivos comunes mediante
la producción de bienes,
servicios y la utilización de
recursos.
 LAS ORGANIZACIONES

• Medio para alcanzar

objetivos.
• Medio para conservar los
conocimientos.
• Fuentes de carrera y
realización profesional.
 Definición de organización
• Es la función administrativa que se ocupa de agrupar todas las
actividades necesarias para ejecutar lo que se planeó.
• La organización implica tareas, personas, órganos y relaciones.
• En cuanto a su alcance, la organización se presenta en tres
niveles:
- global( diseño organizacional)
- departamental (diseño departamental)
- nivel de tareas operaciones (diseño de cargos y tareas)

• Comprende dos procesos básicos:

– El desarrollo del marco estructural para la empresa y
– La definición de las relaciones administrativas y operativas.
 Conjunto de
Personas

Objetivos
Organización (Consecuencias deseadas)
Como unidad social

División del trabajo

 Sacar el máximo Recursos de la
EFICIENCIA provecho empresa

Materia prima
Producir
Relaciona Bienes y servicios

procesos recursos
EFICACIA

DIFERENCIAS Logro de
resultados

Alcanzar metas

cuantitativo
18
 COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN
TAREAS
• El trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de división que origina
la especialización de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se
derivan de los objetivos definidos en la planeación son la base de la organización. Las
funciones se subdividen en tareas las cuales deben cumplirse a cabalidad y de esta
manera lograr los objetivos ya definidos.
PERSONAS
• Cada persona es designada para ocupar un cargo especifico. En principio esta
designación tiene en cuenta habilidades, actitudes, intereses, experiencia, practica y
comportamiento.
ORGANOS
• El trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida que tengan
características u objetivos semejantes. Los órganos se disponen en niveles
jerárquicos y áreas de actividades. Los órganos de línea y de staff existen en función
de la relación directa o indirecta con los objetivos de la empresa.
RELACION
• Son quizás el concepto mas importante en la función de organización. Aunque al
comienzo la preocupación de los autores clásicos se oriento hacia la relación entre
los órganos componentes de la organización y las personas, con relación a su
trabajo, esta preocupación se extendió a otros aspectos como la relación entre la
persona y su trabajo o entre personas.
CULTURA ORGANIZACIONAL
• La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos
importantes que los integrantes de una organización tienen en común. La cultura
ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de
decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.
• Las organizaciones de éxito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y
recompensan a la gente por desempeñar roles y cumplir metas. Uno de los roles
más importantes de la alta dirección es dar forma a la cultura que, con personalidad,
tendrá un efecto importante en la filosofía y el estilo administrativo. La filosofía de
una persona ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en
que se hace algo. El estilo administrativo es la manera distinta en la que se comporta
un administrador.
TIPOS DE ORGANIZACIONES

• Según su origen
• Según sus actividades
• Según su tamaño
OBJETIVOS PARTICULARES DE LAS
ORGANIZACIONES

• Accionistas
• Ejecutivos
• Empleados
ORGANIZACIONES
• Clientes
• Proveedor
• Estado
• Sociedad
OBJETIVOS SOCIALES DE
LAS ORGANIZACIONES

• Satisfacción de necesidades de los entes

que interactúan con la organización.

• Satisfacción de necesidades sociales.

• Promueven el desarrollo Social.

Las Organizaciones como Sistema
Abierto

CONTEXTO

I PROCESO O

feedback
 Las Organizaciones y su Contexto

POLITICO

ECONOMICO
DEMOGRAFICO
CLIENTES

EMPRESA I II III
PROVEERDORES

INDUSTRIA
TECNOLOGICO SOCIAL
 ESTRUCTURA FUNCIONAL BASICA DE LAS
ORGANIZACIONES

•ACTIVIDADES DE DIRECCION

•ACTIVIDADES DE LINEA

•ACTIVIDADES DE APOYO

•ACTIVIDADES DE ASESORIA

•ACTIVIDADES DE CONTROL
 NORMATIVIDAD DE LAS
ORGANIZACIONES
• NORMAS
• Naturaleza
• Características
»Cobertura
»Calidad
»Factibilidad
• Etapas
»Formulación
»Aprobación
»Implementación
 FORMALIZACION DE LAS ORGANIZACIONES
Documentos de Gestión Institucional

• LEY ORGANICA / ESTATUTO

• REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• PRESUPUESTO ANALITTICO DE PERSONAL

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• GUIA DE SERVICIOS AL CIUDADANO

• PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

• MANUALES DE POLITICAS
 RAZONES PARA EL CAMBIO EN ENTIDADES PRIVADAS

?
REORGANIZACION
REESTRUCTURACION
REORDENAMIENTO
DESACTIVACION
FUSION

Se debe a:
- Cambios en el mercado.
- Formación de Alianzas Estratégicas
- Mayor inversión y posicionamiento
- Aparición de nuevas tecnologías
- Nuevos enfoques de la dirección
- Actitud de los Competidores.
- Crecimiento o decrecimiento organizacional
RAZONES PARA EL CAMBIO EN ENTIDADES PUBLICAS

Se debe a:
- Cambios en la composición del Gobierno
-Cambios en las estrategias del Gobierno
-Mayor complejidad del ámbito
-Priorización de sectores productivos
-Aparición de nuevas tecnologías
-Nuevos enfoques de la dirección
 PROCESO DE CAMBIOS EN EL DISEÑO
ORGANIZACIONAL

MODALIDAD CARACTERÍSTICA

Reorganización Modifica fines y objetivos

Reestructuración Redefine funciones y estructuras

Reordenamiento Ajuste permanente del funcionamiento

Desactivación Extinción progresiva o drástica

Fusión Unión de dos o más empresas

RACIONALIZACIÓN
 RACIONALIZACIÓN

Es un procedimiento que se basa en la utilización del

criterio y el pensar lógico, los cuales permiten llegar a
obtener una utilización óptima de los recursos, a un costo
mínimo.
Entonces se deduce que el objetivo básico de la
Racionalización es la combinación optima de los recursos
disponibles (que pueden ser escasos), para lograr el
máximo de bienes y servicios a un costo mínimo.
La Racionalización implica organizar y disponer el trabajo
o la producción, (o una parte de ella), con la finalidad de
reducir los costos y aumentar el rendimiento
 optimización RACIONALIZACION

Medios que dispone Proceso- técnica

la empresa

Incrementa - productividad Recursos humanos

Materiales
Combinación optima de
Económicos
recursos disponibles
Tiempo
Lograr el máximo de
tecnología
bienes y servicios

Costo mínimo

34
 ÁMBITO DE ACCIÓN DE LA RACIONALIZACIÓN

A todo tipo
de actividad Trabajo sencillo
Ámbito de Todos los
acción problemas
A todas las Áreas Trabajo complejo
De La empresa

Directiva

apoyo Asesoria

Línea

Operativo

35
 VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN

• Permite eliminar la perdida de energía y esfuerzo que se

produce al realizarse faenas inútiles, utilizarse sistemas de trabajo
inadecuados y elementos materiales inapropiados.
• Disminuye la perdida de los recursos que se deriva del hecho de
no existir un adecuado estudio de la utilización de ellos, y de no
realizarse controles durante el proceso, para que reduzca al
mínimo los recursos mal empleados.
• Elimina la perdida de tiempo que ocasiona la falta de
coordinación en las labores, claridad en la especificación de las
funciones de cada departamento, sección y/o funcionario.
• Como es obvio, la eliminación de todas estas trabas o
complicaciones hace aumentar el rendimiento de los factores
productivos disponibles y por lo tanto se obtiene una producción
de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor
aprovechamiento de los capitales con que se cuenta.
 Ventajas de la racionalización

Eliminar la Eliminar la Eliminar Aumentar el

perdida perdida la perdida rendimiento de los
de recursos de tiempo de energía factores productivos

37
 EMPRESA

Recursos Recursos Adm. del COMERCIALI- Recursos

ECONÓMICOS HUMANOS TIEMPO ZACION (Marketing) MATERIALES
(Finanzas) (Personal) (Plazos) (Logística)

+
Una permanente:
DOCTRINA de
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA

+
CRITERIO COMÚN
CONCIENCIA de
INVESTIGACION

EFICIENCIA
Participación dinámica de la Racionalización en empresas prósperas
 CONCEPTO DE RACIONALIZACIÓN

RACIONALIZACION PROCESO

EXCEDENCIA Y/O
NECESIDAD DE
DEFICIT DE PLAZA
DETERMINA CUBRIR
POR REDUCCIÓN
INCREMENTO DE
DE CARGA
LA DEMANDA
DOCENTE

PROPOSITO

REALIDAD SOCIO
ECONÓMICA

OFERTA EQUILIBRIO DEMANDA GEOGRÁFICA

CONDICIÓN
PEDAGÓGICA

CON CRITERIO DE FLEXIBILIDAD LIMITACIONES DE

INFRAESTRUCTURA
EN FUNCIÓN DE
NUEVOS RETOS DE LA RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA

• Mejorar la calidad del gasto y la eficiencia de la

organización:
 Aplanando la estructura de organización
 Eliminando duplicidades
 Integrando competencias y funciones afines
 Diseñando cargos con valor agregado (flexibilidad para
adaptarse a cambios, situaciones no previstas o trabajar en
equipo)
• Asignar funciones de manera justificada, según
normas
NUEVOS RETOS DE LA RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA

• Establecer con claridad los niveles de autoridad

y responsabilidad
• Descentralizar o desconcentrar las decisiones
• Propiciar la participación activa del personal en
base a una cultura de colaboración.
NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE
RACIONALIZACIÓN

Las funciones de cualquier unidad de trabajo de una institución,

pueden ser agrupadas dentro de las actividades asesoras o dentro
de las actividades de línea. Las funciones de Racionalización
también pueden ser clasificadas de acuerdo a dichas actividades.

Hay un consenso casi unánime de que Nacionalización debe tener

una función de carácter de asesoramiento, pero existen algunas
situaciones especiales en que darle un carácter de asesoramiento,
pero existen algunas situaciones especiales en que darle un
carácter de asesoramiento o de línea pareciera más conveniente.
 FUNCIÓN ASESORA

Es aquella que tiene como objetivo el dar pautas y aconsejar

o recomendar a las funciones de línea, pero carece del poder de
acción. Únicamente puede “RECOMENDAR”, Esto implica
que, cuando Racionalización hace entrega de un trabajo
NECESITA “CONVENCER” AL PERSONAL EJECUTIVO Y
SUBALTERNO de la bondad de él, destacando las ventajas que se
lograrían si se pusiera en práctica. Hasta aquí es donde actúa la
función asesora, puesto que la decisión de si se aplica o no, y la
responsabilidad de ello, queda entregada totalmente en manos
del ejecutivo.
 Estudio

Función asesora Análisis

objetivo Proposición

Dar pautas aconsejar recompensar

A las funciones de línea

44
 FUNCIÓN DE LÍNEA.

Es aquella que tiene como objetivo el de dirigir y ejecutar

directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque
además del pensamiento, consta de la acción, es decir tiene
autoridad para poder imponer sus trabajos. Por consiguiente,
cuando la Racionalización termina un estudio, simplemente
exige que se apliquen sus recomendaciones, tal como lo
estima conveniente, haciéndose responsable de ello. En este
caso Racionalización, tal como cualquier otra unidad de línea, la
única aprobación que necesita es la del Ejecutivo máximo de
la Institución.
 Al mayor costo
Productividad Obtener mayor
producción Mayor provecho a los recursos

Si alterar la calidad
Activa

Busca la mejora Convicción de hacer

continua las cosas mejor

46
 Satisfacer
necesidades
Hombre Empresa

Cantidad y Bienes y Utilización

Bienestar tiene del criterio y
calidad servicios
el pensar lógico

A base de
recursos que
disponga

Se obtiene en
la utilización optima
de recursos a
un costo mínimo

47
 ROL DE LA OFICINA DE
RACIONALIZACIÓN
Una de las razones por la que no se suele reconocer la fuerza
del proceso de la Racionalización, consiste en el escasa frecuencia
con que esta se emplea.

Racionalización, es hacer posible el logro de un objetivo propuesto.

Es organizar hechos y teorías, criticar, crear y ejecutar, para

permitir eL cambio, valiéndose de la información para una actuación o
retroacción inteligente. Hoy, Racionalización, también quiere decir
precisamente humanización, por ser el hombre la criatura mas
racional que existe, y cuando intenta sustituir rutina o instinto por
inteligencia, lo tiene que hacer en beneficio propio y de su sociedad.
 LAS OFICINAS DE RACIONALIZACIÓN
Vienen atravesando un periodo crucial, en el que luchan desesperadamente
por su definición y aceptación. La encrucijada en que se encuentran, solo
parece ofrecer dos alternativas: languidecer hasta su desaparición de la
práctica o evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se desenvuelve.

Los motivos de mayores preocupaciones para quienes luchan por la

aceptación de las Oficinas de Racionalización, son de lograr un mejor
entendimiento con la Alta Dirección (Gerencia General), tratando de ampliar
el alcance de sus funciones tradicionales y actualizando la estrategia
seguida hasta ahora, enfrentándose con las complejidades propias de la
gestión moderna.

El Rol de las Oficinas de Racionalización, debe actuar en base a los estudios

de casos específicos y a la elección de los aspectos que se estimen más
convenientes recomendar, para cada uno de los puntos a tratarse en relación
al tema.
La mayoría de Oficinas de Racionalización de las instituciones, fueron
creadas con la misma genérica de mejorar la estructura orgánica y de
agilizar los procedimientos, con desconocimiento de su rol principalísimo en
gestión y la toma de decisiones de la Alta Dirección (Gerencia General).

El Sistema de Racionalización conceptúa como carácter principal y eminente

de Racionalización el que constituye un proceso equilibrador dedicado a
optimizar las relaciones insumo - producto a través del asesoramiento a la
toma de decisiones.

Por tanto, el rol de la Oficina de Racionalización no debería limitarse ni

detenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidades dependientes
de la Dirección (Gerencial), sino que debería abarcar acciones orientadas al
perfeccionamiento de la actuación de la propia Dirección.