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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS Fecha: 29/07/2021
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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Firma Firma Firma

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Cargo: Cargo: Cargo:
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para planificar, ejecutar y realizar seguimiento a las
Auditorías Internas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), de tal forma que permita evidenciar el grado de cumplimiento de los
requerimientos de la norma, requisitos legales y reglamentarios, fundamentalmente
para asegurar la eficacia de las acciones tomadas y la mejora continua del SG-
SST.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos, proyectos y operaciones tanto para
el personal directo y todas las partes interesadas de EMPRESA

3. RESPONSABLE
 Auxiliar SST
 Auditores Internos
 COPASST

4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Auditado: Organización o persona Auditada.

 Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoria.

 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.

 Auditoria Interna: Denominadas en algunos casos auditorias de primera parte,

se realizan por la propia organización, o en su nombre, para la revisión por la
dirección y para otros propósitos internos.

 Auditoria Externa: Incluyen auditorias de segunda y tercera parte. Las de

segunda se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización,
tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorias de
tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes,
tales como las autoridades reglamentarias o aquellas que proporcionan la
certificación.

 Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoría.

.
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 Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria tras considerar los

objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para

alcanzar los resultados pretendidos.

 Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

 Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que es pertinente para los criterios de auditoria.

 Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia al equipo

auditor.

 Guía: Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.

 Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoria recopilada, frente a los criterios de auditoria.

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

 Programa de Auditoria: Detalles acordados para un conjunto de una o más

auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia
un propósito específico.

 Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados

de una auditoria.

 Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

5. CONDICIONES GENERALES

 Es responsabilidad del auditado proporcionar toda la información que le

soliciten los auditores durante la misma.

 Las evidencias de las auditorías pueden ser recolectadas a través de

entrevistas, declaración de hechos, revisión documental, registros,
observación de actividades o cualquier otra metodología para recolectar
información de los procesos auditados.
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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

N
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
°
La Auxiliar SST programa mínimo un ciclo de auditorías
internas por año, el cual debe ser presentado y aprobado por
la Asistente de Gerencia y los miembros del COPASST Ver.
P.34 Programa de Auditorías.

En la programación se debe tener en cuenta:

 Fecha
 Objetivo
 Alcance
 Criterios
 Procedimiento asociado
 Recursos
Elaborar el
 Proceso
1 Programa de Auxiliar SST  Equipo auditor
Auditorias  Auditado
 Fechas de elaboración del plan de auditoría
 Fecha de realización de la auditoría
 Fecha de elaboración de informe
 Fecha de entregas de informe

Después de aprobado el programa, se socializa a los auditores

y auditados, para que conozcan las fechas en que se
realizarán las auditorias.

Nota:
 Si existe alguna recomendación por parte de la Asistente
de Gerencia, y los miembros del COPASST se debe
ajustar para continuar con el proceso.

El equipo auditor debe solicitar al encargado, la

documentación requerida para llevar a cabo la auditoria:
programas, planes, procedimientos, instructivos, informes
generales o de auditorías anteriores, planes de mejoramiento,
Auditor Líder indicadores, normatividad, formatos y demás documentos que
Revisar la
3 Auditor(es) se consideren necesarios para la ejecución del programa.
Documentación
Acompañante(s)
Con esta información el equipo auditor debe estudiar, analizar
y evaluar la documentación del proceso por auditar, con el
objeto de conocer el estado del mismo y poder realizar una
adecuada planeación.
4 Elaborar Plan de Auditor Líder, Basado en el Programa de Auditoría, La auxiliar SST, deberá
Auditorías Equipo Auditor enviar el plan de auditorías con el tiempo suficiente al equipo
Internas auditor para la preparación de la misma, teniendo en cuenta:
 Fecha de presentación del plan,
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 N° de Auditoria
 Proceso a auditar
 Objetivo,
 Alcance,
 Criterios,
 Personal Auditado
 Nombres del Equipo Auditor,
 Agenda de la auditoria: fecha, hora, actividad/requisito a
auditar, auditor y auditado,
 Observaciones,
 Firma auditor y responsable del proceso.

Una vez asignadas las tareas al equipo auditor en el Plan de

Auditorías, la Auxiliar SST lo da a conocer a las partes
involucradas mínimos cinco (05) días antes de iniciar las
actividades de la Auditoría para ser revisado y aprobado.

Nota:
 Si existen objeciones al Plan de Auditoria, debidamente
justificadas se deberá informar a más tardar tres (3) días
después de la notificación del Plan de Auditoria, para
realizar los ajustes pertinentes.
 El Auditor Líder asegura que los auditores no auditen su
propio proceso y/o otros procesos donde intervengan o
hayan intervenido recientemente, para garantizar la
imparcialidad en las observaciones realizadas de los
hallazgos.
Preparar los Asignados los auditores para el proceso y/o actividad, estos
5 Documentos de Equipo Auditor proceden a recopilar y revisar la información pertinente a las
Trabajo tareas de auditoría asignadas.
El Auditor Líder es el responsable de realizar la reunión de
apertura, con los auditados y cuando sea apropiado, con
aquellos responsables de las funciones o procesos que se van
a auditar.

Reunión de En la reunión de apertura se realiza una breve presentación de

6 Auditor Líder
Apertura cada auditor; se confirma el Plan de Auditoria y si se
presentan ajustes se deben realizar en el momento y
notificarlos inmediatamente. Por otra parte, se confirmará el
alcance, el objetivo y criterios de la Auditoria, se informa de
otras actividades que se requieran para el desarrollo de la
auditoria y se deja registro de la asistencia.
7 Ejecutar la Equipo Auditor Una vez finalizada la reunión de apertura, se procede al
Auditoria desarrollo de la auditoria, de acuerdo con lo planificado y las
listas de verificación establecidas para cada proceso y/o
actividad.

Durante el transcurso de la Auditoría, el auditado facilita las

evidencias y datos necesarios solicitados por el Auditor, para
de esta manera verificar la información pertinente a los
objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la
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información respecto a las interrelaciones entre procesos y

actividades, dejando evidencia en las listas de verificación
según corresponda al hallazgo (Conformidad, No Conformidad
u Observación).

Cuando las evidencias no sean suficientes para definir una No

conformidad u Observación, los auditores deben indagar más
o solicitar nueva información.

Nota:

 En el desarrollo de la auditoria, el auditor debe ir

informando al auditado o responsable del proceso, las No
conformidades de manera verbal, explicando la afectación
a la funcionalidad del sistema.

 Sólo la información que sea verificable puede constituirse

como evidencia de la auditoría.
Antes de la reunión de cierre, se reúne el equipo auditor para
revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra
información apropiada recopilada durante la misma, acordar
las conclusiones y preparar recomendaciones, para el informe
final de auditorías internas.

De igual manera en las conclusiones se pueden tratar

aspectos como:
Generar las  Grado de conformidad del SG-SST con los criterios de
Auditor Líder,
8 Conclusiones de Auditoría.
Equipo Auditor
la Auditoria  Eficacia de la implementación, mantenimiento y mejora del
SG-SST.
 Capacidad de la Auxiliar SST para asegurar la
continuidad, adecuación, eficacia y mejora del SG-SST.
 Logro de los objetivos, cobertura del alcance y
cumplimiento de los criterios de la auditoría,
 Hallazgos similares encontrados, con el propósito de
identificar tendencias.
El líder del equipo auditor junto con los auditores y auditados,
realizan la reunión de cierre donde dan a conocer los
hallazgos y las conclusiones de la auditoría, para que sean
comprendidos y reconocidos por el auditado.

Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la

Efectuar la Auditor Líder,
9 auditoria o las conclusiones entre el equipo auditor y el
reunión de cierre Equipo Auditor
auditado, debe discutirse y si es posible resolverlo en dicha
reunión. En caso de no resolverse, deben registrase todas las
opiniones en el Informe de Auditoria.

Nota: En esta reunión se debe acordar el período de tiempo

para la entrega del Informe de Auditoría.
Preparar y A partir de la fecha de reunión de cierre, el equipo auditor
Auditor Líder,
10 distribuir el tendrá un plazo de ocho (08) días hábiles para revisar los
Equipo Auditor
Informe de hallazgos y elaborar el informe de auditoría interna. Ver FT-84.
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Informe de Auditorías Internas.

El informe de auditoría se debe diligenciar y redactar en forma

clara, sencilla y concisa, teniendo en cuenta:

 Objetivo de la auditoria
 Alcance de la auditoria,
 Criterios,
Auditoría  Equipo auditor
 Fecha de auditoria,
 Resultados de auditoria,
 Proceso,
 Tipo de Hallazgo
 Hallazgo,
 Conclusiones
 Firmas de auditores.

De acuerdo con las No conformidades y Oportunidades de

Mejora detectadas en la auditoria y relacionadas en el informe
de auditoría, la Auxiliar SST, establece las acciones
Plan de Acción a
correctivas y de mejora, según sea aplicable.
Implementar Auditor Líder,
sobre los Equipo Auditor,
Las acciones correctivas y de mejora relacionadas con los
hallazgos de la Auxiliar SST
resultados de las auditorias internas son sometidas al
auditoria
seguimiento teniendo en cuenta el formato Matriz de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.

7. RECURSOS
 Humanos: Auxiliar SST, Auditores y/o quien se asigne.
 Técnicos e Infraestructura: Oficina, computadores, impresora, lapiceros,
archivadores, carpetas, papelería, internet.
 Ambiente de Trabajo: Oficinas con condiciones favorables de iluminación,
ventilación, temperatura, humedad, ergonomía y limpieza.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Decreto 1072 de 2015.

 P.34. Programa de Auditorías
 F.131.Plan de Auditorías
 F.84. Informe de Auditorías
 F.76 Registro de ACPM
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9. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN ACTUALIZADA CAMBIO
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