Qué Es Un Cronograma de Actividades de Proyecto

¿Qué es un cronograma de actividades de proyecto?
Es una herramienta de gestión de proyectos que muestra el listado de tareas

necesarias para realizar un proyecto en orden cronológico. Con un
cronograma de actividades todos los integrantes de un proyecto pueden
visualizar de forma rápida la hoja de ruta del proyecto, los hitos, asignación
de tareas individuales e interdependencia entre tareas.
De esta forma, gracias al cronograma de actividades el gestor de proyectos y
sus integrantes podrán comprobar qué tareas faltan por hacer, el orden en
que deben realizarse e, incluso, quién debe hacerlas.
¿Para qué sirve un cronograma de actividades?

Los beneficios de gestionar proyectos con cronogramas de actividades son
múltiples. Por una parte, podemos ver una hoja de ruta del proyecto
completa. Además, como todos los miembros del equipo tendrán acceso al
cronograma de actividades, tendrán claro el objetivo que se quiere alcanzar y
las tareas que hay que terminar. Asimismo, con un cronograma de
actividades podemos detectar rápidamente los problemas que surjan como
retrasos en las entregas, cuellos de botella o si, por ejemplo, los recursos
necesarios planteados al inicio resultan a mitad de camino insuficientes.
Por último, un cronograma de actividades es una representación gráfica
dinámica. Al contrario de las hojas de Excel, en las que modificar entregas de
tareas interdependientes resulta muy complejo, un cronograma de
actividades permite cambiar cualquier aspecto de la hoja de ruta de forma
rápida. Además, cualquier cambio se actualiza automáticamente para todos
los miembros del equipo en tiempo real.
Tipos de cronogramas de actividades

Existen diversos tipos de cronogramas de actividades en función de las
distintas formas de visualizar las tareas y del objetivo y uso que se quiere dar
al cronograma de actividades. Hay que establecer primero en qué tipo de
proyecto se ha de trabajar para poder elegir el cronograma de actividades
que mejor se adecúa al proyecto.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt o cronograma de Gantt es uno de los más conocidos y
utilizados por los gestores de proyectos, se representa como gráfico de
barras horizontal. Cada barra del diagrama de Gantt es una etapa del
proceso o tarea, y la longitud de la barra representa la duración de la tarea.
Diagram de Pert
El acrónimo PERT significa Program Evaluation and Review Technique, que
traducido es Técnica de revisión y evaluación de programas. Un diagrama de
Pert es un tipo de cronograma de actividades muy útil para visualizar de
forma rápida proyectos complejos con tareas interdependientes, es decir,
tareas que dependen de que otra anterior se finalice para poderse llevar a
cabo.
Un diagrama de Pert es útil para determinar la ruta crítica o camino crítico de
un proyecto, evaluar los recursos y calcular el tiempo estimado de manera
sencilla.
Cronograma de actividades de trabajo

Los cronogramas de trabajo son especialmente útiles en project
management para organizar el tiempo de trabajo del equipo. Al utilizar un
cronograma de trabajo podrás conocer mejor la disponibilidad de tiempo de
los miembros del equipo. En función del tipo de horario que realice el equipo,
puede haber cronogramas de trabajo de horario completo y cronogramas de
actividades de trabajo de horario flexible o incluso rotatorio.
Cronograma de hitos
Un diagrama de hitos es un gráfico horizontal que representa las etapas más
importantes del proyecto. Cada hito representa un punto de control, es decir,
el momento en el que se da por finalizada una fase o una actividad relevante
para el proyecto.
A los pasos habituales para la creación de un cronograma de actividades
solo tendrás que añadir la creación del listado de hitos.
¿Cómo hacer un cronograma de actividades de un proyecto?

Hacer un cronograma de actividades con un programa de gestión de
proyectos facilitará el trabajo ya que es muy fácil de configurar, se pueden
añadir fases o hitos de forma sencilla, se puede compartir fácilmente con el
equipo de trabajo y podrás vincular otras tareas de forma ágil.
1. Crear un brief del proyecto
El primer paso para la creación de un cronograma de actividades es la

realización de un brief. Para mantener alineados a todos los participantes
con respecto al plan, todo proyecto debe comenzar con un brief del proyecto.
Sirve como hoja de ruta y es una forma de explicar el propósito, los objetivos,
los hitos y la visión del proyecto en general. A continuación, algunas de las
preguntas que debe responder el brief de proyecto:
 ¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?
 ¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto? ¿Cuáles

son sus roles?
 ¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?
 ¿Cuáles son los hitos clave del proyecto?

Ejemplo de cronograma, respuestas a las cuatro preguntas mencionadas
arriba son:
¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?
El objetivo interno es planificar un evento para clientes de alto impacto con
menos de 15 000 €. El objetivo externo es lograr una tasa de confirmación de
asistencias del 50 % y una tasa de asistencias concretas del 80 %.
¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto?
Los participantes internos son los que conforman el comité de planificación
del evento (John, Sam, Tara y Linda), el vicepresidente de Éxito del Cliente y
el equipo de Marketing. En cuanto a los externos, entre los participantes
deben estar incluidos todos los clientes actuales y algunos proveedores (la
empresa de catering, el proveedor del sitio del evento, etc.).
¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

La planificación del proyecto se inicia el 15 de enero y el evento tendrá lugar
el 30 de agosto.
¿Qué tareas de un proyecto deberían considerarse hitos?

Publicar la página para las inscripciones, confirmar el lugar y contratar
algunos proveedores específicos.
Una vez que tengas el brief del proyecto y los objetivos planteados,
estaremos listos para trabajar en retrospectiva, determinar todos los pasos
necesarios para lograrlo y podremos empezar a crear un cronograma del
proyecto.
Debemos hacer una lista de tus tareas pendientes

Para que el cronograma de actividades del proyecto sea perfecto, debemos
crear una lista de todo lo que necesitamos que suceda durante el proceso de
planificación del proyecto, ya sea un informe o un evento. Se debe pensar a
lo grande, pero también en los detalles. En esta lista deben estar todas las
tareas que sirvan de ayuda para finalizar el proyecto a tiempo y según lo
presupuestado.
En este momento, no debemos preocuparnos demasiado por el orden de los
pasos ni para cuándo necesitamos que estén listos. Nos ocuparemos de eso
más adelante.
Por ejemplo, el desglose de nuestra cena de agradecimiento para clientes

puede parecerse a lo siguiente:
 Escribir un plan del evento
 Finalizar el presupuesto
 Confirmar el sitio del evento
 Elegir el catering
 Elegir la temática del evento
 Diseñar conceptos creativos para el evento
 Preparar una página para confirmar las asistencias
 Enviar invitaciones
 Publicitar el evento
 Hacer el pedido del material promocional
 Probar audio y video
 Terminar las presentaciones

 Preparar todo el material publicitario y promocional para el evento
 Día dedicado a la lista de verificación
Se debe separar los pasos que lleven más tiempo o que sean más complejos
en subtareas más pequeñas y fáciles de procesar. No solo te ayudará a
entender el verdadero alcance de un paso, sino que además ayudará a
asegurarnos de no olvidar ningún mínimo detalle y a que ocuparte de ellos
sea aún más simple.
En nuestro evento de ejemplo de cronograma de actividades, para que el

paso “Elegir el catering” sea menos abrumador, lo dividiríamos en tareas más
concretas:
 Crear una lista de los posibles proveedores de catering
 Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering
 Comparar los presupuestos y los menús
 Reunirse con los principales seleccionados
 Elegir el proveedor del catering
 Cerrar el contrato
3. Calcular el tiempo que tomará cada paso

Una vez que se cuente con una lista completa de todas las tareas de tu
proyecto, entonces asignarás la cantidad de tiempo que llevará finalizarlos.
Es un paso importante para la elaboración posterior del cronograma de
actividades. Al hacerlo, se debe buscar el equilibrio entre darle a tu equipo el
tiempo suficiente para que pueda finalizar las tareas y mantenerse dentro del
marco global de tiempo. En cuanto sepan cuánto tiempo tomará cada tarea,
podrán planificar y ordenar la secuencia de todas las tareas como es debido
para crear una hoja de ruta del proyecto, que es lo que finalmente veremos
en el cronograma de actividades.
Para seguir con nuestro ejemplo del evento de agradecimiento para clientes,
tomemos el paso “Elegir el catering” junto con sus subtareas y estimemos el
tiempo que tomará cada tarea en particular.
Elegir el catering (9 semanas)
 Crear una lista de los posibles proveedores de catering (1 semana)
 Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering (3 semanas)
 Comparar los presupuestos y los menús (1 semana)
 Reunirse con los principales seleccionados (2 semanas)
 Elegir el proveedor del catering (1 semana)
 Cerrar el contrato (1 semana)

Según nuestras proyecciones de tiempo, el proceso de seleccionar un
catering para la empresa llevará un total de nueve semanas. Al trabajar en
retrospectiva puedes determinar cuándo debes empezar a trabajar en este
paso en particular y puedes completar tu cronograma con las fechas reales.
4. Establece las dependencias

A medida que ejecutamos un proyecto, algunos pasos se pueden trabajar en
simultáneo, especialmente si los responsables de cada una de las tareas que
se superponen son compañeros de equipos diferentes. Sin embargo, otros
no se pueden comenzar ni finalizar hasta que no se haya concluido algún
paso anterior. En otras palabras, algunos pasos dependen de que otros se
finalicen antes. Por ejemplo, no podemos hacer el pedido de la comida antes
de haber elegido al proveedor del catering. Este es uno de los tantos motivos
por los cuales es tan importante contar con un cronograma de actividades.
Apreciar de forma visual todos los pasos, cómo se superponen y la cantidad
de tiempo que demanda cada uno nos mantendrá bien encaminado.
También es el momento de determinar quién es el responsable de cada

paso. Asignar quién es responsable de cada una de las partes del proyecto
cuanto antes nos ayudará a detectar y a solucionar los conflictos con los
plazos o los recursos. Además, será útil para evitar futuras sorpresas y
demoras. Tu cronograma de actividades será así más útil. En el paso seis
aprenderás cómo compartir el cronograma de tu proyecto con los demás
involucrados y así dejar perfectamente claro a quién corresponden las
responsabilidades.
Una de las tareas de nuestro evento para ejemplo de un cronograma de

actividades es enviar las invitaciones. A pesar de que este paso en particular
parece ser fácil, hay muchas cosas más que deben suceder antes de que
podamos siquiera pensar en enviar las invitaciones. Las invitaciones deben
estar diseñadas y no podemos diseñarlas hasta que no se haya elegido la
temática del evento. Una tarea se debe producir antes de que comience la
otra. Por ejemplo:
Temática del evento (equipo de Planificación de eventos) → Conceptos de

diseño (Linda) → Elegir diseño (equipo de Planificación de eventos) → Crear
invitación (Linda) → Enviar invitaciones (Tara)
Vale la pena dedicar tiempo a establecer cada dependencia y la secuencia (u
orden) de las tareas de tu cronograma de actividades. Veremos rápidamente
cómo se arma el rompecabezas del proyecto. Decidir quién hará el trabajo es
igual de crítico. ¿Quién se ocupará de definir la temática del evento? ¿Quién
diseñará las invitaciones? No debemos esperar hasta que sea hora de
empezar una tarea para recién entonces asignársela a alguien. Tener todo
resuelto de antemano para evitar conflictos o contratiempos.
La buena noticia es que procesar las invitaciones y elegir el catering se

pueden producir al mismo tiempo (lo cual se apreciará en nuestro
cronograma del proyecto).
5. Elabora tu cronograma
¿Empecemos a visualizar cómo se podría ver el cronograma de actividades

del proyecto? Si bien no es práctico tener esa imagen (y todas esas tareas y
fechas de entrega) en tu cabeza, sí es realista tener todo escrito en un papel
(o en una pantalla).
Cómo crear un cronograma de actividades:
1. Incluye todos los pasos de tu proyecto en forma de tareas en una lista
2. Agrega fechas de inicio y fin a cada tarea
3. Agrega un responsable de tarea a cada una
4. Establece las dependencias entre las tareas
6. Compártelo con los participantes
¿Recuerdas que al principio de este proceso agregaste a tu brief una lista

con todos los participantes del proyecto? Ahora que has creado tu
cronograma de actividades es importante que lo compartas con todos los
involucrados. Te aseguramos que se asombrarán de lo claro que es tu plan.
Cuanto más sencillo les sea cumplir con su parte del proyecto, más
reconocimientos recibirás a lo largo del proceso.
Los demás participantes sabrán quién hace qué y para cuándo.
Para el evento de agradecimiento para clientes, vamos a querer compartir el

cronograma de actividades con todos los involucrados en el proyecto, no
solamente con quienes tengan responsabilidades inmediatas. Cualquiera
puede dar seguimiento a su parte del proyecto y a sus dependencias sin
importar el momento en que lo haga y sin tener que contactarte para pedir
información.
 Notifica a los participantes. Cualquiera de los afectados por el cambio en tu

cronograma de proyecto debe entender cómo lo impacta y debe poder ver el
cambio en el cronograma de actividades del proyecto.
 Determina el impacto. Una vez que tu cronograma esté actualizado podrás

ver si hay períodos sobrecargados en los que los participantes tengan
demasiadas tareas. ¿Puedes mover una tarea para asegurarte de contar con
más tiempo? ¿Alguien más se puede hacer cargo o te puede ayudar?
Para concluir con nuestro evento de ejemplo para un cronograma de

actividades, digamos que lograste elegir un proveedor de catering para la
cena de agradecimiento para clientes. Estás por cerrar el contrato cuando
recibes una llamada y te informan que la empresa de catering cometió un
error y ya tiene ese día reservado para otro evento. Lamentablemente, debes
buscar otra empresa de catering.
Con el cronograma es fácil modificar las fechas de entrega de cualquier tarea

o a los miembros del equipo que se verán afectados por este cambio. El lado
positivo de este desafío es que ya hemos pasado por muchas de las tareas
iniciales y podemos verlas reflejadas en el cronograma. Más allá de que es
un problema frustrante, parece que no será tan difícil gestionarlo porque
nuestro cronograma nos ha ayudado a mantenernos organizados y
encaminados.
A continuación un ejemplo de cronograma

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¿Qué es un cronograma de actividades de proyecto?

Es una herramienta de gestión de proyectos que muestra el listado de tareas

¿Para qué sirve un cronograma de actividades?

Tipos de cronogramas de actividades

Cronograma de actividades de trabajo

¿Cómo hacer un cronograma de actividades de un proyecto?

1. Crear un brief del proyecto

El primer paso para la creación de un cronograma de actividades es la

 ¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?

 ¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto? ¿Cuáles

 ¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

 ¿Cuáles son los hitos clave del proyecto?

¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

¿Qué tareas de un proyecto deberían considerarse hitos?

Debemos hacer una lista de tus tareas pendientes

Por ejemplo, el desglose de nuestra cena de agradecimiento para clientes

 Escribir un plan del evento

 Confirmar el sitio del evento

 Elegir la temática del evento

 Diseñar conceptos creativos para el evento

 Preparar una página para confirmar las asistencias

 Hacer el pedido del material promocional

 Probar audio y video

 Terminar las presentaciones

 Día dedicado a la lista de verificación

En nuestro evento de ejemplo de cronograma de actividades, para que el

 Crear una lista de los posibles proveedores de catering

 Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering

 Comparar los presupuestos y los menús

 Reunirse con los principales seleccionados

 Elegir el proveedor del catering

3. Calcular el tiempo que tomará cada paso

Elegir el catering (9 semanas)

 Crear una lista de los posibles proveedores de catering (1 semana)

 Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering (3 semanas)

 Comparar los presupuestos y los menús (1 semana)

 Reunirse con los principales seleccionados (2 semanas)

 Elegir el proveedor del catering (1 semana)

 Cerrar el contrato (1 semana)

4. Establece las dependencias

También es el momento de determinar quién es el responsable de cada

Una de las tareas de nuestro evento para ejemplo de un cronograma de

Temática del evento (equipo de Planificación de eventos) → Conceptos de

La buena noticia es que procesar las invitaciones y elegir el catering se

¿Empecemos a visualizar cómo se podría ver el cronograma de actividades

Cómo crear un cronograma de actividades:

1. Incluye todos los pasos de tu proyecto en forma de tareas en una lista

2. Agrega fechas de inicio y fin a cada tarea

3. Agrega un responsable de tarea a cada una

4. Establece las dependencias entre las tareas

6. Compártelo con los participantes

¿Recuerdas que al principio de este proceso agregaste a tu brief una lista

Los demás participantes sabrán quién hace qué y para cuándo.

Para el evento de agradecimiento para clientes, vamos a querer compartir el

 Notifica a los participantes. Cualquiera de los afectados por el cambio en tu

 Determina el impacto. Una vez que tu cronograma esté actualizado podrás

Para concluir con nuestro evento de ejemplo para un cronograma de

Con el cronograma es fácil modificar las fechas de entrega de cualquier tarea

A continuación un ejemplo de cronograma

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