Administración de Proyectos

Un proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de

satisfacer ciertas necesidades o resolver problemas específicos. Un
proyecto es un plan de trabajo. Por ejemplo, si pienso en crear un centro
de formación para jóvenes, recién tengo una idea que debo trabajar.

Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un

único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos
(normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es
emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio
positivo o agregará valor.

Conceptos fundamentales en la administración de

proyectos

La administración de proyectos es una técnica utilizada con el fin de

poder alcanzar diversos objetivos dentro de un período de tiempo
establecido.

Debido a los grandes volúmenes de trabajo, variables y requisitos que se

han vuelto cada vez más intrincados, las empresas han tomado la
iniciativa de llevar sus trabajos por proyectos.

Antes de conocer estos preceptos fundamentales, respondamos

íntegramente un interrogante elemental ¿Qué es un proyecto? Este es el
proceso de planificación y organización que trabaja en los cumplimientos
de los objetivos fundamentales de las empresas promoviendo la Eficacia,
productividad, reducción de tiempos y costos y evaluación de resultados.

¿Por qué es importante contar con una administración de

proyectos?
Cuando se busca lograr una mayor eficacia en la productividad de una
empresa y encontrar las rutas óptimas para los recursos con los que se
cuenta, se debe trabar inexorablemente con una correcta administración
de proyectos.

Entre los principales objetivos con los que cuenta la administración de

proyectos, se destacan las siguientes claves:

 Control de riesgos
 Gestión de costos y plazos
 Eficacia de resultados que se apunten a la satisfacción del cliente
 Aumento de la productividad

¿Cuáles son las ventajas para administración profesional de un

proyecto?

Trabajar con un administrador de proyectos permite un pragmatismo vital

en un mercado que se ha tornado cada vez más volátil. El administrador
de proyectos podrá, dentro de los voluble de los mercados, llevar a la
empresa a aumentar la calidad de los productos, aprovechando las
lecciones que se haya recibido en los proyectos anteriores.

Resultados milimétricos: Contar con un plan de proyecto, les brinda

a las compañías realizar las entregas en tiempo y forma.
 Aumento de calidad de los productos: A través de los errores que
se hayan podido cometer en proyectos anteriores, se consiguen
productos de una mayor calidad.
 Ventaja competitiva: Esto le otorga un lugar de privilegio ante sus
competidores.
 Clientes satisfechos: Los clientes tienen sus requerimientos y cada
uno de ellos, gracias a la administración de proyectos, podrán ser
satisfechos; ya que además serán siempre entregados a tiempo.
 Administración flexible y ágil: Las planificaciones cuando se
generan de forma flexible permiten adaptarse de forma simple a los
cambios del mercado.
¿Cómo se administran los proyectos?
Para poder alcanzar las ventajas que aportan los expertos
administradores en proyectos, se deben mantener una serie de fases que
son de una absoluta necesidad:

 Inicio: Analiza los riesgos y los recursos necesarios del alcance

del proyecto. A través de ello, se determina la viabilidad.
 Planeación: En esta parte de trazan las rutas de trabajo más
óptimas para alcanzar los objetivos en tiempo y forma del proyecto.
 Ejecución: Les aporta claridad a las subtareas; comienza a llevar
a cabo la parte práctica del proyecto.
 Monitoreo y control: Los seguimientos de manera continua son
de lo más necesarios, ya que, a través de ellos se podrá ir
redefiniendo estrategias con el fin de alcanzar el éxito en el
proyecto.
 Cierre: Esta es la parte del proceso en donde se analizan si han
sido cubiertas las necesidades de los clientes y si se han
alcanzado los objetivos.
Una vez que se haya realizado el proceso de cierre, es hora de tomar
nota sobre las lecciones que nos haya dejado y optar por si es o no
conveniente que sea reutilizado para otros proyectos.

Cuando se siguen los pasos mencionados, las actividades y las

duraciones, seguramente habremos conseguido los objetivos y se
implementará nuevamente este mismo plan.

El diagrama de PERT: qué es y cómo crearlo

(incluye ejemplos)
1. Cómo funciona el diagrama de PERT
2. Cómo hacer un diagrama de PERT
3. Ejemplo de un diagrama de PERT
4. Cuándo usar el diagrama de PERT
5. Diagrama de PERT vs. diagrama de Gantt
 6. Planifica con anticipación con un diagrama de PERT

Si alguna vez has tenido dificultades para vincular las tareas de un

proyecto o para dar seguimiento a las dependencias, tenemos la
solución perfecta para ti.
El diagrama de PERT es una herramienta que se utiliza para
programar, organizar y planificar en detalle las tareas de un proyecto.
El acrónimo PERT significa Program Evaluation and Review
Technique, que traducido es Técnica de revisión y evaluación de
programas. Proporciona una representación visual del cronograma de
un proyecto y desglosa las tareas individuales. Este diagrama es
similar al diagrama de Gantt, pero su estructura es diferente.
Este diagrama consta de algunos pasos que te guiarán desde la fecha
de inicio del proyecto hasta su fecha de finalización. En este artículo,
abarcaremos los cinco pasos, te mostraremos un ejemplo y te
explicaremos cómo usar un diagrama de PERT de forma efectiva para
sacarle provecho.

Cómo funciona el diagrama de PERT

El diagrama de PERT es una representación visual de las tareas de un

proyecto y las dependencias conectadas a cada una. Puedes usarlo para
crear un programa inicial y un cronograma estimado que puedes
compartir con los participantes del proyecto antes de que el proyecto
comience.
Crear una hoja de ruta del proyecto, en forma de diagrama de PERT, te
ayudará a realizar varias actividades de planificación del proyecto, entre
las que se incluyen las siguientes:
 Obtener la aprobación de los directivos con respecto al programa y
al cronograma
 Comunicar los objetivos del proyecto a los participantes
 Crear un plan detallado visual de un proyecto complejo
 Estimar el tiempo necesario para finalizar tareas individuales
Para aprovechar al máximo tu diagrama de PERT, primero debes
comprender los pasos necesarios para crear uno y cómo trazar tu
diagrama de manera visual.

Cómo hacer un diagrama de PERT

Para crear un diagrama de PERT, sigue los cinco pasos del ciclo de
vida del proceso, que incluye desde la identificación de las tareas
hasta la gestión de la finalización del proyecto.

1. Identifica las tareas del proyecto define las

dependencias de las tareas vincula las tareas del
proyecto. Establece el cronograma del proyecto
gestiona el progreso de las tareas

El primer paso para crear un diagrama de PERT exitoso implica

identificar y recopilar la información y las tareas necesarias para el
proyecto. Puedes comenzar la fase de planificación del proyecto de
manera similar a como normalmente lo harías con la fase inicial de
gestión del proyecto. Esto puede incluir lo siguiente:
 Un caso de negocios
 Un plan de comunicación
 Una reunión inicial
La planificación anticipada garantiza que estarás preparado para
definir las dependencias y conectar las tareas durante las fases
subsiguientes.
 2.Define las dependencias de las tareas

La dependencia de una tarea es una tarea o un hito que depende de

que se finalice otra tarea antes de poder iniciarse. Esto a veces se
denomina relación lógica y a menudo se usa en una estructura de
desglose del trabajo.
Crear dependencias puede ayudarte a realizar un seguimiento
adecuado del trabajo, garantizar que las tareas se finalicen y
establecer una comunicación clara. En el caso de proyectos
complejos, planifica los cronogramas y la duración del proyecto de
manera adecuada y con anticipación.
En un diagrama de PERT, las dependencias se visualizan conectando
y numerando las tareas. Si bien no es tan completo como otros
métodos, como lo es la estructura de desglose del trabajo, ofrece una
visualización general de las tareas y el trabajo necesario para
completarlas.
Lee: 12 consejos para lograr comunicaciones efectivas en el trabajo

3. Vincula las tareas del proyecto

Una vez que se han creado las dependencias de las tareas, puedes
crear tu diagrama de PERT vinculando las tareas del proyecto entre
sí. Estas conexiones constan de flechas, que representan tareas y
nodos, que representan eventos o hitos.

Por ejemplo, coloca los eventos principales en los nodos

(representados como círculos o cuadrados numerados) y traza flechas
de tareas que representarán las dependencias necesarias para
finalizar los eventos.
Este diseño te proporciona una estructura de proyecto simple que,
aunque no es demasiado específica, los participantes del
proyecto pueden comprender fácilmente.

4. Establece el cronograma del proyecto

A esta altura debes estimar la duración total del proyecto
utilizando el método de la ruta crítica (CPM) y la fórmula de
PERT. La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas
que deben llevarse a cabo para finalizar con éxito un
proyecto.
El objetivo es encontrar el camino más largo que llevará
más tiempo para calcular la duración total del proyecto
que sea más corta. Las estimaciones de tiempo se
pueden calcular en función de lo siguiente:
 La duración siendo optimistas: La cantidad mínima de
tiempo necesaria para realizar una tarea.
 La duración siendo pesimistas: La cantidad máxima de
tiempo necesaria para realizar una tarea.
 La duración más probable: La mejor estimación de cuánto
tiempo se necesitará para realizar una tarea.
Puedes usar la fórmula de PERT para calcular la duración
esperada de una tarea y el momento de su finalización de
la siguiente manera: (O + (4 × MP) + P) ÷ 6. Esto se puede
medir en minutos, horas, días o incluso semanas.
Por ejemplo, si la duración siendo optimista es de 30 minutos, la duración
siendo pesimista es de 60 minutos y la duración más probable es de
45 minutos, la fórmula de PERT sería así: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min)
÷ 6 = 45 minutos.
Una vez que hayas calculado la duración esperada por
tarea, puedes sumar cada una de las estimaciones de tu
ruta crítica para obtener un promedio del cronograma del
proyecto.

5. Gestiona el progreso de las tareas aqui

El paso final para crear un diagrama de PERT es gestionar el progreso

de las tareas hasta la finalización del proyecto. Esto se puede hacer
cerrando dependencias y mitigando problemas a lo largo del camino
hasta que se finalicen todas las tareas.
Recuerda que un diagrama de PERT debe actualizarse a lo largo del
proyecto a medida que se van dando cambios. Esto podría
combinarse con un proceso de control de cambios, que ayude a detallar
y comunicar los cambios del proyecto.
Una vez que se hayan finalizado todas las tareas del proyecto, puedes
archivar materiales en un espacio compartido para consultarlos más
adelante si fuese necesario.
Lee: Por qué contar con un plan claro de comunicaciones es mucho más
importante de lo que crees

Ejemplo de un diagrama de PERT

Ahora que comprendes los cinco pasos necesarios para crear un

diagrama de PERT, es hora de que crees el tuyo. Dado que todos los
diagramas difieren según la complejidad y la duración de un proyecto
determinado, el tuyo puede ser ligeramente diferente.
Para comenzar tu diagrama, haz lo siguiente:
 Dibuja tus nodos numerados: Recuerda que estas son las tareas
madre de tu proyecto que, cuando se finalicen, constituirán el
proyecto en cuestión. Tu diagrama puede tener cualquier
cantidad de tareas, pero 10 es una buena cantidad para
empezar.
 Conecta los nodos a las tareas: Dibuja flechas que
representarán las dependencias de las tareas. Estas tareas son
lo que debe hacerse para que se finalicen los eventos. Tu
diagrama debe tener un comienzo y un final claros, aunque la
parte del medio puede ser más compleja.
Ejemplo de cómo debería ser tu diagrama de PERT:
A continuación, te mostramos un desglose de la terminología común
que puedes incluir en tu diagrama de PERT y la definición de cada
uno:
 Nodos: Los nodos representan los eventos del proyecto. Estos
eventos son los componentes grandes que conforman tu
proyecto. Por ejemplo, al lanzar el diseño de un sitio web, un
nodo podría representar el diseño de un logotipo nuevo.
 Tareas: Las tareas representan lo que debe realizarse para que
los nodos se implementen. Por ejemplo, una tarea puede
representar el diseño de tres bosquejos de logotipos.
 Dependencias: Una dependencia es cuando una tarea está
conectada a otra tarea. Estas tareas dependen una de la otra y
no se puede finalizar una sin la otra.
 Dependencias sin recursos: Una dependencia sin recursos es
aquella que, aunque está conectada a otra, no tiene tareas
tangibles que deban finalizarse. Por ejemplo, si bien el
lanzamiento de un producto y la página de inicio pueden estar
correlacionados, ninguna tarea está conectada.
Los diagramas de PERT se pueden crear utilizando diferentes
herramientas, incluido un software de gestión de proyectos. Las
herramientas pueden ayudarte a planificar, visualizar y establecer las
dependencias y recordatorios de las tareas de forma adecuada para
dar seguimiento al progreso del proyecto y detectar fácilmente los
cuellos de botella.
Lee: 3 formas de visualizar un plan de proyecto: los Cronogramas, los
Calendarios y los Tableros

Cuando usar el diagrama de PERT

Los gerentes de proyectos usan los diagramas de PERT para evaluar y

finalizar un proyecto determinado. Pero con tantos otros métodos para
elegir, ¿qué ofrece el diagrama de PERT en comparación con los
demás?
Para empezar, el diagrama de PERT es un buen método cuando
buscas evaluar el cronograma, los recursos necesarios y la ruta crítica
de un proyecto. Veamos cada uno de estos elementos un poco más
en detalle.
 Para determinar la ruta crítica: Una de las características clave
del diagrama de PERT que lo distingue de otros métodos es que
te permite determinar la ruta crítica de un proyecto. Esto es
importante al visualizar el cronograma general de un proyecto.
 Para evaluar los recursos: Gracias a las características únicas
que ofrece el diagrama de PERT, puedes mostrar fácilmente qué
tareas requieren recursos y cuáles no. Esto te ahorra tiempo a ti
y a los participantes del proyecto ya que pueden acceder
fácilmente a esa información y la tienen por adelantado.
 Para estimar el tiempo: Dado que el diagrama de PERT evalúa
tanto la duración de cada tarea como la duración general del
proyecto, es una gran herramienta cuando necesitas
comprender el cronograma esperado durante la fase inicial de
planificación del proyecto.
En general, crear un diagrama de PERT es una buena opción si
necesitas un plan de proyecto simple que puedas compartir fácilmente
con los miembros del equipo. Utiliza este diagrama para compartir
rápidamente recursos y cronogramas.

Diagrama de PERT vs. diagrama de GANTT

La gente a veces confunde los diagramas de PERT con los diagramas

de Gantt, aunque tienen algunas diferencias clave. No solo difieren en
su apariencia visual, sino que también brindan diferentes
características según las necesidades de tu equipo.

Estas son algunas características clave que debes tener en cuenta al

decidir cuál es el adecuado para ti:
1. Los diagramas de PERT son diagramas de flujo, mientras que los
diagramas de Gantt son gráficos de barras: Una de las mayores
 diferencias está en su diseño visual. Los diagramas de Gantt
adoptan un enfoque de diagrama de barras tradicional, mientras
que los diagramas de PERT tienen una apariencia menos
estructurada y adoptan diferentes diseños según el proyecto.
2. Los diagramas de Gantt ofrecen organización, mientras que los
diagramas de PERT ofrecen personalización: Los diagramas de
Gantt están organizados de manera más estructural. Por otro
lado, los diagramas de PERT permiten una personalización de
diseño simple que es mejor para las necesidades de proyectos
de nivel más general.
3. Los diagramas de PERT se pueden utilizar antes de que
comience el proyecto: Dado que los diagramas de PERT ofrecen
un plan de proyecto y un diseño de cronograma simples, a
menudo se usan como guías visuales durante el inicio del
proyecto. Los gerentes de proyectos luego usan otro método,
como una estructura de desglose del trabajo o un diagrama de
Gantt, específicamente para planificar en detalle las tareas y
dependencias del proyecto.
En general, los diagramas de Gantt son más populares para planificar
en detalle las tareas del proyecto a lo largo del ciclo de vida del
mismo, mientras que los diagramas de PERT son populares para
planificar los tiempos en las etapas iniciales del proyecto. Se pueden
usar por separado o en combinación para crear un plan integral.

Planifica con anticipación con un diagrama de Pert

Al implementar tu propio diagrama de PERT, puedes estar seguro de
que tu próximo proyecto se planificará de forma precisa y correcta.
Gracias a su diseño simple y las estimaciones del cronograma, tu
equipo tendrá una orientación clara con respecto a las tareas del
proyecto y estará preparado para lo que se le presente .
¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que

ilustra el trabajo realizado durante un período de tiempo en relación con
el tiempo previsto para el trabajo. Normalmente tiene dos secciones: en
la parte izquierda se incluye una lista de tareas y, en la derecha, un
cronograma con barras que representan el trabajo. Los diagramas de
Gantt también pueden incluir las fechas de inicio y de finalización de las
tareas, los hitos, las dependencias entre tareas y las personas
asignadas.

En la actualidad, las herramientas de diagramas de Gantt suelen

denominarse "herramientas de hoja de ruta". Para cumplir con las
demandas del desarrollo de software moderno, las herramientas de hoja
de ruta como Jira incluyen funciones como una estructura de tareas
plegable y paneles de gestión de recursos. De esta forma, los equipos
pueden mantener una estrategia coherente en los proyectos, a pesar de
la naturaleza iterativa de los procesos de desarrollo de software. Jira
incluye dos herramientas de hoja de ruta que puedes utilizar para crear
diagramas de Gantt sobre tus proyectos: Cronogramas, que crea planes
en torno a las incidencias de Jira asignadas a un equipo, y Planes, que
hace lo mismo teniendo en cuenta varios equipos y organizaciones.
 Cronogramas

Planes

¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt con tres fines
principales:
Crear y gestionar un proyecto completo
Los diagramas de Gantt sirven para visualizar los componentes básicos
de un proyecto y para organizarlo en tareas más pequeñas y
gestionables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea
de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las
tareas, las personas asignadas y los hitos.

Determinar la logística y las dependencias de las

tareas
Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para supervisar la logística de
un proyecto. Las dependencias de tareas hacen que una tarea nueva
solo pueda iniciarse una vez que se haya completado otra. Si una tarea
se retrasa (nos puede pasar a cualquiera), las incidencias asociadas se
reprograman automáticamente. Esto puede ser especialmente útil
cuando se planifica en un entorno con varios equipos.

Supervisar el progreso de un proyecto

A medida que los equipos registran el tiempo que van a dedicar a
incidencias en el plan, puedes supervisar el estado de los proyectos y
realizar los ajustes necesarios. Tu diagrama de Gantt puede incluir
fechas de lanzamiento, hitos y otras métricas importantes para supervisar
el progreso del proyecto.

Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt

Hay dos razones principales por las que los diagramas de Gantt son tan
apreciados en la gestión de proyectos. Por un lado, facilitan la creación
de planes complejos, especialmente aquellos en los que participan varios
equipos y cuyos plazos cambian. Los diagramas de Gantt ayudan a los
equipos a planificar el trabajo basándose en los plazos y a asignar los
recursos correctamente.
Por otro lado, los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt
para tener una visión general de los proyectos. En ellos se representan,
entre otras cosas, la relación entre las fechas de inicio y finalización de
las tareas, los hitos y las tareas dependientes. Los programas modernos
de diagramas de Gantt, como Jira con Cronogramas y Planes, sintetizan
la información y muestran cómo afectan las elecciones a los plazos.

Diagramas de Gantt: planificación basada en la

metodología ágil y en cascada

Tanto si te guste la metodología en cascada como la ágil, los diagramas

de Gantt pueden ser una herramienta potente para cualquiera de las dos.

Diagramas de Gantt y metodología en cascada

El modelo en cascada de planificación de proyectos sigue un enfoque
lineal, en el que los requisitos del cliente y de las partes interesadas se
recogen al principio del proyecto. Luego, los gestores de proyectos
elaboran un plan secuencial para el proyecto, que incluye hitos y plazos.
Cada parte del proyecto depende de la finalización de las tareas
anteriores. Este modelo es muy adecuado para los equipos que se
centran en procesos (como la construcción o la fabricación), y no tanto
para aquellos que se dedican a la creación de ideas o resolución de
problemas, ya que los pasos deben planificarse con antelación.
Los diagramas de Gantt son un sistema que gusta especialmente a los
gestores de proyectos que utilizan el modelo en cascada. Determinan un
calendario de proyectos dividiéndolos en elementos de trabajo
manejables y asignando fechas de inicio y finalización. También son
útiles para identificar los hitos importantes de un proyecto. Los hitos son
logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de
que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.
Diagramas de Gantt y metodología ágil
Por otro lado, el modelo ágil de planificación de proyectos valora la
flexibilidad y la adaptabilidad. En lugar de crear un cronograma completo
con fechas establecidas, los equipos ágiles dividen los proyectos en
iteraciones más pequeñas (también conocidas como sprints). Al
comienzo de un sprint, el equipo planifica su trabajo en función de los
objetivos del proyecto para las dos semanas siguientes. Una vez que el
sprint ha terminado, los logros y acontecimientos resultantes ayudan a
crear el plan para el próximo sprint.
Un diagrama de Gantt puede mostrar el impacto que los cambios en una
sola tarea pueden tener en todo el plan o en toda la hoja de ruta del
producto. Esto resulta esencial para los equipos ágiles, ya que el
feedback de las partes interesadas es un aspecto importante de la
metodología.

Cómo utilizar los diagramas de Gantt

Jira Software incluye dos funciones de hoja de ruta distintas, cada una
con un enfoque ligeramente diferente. Cronogramas de Jira es una
herramienta diseñada para supervisar el trabajo asignado a un solo
equipo, mientras que Planes está indicada para la planificación de
proyectos más grandes y en los que participen varias organizaciones.

Cronogramas de Jira: diagramas específicos de

proyectos
En la captura de pantalla anterior, hecha en Cronogramas, se muestra un
diagrama de Gantt específico de un proyecto, que se suele utilizar a nivel
de equipo o de departamento. En el diagrama se muestra cómo el equipo
está supervisando el trabajo para alcanzar sus objetivos. La estructura de
desglose del trabajo plegable permite a los gestores de proyectos
obtener una visión general de las historias cruciales del proyecto. Jira
ofrece una plantilla gratuita de gestión de proyectos que incluye
diagramas de Gantt.

Planes: diagramas de organización de alto nivel

Cronogramas ofrece una planificación rápida y sencilla que ayuda a los
equipos a gestionar mejor sus dependencias y a hacer un seguimiento
del progreso general en tiempo real. Estas hojas de ruta a nivel de
proyecto o de equipo son útiles para la planificación a nivel de equipo de
tareas de gran volumen.

Planes capacita a los equipos a gran escala, pues es ideal para

planificar, gestionar y hacer un seguimiento del trabajo de varios equipos
o incluso de toda la organización.
Los programas diseñados con flujos de trabajo entre equipos ofrecen
herramientas más avanzadas, como las funciones de gestión de
capacidad y de planificación automática, para la creación de planes más
complejos. También incluyen diversas opciones de visualización con las
que puedes personalizar el diagrama de Gantt para destacar un aspecto
determinado de tu plan al presentarlo.

Conclusión

Los gestores de proyectos y líderes del sector utilizan el software más

puntero de diagramas de Gantt, como Jira con Cronogramas y Planes,
para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. Tanto si se
planifica un proyecto complejo como si se supervisa el progreso de la
empresa, las herramientas de diagramas de Gantt como estas son muy
escalables e igualmente aplicables a los niveles de cartera, grandes
soluciones, programa y equipo, según las directrices de SAFe®.

Obtén más información sobre cómo Cronogramas y Planes pueden

ayudarte a planificar tu próximo proyecto. Puedes probarlos con una
versión de prueba gratuita de Jira.