PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Y
REGISTROS

D-001

REVISÓ APROBÓ

JEFE DE CALIDAD GERENTE GENERAL

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1. OBJETIVO

• Establecer las condiciones y requerimientos para elaborar, revisar, aprobar, codificar, distribuir,
divulgar, actualizar, archivar y anular (destruir) la documentación en Operation & Services

• Definir y establecer la metodología para controlar y administrar la documentación tanto interna, como
externa del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los alimentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a toda la información documentada que se desarrolle para el Sistema
de Gestión de la calidad e Inocuidad de los alimentos en la compañía OPERATION & SERVICES S.A.S.
el cual incluye entre otros: Manuales, Procedimientos, Programas, Instructivos, Formatos y toda la
documentación externa que haga parte de este.

3. RESPONSABLES

Son responsables de la aplicación del presente procedimiento los funcionarios interesados en elaborar
información documentada, así mismo el responsable de su control es el Coordinador de Gestión de
Calidad.

4. DEFINICIONES Y REFERENCIAS
4.1. Definiciones

• Actualización: Modificación que se le hace a un documento por el cambio en un

proceso técnico o administrativo, en equipos de producción, en
materiales o en disposiciones internas o legales o en normas.

• Aprobación: Verificación de que el documento que se analiza este de acuerdo con

las políticas y/o objetivos de calidad e inocuidad y constituye la
autorización para continuar o iniciar su aplicación.

• Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.

• Documento: Información y su medio de soporte.

Documento donde establecen requisitos. Documento que describe

• Especificación: detalladamente las condiciones que deben reunir los productos o
materiales usados u obtenidos durante la fabricación. Sirven de base
para la evaluación de la calidad e inocuidad.

• Formato: Documento donde se registra la evidencia objetiva de las actividades

realizadas o de los resultados obtenidos.

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• Gestión de Calidad Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo

e Inocuidad: relativo a la calidad e inocuidad.

• Información: Datos que poseen significado.

• Instructivo: Documento escrito autorizado que contiene instrucciones de manera

detallada de tareas o actividades específicas.

• Matriz: Tabla que describe la forma en que se conjugan las variables que
intervienen en una actividad y/o proceso.

• Medida de Control: Acción o actividad que se puede usar para prevenir o eliminar un peligro
para la inocuidad de los alimentos o para reducirlo a nivel aceptable.

• Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.

• Plan de Calidad e Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados

inocuidad: deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especifico.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y

eficacia del tema objeto, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Se utilizarán las definiciones de la norma, Codex Alimentarium y definiciones Resoluciones 2674

de 2013 y 240 de 2013

4.2. Referencias

NTC-ISO:9001: 2015: Sistemas de gestión de Calidad-Requisitos

NTC-ISO: 22000:2018: Sistemas de administración de la inocuidad/seguridad de los

alimentos.

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5. DESCRIPCIÓN

5.1. Estructura de la información documentada del sistema de calidad e inocuidad

La compañía OPERATION & SERVICES S.A.S., parte de la Política de Inocuidad y Calidad la cual refleja
las intenciones globales y orientación de la compañía que es algo ambicionado o pretendido,
relacionado con la calidad e inocuidad como directriz que gobierna la estructura de nuestra información
documentada, la cual es controlada mediante el Registro de Control de Documentos denominado
LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA F-001.

Los documentos internos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
alimentos están clasificados mediante 5 niveles, como se ilustra en la siguiente figura:

Documento en que se establecen

las directrices de los procesos o
actividades

Documento que define el método

práctico para realizar una labor,
proceso o actividad y los
responsables relacionados

Guías, planos documentos de

referencia, especificaciones, actas
planes, etc.

5.2. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La información documentada del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad se codifica como se describe
a continuación:

Ejemplo:
D - ###

D = Documento TRES DÍGITOS CONSECUTIVOS

5.3. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.3.1. Documento Controlado

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La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los

alimentos debe controlarse. En OPERATION & SERVICES S.A.S.. los documentos están disponibles de
la siguiente forma:

Un original en medio electrónico de cada documento, se actualiza cada vez que se apruebe una
modificación del mismo, que se encuentra en custodia por el Coordinador de Calidad, el cual se puede
modificar según directriz del Jefe de Calidad ó Gerencia (Una copia del documento en medio magnético
(Back-up), de toda la documentación).

Copia Controlada: Cuando la información documentada se modifica, se elimina la copia física y la

magnética del documento.

Copia no Controlada: Son documentos que se tienen en la empresa y que una vez distribuidos se
consideran como copias no controladas.

Documento Externo: Documento que no se origina en el Sistema de Gestión de calidad e Inocuidad

de los alimentos de la compañía entre los que se encuentran requisitos legales, normas de calidad,
certificados de calidad, fichas técnicas, certificados de calibración, certificados de resultados de
microbiología, manuales de equipos, entre otros; se administran en el proceso que los utiliza, se archivan
conservando su identificación original y garantizando su buen estado, en el momento de su consulta.
Estos documentos se controlan a través del listado maestro de control de documentos F-001 en el caso
de las normas Técnicas.

Documento Obsoleto: Documento fuera de uso. Una vez es actualizado el documento se procede a
recoger el original impreso y las copias controladas si fueron generados, se destruyen picándolas
simultáneamente con la entrega del documento actualizado. Si de los documentos obsoletos se
generaron registros estos se almacenan durante el periodo indicado el listado maestro de control de
documentos F-001, iguales que todos los registros, indicados en el listado maestro de registros F-002.
Los documentos que no requieren copia física se modifican en la copia magnética y se aprueban sin
dejar copia del obsoleto.

NOTA: El proceso de calidad es el único responsable de administrar, codificar, distribuir, archivar

y anular todos los documentos enunciados anteriormente, tanto impresos como en backup y en
medio electrónico.

5.4. ESQUEMA DE LOS DOCUMENTOS

La información documentada del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los alimentos, se realizan
teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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• Portada
(Como se describe a continuación)

• Encabezado (a partir de la segunda hoja)

• Pie de pagina (Todas las hojas deben estar numeradas)

• Contenido (Los documentos contienen los siguientes ítems)

1. OBJETIVO Se expresa el fin que se quiere lograr con el documento,

describe el resultado esperado.

2. ALCANCE Se establece el campo de aplicación, como son áreas,

funciones o las circunstancias en donde el documento es
aplicable.
3. RESPONSABLES Se establece el(os) responsables en la aplicación del
documento que se está elaborando.

4. DEFINICIONES Incluye definiciones cuando el documento necesita una

Y adecuada comprensión de los términos utilizados en él,
REFERENCIAS y las referencias aplicables, por lo general es la
normatividad o legislación aplicable al documento.

5. DESCRIPCIÓN Se establece o describe el proceso o actividad de una

forma clara y concisa, se puede usar texto, diagramas
de flujo o combinación de otros recursos.

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6. ANEXOS Como evidencia de cada uno de los procedimientos y su

ejecución, se mencionan los formatos o registros
asociados a él.

7. CONTROL DE CAMBIOS Se describen los cambios realizados.

• Control de Cambios: La modificación o modificaciones efectuadas a los procedimientos, y/o

registros, se deberán relacionar al final de cada documento ítem CONTROL DE CAMBIOS. El
documento regirá a partir de la vigencia del documento del Sistema de Gestión de Calidad e
Inocuidad. La versión de todos los documentos del Sistema de Gestión Calidad e Inocuidad
empezará en 01. El control de los cambios podrá evidenciarse por medio del listado maestro de
control de documentos y de la tabla del ítem de CONTROL DE CAMBIOS.

Ejemplo de identificación de tabla de control de cambios:

FORMATO DOCUMENTO

5.5. CONTROLES Y SIMBOLOS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.5.1. Símbolos y Unidades utilizadas en la información documentada

MAGNITUDES UNIDAD USADA SÍMBOLO

EMPLEADO
Masa Microgramo g
Miligramo mg
Gramo g
Kilogramo kg
Tonelada T
Temperatura Grados Celsius °C
Longitud Micrómetro (micra) m
Milímetro mm
Centímetro cm
Metro m
Tiempo Segundo s
Minuto min
Hora h
Día D
Presión Atmósfera atm
Libra/pulgada cuadrada Psi
Volumen Mililitro mL
Litro L
Densidad Gramos por mililitro g/mL

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5.5.2 Manejo de los documentos

• El responsable de la actualización hará la solicitud de elaboración, actualización, anulación o

recuperación de un documento por medio de correo, con la explicación de la naturaleza de los
cambios de la nueva versión; una vez aprobados los cambios por el Departamento de Calidad, se
modificará el documento en medio magnético y se eliminará el anterior, quedando la nueva versión
actualizada y en uso.
• La elaboración del documento es responsabilidad del dueño de proceso, quien informará a calidad
sobre los cambios que se generen sobre el mismo.
• La revisión estará a cargo del Jefe de Calidad encargado del Sistema de Gestión de calidad e
Inocuidad.
• Los documentos no pueden ser removidos, transmitidos o copiados sin la autorización del Gerente
General y el área de Calidad.

5.6. CONTROL DE REGISTROS

5.6.1 Elaboración

Cualquier funcionario de la organización puede proponer la elaboración de un registro, lo entrega al

área de Gestión de Calidad para la revisión y aprobación del Jefe de Calidad. Cuando se necesita una
modificación, se informa al Coordinador de Gestión de Calidad para realizar el cambio respectivo.

Todos los formatos son normalizados. Se identifican con un código. Este código lo asigna el Coordinador
de Gestión de Calidad, de la siguiente forma:
F-###. VERSION: _____
F: Formato
###: Tres dígitos de identificación (número consecutivo dado por Calidad)
VERSION: Nº de versión del formato.

5.6.2. Presentación de los formatos:

Ejemplo de identificación y encabezado de los formatos:

VERSIÓN: ##
CODIGO: F-###
NOMBRE DEL FORMATO
FECHA: ## DE XXXX DE ####

5.6.3 Diligenciamiento

Una vez normalizado el formato se diligencia según la necesidad de la actividad. Es importante que
cada funcionario tenga en cuenta que no se deben normalizar formatos si no se van a utilizar. Todas
las casillas de los formatos deben diligenciarse. Si alguna de las casillas no necesita ser diligenciada, se
escriben las letras N.A. (No aplica). N.T (No tiene)

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5.3.4. Control de registros

Todos los registros involucrados en los procedimientos, se deben identificar y registrar en el formato F-
002 “Listado maestro de registros”. La protección de Formatos mientras es llenado y convertido en
registro en su totalidad está a cargo del Usuario de este, una vez diligenciado debe ser entregado al
responsable de gestionar los datos (Dueño de Proceso), quien debe firmar estos registros y luego
archivar en una A-Z por el espacio que según lo define el F-002 “Listado Maestro de registros”. Se
deben almacenar en un sitio en que no se deteriore el documento, libre de goteras y vapores químicos
que puedan dañarlo, una vez aprobadas las modificaciones a los formatos, el Coordinador de Gestión
de Calidad actualiza el archivo magnético e informa al personal que participa en el proceso la
modificación realizada y la versión vigente para prevenir el uso no intencionado.

5.6.5 Almacenamiento

Los registros se conservan en medio físico o magnético, para lo cual se realizan copias de respaldo en
Dropbox y disco duros, o en fólderes, AZ, carpetas legajadoras temporales por cada persona que
participa en el proceso, el tiempo de archivo puede ser mínimo de 2 años o hasta que bajo su concepto
esta pueda ser almacenada en el archivo inactivo. Es responsabilidad de cada persona conservar en
buen estado cada uno de los documentos en su poder y para el caso de los archivos en medio
magnéticos, estos deben estar protegidos con una clave de único conocimiento por la persona
responsable.

5.6.6 Control de Instructivos

Los instructivos necesarios para los procedimientos, se identificaran con un código. Este código lo asigna
el Coordinador de Gestión de Calidad, de la siguiente forma:
I-###. VERSION: _____
I: Instructivo
###: Tres dígitos de identificación (número consecutivo dado por Calidad)
VERSION: Nº de versión del instructivo.
Estos, no requirieran de la inclusión de objetivos, alcance, responsable, definiciones, solo del descripción
del instructivo; Además, pueden residir dentro o fuera de un procedimiento o programa, si es necesario.

5.7. Consideraciones Especiales

5.7.1. Parámetros el manejo de la información documentada.

Al elaborar cualquier documento, se recomienda tener en cuenta las siguientes condiciones básicas:

✓ Legible: La información puede leerse fácilmente.

✓ Puntual: La información es registrada a tiempo, inmediatamente después que sucede la acción.
✓ Clara: Todo el que lee el documento lo entiende de igual forma.
✓ Consistente: Toda información (Abreviaturas, unidades de medida, etc.,) está normalizada, es
decir, que se usan siempre los mismos símbolos y abreviaturas para los mismos conceptos,
evitando confusión.

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✓ Completa: Se incluye toda la información requerida.

✓ Directa: Toda la Información se registra inmediatamente en el formato correspondiente a la
actividad ejecutada.
✓ Cierta: Toda la información y conclusiones registradas indican lo que sucedió.

6. ANEXOS

FORMATO DOCUMENTO
F-001 Listado Maestro de Control de Documentos
F-002 Listado Maestro de Registros

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE RESUMEN DE CAMBIOS

APROBACIÓN
1 02 de Marzo del Emisión inicial del documento
2019

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