7 Manual Caja y Bancos

Manual NavaSoft
Caja y Bancos
V.5.0
2015
Caja y Bancos
Índice general
1. Cobranzas ...................................................................................................... 7
1.1 Introducción.............................................................................................. 7
1.2 Apertura de la planilla de cobranza .......................................................... 7
1.3 Edición de RIC ......................................................................................... 8
1.4 Amortización de documentos ................................................................. 11
Cobranzas en efectivo ........................................................................... 13
Cobranzas con cheque .......................................................................... 14
Cobranzas con depósito directo en el banco ......................................... 14
Cobranzas con tarjeta ............................................................................ 15
1.5 Grupos del panel (Link de acceso rápido) .............................................. 16
1.5.1 Otros ingresos ............................................................................... 16
Liquidación por venta al contado ................................................. 16
Ingresos diversos ........................................................................ 19
1.5.2 Planilla .......................................................................................... 21
Imprimir planilla diario ................................................................. 21
Cambiar número de planilla ........................................................ 21
Cierre de planilla ......................................................................... 22
Anular un cierre de planilla .......................................................... 23
1.5.3 Transferencia a bancos................................................................. 24
Depósito a bancos......................................................................... 24
Anular una transferencia ............................................................. 25
1.6 Registro de comprobantes de retención del cliente ............................... 26
1.7 Registro de comprobantes de percepción del cliente............................. 26
1.8 Registro de comprobantes de detracción del cliente.............................. 26
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1.9 Reportes de cobranzas .......................................................................... 26
RIC por pantalla ..................................................................................... 26
Planilla diario ......................................................................................... 26
Análisis por tipo de ingreso .................................................................... 26
Cobranza por cliente .............................................................................. 26
Saldos de caja por día (Arqueo de caja) ................................................ 26
Cobranza por cobrador .......................................................................... 27
Cobranza acumulada anual por cobrador .............................................. 27
2. Egresos ........................................................................................................ 27
2.1 Introducción............................................................................................ 27
2.2 Cheques ................................................................................................. 27
Autorización ........................................................................................... 27
Documento ............................................................................................ 30
Emisión y entrega .................................................................................. 31
2.4.1 Cheque ......................................................................................... 32
2.5 Pagos en efectivo ................................................................................... 36
Pagos a proveedores ............................................................................. 44
Reembolso a caja chica ......................................................................... 46
Entregas a rendir cuenta........................................................................ 46
Impresión de la planilla de egreso ......................................................... 47
Cierre de la planilla de egreso ............................................................... 48
2.4 Registro de comprobantes de retención al proveedor............................ 49
2.5. Registro de comprobantes de percepción al proveedor ........................ 49
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2.6 Registro de comprobantes de detracción al proveedor .......................... 49
2.7. Reportes................................................................................................ 50
Planilla diario ....................................................................................... 50
Análisis de pago por proveedor ........................................................... 50
3. Entregas a rendir cuenta (ERC) ................................................................... 50
3.1 Introducción............................................................................................ 50
3.2 Registro / Emisión .................................................................................. 51
3.3 Liquidación de cuentas .......................................................................... 51
Ingresar una rendición ........................................................................... 53
Cierre de la liquidación .......................................................................... 59
3.4 Reimpresión de la liquidación ................................................................ 59
3.5 ERC pendientes de liquidación .............................................................. 60
4. Movimiento bancos ...................................................................................... 60
4.1 Introducción ............................................................................................ 60
4.2 Descripción de la interfaz ....................................................................... 61
Edición ................................................................................................... 61
Ingreso ................................................................................................... 63
4.3 Operaciones bancarias .......................................................................... 67
Nota: cargo ............................................................................................ 68
Nota: abono ........................................................................................... 69
Extorno de cheque de la empresa (proveedor)...................................... 70
Dietarios: cobranza de letras en seccion descuento/cobranza .............. 73
Ingresar saldos iniciales......................................................................... 77
Egresos por transferencias, telecredito, tarjetas de crédito ................... 78
Préstamos bancarios y de terceros ....................................................... 80
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Depósitos a la cuenta del personal (planilla) ......................................... 82
4.4 Conciliación bancaria ............................................................................. 84
Conciliación mensual ............................................................................. 84
Cierre de la conciliación mensual .......................................................... 86
Cierre anual de bancos .......................................................................... 86
Reimpresión de la conciliación .............................................................. 87
4.5 Reportes de bancos ............................................................................... 88
Posición de bancos ................................................................................ 88
Movimientos de bancos por día ............................................................. 89
Libro bancos .......................................................................................... 90
4.6. Cheques diferidos del cliente ................................................................ 91
5. Caja chica..................................................................................................... 92
5.1 Introducción............................................................................................ 92
5.2 Apertura de una caja chica..................................................................... 93
5.3 Descripción de la interfaz ....................................................................... 94
Edición ................................................................................................... 94
Ingreso ................................................................................................... 96
5.4 Operaciones de caja chica ................................................................... 101
Ingresar un gasto simple...................................................................... 101
Ingresar un gasto destinado al registro de compras ............................ 102
Abonar una cuenta por pagar con caja chica....................................... 103
Préstamos al personal (empleados y obreros) .................................... 105
Entregas a rendir cuenta...................................................................... 106
Realizar un abono a la caja chica (ingreso) ......................................... 107
5.5 Saldo de caja chica .............................................................................. 107
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Caja y Bancos
5.6 Reembolso de caja chica ..................................................................... 108
Impresión de la hoja de reembolso ...................................................... 109
Ejecutar el reembolso de caja chica .................................................... 110
Reimprimir la hoja de reembolso ......................................................... 111
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Caja y Bancos
1. Cobranzas
1.1 Introducción
Antes de comenzar a efectuar las cobranzas es necesario tener presente
ciertos alcances que son necesarios para llevar una caja ordenada y
siempre al día.
Toda cobranza que se efectúa en el sistema necesariamente ingresa a

una planilla de cobranza. Dicha planilla es una especie de una bolsa
(cartera) en la cual ingresa el efectivo por la cobranza por cualquier
concepto, ya sea contado o crédito.
El proceso de la cobranza genera lo siguiente:

• Amortiza la deuda del cliente disminuyendo las cuentas por cobrar.
• Genera el asiento por la cancelación.
1.2 Apertura de la planilla de cobranza

La apertura de la planilla de cobranza significa inicializar un correlativo
de la forma 010-00000000. Este correlativo se incrementa
automáticamente cada vez que se realiza un cierre de planilla. Para
aperturar dicho correlativo el usuario debe dirigirse a la opción de
sistema: Configuración – Entidades – Correlativo de documentos. Para
más información de la apertura se sugiere leer el manual de entidades
“correlativo de documentos.doc”
El sistema ya trae una planilla de cobranza predeterminada. El usuario

tiene libre disponibilidad para aperturar otros correlativos si es necesario.
El diagrama que se muestra a continuación muestra el uso de la planilla

y su importancia en las cobranzas.
Impresión de
la planilla
Planilla de Cierre de
CAJA
VENTAS cobranza la planilla
(Cobranzas)
Transferencia
a bancos
PROCESO COBRANZA CONTROL DE LA PLANILLA DE COBRANZA
(Diagrama de control de la planilla de cobranza)
Cada cobranza que se efectúa en el sistema por cualquier concepto

siempre ingresa a una planilla. Dicha planilla debe tener un periodo de
vigencia para cerrarse. Por ejemplo puede ser por día, semana,
quincenal o mensual.
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Objetivo
Entre los objetivos que brinda controlar por planilla las cobranzas son:
• Controlar las cobranzas por cartera.
• Controlar los depósitos a bancos. Esto significa hacer seguimiento
del total de ventas si ya fue cobrado y si esta cobranza ya fue
depositado al banco.
• Permite realizar auditoria y seguimiento al área de caja.
Nota: Es posible llevar más de una planilla simultáneamente.
1.3 Edición de RIC

Por cada cobranza que se efectúa el sistema genera un Nº de
transacción denominado Recibo de Ingreso a Caja (RIC). Estos recibos
son el sustento de que el efectivo ha ingresado a caja. La “Edición de
RIC” es una consola que da mantenimiento a dichos recibos como por
ejemplo anular una cobranza mal efectuada para ser ingresarlo
nuevamente.
Para ingresar a la edición de RIC el usuario debe ubicarse en la

siguiente opción del sistema: Administrativo / Ingresos / Cobranza diaria
/ Edición de RIC. El sistema inmediatamente muestra la siguiente
consola denominada “Edición de RIC”.
(Consola Edición de RIC)
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1. Zona de Acciones
Denominada así porque en esta zona se encuentran todas las
labores y/o operaciones a ejecutarse dentro de la consola.
Descripción de la zona de acciones:
Teclas de
Botón de la
método Descripción de la acción a realizar
consola
abreviado
Permite registrar una nueva cobranza

Nuevo [INS] (Muestra la consola “Amortización de
documentos”).
Anular RIC [SUPR] Permite anular el RIC.
Muestra información detallada de la

Consulta cobranza.
Muestra el asiento contable del ingreso a

Comprob. caja.
Recibo Imprime el voucher del RIC.

(imprimir)
Muestra un reporte de todos los datos

Listar recuperados (datos mostrados en la zona de
resultados).
Permite realizar una nueva consulta al

Refrescar [F5]
servidor para refrescar los datos en pantalla.
Salir [ESC] Cierra la consola de edición.
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Caja y Bancos
2. Zona de Búsqueda
Denominado así porque esta zona brinda al usuario los filtros
necesarios para poder ubicar un RIC
Opción de
Descripción de la acción a realizar
búsqueda
Cliente Permite la búsqueda por nombre del cliente. El usuario solo

tiene que digitar una parte del nombre y luego pulsar [ENTER]
para ejecutar la búsqueda.
Búsquedas avanzadas:
AMOXI : El sistema busca todos aquellos nombres que
comienzan con AMOXI.
%AMOXI : El sistema busca todos aquellos nombres que en

cualquier parte de su cadena tenga una expresión AMOXI.
El usuario luego de ingresar su criterio de búsqueda debe

pulsar [ENTER] para activar la búsqueda en el servidor.
Este filtro trabaja en conjunto con el periodo.
Desde - Permite buscar por periodo. El usuario solo tiene que ingresar
Hasta el rango del periodo y luego pulsar [ENTER]. El sistema
mostrará todas las notas de ingreso que se encuentren en ese
dicho rango.
Este filtro trabaja en conjunto con el Proveedor.
R.I.C Este filtro trabaja de forma independiente, es decir no trabaja

en conjunto con los otros filtros. El usuario debe ingresar el Nº
de la factura completo que está buscando y pulsar [ENTER].
Nro. de
Filtra ubicando todos los movimientos de esa planilla.
planilla
Doc. Busca un RIC ingresando el nº de referencia del RIC (factura o

Referencia boleta).
Caja. Este filtro permite visualizar solo los RIC de un punto

específico (Caja).
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Caja y Bancos
3. Zona de resultados
Denominada así porque en esta zona se visualiza el resultado de la
búsqueda de la zona de filtros. Visualiza la relación de RIC(s) en el
periodo establecido.
• Fecha: Es la fecha de cobranza.
• Recibo: Es El Nº de RIC.
• Compro: Es el Nº de comprobante contable del asiento de caja.
• Nombre: Es el nombre del cliente.
• M: Moneda en la que se realizó la cobranza.
• Ingreso: El importe de la cobranza.
• E?: Un flag que indica si la planilla de cobranza ya fue cerrada
(0=abierto, 1=cerrada).
• Doc. Referencia: Es la factura o la boleta que se ha
amortizado.
• Nº de planilla: Es el número de la planilla al cual corresponde
dicho RIC.
4. Panel
Denominado así porque en esta zona el sistema visualiza por
grupos, los vínculos de acceso rápido a procesos, consultas,
reportes y otras pantallas con referencia.
1.4 Amortización de documentos

Cuando se desea realizar una cobranza ya sea por venta al contado o
crédito, parcial o total se debe seguir el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Amortizar un documento.
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo / Ingresos /

Amortización de documentos. El sistema mostrará la siguiente
consola denominada “Amortización de documentos”:
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Caja y Bancos
(Consola de amortización de documentos)
A continuación se detalla los datos que se deben ingresar:
Atributo Descripción
Planilla Es el Nº de planilla de la cobranza.
En caso existan cobradores ingresar el código del cobrador

Cobrador que realizó la cobranza. De lo contrario dejar el valor
predeterminado.
Fecha Fecha de la cobranza.
Referencia Es el código del documento que se va a cobrar.
Ingresar aquí el Nº del documento del cliente. Puede pulsar

en el botón de ayuda “Librito” para seleccionar el documento.
Nº
Nota: Digite el nombre del cliente (sólo las iníciales) y luego
Doc./Nombre
haga clic en el librito para filtrar solo los documentos
pendientes del cliente.
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Caja y Bancos
Moneda Seleccionar la moneda en la que está pagando el cliente.
T/cambio El tipo de cambio de la fecha.
Importe Ingresar el importe que está abonando el cliente.
Concepto descriptivo para el asiento contable que va a

Glosa
generar.
Seleccionar el medio en el que está abonando el cliente:

Tipo de
Efectivo: Importe en efectivo
pago:
Cheque: Si es por este medio seleccionar el nombre del
Efectivo
banco al cual hacer la cobranza, el tipo de cheque y el Nº de
Cheque
cheque.
Banco
Banco: Si es por este medio seleccionar la cta. cte. en el cual
Tarjeta
se hizo el depósito.
Tarjeta Si es por este medio seleccionar el tipo de tarjeta e
ingresar el número.
Nota: Ingresar los datos del abono y luego hacer clic en el botón (Guardar)
para guardar los datos.
Cobranzas en efectivo:
Si la cobranza es en efectivo entonces en la consola de “Amortización de
documentos” debe de seleccionar en tipo de pago el atributo efectivo.
(Cobranza en efectivo)
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Caja y Bancos
Cobranzas con cheque:

Si la cobranza es en cheque entonces en la consola de “Amortización de
documentos” debe de seleccionar en tipo de pago el atributo cheque.
(Cobranza con cheque)
Luego de seleccionar el tipo cheque debe completar los siguientes datos:
• Banco: El nombre del banco en el cual se va a realizar la cobranza

• Tipo de cheque: Normal o cheque diferido. Si es normal se procede con la
cobranza y la caja se incrementa. Pero si es diferido el sistema este tipo de
cheque lo va a llevar a un control de cheques diferidos para su posterior
cobranza cuando el cliente haga el depósito del efectivo (leer
documentación cheques diferidos.doc)
Nota: Si es cheque diferido el sistema no cancela la factura, sólo lo marca para

que no sea editado. Cuando se hace el depósito del cheque recién se da de
baja a la factura.
• Vencimiento: Ingresar el vencimiento del cheque.

• Numero doc. Pago: Ingresar el Nº del cheque.
Cobranzas con depósito directo en el banco:

Este tipo de cobranzas sucede cuando el cliente realiza el pago de su deuda
depositando directo en la. De la empresa.
Si la cobranza es con depósito entonces en la consola de “Amortización de

documentos” debe de seleccionar en tipo de pago el atributo depósito.
(Cobranza con depósito)
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Caja y Bancos
Luego de seleccionar el tipo depósito debe completar los siguientes datos:
• Cta. Cte.- ingresar la cuenta corriente en el cual el cliente hizo el depósito.
Al guardar esta cobranza el sistema inmediatamente cargará el libro bancos,

generando un movimiento en bancos.
Cobranzas con tarjeta:

Este tipo de cobranzas sucede cuando el cliente realiza el pago con tarjeta de
crédito.
Si la cobranza es con tarjeta entonces en la consola de “Amortización de

documentos” debe de seleccionar en tipo de pago el atributo tarjeta.
(Cobranza con tarjeta)
Luego de seleccionar el tipo tarjeta debe completar los siguientes datos:
• Ingresar el tipo de tarjeta.

• Ingresar el nº de la tarjeta de crédito.
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Caja y Bancos
1.5 Grupos del panel (Link de acceso rápido)

Permite acceder a procesos, consultas, reportes referenciados aun
proveedor específico.
1.5.1 Otros ingresos
Liquidación por venta al contado:

La liquidación por venta al contado está orientado para cobranzas
de ventas al contado y cuando la liquidación del efectivo es por
día. También es denominado liquidación de caja por día
A continuación se muestra el procedimiento funcional de cómo

proceder con la liquidación de caja por día.
Nº Área/usuario Modo Descripción
1. Vendedor Manual Con el reporte extraído del sistema (registro

de ventas); deberá cuadrar sus ventas tanto al
contado como al crédito. Luego deberá
apersonarse al área de caja para entregar su
cuenta.
2. Caja Manual Recepcionar primero el reporte de ventas al

contado, Recepcionar la cuenta; el cual debe
ser igual al total de ventas al contado; verifica.
3. Caja Sistema Ingresa a la opción de liquidación de ventas al

contado, ingresa los filtros (día, vendedor-
caja) y verifica si el total es igual al reporte del
vendedor. En ello puede existir 3 casos:
- Es igual; graba la liquidación y sale.
- La venta es igual a la cuenta + notas de
crédito contado; ocurre por las
devoluciones de dinero por la emisión de
una nota de crédito; se sugiere grabar la
liquidación y luego debe cancelar las notas
de créditos al contado por la opción: caja y
bancos, egresos, efectivo.
- Las venta es menor a la cuenta + notas de
crédito al contado; ocurre por los cambios
de mercadería; se sugiere antes entrar al
estado de cuenta del cliente y aplicar la
nota de crédito a la factura; luego registrar
la liquidación de vendedor-caja.
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Caja y Bancos
Procedimiento en el sistema: Liquidación de ventas por día
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Ingresos –

Liquidación por venta al contado. El sistema mostrará la siguiente
consola denominada “Liquidación vta. al contado”:
(Consola Liquidación Venta Contado – Filtros)
Descripción de los atributos:
• Nro. Planilla: Es el número de la planilla al cual entrará la

cobranza.
• Fecha de venta: La fecha de las ventas a liquidar.
• Fecha de cobranza: Que día se está realizando la liquidación.
• T/cambio: El tipo de cambio de la fecha de cobranza.
Punto de Venta: De qué punto se va a liquidar las ventas (sucursales,

áreas, vendedores, etc.)
2. Luego de ingresar los datos hacer clic en el botón [Aceptar] y el

sistema inmediatamente mostrará las ventas:
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Caja y Bancos
(Consola de liquidación de venta)
3. En la consola de liquidación que se muestra realizar la respectiva

verificación del efectivo que se está recibiendo y lo que está
liquidando.
4. Luego de dar la conformidad proceder a guardar haciendo clic en el

botón (Guardar).
Como resultado de esta operación de liquidar las ventas el sistema

realiza lo siguiente:
• Cancela los documentos por cobrar del cliente.

• Genera un recibo de ingreso a caja por el total de la
liquidación.
• Genera el asiento de caja por el importe liquidado.
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Caja y Bancos
Ingresos diversos
No todos los ingresos a caja son por cobranza de deudas del
cliente. A veces existen otros conceptos que producen ingreso a
caja, como por ejemplo:
• Anticipos del cliente.
• Devoluciones en efectivo.
• Ingresos extraordinarios y
• Otros.
Cuando existen estos casos se debe a proceder a realizar

ingresos diversos a caja, con el objetivo de cargar la caja.
El procedimiento para efectuar esta operación es similar como si

se estuviera amortizando un documento “Amortización de
documentos”.
Procedimiento: registrar un ingreso diverso
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Ingresos –

Ingresos diversos.
2. El sistema mostrará la siguiente consola denominada “Ingresos

diversos”:
(Consola ingresos diversos)
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Caja y Bancos
3. Ingresar los datos para el ingreso. Entre los datos a ingresar son:
• Cobrador.
• Fecha.
• Tipo de Mov. (importante), se debe seleccionar el motivo por el
cual se está realizando el ingreso diverso. El usuario tiene
disponibilidad para crear otros motivos de ingresos (leer
documentación glosas – ingresos varios.doc
• La moneda y el importe que está ingresando.
• El tipo de medio con el que está ingresando (efectivo, cheque,
banco, tarjeta).
4. Luego de ingresar los datos necesarios proceder a guardar haciendo

clic en el botón (Guardar).
Anticipos del cliente

Los anticipos del cliente suceden a menudo. El procedimiento
completo de los anticipos es el siguiente:
• Emitir un ingreso diverso por el anticipo del cliente.
• Llegado el momento la empresa debe emitir la factura al
cliente por la atención de la mercadería.
• Aplicar el anticipo a la factura.
El siguiente procedimiento se basa solo en la emisión del ingreso

por el anticipo.
Cuando existe anticipo de un cliente, el procedimiento para
registrarlo en el sistema es el siguiente:
Procedimiento: Anticipo del cliente
Paso Oración
1. Ingrese a la consola de Ingresos diversos y complete los datos

como la fecha y el cobrador.
2. En el atributo “Tipo de Mov.” seleccione anticipo de clientes. Al

seleccionar este motivo el sistema automáticamente activa la
casilla “Añadir a la cuenta corriente del cliente” que se encuentra en
la parte inferior de la consola.
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Caja y Bancos
3. Ingrese el nombre del cliente que está dejando el efectivo.
4. Complete los otros datos del ingreso, como la moneda y el importe

que está dejando el cliente.
5. Luego haga clic en el botón (Guardar).
Como resultado de esta operación el sistema realiza lo siguiente:

• Carga la caja.
• Genera el asiento de caja por el ingreso.
• Genera un movimiento en la tarjeta del cliente a favor
del cliente para que luego este anticipo sea aplicado a
la factura que la empresa deberá emitirle más
adelante.
1.5.2 Planilla
Imprimir planilla diario

La impresión de la planilla es importante ya que en ella se
plasma todo lo sucedido con la cobranza efectuada, como
es por ejemplo:
• Cuento es la cobranza y si fue en soles, dólar y en qué
tipo (efectivo, cheque, etc.)
• Totales en caja de la planilla.
• Depósitos realizados de la planilla y cuanto queda
pendiente por depositar entre otros.
Para imprimir la planilla haga clic en el botón ( Planilla)

en la ventana de “Cierre de Planilla”.
Cambiar número de planilla

Esta operación es válido cuando se desea migrar un RIC
de una planilla. Para efectuar esta operación siga los
siguientes pasos:
Procedimiento: Editar número de planilla
Paso Operación
1. Desde la consola de “Planilla Nro.” ubique el RIC que desea mover

a otra planilla.
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Caja y Bancos
2. Luego haga clic en el botón [ Edit. Planilla) y el sistema

preguntara a que nueva planilla desea mover el RIC.
3. Ingrese el Nº de la planilla completo y luego haga clic en el botón

(Aceptar) para efectuar el cambio.
Cierre de planilla
El cierre de la planilla significa cerrar las cobranzas de un
periodo (día, semana, quincena, mensual, etc.) con el
objetivo de aperturar otra planilla y así sucesivamente llevar
el control de las planillas de cobranzas. (Leer
documentación de apertura de una planilla)
Para realizar el cierre de la planilla seguir los siguientes

pasos:
Procedimiento: Cierre de planilla
Paso Operación
1. Desde la ventana de “Cierre de planilla” haga clic en el botón

[ Cierre]. El sistema inmediatamente mostrará una ventana en la
cual se debe confirmar la fecha de la planilla que se está cerrando.
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Caja y Bancos
2. Luego de confirmar la fecha de planilla haga clic en el botón

(Aceptar).
Al realizar esta operación el sistema cierra todos los RIC(s) que

pertenecen a la planilla en curso y luego incrementa el correlativo
del Nº de la planilla para las otras cobranzas.
Anular un cierre de planilla

Al cerrar una planilla también cierra los RIC. Pero a veces
por motivos propios de la empresa es necesario editar un
RIC o ingresar otros a la misma planilla cuando este ya
está cerrado. Para realizar esta operación primero se debe
anular el cierre de la planilla para otra vez quede abierto y
pueda editarse sus RIC(s)
Para anular el cierre de la planilla haga clic en el botón (

Anular). Luego ingrese el nº de la planilla que desea abrir
otra vez.
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Caja y Bancos
1.5.3 Transferencia a bancos
Depósito a bancos
Es la operación de depositar todo el efectivo de una planilla
a cta. cte. bancos.
Para realizar la transferencia seguir el siguiente

procedimiento:
Procedimiento: Transferencias a bancos
Paso Operación
1. Desde la ventana de edición de planilla haga clic en el botón [

Transf. Bco.]. El sistema inmediatamente mostrara una ventana para
ingresar datos adicionales para la transferencia.
(Consola transferencia a bancos)
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Caja y Bancos
Los datos más importantes ingresar son los siguientes:
Fecha: Fecha del depósito. Ingresar este dato y luego pulsar

[ENTER] para activar los otros datos.
Banco Cta. Cte.: Seleccionar la cuenta corriente en donde se

realizó el depósito.
Deposito: Ingresar el tipo de depósito y el importe depositado. Si el

depósito incluye cheques y Efectivo, debe desagregarse en dos
depósitos, una por el importe del efectivo y el otro por el cheque.
Doc. Ref.: Ingresar el nº de depósito.
Correspondiente a planilla: El Nº de la planilla del cual se está

depositando.
Completar los otros datos como el tipo de cambio y si el depósito es

por venta al contado o al crédito (valido si la empresa desea llevar
un control de todo lo que se ha depositado por venta al contado y
crédito, de lo contrario obviar el dato).
2. Luego de ingresar los datos del depósito haga clic en el botón

(Aceptar).
Al grabar lo que el sistema realiza es:

• El egreso de caja (Recibo de egreso).
• El ingreso del importe a bancos (deposito al banco).
Anular una transferencia

Si la transferencia se efectúo mal o se ingresaron mal los
datos, es posible volverlo a realizar otra vez. Para ello
primero debe anular la transferencia inicial. Para ello siga
los siguientes pasos:
Procedimiento: Transferencias a bancos
Paso Operación
1. Ingrese a movimientos bancos (Administrativo / Caja y bancos /

Bancos / Movimientos). En dicha consola ubique el depósito
efectuado y luego proceda a anularlo. Esta operación anula el
depósito al banco.
25
Caja y Bancos
2. Luego ingrese a la siguiente opción (Administrativo / Caja y bancos /

Egresos / Efectivo / Pagos en efectivo). En esta consola ubique el
recibo de egreso a caja que ha generado el sistema
automáticamente al realizar el depósito y luego proceda a anularlo.
Nota: El realizar estas dos operaciones anula completamente la transferencia

efectuada.
1.6 Registro de comprobantes de retención del cliente

Para más información detallada sobre este tema contable lea el
procedimiento Comprob. Retención cliente.doc
1.7 Registro de comprobantes de percepción del cliente

procedimiento Comprob. Percepción cliente.doc
1.8 Registro de comprobantes de detracción del cliente

procedimiento Comprob. Detracción cliente.doc
1.9 Reportes de cobranzas

A continuación se detallan algunos de los reportes operativos más
importantes para gestionar las cobranzas y la caja:
RIC por pantalla

Este reporte muestra todas las cobranzas (RIC Recibos de ingreso a
caja) en un determinado periodo.
Para más información sobre el reporte lea el Manual de reportes.doc
Planilla diario
Este reporte muestra la planilla de cobranza al contado o al crédito
Análisis por tipo de ingreso

Este reporte permite analizar los ingresos a caja. Muestra las cobranzas
agrupadas por tipo de ingreso (efectivo, cheque, banco, tarjeta).
Cobranza por cliente

Reporte donde muestra las cobranzas que se ha efectuado a los clientes
y los documentos que han sido amortizados.
Saldos de caja por día (Arqueo de caja)

Este reporte muestra los saldos de caja ya sea por día o por un rango
de días. Saber día a día como a estado fluctuando los saldos de caja
26
Caja y Bancos
Cobranza por cobrador

Este reporte muestra todo lo que ha cobrado un cobrador en un periodo
determinado.
Cobranza acumulada anual por cobrador

Muestra mes a mes cuanto ha cobrado un cobrador y por cada tipo
(efectivo, cheque, banco, tarjeta)
2. Egresos
2.1 Introducción
En este capítulo se trata en la mayoría sobre los compromisos que tiene
la empresa por pagar y cómo hacerlo. Un compromiso puede ser
diverso, tal vez por compra de mercadería o gastos diversos. Estos
compromisos deben ser atendidos por la empresa así como también
para descargar las cuentas por pagar.
Lo que abarca este capítulo es como atender los compromisos y como
cancelar una cuenta por pagar ya sea en cheque o en efectivo. Las otras
formas de pago se deben ver en los capítulos posteriores
2.2 Cheques
Para girar un cheque y entregar al proveedor, en el sistema se debe
seguir los siguientes pasos:
• Ingresar el compromiso (gasto).- el gasto puede ser por compra
de mercadería o un gasto diverso.
• Autorizar el pago.- La autorización refiere la orden necesaria para

girar un cheque. Este paso de autorización es configurable, muy
importante a la hora de agilizar el giro de cheques. Por ejemplo se
puede configurar de tal forma que cuando se ingrese el
compromiso (gasto) el sistema automáticamente autorice el pago
de dicho gasto.
• Girar el cheque.- Proceso en la cual se prepara el cheque.
• Entregar el cheque al proveedor.- Proceso en la cual se hace

entrega formal del cheque al proveedor
Autorización
Como se explicó en líneas anteriores la autorización es el paso
necesario antes de preparar el cheque. Ahora la autorización puede ser:
• Manual.- Cuando el usuario mismo autoriza y designa el importe
para el cheque
27
Caja y Bancos
• Automática.- Cuando el sistema de forma automática lo autoriza y

designa el importe.
Nota: Un gasto (documento) autorizado para cheque ya no es posible

modificarlo ni tampoco anularlo. Si desea realizar algunas de las dos
operaciones, primero debe desautorizar el cheque (leer líneas siguientes
sobre este tema)
Autorización manual
Para autorizar de forma manual el usuario debe ingresar a la siguiente
opción del sistema: Administrativo – Egresos – Autorizados (Pestaña). El
sistema muestra la siguiente consola:
(Consola de autorización manual de cheques)
A continuación descripción de la interfaz:
1. Zona de Acciones
labores y/o operaciones a ejecutarse dentro de la consola
28
Caja y Bancos
Teclas de
Botón de la
consola
abreviado
Nuevo [INS] Permite el ingreso de un nuevo cheque.
Anular [DELETE] Anula un cheque ya girado.
Imp. [CTRL+I] Imprime el voucher del cheque.

Voucher.
Consulta Muestra un previo de los datos del cheque

girado.
Entrega [F5] Realiza la entrega del cheque.

Listar recuperados (datos mostrados en la zona
de resultados).
Activa el modo buscar, para ubicar un dato

Buscar [ESPACIADORA]
dentro de la consola Edición de cheques.

Refrescar [F5] servidor para refrescar los datos en
pantalla.
2. Fichas de procesos
Denominado así porque en esta zona el usuario puede activar y
navegar en los diferentes procesos que gestiona la consola de
cheques.
búsqueda de la zona de filtros; la información visualizada trabaja en
función a la ficha activa.
29
Caja y Bancos
4. Panel
Denominado así porque en esta zona el sistema visualiza por
grupos, los vínculos de acceso rápido a procesos, consultas,
reportes y otras pantallas con referencia.

Permite acceder a procesos, consultas, reportes referenciados aun
proveedor específico.
Documento
Permite acceder a la ficha contactos del proveedor en forma rápida.
Autorizar para pago con cheque
Procedimiento: Autorizar un gasto manualmente para pagarse con

cheque
Paso Operación
1. Desde la consola “Autorización de cheque manual” ubique el gasto

que desea autorizar. Para ello haga uso de la zona de filtros.
2. Una vez ubicado el gasto haga clic en el botón [Autorizar/D] y el

sistema muestra una consola en la cual se debe confirmar si se
desea autorizar total o parcial el gasto.
(Confirmar el importe a autorizar)
3. Una vez confirmado haga clic en el botón (Aceptar) para autorizar.

Con este proceso el gasto está listo para girarle el cheque y hacerle
entrega.
30
Caja y Bancos
Autorización automática
El proceso automático de autorización significa que el mismo sistema lo
autoriza. Para ello solo es necesario activar en parámetros del sistema la
autorización para este proceso.
El proceso automático tiene el siguiente alcance:
• Cuando se ingrese un gasto cualquiera sea el motivo, el sistema en

ese mismo momento autoriza el gasto para pagarse con cheque.
• El importe que autoriza el sistema es el total del gasto. Si desea
realizar el pago parcial, tendría que desautorizar y luego volverlo a
autorizar con el importe deseado.
Desautorización pago con cheques

Para desautorizar un cheque seguir el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Desautorizar un cheque
Paso Operación
1. Desde la consola “Autorización de cheque manual” ubique el gasto

que desea autorizar. Para ello haga uso de la zona de filtros.
2. Una vez ubicado el gasto haga clic en el botón [Autorizar/D] y el

sistema muestra el siguiente mensaje:
3. Confirmar el mensaje.
Emisión y entrega
Luego que un cheque es autorizado para pagarse con cheque el
siguiente paso es preparar el cheque.
Para preparar, entregar y realizar un seguimiento a los cheques ingresar

a la siguiente opción de menú: Administrativo / Egresos / Cheques. El
sistema muestra la siguiente consola:
31
Caja y Bancos
(Consola Edición de Cheques)

Permite acceder en forma rápida a los procesos de la BARRA.
2.4.1 Cheque
Ejecuta los procesos de la gestión de Cheques; las acciones son
las mismas que las ejecutadas en la barra.
Nuevo
Procedimiento: Emitir un nuevo cheque
Paso Operación
1. Desde la consola de edición de cheques marque (active la casilla de

color celeste claro) al gasto(s) (documento) a los cuales desea girar
el cheque.
2. Luego de marcar al gasto al cual desea girarle el cheque, haga clic

en el botón [ ]. El sistema inmediatamente mostrará la
consola de ingreso de cheques:
32
Caja y Bancos
(Consola giro de cheque)
A continuación se detalla los datos que se deben ingresar:
Fecha Es la fecha del cheque.
T/Cambio Es el tipo de cambio de la fecha del cheque.
Banco Seleccionar de qué cta. cte. se va a retirar el efectivo.
Ingrese el Nº de cheque. Este dato puede ser configurable para

Cheque
que el sistema lleve el correlativo de una chequera.
Es el dato de “páguese a la orden de:” Como predeterminado

Proveedor.
es el nombre del proveedor.
Concepto Concepto contable del giro de cheques.
33
Caja y Bancos
Si el cheque es normal, cobrarse inmediatamente.
Tipo de Si el cheque es diferido, ingresar la fecha cuando debe

cheque hacerse efectivo. Cuando se trata de esta operación el sistema
por adelanto ya descarga el egreso del libro bancos por ser un
cheque comprometido de cobro.
Sub-Diario Código contable para clasificar el giro de cheques.
Luego de ingresar los datos del cheque, hacer clic en el botón

(Registrar glosa) para activar el detalle y luego inmediatamente
hacer clic en el botón ( Guardar).
Al grabar la operación el sistema realiza lo siguiente:
a. Realiza un egreso del libro bancos.

b. Genera el asiento contable del egreso de bancos.
c. Imprime el voucher del cheque.
Anular un cheque girado

Para anular un cheque solo necesita ubicar el cheque en la
ventana de “Edición de cheques” y luego haga clic en el botón
( Anular).
Al ejecutar esta operación el sistema anula el movimiento egreso

de bancos, así como también el asiento contable de bancos.
Imprimir el voucher del cheque

La impresión es un sustento de que el cheque ya fue ingresado en
el sistema, así como también el anexo para la firma del cheque.
Nota: Sugerencia para el que firma el cheque.

Antes de firmar el cheque debe solicitar lo siguiente al encargado:
• El voucher de la orden de compra (si el pago es por compra de
mercadería)
• La factura de gasto o el voucher de la orden de pago
• El voucher del cheque
Con estos 3 documentos el encargado de bancos debería acercase al gerente

como sustento para la firma del cheque.
34
Caja y Bancos
Para imprimir el voucher del cheque, ubique el Nº de cheque en la

ventana de “Edición de cheques” y luego haga clic en el botón
( Imp. Voucher).
Entrega del cheque

La entrega del cheque es una metáfora del mundo real, cuando se
entrega el cheque en la mano del proveedor. Esta operación
sustenta que efectivamente que el cheque ya se le entrego al
proveedor.
Al entregar el cheque el sistema realiza lo siguiente:

• Descarga las cuentas por pagar
• Retira el cheque de la consola de “Edición de cheques”
enviándolo a un buzón de cheques históricos.
Procedimiento: Entregar un cheque
Paso Operación
1. Desde la consola de edición de cheques ubique el cheque ya

girado.
2. Luego de ubicarlo haga clic en el botón [ ]. El sistema

solicitará confirmación del modo de entrega:
35
Caja y Bancos
- Entregar el cheque seleccionado.- el cheque actualmente

seleccionado en la ventana de edición de cheques
- Entregar un rango de cheques, ingrese la cta. cte. y el rango de
cheques q desea entregar.
3. Luego de confirmar, haga clic en el botón (Entregar).
Anular un cheque ya entregado

Para anular cheque ya entregado debe realizarse desde
movimientos bancos. Para ello siga el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Anular un cheque ya entregado
Paso Operación
1. Ingrese a la opción de movimientos bancos (Administrativo / Bancos

/ Movimientos).
2. En dicha consola ingrese a la cta. cte de donde se giró el cheque y

luego haciendo uso de la zona de filtros ubique el cheque girado.
3. Una vez ubicado haga clic en el botón [ Anular].
Al confirmar la operación el sistema realiza lo siguiente:

• Anula el movimiento egreso de bancos así como también el
asiento contable.
• Activa nuevamente el documento de cuenta por pagar. Dicho
gasto debe de autorizarse nuevamente para volver a girarle
otro cheque con diferente número.
Nota: La anulación de un cheque ya entregado solo es válido si el documento

de referencia del cheque es una factura o una boleta. Cualquier otro
documento como por ejemplo las órdenes de pago, no podrán anularse el
cheque entregado. En estos casos solo anule el movimiento de bancos y luego
vuelva a emitir la orden de pago y girar nuevamente el cheque.
2.5 Pagos en efectivo

Los pagos en efectivo abarcan 2 modalidades de pago:
• Pagos con la caja principal o caja mayor.
36
Caja y Bancos
• Pagos con caja chica.
El siguiente tema abarca los pagos en efectivo de la caja principal o caja

mayor. (Cuenta 101xx).
He aquí algunas características de los pagos en efectivo:

• Por cada pago en efectivo que se efectúa con la caja principal, el
sistema genera un Nº de transacción denominado Recibo de
Egreso de Caja (REC)
• Cada REC se almacena dentro de una planilla de egresos
• Dicha planilla de egresos debe cerrarse periódicamente (diaria,
semanal, quincenal, mensual)
Para efectuar los pagos en efectivo con la caja principal ingresar a la
siguiente opción del sistema: Administrativo – Egresos – Pagos con
efectivo. El sistema inmediatamente mostrará la siguiente consola
denominada: Edición de Recibos de Egreso
(Consola de Recibos de Egreso de Caja)
1. Zona de Acciones
37
Caja y Bancos
Teclas de
Botón de la
consola
abreviado
Permite el ingreso de un nuevo pago en

Nuevo [INS]
efectivo.
Anular [SUPR] Anular un pago en efectivo.
Consulta Muestra información detallada del egreso.
Muestra el asiento contable del egreso de

Comprob. caja.
Recibo Imprimir el voucher de egreso de caja.

(imprimir)

Listar recuperados (datos mostrados en la zona de
resultados).

Refrescar [F5]
servidor para refrescar los datos en pantalla.
necesarios para poder ubicar un REC
Opción de
búsqueda
Proveedor Permite la búsqueda por nombre del cliente. El usuario solo

tiene que digitar una parte del nombre y luego pulsar [ENTER]
para ejecutar la búsqueda.
38
Caja y Bancos

comienzan con AMOXI.

cualquier parte de su cadena tenga una expresión AMOXI.

Desde / Permite buscar por periodo. El usuario solo tiene que ingresar
dicho rango.
Documento Este filtro trabaja de forma independiente, es decir no trabaja

de la factura completo que está buscando y pulsar [ENTER].
búsqueda de la zona de filtros.
Ingresar un nuevo pago en efectivo

Para crear o ingresar un nuevo gasto en efectivo el usuario debe
hacer clic en el botón [ Nuevo]. Y el sistema inmediatamente
mostrará la siguiente consola denominada “Ingreso de Recibo de
Egreso”
39
Caja y Bancos
(Ingreso de pagos en efectivo)
Descripción de los atributos de la ficha de ingreso:
Datos del Encabezado
Atributo Descripción del atributo
Sección:
Encabezado
Nº de planilla Es el número de la planilla de egreso. Dicho número es

autogenerado por el sistema.
REC Es el número de egreso de caja.
Fecha Es la fecha de operación.
Moneda Es la moneda de la operación.
40
Caja y Bancos
T/Cambio Es el tipo de la cambio de la operación. Este atributo

está en función a la fecha de operación.
Egresos x: Es el motivo del pago en efectivo.

• Pago a proveedor.
• Retiro de caja para transferencia a caja chica.
• Retiro de caja para entrega a rendir cuenta de
un personal, entre otros.
Proveedor Es el nombre de la institución o de la persona natural.
Nro. Ref. Ingresar el código y el número de la factura de

referencia.
Esta casilla es importante. Si está activado el gasto lo

enviará al registro de compras, de lo contrario no.
Esta casilla es válida siempre y cuando la provisión no
ha sido ingresada. Por lo tanto esta casilla permite
efectuar el pago y de paso cargar el registro de
compras.
Datos del concepto del gasto
Sección:
Acciones Son las labores ó operaciones a realizar en el detalle.
del detalle
Teclas de
Botón de
método Descripción de la acción a realizar.
sección
abreviado
Registrar Paso que se debe de realizar para habilitar las

detalle opciones del detalle.
Botón que permite ubicar y seleccionar un

[D] [INS] determinado concepto mediante la descripción de
la glosa.
41
Caja y Bancos

[C] [FIN] determinado concepto mediante la cuenta de la
glosa.
Ejecuta la búsqueda al servidor para recuperar los

Filtrar [ENTER]
ITEMS solicitados según el criterio de búsqueda.
[DEL]
Eliminar Retira un ítem de la zona de detalle de conceptos.
[CTRL + Abre un cuadro de dialogo para modificar el

Modificar ENTER] concepto seleccionado.
[F5] Guarda el documento y retorna el enfoque a la

Guardar pantalla de edición del documento.
Cancela el ingreso del documento y no guarda los

[CTRL +
[Cancelar] datos, retornando el control a la ventana de
INICIO]
Edición.
Sección: Concepto Muestra el detalle de los gastos.

del gasto
42
Caja y Bancos
En la sección del detalle de los conceptos ingresar contablemente los gastos

que son motivos del pago en efectivo.
Cada vez que se ingresa un nuevo ítem al detalle el sistema siempre solicita
que se ingresen los siguientes datos:
Datos adicionales:
Atributo Descripción.
Cuenta Es la cuenta contable del concepto. De solo lectura.
Glosa Es la glosa del concepto. Editable para ser cambiado.
Tipo (D/H) Se carga o se abona el gasto Debe / Haber.
Debe En caso el gasto sea un compromiso por pagar,

ingresar aquí el importe.
Haber En caso el gasto sea un compromiso a favor, ingresar

aquí el importe.
IGV - Tipo Tipo del IGV:

a) Afecto (+IGV)
b) Inafecto ( - IGV, sin IGV)
c) S.D.C.F (sin derecho a crédito fiscal + IGV)
d) IGV N.D (no deducible + IGV)
43
Caja y Bancos
C. de Costo Contablemente es el centro de costo destino.
Nota: en caso el gasto este destinado a proyectos,

(empresas que trabajan en la gestión de proyectos),
debe de seleccionarse el código 92 para seleccionar
luego el proyecto y la actividad del gasto.
Sub. C. Costo Contablemente el subcentro de costo destino.
Nº de posición Contablemente la posición o la actividad más pequeño

de destino.
ID. Presupuesto Es el código mediante el cual se relaciona con el

presupuesto.
Cód. SUNAT IGV Opcional: Contablemente el código según SUNAT

para la clasificación de las compras y ventas. Dato
para la declaración del formulario.
Id. Referencia Opcional: Se almacena el código del ID de

referencia ya sea del proveedor, Usuario a rendir
cuenta o de un trabajador o personal.
Pagos a proveedores
Los pagos en efectivo a veces son para abonar algunos
compromisos con los proveedores. Cuando se dan estos casos
seguir el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Abonar una cuenta por pagar en efectivo
Paso Operación
1. Desde la consola de edición de Recibos de Egresos a Caja haga

clic en el botón ( Nuevo) El sistema muestra la hoja de ingreso
del pago.
44
Caja y Bancos
2. Ingrese la fecha, la monea y el tipo de cambio de la operación.
3. En “Egresos x” seleccione el motivo “Pago a proveedores”.
4. Luego ingrese el nombre del proveedor.
5. En la sección “Nro. Ref.” tener presente lo siguiente:
• Si la provisión (el gasto) ya fue ingresado, entonces ingrese el

código del documento y el número de la factura o cualquier otro
documento. Si prefiere puede hacer uso del librito de ayuda
para seleccionar el documento ya ingresado.
Una vez ingresado el número el sistema verificara si es válido o

no. Si es válido inmediatamente solicitará que se grabe el
documento (ya no es necesario ingresar al detalle del
concepto).
Hacer clic en el botón [ Guardar] y listo. El sistema al
guardar retorna el control a la ventana de edición.
Nota: para este tipo de pago la provisión ya debe estar

ingresado.
• Si la provisión (gasto) no fue ingresado entonces ingrese el

código del documento y el número de la factura o cualquier otro
documento y luego pulse [ENTER]
A continuación siga con los siguientes pasos:
6. Una vez ingresado el código y número de referencia de pago,

haga clic en el botón Registrar glosa. Ingrese contablemente el
gasto (63xx, 65xx, etc.)
7. Una vez ingresado el concepto haga clic en el botón [ Guardar].

Al guardar este pago el sistema realiza lo siguiente:
• Efectúa un egreso de caja
• Genera el asiento del egreso
• Carga el registro de compras.
45
Caja y Bancos
Genera el asiento para el registro de compras.
Reembolso a caja chica

Algunos egresos de caja principal son para rembolsar una caja chica
(leer documentación de caja chica). Cuando surge esta necesidad
seguir el siguiente procedimiento para efectuar el reembolso.
Procedimiento: Rembolsar caja chica con efectivo de caja principal
Paso Operación
1. Desde la consola de edición de Recibos de Egresos a Caja haga clic

en el botón [ Nuevo] El sistema muestra la hoja de ingreso del
pago.
3. En “Egresos x” seleccione el motivo “Reembolso de caja chica”.
4. En proveedor ingrese un concepto del reembolso.
5. Una vez ingresado el concepto, haga clic en el botón Registrar glosa.

En el detalle ingrese la cuenta contable enlazada a la caja chica que
desea rembolsar. Por ejemplo: 102xx, 102yy
El ingreso de la cuenta contable de la caja chica es importante, ya

que si se ingresa cualquier otra cuenta el reembolso no será válido.
6. Una vez ingresado el concepto haga clic en el botón [ Guardar]. Al

guardar este pago el sistema realiza lo siguiente:
• Efectúa un egreso de caja.
• Genera el asiento del egreso.
• Carga la caja chica.
Entregas a rendir cuenta
46
Caja y Bancos
Algunos egresos de caja principal son para entregar viáticos al

personal (Entregas a rendir cuenta). A continuación se explica cómo
efectuar el retiro de caja para entregar los gastos de viáticos u por
cualquier otro concepto.
Procedimiento: Entregas a rendir cuenta con efectivo de caja principal
Paso Operación
1. Desde la consola de edición de Recibos de Egresos a Caja haga clic en

el botón [ Nuevo] El sistema muestra la hoja de ingreso del pago.
3. En “Egresos x” seleccione el motivo “Entrega a rendir cuenta”.
4. En proveedor ingrese y seleccione el nombre del personal (Usuarios a

rendir cuenta).
5. Una vez ingresado el concepto, haga clic en el botón Registrar glosa.

En el detalle ingrese la cuenta contable enlazada a rendir cuenta (38xx)
(Entrega a rendir cuenta con efectivo de caja principal)
6. Una vez ingresado el concepto haga clic en el botón [ Guardar]. Al

guardar este pago el sistema realiza lo siguiente:
• Efectúa un egreso de caja.
• Genera el asiento del egreso.
• Carga el módulo de entregas a rendir cuenta para que luego el
personal realice la liquidación de sus gastos efectuados.
Impresión de la planilla de egreso

La impresión de la planilla de egreso es un sustento de los pagos y
gastos en general que hubo de la caja principal.
47
Caja y Bancos
Para imprimir la planilla de egresos ingrese a la siguiente opción del

sistema: Administrativo / Egresos / Pago Efectivo / Imprimir Planilla.
En dicha consola haciendo uso de la zona de filtros ubique la planilla
a imprimir y luego haga clic en el botón [ Planilla]. A continuación
un modelo del a planilla:
Cierre de la planilla de egreso

El cierre de la planilla de egresos significa cerrar todos los egresos
efectuados de un periodo (día, semana, quincena, mensual, etc.)
con el objetivo de aperturar otra planilla y así sucesivamente llevar el
control de las planillas de egresos.
Para realizar el cierre de la planilla seguir los siguientes pasos:
Procedimiento: Cierre de planilla de egresos
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo / Egresos /

Pagos Efectivo / Cerrar planilla. El sistema inmediatamente muestra
una consola denominada “Cierre de planilla de Egreso”.
(Consola de Cierre de planilla de Egresos)
48
Caja y Bancos
2. En dicha consola haciendo uso de la zona de filtros ubique la planilla

que desea cerrar y luego haga clic en el botón [ ]. El
sistema inmediatamente mostrará una ventana en la cual se debe
confirmar la fecha de la planilla que se está cerrando.
3. Luego de confirmar la fecha de planilla haga clic en el botón

(Aceptar).
Nota: Al realizar esta operación el sistema cierra todos los REC(s)

que pertenecen a la planilla en curso y luego incrementa el
correlativo del Nº de la planilla para los otros egresos.
2.4 Registro de comprobantes de retención al proveedor

procedimiento Comprob. Retención proveedor.doc
2.5 Registro de comprobantes de percepción al proveedor

procedimiento Comprob. Percepción proveedor.doc
2.6 Registro de comprobantes de detracción al proveedor

procedimiento Comprob. Detracción proveedor.doc
49
Caja y Bancos
2.7 Reportes
A continuación se detallan un par reportes operativos más importantes
para gestionar los egresos:
Planilla diario
Este reporte muestra la planilla de egreso con cheque o con efectivo.
Para más información sobre el reporte lea el manual de reportes.doc
Análisis de pago por proveedor

Este reporte muestra un detallado de todo lo que se ha pagado por
proveedor y un periodo determinado.
Para más información sobre el reporte lea el manual de reportes.doc
3. Entregas a rendir cuenta (ERC)
3.1 Introducción
Las entregas a rendir cuenta son gastos orientados para uso personal o
algún uso extra para la empresa. Se da por ejemplo cuando la empresa
otorga viáticos a un personal que sale de viaje o de compras.
Luego ese personal cuando regrese debe liquidar sus cuentas, en que
gastó, cuanto gastó, etc. Y de esa manera llevar un control de las
rendiciones.
El procedimiento general de las entregas a rendir cuenta es:
• Emitir la orden de retiro (otorgar al personal el cheque o el efectivo

para sus viáticos).
• Liquidar las cuentas de la ERC (el personal debe liquidar sus
cuentas).
• Cerrar la ERC.
3
4
50
Caja y Bancos
3.2 Registro / Emisión

El registro de una ERC es la orden para la salida del efectivo y la
entrega al personal. La entrega del efectivo para sus viáticos puede ser
con cheque o en efectivo de caja.
En este capítulo lo que se detalle es como liquidar las cuentas de ERC.

El tema en como emitir la orden está distribuido en varios temas que
debe ser leído por el usuario.
Si es con cheque, entonces debe de emitirse una orden de pago y luego

girar el cheque y dar la entrega. Más información lea el manual
Proveedores – Ordenes de pago.doc – Egresos.doc
Si es con efectivo, puede existir 2 formas:
• Efectivo de caja principal (Leer el manual Caja y bancos –

Egresos.doc para más información en cómo dar ERC con efectivo
de caja principal).
• Efectivo de caja chica (Leer el manual Caja y bancos – Caja
chica.doc para más información en cómo dar ERC con efectivo de
caja chica).
Opcional: registro manual

Si por algún motivo el registro no ha sido posible en ninguno de los
módulos descritos (Cheque o efectivo) existen una consola especial para
realizar el registro manual de la ERC. Dicha consola se encuentra en la
siguiente opción del sistema: Administrativo / Egresos / Entrega a rendir
cuenta. Esta consola permite agregar manualmente una orden para
entrega a rendir cuenta. Además de ello también permite realizar un
seguimiento de todos los ERC generados en el periodo que se
especifique.
3.3 Liquidación de cuentas

La liquidación implica la rendición de los gastos. Para ello el personal
debe entregar al área de caja su extracto de gastos efectuados.
Para efectuar la liquidación de las cuentas se debe ingresar a la

siguiente opción del sistema: Administrativo / Caja y bancos / Entrega a
rendir cuenta / Liquidación de cuenta. El sistema inmediatamente
mostrara la siguiente consola denominada “Liquidación de gastos”.
51
Caja y Bancos
(Consola de liquidación de ERC)
A continuación la descripción de la interfaz:
1. Zona de Encabezado
Denominada así porque en esta zona se encuentran información
acerca de la orden de la ERC.
En esta sección se debe definir la “Fecha de liquidación”, importante

para identificar el cierre de la liquidación
Nombre de
Ingresar ahí el nombre del usuario a rendir.
Usuario
Nº de Es el Nº de la ERC. Número de operación. Es un número

transacción incremental y único.
Importe a
Es el importe de la orden otorgada al usuario.
responder
Fecha de
Fecha de la liquidación de la ERC.
liquidación
Importe
Es el importe de la orden otorgada al usuario.
Asignado
52
Caja y Bancos
Reportado Es el importe liquidado a la fecha.
Saldo
Es el importe pendiente por liquidar.
deudor
2. Zona de acciones
En esta zona se encuentra las acciones y/o labores a efectuar en la
consola de liquidación como agregar, quitar y modificar una
rendición de cuenta.
Teclas de
Botón de la
consola
abreviado
Imprime un voucher con la liquidación ya

Imprimir [ESPACIADORA]
ingresada.
Nuevo [INS] Permite ingresar una nueva liquidación.
Anular [DELETE] Anula una liquidación ingresada.
Modificar [CTRL+I] Modificar una liquidación.
Realiza el cierre de la rendición de

Cierre [F5]
cuentas.
Salir [ESC] Cierra la consola de liquidación.
3. Detalle de gastos
En esta zona se muestra la relación de gastos o rendiciones
efectuadas por el usuario propietario de la ERC.
Ingresar una rendición

Para ingresar una rendición siga el siguiente procedimiento:
53
Caja y Bancos
Procedimiento: Ingresar una rendición de ERC
Paso Operación
1. Ingrese a la consola de liquidación de cuentas, Una vez

seleccionado el Nº de la ERC (Administrativo – Egresos – Entregas
a rendir cuenta – Liquidar Gastos) y ubicado en la zona de detalle
haga clic en el botón (Nuevo) para activar la ficha de ingreso.
(Consola de ingreso de una rendición de ERC)
En dicha pantalla ingresar los siguientes datos:
Código Ingrese el código del documento.
Número El número del documento.
Nota: si el documento ya fue provisionado y se desea abonar

mediante una rendición de ERC, entonces puede hacer uso del
librito de ayuda para ubicar dicha provisión.
54
Caja y Bancos
Fecha Es la fecha de ejecución del gasto.
Proveedor Ingresar el nombre del proveedor.
En caso se desee enviar el gasto de la rendición al registro de compras,

activar la casilla “Crear asiento de provisión” y la casilla opcional “Factura
incluye IGV” si es que la factura viene con IGV ya incluido.
Cuenta Ingresar contablemente el gasto de la rendición (Movilidad,

teléfonos, hospedaje, etc.)
Ingrese el número de la cuenta y luego pulse [ENTER]
Glosa Es el concepto del gasto.
Monto (S/. Si la orden fue en SOLES entonces ingresar el importe del

ó US$) gasto de la rendición en soles y viceversa.
En caso la orden este en moneda diferente al gasto de la

rendición, entonces el gasto debe ser ingresado por la opción
de Edición de documentos de proveedores (Gastos diversos)
en la moneda real y luego cancelarlo por liquidación de ERC.
Sub - Seleccione a que clasificación contable de gasto pertenece la

Diario rendición que se está ingresando.
C. Costo Contablemente a que centro de costo pertenece el gasto.
Sub. C.C. Contablemente a que sub. Centro de costo pertenece el gasto

de la rendición.
Nº de Contablemente a qué posición pertenece el gasto de la

posición rendición.
55
Caja y Bancos
Cód. Contablemente a que clasificación SUNAT de compra

SUNAT pertenece el gasto.
Luego de ingresar los atributos del gasto, haga clic en el botón

[Aceptar] para grabar los datos.
Para más información y un resumen general acerca de las

particularidades leer el siguiente procedimiento:
Paso Responsable Proceso Descripción
Importante: Para un mejor control de esta cuenta se sugiere que como

política de la empresa debe ser que los gastos nunca deben exceder al monto
por rendir; de ser el caso, el usuario sólo debe liquidar hasta el monto
asignado y por el saldo girar un cheque o sacar por caja chica.
1. Jefe de área Sistema Crear una orden de pago especificando:

ó
Caja y Egreso por : Entrega a rendir cuenta.
bancos Nombre : Seleccionar el nombre del
usuario.
Nota: Si el usuario, no está creado; se

sugiere ir al módulo de configuración,
contabilidad, usuarios de E.R.C.; y en ello
asignar un código de control=UXXXX).
Moneda : Signo de la moneda.

Cuenta contable : 14 (cuenta de ERC).
Glosa : Explicación de la
entrega.
Finalmente se debe imprimir y entregar al

solicitante para sacar el visto bueno de su
jefe inmediato superior o de la persona
que está autorizando la entrega.
2. Jefe de área Manual Poner el visto bueno en la impresión.
3. Caja y Sistema Girar el cheque y entregar al usuario y dar

bancos de alta al cheque.
56
Caja y Bancos
Nota: Como resultado de la entrega el

sistema de manera automática actualizar
el saldo del usuario por entregas a rendir.
4. Usuario Manual Ejecutar los gastos.
Nota: Si existe algún saldo se sugiere

abonar en la cuenta corriente de la
empresa (siempre que sea posible y
según política de la empresa).
5. Usuario Manual Elaborar su liquidación en un formato

asignado por la empresa, con la
documentación sustentadora.
Seguidamente sacar el visto bueno de su

jefe inmediato superior o de quién autorizó
la entrega.
6. Usuario Manual Si existe saldo en efectivo; ir a caja y

entregar su liquidación más el efectivo.
7. Caja y Manual Recepcionar la documentación y verificará

bancos si tiene el visto bueno autorizado.
Importante: Si existe devolución en

efectivo deberá registrar la liquidación de
gastos del usuario grabar en el sistema la
liquidación y entregar un recibo por el
dinero recibido; pero si no existe
devolución en efectivo se sugiere pasar la
liquidación a contabilidad para su registro
correspondiente.
57
Caja y Bancos
8. Caja y Sistema Solo si existe devolución en efectivo.

bancos
Entrar a: caja y bancos, entrega a rendir,
liquidación; en ello registrar los gastos y
cerrar la liquidación; el sistema como
resultado abonará la caja (100101...)
mediante un recibo de egreso; el cual se
puede imprimir para entregar al usuario
por la devolución.
9. Contabilidad Sistema Sin no existe devolución de efectivo o

el saldo fue depositado en bancos.
Entrar a: caja y bancos, entrega a rendir,

liquidación; en ello registrar los gastos y
cerrar la liquidación.
Nota: Si existe en la liquidación una

papeleta de depósito en bancos, se
sugiere utilizar una cuenta puente que
puede ser 1003... (Cuenta en tránsito)
durante la liquidación y luego ir a bancos,
movimientos y en ello registrar mediante
una operación de abono, el depósito
correspondiente.
100401..
1003.....
Antes de cerrar se sugiere imprimir

liquidación.
58
Caja y Bancos
Cierre de la liquidación
Para realizar el cierre de la liquidación de gastos, haga clic en el
botón [ Cierre]. El sistema solicitara la confirmación del cierre:
Confirme la operación para que el sistema proceda a efectuar el

cierre de la liquidación.
3.4 Reimpresión de la liquidación

Si se desea reimprimir la liquidación de una ERC, ingrese a la siguiente
opción del sistema: Administrativo / Egresos / Entregas a rendir cuenta /
Reimpresión de liquidación. El sistema muestra una consola donde se
debe de ingresar el nombre del usuario responsable de la rendición y
luego clic en el botón (Imprimir).
59
Caja y Bancos
3.5 ERC pendientes de liquidación

Cuando se desee identificar quienes son las ERC pendientes de
liquidación o de cierre, ingresar a la siguiente opción del sistema:
Administrativo / Egresos / Entregas a rendir cuenta / Pendientes. El
sistema inmediatamente muestra una consola de consultas, en la cual es
posible realizar un seguimiento de los pendientes por rendir y los
usuarios responsables.
(Consola Entregas a rendir cuentas pendientes de rendición)
4. Movimiento bancos
4.1 Introducción
En este capítulo se explica cómo gestionar las operaciones bancarias.
Para gestionar dichas operaciones es necesario primero aperturar en el
sistema un banco. Esta apertura se debe realizar en la siguiente
ubicación del sistema: Configuración – Entidades – Contabilidad –
Apertura de libro bancos. Para más información lea el manual de
entidades: “apertura de libro bancos”.
Cada. Aperturado tiene las siguientes características:

• Banco de la Cta. Cte.
60
Caja y Bancos
• Nº de la cta. Cte.
• Moneda de la Cta. Cte.
• Cuenta contable de enlace (104xx). Cada debe tener una cuenta
de enlace y dicha cuenta debe ser válida y registrada en el plan
contable.
• Opcional: correlativo de chequera.
Estas características deben de inicializarse antes de efectuar cualquier

movimiento bancario (incluso antes de emitirse un cheque en el
sistema).
El giro de cheques es el único modulo que alimenta los egresos de

bancos. Cualquier otra operación bancaria (ejemplo: portes, intereses,
etc.) debe de ingresarse directo desde el módulo de MOVIMIENTOS
BANCOS que se va a describir a continuación.
4.2 Descripción de la interfaz
Edición
Para ingresar a la consola de movimientos bancos, el usuario debe

ingresar a la siguiente opción del sistema (seguir el orden):
Administrativo / Egresos / Bancos / Movimientos.
El sistema inmediatamente mostrara la consola denominada

“Movimientos bancos”.
(Consola de Movimientos Bancos)
61
Caja y Bancos
1. Zona de Acciones
Teclas de
Botón de la
consola
abreviado
Nuevo [INS] Permite registrar una nueva operación.
Modificar [CTRL+ENTER] Permite modificar una operación.
Anular [SUPR] Permite anular una operación.

Listar [ALT+L] recuperados (datos mostrados en la zona
de resultados).
Muestra el asiento contable del movimiento

Comprob. [ALT+C]
bancario.

pantalla.
necesarios para poder ubicar una operación bancaria.
Opción de
búsqueda
Glosa Permite la búsqueda por nombre de algún concepto del

movimiento. El usuario solo tiene que digitar una parte del
concepto y luego pulsar [ENTER] para ejecutar la búsqueda.
62
Caja y Bancos

comienzan con AMOXI

cualquier parte de su cadena tenga una expresión AMOXI

dicho rango.
Documento(s) Este filtro trabaja de forma independiente, es decir no trabaja

del cheque completo y luego pulsar [ENTER].
Ingreso
Para crear o ingresar una nueva operación bancaria el usuario debe

hacer clic en el botón [ Nuevo]. Y el sistema inmediatamente
mostrará la siguiente consola denominada “Movimiento Cta. Cte.
Bancos”
63
Caja y Bancos
(Ingreso de una operación bancaria)
Descripción de los atributos de la ficha de ingreso

Sección: Esta sección el tipo de operación bancaria que se va a

Encabezado realizar.
Fecha y T/ Es la fecha de operación del movimiento bancario y el tipo de

Cambio cambio.
Tipo / Es el tipo de operación bancario que se va a realizar. Entre

Operación ellos son:
01= Nota de cargo (egresos de bancos).
02= Nota de abono (ingresos a bancos).
03= Extorno de cheque del cliente.
04= Extorno de cheque de la empresa (proveedor).
05= Dietario letra sección cobranza (Cobranza de una letra).
06= Dietario letra sección descuento (Cobranza de una letra).
07= Saldo Inicial Acreedor (-). Carga de saldos iníciales en
negativo.
64
Caja y Bancos
08= Saldo Inicial Acreedor (+). Carga de saldos iníciales en

positivo.
09= Transferencias, tele crédito, tarjetas de crédito (abonar
una cuenta por pagar).
10= Préstamos bancarios y de terceros (Cuando a la empresa
le prestan).
11= Depósitos al personal (Cuando se deposita directo a la
cuenta del personal de planilla).
Entre otros.
Doc. Es el código de documento de la operación bancaria

Contable (Ejemplo: cheques = 33).
Número Es el número de documento de la operación bancaria

(Ejemplo: Cheques = 0000225).
Doc. Ref. Para operaciones especiales es el código de documento

como referencia de la operación bancaria.
Número Para operaciones especiales es el número de documento

como referencia de la operación bancaria.
Proveedor Para operaciones especiales es el nombre del proveedor o de

la institución.
Sub diario Es la clasificación de la operación bancaria.

contable
65
Caja y Bancos

Sección:
Acciones del Son las labores ó operaciones a realizar en el detalle.
detalle
Teclas de
Botón de
sección
abreviado
Paso que se debe de realizar para

Registrar detalle
habilitar las opciones del detalle.
Botón que permite ubicar y seleccionar

[D] [INS] un determinado concepto mediante la
descripción de la glosa.
Botón que permite ubicar y seleccionar

[C] [FIN] un determinado concepto mediante la
cuenta de la glosa.
Ejecuta la búsqueda al servidor para

Filtrar [ENTER] recuperar los ITEMS solicitados según
el criterio de búsqueda.
[DEL] Retira un ítem de la zona de detalle de

Eliminar conceptos.
[CTRL + Abre un cuadro de dialogo para

Modificar ENTER] modificar el concepto seleccionado.
Guarda el documento y retorna el

[F5]
Guardar enfoque a la pantalla de edición del
documento.
Cancela el ingreso del documento y no

[CTRL +
[Cancelar] guarda los datos, retornando el control
INICIO]
a la ventana de Edición.
66
Caja y Bancos
Aquí se ingresa el concepto de la operación. Un

Sección:
movimiento bancario en si es una operación contable por
Concepto de la
lo tanto al momento de ingresar el detalle debe de
operación
ingresarse tanto en el debe como en el haber.
# Es el contador de ítems. Indica el número de ítem en el

detalle. Es de solo lectura.
Cuenta Es la cuenta contable de la operación.
Tm Tipo de movimiento (Debe o Haber).
Debe Importe a cargar.
Haber Importe a abonar.
Las otras columnas no descritas son opcionales.
4.3 Operaciones bancarias

A continuación se detalla algunas de las principales operaciones
bancarias que normalmente siempre se da. Cualquier otro movimiento
bancario que no esté dentro de las opciones de NavaSoft, se debe de
ingresar bien en el concepto abono o cargo dependiendo si es salida o
ingreso.
67
Caja y Bancos
Nota: Cualquier operación bancaria que se registre directo en

“movimientos bancos”, debe de ingresarse el asiento completo es decir,
en el detalle ingresar tanto el debe como el haber.
Ejemplo:
Ingreso/abono:
104xx 100
101xx 100
Salida/cargo:
104xx 100
421xx 100
Nota: cargo
Un movimiento bancario de cargo es un egreso de la cta. cte. Las
características que debe cumplir la operación para registrarse en esta
modalidad son:
• Debe ser un egreso de cta. Cte.
• No debe estar enlazado a ninguna cuenta por pagar de la empresa.
• Debe ser un movimiento exclusivo de bancos y no tener referencia
con ninguna operación en gestión (Ejemplo de un movimiento
exclusivo: Portes, intereses bancarios).
Procedimiento: Nota: cargo
Paso Operación
1. Desde la ventana de edición de movimientos bancos haga

clic en el botón [ Nuevo]. El sistema inmediatamente
mostrara la hoja de ingreso del movimiento.
2. Ingrese la fecha y el tipo de cambio.
3. En tipo/operación seleccione el tipo 01 = Nota: cargo.
4. En doc. Contable ingrese el código 00 = Otros.
5. Luego haga clic en el botón [Registrar glosa] para activar el

detalle. Al hacer clic el sistema ya inserta como valor
predeterminado la cuenta 104xx en el HABER. El usuario
solo debe completar la glosa, ingresar el importe y agregar
la contra cuenta (Abono).
68
Caja y Bancos
Nota: La cuenta predeterminada que inserta el sistema es

la cuenta 104xx inicializada al momento de aperturar la cta.
cte. En entidades: apertura de libro bancos.
Esta cuenta al momento de hacer el movimiento bancario
no debe ser cambiada ni tampoco anulada, ya que de lo
contrario la operación será rechazada por el sistema
6. Luego de terminar de ingresar el concepto haga clic en el

botón [ Guardar] para guardar la operación.
Nota: abono
Un movimiento bancario de abono es un ingreso a la cta. cte. Las
características que debe cumplir la operación para registrarse en esta
modalidad son:
• Debe ser un ingreso de cta. Cte.
• No debe estar enlazado a ninguna cuenta por cobrar de la
empresa.
• Debe ser un movimiento exclusivo de bancos y no tener referencia
con ninguna operación en gestión (Ejemplo de un movimiento
exclusivo: Portes, intereses bancarios a favor de la empresa).
Procedimiento: Nota: abono
Paso Operación
1. Desde la ventana de edición de movimientos bancos haga clic en el

botón [ Nuevo]. El sistema inmediatamente mostrara la hoja de
ingreso del movimiento.
3. En tipo/operación seleccione el tipo 02 = Nota: abono.
4. En doc. Contable ingrese el código 00 = Otros.
5. Luego haga clic en el botón (Registrar glosa) para activar el detalle.

Al hacer clic el sistema ya inserta como valor predeterminado la
cuenta 104xx en el debe. El usuario solo debe completar la glosa,
ingresar el importe y agregar la contra cuenta (Cargo).
69
Caja y Bancos
Nota: La cuenta predeterminada que inserta el sistema es la cuenta

104xx inicializada al momento de aperturar la cta. cte. En
entidades: apertura de libro bancos.
Esta cuenta al momento de hacer el movimiento bancario no debe
ser cambiada ni tampoco anulada, ya que de lo contrario la
operación será rechazada por el sistema.
6. Luego de terminar de ingresar el concepto haga clic en el botón

( Guardar) para guardar la operación.
Extorno de cheque de la empresa (proveedor)

Un movimiento bancario de extorno de cheque de la empresa
(proveedor, personal) es cuando el cheque emitido por la empresa al
proveedor o a cualquier tercero ha sido rechazado, por lo tanto dicho
cheque debe ser extornado para luego posteriormente prepararle otro
cheque al proveedor.
A continuación se detallan 2 procedimientos para extornar un cheque en

el sistema. El uso de uno de ellos depende del tipo de cheque girado al
proveedor o a cualquier otro tercero:
• Procedimiento: extorno de cheque de la CIA (proveedor): Para

utilizar este procedimiento el cheque debe cumplir con lo siguiente:
o El cheque debe ser con referencia a una factura por pagar de
la empresa (por cualquier concepto).
o El proveedor de dicha factura por pagar debe estar registrado
en el catálogo de proveedores.
Al utilizar es procedimiento el sistema realiza lo siguiente:

Genera un documento y lo agrega a las cuentas por pagar. Dicho
documento es el 36 (cheque protestado) con el número que se
ingresó. Dicho documento es el nuevo compromiso de la empresa y
por lo tanto en su debido momento autorizarle para cheque, girarle el
cheque y hacerle entrega al proveedor.
Nota: La operación de extorno de cheque de la Cía. (proveedor). No

vuelve a activar la factura, en su lugar se genera otro documento por
pagar denominado cheque protestado (código 36).
• Procedimiento: Extorno de cheque de la CIA (otros): Para utilizar

este procedimiento el cheque debe cumplir con lo siguiente:
o El cheque debe ser por préstamos al personal, entregas a
rendir cuentas, transferencias a caja chica ó otros gastos
diversos que no sea proveedor.
70
Caja y Bancos
o Opcional: Si el cheque es un anticipo otorgado al proveedor

también utilizar este procedimiento.
El extorno de este tipo de cheques es manual, es decir, primero se

debe realizar un movimiento bancos (nota: abono) y luego volver a
girar la orden de pago para generar otro cheque.
A continuación se detalla cada procedimiento:
Procedimiento: Extorno cheque de la CIA (proveedor)
Paso Operación

3. En tipo/operación seleccione el tipo 04 = Extorno: cheque de la CIA.
4. En “doc. Contable” ingrese el código 36 = Cheque protestado.
5. En “Número” contable ingresar el número de operación (El sistema

ya lo pone como predeterminado, sino es así revise la configuración
de correlativos de documentos del documento 36).
6. En “Doc. Ref.” Ingrese el código del documento de la provisión

(factura o boleta).
7. En “Numero Ref.” ingrese el número del documento de la provisión

(factura).
8. En “proveedor”, ingrese el nombre del proveedor.
9. Luego haga clic en el botón [Registrar glosa] para activar el detalle.

71
Caja y Bancos

ingresar el importe y agregar la contra cuenta (Cargo).


Procedimiento: Extorno cheque de la CIA (otros)
Paso Operación

3. En tipo/operación seleccione el tipo 02 = Nota: abono.
4. En “doc. Contable” ingrese el código 34 = orden de pago (Si el

cheque protestado fue producto de una orden de pago, de lo
contrario seleccionar 00=Otros).
5. En “Número” contable ingresar el número de la orden de pago del

cheque protestado en caso el “doc. Contable” sea 34.

ingresar el importe y agregar la contra cuenta (haber).
La contra cuenta (Haber) debe ser la cuenta que figura en la orden

de pago (del cheque protestado).
72
Caja y Bancos
Ejemplo: Si la orden de pago fue por pago de CTS y la orden salió

con la cuenta 41xxx, entonces al momento de realizar el extorno el
asiento debe ser algo así:
104xx……………………1000
41xxx 1000

Con esta operación se está cargando la cta. cte. Bancos. Luego de

esto se debe volver a generar otra orden de pago para el otro
cheque a entregar al personal, usuario, etc.
Dietarios: Cobranza de letras en sección descuento/cobranza

Esta operación está orientada para la cobranza de letras emitidas al
cliente y a la vez estar en el banco ya sea en la sección “letras en
descuento” o en la “sección letras en cobranza”.
Antes de efectuar esta modalidad de cobranza el usuario no debe

olvidar que la letra a cobrar debe estar ya registrada en el sistema
NavaSoft y a la vez con el estado de letra en descuento o en
cobranza (leer documentación de clientes tratamiento de letras.doc)
Procedimiento: Cobranza de una letra en sección cobranza o libre y letra

en sección en garantía
Paso Operación

3. En tipo/operación seleccione el tipo 05 si la letra está en sección

cobranza.
4. En “doc. Contable” ingrese el código 00 = Otros.
73
Caja y Bancos
5. Luego haga clic en el botón [Registrar glosa] para seleccionar la

letra a cobrar. Al hacer clic el sistema inmediatamente muestra una
consola con la relación de letras en sección descuento o cobranza
(según el tipo seleccionado). De dicha consola el usuario debe
seleccionar la letra y luego hacer clic en el botón [Aceptar].
(Seleccionar la letra a cobrar)
6. Luego de seleccionar la letra el sistema automáticamente completa

el resto de la operación, tal como se muestra:
(Ingreso de un dietario letra en cobranza)
7. Si existe comisiones, portes, intereses u otros conceptos producto

de la operación ingresarlos.
74
Caja y Bancos
8. Luego de terminar de ingresar el concepto haga clic en el botón [

Guardar] para guardar la operación.
Nota: Esta operación reduce las cuentas por cobrar.
Procedimiento: Cobranza de una letra en sección descuento

Este procedimiento se divide en dos operaciones que son:
a) Registrar vía movimientos bancos un abono (código 02). El
objetivo de esta operación es cargar al libro bancos el importe de
la letra
La modalidad del asiento del abono debe ser:

- Cargar al debe la 104xxx
- Cargar al haber la cuenta de orden o de tránsito (esta
cuenta debe estar configurada en parámetros globales en la
siguiente sección: Configuración – Parámetros – parámetros
globales – Sección Cuentas 1
b) Cuando el cliente abona al banco por la letra, proceder a

registrar al sistema el dietario de la cobranza. El objetivo de este
ingreso es cancelar la cuenta por cobrar del cliente y descargar
su saldo.
La modalidad del asiento del ingreso debe ser:

- Cargar al debe la cuenta de tránsito o de orden (configurada
en parámetros globales)
- Cargar al haber la cuenta deudora. En este caso es la
122xxx (letra pendiente)
A continuación se detalla el procedimiento de cómo registrar el

dietario por la cobranza. (El abono al banco debe realizarse como
cualquier otro abono.)
75
Caja y Bancos
Paso Operación

3. En tipo/operación seleccione el tipo 06 si la letra está en sección

descuento.
5. Luego haga clic en el botón [Registrar glosa] para SELECCIONAR la

letra a cobrar. Al hacer clic el sistema inmediatamente muestra una
consola con la relación de letras en sección descuento o cobranza
(según el tipo seleccionado). De dicha consola el usuario debe
seleccionar la letra y luego hacer clic en el botón [Aceptar].
(Seleccionar la letra a cobrar)
6. Luego de seleccionar la letra el sistema automáticamente completa

el resto de la operación, tal como se muestra:
76
Caja y Bancos
(Ingreso de un dietario letra en descuento)
7. Si existe comisiones, portes, intereses u otros conceptos producto

de la operación ingresarlos.

Nota: Esta operación carga el libro bancos, solo descarga la cuenta por cobrar
Ingresar saldos iniciales

Esta operación se realiza una sola vez en el sistema NavaSoft. Este
se efectúa al inicio antes de comenzar a laborar con el sistema
NavaSoft. El objetivo es ingresar el saldo de bancos para el libro
bancos. Esta operación de saldos iniciales que se ingresa no genera
asiento contable. Es meramente referencial para contabilidad pero
si útil para el libro bancos de gestión.
Procedimiento: Ingresar un saldo inicial de bancos
Paso Operación

77
Caja y Bancos
3. En tipo/operación seleccione el tipo 07 si el saldo en bancos es

negativo ó 08 si el saldo en bancos es positivo.

cuenta 104xx en el haber o debe. El usuario solo debe completar la
glosa, ingresar el importe y agregar la contra cuenta (Abono)


Nota: Esta operación es solo valido para el libro bancos, por lo tanto esta
operación no genera asiento contable.
Egresos por transferencias, telecrédito, tarjetas de crédito

Este tipo de operación bancaria está orientado para cuando se desea abonar
una cuenta por pagar. A veces existen operaciones que abonan una cuenta por
pagar como por ejemplo:
• Transferencias de banco a banco.
• Uso del tele crédito.
• Uso de tarjetas de crédito.
• Cualquier otro que abone una cuenta por pagar.
78
Caja y Bancos
Procedimiento: Egresos por transferencias, telecrédito y tarjetas de

crédito
Paso Operación

botón ( Nuevo). El sistema inmediatamente mostrara la hoja de
ingreso del movimiento
3. En tipo/operación seleccione el tipo 09= Transf. Telecrédito y

tarjetas de crédito.
5. Luego haga clic en el botón (Registrar glosa) para seleccionar el

documento por pagar. Al hacer clic el sistema inmediatamente
solicita se ingrese el nombre del proveedor a quien hay que abonar
la deuda.
6. Una vez ingresado el nombre del proveedor (Dejar en blanco para

que muestre todos) el sistema muestra la relación de documentos
por pagar de dicho proveedor. De dicha consola seleccionar la
factura(s) o los pagare(s) que hay que abonar:
(Seleccionar la provisión a abonar)
79
Caja y Bancos
7. Luego de seleccionar la provisión el sistema automáticamente

completa el resto de la operación, tal como se muestra:
(Ingreso de un pago con transferencia entre bancos, tele crédito y

tarjetas de crédito)
8. Verificar los montos y luego haga clic en el botón [ Guardar] para

guardar la operación.
Esta operación reduce las cuentas por pagar.
Préstamos bancarios y de terceros

Cuando existen préstamos a la empresa ya sea del banco o de un tercero se
debe seguir el siguiente procedimiento.
Este tipo de operación genera lo siguiente:

• Por el préstamo carga el libro bancos (ingresos).
• Genera un documento denominado pagaré (código de documento 40) el
cual a partir de la fecha será el compromiso de la empresa hacía con su
prestamista. Este documento aparecerá en las cuentas por pagar del
proveedor. De esta manera la empresa puede proceder con la devolución
del préstamo ya sea con cheque, transferencias bancarias o por otro
medio.
80
Caja y Bancos
Procedimiento: Préstamos bancarios
Paso Operación

3. En tipo/operación seleccione el tipo 10 = préstamos bancarios.
4. En “doc. Contable” ingrese el código 40 = pagares.
5. En “Número” ingrese el Nº del pagaré (un número que identifique a

la operación).
6. En proveedor ingrese el nombre del prestamista. Puede ser el

nombre del banco o el nombre de la persona o institución si es un
tercero (Dicho proveedor debe estar registrado previamente en el
catálogo de proveedores).
7. Luego haga clic en el botón (Registrar glosa). Al hacer clic el

sistema inmediatamente solicita se ingrese la fecha de vencimiento
del préstamo.
8. Luego de ingresar la fecha de vencimiento el sistema inserta al

detalle la cuenta y el concepto del préstamo. La contra cuenta
(45xxx) debe ser ingresada por el usuario.
81
Caja y Bancos
(Ingreso de un préstamo bancario o de un tercero)
9. Luego de ingresar la contra cuenta y el importe haga clic en el botón

[ Guardar] para guardar la operación.
Como resultado el sistema genera una cuenta por pagar al proveedor. Dicho
compromiso puede visualizarlo en las cuentas por pagar.
Sobre la devolución del préstamo

Algunas sugerencias sobre la devolución:
• Si es con cheque, entonces autorizar y girar el cheque al documento por
pagar (En este caso al documento 40 pagare).
• Si el banco se cobra directo de la cta. cte. de la empresa o se desea

realizar la transferencia directo a la cta. cte. del proveedor, entonces la
devolución en el sistema NavaSoft debe ser directo desde movimientos
bancos. Para ello lea la documentación en este mismo capítulo sobre el
tema operación bancaria: transferencias, telecrédito, tarjetas de
crédito.
Depósitos a la cuenta del personal (planilla)

Si la empresa tiene la política de realizar el pago de la planilla de sueldos
depositando directo a la cuenta de ahorros de su personal, entonces para el
descargue de bancos realizar el siguiente procedimiento.
Nota: Valido solo si la empresa tiene y usa el módulo de planillas del Sistema
NavaSoft, de lo contrario realizar un simple nota cargo.
82
Caja y Bancos
Procedimiento: Depósitos a la cuenta del personal (planilla).
Paso Operación

3. En tipo/operación seleccione el tipo 11 = depósitos al personal.
5. Luego haga clic en el botón (Registrar glosa). Al hacer clic el sistema

inmediatamente solicita se seleccione a los trabajadores a los cuales
se les ha depositado.
(Seleccionar a los trabajadores a quienes depositar)
6. Luego de seleccionar a los trabajadores haga clic en el botón

(Seleccionar) para continuar con la operación. El sistema
automáticamente llena el detalle de la operación tal como se
muestra.
83
Caja y Bancos
(Ingreso de un depósito al personal)
4.4 Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es el cruce y validación de movimientos entre el
Extracto bancario (reporte que brinda el banco a la empresa
mensualmente con los movimientos efectuados) y las operaciones
registradas en el sistema.
Una posición de bancos al día depende mucho de la conciliación

bancaria, para reflejar mes a mes como a estado fluctuando los saldos
en cada una de las cta. cte. De la empresa.
Conciliación mensual
El cruce con el extracto bancario debe efectuarse cada fin de mes,
cuando las operaciones bancarias del mes hayan sido cerradas.
Procedimiento: Efectuar la conciliación mensual
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Bancos –

Conciliación. El sistema inmediatamente muestra una consola para
seleccionar que cta. cte. se va a conciliar y de qué mes.
(Mes y cta. cte. a conciliar)
84
Caja y Bancos
Nota: Si la conciliación se inicia a mediados de año, como

procedimiento el sistema exige que se concilie desde enero, por lo
tanto debe comenzar a conciliar desde enero. Para ello solo ingrese
por cada cuenta desde el mes de enero y proceda a cerrar cada mes
en blanco hasta llegar al mes que tiene movimientos.
2. Luego de ingresar el mes y la cta. Hacer clic en el botón [Aceptar] y

el sistema mostrara todos los movimientos bancarios del mes y la
cta. Seleccionada.
(Consola Conciliación bancaria)
3. Con el extracto bancario a la mano iniciar la confirmación de cada

movimiento. Para realizar la confirmación solo haga clic en la casilla
“C?”. Por cada movimiento se debe confirmar lo siguiente:
OK = si el cheque fue cobrado.

Cheque no cobrado.
Otros (según sea el tipo de operación).
Por cada movimiento confirmado el sistema automáticamente cierra

dicha movimiento en el libro bancos, de tal forma que ya no podrá
ser modificado ni tampoco anulado.
85
Caja y Bancos
Cierre de la conciliación mensual

Luego de terminar de conciliar todos los movimientos del mes, debe
proceder a cerrarse. Antes de ello es necesario que primero se imprima
la conciliación como sustento y anexo del extracto bancario.
Para imprimir solo haga clic en el botón [ Preview]
(Resumen de la conciliación)
Nota: para imprimir el resumen de la conciliación es necesario que todos los

movimientos estén conciliados. Si faltase algún movimiento no será posible
visualizar el resumen.
Cierre de la conciliación:
Luego de verificar el resumen y la confirmación con el extracto bancario
se debe proceder a cerrar. Para ello desde la consola de “Conciliación
bancaria” haga clic en el botón [ Cierre]. Confirme el cierre para
proceder con el cierre.
Importancia del cierre:

El cierre es muy importante porque permite cerrar todas las operaciones
bancarias del mes y la cta. cte. Que se estén conciliando. Además de
ello prepara los saldos iniciales para el siguiente mes.
Nota: Si un mes no ha sido conciliado, no es posible conciliar el mes siguiente
Cierre anual de bancos:

Cuando se concilia un mes, el sistema prepara los saldos iniciales para
el siguiente mes. De esta misma manera cuando se concilia el mes de
diciembre, es necesario realizar un cierre anual de bancos para que el
sistema envíe los saldos iniciales al siguiente año
86
Caja y Bancos
Requisitos para el cierre anual:

• El año a cerrar debe estar conciliado hasta el mes de diciembre y de
toda la cta. cte.
Procedimiento: Cierre anual de bancos.
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Configuración –

Herramientas – Cierre de bancos. El sistema inmediatamente
muestra una consola para seleccionar el año a cerrar:
2. Ingrese el año a cerrar y luego haga clic en el botón [Aceptar].
3. Como resultado el sistema realiza lo siguiente:

Cierra los saldos bancarios del año cerrado. Esto da como resultado
que ningún movimiento del año cerrado podrá ser modificado o
anulado.
Los saldos finales de fin de año, los envía al siguiente año como
saldo inicial.
Reimpresión de la conciliación
Cuando se desee reimprimir la conciliación de un mes solo tiene que
ingresar a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Bancos –
Reimpresión. Seleccione el mes que desea reimprimir.
Nota: Solo es posible reimprimir cualquier mes del año, siempre y cuando el
año no esté cerrado.
87
Caja y Bancos
4.5 Reportes de bancos

A continuación se detallan algunos reportes operativos para un control
de los movimientos bancos.
Posición de bancos
Reporte que permite visualizar la posición de las de la empresa a
cualquier fecha.
Pasos para imprimir el reporte:
Paso Operación
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Caja y

bancos – Bancos – Posición de bancos. El sistema muestra la
siguiente consola para ingresar a qué fecha se desea visualizar la
posición de los bancos:
2. Ingrese la fecha y luego haga clic en el botón [Aceptar].
88
Caja y Bancos
A continuación un preview del tipo de reporte que brinda:
Movimientos de bancos por día

Reporte que permite visualizar la posición de las de la empresa de un
día especifico.
Paso Operación
Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Bancos
1. – Movimiento banco día. El sistema muestra la siguiente consola
para seleccionar el día que se desea analizar:
89
Caja y Bancos
2. Seleccione el año, mes y día y luego haga clic en el botón

[Aceptar].
El resultado del reporta lo exporta al Excel. Aquí un modelo:
Libro bancos
Reporte que permite visualizar todos los movimientos en un periodo
determinado de una cta. cte. especifica. Muestra el saldo inicial, los
egresos y los ingresos con saldo al final del reporte.
Paso Operación
Ingrese a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Caja y

bancos – Bancos – Libro bancos. El sistema muestra la siguiente
consola para seleccionar la cta. cte. y el periodo.
90
Caja y Bancos
Seleccione la cta. cte. y el periodo que desea ver los movimientos y

luego haga clic en el botón [Aceptar].
A continuación un modelo del reporte:
4.6 Cheques diferidos del cliente

Cuando el cliente paga con un cheque diferido el sistema dicha cobranza
lo lleva a un módulo para la gestión de dichos cheques.
La factura del cliente aún seguirá pendiente mientras no se haga el

depósito para la cobranza del cheque diferido.
Para efectuar el depósito o dar de alta el cheque diferido se debe seguir

el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Dar de alta un cheque diferido del cliente
Paso Operación
1. Ingresar a la siguiente opción del sistema: Administrativo – Bancos –

Cheques diferidos. El sistema inmediatamente mostrara la consola de
“Cheques diferidos”
(Consola de cheque diferido)
91
Caja y Bancos
2. Para dar de alta solo tiene que ubicar el cheque diferido y hacer clic en
el botón [ Alta]. El sistema muestra un recuadro para confirmar los
datos del depósito:
(Confirmar el depósito del cheque diferido)
3. En el recuadro de confirmación ingrese los siguientes datos:

Banco.- el banco donde se hizo el deposito
Fecha.- la fecha del deposito
Tipo de cambio: el tipo de cambio del depósito.
Opcional: Por venta.- seleccionar el cheque es por la cancelación de
una venta al contado o crédito
4. Luego de ingresar los datos haga clic en el botón [Aceptar] para

guardar los datos y realizar el depósito.
Como resultado de la operación el sistema realiza lo siguiente:

• Da por cancela a la factura del cliente.
• Realiza un abono a la cta. cte. de la empresa (un movimiento
bancos).
• Genera el asiento contable por el depósito.
5. Caja chica
5.1 Introducción
La caja chica básicamente está orientado para gastos pequeños de la
empresa. El alcance de una caja chica depende de la política de la
empresa.
92
Caja y Bancos
Características de la caja chica en el sistema:

• Todo movimiento en caja chica no genera asiento contable (el
asiento lo genera recién al momento de realizar el reembolso de caja
chica).
• Con caja chica se puede bajar el saldo de una cuenta por pagar
(gasto pequeño).
• Cualquier gasto que se ingrese tiene la posibilidad de enviarlo al
registro de compras.
Para gestionar la caja chica siempre se debe seguir el siguiente ciclo:
a) Aperturar la caja chica (esta operación se realiza una sola vez).

b) Ejecutar los gastos en caja chica.
c) Rembolsar los gastos ejecutados.
El ciclo “b” y “c” son los pasos que siempre se debe seguir. Ejecutar y
rembolsar.
Nota: No hay cierre de caja chica, ni mensual ni tampoco anual. Los saldos
que maneja la caja chica son siempre a la fecha.
5.2 Apertura de una caja chica

Para iniciar una caja chica primero se debe crear la caja. En el sistema
se puede manejar hasta 99 cajas chicas simultáneamente. Cada caja
chica es independiente del otro.
Para aperturar el usuario debe ingresar a la siguiente opción del sistema:

Configuración – Entidades – Contabilidad – Caja chica.
93
Caja y Bancos
Por cada caja chica que se apertura se debe ingresar:
• Moneda: en que moneda se va a gestionar la caja chica.

• Cuenta contable de control: cuenta registrada en el plan contable.
Cada caja chica debe tener su propia cuenta contable (102xx).
• Numero de control: Número de control para reembolsos.
• Responsable: Nombre de la persona a cargo de la caja chica.
• Sucursal y tienda.
• Fondo: Con que saldo está iniciando.
• Fecha de apertura: fecha que inicia sus operaciones la caja chica.
Nota: Para más información de cómo gestionar la consola de caja chica lea
entidades: caja chica del manual de configuración.
Luego de aperturar una caja chica, entonces recién se puede iniciar la

ejecución de los gastos.
5.3 Descripción de la interfaz
Edición
Para ingresar a la ejecución de gastos de la caja chica, el usuario debe
ingresar a la siguiente opción del sistema (seguir el orden):
Administrativo – Egresos – Caja chica – Movimientos.
El sistema inmediatamente mostrara la consola denominada “Caja chica”
(Consola de ejecución de gastos de caja chica)
94
Caja y Bancos
Zona de Acciones
Descripción: Denominada así porque en

Teclas de
Botón de la esta zona se encuentran todas las labores
método
consola y/o operaciones a ejecutarse dentro de la
abreviado
consola de la acción a realizar.
Nuevo [INS] Permite registrar una nueva operación.
Modificar [CTRL+ENTER] Permite modificar una operación.
Anular [SUPR] Permite anular una operación.
Recibo Permite imprimir el recibo de caja chica.

Listar [ALT+L] recuperados (datos mostrados en la zona
de resultados).

pantalla.
Zona de Búsqueda
Denominado así porque esta zona brinda al usuario los filtros necesarios
para poder ubicar una operación de caja chica.
Opción de
búsqueda
Proveedor Permite la búsqueda por el nombre. El usuario solo tiene que

digitar una parte del concepto y luego pulsar [ENTER] para
ejecutar la búsqueda.
95
Caja y Bancos

comienzan con AMOXI
%AMOXI : El sistema busca todos aquellas nombres que en

cualquier parte de su cadena tenga una expresión AMOXI

dicho rango.
Solo Este filtro trabaja de forma independiente, es decir no trabaja

recibo(s) en conjunto con los otros filtros. El usuario debe ingresar el Nº
de recibo de caja chica.
Zona de resultados
Ingreso
Para crear o ingresar una nueva operación de caja chica el usuario debe hacer
clic en el botón [ Nuevo]. Y el sistema inmediatamente mostrará la siguiente
consola denominada “Ingreso/Egreso de caja chica”
(Ingreso de una operación de caja chica)

96
Caja y Bancos
Descripción de los atributos de la ficha de ingreso

Sección:
Encabezado
Documento Es el Nº de operación de la caja chica. Este número es

autogenerado por el sistema. Es de solo lectura.
Nota: Para más información lea entidades: Correlativos de

documentos.doc).
Tip/Movimiento El tipo de operación que se va a realizar en la caja chica.

Es un ingreso o un egreso.
Féc. Contable Es la fecha de operación.
Féc. Para cuando se esté aprovisionando un gasto que va a ir al

Documento registro de compras, ingresar aquí la fecha real del gasto.
T/Cambio. Es el tipo de cambio de la fecha de operación.
Egresos x: Cuando es un egreso de caja chica, es el motivo del

egreso. Por ejemplo el motivo de un egreso de caja chica
puede ser por:
• Pago x cta. De proveedores.
• Pago x cta. De clientes.
• Préstamos a empleados.
• Préstamos a obreros.
• Entregas a rendir cuenta.
Proveedor Cuando es un egreso y en función al motivo puede ser el

nombre del proveedor, del usuario de ERC, del personal
entre otros.
Doc. Ref. Es el código de referencia de la operación de caja chica.

Por ejemplo si se está ingresando un gasto de una factura,
97
Caja y Bancos
ingresar el 01
Número Es el número de referencia de la operación de caja chica.

Por ejemplo si se está ingresando un gasto de una factura,
ingresar el número de la factura
Abono Cuando por caja chica se cancela una cuenta por pagar, es
el importe que se va abonar a la provisión.

Sección:
Acciones Son las labores ó operaciones a realizar en el detalle.
del detalle
Teclas de
Botón de
sección
abreviado
Registrar Paso que se debe de realizar para habilitar las

detalle opciones del detalle.

[D] [INS] determinado concepto mediante la descripción de
la glosa.

[C] [FIN] determinado concepto mediante la cuenta de la
glosa.
Ejecuta la búsqueda al servidor para recuperar los

Filtrar [ENTER]
ITEMS solicitados según el criterio de búsqueda.
[DEL]
Eliminar Retira un ítem de la zona de detalle de conceptos.
[CTRL +
Abre un cuadro de dialogo para modificar el
Modificar ENTER]
concepto seleccionado. Abre los datos adicionales
98
Caja y Bancos
para el concepto.
[F5] Guarda el documento y retorna el enfoque a la

Guardar pantalla de edición del documento.
Cancela el ingreso del documento y no guarda los

[CTRL +
[Cancelar] datos, retornando el control a la ventana de
INICIO]
Edición.
Sección:
Concepto Detalle del concepto de la operación de la caja chica. Ingresar
de la solo la cuenta a cargar en el debe.
operación
# Es el contador de ítems. Indica el número de ítem en el detalle.

Es de solo lectura.
Cuenta Es la cuenta contable de la operación.
Tm Tipo de movimiento (Debe o Haber).
Debe Importe de la operación de caja chica.
Las otras columnas no descritas son opcionales que no se usan.
99
Caja y Bancos
Datos adicionales
(Consola de datos adicionales)
Cada vez que se agrega un nuevo concepto al detalle, el sistema visualiza la

consola de datos adicionales. En esta consola el usuario debe ingresar los
importes de la provisión, así como la clasificación contable.
Cuenta Es la cuenta contable del concepto. De solo lectura.
Glosa Es la glosa del concepto. Editable para ser cambiado.
Tipo (D/H) Ingresar siempre al DEBE el importe de la operación.
En caso el gasto sea un compromiso por pagar, ingresar aquí

Debe
el importe.
Tipo del IGV:

e) Afecto (+IGV).
IGV - Tipo f) Inafecto (- IGV, sin IGV).
g) S.D.C.F (sin derecho a crédito fiscal + IGV).
h) IGV N.D (no deducible + IGV).
Contablemente es el centro de costo destino.

C. de
Nota: en caso el gasto este destinado A PROYECTOS
Costo
(empresas que trabajan en la gestión de proyectos), debe de
seleccionarse el código 92 para seleccionar luego el proyecto y
la actividad del gasto.
100
Caja y Bancos
Sub. C.
Contablemente el subcentro de costo destino.
Costo
Nº de Contablemente la posición o la actividad más pequeño de

posición destino.
Flujo de Contablemente el código de flujo de caja para proyección de

caja gastos ejecutados.
Cód. Opcional: Contablemente el código según SUNAT para la

SUNAT clasificación de las compras y ventas. Dato para la declaración
IGV del formulario.
Opcional: Se almacena el código del ID de referencia ya sea

Id.
del proveedor, Usuario a rendir cuenta o de un trabajador o
Referencia
personal.
5.4 OPERACIONES DE CAJA CHICA

A continuación se detalla algunas de las principales operaciones que se
pueden realizan con la caja chica.
Ingresar un gasto simple

Un gasto simple es cuando se da efectivo por ejemplo, para pasajes,
taxi, teléfono, etc. que no tiene mayor relevancia para el registro de
compras de la empresa.
Procedimiento: GASTO DE CAJA CHICA SIMPLE
Paso Operación
1. Desde la ventana de edición de Caja chica haga clic en el botón [

Nuevo]. El sistema inmediatamente mostrara la hoja de ingreso
del movimiento.
2. Seleccione el tipo de movimiento “Egreso”.
3. Ingrese la fecha de operación.
101
Caja y Bancos
4. En “Egresos x:” seleccione el motivo: Pago x cta. de proveedores.
5. En Proveedor ingrese un nombre referencial de la operación o el

nombre de la persona a quien se dio el efectivo.
6. En Doc. Ref. Ingresar el código 37 (predeterminado).
7. En número ingresar 00.

En el detalle ingrese el concepto del gasto de la caja chica.

Ingresar un gasto destinado al registro de compras

A veces existen gastos que se envían al registro de compras pero que
deben ser cubiertos por la caja chica... En estos casos al ingresar por
caja chica, el sistema realiza 2 operaciones en línea:
• Carga el gasto al registro de compras (Genera un asiento de
compras en línea).
• En línea dicho gasto se cancela con la caja chica. (El gasto no
queda pendiente por pagar).
Procedimiento: Gasto de caja chica destinado al registro de compras
Paso Operación

Nuevo]. El sistema inmediatamente mostrara la hoja de ingreso del
movimiento.
3. Ingrese la fecha de operación y la fecha real del documento.
102
Caja y Bancos
5. En Proveedor ingrese el nombre del proveedor.
6. En Doc. Ref. Ingresar el código del documento de la provisión

(factura, boleta, etc.)
7. En número ingresar el número del documento de la provisión (factura,

boleta, etc.)
8. Active la casilla (Se activa como

predeterminado) para confirmar al sistema que la operación debe
tener destino al registro de compras.

En el detalle ingrese el concepto del gasto de la caja chica.

Abonar una cuenta por pagar con caja chica

A veces existen pequeños gastos destinados a las cuentas por pagar.
Estos gastos en la mayoría y según política de la empresa deben ser
cubiertos por caja chica. Retirar efectivo de caja chica para abonar una
cuenta por pagar.
Procedimiento: Abonar una cuenta por pagar con caja chica.
Paso Operación

Nuevo]. El sistema inmediatamente mostrara la hoja de ingreso
del movimiento.
103
Caja y Bancos
5. En “Proveedor” ingrese el nombre del proveedor
6. En Doc. Ref. Ingresar el código del documento de la provisión

(factura, boleta, etc.)
7. En número haga uso del librito de ayuda . Al hacer clic en la

ayuda el sistema muestra todos los documentos pendientes por
pagar del proveedor ingresado.
8. De la lista de pendientes seleccione la provisión a abonar y haga

clic en el botón [Aceptar].
9. Al hacer clic en el botón [Aceptar] el sistema inmediatamente activa

la zona del importe a abonar, tal como se muestra:
(Abonando una cuenta por pagar)
10. En “Abono” ingrese el importe a abonar y luego haga clic en el

botón [ Guardar] para guardar la operación.
Nota: Se sugiere que la operación de abonar una cuenta por pagar con caja
chica no genere diferencia de tipo de cambio, por ser una operación del día.
104
Caja y Bancos
Préstamos al personal (empleados y obreros)

Cuando se retira efectivo de caja chica para realizar préstamos al
personal, se debe seguir el siguiente procedimiento.
Nota: Procedimiento valido siempre y cuando la empresa tiene el módulo de

planillas del sistema NavaSoft. Si es así el sistema envía el préstamo al módulo
de planillas para que luego este préstamo sea descontado de su boleta de
pago.
Procedimiento: Préstamos al personal
Paso Operación

movimiento.
4. En “Egresos x:” seleccione el motivo: Préstamos a Empleados y/o

Obreros.
5. En “Proveedor” ingrese el nombre del empleado o del obrero

dependiendo del motivo.
7. En número ingrese 00.

En el detalle ingrese el concepto del préstamo de la caja chica.

105
Caja y Bancos
Entregas a rendir cuenta

Cuando se retira efectivo de caja chica para dar como entregas a rendir
cuenta, entonces proceder con el siguiente procedimiento.
Procedimiento: Entregas a rendir cuenta con caja chica
Paso Operación

movimiento.
4. En “Egresos x:” seleccione el motivo: Entregas a rendir cuenta.
5. En “Proveedor” ingrese el nombre del usuario responsable de la

ERC.

En el detalle ingrese el concepto del préstamo de la caja chica.
(38xxx).

Como resultado de esta operación el sistema envía la operación al

módulo de ERC para que pueda proceder con la rendición de los gastos.
106
Caja y Bancos
Realizar un abono a la caja chica (ingreso)

La caja chica también puede tener ingresos diversos (devoluciones,
préstamos, etc.) que aumentan el saldo de la caja chica. Cuando una
caja chica tiene algún ingreso diverso (Nota: que no sea “reembolso de
caja chica”) seguir con el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Abonos a la caja chica (ingresos)
Paso Operación

movimiento.
2. Seleccione el tipo de movimiento “Ingreso”.

En el detalle ingrese el concepto del ingreso de la caja chica.

5.5 Saldo de caja chica

Cuando se desee visualizar el saldo de caja chica a la fecha, solo debe
seguir los siguientes pasos.
107
Caja y Bancos
Procedimiento: Ver saldo de caja chica.
Paso Operación
1. Ingrese a la ventana de edición de Caja chica. Luego haciendo uso

de la zona de filtros visualice los movimientos de la caja chica de un
periodo determinado.
2. Luego haga clic en el botón [ Saldos]. El sistema inmediatamente

visualiza el siguiente recuadro con el saldo disponible:
(Saldo de caja chica)
5.6 Reembolso de caja chica
Luego de haber ejecutado los gastos, el siguiente paso es el reembolso

a la caja chica por el gasto efectuado.
El reembolso a la caja chica puede ser con cheque (mediante una orden
de pago) o por medio de un efectivo (de caja principal a caja chica).
Para efectuar el reembolso el usuario debe ubicarse en la siguiente

opción del sistema: Administrativo – Egresos – Caja chica – Hoja de
reembolso. El sistema inmediatamente muestra la relación de caja chica.
Seleccionar el que debe ser reembolsado y continuar. El sistema a
continuación muestra la hoja de reembolso:
108
Caja y Bancos
(Hoja de reembolso de caja chica)
Impresión de la hoja de reembolso

El encargado de la caja chica para solicitar su reembolso debe llevar el
sustento de los gastos. Dicho sustento es un reporte (hoja de reembolso)
que imprime el sistema con todos los gastos efectuados.
La hoja de reembolso debe imprimirse para solicitar el reembolso.

Para imprimir la hoja, lo primero que debe realizar es activar la casilla
. Debe activar los gastos los cuales desea realizar el reembolso.
Luego de haber seleccionado los gastos a rembolsar haga clic en el

botón [ Imprimir]. A continuación se muestra un modelo de la hoja de
reembolso:
109
Caja y Bancos
Imprimir dicha hoja y llevar como anexo para solicitar el reembolso.
Ejecutar el reembolso de caja chica

Luego de recibir la conformidad para el reembolso, se debe proceder a
ejecutar el reembolso de la caja chica.
Para ello seguir el siguiente procedimiento:
Procedimiento: Reembolso de caja chica
Paso Operación
1. Ingrese a la consola “Reembolso de caja chica”.
2. Luego marque todos los gastos que desea rembolsar. (Los mismos
que fueron impresos en la hoja de reembolso).
3. Luego que termine de seleccionar los gastos a rembolsar haga clic

en el botón [ Reembolso]. El sistema muestra un recuadro para la
conformidad del reembolso.
(Confirmación para el reembolso)
110
Caja y Bancos
A continuación los datos que debe completar:
• Fecha->Asiento contable.- Ingresar la fecha que se está

ejecutando el reembolso.
• Tipo de cambio.- El tipo de cambio de la fecha contable.
• Nombre del responsable.- Como predeterminado aparece el
nombre del responsable (definido en la apertura de la caja
chica). Pero es editable para cualquier cambio.
• Nro. Liquidación.- Es el Nº de reembolso que se está ejecutando.
Cada vez que se reembolsa incrementa en uno.
• Si está activado, el sistema va a generar
una orden de pago automáticamente para que luego el área de
bancos genere un cheque y rembolsar con cheque la caja chica.
Si el reembolso se va a efectuar con EFECTIVO, entonces

desmarcar la casilla. En este caso el reembolso se debe efectuar
desde la CAJA PRINCIPAL (Leer información CAJA Y BANCOS
– EGRESOS.DOC sobre cómo realizar un reembolso con caja
principal).
Luego de completar los datos, hacer clic en el botón [Aceptar] para

4. ejecutar el reembolso.
Producto de esta operación el sistema realiza lo siguiente:
• Cierra todos los gastos reembolsados de la caja chica. Esto

quiere decir que a partir de este momento ningún movimiento de
caja chica reembolsado podrá ser modificado ni tampoco
anulado.
• Genera el asiento de caja chica (auxiliar caja chica) por el total
de los gastos reembolsados.
Reimprimir la hoja de reembolso

Si desea reimprimir una caja chica ya reembolsado, debe ubicarse en la
siguiente opción del sistema: Administrativo – Egresos – Caja chica –
Reimpresión de hoja. El sistema inmediatamente muestra la consola
denominada “Reimpresión de caja chica”.
111
Caja y Bancos
(Reimpresión de caja chica)
Seleccionar el nº de reembolso y luego hacer clic en el botón [Aceptar].
Nota: Puede hacer clic en el encabezado de las columnas para ordenar el Nº

de reembolso o la fecha.
112

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Manual NavaSoft

1.2 Apertura de la planilla de cobranza .......................................................... 7

1.3 Edición de RIC ......................................................................................... 8

1.4 Amortización de documentos ................................................................. 11

Cobranzas en efectivo ........................................................................... 13

Cobranzas con cheque .......................................................................... 14

Cobranzas con depósito directo en el banco ......................................... 14

Cobranzas con tarjeta ............................................................................ 15

1.5 Grupos del panel (Link de acceso rápido) .............................................. 16

1.5.1 Otros ingresos ............................................................................... 16

Liquidación por venta al contado ................................................. 16

Ingresos diversos ........................................................................ 19

1.5.2 Planilla .......................................................................................... 21

Imprimir planilla diario ................................................................. 21

Cambiar número de planilla ........................................................ 21

Cierre de planilla ......................................................................... 22

Anular un cierre de planilla .......................................................... 23

1.5.3 Transferencia a bancos................................................................. 24

Anular una transferencia ............................................................. 25

1.6 Registro de comprobantes de retención del cliente ............................... 26

1.7 Registro de comprobantes de percepción del cliente............................. 26

1.8 Registro de comprobantes de detracción del cliente.............................. 26

1.9 Reportes de cobranzas .......................................................................... 26

RIC por pantalla ..................................................................................... 26

Planilla diario ......................................................................................... 26

Análisis por tipo de ingreso .................................................................... 26

Cobranza por cliente .............................................................................. 26

Saldos de caja por día (Arqueo de caja) ................................................ 26

Cobranza por cobrador .......................................................................... 27

Cobranza acumulada anual por cobrador .............................................. 27

2.2 Cheques ................................................................................................. 27

2.3 Grupos del panel (Link de acceso rápido) .............................................. 30

Emisión y entrega .................................................................................. 31

2.4 Grupos del panel (Link de acceso rápido) .............................................. 32

2.4.1 Cheque ......................................................................................... 32

2.5 Pagos en efectivo ................................................................................... 36

Pagos a proveedores ............................................................................. 44

Reembolso a caja chica ......................................................................... 46

Entregas a rendir cuenta........................................................................ 46

Impresión de la planilla de egreso ......................................................... 47

Cierre de la planilla de egreso ............................................................... 48

2.4 Registro de comprobantes de retención al proveedor............................ 49

2.5. Registro de comprobantes de percepción al proveedor ........................ 49

2.6 Registro de comprobantes de detracción al proveedor .......................... 49

Planilla diario ....................................................................................... 50

Análisis de pago por proveedor ........................................................... 50

3. Entregas a rendir cuenta (ERC) ................................................................... 50

3.2 Registro / Emisión .................................................................................. 51

3.3 Liquidación de cuentas .......................................................................... 51

Ingresar una rendición ........................................................................... 53

Cierre de la liquidación .......................................................................... 59

3.4 Reimpresión de la liquidación ................................................................ 59

3.5 ERC pendientes de liquidación .............................................................. 60

4. Movimiento bancos ...................................................................................... 60

4.1 Introducción ............................................................................................ 60

4.2 Descripción de la interfaz ....................................................................... 61

4.3 Operaciones bancarias .......................................................................... 67

Nota: cargo ............................................................................................ 68