GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Módulo I
Clase #2
Cr. José Luis González
 Comenzamos…

2
 Contenidos
Gestión
de la
Información
de la
POWER BI

Asignatura
3
 • Documentos e información:
Módulo I
conceptos y diferencias.
• Soportes y tipos documentales.
• Ciclos de vida de los
documentos, y tablas de
retención
POWER BI documental.

Gestión Documental • Normativas y estándares

Archivo como sistema
aplicables
4
 • Que el alumno comprenda los principios
fundamentales y los objetivos básicos de la

Módulo I
gestión documental:
o Ordenación
o Preservación y Retención - Tablas
Objetivos de Retención.
o Preservación y ciclo de vida de los
documentos.
• Reconocer las características de los
diferentes tipos de archivo y sus soportes
(físicos/digitales)
POWERlas
• Adquirir BI nociones básicas sobre las
normativas y estándares internacionales
aplicables (Normas ISO).

5
Archivística

POWER BI

Cruz Mundet
6
 CONCEPTO
Archivística Es la ciencia de los archivos: conjunto de
conocimientos y de métodos para el tratamiento
de los documentos y de los archivos.
• Por un lado, tenemos la Archivística
positivista o corriente de pensamiento para la
cual la Archivística está basada en la
existencia de leyes universales, inmutables,
que convierten en objetivos el archivo y el
trabajo del archivero.
• Por otro lado, se sitúa la Archivística
postmoderna
POWER BI o corriente de pensamiento
opuesta a la anterior, cuya tesis central
sostiene que el archivo no es neutral, no
puede escapar de la subjetividad, como
tampoco lo puede hacer el trabajo del
Cruz Mundet archivero.
7
Archivística Campos de Actuación

Teoría
Archivística

POWER BI

Práctica
Archivística

Cruz Mundet
8
Archivistica
La teoría Archivística

Comprende su propia
historia, su objeto o
ámbito de actuación y su
metodología, para la
POWER BI

consecución de sus fines.

Cruz Mundet
9
Archivistica
La práctica Archivística

Compuesta por las

técnicas y procedimientos
empleados para la
conservación
POWER BI activa de los
documentos y para la
difusión de la información
Cruz Mundet
1
 Archivística: DIVISIONES

ÁREA ESPECÍFICA

ÁREA APLICADA o AUXILIAR

1
 Archivística: Área Específica

Compuesta por conocimientos extraídos de

su práctica y fijados en forma de normas y
de buenas prácticas de general aceptación

12
 Arch. División: Área Específica
La Teoría Archivística
• Integrada por la historia, los conceptos y paradigmas archivísticos.

La producción e interpretación de los documentos

• Compuesta por el conocimiento de la tipología de los documentos,
públicos y privados, su caracterización, generación e interpretación
La gestión de los documentos
• Entendida como el conjunto de normas, técnicas y conocimientos
aplicados al tratamiento de los documentos desde su diseño hasta
su conservación permanente o transitoria.
13
 Archivística: Área Aplicada o Auxiliar

Integrada por conocimientos de otras

ciencias, que ofrecen elementos que la
Archivística instrumentaliza en beneficio de
su propio desarrollo.

14
 Arch. División: Área Aplicada o Auxiliar ..

La Administración
• Se trata de la aplicación de los paradigmas y de las técnicas de la
administración general a los archivos.
El Derecho
• Que constituye la base del entorno legal en el que los documentos y
los archivos desarrollan su actividad.
La Tecnologías de Información y de las Comunicaciones
• Son el entorno para la gestión de los documentos.
15
 Arch. División: Área Aplicada o Auxiliar

La Historia
• La Archivística constituye la base para la
elaboración de la Historia.
La Lingüística
• Se emplea para representar su contenido
16
documental..
Archivistica

Los Paradigmas
POWER BI

Cruz Mundet
1
 Los Paradigmas
1 - Principio de PROCEDENCIA

2 - Ciclo de vida de los Documentos

3 - Continuidad de los Documentos

1
 Paradigma: 1 - Principio de PROCEDENCIA

Reunir los documentos por fondos, es decir,

reunir todos los documentos que provienen de un
cuerpo, de un establecimiento, de una familia o
de un individuo, y arreglar estos fondos con
sujeción a un orden determinado.
Es la forma de dar un orden regular y uniforme a
los documentos, es decir CLASIFICARLOS.
19
 1 - Principio de PROCEDENCIA: Premisas
Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad,
persona física o moral; en consecuencia, resulta imprescindible
identificar al autor, su naturaleza, estructura y área de actividad.

La concepción de un fondo no viene dada por el uso

(jurídico administrativo o histórico-cultural ) de sus
documentos, sino por su estructura interna, la cual
viene dada por la propia del ente que lo ha creado y
por la forma en que dichos documentos han sido
generados a lo largo del tiempo, en el desarrollo de
las funciones propias de aquél.

En consecuencia, la estructuración de un fondo de acuerdo con el

principio de procedencia, exige el conocimiento de los procedimientos
administrativos del autor, así como de su propia evolución histórica.
20
 Paradigma: 2 - Ciclo de Vida de los Documentos

Etapa en la que resultan necesarios, los documentos,

para la actividad de las organizaciones y tenerlos
disponibles para la toma de decisiones.
Esta gestión se concibió como un conjunto de técnicas y
de procedimientos orientados a resolver la organización
de los documentos mientras son necesarios para la
conducción de las actividades y de los asuntos propios
de las organizaciones, concluyendo su actividad una vez
que son seleccionados para su conservación.
21
 Paradigma: 2 - Ciclo de Vida de los Documentos

Este paradigma en esencia viene a señalar que el

documento tiene una vida similar a la de un organismo
biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).
Se extiende al ciclo de vida completo de los documentos,
desde su producción hasta su eliminación final o su envío
al archivo para su conservación permanente. (Archivo
Histórico)

22
 Paradigma: 2 - Ciclo de Vida de los Documentos

23
 Paradigma: 3 – Continuidad de los Documentos

La gestión de los documentos debe ser

contemplada como un proceso continuado. En la
perspectiva de la continuidad, la capacidad de los
documentos para funcionar como instrumentos de
gobernanza y responsabilidad, formar memoria,
identidad y proporcionar fuentes de información de
valor añadido está estrechamente relacionado con sus
cualidades probatorias, su transaccionalidad y
contextualidad.
24
 Paradigma: 3 – Continuidad de los Documentos

4
Dimensiones

4 Ejes

Se combinan
25
 Cont. de los Documentos: 1 - Eje Archivístico

Se ocupa de los vehículos de

almacenamiento de la información
registrada sobre actividades humanas.
Sus coordenadas son las del
documento, la serie, el fondo y el
archivo.
26
 Cont. de los Documentos: 2 - Eje Probatorio

Consiste en el rastro de las acciones,

la prueba que el documento puede
proporcionar y su papel en la memoria
corporativa y colectiva.

27
 Cont. de los Documentos: 3 - Eje Transaccional

Presenta como coordenadas el acto, las

actividades, las funciones y los propósitos.
• Refleja y enfatiza los documentos como registro de
actividades realizadas en la conducción de los asuntos, y
en la forma en que esas actividades crean vínculos entre
los documentos.
• Refleja, básicamente, funciones de las organizaciones, y
la forma en que se descomponen de acuerdo con
subcategorías de actividad, o se desarrollan partir de los
propios actos.
28
 Cont. de los Documentos: 4 - Eje Identitario

Este es el eje de la procedencia estructural, y de

las autoridades y responsabilidades con las que
los archivos son hechos y usados.
Explica dos grandes temas de la archivística, la noción de
que un archivo debe estar unido al creador de los
documentos, y de que los documentos reflejan las
autoridades y las responsabilidades que sustentan un
acto.
29
 Cont. de los Documentos: Dimensiones

1 – Dimensión CREAR: Los documentos como reflejo de

un acto del cual forman parte.

2 – Dimensión CAPTURAR: los documentos como

prueba, vinculando las transacciones, actos, decisiones
o comunicaciones que documentan, y su contexto
social o de actividad inmediato; en forma de
expedientes y de series documentales
30
 Cont. de los Documentos: Dimensiones

3 – Dimensión ORGANIZAR: Los documentos en el

contexto del archivo.

4 – Dimensión PLURALIZAR: los documentos como

memoria y hacerlos accesibles.

31
Archivistica

El Archivo

POWER BI

Cruz Mundet
3
 El Archivo - Concepto

Sistema corporativo de gestión que contribuye de

manera efectiva, mediante una metodología
propia, a la definición de los procesos de
producción administrativa, garantizando la
correcta creación de los documentos, su
tratamiento, conservación durante el tiempo que
sea necesario, acceso y comunicación.
33
 Tipos de Archivo

De Gestión

Intermedio Histórico

34
 El Archivo de GESTIÓN

Los documentos en fase de

tramitación, así como los que son de
uso frecuente para la gestión de los
asuntos corrientes, están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las
unidades administrativa.
3
5
 El Archivo INTERMEDIO
Esta es la etapa de concentración de los
documentos cuyo uso para la gestión es
hipotético, pero no seguro y se caracteriza por
garantizar la instalación masiva de documentos a
bajo coste.
A partir de esta fase, y en adelante, los
documentos están bajo la responsabilidad y
manejo directo del archivero.
3
6
 El Archivo HISTÓRICO

A partir de este momento, seleccionados por su

valor informativo, histórico y cultural, se conservan
a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones
futuras.

3
7
Archivistica

El Documento

POWER BI

Cruz Mundet
3
 El Documento - Concepto

Entidad de información de carácter único,

producida o recibida en la iniciación, desarrollo o
finalización de una actividad; cuyo contenido
estructurado y contextualizado se presenta como
evidencia y soporte de las acciones, decisiones y
funciones propias de las organizaciones y de las
personas físicas y jurídicas
39
 El Documento - Elementos
1 – El SOPORTE: que le confiere corporeidad o
visibilidad.

2 – La INFORMACIÓN: es decir, la noticia que transmite.

3 – El REGISTRO: o sea, la fijación de la información en

el soporte
40
 El Documento - Características

Autenticidad

Fiabilidad

Integridad

Manejabilidad
41
 Característica: AUTENTICIDAD

Un documento auténtico, es aquel que puede probar

que:
 Es lo que pretende ser
 Ha sido creado o enviado por la persona que se
presume
 Ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.

4
2
 Característica: FIABILIDAD

Con esta característica, los contenidos del

documento, pueden ser creídos como una
representación exacta y completa de las
transacciones, actividades o hechos de los
cuales dan fe y seguridad, así durante su
desarrollo, como en transacciones o acciones
futuras.
Sus contenidos son fidedignos.
4
3
 Característica: INTEGRIDAD

El documento está completo

e inalterado.

4
4
 Característica: MANEJABILIDAD

El documento es accesible, puede

ser localizado, recuperado,
presentado e interpretado.

4
5
 El DOCUMENTO - Caracteres

Caracteres Caracteres
Internos Externos

El
documento

4
6
 Caracteres EXTERNOS

La clase está determinada por el

procedimiento empleado para
transmitir la información

4
7
 Caracteres EXTERNOS: tenemos documentos

• Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea

manuscrito, mecanografiado o impreso.
• Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, para
representar la información: mapas, dibujos, fotografías, diapositivas,
etc..
• Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido.
• Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido.
• Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los
ordenadores.

4
8
 Otros caracteres EXTERNOS

• El tipo: es una característica que va más allá de lo

meramente físico o externo, por cuanto revela tanto el
contenido como su estructuración en el documento, y
deriva de la acción representada.
• El formato: está en función de la forma de reunirse los
documentos y del soporte,
• La cantidad: se refiere al número de unidades
(volúmenes, legajos, documentos...) y al espacio que
ocupan los documentos.
• La forma: condición de original o copia y sus distintas
variantes: copia simple, certificada...
4
9
 Caracteres INTERNOS
• La entidad productora: es decir, el autor del documento,
que puede ser una persona física, pública o privada.
• Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha
producido un documento.
• La fecha y el lugar de producción: también denominado
datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en
el tiempo y en el espacio.
• El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un
documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con
50
su redacción.
 VALORES…

Todo documento posee un valor primario

desde su nacimiento, en cuanto tiene por
objetivo principal plasmar la gestión de una
actividad determinada, es el valor
administrativo.

51
 VALORES…

Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el

tiempo desde el punto de vista de la gestión
administrativa.
Sin embargo, comporta un valor paralelo, el valor
legal, jurídico o probatorio, cuyo plazo de
prescripción varía desde unos pocos años en unos
documentos, hasta lo imprescriptible en otros
52
 VALORES

Cumplido ya un período vital, el documento cobra

un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de
servir como fuente para la investigación histórica
y para la acción cultural, es el valor secundario,
también denominado histórico o permanente.

53
Archivistica
El Documento
Electrónico

POWER BI

Cruz Mundet
5
 El Documento Electrónico - Concepto

Es el documento generado, gestionado,

conservado y transmitido por medios
electrónicos, informáticos o
telemáticos.

55
 Gestión documental electrónica vs tradicional

56
 El Documento Electrónico – Características …
Registro y uso de símbolos
• Deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser
humano.
Conexión entre contenido y medio
• Un documento electrónico puede ser separado del
medio original y transferido a otro u otros soportes.
Ello aumenta las posibilidades de corrupción y es un
factor crítico para asegurar la autenticidad y la
57 fiabilidad.
 El Documento Electrónico – Características …

Características de la estructura física y lógica

• Depende del hardware y del software

Metadatos
• Que se definen como datos sobre los datos y describen
cómo se ha registrado la información, cuándo y por
quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado…
58
 El Documento Electrónico – Características

Identificación
• Se logra mediante los “metadatos”

Conservación
• No depende sólo de las condiciones de
almacenamiento, sino de la rápida
59 obsolescencia de los sistemas.
 Características principales de un Doc. Electrónico

Estructura lógica de un documento electrónico

• Autenticidad

• Integridad
Datos de
Firma Metadatos
Contenido
• Fiabilidad

• Disponibilidad

60
Archivistica
La Información
Archivística

POWER BI

Cruz Mundet
6
 La información archivística: Condiciones

Interna

Previsible

Reglada
6
2
 INTERNA

Es una información interna, producida

por personas (físicas o jurídicas) en el
desarrollo de sus actividades, de forma
necesaria e inevitable.

63
 PREVISIBLE

Es una información previsible, por cuanto es fruto

de procesos establecidos, sean los
procedimientos administrativos (caso de las
Administraciones Públicas), sean los procesos de
negocio (caso de las organizaciones privadas),
sea la gestión de las actividades propias de las
personas físicas en las que no interviene la
voluntad creativa.
64
 REGLADA
Es una información reglada, en su creación, uso y
conservación. La creación de todos estos documentos
está recogida y regulada por normas legales y/o de
procedimiento interno. Su utilización (tramitación, acceso,
información, obtención de copias) también está
sancionada por normas legales de carácter público –
incluidas las de defensa de la privacidad- y/o por
normativa interna de las organizaciones privadas. Su
conservación, entendida en términos de eliminación o
65
conservación, asimismo está regulada por normas.
 Preguntas …

66
 Gracias

Gestión de la Información
LGU – UNC
2023
Cr. José Luis González