Escuela de Administración

y Negocios

CLASE 7
 El Ciclo de Vida de los Sistemas de Información

El ciclo de vida de los sistemas no es mas que las etapas de análisis y diseño
que deben de realizarse para el desarrollo de los mismos. Estas etapas pueden
variar de acuerdo a la necesidad de los analistas de sistemas , en el presente
capitulo hemos dividido este ciclo de vida en siete etapas.

Primera Etapa: Identificación de Problemas, Oportunidades y Objetivos

Esta etapa es crucial para el proyecto ya que permite identificar los problemas,
oportunidades y objetivos del mismo, así nos evitara perder el tiempo en un
problema equivocado. En esta etapa se observara en forma objetiva los
problemas que pueden haber dentro de la empresa, haciendo un análisis en
conjunto con los demás miembros de la organización.
Segunda Etapa.- Determinación de los Requerimientos de Información

En esta etapa el analista usa toda la información que pueda brindarle el usuario
para determinar los requerimientos de información que sean necesarios para la
empresa. Para ello usara todas las técnicas necesarias como son encuestas,
formularios , análisis de datos entre otros. Esta etapa sirve para elaborar la
imagen que tiene el analista de la organización y de sus objetivos

Tercera Etapa.- Análisis de las Necesidades del Sistema

En esta etapa el analista hará uso de los Diagramas de Flujo de datos para
desarrollar un diccionario de datos que contendrá los elementos que utiliza el
sistema , así como sus especificaciones, si son alfanuméricos y el espacio de
impresión que requieren. En esta etapa el analista usara los tres métodos para
las decisiones estructuradas: El lenguaje estructurado. Las tablas de decisiones.
Y los arboles de decisión. Cuyo fin determinara las acciones a realizarse.
 Tercera Etapa.- Análisis de las Necesidades del Sistema

También habrá que tomar decisiones bajo cierto riesgo (semiestructuradas), las
cuales serán examinadas con el grado de complejidad del problema. Por ultimo
habrán decisiones de criterio múltiple y para la toma de estas decisiones podremos
usar técnicas tales como: El proceso de intercambio. Aplicación de métodos del
ponderado.

En esta etapa ya el analista ya tiene una propuesta del sistema y presentara un

análisis de cuanto le beneficiara a la empresa el desarrollo del mismo. Hará una
análisis costo beneficio, planteara alternativas , recomendaciones de lo que
deberá realizarse También es importante resaltar que en esta etapa se vera el
diseño de la interfaz que es la conexión del usuario con el sistema así por ejemplo
tenemos: El uso del teclado para introducir preguntas o respuestas. Aquí el
analista la salida (en pantalla o impresa) hacia el usuario de acuerdo con las
necesidades de información
 Cuarta Etapa: Desarrollo y Documentación del Software

En esta etapa es donde el analista de sistemas transmite al programador los

requerimientos de programación, desarrollando así el software original que sea
necesario. Aquí se elaboran los manuales para los usuarios para que estos
puedan usar u operar el software.

Quinta Etapa: Pruebas del Sistema

En esta etapa se hacen las pruebas necesarias para detectar cualquier falla
antes de la entrega del sistema, así se evitaran tener mas costos de lo
presupuestado. Algunas pruebas: Pruebas con datos tipo: Para identificar las
posibles fallas del sistema. Pruebas de borde con valores limite: Superiores e
inferiores para probar el sistema en situaciones de excepción. Finalmente se
utilizan los datos del sistema real. Todas las pruebas deben ser guardadas en
forma documentada.
 Sexta Etapa: Implantación y Evaluación del Sistema

En esta etapa veremos la importancia del adiestramiento del usuario cuya

supervisión esta a cargo del analista de sistemas. La evaluación del sistemas
toma parte de cada una de las etapas anteriores cuya finalidad es que el usuario
utilice el sistema desarrollado.

Sétima Etapa: Funcionamiento y Mantenimiento

Las actividades de mantenimiento deben realizarse en toda la vida útil del

sistema , lo cual implicara costos para la empresa los cuales disminuirán cuando
el analista aplica procedimientos sistemáticos en el desarrollo del sistema
 Fin de la Vida Útil del Sistema

Un sistema llega al final de su vida útil cuando: Deja de ser utilizado. Es

reemplazado por otro sistema. Cuando hay cambios en el giro del negocio.
Modificaciones del entorno que hace que deje de ser operado. El mantenimiento
resulta muy costoso, etc. Esta vida útil puede variar entre los 5 o 10 años, pero
este dato es muy variable puede que incluso sea menor a los 2 años.
 Técnicas en los procedimientos de un proyecto
de auditoría informática

Las técnicas son los procedimientos que se usan en el desarrollo de un proyecto

de auditoría informática. Estas son algunas de las técnicas más comunes y
aceptadas:

•Análisis y diseño estructurado

•Documentación
•Programación estructurada
•Modulación de datos y procesos
•Entrevistas
Las herramientas son el conjunto de elementos que permiten llevar a cabo las
acciones definidas en las técnicas Las herramientas utilizadas son los
cuestionarios las entrevistas etc. Los cuestionarios es la herramienta punto de
partida que permiten obtener información y documentación de todo el proceso de
una organización, que piensa ser auditado.

El auditor debe realizar una tarea de campo para obtener la información

necesaria, basado en evidencias o hechos demostrables. Inicia su trabajo
solicitando que se cumplimenten los cuestionarios enviados a las personas
correspondientes, marcadas por el auditor. Los cuestionarios no tienen que ser
los mismos en caso de organizaciones distintas, ya que deben ser específicos
para cada situación.
El auditor debe realizar una tarea de campo para obtener la información
necesaria, basado en evidencias o hechos demostrables. Inicia su trabajo
solicitando que se cumplimenten los cuestionarios enviados a las personas
correspondientes, marcadas por el auditor. Los cuestionarios no tienen que ser los
mismos en caso de organizaciones distintas, ya que deben ser específicos para
cada situación.
Existen dos tipos de filosofía en la generación de checklists:

•De rango: las preguntas han de ser puntuadas en un rango establecido (por
ejemplo de 1 a 5, siendo 1 la respuesta más negativa y 5 la más positiva)

•Binaria: las respuestas sólo tienen dos valores (de ahí su nombre) cuya
respuesta puede ser Si o No.

La primera filosofía permite una mayor precisión en la evaluación, aunque

depende, claro está, del equipo auditor. Los binarios, con una elaboración más
compleja, deben ser más precisos.
 Herramientas en el desarrollo del proyecto

Las herramientas de productividad permiten optimizar recursos en el desarrollo

del proyecto. Las más comunes son:

•Procesadores de datos: incluye la documentación, entrevistas, los

cuestionarios

• Diagramas: flujo, de organización

• Gráficas: de estadísticas, de tiempo

• Impresoras y ordenadores

• Protocolos de seguridad informática

sistema informático, una pieza fundamental en el engranaje de la informática
actual. Tan importante es su papel en la sociedad de hoy en día que es
prácticamente imposible pensar en separar al ser humano de una
computadora o sistema de información. Tal es la simbiosis entre ambos, que
sin estos elementos en sus manos, la Humanidad a esta altura de su historia
no podría seguir desarrollándose.

Este hecho es notoriamente visible cuando observamos las costumbres del

usuario común, es decir aquel que con su tablet, celular o notebook utiliza los
variados servicios que ofrece Internet, que se conecta a las redes sociales o a
las plataformas de streaming de video como nunca antes se había hecho.
Todo esto depende de los sistemas informáticas, y de allí la importancia de
que conozcamos realmente cuál es su lugar en la cadena.
Básicamente, un sistema informático, más conocido en el ámbito de la tecnología
por sus siglas “SI” es una técnica que permite el almacenamiento y el proceso de
información, para lo cual se vale de un grupo de elementos que se relacionan
entre sí.

Estos elementos no son otros que el hardware, el software y finalmente el

usuario, quien es el que requiere de la información procesada, y quien es también
el que en definitiva tiene el control total de lo que sucede en el sistema.

Hace algunas décadas, los componentes que conformaban un sistema

informático solían ser todos fabricados por el mismo manufacturador. En esos
días no existía ningún tipo de estándar que permitiese que los componentes de
diferentes fabricantes pudieran trabajar entre sí. Por ejemplo, monitores,
impresoras, tarjetas de expansión y cualquier otro tipo de periférico no podía ser
utilizado en una computadora de otra marca, simplemente no era reconocida por
no tener el mismo estándar de comunicación.
Lo mismo sucedía en el ámbito del software. Los programas solo podían ser
ejecutados en la computadora para la cual había sido diseñado. Por supuesto
que esto entorpecía mucho el crecimiento de las empresas, y tenían que estar
atados a los caprichos y designios del fabricante que habían elegido para suplir
sus necesidades informáticas.

Afortunadamente, en la actualidad esto no es así, gracias a los

llamados “Sistemas abiertos”, los cuales permiten utilizar diferentes componentes
de diferentes fabricantes sin problemas de compatibilidad. Esto permitió que el
hardware y el software necesarios para implementar un sistema informático
pudieran estar disponible de manera sencilla y relativamente barato para que las
empresas más pequeñas pudieran acceder a estos recursos informáticos.
Un sistema informático está compuesto por:

Componente físico: Básicamente se trata del hardware del sistema

informático. Es decir las computadoras, sus componentes internos como
memorias, CPU y demás, los periféricos de entrada y salida como módems,
impresoras, monitores, y todo aquel dispositivo que se conecte a este
hardware. Los componentes lógicos son los que proporcionan la capacidad y la
potencia de proceso para que el sistema informático funcione.

Componente lógico: Este componente no es otro que el software del sistema

informático, el cual está conformado en primera instancia por el firmware, el
sistema operativo y el sistema de gestión de datos propiamente dicho.
Además se debe contar como parte del software la documentación del mismo
y los datos que procesa y gestiona. El software es el encargado de
almacenar, procesar y distribuir los datos que se ingresan al mismo.
Componente humano: También llamado muchas veces “Humanware”, este
componente está conformado por los usuarios, es decir quienes utilizan los dos
anteriores componentes. En este sentido, también deben considerarse
como “Humanware” a todos aquellos que han participado en el desarrollo del
mismo, es decir ingenieros, programadores y analistas de sistemas. El
componente humano de un sistema informático es sumamente importante, ya que
además de opera dicho sistema, también son los encargados del soporte y
mantenimiento técnico.
 Los sistemas informáticos suelen estructurarse en
Subsistemas

.
Subsistema físico: Asociado al hardware. Incluye entre otros elementos la
CPU, memoria principal, la placa base, periféricos de entrada y salida, etc.
Subsistema lógico: Asociado al software y la arquitectura. Incluye al sistema
operativo, el firmware, las aplicaciones y las bases de datos.

Los sistemas informáticos tienen una presencia en nuestros días realmente

importante, y sin ellos, no podríamos realizar casi ninguna de las tareas que
solemos hacer a los largo del día. Claros ejemplos de ellos son los sistemas
informáticos en la administración pública, los sistemas informáticos de servicio al
cliente y muchos otros sistemas diferentes.
Es por esta diversidad, que los sistemas informáticos deben clasificarse lo que
se realiza en base a múltiples criterios. Las clasificaciones nunca son rígidas, ya
que son numerosos los sistemas informáticos híbridos, y que no se pueden
catalogar fácilmente.
A partir de este punto, mencionaremos las diferentes clasificaciones de sistemas
informáticos que existen en la actualidad.

Clasificación de sistemas informáticos

Los sistemas informáticos en la actualidad se clasifican en un total de 6 tipos,

variando de acuerdo al ámbito en el cual se implementan. Estos son:

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

Un Sistema informático de apoyo a la toma de decisiones, también conocido
como “Sistema de soporte a la decisión” o DSS (Decision Support System) por
sus siglas en inglés, básicamente es un sistema basado en computadoras
diseñado con el propósito de ser usado por una gerencia o gerencia de área
para ayudarlos en el proceso de tomar una decisión para resolver problemas y
con ello poder diagramar las directrices para seleccionar la mejor opción o
predecir los futuros escenarios para afrontar nuevos desafíos.
Sistema de control de procesos de negocio

Los Sistemas de control de procesos de negocio, conocidas también como

“BPM” del inglés “Business Process Management” son aquellos sistemas
encargados de monitorizar, controlar y gestionar cualquier proceso de
industrialización. En este tipo de sistema informático, se utilizan sensores
electrónicos conectados a computadoras para poder hacer un monitoreo directo
del proceso que la maquinaria está realizando, con el objetivo de controlar que
el mismo se lleve a cabo con total eficacia.
Sistemas de colaboración empresarial

Los sistemas ERP, por sus siglas en inglés “Enterprise resource planning” son
uno de los más claros ejemplos de sistema informático. Los sistemas ERP,
conocidos en español como “Sistemas de colaboración empresarial”, son el tipo
de sistema informático más utilizado por empresas alrededor del mundo, ya que
le permiten a las compañías a gestionar la gran cantidad de información que
circula dentro de la misma.

La particularidad del ERP es que es un sistema informático que no es de uso

específico de un nivel puntual de una compañía, ya que pueden brindar servicios
a un abanico importante de usuarios en muchas áreas de la empresa.
Sistemas de Información Ejecutiva

Los Sistemas de información ejecutiva o “Executive information system”, conocida

también como EIS por sus siglas en inglés, es un sistema informático capaz
de proporcionar acceso inmediato a toda la variedad de información crítica que
produce la empresa, tanto de fuentes internas como externas, la cual se presenta
en formas variadas, de acuerdo a la necesidad de profundizar que se tenga en
esta información, siempre en un formato que pueda ser fácilmente visualizado y
comprendido en una simple mirada.

Al igual que los sistemas de información ejecutiva, en el caso de los sistemas

informáticos los mismos han sido desarrollados con el objetivo de generar todo
tipo de datos e información, la cual se caracteriza por ser lo suficientemente
compacta, es decir en una versión simplificada la cual presenta toda la operación
de la empresa, y de esta forma pueda ser analizada de forma rápida, pero a la vez
confiable.
En este sentido, tenemos que tener en cuenta que el sistema de información
ejecutiva en definitiva tiene como meta brindarle todos los datos necesarios a los
altos directivos de la compañía a través de dicho sistema informático, para que
de esta manera puedan tomar decisiones estratégicas correctas.

Sistemas de procesamiento de transacciones

Los Sistemas de procesamiento de transacciones, del inglés “Transaction
Processing System” o “TPS” son aquellos sistemas informáticos empresariales
básicos que se implementan para gestionar todo lo relacionado con el nivel
operacional de la organización.

Básicamente, un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema de

computadoras que almacena y procesa todas las transacciones que se realizan
en la jornada, y que son necesarias para el normal funcionamiento de cualquier
empresa. Este tipo de sistemas informáticos se hallan en lo más profundo de la
jerarquía de una organización, y son aquellas que proporcionan todo el recurso
informático para las operaciones diarias de la compañía.
Sistemas de Información de Gestión

Los Sistemas de información de gestión, también conocidos en inglés

como “Management information System”, llamados para abreviar “MIS”, son
sistemas informáticos capaces de recopilar y gestionar datos de múltiples niveles
con el propósito de tener un panorama más claro al momento de tomar
decisiones empresariales.

La característica más importante de un sistema informático de este tipo es su

capacidad para generar reportes, los cuales serán de mucha utilidad para la
gestión operativa y el control total de todas las actividades de proceso de
transacciones que se realicen en los niveles administrativos.
Para ello los sistemas de información de gestión se nutren de los datos
recopilados por otro sistema informático, el TPS o Sistema de procesamiento de
transacciones, los que son procesados como reportes y distribuidos a las áreas
de supervisión con el fin de tener todas las herramientas de control para una
correcta supervisión de los procesos.

Es decir que el sistema informático de gestión es el tipo de sistema que se nutre

de los datos internos, y que tiene como principal objetivo procesar y resumir toda
esta información en reportes que luego serán utilizados como apoyo de las
actividades de gestión y la toma de decisiones en la empresa.
Cómo funciona un sistema informático

Uno de los aspectos claves en un sistema informático reside en que el mismo

puede formar parte de un sistema de información. De esta forma, el acceso a
dicha información y el posterior uso de la misma no siempre se encuentra
informatizada, es decir que puede estar presentada de formas diversas y no
sólo en formato digital.
Un claro ejemplo de ello podrían ser los sistemas de archivos de libros que
utiliza una biblioteca la cual aún no ha sido digitalizada, no obstante ese
sistema de archivos es en definitiva un sistema de información. Ahora bien, en
el caso en que en este sistema de información se introduzcan computadoras en
red que brinden la posibilidad de organizar las diferentes tareas de la biblioteca,
entonces se trataría de un verdadero sistema informático.

Para finalizar, cabe destacar como ya lo hemos mencionado, que cuando nos
referimos al concepto “sistema informático” estamos hablando en definitiva de
una plataforma en la que participan elementos de hardware y software, la cual
fue diseñada para cumplir un propósito específico.
La misión de este sistema informático puede ser entonces la de ofrecer a una
compañía un sistema de control de fabricación, un sistema de contabilidad, un
sistema de distribución y logística. Pero además, el concepto también puede
llegar a estar relacionado con un conjunto de computadoras conectadas entre sí
por una red interna, a través de la cual los distintos departamentos de la
empresa comparten información, datos e incluso software o equipamiento
periférico, como puede ser por ejemplo una impresora en red.
 DEFINICIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO

El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran

interrelacionados recibe el nombre de sistema Administrativo, por su parte, es
aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar
recursos).

En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema

de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una
organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión
sean administrados de forma eficiente.
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser
respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones.
Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y
permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los
mismos fines.
En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y
los roles que corresponden a cada puesto dentro de la organización y a cada
unidad administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema como
éste beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita
considerablemente tareas tales como las auditorías, así como el control del trabajo
de cada empleado.
Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los
siguientes:
* abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas
filosóficas, números o idiomas;
*concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de
máquinas, equipos o cualquier componente tangible;
* operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el
procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;
* directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son
modificados de ninguna forma;
*informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar
decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa en
primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de datos y de la
producción de reportes.
En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia
al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para
administrar las facetas de una empresa. La intención de este tipo
de software es centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema
informático que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia laboral.

Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes

módulos. Cada módulo permite completar una tarea distinta: realizar
una factura, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar
ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema
administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos
recibe un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema
administrativo de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura
y agendará el envío del producto. De manera automática, el sistema
administrativo generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete
y, una vez registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario.
Cuando el cliente reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema
administrativo la cancelación de la deuda y el ingreso del dinero.
Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la
hora de adquirir un sistema administrativo:

contratar a un desarrollador para que lo programe desde cero, teniendo en

cuenta las necesidades específicas de la empresa; aprovechar uno de los
tantos paquetes existentes en el mercado. Si se inclina por esta última
opción, a su vez podrá escoger una de las varias alternativas gratuitas o
bien pagar una cuota mensual para acceder a un sistema más potente y
completo.