PRACTICO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ALUMNOS: ANDREA BELEN ARIAS ALBA

ANA GUISELA MAIRE RAMIREZ
DIEGO CHOQUE AQUINO
INGRID DANIELA CAMPOS LEAÑO
IVAN R. SANCHEZ MARTINEZ
NOEMI D. RAMIREZ SALAZAR
DOC: LIC. RAMIRO RAUL ABAN JARAMILLO
MATERIA: ADMINISTRACION GENERAL

ITDS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.DEFINICION
Definir de qué forma se organizará una empresa y sus colaboradores, es parte fundamental para el
logro de los objetivos. Y puesto que cada empresa es única por sus objetivos, dinámica y estilos de
liderazgo, cada una requiere un tipo de estructura organizacional muy particular. 
¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?
La estructura organizacional es la forma en cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades que
debe cumplir cada miembro que forma parte de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos.
Es decir, el sistema jerárquico elegido para organizar a los colaboradores en el organigrama
empresarial, gracias al cual se reparte el trabajo y las responsabilidades y se aborda la organización
interna y la coordinación.  
Toda empresa debe planificar el proceso de sus tareas y definir los puestos y responsabilidades de las
personas que integran la organización, con base en las necesidades de la misma organización. Es decir,
una universidad no requerirá los mismos niveles jerárquicos que una fábrica, al menos a nivel
operativo.
¿PARA QUÉ SIRVE DISEÑAR LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN?
Una estructura organizacional bien planificada sirve para dar dirección a las diferentes áreas que
componen la empresa hacia los mismos objetivos, además de:
• Coordinar y dar orden y certeza a los colaboradores.
• Entender cómo funciona la cadena de mando. 
• Determinar las áreas de funcionamiento que integran la organización.
• Establecer los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades.
• Diferenciar tareas por departamentos, identificar a quién le corresponden y asignar a quienes
los integrarán.
• Permitir que los trabajadores identifiquen su lugar en la empresa y a quiénes le rendirán
cuentas.
• Identificar si es necesario contratar más personal para alguna área o actividad en particular.
Esta estructura define la división de tareas y permite que se desarrollen con eficiencia, reduciendo en
medida de lo posible las confusiones y/o conflictos.
CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura de una organización, es la conformación de la empresa es sí. Requiere coordinación y el
establecimiento de protocolos estandarizados por departamentos, pero con una estrategia y objetivos
comunes bien definidos.  
La estructura organizacional puede ser centralizada o descentralizada, según quienes tomen las
decisiones principales, ya sea altos cargos o cada departamento. La estructura elegida depende de la
filosofía de la organización, es decir su visión, misión y valores.
Tipos de estructura organizacional
Entre los modelos de estructura organizacional más comunes que una empresa puede aplicar, se
encuentran los siguientes:
1. Lineal. Se basa en los niveles de autoridad y se maneja un sistema de decisión centralizada. Su
estructura es de forma piramidal, en la que disminuyen los puestos en la jerarquía más alta, pero
aumentan las responsabilidades.
2. Horizontal. En esta estructura existen pocos mandos medios de autoridad, por lo que las personas
que ocupan los niveles más altos de autoridad entran en contacto directo con todos los trabajadores
de primera línea.
3. Funcional. Agrupa y ordena a las personas que ocupan puestos similares dentro de la empresa. Se
basa en las tareas que tiene que desarrollar cada jefe y su grupo de trabajo y se organiza en
departamentos especializados, al mando de un supervisor. Por ejemplo, departamento de marketing,
ventas, contabilidad, producción, etc.
4. Divisional. Organiza a los colaboradores por tipo de producto o de servicio específico que se ofrece
al mercado, siendo cada uno de ellos, responsable del flujo de tareas.
5. Matricial. En este sistema, la organización divide el esquema de trabajo tanto por cada área de
funciones como por los tipos de proyecto que se desarrollan. Funciona como una matriz en la que
cada empleado reporta a dos jefes inmediatos; un supervisor de proyecto y un supervisor de
funciones.
6. Central. Común en empresas muy grandes y con una forma de trabajo más compleja en la que cada
empleado debe responder a muchos supervisores que se encuentran en diferentes áreas o en
diferentes localizaciones.
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Toda estructura organizacional cuenta con ciertos componentes fundamentales que las distinguen,
siendo los más representativos los siguientes:
Cadena de mando
Es la base del modelo organizacional y se refiere a una línea de autoridad que desciende desde la
dirección, hasta los puestos más bajos. Su objetivo es definir a quién hay que dirigirse según el tema
que se desee tratar o la petición que se desee hacer.
Según Henry Mintzberg, la estructura de la cadena de mando se compone de cinco elementos: 
• Cumbre estratégica. Encargados de la responsabilidad general de la organización, con intereses
estratégicos.
• Línea media. Directores de departamento que intercambian información entre las partes de la
organización, intervienen en las decisiones, administran recursos y desglosan la estrategia.
• Núcleo de operaciones. Quienes asegurar los insumos, transformarlos, distribuirlos, y proveer
apoyo directo a las funciones anteriores.
• Tecnoestructura. Analistas que planifican y controlan el trabajo de otros, pero su función es
staff.
• Staff de apoyo. Miembros de staff otorgan otro tipo de servicios indirectos.
Nivel de centralización
Esto contribuye directamente en la velocidad del proceso de toma de decisiones y en si se trata de
una organización más o menos democrática en su forma de actuar. 
Margen de control
De acuerdo al tamaño de la empresa y los equipos, así como del nivel de centralización, se debe
considerar cuántos empleados controla un mando directivo. Entre más colaboradores sean, mayor
será el margen de control.
Grado de especialización
Si los empleados cuentan con una especialización alta y son expertos en su campo, se espera que sean
más productivos. Cuando el grado de especialización es menor, la plantilla es más flexible y versátil,
por lo que ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. 
Dentro de una organización, las tareas se distribuyen en distintos niveles y lo ideal es encontrar el
nivel de especialización adecuado para la actividad de la empresa según sus necesidades, o incluso
cierto equilibrio entre ellas.
Formalidad estructural
El grado de formalidades busca mantener cierta armonía, siendo el ideal un equilibrio entre rigidez y
libertad que permita trabajar ágilmente, pero sin eliminar las relaciones entre los trabajadores ni su
creatividad.
Formación de departamentos
Las diferentes actividades de una organización se dividen en departamentos, cada uno de ellos con sus
propios proyectos, indicadores y objetivos.
CÓMO CREAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA 
La creación de la estructura organizacional de una empresa consta de dos pasos:
1. Analizar tareas, subtareas y definir metas de la organización, para después llevar un control de
la evaluación de objetivos. 
2. Síntesis y reparto de las tareas. Asegurarse de que con el reparto de tareas, se aproveche al
máximo los recursos con los que se dispone.
Representarlo gráficamente y que toda la plantilla esté al tanto de la estructura no siempre es sencillo,
pues depende del tamaño de los equipos y la cantidad de departamentos. 
Para ello, primero se deben distinguir las partes que componen un organigrama.
• Elementos estructurales. Son las diferentes unidades en las que se dividen las tareas de la
empresa (departamentos, servicios de apoyo, puestos, etc.) 
• Relaciones estructurales. Red que se teje alrededor de los elementos estructurales y que
define las relaciones entre todos ellos.
• Sistema de dirección. Serie de elementos gráficos que facilitan la comprensión del
organigrama: cajas, líneas, flechas, etc.

2.ORGANIZACIÓN TRADICIONAL
Las empresas de hoy en día suelen ser demasiado pequeñas como para tener que preocuparse por la
estructura organizativa. A medida que van creciendo, sin embargo, desarrollan una estructura por
diseño o por defecto. El diseño requiere decisiones, como elegir una estructura tradicional frente a
una contemporánea. Las organizaciones tradicionales tienden a ser jerarquías formales; mientras que
la estructura organizacional contemporánea es más flexible.
Estructura Organizacional Tradicional
Para las pequeñas empresas que salen a flote hoy en día, una estructura tradicional, a veces, es como
tener casi ninguna estructura. Debe haber un gerente, el cual eres tú, y un equipo de proyecto, que lo
forman todos los demás. Si un miembro del equipo necesita ayuda de otro, es cuestión de pedir
ayuda.
Cuando la puesta en marcha va más allá del equipo inicial, esto requiere una nueva estructura. La
organización tradicional consiste en dividir a los empleados por funciones, creando diferentes
departamentos o sucursales separados. Esto conduce a una jerarquía donde cada departamento tiene
su propio gerente, los cuales informan a alguien más sobre ellos; Si la empresa sigue creciendo, se
obtienen más sucursales y más niveles de gestión.
Una organización tradicional proporciona una centralización de poder y control a medida que su
organización va creciendo. Es difícil, porque la información y las decisiones deben moverse a través de
capas de gestión. Es importante tener en cuenta los pros y los contras al sopesar la organización
tradicional versus la organización contemporánea
3.ORGANIZACIÓN EN LA ACTUALIDAD.
En la actualidad, las organizaciones tienen un papel clave en nuestras vidas. Una organización puede
definirse como un grupo grande de personas que se asocian para alcanzar objetivos específicos. Hasta
cierto punto, todas las organizaciones modernas tienen un carácter burocrático.
Las organizaciones como sistema en la actualidad
una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para
conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y
coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo,
interactuando de forma tal que se logre una relación recíproca entre ellos.
 Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos
sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño
intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan
intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el
ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.
En la actualidad, las innovaciones son parte del día a día. Por este hecho, todo tipo de organizaciones
u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un proceso constante de cambio, que involucra a
toda su estructura. Estas deben buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para
poder subsistir con la competencia además de la sociedad en la que se desarrolle.
4.LAS ORGANIZACIONES COMO AGENTES DE CAMBIO
Que es un agente de cambio.
Un agente de cambio es alguien que “altera la capacidad humana o sistemas de organización
para lograr un mayor grado de resultados o la actualización de sí mismo.
 Agente de cambio sería “una persona o grupo de personas que entra en una organización
actual o en una parte de la organización para facilitar el proceso de cambio (Gibson, James L.,
Ivancevich, John M. y Donnelly Jr., James H., 1998: 760). El agente de cambio representa un
desafío para el status que tiende a permanecer en todas las organizaciones.
  La meta de un agente de cambio es obviamente hacer los cambios que trasciendan. El
resultado del trabajo de un agente de cambio es la capacidad en las personas para hacer más o
encontrar una nueva y mejor perspectiva en la vida. A veces, esta última idea es la base para el
cambio futuro que logra los resultados que anteriormente no eran alcanzables
Perfil del agente del agente de cambio.
1. Ayuda a generar datos válidos.
2. Estimula la decisión consciente, libre y bien informada.
3. Asegura el compromiso responsable en las acciones recurrentes de la decisión.
4. Desarrolla los potenciales y los recursos del sistema organizacional
Los agentes de cambio pueden ser tanto externos como internos, pueden ser administradores,
psicólogos o un equipo interdisciplinario que se encargue del proceso
El proceso de cambio y desarrollo organizacional requiere del conocimiento del poder, y también el
uso de ejercerlo, ya que existe un proceso de influencia, que es requerido para el proceso de cambio.
Los agentes de cambio toman poder de dos fuentes principales: su experiencia y el carisma.
Ejemplos de empresas que son agentes de cambio
Un agente de cambio son aquellas personas que se muestran como líderes y que prestan atención al
presente para tomar acción en el futuro; son personas que se encuentran motivadas y desarrollan
determinadas acciones que contribuyen de manera positiva con nuestro entorno.
Sin embargo, no solo las personas tienen esta motivación, en los últimos años algunas empresas con
propósito han logrado ser parte de esto realizando campañas, programas e iniciativas sociales que
reafirman el compromiso con sus grupos de interés
 Kellogg
 Volaris
 Nestlé
En una organización existen una serie de aspectos que pueden ocasionar frustración al momento de
ejecutar un cambio y debemos tenerlos en cuenta como son:
 La mala relación con el agente de cambio
 El sentir injusto las recompensas
 Condiciones de trabajo desfavorables y rutinarias
 Cuando la toma de decisiones es centralizada o existe un mal clima laboral.
Conclusión.
Un agente de cambio es responsable de dirigir la toma de decisiones vinculadas con un proceso de
cambio y también será responsable de los resultados alcanzados. Su rol le obliga también a realizar
personalmente funciones inherentes al puesto, por lo tanto, también será ejecutor de algunas
funciones relacionadas con el cambio en alguna de sus etapas. En algún momento dado, también
tendrá que ser asesor o consejero de quienes participen en el proceso de cambio por ser el más
experimentado y quien mejor conoce la organización para que estos cumplan con sus
responsabilidades con mayor eficiencia y efectividad. Como agente de cambio, tendrá que pregonar
con el ejemplo y ser iniciador de los procesos de cambio para la mejora, para que, de esta manera, los
demás lo consideren como ejemplo a seguir.
5.ELEMENTOS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
¿Qué es la cultura organizacional?
La cultura organizacional es el conjunto de creencias, valores y prácticas compartidas que permite a un
grupo de personas enfocar todas sus actividades hacia una misma meta y como una ayuda para el
cumplimiento de los objetivos de las entidades correspondientes.
Los 7 elementos de la cultura organizacional:
1. Filosofía
Será el eje por el cual se regirá la labor de tu empresa y guiará el resto de los aspectos. Al adoptar una
filosofía, interpretas y explicas cómo lograrás tus fines, y es la misma filosofía la que dicta cómo
realizar cada tarea.
2. Misión
La misión es la razón de ser de tu compañía y muestra el compromiso que tiene tu empresa en el
mercado.
3. Visión
La visión de una empresa describe el objetivo final. Es una aspiración: el impulso que lleva a tu
empresa a superarse a sí misma.
4. Valores
Los valores empresariales que incluyas en el código de cultura serán el fundamento de las acciones y
tareas de cada miembro de la empresa.
5. Ambiente empresarial
Es el entorno que surge de las relaciones entre sus miembros y la actitud que demuestran frente a
diversas situaciones laborales.
6. Sentido de identidad
Es la forma en que los empleados se perciben como representantes de una empresa (y también
viceversa, es decir que la organización, a su vez, los representa).
7. Normas, reglas o lineamientos
Estos estatutos son necesarios para las compañías que quieren añadir a cada precepto una sanción en
caso de desobediencia. También hay estructuras que ya no desean continuar trabajando bajo este
modelo de regla-sanción y solo escriben una serie de lineamientos que sugieren a sus empleados
cómo trabajar.
Importancia
Crear una cultura organizacional adecuada es sumamente importante, ya que aplicada de forma
correcta, ésta definirá las estrategias, estructuras y sistemas de la empresa, generando conductas
positivas, tanto individuales como colectivas, y reflejándose directamente en los resultados laborales
que se obtienen.
Los principales beneficios de tener una cultura organizacional sólida son:
1. Aumentarán los niveles de productividad de los colaboradores, ya que al desenvolverse en un
entorno en el que se sienten cómodos les permitirá enfocarse completamente en las tareas
que deben realizar.
 2. La empresa proyectará una buena imagen, tanto dentro como fuera de ella. Esto te permitirá
que tu marca sea reconocida y se hable de ella de forma positiva.
3. Al fomentar el sentido de pertenencia reduces la rotación laboral, ya que los empleados que
compartan los valores de la empresa le serán más leales. Esto te permitirá evitar reemplazar
colaboradores y ahorrar los gastos que esto representa.
4. Al contar con una buena reputación, más profesionistas estarán interesados en colaborar con
tu empresa. Para tu organización, el proceso de atracción de talento será mucho más sencillo.
5. Creas una identidad propia para la empresa, la cual permitirá a los empleados trabajar en una
estrategia alineada con los valores de la organización, fortaleciendo la integración y sentido de
pertenencia.
6.ORGANIGRAMA
Concepto
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura jerárquica y funcional de una empresa o
cualquier otra organización, que incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de
mayor fuerza, permitiendo entenderla rápidamente de manera visual.
¿Para qué sirve un organigrama?
El organigrama es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su estructura y cómo
se distribuyen las funciones y responsabilidades en la cadena de mando. Esta herramienta es útil para
las personas que se incorporan a la empresa. Sirviendo como base en cualquier inducción de un
departamento de recursos humanos
Características de un organigrama
Un organigrama debe ser:
 Claro: De modo que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo.
Si bien el organigrama en general es de interés interno, es bueno que esté visible en la página web de
la empresa, para que así alguna persona interesara en tomar contacto con ella, sepa con quién hacerlo
específicamente para los fines que desea concretar.
 Breve: Por más grande que sea la empresa, el organigrama debe resumir sus departamentos y
funciones. No se puede pretender reflejar todos los niveles de la empresa en el organigrama,
porque de lo contrario se extendería demasiado. Lo ideal es que éste quepa en una página y se
entienda en aspectos generales cuáles son las áreas funcionales de la organización.
Si una persona desea obtener información, por ejemplo, del responsable de facturación, podrá inferir
que comunicándose con el departamento de contabilidad le será fácil tomar contacto con esa
persona.
 Ordenado: Quizás en el organigrama están especificadas las áreas funcionales principales de la
organización y éste cabe en una página. Pero si en este no se entienden, por ejemplo, las
relaciones vinculantes, o las cadenas de mando, entonces no servirá como herramienta de
presentación de la empresa.
El organigrama debe ser ordenado. Es decir, si la empresa tiene una estructura vertical, pues que se
note la cadena de arriba hacia abajo. O si la empresa es de carácter horizontal, entonces que se vean
los equipos de trabajo y las instancias de decisión de estos.

Limitaciones de los organigramas

 Pueden volverse obsoletos rápidamente, en especial, en organizaciones con mucha rotación de
puestos. Los diagramas en línea son más fáciles de actualizar que los impresos, pero incluso los
primeros pueden volverse obsoletos si no se actualizan regularmente. Esto se puede mitigar
con documentos que se puedan editar en línea y con la automatización, como la salida y
llegada de empleados que activan la actualización de los organigramas.
 Muestran solo las relaciones formales, no las informales o sociales que ayudan a la realización
de tareas en una organización.
 No reflejan el estilo de la jerarquía. Indican líneas de autoridad, pero no cómo se ejerce esa
autoridad.
 Los organigrafos, parientes de los organigramas, quizás sean más útiles si tu propósito es
ilustrar o descubrir otras asociaciones entre personas o departamentos.
OBJETIVOS
Aunque en algunas ocasiones podamos pensar que existen ciertas limitaciones en el uso de
organigramas, también debemos tener en cuenta los beneficios de estas organizaciones. Veamos los
objetivos que conseguimos contando con un organigrama:
 Presentar de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el
presidente, pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones
están ahí.
 Ayudar a las personas que se incorporan a una organización o empresa.
 Ayudar a la división interna.
 Ayudar a la agilización de procesos y la disminución de obstáculos entre la compañía y agentes
externos, como pueden ser socios y proveedores.
 La reestructuración, como intercambiar los roles en un equipo para usar mejor los talentos de
todos.
 La planificación de la fuerza de trabajo, como establecer los detalles de una nueva iniciativa de
contratación.
Tipos de organigrama
Existen diferentes formas de clasificar los organigramas de la empresa, según su estructura, su
contenido o la finalidad que persiguen.
Por su finalidad
 Informativos: muestra la información más relevante, resumiendo datos internos de la empresa.
 Analíticos: detectar la distribución de áreas, fugas de presupuesto, errores de logística,
partidas de gastos, remuneraciones.
  Formales: planificación global o por departamentos para un funcionamiento óptimo, y se debe
aprobar por el director o empleado de mayor rango.
 Informales: diseñado por cualquier trabajador sin la necesidad del visto bueno del jefe.

Por su representación gráfica y visual

 Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.
 Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
 Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical de la estructura.
 Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos
concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.
 Por bloques: Se trata de una variante del organigrama tradicional basado en una pirámide.
 Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la
autoridad de ese cargo.
 Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de
autoridad.
 Integral: Se trata de un organigrama que representa la totalidad de la empresa.
 Funcional: Orientado a la especialización del área que representa.
 De Puestos, plazas o unidades: El organigrama representa a cada trabajador de la empresa.
Por su naturaleza
 Microadministrativos: Se trata de un organigrama que representa una única empresa.
 Macroadministrativos: Cuando un negocio cuenta con varias empresas el organigrama que
representa todas las unidades del negocio se denomina macroadministrativo.
 Masoadministrativo. Es el organigrama de todas las empresas de un sector.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un
organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento
determinado.
7.QUÉ ES UN MANUAL DE FUNCIONES
Así como en los deportes un equipo está conformado por jugadores que cumplen tareas específicas,
en el ámbito empresarial también es necesario definir al tipo de trabajadores que necesitas para
lograr el éxito. Cada uno deberá contar con ciertas características y habilidades, así como desempeñar
actividades específicas de acuerdo con su preparación. Para lograr esto, no hay un mejor documento
empresarial que el manual de funciones.
Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y
prepararon esta entrada donde conocerás:
1. La definición de qué es un manual de funciones, y en qué casos se utiliza.
2. Los tipos de manual de funciones y cómo realizarlos.
3. Ejemplos y plantillas en Word y herramientas en línea para que puedas descargar, editar y
generar tu documento en minutos.
Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a
quienes les sea de ayuda.
¿Qué es el Manual de Funciones?
El manual de funciones es un documento en el cual se desglosan las características que conforman a
cada uno de los puestos de trabajo dentro de una empresa. Es decir, es un perfil de las tareas,
responsabilidades y funciones que desempeña cada elemento de la plantilla que conforma la
compañía.
Estas características regularmente son el resultado o se obtienen de estudios detallados de cada
puesto laboral, con el fin de lograr una mejor gestión al interior de una empresa.
Tipos de Manual de Funciones
Como tal, hablar de tipos de manual de funciones es algo complicado, pues cada empresa podrá
diseñar sus propios formatos y sus requerimientos pueden variar. Sin embargo, podríamos sugerirte
una división basada en otras herramientas, como el organigrama, en la que el acomodo de tus
manuales puede estar dividido o estructurado de acuerdo a su nivel jerárquico:
o Directivos.
o Gerencias o administraciones.
o Operaciones.
o Personal de apoyo.
¿Para qué sirve el Manual de Funciones?
Este tipo de manual tiene diferentes fines que pueden ayudar a tu negocio a lograr una mejor
organización, al igual que a seleccionar a las personas indicadas para cada puesto.
Por principio de cuentas, esta herramienta te ayudará a documentar todos y cada uno de los
puestos que conforman tu empresa de una forma detallada y exhaustiva. Esto, a su vez, te puede ser
muy útil precisamente para completar o actualizar tu organigrama adecuadamente.
Además, este manual te será de mucha utilidad para mejorar la gestión interna de tu negocio, pues te
ayudará a definir objetivos reales a partir de las capacidades de personal con las que cuentas. Piénsalo
como saber exactamente qué jugadores tienen y para qué son buenos.
También te ayudará a establecer un buen manejo de compensaciones, beneficios y salarios.
Por otro lado, el documento te servirá para integrar o detallar las competencias necesarias para cada
puesto. Lo cual puede eliminar redundancias en tareas, funciones y responsabilidades.
Bajo otra mirada, el manual de funciones también es muy útil para generar planes de formación o
carrera al interior de tu compañía, así como pulir el proceso de selección de candidatos; pues contar
con estos perfiles laborales hará de tus contrataciones algo mucho más preciso y puntual.
Estructura del Manual de Funciones
Como lo mencionamos arriba, diferentes empresas requieren diferentes cosas. Es por ello que cada
una pondrá más o menos elementos dependiendo de diferentes causas. Sin embargo, en su mayoría,
el manual de funciones parte de los siguientes elementos:
o Denominación del puesto.
o Categoría laboral.
o Departamento.
o No. de Cargos/Titulares.
o Jornada laboral.
o Objetivo Principal.
o Procedimientos.
o Finalidad o Funciones.
o Áreas de eficacia y/o Resultados.
¿Cómo se hace un Manual de Funciones?
Para elaborar un buen manual de funciones te recomendamos los siguientes pasos:
1. Recolecta información sobre la empresa
Tu primer paso será definir algunos puntos generales para poder elaborar los mejores manuales
posibles. En ese sentido, deberás juntar información sobre tu empresa y su organización, así como
definir los objetivos que deseas alcanzar con ella y las características de los puestos de trabajo y las
áreas que necesitarás para cumplirlo.
Si tu empresa ya está conformada, esto puede sonarte extraño, pero este paso es fundamental para
definir los puestos y perfiles necesarios para llevar a tu compañía al éxito que buscas.

2. Análisis del estado actual de la compañía

A continuación, deberás voltear tu mirada al mundo real para ver cómo está operando tu compañía en
el día a día. Este análisis de su funcionamiento y organización actual será el punto de comparación
para definir el manual de funciones que necesitas poner en práctica.
3. Contrastar objetivos con la realidad
Como lo mencionamos en el punto anterior, una vez que hayas hecho el análisis de tu compañía al día
de hoy y que cuentes con la información general y objetivos, tu siguiente paso será realizar una
comparación exhaustiva de lo que es contra lo que quieres que sea.
Quizá aquí te des cuenta de algunas redundancias, esfuerzos duplicados o incluso de contrataciones
excesivas o insuficientes para tus planes. Lo importante aquí es que podrás pulir y depurar la
información de tu manual de funciones para corregir cualquier amenaza o debilidad que tenga tu
empresa.
Ten en mente que este documento te ayudará a contar con una imagen clara de la persona que debe
llenar cada puesto de tu compañía, por lo que debes ser muy objetivo a la hora de contrastar estas
dos visiones.
4. Modificar y corregir el manual
Con los datos que te arroje tu análisis comparativo, tu siguiente movimiento será el de editar tu
manual de funciones de acuerdo a los resultados del mismo. Es decir, deberás hacer las adaptaciones
necesarias en la información pertinente a cada puesto para contar con un manual optimizado que
cumpla con las características que necesitas para cumplir tus objetivos empresariales.
5. Definir el diseño final
Por último, tu siguiente tarea será la de establecer los rubros e información necesaria, por puesto de
la compañía, para ensamblar la plantilla de tu manual de función y que represente exactamente los
datos que cualquier candidato debe cubrir para poder obtener un cargo en específico.
Considera que dependiendo del puesto que estés estructurando, los requerimientos o rubros pueden
variar, pero eso es normal.
Ejemplo de Manual de Funciones
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de manual de funciones que puedes utilizar como
referencia para diseñar los tuyos.
Ejemplo de Manual de Funciones
 

Ejemplo de Manual de Funciones

8.MANUAL DE PROCEDIMIENTO:
El manual de procedimientos es un documento que contiene información sobre cómo se deben hacer
las cosas en una organización, lo que permite el flujo correcto del trabajo a través de la
estandarización de los procesos.
A nivel de gestión empresarial este documento es importante porque reúne políticas y procedimientos
que reflejen la visión, los valores y la cultura de la organización, así como las necesidades de los
empleados, debido a que proporciona información relacionada con los procedimientos internos de la
empresa.
¿cual es la importancia de un manual de procedimiento?
El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización, ya que si se
diseña de manera correcta conlleva muchos beneficios para el cumplimiento de los estándares, la
seguridad de los empleados y la simplificación de la comunicación. Te presentamos sus ventajas punto
por punto.
ventajas de contar con un manual de procedimientos para la gestión empresarial
1. Ahorra tiempo
El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los empleados que
tienen preguntas sobre algún proceso en específico. Es el lugar de consulta al que pueden acudir de
forma rápida, esto les permite ahorrarse tiempo en una larga capacitación.
2. Control interno
Un manual de procedimientos favorece el control interno de los procedimientos que ayudan a
identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas; por lo tanto, ayuda a tomar decisiones y
prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.
3. Optimiza los procesos
Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos permite a las
organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los procesos que se llevan a cabo
dentro de la empresa.

LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de una empresa a
otra.
 TITULO

 MARCO NORMATIVO

 OBJETIVO DEL DOCUMENTO

 REVISIONES Y RESPONSABLE

 DESCRICION DEL PROCESO

 DIAGRAMA DEL FLUJO

 GLOSARIO DE TERMINOS

1. Título
Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los procesos que vas
a redactar; por ejemplo, puede ser que se trate de un manual de procedimientos comerciales.
2. Marco normativo
En este espacio es importante mencionar cuáles son las normas de tu organización a través de sus
valores, la misión y visión.
3. Objetivo del documento
Este apartado representa el motivo por el cual estás redactando este documento y debe proporcionar
una visión integral de los procesos que lo componen.
4. Revisiones y responsables
El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente, por lo que es
importante mencionar cuándo fue redactado y cuáles han sido sus últimas revisiones.
5. Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo que se hace y
cómo es que hay que hacerlo, también dónde y con qué frecuencia.
6. Diagrama de flujo
El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el procedimiento en
general y los responsables que intervienen en cada operación.
7. Glosario de términos
Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a a leer el
manual de procedimientos.
¿CÓMO HACER UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
1. Establece los objetivos
Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por eso es
importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus objetivos y luego te
preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar documentados con el fin de cumplir ese
objetivo en particular.
2. Describe los procesos y su alcance
Una vez que hayas establecido los objetivos del manual que estás por redactar, es importante que
describas cuáles son los procesos que necesitan ser documentados para asegurar el logro de los
objetivos comerciales que tienes planteados.
3. Identifica las normas y políticas
Asegúrate de incluir las normas y políticas que garanticen la calidad en los procesos, así como la
precisión de los resultados operativos en tu empresa; por ejemplo, las políticas de seguridad en el
trabajo.
4. Señala responsabilidades
Se trata de especificar cuáles son los roles en los diferentes departamentos que están involucrados en
los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos procedimientos podrían
abarcar diferentes departamentos o equipos.
5. Redacta el documento siguiendo la estructura
Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo.
4 EJEMPLOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS REALES
1. Manual de procedimientos administrativos
En este ejemplo de manual de procedimientos se describen los procesos del área administrativa para
un funcionamiento efectivo y satisfactorio de una universidad.
2. Manual de procedimientos con mapa
Este manual de procedimientos es una herramienta que permite a esta organización estandarizar la
ejecución de los procesos internos de cualquier área de la empresa.

3. Manual de procedimientos con identificación del riesgo

Este manual de procedimientos es un ejemplo de la manera en que el aprendizaje del personal se
facilita, ya que proporciona información oportuna sobre las diferentes áreas de la organización.

4. Manual de procedimientos de una empresa turística

La extensión del manual de procedimientos depende de la cantidad de detalles que quieras agregar.

EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS
ANEXOS