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COMUNICACIÓN, CONSULTA Y PARTICIPACIÓN

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Firma: Firma: Firma:

Mairelys Bencomo Emerson Albujar Rolando Casaverde

Coordinador SIG Gerente SSOMA Gerente General
Fecha: 06/10/2020 Fecha: 09/10/2020 Fecha: 12/10/2020
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta

comunicación interna, así como regular y asegurar la comunicación externa entre la
empresa SIA TRADING SAC, y demás partes interesadas (Comunidad, Clientes,
Proveedores, Contratistas, Entes gubernamentales, Visitantes, Trabajadoras y
familias entre otros); relativas al Sistema Integrado de gestión.

Establecer los lineamientos a seguir para la emisión, codificación y control de los

Registros de comunicación de SIA TRADING SAC.

2. ALCANCE

El presente procedimiento se aplica a todas las comunicaciones internas y externas

referentes al Sistema Integrado de Gestión y a la participación del personal de la
empresa.

3. DEFINICIONES

• SIG: Sistema Integrado de Gestión.

• Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen

un emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del
cual se logra transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible entre
las partes.

• Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por

cualquier organización hacia sus diferentes Partes Interesadas (Clientes,
Comunidad, Proveedores, Visitantes, Contratistas, Entes Gubernamentales,
Familia De Los Trabajadores), encaminados a mantener o mejorar las relaciones
con ellos, a proyectar una imagen favorable y promover sus productos y servicios.

• Comunicación Interna: Es el intercambio de información que realiza la empresa

con el personal propio, perteneciente a todos los niveles involucrados en el Sistema
Integrado de Gestión.
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• Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (CSST): Es un órgano bipartito y

paritario constituido por representantes del empleador y de los trabajadores, cuya
función principal está destinada a la consulta regular y periódica del empleador en
materia de prevención de riesgos laborales

• Buzón PQRS: Receptáculo instalado en la entidad, en la cual se depositan todas

las preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados, proveedores y
clientes.

• Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande,

generalmente de papel resistente, que se coloca en lugares de la entidad para
comunicar una noticia, dar un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.

• Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre

distintos ordenadores interconectados a través de una red.

• Red Telefónica: Conjunto de elementos constituido por todos los medios de

transmisión y conmutación necesarios que permite enlazar a voluntad dos equipos
terminales mediante un circuito físico que se establece específicamente para la
comunicación.

• Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra

representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer los estados de
opinión o hechos específicos.

• Fax: Equipo de transmisión y recepción de documentos mediante la red telefónica

conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las imágenes “leídas” por
el emisor, impulsos que son traducidos en puntos-formando imágenes en el
receptor.

• Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o

publicitario.
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• Informe Escrito: Es un documento escrito (científica, técnica o comercial) con el

propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.

• Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con proyección

de mejorar.

• Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación,

discusión, conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que
se realicen en la empresa.

• Memorándum: Correspondencia breve y simple, que sirve para comunicar

decisiones, órdenes, anuncios, normativas y respuestas a determinados
planteamientos.

• Acta de Reunión: Documento que recopila la información originada durante una

reunión, definiendo las fechas y responsables de los compromisos establecidos.

• SIG: Sistema Integrado de Gestión.

• SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

• Consulta: búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión.

• Participación: acción y efecto en la toma de decisiones.

• Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o

percibirse como afectada por una decisión o actividad realizada por SIA TRADING
S.A.C., ya sea en termoinos de calidad, seguridad y medio ambiente.

4. RESPONSABILIDADES

El Gerente General es responsable de asegurar la correcta implementación del

Plan de Comunicaciones Internas y Externas, debe garantizar suministro de los
recursos humanos, tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros
establecidos en este procedimiento.
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El Coordinador SIG es responsable de prestar apoyo en las actividades de

comunicación e información sostenidas según el Plan de Comunicaciones, llevar a
cabo el control de las actas de reunión.

El Gerente SSOMA es responsable por el cumplimiento de las actividades

asociadas a los riegos laborales e impactos ambientales.

El Personal sera responsable de la ejecución de las actividades del Plan de

Comunicaciones asignadas bajo su responsabilidad y hacer seguimiento para
asegurar su cumplimiento.

El responsable de cada proceso debe llevar a cabo el control de las Actas de

Reunión, Cartas y Memorándum de su proceso

5. GENERALIDADES/NORMATIVAS

5.1. En SIA TRADING SAC, el proceso comunicacional involucra la transmisión interna

de información, los lineamientos para la presentación externa de las actividades de
la organización y el uso de los diferentes mecanismos de comunicación, con el objeto
de proporcionar información y retroalimentación acerca de las decisiones,
lineamientos, estrategias, políticas, objetivos, metas, planes, procesos, actividades,
problemas actuales y efectividad del sistema, entre otros aspectos.

5.2. Frecuencia de Ejecución:

La comunicación se realiza internamente cuando se requiera comunicar información

del Sistema Integrado de Gestión, relevante al interior de la empresa y
externamente cuando se requiera informar a entes Gubernamentales, grupo de
individuos e instituciones relacionadas con las actividades, productos y servicios de
la Empresa.

5.3. Flujo de Comunicación:

Esquema general:
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DESCENDENTE
INTERNA
HORIZONTAL

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

EXTERNA COMUNICACIÓN
EXTERNA

Proceso de comunicación: La comunicación puede ser interna o externa a través de

los distintos niveles de la empresa. Dentro de la interna tenemos tres tipos:
ascendente, descendente y horizontal.

Comunicación interna

Multidireccional, garantiza que el personal propio y contratado por SIA TRADING

SAC; conozcan el SGI, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los
objetivos del Sistema Integrado de Gestión, de tal manera que puedan contribuir al
cumplimiento de la Política del SIG y a la mejora continua. También sirve como
medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los
procedimientos y programas.

Se promueve mecanismos de consulta, participación y coordinación de las

organizaciones de empleadores y trabajadores más representativos y de los actores
sociales para la adopción de mejoras en materia de Suguridad, calidad y medio
ambiente.

Todo personal de SIA TRADING S.A.C. que está dentro del alcance del SIG, está
comprometido a observar temas de Salud y Seguridad, Medio Ambiente y Calidad, e
informarlas sean éstas positivas o negativas al Gerente SSOMA, a través de los medios de
comunicación escrito, hablado y/o electrónico.
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Las comunicaciones relacionadas con los aspectos ambientales, temas de salud y

seguridad y calidad, son archivadas en medio físico o electrónico por el Gerente SSOMA o
quien corresponda.

Difusion:

Los mecanismos de difusión que pueden ser utilizados para transmitir información al
personal relacionada al Sistema Integrado de Gestión son:

- Charlas informativas de capacitación.

- Documentos oficiales; tales como politicas, procedimientos, instrucciones, estandares

de trabajo, entre otros.

- Docuemntos impresos; boletines, revistas cartillas, entre otros.

- Inofrmacion digital a traves del correo electronico.

Estos mecanismos son coordinados por cada área relacionada con la comunicación.

Comunicación Externa:

Involucra los lineamientos y mecanismos para proporcionar información sobre el

Sistema Integrado de Gestión a Clientes, proveedores, contratistas y audiencias
claves; organismos reguladores, incluye la transmisión de información sobre el
producto, consultas, atención de pedidos y la retroalimentación del Cliente,
incluyendo sus quejas, así como la recepción, documentación y respuesta a
comunicaciones relevantes procedentes de terceros.

El personal de SIA TRADING SAC, que reciba una comunicación procedente de

partes interesadas externas y vinculadas a calidad del producto, aspectos e
impactos ambientales, temas de salud y seguridad, está comprometido a
transmitirlas sean éstas positivas o negativas al Gerente SSOMA, Coordinador SIG
y Gerente General.

Estas son analizadas en conjunto con el Comité de Seguridad, según corresponda

y podrán solicitar la información necesaria a las Gerencias relacionadas.
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Las respuestas a las comunicaciones recibidas y que son de carácter oficial son
enviadas por la Gerencia SSOMA y Coordinación SIG de SIA TRADING S.A.C. a
Gerencia General para su revisión antes de su emisión.

Para las comunicaciones que se decida no dar contestación, la Gerencia SSOMA

redactará un documento mencionando dicha decisión.

Si la solicitud corresponde a conocer documentos relativos al Sistema Integrado de

Gestión (Política, Objetivos, entre otros) la persona que recibe la misma, comunica
al área SIG para el envío respectivo al interesado sea esta mediante correo
electrónico u otro medio.

5.4. Consulta

El Gerente SSOMA y Coordinador SIG, consultará a los trabajadores y partes

interesadas pertinentes los cambios en el Sistema Integrado de Gestión que les
afecten y competan; de la misma forma los trabajadores y las partes interesadas
podrán realizar consultas a los coordinadores de area referente al sistema. También
la Gerencia y los cargos Directivos podrán hacerse consultas a entidades externas,
informando a los encargados del SIG, cuando haya inquietudes acerca de las
actividades a desarrollar en el sistema. Algunos temas de consulta pueden ser:
Normatividad legal, hojas de seguridad de los productos químicos, procedimientos
operativos normalizados para las emergencias, respuesta de sugerencias de
acciones preventivas o de quejas y reclamos, nuevos peligros/riesgos identificados,
Cambios en procesos e infraestructura, y demás aspectos que les competan. Se
deben dejar registros de estas consultas, para garantizar que las partes interesadas
fueron consultadas y/o notificadas.

SIA TRADING S.A.C. enfatiza la consulta de los trabajadores (CSST) no directivos sobre
lo siguiente:

1. La determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

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2. El establecimiento de la Política del Sistema Integrado de Gestión.

3. La asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización, según

sea aplicable.

4. La determinación de cómo cumplir los requisitos legales y otros requisitos.

5. El establecimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y la

planificación para lograrlos.

6. La determinación de los controles aplicables para la contratación externa, las

compras y los contratistas.

7. La determinación de qué necesita seguimiento, medición y evaluación.

8. La planificación, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de

programas de auditorías.

9. El aseguramiento de la mejora continua

Para todos los puntos dentro de la consulta, los comentarios y/o recomendaciones
emitidas, se someteran a evaluación para su consideración.

5.5. Participación

Los trabajadores están representados por sus integrantes en el comité de Seguridad

y Salud en el Trabajo, los trabajadores serán representados en todo lo relativo a
SST y SIG, quedando constancia en las actas del Comité de Seguridad y Salud en
el Trabajo. En los procesos de Inducción se asegura que los trabajadores conozcan
sus representantes ante el Comité de SST. Adicionalmente también deben
participar en la identificación/reporte de peligros, riesgos, actos y condiciones
Inseguras, sugerencias, inquietudes, observaciones, investigación de incidentes,
desarrollo y revisión de políticas y objetivos del SIG.

SIA TRADING SAC enfatiza la participación de los trabajadores (CSST) no

directivos sobre lo siguiente:
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1. La determinación de los mecanismos de consulta y participación. Según acta de

reunión de reunión del CSST N°028-2019-CSST, acuerdo 135: “el mecanismo se
hará mediante los miembros representantes del Comité de SST (reuniones) y
Sindicato (carta).”

2. La identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos. Participan en

la elaboración y/o en las revisiones de la matriz IPERC SIA-MA-SST-001_Matriz
de Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Medidas de Control.

3. La determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos para
la SST.

4. La determinación de los requisitos de competencia, las necesidades de formación,

la formación y la evaluación de la formación.

5. La determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo. Ver

Anexo 1 y 2: Plan de comunicación.

6. La determinación de medidas de control y su implementación y uso eficaces.

7. La investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación de las

acciones correctivas.

8. Las elecciones y reuniones del Comité de SST, al elegir a sus miembros

representantes de los Trabajadores en las elecciones del CSST y al participar sus
representantes en las reuniones mensuales del Comité de SST.

Para todos los puntos dentro de la Participación: los comentarios y/o

recomendaciones se toman en cuenta si no existe consenso se efectuará por
votación, de acuerdo a lo estipulado en el D.S.005-2012-TR art. 70.

• Asociación:

Los empleados conservan sus derechos de: Libre Asociación, organización y

negociación colectiva en forma legal y pacífica, sin castigos, amenazas o despidos
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ni interferencia. En tal virtud, la empresa o sus representantes en ningún momento

actuarán en contra de los empleados que deseen formar, participar o no en una
asociación o negociación colectiva. La empresa se bridara las facilidades
necesarias para las asociaciones que los empleados de

5.6. Medios de Comunicación:

SIA TRADING SAC, establece las formas o medios de comunicación satisfactoria

con todas las áreas de la empresa, la cual hace posible divulgar la gestión interna
(políticas, lineamientos, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones,
circulares, llamados de atención y comunicados) a todos los empleados y recibir
llamados de mejora continua para la empresa.

Los trabajadores y sus representantes son consultados, informados y capacitados

en todos los aspectos de SST relacionados con su trabajo, incluidas las
disposiciones relativas a situaciones de emergencia, mediante: correo electrónico,
charlas internas y capacitaciones.

A continuación, se detalla los medios de comunicación utilizados:

Correo electrónico (Email),

Página web.

Red telefónica.

Carteleras informativas.

Buzón PQRS (preguntas, quejas, reclamos y sugerencias).

Reuniones.

Fax.

Memorándum y cartas.

Folletos y Encuestas.
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Informe escrito.

Acta de reunión.

5.7. Los documentos que son resultados de los exámenes médicos de los empleados
deben ser informados únicamente por el médico del servicio de SST entregándosele
el informe escrito y debidamente firmado, siendo esta información confidencial.

5.8. Los reportes emitidos por los encargados de la salud ocupacional serán de carácter
confidencial y serán notificados al ministerio de trabajo y promoción del empleo con
un plazo de cinco días luego de conocido el diagnostico.

5.9. El código de identificación de las Actas de Reunión, Cartas o Memorándum, deben

tener la siguiente estructura:

X-YYYYY-ZZZ-CCC

Dónde:

X: Tipo de documento:

A: Acta de Reunión

C: Carta

M: Memorándum

YYYYY: Número de Presupuesto / Contrato (Aplica solo para proyectos)

ZZZ: Proceso a cuál corresponde

DIR: Dirección

SIG: Sistema Integrado de Gestión

SST: Seguridad y Salud en el trabajo

COM: Comercialización

ING Ingeniería
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OPE Operaciones

RRHH Recursos Humanos

ADM Administración y finanzas

LOG Logística

CCC: Nº correlativo por proceso, según el caso (Iniciando en el 001).

Nota: Pueden presentarse excepciones, de acuerdo a la naturaleza de las cartas. Ej.:

Cartas de trabajo, Cartas de apertura de cuentas, entre otros.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Nº Responsable Actividad
1. Coordinador SIG Formula o actualiza el Plan de Comunicaciones y
realiza divulgación al personal.

2. Coordinador SIG Lleva a cabo la formulación o actualización, según se

requiera, del Plan de Comunicaciones Internas y
Externas del Sistema Integrado de Gestión, para
mantenerlo adecuado a las características del Sistema
y circunstancias del entorno.

3. Coordinador SIG Emprende actividades de divulgación del Plan al

Personal involucrado, para dar a conocer su estructura
y contenido.

4. Responsable Ejecutan y controlan las actividades del Plan de

Asignado en el Plan Comunicaciones bajo su responsabilidad.
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Nº Responsable Actividad
Realizan seguimiento para controlar la puesta en
práctica de las actividades de comunicación bajo su
responsabilidad, para asegurar el logro de objetivo
perseguido por las mismas.

5. Coordinador SIG Realiza seguimiento para controlar la ejecución del Plan

de Comunicaciones. En caso de identificar situaciones
susceptibles de ser corregidas o mejoradas, procede de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento
SIA-PR-SIG-004 “Acciones Correctivas y de Mejora”.

6. Coordinador SIG Presente los temas del SIG a los trabajadores, para su
participación y consulta, conservando evidencia de
dichas actividades.

7. Gerente / Supervisor Programa reuniones específicas, para informar sobre

SSOMA temas de seguridad y salud en el trabajo y medio
ambiente, conservando los registros de cada evento.

8. Trabajadores Participan en temas de SST por iniciativa propia. Para

esto, deben enviar una carta o un correo electrónico al
propio CSST. Estas iniciativas serán analizadas en las
reuniones mensuales del CSST.

9. Comité de SST Recibe la comunicación de todos los trabajadores en

materia de SST y realizan las evaluaciones respectivas.
Los delegados deben mantener informados al personal
de los resultados de las reuniones mensuales del
Comité.
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Nº Responsable Actividad

Acta de Reunión

10. Participante Realizan la reunión de trabajo y llena el formulario

SIA-FO-SIG-003 “Acta de Reunión”.

11. Responsable Registra los acuerdos y las decisiones tomadas con

respecto a éstos. Continúa en la actividad Nº 15.

Nota:

El acta de Reunión contiene:

• Datos de la reunión

• Tratados: una lista de tratados en la reunión,

provenientes del proyecto, descripción y decisiones
tomadas. Idealmente, esta lista a tratar se debe
distribuir a todos los asistentes una vez culminado
la reunión para dar lectura al contenido y colocar la
firma en todas las páginas que contenga el acta.

Cartas o Memorándum

12. Responsable de Realiza el llenado del formulario SIA- FO-SIG-004

proceso “Carta” o SIA-FO-SIG-005 “Memorándum”
correspondiente, utilizada en las relaciones comerciales
entre empresas y personas naturales; igualmente, en las
relaciones entre las empresas y sus empleados.
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Nº Responsable Actividad
13. Responsable de Verifica en el formulario SIA-FO-SIG-006 “Control de
proceso Correspondencias”, el último correlativo, este formulario
se elabora para cada proceso.

14. Responsable de Registra los datos relevantes de la carta emitida en el

proceso SIA-FO-SIG-006 “Control de Correspondencias”.

15. Responsable de Codifica el documento (Acta de Reunión, Carta o

proceso Memorándum), procede a su digitalización y envía vía
correo electrónico o entrega a los involucrados y
archiva en el Servidor y/o en la carpeta
correspondiente.

Nota:

•A toda Carta y Memorándum se les coloca el sello de

SIA TRADING SAC, se entrega original al
destinatario y solicita la firma de la copia en señal de
recibido.

• Si el documento corresponde a un proyecto

específico el Coordinador SIG codifica el acta o carta
para su archivo en la carpeta del proyecto.

• El Coordinador SIG recibe el acta de reunión, Carta o

Memorándum, informa y envía por correo electrónico
al personal inherente al asunto. Archiva el original en
el dossier del proyecto.
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley de seguridad y salud en el trabajo, Ley N° 29783.

D.S. 005-2012-TR, Reglamento de seguridad y salud en el trabajo.

DS 024-2016-EM “Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería”

DS 023-2017-EM “Modificatoria del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional

en Minería” (Decreto Supremo N° 024-2016-EM).

DDP-PR-SIG-004 “Acciones Correctivas y Preventivas”.

ISO 9001 2015 Sistemas de gestión de la calidad.

ISO 14001 2015 Sistemas de gestión ambiental.

ISO 45001 2018 Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

8. REGISTROS

SIA-FO-SIG-003. Acta de Reunión.

SIA-FO-SIG-004. Carta.

SIA-FO-SIG-005. Memorándum.

SIA-FO-SIG-006. Control de Correspondencia.

Correo electrónico.

Libro de Actas.

Folletos y Encuestas.

9. ANEXOS

Anexo N.º 01: Plan de Comunicación Internas.

Anexo N.º 02: Plan de Comunicación Externas.

Anexo N.º 03: SIA-FO-SIG-003. Acta de Reunión.

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Anexo N.º 04: SIA-FO-SIG-004. Carta.

Anexo N.º 05: SIA-FO-SIG-005. Memorándum.

Anexo N.º 06: SIA-FO-SIG-006. Control de Correspondencia.

10. TRATAMIENTO O ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN

Los registros en físico y electrónico se archivarán en la carpeta correspondiente por

cada usuario de SIG.
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Anexo N.º 01: Plan de Comunicación Internas

MENSAJE MEDIOS FRECUENCIA RESPONSABLE DESTINATARIO

Política del Sistema Integrado de gestión * Cuando se generen
Publicación escrita Junta Directiva,
Objetivos del Sistema Integrado de cambios
Charlas Informativas Personal
gestión, indicadores de Gestión, las metas * Cuando se realicen Todo el personal
Folletos, Carteleras SSOMA,
y la manera en que contribuyen al logro de Inducciones y re
Correos electrónicos Coordinador SIG
los objetivos del sistema de gestión. inducciones
* Cuando se generen
Publicación escrita Junta Directiva,
cambios
Charlas Informativas Personal
Mapa de Procesos y Organigrama * Cuando se realicen Todo el personal
Folletos, Carteleras SSOMA,
Inducciones y re
Correos electrónicos Coordinador SIG
inducciones
* Reunión de divulgación
Plan estratégico de la organización Anualmente Gerente general Todo el personal
* Informe escrito
Roles, funciones y responsabilidades de Comunicación Verbal Asistente de
Al ingreso, por
cada área de trabajo, así como pertinencia Manual de funciones y RRHH Todo el personal
sustitución
e importancia de sus actividades. descripción de cargos Coordinador SIG
Manual del SIG
Divulgar y concienciar al personal en los Comunicación Verbal Siempre que sea Junta Directiva,
Todo el personal
aspectos relacionados con el SIG Reuniones de Grupo pertinente Coordinador SIG
Correos Electrónicos
Roles, funciones y responsabilidades de Comunicación Verbal Asistente de
Al ingreso, por
cada área de trabajo, así como pertinencia Manual de funciones y Perfil RRHH Todo el personal
sustitución
e importancia de sus actividades. de Puesto Coordinador SIG
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MENSAJE MEDIOS FRECUENCIA RESPONSABLE DESTINATARIO

Matriz de identificación de
*Cuando se generen o
requisitos legales
modifiquen aspectos
Requisitos legales y de otra Presentación en Inducciones/ Coordinador SIG
legales aplicables Todo el personal
índole Re inducciones Gerente SSOMA
*Cuando ingrese un
Procedimiento de acceso a
trabajador
Req. Legales
Aspectos de Formación y entrenamiento Programa Anual de Asistente de
Según programación Todo el personal
(Programación. Fechas, Temas, etc.) Capacitación RRHH
*Inducciones / Re
Matriz de Identificación de inducciones
Gerente /
Peligros y sus Riesgos peligros y Evaluación de *Cuando Surjan
Supervisor Todo el Personal
Relacionados de SST Riesgos Asociados a sus Cambios (Procesos,
SSOMA
Controles Métodos de trabajo,
Instalaciones y Equipos)
Inducciones /
Gerente /
*Plan de Respuesta Ante Reinducciones
Supervisor
Plan de Respuesta Ante Emergencias Emergencias Al Ingreso a las Todo el Personal
SSOMA
* Reunión de divulgación instalaciones de la
Comité de SST
empresa
Gerente /
Comunicación telefónica
Accidentes de trabajo y Supervisor
Reporte de Investigación de Cuando se presenten Gerente General
enfermedades laborales SSOMA
incidentes / accidentes
Comité de SST
Coordinador SIG
Reunión de divulgación
Gerente /
Programa Anual de Auditorias Programa Anual de Según Programa de
Supervisor Todo el Personal
Informe de Auditorias Auditorias Auditorias
SSOMA
Informe de Auditorias
Comité de SST
Coordinador SIG
Reunión de divulgación Gerente /
Resultados de Acciones
Reporte de Acciones Cuando surjan Supervisor Todo el Personal
correctivas y de Mejora
correctivas y de Mejora SSOMA
Comité de SST
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MENSAJE MEDIOS FRECUENCIA RESPONSABLE DESTINATARIO

Resultado de Reuniones del Comité de Gerente SSOMA Gerencia General

Informe Trimestral de Comité Mensual
SST Comité de SST Todo el Personal

Coordinador SIG
Reporte de indicadores Según periodicidad de
Indicadores de Gestión Responsables de Gerente General
Informes de gestión indicadores
Proceso
Cambios en la infraestructura, legislación, Procedimiento Gestión del
Junta Directiva,
personal, sistemas de gestión, procesos, Cambio y sus registros Cuando surjan Todo el personal
Coordinador SIG
actividades, uso de materiales, etc. asociados
Partes
Comunicaciones externas Aspectos relevantes y Cuando sean
Interesadas Todo el personal
de Partes interesadas relacionados con el SIG Comunicados
Externas
Junta Directiva,
Motivar y reconocer la actuación cuando se
Según se Supervisores
alcanzan los objetivos y metas Correos Electrónicos Todo el personal
requiera inmediatos del
establecidos.
Personal
Junta Directiva,
Informar la importancia de satisfacer tanto
Comunicación Verbal Según se Supervisores
los requisitos del cliente como los legales y Todo el personal
Correos Electrónicos requiera inmediatos del
reglamentarios.
Personal
Informar el establecimiento de acciones
Gerentes o
que permitan mejorar las comunicaciones Reuniones de Grupo Según se
Coordinadores de Todo el personal
considerando la eficacia del sistema de Correos Electrónicos requiera
área
gestión.
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Anexo N.º 02: Plan de Comunicación Externas

MENSAJE MEDIOS FRECUENCIA RESPONSABLE DESTINATARIO

COMUNICACIONES CON CLIENTES
Gerente General,
Comunicar a los clientes cambios en los Comunicación Escrita, Correos Coordinador de
Según se requiera Clientes
requerimientos, programación, entre otros. Electrónicos Proyectos, Gerente
Comercial
Cierre de cada Gerente Comercial
Verbal (vía telefónica) / Escrito
Quejas, reclamos o sugerencias proyecto Coordinador de Clientes
(Correos Electrónicos)
Según se requiera Proyectos
Gerente General,
Verbal (vía telefónica) / Escrito Coordinador de
Informar resultados Según se requiera Clientes
(Correos Electrónicos) Proyectos, Gerente
Comercial
Política del Sistema Integrado de gestión
Folletos Según se Junta Directiva,
Objetivos del Sistema Integrado de Clientes
Correos electrónicos requiera Coordinador SIG
gestión.
Publicación escrita Según se Junta Directiva,
Mapa de Procesos y Organigrama Clientes
Correos electrónicos requiera Coordinador SIG
Según se Junta Directiva,
Información pertinente al SIG Manual del SIG Clientes
requiera Coordinador SIG
Matriz de Identificación de
Peligros y sus Riesgos peligros y Evaluación de Según se Gerente / Supervisor
Clientes
Relacionados de SST Riesgos Asociados a sus requiera SSOMA
Controles
*Plan de Respuesta Ante Al Ingreso a las Gerente / Supervisor
Plan de Respuesta Ante Emergencias Emergencias instalaciones de la SSOMA Clientes
* Reunión de divulgación empresa Comité de SST
COMUNICACIONES CON PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

los principios de las Políticas y Comunicación Escrita Según se Coordinador Logístico Proveedor o
 PROCEDIMIENTO: SIA-PR-SIG-002
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COMUNICACIÓN, CONSULTA Y Fecha de Vigencia:
PARTICIPACIÓN 10/2020
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MENSAJE MEDIOS FRECUENCIA RESPONSABLE DESTINATARIO

Lineamientos del SIG. Correos Electrónicos requiera Contratistas
Coordinador Logístico,
Emitir, recibir y dar respuesta a Comunicación Escrita Según se Coordinador de Proveedor o
comunicaciones de proveedores. Correos Electrónicos requiera Administración y Contratistas
Finanzas
Seguimiento y control a Proveedores sobre Comunicación Escrita Según se Proveedor o
Coordinador Logístico
el desempeño en el servicio que se presta. Correos Electrónicos requiera Contratistas
Matriz de Identificación de
Peligros y sus Riesgos peligros y Evaluación de Según se Gerente / Supervisor Proveedor o
Relacionados de SST Riesgos Asociados a sus requiera SSOMA Contratistas
Controles
*Plan de Respuesta Ante Al Ingreso a las Gerente / Supervisor
Proveedor o
Plan de Respuesta Ante Emergencias Emergencias instalaciones de la SSOMA
Contratistas
* Reunión de divulgación empresa Comité de SST
COMUNICACIONES CON PARTES INTERESADAS
Informar al personal del proveedor los Partes
Comunicación Escrita Según se
principios de las Políticas y Lineamientos Coordinador SIG Interesadas
Correos Electrónicos requiera
del SIG. Pertinentes
Partes
Publicación escrita Según se Junta Directiva,
Mapa de Procesos y Organigrama Interesadas
Correos electrónicos requiera Coordinador SIG
Pertinentes
Partes
Manual del SIG / Correos Según se Junta Directiva,
Información pertinente al SIG Interesadas
electrónicos requiera Coordinador SIG
Pertinentes
 PROCEDIMIENTO: SIA-PR-SIG-002
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COMUNICACIÓN, CONSULTA Y Fecha de Vigencia:
PARTICIPACIÓN 10/2020
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MENSAJE MEDIOS FRECUENCIA RESPONSABLE DESTINATARIO

Matriz de identificación de Partes
Según se Coordinador SIG
Requisitos legales y de otra índole requisitos legales / Correos Interesadas
requiera Gerente SSOMA
electrónicos Pertinentes
Matriz de Identificación de Partes
Peligros y sus Riesgos peligros y Evaluación de Según se Gerente / Supervisor Interesadas
Relacionados de SST Riesgos Asociados a sus requiera SSOMA Pertinentes
Controles
*Plan de Respuesta Ante Al Ingreso a las Gerente / Supervisor Partes
Plan de Respuesta Ante Emergencias Emergencias instalaciones de la SSOMA Interesadas
* Reunión de divulgación empresa Comité de SST Pertinentes

COMUNICACIONES CON ORGANISMOS REGULADORES

Recepción y respuesta a informaciones
procedentes de fuentes externas, por Organismos
Gerente General/
ejemplo: normas, leyes y decretos de Según se Reguladores y
Comunicación Escrita Representantes legales
organismos reguladores, información requiera Organizaciones
de la empresa
científica, información tecnológica, entre Involucradas
otros.
Informar a organismos reguladores y
Según lo
terceros que corresponda, según lo Gerente General/ Organismos
establecido en
estipulado en la ley y lineamientos Comunicación Escrita Representantes legales Reguladores y
leyes, normas y
corporativos, sobre el cumplimiento de las de la empresa Terceros
decretos
normas, estándares y leyes aplicables.
Comunicación telefónica Gerente / Supervisor
Accidentes de trabajo y Cuando se Autoridades
Reporte de Investigación de SSOMA
enfermedades laborales presenten competentes
incidentes / accidentes Comité de SST

Gerente / Supervisor
Resultado de Reuniones del Comité de Autoridades
Informe Mensual de Comité Mensual SSOMA
SST competentes
Comité de SST
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Anexo N.º 03: SIA-FO-SIG-003. Acta de Reunión.

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COMUNICACIÓN, CONSULTA Y Fecha de Vigencia:
PARTICIPACIÓN 10/2020
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Anexo N.º 04: SIA-FO-SIG-004. Carta.

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Anexo N.º 05: SIA-FO-SIG-005. Memorándum.

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Anexo N.º 06: SIA-FO-SIG-006. Control de Correspondencia.

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11. CONTROL DE MODIFICACIONES

Fecha No Revisión Descripción del cambio

10/2020 0 Emisión inicial