MATRIZ DE FUNCIONES ÁREAS

ADMINISTRATIVAS

ÁREA: ADMINISTRACIÓN

FECHA: 22 de FEBRERO DE 2007 ELABORÓ: O.A.B.R.

OBJETIVO:
EL OBJETIVO DEL ESTUDIO ES DETERMINAR LA MANERA EN QUE ESTÁN DISTRIBUIDAS LAS
FUNCIONES DE LOS ASOCIADOS CLASIFICANDOLAS EN PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, MONITOREO
Y RETROALIMENTACIÓN SEGÚN EL NIVEL Y EL ÁREA EN QUE TRABAJAN.

PROCEDIMIENTO:
SE REALIZARON ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DEL ÁREA PARA IDENTIFICAR LAS
FUNCIONES DE CADA UNO, CLASIFICANDO DICHAS FUNCIONES CONFORME AL CICLO
ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, MONITOREO Y CONTROL PARA FINALMENTE
GRAFICAR LOS RESULTADOS E IDENTIFICAR CUALQUIER DUPLICIDAD.
 ADMINISTRACIÓN

PLANEACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO RETROALIMENTACIÓN

6% 47% 25% 22%

 9
8
7
6
5
4
3
2
1

19
18
17
16
15
14
13
12
11
10
Visor

TOTAL
Ayudante
Auditor de Campo

Asistente de Planilla
Asistente de Analista

Analista de Procesos

Encargada de Planilla
Sonsonate, Zapotitan)
Jefe de Control Interno

Encargada de compras
Facturador de Ventanilla
Supervisor Administrativo
Gerente de Administrativo

Analista de Supermercados
CARGO

Encargado Crédito y Cobranza

Encargado de Cuenta Corriente
Analista de Estadísticas e Inventarios

Encargado de Cestas y Devoluciones

Administrador (San Miguel, Santa Ana,
CLASIFICACIÓN DE FUNCIONES

Encargados de Nómina de Comercialización

1
1
1
2
1
1
1
2
2
2
3
1
1
1
1
1
2
1
1

26
Número de personas

2
5
4
2
4
4
3
3
1
3
5
6
2
1
3
2
4
7

72
11

Número de funciones

Elaboración del presupuesto de

1
1
p

operación

Coordinación del personal del

s

2
1
1

departamento.

Consolidación de los presupuestos

1
1
e

del área comercial

Proyección de ingresos y egresos

1
1
p

de la empresa

Seguimiento de los planes d

s

1
1

trabajo
r

1
1

Reporte a Dirección Comercial

Coordinar las auditorias de

s

1
1

controla Interno

Administración de la planilla de RH

1
1
p

de Comercialización.

Consolidar información de mermas

1
1
e

e inventarios

Verificación y seguimiento de
s

1
1

presupuestos de comercialización.

Consolidación de los activos del

s

1
1

área comercial

Control sobre los activos el área

1
1
e

Vehículos y equipos de venta

Revisión de las políticas y

s

1
1

procedimientos de
comercialización

Monitorea los inventarios de

s

1
1

producto y de activo

Elabora los inventarios tanto de

1
1
e

producto como de activos

 coteja al información obtenida con

1
1
e
las existencias

Ingresa a sistema los inventarios

1
1
e
consolidados y cuadrados con la
merma

Supervisa el buen empleo de los

s

1
1
vehículos y equipo de la empresa

Coordina el área administrativa de

1
1
p

las distribuidoras

consolida las facturas y reportes

1
1
e

de ruteo
r

2
1
1
reporta a Gerencia Administrativa

Lleva acabo auditorias a

2
1
1
e

distribuidoras y a motoristas
r

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

10
Elaboración de Reportes

Monitorean el estado de las

s

1
1
instalaciones y de equipos en
distribuidoras

Consolidan notas y facturas de las

1
1
e

distribuidoras

Labores de limpieza, jardinería,

1
1
e

mantenimiento de edificios etc.

Dar fe del monto depositado en el

1
1
e

banco

Maneja la facturación de la venta

r

1
1

de supermercados

Maneja la cartera de créditos y

2
1
1
e

cobros a supermercados
s

2
1
1

monitorea los vencimeintos

2
1
1
e

monitorea errores en facturación

1
1
e

monitorea las notas por merma

Coordina todas las actividades su

1
1
e

área
s

1
1

Verificación de facturas
1
1
e

monitoreo de facturas
1
1
e

Monitoreo de cuenta corriente

r

1
1

Elaboración de facturas manuales

Descarga del handheld para

1
1
e

ingresar pedido

Dar de alta la liquidación del

s

1
1

motorista
 Elaboración de los inventarios de

1
1
cestas .

Manejo informativo de las

1
1
devoluciones e

Coordina las acciones de cuenta

r

1
1
corriente

Liquida en sistema facturas ya

1
1
e

pagadas

cuadra las cuentas para obtener

s

1
1
los saldos

1
1
e

Contacta a proveedores

Realiza compras e ingresa a

1
1
e

sistema

1
1
e

Manejo de caja chica

Elaboración de planilla para el

1
1
e

área de comercialización

1
1
e

Control de las cuentas a crédito

Monitoreo del vencimiento de

s

1
1
dichas cuentas

Elaboración de balances e ingreso

1
1
e

a sistema

Eleboración de la planilla de

1
1
e

Administración

Auxiliar en la elaboración de la

1
1
e

planilla de Admon.

Consolidado de la planilla con los

1
1
e

reportes de contabilidad

Monitoear el pago y el manejo de

s

1
1
cuentas de nómina conforme a
presupuesto

Solicitar pago de nómina,

2
1
1
e

vacaciones, incapacidades etc.

4
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
3

Planeación
6%
2
3
2
1
3
1
1
1
0
2
3
3
1
1
1
1
4
2
2

34

Ejecución
47%
0
2
1
0
0
1
1
1
0
1
1
1
0
0
1
0
0
3
5

18

Monitores
25%
0
0
1
1
1
2
1
1
1
0
1
2
1
0
1
1
0
1
1

16

Retroalimentación
22%
2
5
4
2
4
4
3
3
1
3
5
6
2
1
3
2
4
7

72
11

Total
100%