INFORME DE AUDITORIA

INFORMACIÓN BASICA AUDITORIA

CÓDIGO AUDITORÍA: AUD – 1813 TIPO DE AUDITORÍA: AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO /
PROCESO OFICINA DE ATENCION
FECHA DE INFORME: Diciembre 19 de 2018 DEPENDENCIA
AL CIUDADANO
AUDITADA:
Auditor Líder: Jairo Tulande Collazos
FECHA DE Equipo Auditor: Eduardo Antonio
Septiembre 28 de 2018 AUDITORES:
AUDITORÍA: Sanguinetti Romero – Silvana
Chaves Patiño

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Evaluar la gestión del Proceso a la Oficina de Atención al Ciudadano, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos
de la NTC ISO 9001, Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, así como la normatividad vigente y los procedimientos
establecidos para el mejoramiento continuo del proceso.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La evaluación se realizará a la gestión adelantada por el proceso del 01/01/2017 a 31/08/2018.

Nota aclaratoria: Se incluirá dentro del alcance la verificación de la eficacia de los planes de mejoramiento PM-16-00071

CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

Se tendrán como criterios normativos los establecidos en la Ley 594 de 2000, Ley 1474 de 2011, Ley 1712 de 2014, Decreto -
Ley 1755 de 2015, Decreto 897 de 2017, Decreto 4138 de 2011, Decreto 1072 de 2015 (Cap. 6), ISO 9001:2008, - Resolución
1893 de 2015, Resolución 1111 de 2017 y el Manual Operativo Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-.

La caracterización del proceso, procedimientos, manuales, instructivos, inscritos en el SIGER, así como las demás normas,
documentos, circulares, procedimientos, manuales e instructivos que regulen y le apliquen al proceso de Gestión administrativa

DESARROLLO DE AUDITORIA

La Auditoría Integral a este Proceso se ejecutó conforme a los procedimientos de auditoría previamente definidos en el Diseño
de Pruebas y el Plan de Auditoría.

Así las cosas, en el desarrollo de esta Auditoría se adelantaron los siguientes procedimientos:
 Reunión de apertura.
 Charla Fomento cultura autocontrol.
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 Se cumplió con el protocolo de solicitud de información pactado con el auditado.

 Revisión in situ de temas y aclaraciones de aspectos evidenciados con los profesionales encargados.
 Reunión de Cierre.

En este punto es importante resaltar que, debido a las limitaciones de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir
errores e irregularidades que no hayan sido detectados bajo la ejecución de los procedimientos de auditoría previamente
planeados. Así las cosas, la Agencia y el Proceso son responsables de establecer y mantener un adecuado Sistema de Control
Interno y de prevenir irregularidades y materialización de riesgos.

CHARLA SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Se realizó una (1) charla sobre el Sistema de Control Interno, a la cual asistieron ocho (8) colaboradores. En esta charla
se contextualizó el marco normativo, funciones y roles de Control Interno, en el cual se manifestó la necesidad de
fortalecer, a través de socializaciones y capacitaciones, temas del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad; el Mapa
de Procesos; y, también del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

TEMAS VERIFICADOS:

VERIFICAR LA POLÍTICA DE LA OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO, ARTICULADA CON LAS DEMÁS POLÍTICAS
DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG Y SG-SST

POLITICA CATEGORÍA ACTIVIDADES DE GESTIÓN RESPUESTA

El proceso tiene identificado
Identificación Se evidencio que el Proceso tiene identificado a los
los clientes y partes interesadas
de los grupos clientes y partes interesadas a los cuales debe dirigir
por los cual(es) debe dirigir sus
de valor y sus sus productos y servicios. Se tienen identificados los
productos y servicios (grupos
necesidades clientes, y partes interesadas en la Caracterización.
de valor).
El proceso tiene formulada su
La Oficina Asesora de Planeación Actualmente está
planeación para el próximo
liderando la construcción de la planeación estratégica
periodo presidencial, acorde
POLITICA de la Agencia para el periodo 2018 – 2022, igualmente
con el nuevo objeto social y
PLANEACION se está trabajando en el desarrollo de planes para
lineamientos de la entidad y las
INSTITUCIONAL garantizar la continuidad del negocio.
demás normas aplicable.
DIMENSION:
Como mide el objetivo del
DIRECCIONAMIENTO Formulación de El proceso mide su objetivo por medio de 4 indicadores
proceso y cuál ha sido su
Y PLANEACIÓN planes y de POA y 1 indicador de proceso
resultado
Caracterización
El proceso realiza su gestión de acuerdo al plan
del proceso
operativo, a los resultados del Mapa de riesgos,
Que controles tiene establecido determinar las expectativas y necesidades de los
el proceso para el desarrollo del ciudadanos, Determinación acciones de Participación
ciclo PHVA. Ciudadana, la Estrategia de la Cultura de Servicios,
PQRS-D tramitadas, Informes sobre el comportamiento
de las PQRS-D en la Entidad, Foros, charlas y

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POLITICA CATEGORÍA ACTIVIDADES DE GESTIÓN RESPUESTA

campañas de cultura ciudadana, Informes de
resultados de la medición de satisfacción del cliente,
Resultado medición FURAG, Planes de mejoramiento
implementados.
Cuáles han sido los avances de Se verificó el Plan Operativo Anual (POA), del primer
la planeación 2018. (con corte a semestre de la Vigencia 2018, a la fecha se ha
Septiembre) cumplido a satisfacción con lo fijado
Se evidencio que el Proceso tiene identificado a los
El proceso tiene caracterizados
clientes y partes interesadas a los cuales debe dirigir
Caracterización los ciudadanos, usuarios o
sus productos y servicios. Se tienen identificados los
usuarios y grupos de interés atendidos.
clientes, y partes interesadas en la Caracterización.
medición de
Como se verifica la satisfacción A la fecha no se ha realizado, se tiene entendido que
percepción
del cliente de acuerdo a sus el tema se encuentra centralizado por Atención al
necesidades y expectativas. Ciudadano.
En cumplimiento a la Ley 1581/12 y el Decreto 1377/13
Que mecanismos o controles y las demás normas que modifiquen, adicionen o
tiene establecido el proceso complementen. Conozca la política de tratamiento de
para garantizar la seguridad y los datos personales de la ARN a través del siguiente
fidelización de la información y link:
los datos personales? http://www.reincorporacion.gov.co/es/
atención/Paginas/politicas.aspx
Si conoce los riesgos sobre la protección de la
SERVICIO AL información, no se ha materializado ya que en cuanto a
CIUDADANO y seguridad de la información la Agencia cuenta con
Protección de
seguridad digital restricciones en manejo de los archivos centralizados
datos
de las dependencias, vigilancia por medio de
personales
El Proceso tiene claro cuáles seguridad privada, restricciones por medio de
son los riesgos sobre la seguridad electrónica representada en controles de
protección de datos y la perdida acceso físico, circuito cerrado de televisión, alarmas,
de información, que acciones sensores de movimiento y controles de acceso
se han implementado? biométrico. De igual forma cuenta con instrumentos
como el Manual de Seguridad Integral que brinda una
política, directrices y pautas para la seguridad en la
Agencia. El registro de datos personales en este
formato, autoriza a la ARN para la recolección,
almacenamiento y uso de los mismos.
Se cumple con los términos
Gestión de legales para responder las Si, aunque el proceso aún tiene falencias en este
PQRSD peticiones, quejas, reclamos, aspecto
solicitudes y Denuncias?
De acuerdo a la información verificada en el
Presupuesto desagregado de la agencia publicado en
la página asciende a la suma anual de $697.045.065
Ejecución Que recursos financieros tiene
PRESUPUESTAL discriminado así: Prestar servicio de Call Center
presupuestal asignados el proceso.
$486.118.569, Telefonía Call Center $109.200.000,
Conocer la percepción y satisfacción de las personas
desmovilizadas en proceso de reintegración familia,

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POLITICA CATEGORÍA ACTIVIDADES DE GESTIÓN RESPUESTA

actores externos y ciudadanos colombianos, frente a
los servicios- beneficios y atención ofrecidos por la
ARN. $73.995.696, Fortalecimiento de la cultura de
Atención al Ciudadano y proceso de atención al
ciudadano (operador logístico) $20.000.000, Participar
en ferias nacionales de servicios al ciudadano
(Operador logístico) $7.730.800

En la Sede Central laboran seis (6) colaboradores.

Con cuantos colaboradores Estos se discriminan así: a) Sede Central: Carrera
cuenta el proceso (discriminado Administrativa: Cuatro (4); Provisionalidad: uno (1); y,
entre funcionarios Contratistas: uno (1), En el Call Center funciona como
(provisionalidad y carrera y un Outsourcing con 9 operadores y un supervisor, con
contratistas) carácter de exclusividad para la gestión de Atención al
Conocimiento Ciudadano de la Entidad.
TALENTO HUMANO normativo del De los funcionarios de carrera,
Cuatro (4) profesionales de carrera administrativa en
entrono cuantos se encuentran en
periodo de prueba.
periodo de prueba.
¿Los funcionarios de
provisionalidad y de carrera Si. Tienen acuerdos de gestión y desempeño. A la
poseen acuerdos de gestión y fecha de la auditoría aún no se había realizado
desempeño? Se tiene algún verificación.
resultado?
¿Considera que los riesgos del
proceso son los adecuados, se
han materializado?, si, SI que
acciones se han implementado. Son adecuados porque responden a las actividades
Para los riesgos trasversales desarrollados en el grupo. No, no se ha materializado
Gestión de los como pérdida de bienes el riesgo de pérdida de información en esta
riesgos (computadores entre otros) se dependencia.
institucionales presenta algún informe sobre
la pérdida del bien y de la
información?
Los controles establecido son
CONTROL INTERNO Si, son adecuados y ajustados a las necesidades de la
los adecuado para garantizar
Entidad.
que no se materialice el riesgo.
Se evidencia que el proceso cuenta con
El proceso diseña e implementa
procedimientos en los cuales se detalla una estructura
procedimientos detallados que
de responsabilidad en cascada, conforme a funciones
sirvan como controles, a través
y obligaciones contractuales; se verifica la ejecución y
Actividades de de una estructura de
cumplimiento de los procedimientos por parte de la
Control responsabilidad en cascada, y
coordinadora a través de sus indicadores de proceso.
supervisar la ejecución de esos
Mensualmente la coordinadora y supervisora del
procedimientos por parte de los
contrato certifican el cumplimiento de las obligaciones
servidores públicos a su cargo?
contractuales de los colaboradores a su cargo y a los

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POLITICA CATEGORÍA ACTIVIDADES DE GESTIÓN RESPUESTA

funcionarios a través de las evaluaciones de
desempeño semestral, se realiza el cumplimiento de
sus funciones a cargo.
Los canales de información que utiliza este proceso
son: la Intranet Institucional; la Página Web de la
Agencia; El servicio del Call Center; el Sistema de
Cuáles son los canales de Información para la Gobernabilidad (SIGOB); las
comunicación y de información Redes Sociales, las pantallas de televisión y las
Información y
que tiene definido el proceso y carteleras de la Sede Central, los Grupos Territoriales,
Comunicación
como le hacen seguimiento y Puntos de Atención y Programa “Paz y Reconciliación”.
control? El control de la gestión se realiza a través de la
generación de informes quincenales en donde se
evidencian las alertas para la respuesta oportuna de
las diferentes Quejas, peticiones, requerimientos, etc..
Monitoreo o
Cómo el proceso, realiza el Registrando en el SIGER el seguimiento a las tareas
supervisión
monitoreo de los riesgos? programadas.
continua
Como el proceso garantiza la
atención a su población
El grupo garantiza la prestación de la atención las 40
objetivo, ¿partes interesadas y
horas a la semana exigidas.
ciudadanía en general? (por lo
menos 40 horas a la semana).
el proceso responde las
solicitudes de información en
un plazo máximo de 10 días SI
hábiles después de la
Transparencia recepción.
pasiva el proceso responde los
derechos de petición en un
SI SI
plazo máximo de 15 días
hábiles después de la
recepción.
el proceso responde los
derechos de petición de
consulta en un plazo máximo SI
de 30 días hábiles después de
la recepción.
Como se realiza la
transferencia efectiva de
conocimientos entre las
Lo lineamientos para el manejo de las actividades del
personas que dejan sus cargos
Transparencia Grupo los da el coordinador del grupo y se encarga de
y las nuevas que llegan a
activa que todos sus colaboradores cumplan dichos
desempeñarlos (repositorio de
lineamientos para cumplir con la labor del grupo.
conocimiento) y los
contratistas que culminan el
contrato?

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POLITICA CATEGORÍA ACTIVIDADES DE GESTIÓN RESPUESTA

En la página web de la entidad se encuentra la
Seguimiento La información que produce el
información correspondiente a la Oficina de Atención al
acceso a la proceso, es controlada, el
Ciudadano en el link:
información ciudadano puede acceder y se
http://www.reincorporacion.gov.co/es/atencion/Paginas
pública realiza seguimiento.
/ley-transparencia-acceso-informacion.aspx
Divulgación En cumplimiento a la Ley 1581/12 y el Decreto 1377/13
Cómo el proceso conoce y
política de y las demás normas que modifiquen, adicionen o
socializa la política de
seguridad de la complementen. Conozca la política de tratamiento de
seguridad de la información y
información y los datos personales de la ARN a través del siguiente
de protección de datos con los
de protección link:
usuarios internos y su grupo de
de datos http://www.reincorporacion.gov.co/es
valor.
personales /atención/Paginas/politicas.aspx
El proceso cuenta con la Si, la Entidad cuenta con la suficiente estructura de
documentación necesaria para sistematización. Igualmente se tiene actualizada la
Gestión
la operación de la entidad; está Tabla de Retención Documental garantizando con esto
documental
organizada y sistematizada? la funcionalidad de la Entidad.
para el acceso a
La información que maneja el La información que maneja el proceso es clara,
la información
proceso es clara, confiable, es confiable, es de fácil consulta y se actualiza de
pública
de fácil consulta y se actualiza manera constante según las necesidades del proceso
de manera constante en la ejecución de las tareas diarias
Criterios Los espacios físicos de la
diferenciales de organización se han adecuado
No se tienen las condiciones óptimas para el acceso
accesibilidad a para que sean fácilmente
de las personas en condición de discapacidad
la información accesibles para personas en
pública condición de discapacidad

Si, conocen la matriz de peligros, esta publicada en la

El proceso tiene definido una intranet en:
matriz de peligros y riesgos https://klein.reincorporacion.gov.co/siger/ModuloReport
esDinamicos/InterfazUsuario/HomeRepDinamicos.asp

Iluminación Excesiva o deficiente

Cuáles son los principales
Movimiento repetitivo o repetido (Digitar)
peligros y riesgos que se
Carga mental, emocional o estrés
TALENTO HUMANO SST presentan
Postura de pie o sentado, mantenida >6hr/día
Se ha presentado accidente
laboral en el cumplimiento de No se han presentado accidentes laborales, y se
las actividades del proceso, conoce cómo debe ser el paso a paso en caso de
sabe cuál es el paso a paso accidente laboral.
para reportarlo
Realizar algún tipo de
No se encontró evidencia al respecto dentro de la
seguimiento y reporte sobre el
información aportada por los auditados.
sistema de SST.

Posteriormente, se verificó las demás políticas de forma articulada, de la siguiente manera:

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VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO A LOS TIEMPOS DE RESPUESTA DE LAS PQRSD

De acuerdo con la información suministrada por el proceso de Atención al Ciudadano, frente a las PQRS-D tramitadas en el
primer semestre de 2018 así como el Informe de PQRS-D generado por el Grupo de Control Interno de Gestión, se pudo
evidenciar que la gestión de respuesta fue satisfactoria y no se presentaron tiempos de respuesta extemporáneos.

VERIFICACIÓN EFICACIA Y CUMPLIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO PM-16-00071

PM-16-00071

La Oficina DE Atención al Ciudadano en el año 2016 fue actualización del 100% de las hojas de vida de los contratistas de la
Entidad, resultado de la misma se generó una (1) no conformidad a la cual el Grupo le formuló cinco (5) acciones las cuales
quedaron definidas en el Plan de Mejoramiento PM-16-00071. Frente a la oportunidad del cierre de las acciones por parte de
los responsables se observó que el Proceso solicitó el cierre de manera Extemporánea de cuatro (4) acciones. Se concluye
que el plan fue EFICAZ, por cuanto se generó la solución al hallazgo mediante acciones efectivas.

Nro., Fecha
Fecha Fin Fecha Oportunidad de
Plan Hallazgo Acción Inicio Gestión
Acción Gestión cierre
Mejora Acción

Realizada la Auditoria del proceso

de Atención al Ciudadano se
identifica que el proceso no está
cumpliendo con lo establecido en el
Realizar una (1) web
Manual de Atención al Ciudadano,
conferencia dirigida a los
evidenciado en un caso de PPR Se realizó la video
enlaces de PQRS-D a nivel
revisado aleatoriamente que a conferencia el día 25 de
nacional incluida Sede
pesar de que se responde dentro de octubre de 2016, se puede 15-nov-
Central, orientada a dar 10-oct-16 31-oct-16 Extemporáneo
los tiempos de ley, no se cierra a consultar en el link: 16
lineamiento frente al
tiempo en el sistema SIR y dejando http://conferencia2.unad.ed
trámites, respuesta y cierre
el caso reportado como incumplido. u.co/p7kxxlt0fm7/
de PQRS-D en los sistemas
Lo anterior incumpliendo lo
que son registrados.
establecido en el Manual de Manual
de Atención al Ciudadano numeral
PM-16-
5.2 Respuesta y Cierre a las
00071
PQRSD.
Realizada la Auditoria del proceso
de Atención al Ciudadano se
identifica que el proceso no está
realizando el control de documentos
respectivo, evidenciado que el Solicito cerrar esta acción,
NormogramaV3 el proceso de Actualizar el Normograma y ya se registró avance y se
Atención al Ciudadano se identifica socializarlos a través del 10-oct-16 28-oct-16 dio cumplimiento a la 21-oct-16 Anticipado
que no se encuentra actualizado a Siger. actualización y
la fecha del corte de la Auditoria. socialización.
Por lo anterior, se está
incumpliendo la NTCGP:1000
numeral 4.2.3 Control de
Documentos.

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Realizada la Auditoria del proceso

de Atención al Ciudadano se
Actualiza y socializar el
identifica que el proceso no está
Manual del Sistema de Se realiza la actualización
realizando el control de registros
PQRS-D contemplando los del Manual del Sistema de
respectivo, evidenciado en los
aspectos de los puntos PQRS-D y se socializa por
siguientes aspectos:
3,4,5, de la No Conformidad. parte del Grupo de
Adicionalmente se incluirá 10-oct-16 21-nov-16 Atención al Ciudadano y de 21-dic-16 Extemporáneo
1. El Producto denominado Plan de
dentro del manual que la la Oficina Asesora de
Atención al Ciudadano no es el
coordinación del gripo de Planeación.
mismo que está publicado en el
atención al ciudadano
SIGER, ya que se denomina Plan
verificará semanalmente el
Anticorrupción y de Atención al
desarrollo de esta tarea.
Ciudadano.
2. En el Mapa de Riesgos del
proceso en la mayoría de acciones
el responsable que aparece Actualizar y socializar la
referenciado ya no hace parte del Caracterización del Proceso
Se solicita hacer cierre de
proceso de Atención al Ciudadano. en el SIGER, la cual
10-oct-16 14-oct-16 esta acción de mejora 21-oct-16 Extemporáneo
3. Diferencias en la información contemplará el ajuste
porque ya está realizada.
cuantitativa entre la Base de datos relacionado al Plan de
de Excel y los informes de PQRSD Atención al Ciudadano.
publicados en el SIGER, en las
fechas de corte de la Auditoria para
la vigencia 2016.
4. Los informes de PQRSD según
el Manual de Atención al Ciudadano
deben con una información mínima
la cual no se ve reflejada en los
informes publicados en la Página
WEB en su totalidad.
5. Los correos de Seguimiento a
PQRSD según el Manual de
atención al Ciudadano se deben
hacer mínimo con 5 días de Solicitar a la Oficina Asesora
anticipación, sin embargo se de Planeación la
solicitaron las evidencias de los actualización del solicito cierre de esta
10-oct-16 14-oct-16 21-oct-16 Extemporáneo
meses de junio y Marzo y no fue responsable de las acciones acción.
posible contar con la totalidad de los del Mapa de Riesgos del
mismos. Atención al Ciudadano.

Todo lo anterior, Por lo anterior, se

está incumpliendo la NTCGP:1000
numeral 4.2.4 Control de Registros.

DE ACUERDO AL PROGRAMA DE LA OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO, CUÁLES SON LOS

MECANISMOS QUE DESARROLLA LA OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO PARA:

- Desarrollar acciones orientadas a la identificación de necesidades, atención de requerimientos, la promoción de

la cultura del servicio y la evaluación de satisfacción de la ciudadanía frente a la gestión y los servicios que
presta la Entidad, para el cumplimiento de la misión institucional.

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Articulando todos los procesos de la Entidad para trabajar en mutua colaboración, apalancando lo misional, haciendo
cumplir las directrices presupuestales en cuanto a las campañas de divulgación se planeen y ejecuten de manera tal, que
generen impacto en la población objeto de la campaña. Administrando los recursos, prestando un servicio oportuno y
eficaz en la respuesta a tiempo de los diferentes requerimientos que se hacen a través de la WEB, el Call Center, y por
todos los medios disponibles de la Entidad para atención a los ciudadanos.

A través de reuniones mensuales en dónde se evalúa el desempeño de los funcionarios de la Entidad y su nivel de
cumplimiento con los objetivos trazados podemos garantizar el óptimo desarrollo de los planes de la Entidad y de todos
los procesos de apoyo.

Con la aplicación de los valores institucionales, destacamos la solidaridad en trabajar en equipo, la responsabilidad en la
contratación del recurso humano, involucrando a todas las dependencias de la Entidad, entendiéndose que debemos
cumplir con los principios misionales y deben apoyar todos los procesos para su ejecución exitosa.

1. CONFORMIDADES

Dentro del ejercicio de auditoría practicada a la OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO se identificaron las siguientes
conformidades:

En el desarrollo de la auditoría a la Oficina de Atención al Ciudadano, se evidenció el conocimiento general que los
colaboradores de esta Oficina tienen de los procedimientos, Manuales y demás herramientas con que cuentan, para
ejercer sus funciones y llevar a cabo su labor con eficiencia y diligencia.

Se evidenció la eficacia del Plan de Mejoramiento PM-16-00071, se verificó revisando la gestión realizada y su aplicación
en cada uno de los puntos del plan de mejoramiento.

La aplicación del Manual del Sistema de PQRS-D, se realiza de manera diligente y con resultados positivos, mejorando
sus índices en cada periodo, y en especial el de las PQRS-D extemporáneas.

2. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA:

1. Incumplimiento en el plazo de los tiempos para la solicitud y realización de campañas de salida a través del
Call Center, evidenciados en documento resumen de campañas que se presenta a continuación:

TIPO DE FECHA RECEPCION FECHA DE No SMS

Días Gestión GRUPO TERRITORIAL
CAMPAÑA CAMPAÑA CONVOCATORIA ENVIADOS

SMS 1/06/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 4

SMS 1/06/2018 N/A N/A ARN GT PUTUMAYO 145
SMS 5/06/2018 12/06/2018 6 ARN GT CUNDINAMARCA 83

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SMS 5/06/2018 N/A N/A ARN GT VALLE DEL CAUCA 190

SMS 6/06/2018 7 - 8 JUNIO N/A ARN GT CAQUETA 510
SMS 6/06/2018 14/06/2018 7 PAZ Y RECONCILIACION 74
SMS 8/06/2018 12, 13, 14 JUNIO N/A ARN GT URABA 33
SMS 12/06/2018 21/06/2018 8 ARN GT VALLE DEL CAUCA 784
SMS 14/06/2018 19/06/2018 4 ARN GT ATLANTICO 68
SMS 18/06/2018 21/06/2018 4 ARN GT VALLE DEL CAUCA 787
SMS 19/06/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 6
SMS 22/06/2018 N/A N/A SUBDIRECCION TERRITORAL/DPR 604
SMS 22/06/2018 N/A N/A OFICINA ASESORA PLANEACION 1975
SMS 25/06/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 7
SMS 25/06/2018 29/06/2018 5 ARN GT CAUCA 109
SMS 26/06/2018 28/06/2018 3 ARN GT TOLIMA 17
SMS 26/06/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 7
SMS 27/06/2018 N/A N/A ARN GT HUILA 682
SMS 28/06/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 315
SMS 4/07/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 6
SMS 5/07/2018 10/07/2018 4 ARN GT EJE CAFETERO 23
SMS 13/07/2018 26/07/2018 10 ARN GT ATLANTICO 1542
SMS 13/07/2018 26/07/2018 10 ARN GT ATLANTICO 258
SMS 17/07/2018 24/07/2018 6 ARN GT EJE CAFETERO 22
SMS 19/07/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 7
SMS 23/07/2018 2/08/2018 9 ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 401
SMS 24/07/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 757
SMS 25/07/2018 30/07/2018 4 ARN GT CAUCA 27
SMS 31/07/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 5
SMS 31/07/2018 N/A N/A GRUPO ATENCION AL CIUDADANO 8286
SMS 9/08/2018 N/A N/A ARN GT CAUCA 519
SMS 9/08/2018 N/A N/A ARN GT EJE CAFETERO 5
SMS 10/08/2018 16, 17 AGOSTO N/A ARN GT CAUCA 66
SMS 15/08/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 5
SMS 16/08/2018 21/08/2018 4 ARN GT EJE CAFETERO 26
SMS 16/08/2018 N/A N/A ARN GT ATLANTICO 820
SMS 17/08/2018 23/08/2018 5 ARN GT CAUCA 66
SMS 17/08/2018 18/08/2018 1 ARN GT CASANARE 91
SMS 17/08/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 4
SMS 17/08/2018 31/08/2018 11 ARN GT CAUCA 106
SMS 17/08/2018 23/08/2018 5 ARN GT CAUCA 275
SMS 22/08/2018 N/A N/A ARN GT EJE CAFETERO 5
SMS 22/08/2018 29/08/2018 6 ARN GT CORDOBA 114
SMS 23/08/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 6
SMS 28/08/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 537

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SMS 28/08/2018 29/08/2018 2 ARN GT CORDOBA 114

SMS 29/08/2018 4/09/2018 5 ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 17
SMS 31/08/2018 N/A N/A ARN GT VALLE DEL CAUCA 213
SMS 31/08/2018 N/A N/A GRUPO ATENCION AL CIUDADANO 8286
SMS 3/09/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 137
SMS 4/09/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 137
SMS 7/09/2018 15/09/2018 6 ARN GT VALLE DEL CAUCA 792
SMS 11/09/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 139
SMS 11/09/2018 N/A N/A ARN GT BAJO MAGDALENA MEDIO 397
SMS 13/09/2018 14/09/2018 2 ARN GT CUNDINAMARCA 121
SMS 18/09/2018 26/09/2018 7 ARN GT CAUCA 310
SMS 18/09/2018 21/09/2018 4 ARN GT CAUCA 110
SMS 19/09/2018 21/09/2018 3 ARN GT CAUCA 66
SMS 21/09/2018 N/A N/A ARN GT VALLE DEL CAUCA 801
SMS 24/08/2018 28/09/2018 26 ARN GT CASANARE 202

Incumpliendo con lo establecido en el instructivo para realizar campañas de salida a través del Call Center,
numeral 5.1

2. Se presentan debilidades en la realización y cierre de las campañas de salida, debido a que se evidencia una
baja efectividad en la aplicación de las campañas, desactualización de las bases de datos y no se identificó un
informe de análisis que sirva de insumo para el cálculo de indicador de gestión como se muestra a continuación:

FECHA
TIPO DE FECHA DE Días
RECEPCION GRUPO TERRITORIAL No REGISTROS EFECTIVOS NO EFECTIVOS
CAMPAÑA CONVOCATORIA gestión
CAMPAÑA
OUTBOUND 5/06/2018 N/A N/A ARN GT PUTUMAYO 91 35 56
OUTBOUND 7/06/2018 12/06/2018 4 ARN GT SOACHA 82 58 24
PAZ Y
6
OUTBOUND 7/06/2018 14/06/2018 RECONCILIACION 74 31 43
OUTBOUND 8/06/2018 N/A N/A ARN GT URABA 18 6 12
OUTBOUND 14/06/2018 19/06/2018 4 ARN GT ATLANTICO 65 28 37
OUTBOUND 26/06/2018 N/A N/A AREA CENTRAL 1016 262 673
OUTBOUND 4/07/2018 6/07/2018 3 ARN GT CASANARE 68 46 22
ARN GT EJE
4
OUTBOUND 5/07/2018 10/07/2018 CAFETERO 20 13 7
OUTBOUND 13/07/2018 26/07/2018 10 ARN GT ATLANTICO 848 397 451
ARN GT EJE
4
OUTBOUND 19/07/2018 24/07/2018 CAFETERO 19 13 6
ARN GT EJE
N/A
OUTBOUND 8/08/2018 N/A CAFETERO 2 0 2
ARN GT EJE
4
OUTBOUND 16/08/2018 21/08/2018 CAFETERO 23 13 10
OUTBOUND 22/08/2018 29/08/2018 6 ARN GT CORDOBA 105 66 39

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 INFORME DE AUDITORIA

OUTBOUND 23/08/2018 N/A N/A ARN GT SANTANDER 3 1 2

ARN GT VALLE DEL
6
OUTBOUND 7/09/2018 15/09/2018 CAUCA 809 472 336
OUTBOUND 24/09/2018 28/09/2018 5 ARN GT CASANARE 121 78 43

Incumpliendo con el instructivo para realizar campañas de salida a través del Call center, numeral 5.2

3. OBSERVACIONES:

Recomendaciones/Oportunidades de Mejora:

1. Realizar las correspondientes capacitaciones de actualización. Ejemplo: En temas que tienen como fin dar
información sobre trámites, conocimientos de los acuerdos generados, aplicación de Normatividad sobre temas
de Justicia y Paz, etc., a los integrantes del Call Center.

2. Evidenciar siempre las reuniones de trabajo que se realicen en la Oficina de Atención al Ciudadano, mediante
el diligenciamiento de las planillas de asistencia correspondiente.

3. Presentar informes de PQRS-D comparativos y discriminados; así como los que se presenten para evaluación.

4. CONCLUSIONES:

Se concluye que, una vez realizada la auditoría integral al Proceso Oficina de Atención al Ciudadano, el proceso
presenta progresos en su gestión y operatividad, al igual que se encontraron oportunidades de mejora y hallazgos, que,
con la implementación de los correspondientes planes de mejora, contribuirán al desarrollo y fortalecimiento de este
proceso, como uno de los soportes de la gestión de la Entidad.

Nota: El presente informe no requiere firma por parte del Auditor Líder ni del Auditado, teniendo en cuenta que su
aprobación se realizó a través del Sistema de Gestión para la Reintegración – SIGER.

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