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PROCESOS
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OBJETIVO: Servir de apoyo a la Dirección Ejecutiva en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados
esperados, promoviendo la mejora continua de las operaciones y de la gestión. Identificar debilidades y formular recomendaciones
de ajuste o mejoramiento a los procesos a partir de evidencias, soportes y criterios válidos.

ALCANCE: El proceso de auditoría, deberá cubrir la verificación, revisión y análisis de todos los procesos establecidos en la entidad
y de la calidad de la ejecución.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

PLANEAR

Direccionamiento
Plan Estratégico del proceso
Dirección Ejecutiva, Objetivos estratégicos Estratégico
(Plan de Acción y Plan Anual de
Secretaria General y Presupuesto asignado Definir Plan de Acción del
Adquisiciones)
Direccionamiento Plan Anual de proceso Dirección Ejecutiva
Estratégico Adquisiciones

Informes de entes de
control Definir las acciones de Dirección Ejecutiva,
Entes de Control mejoramiento a implementar. Plan de Mejoramiento
Informes de auditoría Direccionamiento
y seguimiento Estratégico
HACER

Resultados de las
Elaboración del programa de Programa de Auditorías Dirección Ejecutiva
Auditoria Interna auditorías realizadas
auditorías Internas
a los procesos
Todos los procesos
Todos los procesos Documentación Ejecución del programa de Informe de Auditoría Dirección Ejecutiva
soporte de avances auditorías internas;
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

del Plan de Diseño de plan de auditoria Todos los
Acción, interna procesos
Documentación del Seguimiento a los planes de
proceso aprobado en mejoramiento;
el Sistema Integrado Seguimiento Mapa de riesgos,
de Gestión
Control y
mejoramiento,
Mapa de riesgos del
proceso
Carpetas de
contratos a cargo del
área
Entes de control,
Consolidación formatos de
Contraloría rendición de cuenta anual a Contraloría
General de la remitir a Contraloría General General de la
Certificación Constancia de
Nación, de la República – Sistema de
Requerimientos y envío a entes de control – Republica de
fechas de entrega Control Interno Contable – y Informe Chip Contaduría Colombia –
Contaduría rendición de cuenta Contaduría General
General
General de la trimestral contratación de la Nación
Nación, SIRECI
Dirección
Ejecutiva
Servicio al cliente
Reporte de estado de Análisis y seguimiento a las
Servicio al cliente Informe PQRs
PQR´S PQRS vencidas.
Dirección Ejecutiva
Mapa de Riesgos por Seguimiento a plan de
Informe de seguimiento Mapa
Direccionamiento procesos (incluye riesgos de la entidad y plan Dirección Ejecutiva
de Riegos
Estratégico riesgos anticorrupción) anticorrupción
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Cargue, control y seguimiento

Gestión de
de los planes de Correos de alerta de
Tecnologías de la Sistema información Todos los procesos
mejoramiento surgidos de las acciones próximas a vencer.
Información
auditorias.
VERIFICAR
Informe mensual de gestión Direccionamiento
Plan Estratégico (Plan Cumplimiento de tablero de
Direccionamiento Estratégico
de Acción y Plan de control del Plan Estratégico del
Estratégico Entrega de soportes de las
Adquisiciones) proceso. acciones del plan de
Auditoría interna mejoramiento Auditoría interna
Plan de Mejoramiento Cierre de actividades definidas
en el Plan de Mejoramiento

Cumplido a satisfacción,
informe de supervisión, factura
y/o cuenta de cobro, certificado
de aportes parafiscales y
carpeta del contrato. En caso Gestión
Informes sobre la de un anticipo: memorando Administrativa y
Realizar verificación y análisis a indicando que el contrato está Financiera
ejecución contractual,
contratos que se suscriban en perfeccionado y legalizado,
Contratista factura y/o cuenta de
cumplimiento del objetivo del cuenta bancaria del
cobro, certificado de
proceso beneficiario y valor a aplicar. En
aportes parafiscales
caso de pago anticipado: a
parte del memorando, la factura
y/o cuenta de cobro

Informes de supervisión
(periódicos, final) Gestión de
Contratación
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

ACTUAR Acciones correctivas,
Direccionamiento Direccionamiento
preventivas y de mejora a
Estratégico Hallazgos de Auditoria Formulas acciones correctivas y Estratégico
implementar
del Sistema Integrado de mejora.
Entes de control de Gestión
Seguimiento y cierre de Todos los
Hallazgos de Auditoria acciones de los planes de Plan de Mejoramiento
Auditoria Interna procesos
mejoramiento
Informes sobre la Impartir al contratista las Dirección Ejecutiva,
Solicitud de
ejecución contractual observaciones que se aclaraciones, requerimientos Contratista,
acorde con lo consideren pertinentes. y/o información Proveedor y
establecido en la
Contratista propuesta técnica y en Informar oportunamente al
el contrato Director Ejecutivo, la ocurrencia Comunicado de la acción a
de hechos atribuibles al tomar sobre el Contrato
contratista, que puedan causar (cuando se presente)
la paralización del Contrato.
Informes auditoria como Dirección Ejecutiva
Dirección Ejecutiva Informe de auditoría.
de investigaciones o Investigación de las causas o Memorando solicitud de Talento Humano
denuncias situaciones que generaron las Apertura
Auditoria Interna
investigaciones en curso.
Avances del Plan Compartir sugerencias y Informe de conclusiones. Todos los procesos
de Acción, recomendaciones. Seguimiento Plan de
manuales, y Control a los planes de Mejoramiento
procedimientos, mejoramiento y de acción-
instructivos, planes Mapa de riesgos
Todos los procesos
de calidad y control,
especificaciones,
carpeta de
contratos, sistemas
de información
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TIPO DE PROCESO Control y Evaluación RESPONSABLE Auditora

DOCUMENTOS Y REQUISITOS APLICABLES

DOCUMENTOS Y REGISTROS ACTIVIDADES DE
NORMATIVIDAD
RELACIONADOS SEGUIMIENTO
Leyes
✓ Los artículos 122, 209 y 269 de la Constitución
Política de Colombia de 1991, determinan la
obligación de diseñar y aplicar, métodos y
procedimientos de Control Interno.
✓ Ley 87 del 29 de noviembre 1993, definen las normas
básicas para el ejercicio del control interno en las
Entidades y Organismos del Estado. Los que se encuentran publicados en la
✓ ISO 19011:2011 intranet de Computadores para Educar
✓ COSO I y II http://intranet.computadoresparaeducar.go Comité Directivo
Todas las normas consideradas en el TH-031-F v.co/inicio
Normograma de Requerimientos y Seguimiento al Seguimiento al Tablero de
cumplimiento legal de calidad, medio ambiente, Control del Plan Estratégico
seguridad y salud ocupacional
✓ NTCGP 1000:2009 (4.2, 5.1, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, SIG-001-F Listado Maestro de
6.2, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5) Documentos y Registros
✓ NTC-ISO 9001:2015 (4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 6,
5.3, 9.3, 7.1, 7.1.2, 9.1.2, 9.2, 9.1, 9.1.3, 10)
✓ NTC-ISO 14001:2015 (4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 6.1, 6.2, 7.5,
9.1, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
NTC-OHSAS 18001:2007 (4.2, 4.3.1, 4.3.3, 4.4.1,
4.4.2, 4.4.3.2, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.3.1,
4.5.3.2, 4.5.4, 4.5.5
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SEGURIDAD Y SALUD EN EL
GESTION DE RIESGOS GESTION AMBIENTAL INDICADORES
TRABAJO
Ver TH-035-F Matriz de
Ver SA-011-F Matriz de
Ver DE-002-Mp Mapa de identificación de peligros,
aspectos e impactos Ver Balanced ScoreCard
riesgos de la entidad valoración de riesgos y
ambientales
determinación de controles.

RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICOS
Sistemas de información.
Trabajadores con el perfil y
Espacio físico adecuado para la ubicación de
competencias establecidas en el
los recursos tecnológicos y humanos Equipos de cómputo que soporten la operación
Manual de Funciones de la entidad
del área y de los sistemas de información

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
1 Julio 2008 Elaboración inicial del documento
2 Septiembre 2010 Se actualiza toda la caracterización
3 Diciembre 2011 Se actualiza toda la caracterización
4 Marzo 2014 Se actualiza formato de caracterización
Se realiza actualización de las actividades desarrolladas por el proceso en cumplimiento del
5 Mayo 2016 PHVA y se realizó actualización del esquema del formato para el cumplimiento de las normas
implementadas.
Se incluye actividades desarrolladas en PHVA incluyendo aspectos de la actualización de la
6 Septiembre 2017
norma ISO 9001:2015 y la implementación de ISO 14001:2015