ADGD373PO

ADGD373PO
Mejora de la productivi-
dad en las actividades de
gestión administrativa
ADGD373PO Mejora de la productividad en las actividades de gestión administrativa
Editorial: Paralelo 28
Autor: Verónica Fuentes González
ISBN: 978-84-19302-86-1
Fecha de Edición: enero de 2022
Edita: Equipo Editorial Paralelo 28
Desde la editorial Paralelo 28 hemos afrontado este proyecto con el mayor empeño e
ilusión, confiando en ofrecer un material efectivo, completo y preciso. Para ello, hemos
incorporado material didáctico, citas y referencias de otras obras, pero siempre respe-
tando y cumpliendo todos los criterios establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual.
La editorial quiere expresar una excusa anticipada por todo aquel error u omisión y está
dispuesta a incorporar todas las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reim-
presiones.
Reservados los derechos de publicación en cualquier idioma.
No está permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento, co-

pia o difusión de ningún tipo sin autorización previa del equipo de los titulares del Copy-
right.
2
ÍNDICE
UA1. LA PRODUCTIVIDAD ...................................................................................... 5
1.1. Definición y requisitos............................................................................................ 5
1.2. Claves para mejorar la productividad .................................................................... 6

1.3. Consecuencias de la productividad, cómo te afecta en tu caso ............................ 8
1.4. El trabajo en el Siglo XXI, por qué ha cambiado y qué consecuencias tiene este
hecho...................................................................................................................... 8
UA2. LOS HÁBITOS ............................................................................................... 10

2.1. Qué son los hábitos .............................................................................................. 10
2.2. Cómo funcionan ................................................................................................... 10

2.3. Hábitos productivos e improductivos .................................................................. 11
UA3. LOS DIFERENTES TIPOS DE TAREAS Y SU CORRECTA GESTIÓN ....................... 14

3.1. El concepto de Tareas y el de Proyectos .............................................................. 14
3.2. Los diferentes tipos de Tareas ............................................................................. 15
3.3. ¿Por qué no les dedico el tiempo que me gustaría a mis Tareas más Importantes?
.............................................................................................................................. 16
UA4. LAS LISTAS DE TAREAS ................................................................................. 19

4.1. La mente y el estrés ............................................................................................. 19
4.2. La importancia de tener un inventario de compromisos incompletos para poder
gestionarlos .......................................................................................................... 20
4.3. El hábito de recopilar las tareas ........................................................................... 20

4.4. Las diferentes listas de tareas .............................................................................. 20
UA5. LA PERSPECTIVA .......................................................................................... 23

5.1. En la que nos vamos a apoyar para elegir nuestra próxima tarea....................... 23
5.2. Aprendamos a trocear nuestros proyectos y metas en tareas claras y sencillas que
nos resulten fáciles de llevarlas a la acción ......................................................... 23
UA6. LA TECNOLOGÍA ENEMIGA O ALIADA ........................................................... 25

6.1. La productividad digital ........................................................................................ 25
3
UA7. LAS INTERRUPCIONES Y LAS DISTRACCIONES ............................................... 27

7.1. Cómo nos afectan ................................................................................................ 27
7.2. Cómo evitarlas ..................................................................................................... 28

7.3. Cómo actuar cuando llegan ................................................................................. 29
7.4. Qué hay que hacer para lograr trabajar concentrados........................................ 29
UA8. URGENCIAS E IMPREVISTOS ......................................................................... 31

8.1. Las definimos para aclarar conceptos .................................................................. 31
8.2. ¿Cómo los diferenciamos? ................................................................................... 32

8.3. Técnicas para enfrentarnos a ellos ...................................................................... 32
UA9. LA IMPORTANCIA DE DECIR "NO" ................................................................ 34

9.1. Los motivos por los que posponemos irracionalmente ....................................... 34
UA10. TÉCNICAS PARA LA CORRECTA GESTIÓN DEL E-MAIL .................................... 36

10.1. Hábitos que debemos de modificar ..................................................................... 36
10.2. La utilización de filtros o reglas para su gestión .................................................. 37

10.3. Cómo procesarlo con eficacia .............................................................................. 37
10.4. Unas ideas productivas a la hora de escribir nuestros correos ........................... 37
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UA1. LA PRODUCTIVIDAD
1.1. Definición y requisitos

La productividad es una forma de medir económicamente qué cantidad de productos o
servicios se han llevado a cabo en función del factor utilizado, durante un periodo de
tiempo concreto. En otras palabras, es el vínculo que existe entre aquello que se pro-
duce y lo se necesita generar teniendo en cuenta todos los recursos empleados.
El principal objetivo de la productividad es medir el rendimiento de un proceso usando

los recursos mínimos. De esta forma, una empresa puede conocer hasta qué punto cada
proceso es eficiente. La realidad es que la eficiencia se alcanza cuando se utilizan menos
recursos y se genera la misma cantidad de bienes o servicios.
Para poder alcanzar la auténtica productividad existen tres requisitos que permiten es-
tar un poco más cerca de esa eficiencia tan deseada:
• Fijar metas desafiantes: establecer objetivos concretos, gratificantes y motiva-

dores permite fomentar la productividad. Por ello es tan importante definir las
metas de forma adecuada. Compartir objetivos con otras personas hace que se
contagien los unos a los otros y que se alcancen dichas metas de manera más
rápida.
• Vigilar tu energía: la capacidad de concentración se encuentra estrechamente

relacionada con la energía y la vitalidad de las personas. Enfocarse en ello y tratar
de aumentar la vitalidad es crucial para mejorar el proceso productivo.
• Establecer tus actividades clave: una de las ventajas de crear una buena planifi-
cación es ahorrar tiempo y recursos, aspectos muy importantes para alcanzar la
productividad. De esta forma las personas desempeñan sus funciones de la ma-
nera correcta y a buen ritmo.
Foto: Interfono
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1.2. Claves para mejorar la productividad

Uno de los aspectos que más preocupa a los empresarios y a los directivos es la produc-
tividad de sus empleados. Lo cierto es que con el paso del tiempo existe una tendencia
generalizada en la que el ritmo comienza a estancarse y la productividad se ve afectada.
No obstante, existen una serie de consejos que ayudan a mejorar la productividad de

una plantilla:
• Potencia la transformación digital: la llegada de Internet y las diversas herra-

mientas tecnológicas han traído consigo innumerables avances que han conse-
guido aumentar la productividad de los empleados y de la empresa. No solo es
crucial estar presente en ella a través de la página web o las plataformas sociales
sino, también, apostar por la digitalización de los procesos y el aprovechamiento
de la inversión tecnológica.
• Invierte en innovación: es sumamente importante que una empresa apueste por

la innovación ya que, de esta forma, los equipamientos son mucho más rápidos
y eficientes.
• Motiva a tus trabajadores: si una empresa consigue que el trabajador esté con-
tento y sienta que tiene una función en la empresa será mucho más productivo.
Asimismo, aspectos como la promoción interna, incentivos salariales o la toma
de decisiones a lo largo de un proyecto importante son algunas de las acciones
que una empresa puede poner en práctica para conseguir motivar a su plantilla.
• Incluye un programa de gestión documental que permita tener informatizados

y a golpe de clic todos los documentos necesarios para llevar a cabo cualquier
trámite que los procedimientos sean mucho más rápidos y sencillos. Por ello, las
empresas deben ser partidarias de implantar un sistema de gestión documental
ya que se ahorra en costes y mejora el retorno de inversión.
• Apuesta por la formación: otro de los aspectos básicos que influye en la optimi-
zación del tiempo es la formación del equipo. Los empleados tienen que estar al
día y reciclarse continuamente en función de la posición que tengan en la em-
presa. Además, los trabajadores se sentirán mucho más a gusto y motivados si
mejoran sus conocimientos y competencias.
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• Metodología GTD: uno de los aspectos más importantes a la hora de realizar ta-
reas de forma eficiente es enfocarse en ellas. Dicho método está compuesto por
una serie de pasos:
- Recopilar: aunar todas las tareas pendientes.
- Procesar: separar las tareas en función del tiempo que se necesita para
completarlas.
- Organizar: añadir una fecha concreta para la finalización y entrega.
- Revisar: a medida que se vaya completando la lista es importante revisarla.
• Fomenta la comunicación abierta: una comunicación fluida y eficaz permite que

las tareas se realicen mucho más rápido y sin mal entendidos. De esta forma, no
hay tanta necesidad de mantener reuniones de manera tan sistemática.
• Crea un buen ambiente laboral: estar a gusto y sentirse bien en el lugar de tra-
bajo influye de manera significativa en la productividad del equipo. Conciliar la
vida laboral con la personal, valorar el trabajo de los empleados o crear un espa-
cio agradable son algunas de las propuestas para conseguir generar buen am-
biente en la empresa.
• Promueve la buena planificación: la organización previa de las tareas permite

alcanzar los diferentes objetivos de forma más eficaz y rápida.
Fig.1.1 Claves para mejorar la productividad
7
1.3. Consecuencias de la productividad, cómo te

afecta en tu caso
Ser productivo permite a las personas disponer de una gran organización y llevar un
control de las tareas que realizan a diario. Precisamente, ese autocontrol es muy posi-
tivo ya que nos permite conocer los puntos débiles y fuertes, así como saber qué tareas
requieren más o menos tiempo.
Conocer el ritmo de trabajo trae consigo una mejor organización y optimización del
tiempo. De esta forma, las personas comprueban como pueden ser mucho más eficien-
tes si planifican su jornada y pueden disponer de tiempo para muchas otras cosas, más
allá de la empresa y sus tareas.
1.4. El trabajo en el Siglo XXI, por qué ha cambiado y

qué consecuencias tiene este hecho
La revolución de las nuevas tecnologías y la aparición de Internet han cambiado comple-
tamente el ámbito laboral y el transcurso empresarial. Esto supone un nuevo panorama
en el que surgen nuevas formas de trabajo. La realidad es que el teletrabajo se está
imponiendo cada vez más, una circunstancia que ha aumentado en los últimos años de-
bido a la COVID-19.
No obstante, la mayoría de las empresas arrastran tendencias y estructuras laborales

que datan de la Revolución Industrial. Asimismo, estas jerarquías arcaicas conviven con
las nuevas tendencias capitaneadas por la era de la información.
La realidad laboral actual está repleta de retos y oportunidades condicionadas por la

situación socio-económica que atraviesa cada territorio. Según establece Peter
Thomson, profesor en Henley Business School la revolución digital no solo afecta al
plano laboral sino, también, a las costumbres y a la forma en la que la población ha
vivido hasta el momento. Aspectos como el Smart working o la conciliación laboral y
familiar cambiarán de forma considerable en los próximos años.
Ante todos estos cambios las empresas tienen que adaptarse a este nuevo entorno y
mostrarse como organizaciones flexibles y actualizadas. Cada vez más el teletrabajo ha
ido ganando terreno e incorporándose a muchas empresas generando situaciones com-
pletamente nuevas. Pero, ¿cómo de avanzada está ya esa revolución? En la era de las
redes sociales y con el teletrabajo en el horizonte, las grandes corporaciones del mundo
no tienen más remedio que adaptarse.
8
RECUERDA:
 La productividad es una forma de medir económicamente qué canti-
dad de productos o servicios se han llevado a cabo en función del fac-
tor utilizado durante un periodo de tiempo concreto.
 El principal objetivo de la productividad es medir el rendimiento de
un proceso usando los mínimos recursos.
 Uno de los aspectos que más preocupa a los empresarios y a los di-
rectivos es la productividad de sus empleados. Lo cierto es que con el
paso del tiempo existe una tendencia generalizada en la que el ritmo
comienza a estancarse y la productividad se ve afectada.
 Existen una serie de consejos que ayudan a mejorar la productividad
de una plantilla:
- Potencia la transformación digital
- Invierte en innovación
- Motiva a tus trabajadores
- Incluye un programa de gestión documental
- Apuesta por la formación
- Metodología GTD (recopilar, procesar, organizar y revisar)
- Fomenta la comunicación abierta
- Crea buen ambiente laboral
- Promueve la buena planificación
 La revolución de las nuevas tecnologías y la aparición de Internet han cam-
biado completamente el ámbito laboral y el transcurso empresarial. Esto su-
pone un nuevo panorama en el que surgen nuevas formas de trabajo. La
realidad es que el teletrabajo se está imponiendo cada vez más, una circuns-
tancia que ha aumentado en los últimos años debido a la COVID-19.
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UA2. LOS HÁBITOS
2.1. Qué son los hábitos

Un hábito es una acción que se repite de forma continua y sistemática. Es decir, son
aquellas costumbres que quedan grabadas en la rutina debido a la constante repetición.
Por ejemplo, lavarse los dientes después de comer, apagar las luces al salir de casa, ce-
rrar el coche al marcharse, etc. Asimismo, cuando las personas realizan este tipo de ta-
reas no es necesario prestar mucha atención para poder llevarlas a término ya que están
automatizadas.
Precisamente, esa automatización que presentan los

hábitos puede ser un arma de doble filo ya que, no
todas las costumbres que adquieren las personas
son beneficiosas para su salud. Por ello, la repetición
de dichos hábitos puede ser perjudicial. Tal como es-
tablecen los científicos, los hábitos se asientan de-
bido a que el cerebro siempre está buscando la ma-
nera de ahorrar esfuerzo. Por esta razón es capaz de
Foto: El Universo
modificar cualquier conducta en busca de reducir
tiempo y energía.
2.2. Cómo funcionan

Conseguir que una acción se convierta en un hábito es algo de lo más complejo. Para
que se produzca dicha situación entran en juego diferentes variables. No obstante, una
vez que se produce se integra automáticamente en el día a día de la persona. La realidad
es que es muy difícil modificar los hábitos establecidos.
Tal como consideraba el famoso filósofo Aristóteles, las personas somos seres de hábi-
tos. Desde el momento en el que una acción se incorpora a la rutina personal se realiza
de manera involuntaria. Cuando una persona quiere modificar alguna de estas conduc-
tas tan arraigadas es necesario ejecutar una acción que la sustituya. No obstante, aque-
llos hábitos pasados aprendidos hace tiempo son muy difíciles de olvidar. Realmente, la
persona no termina de olvidarlos, sobre todo aquellos con los que haya disfrutado.
10
Existen diversas teorías de cómo y cuánto tiempo tarda una persona en adquirir nuevos
hábitos o desterrar aquellos que no quiere seguir practicando. A continuación, detalla-
remos las diferentes aportaciones que se han hecho al respecto:
• Los 21 días de Maxwel Maltz: el cirujano plástico Maxwell Maltz, a través de su

experiencia en su consulta médica, comenzó a plantearse que las personas tar-
daban un mínimo de 21 días en adquirir un nuevo hábito. Dicho descubrimiento
se debe a que se percató de que sus pacientes necesitaban ese periodo para
asimilar su nuevo aspecto físico. Desde que Maxwel, en 1950, hiciera público
este descubrimiento son muchos los autores que continuaron por esta senda.
• Las aportaciones de Phillippa Lally: la investigadora de psicología de la Universi-

dad College en Londres, Phillippa Lally, divulgó, en el año 2009, un estudio en el
que se establece que las personas necesitan una media de dos meses para auto-
matizar cualquier comportamiento. Concretamente, son 66 días. Asimismo, la
autora hace especial hincapié en que el comportamiento y la perseverancia de
cada persona influye de forma significativa.
2.3. Hábitos productivos e improductivos

Como hemos visto anteriormente en esta unidad de aprendizaje, los hábitos se adquie-
ren a través de la repetición. No obstante, estos comportamientos no siempre son be-
neficiosos para el rendimiento y la salud de las personas.
Dentro de los hábitos podemos hacer una distinción entre productivos e improductivos.
• Hábitos productivos: son aquellos comportamientos que fomentan el rendi-

miento, la eficiencia y la optimización del tiempo. Las personas que integren este
tipo de comportamientos conseguirán alcanzar de forma más eficaz aquello que
se propongan en cualquier ámbito.
• Algunos de los hábitos que fomentan la productividad son:

- Evitar las distracciones mientras se trabaja.
- Crear una lista de tareas pendientes en función de la urgencia con la que
deben ser resueltas.
- Saber delegar tareas en otros miembros del equipo.
- Tomar pequeños descansos en la jornada laboral.
- Rechazar la multitarea y poner toda la atención en una de ellas.
- Planificar y crear rutinas de trabajo.
- Cumplir los objetivos marcados cada día.
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• Hábitos improductivos: son aquellos comportamientos que afectan a la produc-

tividad y perjudican el rendimiento de una persona.
• Algunos de los hábitos que perjudican y ralentizan las tareas son:

- No fijar objetivos o establecer metas inalcanzables.
- Permitir distracciones.
- Aplazar o procrastinar las tareas.
- No llevar un seguimiento de las tareas.
- Desarrollar más de una tarea al mismo tiempo.
- No admitir los errores.
- No descansar durante la jornada laboral.
Fig. 2.1 Diferencia entre hábitos productivos e improductivos
12
RECUERDA:
 Un hábito es una acción que se repite de forma continua y sistemática. Es de-
cir, son aquellas costumbres que quedan grabadas en la rutina debido a la
constante repetición. Asimismo, cuando las personas realizan este tipo de ta-
reas no es necesario prestar mucha atención para poder llevarlas a término ya
que están automatizadas.
 Dicha automatización que presentan los hábitos puede ser un arma de doble
filo ya que, no todas las costumbres que adquieren las personas son beneficio-
sas.
 Conseguir que una acción se convierta en un hábito es algo de lo más com-
plejo. Para que se produzca dicha situación entran en juego diferentes varia-
bles.
 Existen diversas teorías de cómo y cuánto tiempo tarda una persona en adqui-
rir nuevos hábitos o desterrar aquellos que no quiere seguir practicando. A
continuación, detallaremos las diferentes aportaciones que se han hecho al
respecto:
- Los 21 días de Maxwell Maltz: el cirujano plástico Maxwell Maltz, a través
de su experiencia en su consulta médica, comenzó a plantearse que las
personas tardaban un mínimo de 21 días en adquirir un nuevo hábito.
- Las aportaciones de Phillippa Lally: la investigadora de psicología de la
Universidad College en Londres, Phillippa Lally, divulgó, en el año 2009,
un estudio en el que se establece que las personas necesitan una media
de dos meses para automatizar cualquier comportamiento.
 Hábitos productivos: son aquellas costumbres que fomentan el rendimiento, la
eficiencia y la optimización del tiempo. Las personas que integren este tipo de
comportamientos conseguirán alcanzar de forma más eficaz aquello que se pro-
pongan en cualquier ámbito.
 Hábitos improductivos: son aquellos comportamientos que afectan a la produc-
tividad y perjudican el rendimiento de una persona.
13
UA3. LOS DIFERENTES TIPOS DE TA-

REAS Y SU CORRECTA GESTIÓN
3.1. El concepto de Tareas y el de Proyectos

Una de las principales cuestiones para mejorar la productividad en una empresa es en-
tender qué es una tarea. Una tarea es una actividad que se realiza en un tiempo deter-
minado o en una situación concreta. Asimismo, son aquellos trabajos que se encuentran
influenciados por el tiempo, medio, espacio, situación, etc. En función del interés que
suscite cada acción podemos distinguir entre: obligatorias y placer.
Por otro lado, un proyecto es la planificación y la puesta en marcha de una serie de

procedimientos que tratan de alcanzar alguna meta en concreto. Es decir, es la ejecución
de una tarea determinada en la que se ha establecido, previamente, el modo para al-
canzarla.
Todo proyecto tiene una serie de elementos básicos necesarios para que pueda ejecu-
tarse.
A continuación, detallaremos cuáles son.

• Tiempo: determina la duración del proyecto.
• Alcance: establece el impacto que puede suponer en la sociedad.
• Coste: el gasto que supondrá poner en marcha el proyecto.
• Planificación: las diferentes tareas y los plazos para activar el proyecto.
• Asignación de tareas: distribución de las diferentes tareas entre el equipo.
• Comunicación: de qué manera se informará sobre el proyecto y que herramien-
tas se utilizarán para ello.
• Resultados: medir los frutos que ha dado la puesta en marcha del proyecto y
cuantificar los objetivos superados.
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Fig.3.1 Elementos básicos de un proyecto
3.2. Los diferentes tipos de Tareas

Una de las premisas a la hora de clasificar las tareas para mejorar la productividad es
establecer el grado de importancia en función de la urgencia. La realidad es que este
sistema puede ayudar a los trabajadores a conocer la importancia de las tareas y de qué
forma deben abordarlas.
Si atendemos a esta clasificación, podemos diferenciar cuatro tipos:
• Tareas importantes y urgentes: son aquellas acciones que tienen máxima prio-
ridad y en las que el tiempo juega un papel fundamental. Dejamos todo lo que
estemos haciendo para centrarnos en ellas. Por ejemplo, mandar un informe a
un cliente sobre una crisis, llegar a tiempo a una presentación, gestionar una
subvención para la empresa, etc.
• Tareas urgentes poco importantes: son aquellas acciones que se producen en el

día a día de la empresa. Por ejemplo, responder a una pregunta en redes sociales,
enviar un pedido, elaborar un presupuesto, etc.
• Tareas importantes, pero no urgentes: son aquellas acciones que permiten in-
troducir una realidad nueva en la organización de la empresa, pero, normal-
mente, no se le suele poder dedicar todo el tiempo esperado. Por ejemplo, esta-
blecer un nuevo programa de gestión, desarrollar un método para manejar co-
rrectamente la facturación de un pedido, etc.
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• Tareas no importantes y no urgentes: son aquellas acciones que debemos hacer,

pero, que no requieren de nuestra atención por el momento. Por ejemplo, ela-
borar un informe del ejercicio anterior.
Fig.3.2 Diferencia entre tareas
Si nos enfrentamos a una tarea importante, debemos ser dinámicos y preventivos, mien-
tras que si tenemos delante una tarea urgente deben prevalecer la rapidez y tener en
mente el presente.
3.3. ¿Por qué no les dedico el tiempo que me gustaría

a mis Tareas más Importantes?
Uno de los aspectos fundamentales a la hora de ser más productivo es aprovechar el
tiempo. Si lo trasladamos al plano laboral, nos referimos a concentrarse en aquellas ta-
reas que crean valor en la empresa. Si eres capaz de localizar y suprimir aquellas activi-
dades que no fomenten la obtención de objetivos, conseguirás optimizar al máximo tu
rendimiento. Este tipo de tareas en las que los trabajadores invierten tiempo y no con-
siguen los resultados esperados se conocen como desechos.
Por esta razón, uno de los primeros pasos es examinar en qué empleamos el tiempo y
en qué tipo de actividades lo hacemos.
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Existen una serie de consejos para conseguir aumentar el rendimiento:
• Detectar aquellas tareas que consumen tiempo y no aportan valor.
• Eliminar los procesos que ralenticen la consecución de objetivos.
• Medir los resultados que se obtienen a medida que avanza el proyecto. Si fuera
necesario se debe redireccionar las estrategias o las actividades establecidas
para mejorar la eficiencia.
Por otro lado, una consideración de suma importancia es tener en cuenta que no es
necesario dedicarle muchas horas a cada tarea sino, más bien, concentrarse y ser pro-
ductivos en aquellas que realmente importen. En definitiva, tener la capacidad de saber
diferenciar entre unas tareas y otras.
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RECUERDA:
 Una tarea es una actividad que se realiza en un tiempo determinado o en una
situación concreta. Asimismo, son aquellos trabajos que se encuentran in-
fluenciados por el tiempo, medio, espacio, situación, etc.
 Un proyecto es la planificación y la puesta en marcha de una serie de proce-
dimientos que tratan de alcanzar alguna meta en concreto. Es decir, es la eje-
cución de una tarea determinada en la que se ha establecido, previamente,
el modo para alcanzarla.
 Una de las premisas a la hora de clasificar las tareas para mejorar la produc-
tividad es establecer el grado de importancia en función de la urgencia:
- Tareas importantes y urgentes: son aquellas acciones que tienen máxima
prioridad y en las que el tiempo juega un papel fundamental.
- Tareas urgentes poco importantes: son aquellas acciones que se produ-
cen en el día a día de la empresa.
- Tareas importantes, pero no urgentes: son aquellas acciones que permi-
ten introducir una realidad nueva en la organización de la empresa, pero,
normalmente, no se le suele poder dedicar todo el tiempo esperado.
- Tareas no importantes y no urgentes: son aquellas acciones que debe-
mos hacer pero que no requieren nuestra atención por el momento.
 Uno de los primeros pasos es examinar en qué empleamos el tiempo y en
qué tipo de actividades lo hacemos.
 Existen una serie de consejos para conseguir aumentar el rendimiento:
- Detectar aquellas tareas que consumen tiempo y no aportan valor.
- Eliminar los procesos que ralenticen la consecución de objetivos.
- Medir los resultados que se obtienen a medida que avanza el proyecto.
Si fuera necesario se debe redireccionar las estrategias o las actividades
establecidas para mejorar la eficiencia.
18
UA4. LAS LISTAS DE TAREAS
4.1. La mente y el estrés

El ritmo de vida, la conciliación familiar y las tensiones en el trabajo son algunos de los
elementos que nos acompañan en nuestro día a día y que no siempre son sencillos de
gestionar. Una de las consecuencias de este ritmo frenético es el estrés, una reacción de
la mente producida por el rendimiento excesivo.
Dentro de esta reacción mental podemos diferenciar dos tipos: agudo y crónico. Se con-
sidera que una persona sufre estrés agudo cuando se origina debido a las exigencias
tanto propias como externas. Por otro lado, el estrés crónico es aquel que se produce
cuando no existen situaciones relajadas y la persona se encuentra siempre en tensión.
Asimismo, es uno de los estados más complejos ya que puede producir daños psicológi-
cos.
Como podemos comprobar la mente y el estrés se encuentran estrechamente relacio-

nados, por esta razón, el cerebro es uno de los organismos que más sufre en este tipo
de situaciones. Una de las consecuencias es la disminución de la concentración y la difi-
cultad para llevar a cabo tareas de aprendizaje. Por otro lado, el sistema digestivo es
otro de los organismos que se ve más afectado por los episodios de estrés.
Por esta razón es tan importante saber manejar las situaciones estresantes que se pre-
sentan en el día a día y, en concreto, en la empresa. De lo contrario de verá afectada la
productividad del trabajador y, lo que aún es más importante, su salud. Actividades
como la meditación y la práctica de yoga pueden contribuir a reducir los niveles de es-
trés.
Foto: Crónica Jalisco
19
4.2. La importancia de tener un inventario de compro-

misos incompletos para poder gestionarlos
El ritmo frenético produce que las personas vayan posponiendo tareas o actividades por
falta de tiempo. Para poder ordenar la mente correctamente y controlar los sentimien-
tos que produce el estrés es crucial gestionar todos esos compromisos incompletos.
De la misma forma que las empresas requieren de un inventario que les permite contro-
lar todas las existencias de las que disponen es muy importante que cada persona tenga
claro a qué compromisos tuvo que renunciar y la forma de reubicarlos en su rutina. Este
proceso es mucho más sencillo cuando la persona cuenta con una planificación.
4.3. El hábito de recopilar las tareas

Recopilar o capturar tareas es el primer paso del proceso de control GTD, un proceso
que permite gestionar y controlar los diferentes pensamientos de la vida de una per-
sona. Este primer paso captura todo lo que la persona piensa y lo vuelca en un sistema
externo duradero y eficaz.
La realidad es que la mente es un potente organismo, pero, no es capaz de gestionar por

sí solo toda la información que recibe. Por esta razón es de suma importancia que las
personas adquieran el hábito de recopilar. Toda la información debe ser recopilada en
bandejas de entradas. Por ejemplo, una libreta, notas del móvil, etc.
Tener todo apuntado y anotado en cualquiera de las bandejas de entrada permite que
las personas vivan mucho más organizadas y sin estrés. Otro de los pasos fundamentales
dentro de esta rutina es procesar la información recogida, por lo que la persona deberá
revisar su bandeja de entrada a lo largo del día.
4.4. Las diferentes listas de tareas

Una lista de tareas es un instrumento crucial para aumentar la productividad y mejorar
la gestión del día a día. En otras palabras, es un soporte en el que se anota punto por
punto todas las tareas.
Dentro de las diferentes tareas podemos distinguir:
• Listas de tareas diarias: es aquel modelo en el que se apuntan las tareas en fun-
ción de la importancia o de la urgencia con la que deben ser efectuadas. A me-
dida que las actividades se vayan desarrollando se irán tachando de la lista.
20
• Listas de tareas ampliadas: es aquel modelo en el que se apuntan tanto las tareas
como el tiempo en el que deben ser efectuadas. Este tipo de listas se suelen uti-
lizar para aquellos proyectos más extensos que requieran de una especificación
concreta.
• Listas complejas de tareas: es aquel modelo en el que se detallan todos los as-
pectos de cada tarea. Por ejemplo, los recursos necesarios, las personas implica-
das, el tiempo que nos llevará hacerlo, etc. Uno de los inconvenientes de este
tipo de listas es que debido a su magnitud puede resultar poco visual y perder la
perspectiva general del proyecto. Por último, este tipo sistema organizacional se
suele emplear cuando hay más de una persona involucrada.
Fig.4.1 Diferentes tipos de tarea
21
RECUERDA:
 Una de las consecuencias del ritmo frenético que vivimos es el estrés, una
reacción de la mente producida por el rendimiento excesivo.
 Dentro de esta reacción mental podemos diferenciar dos tipos: agudo y cró-
nico.
 El estrés agudo se origina debido a las exigencias tanto propias como exter-
nas.
 El estrés crónico se produce cuando no existen situaciones relajadas y la
persona se encuentra siempre en tensión.
 El proceso de control GTD es una técnica o proceso que permite gestionar
y controlar los diferentes pensamientos de la vida de una persona.
 El primer paso es recopilar o capturar tareas, capturando todo lo que la
persona piensa y volcándolo en un sistema externo duradero y eficaz.
 Es de suma importancia que las personas adquieran el hábito de recopilar.
Toda la información debe ser recopilada en bandejas de entradas. Por ejem-
plo, una libreta, notas del móvil, etc.
 Una lista de tareas es un instrumento crucial para aumentar la productivi-
dad y mejorar la gestión del día a día. En otras palabras, es un soporte en el
que se anota punto por punto todas las tareas. Dentro de las diferentes ta-
reas podemos distinguir distinto tipo de listas de tareas:
- diarias: es aquel modelo en el que se apuntan las tareas en función de
la importancia o de la urgencia con la que deben ser efectuadas.
- ampliadas: es aquel modelo en el que se apuntan tanto las tareas como
el tiempo en el que deben ser efectuadas.
- complejas: es aquel modelo en el que se detallan todos los aspectos de
cada tarea.
22
UA5. LA PERSPECTIVA
5.1. En la que nos vamos a apoyar para elegir nuestra

próxima tarea
Uno de los factores más importantes a la hora de ser productivos y mejorar la gestión
de nuestro tiempo es trabajar con perspectiva. En otras palabras, meditar, reflexionar y
sopesar cuál será la siguiente tarea que desempeñemos.
Para ello es indispensable contar con una serie de argumentos que nos permita decidir,
eso sí, teniendo siempre presente los objetivos que queremos alcanzar. Este hecho da
la posibilidad de saber distinguir de entre todas las tareas cuáles son las más importan-
tes. El ser humano tiene la capacidad de diferenciar las cosas que tienen más o menos
importancia. No obstante, muchas veces se ve influenciado por la sencillez o la comodi-
dad de no pensar demasiado cuál será su siguiente paso.
La realidad es que todas las empresas tienen marcados una serie de objetivos que tratan
de alcanzar a partir de las diferentes acciones que ponen en marcha. Por esta razón es
tan importante elegir bajo la perspectiva las acciones que debemos realizar. Lo cierto es
que todas las tareas deben estar enfocadas siempre hacia los objetivos.
Uno de los secretos para ser más productivos es reflexionar antes de tomar decisiones
y tratar de dejar a un lado la impulsividad. Ser productivo es sinónimo de deliberación,
evaluación y elegir las cosas verdaderamente importantes.
5.2. Aprendamos a trocear nuestros proyectos y me-

tas en tareas claras y sencillas que nos resulten
fáciles de llevarlas a la acción
A la hora de crear un proyecto uno de los pasos más importantes es establecer los obje-
tivos. Definir las metas con claridad permite organizar mucho mejor el resto de elemen-
tos que componen una idea de negocio.
Una vez establecidos los objetivos es el momento de fijar las tareas que promuevan el
éxito del proyecto. No obstante, no se debe crear dicha lista de tareas si los objetivos no
están determinados. Para poder designar las metas que conformarán el proyecto es muy
importante tener claro su rumbo.
23
Asimismo, es crucial que cada tarea tenga asignado un tiempo para su ejecución, de lo
contario puede producir desajustes en la empresa. A medida que se vayan cumpliendo
las tareas, la persona ganará confianza en sí misma. En definitiva, es muy importante
cumplir con los plazos y diseñar tareas sencillas y claras para que puedan ser desempe-
ñadas de forma correcta. Cada tarea finalizada permite estar un paso más cerca de la
meta.
RECUERDA:
 Uno de los factores más importantes a la hora de ser productivos y mejo-
rar la gestión de nuestro tiempo es trabajar con perspectiva. En otras pa-
labras, meditar, reflexionar y sopesar cuál será la siguiente tarea que
desempeñemos.
 La realidad es que todas las empresas tienen marcados una serie de obje-
tivos que tratan de alcanzar a partir de las diferentes acciones que ponen
en marcha. Por esta razón es tan importante elegir bajo la perspectiva las
acciones que debemos realizar.
 Todas las tareas deben estar enfocadas siempre hacia los objetivos.
 Uno de los secretos para ser más productivos es reflexionar antes de to-
mar decisiones y tratar de dejar a un lado la impulsividad.
 A la hora de crear un proyecto uno de los pasos más importantes es esta-
blecer los objetivos. Definir las metas con claridad permite organizar mu-
cho mejor el resto de elementos que componen una idea de negocio.
 Una vez establecidos los objetivos es el momento de fijar las tareas que
promuevan el éxito del proyecto. No obstante, no se debe crear dicha lista
de tareas si los objetivos no están determinados.
 En definitiva, es muy importante cumplir con los plazos y diseñar tareas
sencillas y claras para que puedan ser desempeñadas de forma correcta.
 Cada tarea finalizada permite estar un paso más cerca de la meta.
24
UA6. LA TECNOLOGÍA ENEMIGA O

ALIADA
6.1. La productividad digital

Es un hecho que, en las últimas décadas, la tecnología y la implantación de Internet han
traído consigo una serie de cambios que plantean un panorama completamente distinto
al de hace unos años. Vivimos en un periodo digital incomparable. Una época en la que
la competencia es cada vez mayor y en la que las empresas tienen que adaptarse a los
cambios de forma constante si quieren sobrevivir.
La transformación digital integra diferentes instru-

mentos de gestión de tareas, administración de pro-
yectos o aplicaciones que facilitan el trabajo y fomen-
tan la productividad de los trabajadores. No obstante,
tal y como anticipa el título de esta unidad formativa,
la tecnología puede ser una aliada o convertirse en un
enemigo del trabajador.
Foto: Noticias de Navarra
Cada vez es más complicado centrarse y mantener la concentración cuando un trabaja-

dor se dispone a desempeñar sus tareas frente al ordenador. Notificaciones, mensajes
privados, correos o alertas emergen en la pantalla de forma continuada. Por esta razón,
en estos últimos tiempos, está teniendo suma importancia la capacidad de concentra-
ción de los trabajadores.
Dicha capacidad permite dirigir toda la atención a la actividad que estamos desempe-
ñando. Tal como hemos expuestos en las anteriores unidades de formación, la realiza-
ción de más de una tarea al mismo tiempo obstaculiza la productividad.
El conocido multi tasking aumenta el estrés del trabajador, disminuye la calidad del tra-
bajo y consigue que el empleado pierda el rumbo.
Este último aspecto junto con la necesidad imperiosa que tienen las empresas de que
sus trabajadores desempeñen sus funciones de forma presencial contribuyen a la dismi-
nución de la productividad.
Ser productivo tantas horas delante de un ordenador no es nada sencillo. Por esta razón
existen una serie de consejos para emprendedores digitales o para trabajadores que
quieren mejorar su productividad:
25
• Reducir el uso del teléfono móvil.

• Establecer dentro del horario determinados descansos.
• Ubicar aquellas tareas más complejas en las primeras horas de trabajo.
• Crear una lista de tareas y ordenarla en función de la urgencia o importancia de
cada cometido.
• Determinar cuánto tiempo vas a dedicar a cada una de las tareas.
• Incluir la actividad física a lo largo de la semana para controlar el estrés y la an-
siedad.
RECUERDA:
 La transformación digital integra diferentes instrumentos de gestión
de tareas, administración de proyectos o aplicaciones que facilitan
el trabajo y fomentan la productividad de los trabajadores.
 La tecnología puede ser una aliada o convertirse en un enemigo del
trabajador.
 Notificaciones, mensajes privados, correos o alertas emergen en la
pantalla de forma continuada. Por esta razón, en estos últimos tiem-
pos, está teniendo suma importancia la capacidad de concentración
de los trabajadores.
 El conocido multi tasking aumenta el estrés del trabajador, dismi-
nuye la calidad del trabajo y consigue que el empleado pierda el
rumbo.
 Consejos para mejorar la productividad:
- Reducir el uso del teléfono móvil.
- Establecer dentro del horario determinados descansos.
- Ubicar aquellas tareas más complejas en las primeras horas de
trabajo.
- Crear una lista de tareas y ordenarla en función de la urgencia o
importancia.
- Fijar cuánto tiempo vas a dedicar a cada una de las tareas.
- Incluir la actividad fija a lo largo de la semana para controlar el
estrés y la ansiedad.
26
UA7. LAS INTERRUPCIONES Y LAS

DISTRACCIONES
7.1. Cómo nos afectan

Uno de los mayores escollos de la productividad son las interrupciones durante la reali-
zación de las tareas asignadas. La realidad es que su eliminación permite un aumento
considerable de la concentración y, por ende, un incremento de la productividad.
Tras realizar diferentes estudios sobre el efecto que tienen las distracciones en la con-
centración de una persona se ha confirmado que afectan considerablemente en la con-
centración y ralentizan la ejecución de tareas. Según diferentes estimaciones se calcula
que la persona no vuelve a recuperar el ritmo previo a la distracción hasta que no pasen
25 minutos y, concretamente, deben pasar 15 minutos más para alcanzar el nivel de
concentración idóneo.
Por ello podemos comprobar como las distracciones suponen un verdadero lastre para
la productividad de una empresa. No solo inciden en el rendimiento sino, también, en la
propia actitud de la persona. Las distracciones activan un círculo vicioso en el que el
ritmo de trabajo disminuye de la misma forma que se reduce el perfeccionismo para
resolver las tareas. La consecuencia más inmediata de este proceso es la lentitud y la
distracción del trabajador.
27
7.2. Cómo evitarlas

Identificar las distracciones es uno de los primeros pasos para poder acabar con ellas.
No obstante, existen una serie de consejos para poder controlar aquellos hábitos que
suponen un lastre para la productividad de una persona.
• Crear rutinas concretas para revisar las diferentes plataformas (email, redes so-
ciales, calendario)
• Ignorar los avisos del correo, las redes sociales o el WhatsApp.
• Unir las diferentes tareas en función de su temática y destinar un día concreto
para abordar cada una. Por ejemplo, los lunes están destinados para organizar la
programación y para poner al día la contabilidad.
• Realizar las actividades que exigen más concentración en las horas más produc-
tivas y dejar las actividades más sencillas para las horas en las que dispongas de
menos energía.
• Eliminar las pestañas que no sean necesarias en el navegador.
• Limitar las llamadas telefónicas a las preguntas urgentes y derivar todo lo demás
al email.
• Si no logras concentrarte y te encuentras bloqueado es el momento de tomarte
un descanso para poder retomar después con mucha más fuerza y energía.
Fig.7.1 Consejos para evitar las distracciones
28
7.3. Cómo actuar cuando llegan

Uno de los primeros pasos es detectar qué situaciones o hábitos son las principales fuen-
tes de distracción y suponen un obstáculo para finalizar las tareas. Hábitos como con-
sultar en correo, mirar las redes sociales o estar mirando el móvil de forma continua son
algunos de los motivos que originan estos despistes.
Después de definir las distracciones que más nos afectan es el momento de examinar la
intensidad con la que ocurre: alto, medio o bajo, así como la frecuencia con la que se
producen las interrupciones. Una vez hayamos examinado estos aspectos tendremos
que tomar cartas en el asunto para sacarlo de nuestra rutina. Por ejemplo, si uno de los
principales escollos es revisar el email, planifica un horario para echarle un vistazo: a
primera hora de la mañana, antes de almorzar y a última hora.
El secreto reside en crear una rutina que permita mantener a raya las distracciones y
optimizar el tiempo.
7.4. Qué hay que hacer para lograr trabajar concen-

trados
Las distracciones pueden parecer en, muchas ocasiones, inesquivables. Además de los
consejos citados anteriormente, también, podemos tener en cuenta las siguientes suge-
rencias que permiten mantener la concentración:
• Programa cada día de trabajo. Trazar un plan elimina la opción de tener que to-
mar una decisión precipitada.
• Céntrate en una única tarea. Cada vez que una persona cambia de tarea su cere-
bro tarda en alcanzar el rendimiento óptimo unos 25 minutos como mínimo.
• Selecciona cuáles son las tres tareas más importantes del día.
• Mantén ordenado tu espacio de trabajo.
29
RECUERDA:
 Uno de los mayores escollos de la productividad son las interrupciones du-
rante la realización de las tareas asignadas. La realidad es que su eliminación
permite un aumento considerable de la concentración y, por ende, un incre-
mento de la productividad.
 Según diferentes estimaciones se calcula que la persona no vuelve a recuperar
el ritmo previo a la distracción hasta que no pasen 25 minutos y, concreta-
mente, deben pasar 15 minutos más para alcanzar el nivel de concentración
idóneo.
 Las distracciones activan un círculo vicioso en el que el ritmo de trabajo dismi-
nuye de la misma forma que se reduce el perfeccionamiento para resolver las
tareas.
 La consecuencia más inmediata es la lentitud y la distracción del trabajador.
 Uno de los primeros pasos es detectar qué situaciones o hábitos son las prin-
cipales fuentes de distracción y suponen un obstáculo para finalizar las tareas.
Hábitos como consultar el correo, mirar las redes sociales o estar mirando el
móvil de forma continua son algunos de los motivos que originan estos des-
pistes.
 Después de definir las distracciones que más nos afectan, debemos examinar
la intensidad con la que ocurre: alto, medio o bajo, así como la frecuencia con
la que se producen las interrupciones.
 Las distracciones pueden parecer en, muchas ocasiones, inesquivables. Ade-
más de los consejos citados anteriormente, también, podemos tener en
cuenta las siguientes sugerencias que permiten mantener la concentración:
- Programa cada día de trabajo. Trazar un plan elimina la opción de tener
que tomar una decisión precipitada.
- Céntrate en una única tarea. Cada vez que una persona cambia de tarea
su cerebro tarda en alcanzar unos 25 minutos como mínimo el rendi-
miento óptimo.
- Selecciona cuáles son las tres tareas más importantes del día.
- Mantén ordenado tu espacio de trabajo.
30
UA8. URGENCIAS E IMPREVISTOS
8.1. Las definimos para aclarar conceptos

Una urgencia es un cometido extraordinario que no estaba contemplado dentro de la
planificación empresarial. Dicha tarea debe ser atendida de manera inmediata indepen-
diente de lo que se estuviera haciendo anteriormente. La resolución de dicha actividad
repercute directamente en los objetivos y puede condicionar el trabajo de semanas o
meses.
Mientras que un imprevisto es una actividad extraordinaria que no estaba incluida en la

planificación. No obstante, puede realizarse a lo largo del día en algún hueco que la per-
sona considere. Asimismo, es una tarea que no tiene mucha repercusión en las metas
de la empresa por lo que no se considera como una amenaza.
Cuando surgen este tipo de situaciones uno de los aspectos más importantes es tener la
capacidad de diferenciar entre una urgencia y un imprevisto. Para ello, se debe recurrir
a los objetivos de la empresa y recordar cuál es el propósito de la misma, además de
tener sentido común ante la situación.
Foto: Atrévete Academy
31
8.2. ¿Cómo los diferenciamos?

Como adelantamos anteriormente, la principal diferencia entre un concepto y otro es la
repercusión que puede tener en los objetivos de la empresa. Mientras que la urgencia
pone en peligro las metas establecidas, los imprevistos no suponen una amenaza.
En la mayoría de los casos las personas tienden a categorizar como urgencia, una situa-
ción que puede ser un imprevisto. Cuando nos encontremos ante una situación anormal
es importante contener el primer impulso y evaluar de forma objetiva el grado de im-
portancia. De esta forma, el plan establecido se verá lo menos afectado posible.
8.3. Técnicas para enfrentarnos a ellos

• Actúa con serenidad y sin precipitación. La valoración previa es vital.
• Evalúa la situación y valora hasta qué punto ese estado es una urgencia o un
imprevisto.
• Modifica tu planificación en función de la necesidad de solucionar dicha situa-
ción.
• Delega en otros compañeros las tareas para poder centrarte en la situación que
acontece.
• Ten presente los objetivos de la empresa para no perder el foco y el rumbo.
• Elabora un plan de crisis para abordar este tipo de situaciones y optimizar el
tiempo.
32
RECUERDA:
 Una urgencia es un cometido extraordinario que no estaba contemplado den-
tro de la planificación empresarial. Dicha tarea debe ser atendida de manera
inmediata independientemente de lo que se estuviera haciendo anterior-
mente. La resolución de dicha actividad repercute en los objetivos y puede
condicionar el trabajo de semanas o meses.
 Un imprevisto es una actividad extraordinaria que no estaba incluida en la
planificación. No obstante, puede realizarse a lo largo del día en algún hueco
que la persona considere. Asimismo, es una tarea que no tiene mucha reper-
cusión en las metas de la empresa por lo que no se considera como una ame-
naza.
 Uno de los aspectos más importantes es tener la capacidad de diferenciar en-
tre una urgencia y un imprevisto. Para ello, se debe recurrir a los objetivos de
la empresa y recordar cuál es el propósito de la misma, además de tener sen-
tido común ante la situación.
 Existen diferentes técnicas para enfrentarse a las urgencias e imprevistos:
- Actúa con serenidad y sin precipitación. La valoración previa es vital.
- Evalúa la situación y valora hasta qué punto esa situación es una urgencia
o un imprevisto.
- Modifica tu planificación en función de la necesidad de solucionar dicha
situación.
- Delega en otros compañeros las tareas para poder centrarte en la situa-
ción que acontece.
- Ten presente los objetivos de la empresa para no perder el foco y el
rumbo.
- Elabora un plan de crisis para abordar este tipo de situaciones y optimizar
el tiempo.
33
UA9. LA IMPORTANCIA DE DECIR "NO"
9.1. Los motivos por los que posponemos irracional-

mente
La realidad es que el trabajador que sabe cuándo negarse en su día a día es mucho más
eficiente que el resto. Esta actitud permite centrarse en su trabajo y desarrollarlo de la
mejor forma.
No obstante, existe una tendencia muy distendida a la hora de enfrentarnos a las tareas
y retos en el día a día: la procrastinación. Dicho hábito se basa en posponer aquellas
actividades molestas, difíciles o aburridas que pueden provocar sentimientos como la
ansiedad, el estrés o el fracaso. Según señalan muchos de los estudios realizados sobre
este asunto, uno de los motivos principales tiene que ver con el miedo a fracasar. Un
aspecto que afecta de forma especial a las personas quisquillosas o con baja autoestima.
Por otro lado, aquellas actividades nuevas que surgen en una rutina suelen estar muy
expuestas a la procrastinación. La aparición de una nueva rutina puede generar en las
personas cierta incertidumbre e inestabilidad. Por ello, muchas veces es complicado
añadir nuevas tareas a una rutina y se posponen de forma irracional.
Existen una serie de consejos para evitar aplazar las tareas:

• Localiza que hábitos pueden estar provocando la procrastinación.
• Elabora una línea del tiempo y determina cuánto vas a dedicar a cada tarea.
• Tratar de averiguar de qué forma alcanzar los objetivos.
• Comprométete contigo mismo y con aquellas tareas que has fijado.
• Elimina las distracciones posibles y céntrate en las tareas.
• Crea un sistema de recompensas que te permita festejar los logros conseguidos.
34
Fig.9.1 Consejos para evitar la procrastinación
RECUERDA:
 La procrastinación es un hábito que se basa en posponer aquellas activida-
des molestas, difíciles o aburridas que pueden provocar sentimientos como
la ansiedad, el estrés o el fracaso.
 Uno de los motivos principales tiene que ver con el miedo a fracasar, afec-
tando de forma especial a las personas quisquillosas o con baja autoestima.
 Aquellas actividades nuevas que surgen en una rutina suelen estar muy ex-
puestas a la procrastinación.
 Consejos para evitarla:
- Localiza que hábitos pueden estar provocando la procrastinación.
- Elabora una línea del tiempo y determina cuánto vas a dedicar a cada
tarea.
- Tratar de averiguar de qué forma alcanzar los objetivos.
- Comprométete contigo mismo y con aquellas tareas que has fijado.
- Elimina las distracciones posibles y céntrate en las tareas.
- Crea un sistema de recompensas que te permita festejar los logros con-
seguidos.
 La procrastinación o posponer tareas de forma irracional no es sinónimo de
pereza sino de autoprotección.
35
UA10. TÉCNICAS PARA LA CORRECTA

GESTIÓN DEL E-MAIL
10.1. Hábitos que debemos de modificar

El correo electrónico es uno de los soportes más utilizados para gestionar diferentes
tareas y asuntos en la empresa. A través de estos mensajes, los trabajadores se comu-
nican entre ellos, planifican las tareas que tienen que llevar a cabo y resuelven algunas
dudas. No obstante, no siempre se utiliza de la mejor forma ya que, lo que en un princi-
pio surgió como una herramienta para mejorar la productividad, se puede convertir en
un obstáculo y ralentizar todo el proceso.
Dentro de los diferentes hábitos no recomendados para el uso del correo electrónico
podemos destacar los siguientes:
• Poner innecesariamente en copia a personas que no tienen por qué recibir ese
correo. La realidad es que esta tendencia ralentiza el trabajo y fomenta que las
bandejas de entrada se llenen de correos injustificados.
• No contestar a todas las preguntas que se realizan en un correo. Es decir, de tres
cuestiones responder solo a dos.
• Recurrir a las listas internas de distribución lo que conlleva a que esta herramienta
que suele ser muy útil se convierta en una fuente de ruido.
• Reenviar cadenas de mensajes.
• Hacer una llamada a aquellas personas a las que acabas de enviar un correo elec-
trónico.
• Aprovechar un mensaje antiguo con un asunto completamente diferente para ha-
blar sobre un tema nuevo.
• Informar sobre cambios con muy poco tiempo.
• Escribir un correo a varias personas en el que se especifica una serie de tareas,
pero sin estar asignadas.
36
10.2. La utilización de filtros o reglas para su gestión

La utilización de filtros en los correos electrónicos mejora considerablemente la gestión
de esta plataforma digital y de su bandeja de entrada. Dichos filtros permiten organizar
e implantar diversas etiquetas las cuales favorecen su productividad.
Asimismo, gracias a esta herramienta, los usuarios pueden separar los correos a medida
que van llegando. De esta forma podrás revisar, en primer lugar, los mensajes más im-
portantes y, posteriormente, repasar aquellos que sean menos relevantes como suscrip-
ciones o Newsletters.
10.3. Cómo procesarlo con eficacia

Manejar correctamente el correo electrónico puede suponer, en ocasiones algo, com-
plejo. Dicha herramienta no deja de ser un medio que permite ahorrar tiempo y optimi-
zar la gestión administrativa. Por esta razón existen una serie de consejos para utilizarlo
de forma eficaz:
• Seleccionar franjas horarias determinadas para revisar el correo electrónico.
• Crear carpetas o banderitas que permitan clasificar los emails en función de su
naturaleza.
• Constituir grupos de distribución para ahorrar tiempo a la hora de enviar un co-
rreo.
• Redactar los correos de forma clara y concisa para evitar malos entendidos o
tener que explicar su contenido.
10.4. Unas ideas productivas a la hora de escribir

nuestros correos
Como hemos comentado anteriormente, el correo electrónico es uno de los soportes de
comunicación que más se utilizan hoy en día. Al ser uno de los principales canales de
comunicación con proveedores y clientes es de suma importancia redactarlos y estruc-
turarlo de la manera correcta.
Para ello existen una serie de pautas que pueden ayudar a escribir los correos electró-
nicos:
• Medita cuál es la finalidad del correo electrónico antes de escribirlo.
• Expón el tema principal del correo de manera clara y concisa en el asunto.
• Utiliza un lenguaje sencillo y que pueda entender perfectamente el interlocutor.
37
• Deja claro cuál es el propósito del correo electrónico y que esperas de él. Es decir,
qué necesitas que el receptor haga.
• Revísalo antes de enviarlo ya que puede haber alguna errata que tenga que ser
corregida.
• Ten en cuenta a las personas que incluyes en copia. Recuerda que algunos de los
receptores prefieren que su correo electrónico no sea visible, por lo que utiliza
la copia oculta.
RECUERDA:
 El correo electrónico es uno de los soportes más utilizados para gestionar di-
ferentes tareas y asuntos en la empresa.
 No siempre se utiliza de la mejor forma ya que se puede convertir en un obs-
táculo y ralentizar todo el proceso.
 La utilización de filtros en los correos electrónicos mejora, considerable-
mente, la gestión de esta plataforma digital y de su bandeja de entrada, ya
que permiten organizar e implantar diversas etiquetas.
 Consejos para utilizarlo de forma eficaz:
- Seleccionar franjas horarias determinadas para revisar el e-mail.
- Crear carpetas o banderitas que permitan clasificar los emails en función
de su naturaleza.
- Constituir grupos de distribución para ahorrar tiempo a la hora de enviar
un correo.
- Redactar los correos de forma clara y concisa para evitar malentendidos
o tener que explicar su contenido.
 Pautas que pueden ayudar a escribir los correos electrónicos:
- Medita cuál es la finalidad del correo electrónico antes de escribirlo.
- Expón el tema principal del correo de manera clara y concisa en el asunto.
- Utiliza un lenguaje sencillo.
- Deja claro cuál es el propósito del correo electrónico.
- Revísalo antes de enviarlo.
- Ten en cuenta a las personas que incluyes en copia.
38

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Autor: Verónica Fuentes González

Fecha de Edición: enero de 2022

Edita: Equipo Editorial Paralelo 28

Reservados los derechos de publicación en cualquier idioma.

No está permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento, co-

1.2. Claves para mejorar la productividad .................................................................... 6

UA2. LOS HÁBITOS ............................................................................................... 10

2.2. Cómo funcionan ................................................................................................... 10

UA3. LOS DIFERENTES TIPOS DE TAREAS Y SU CORRECTA GESTIÓN ....................... 14

3.2. Los diferentes tipos de Tareas ............................................................................. 15

UA4. LAS LISTAS DE TAREAS ................................................................................. 19

4.3. El hábito de recopilar las tareas ........................................................................... 20

UA5. LA PERSPECTIVA .......................................................................................... 23

UA6. LA TECNOLOGÍA ENEMIGA O ALIADA ........................................................... 25

UA7. LAS INTERRUPCIONES Y LAS DISTRACCIONES ............................................... 27

7.2. Cómo evitarlas ..................................................................................................... 28

7.4. Qué hay que hacer para lograr trabajar concentrados........................................ 29

UA8. URGENCIAS E IMPREVISTOS ......................................................................... 31

8.2. ¿Cómo los diferenciamos? ................................................................................... 32

UA9. LA IMPORTANCIA DE DECIR "NO" ................................................................ 34

UA10. TÉCNICAS PARA LA CORRECTA GESTIÓN DEL E-MAIL .................................... 36

10.2. La utilización de filtros o reglas para su gestión .................................................. 37

1.1. Definición y requisitos

El principal objetivo de la productividad es medir el rendimiento de un proceso usando

• Fijar metas desafiantes: establecer objetivos concretos, gratificantes y motiva-

• Vigilar tu energía: la capacidad de concentración se encuentra estrechamente

1.2. Claves para mejorar la productividad

No obstante, existen una serie de consejos que ayudan a mejorar la productividad de

• Potencia la transformación digital: la llegada de Internet y las diversas herra-

• Invierte en innovación: es sumamente importante que una empresa apueste por

• Incluye un programa de gestión documental que permita tener informatizados

• Fomenta la comunicación abierta: una comunicación fluida y eficaz permite que

• Promueve la buena planificación: la organización previa de las tareas permite

Fig.1.1 Claves para mejorar la productividad

1.3. Consecuencias de la productividad, cómo te

1.4. El trabajo en el Siglo XXI, por qué ha cambiado y

No obstante, la mayoría de las empresas arrastran tendencias y estructuras laborales

La realidad laboral actual está repleta de retos y oportunidades condicionadas por la

UA2. LOS HÁBITOS

2.1. Qué son los hábitos

Precisamente, esa automatización que presentan los

2.2. Cómo funcionan

• Los 21 días de Maxwel Maltz: el cirujano plástico Maxwell Maltz, a través de su

• Las aportaciones de Phillippa Lally: la investigadora de psicología de la Universi-

2.3. Hábitos productivos e improductivos

• Hábitos productivos: son aquellos comportamientos que fomentan el rendi-

• Algunos de los hábitos que fomentan la productividad son:

• Hábitos improductivos: son aquellos comportamientos que afectan a la produc-

• Algunos de los hábitos que perjudican y ralentizan las tareas son:

Fig. 2.1 Diferencia entre hábitos productivos e improductivos

UA3. LOS DIFERENTES TIPOS DE TA-

3.1. El concepto de Tareas y el de Proyectos

Por otro lado, un proyecto es la planificación y la puesta en marcha de una serie de

A continuación, detallaremos cuáles son.

Fig.3.1 Elementos básicos de un proyecto

3.2. Los diferentes tipos de Tareas

Si atendemos a esta clasificación, podemos diferenciar cuatro tipos: