¿Qué es la gestión de compras y abastecimiento?

Podemos definir la gestión de compras como todo el proceso de adquisición de artículos a proveedores

externos. Se trata de gestionar las adquisiciones, recepcionar, revisar y aprobar órdenes de compra,
incluyendo también la relación con los proveedores.
Una de las claves de la gestión de Compras es la relación e interacción con todos los departamentos y
proveedores implicados, sin una buena cohesión entre todos los integrantes del equipo surgirán múltiples
problemas. Respecto a los proveedores, mantener una buena relación con ellos nos permitirá establecer
canales de comunicación más fluidos.
Compras es mucho más que comprar bienes o servicios. La gestión de compras involucra la
identificación de la necesidad interna, investigación de soluciones afines que se adapten a nuestras
exigencias de calidad, adquisición de productos en el tiempo correcto para garantizar Stock, realizar
previsiones de precios, analizar costes y controlarlos (Category Management), entre otras muchas
funciones.
Tanto en la empresa privada como en las compras públicas, tener una buena estructura de Compras
basada en una metodología clara y en herramientas tecnológicas, es clave para optimizar el gasto.
Si te interesa conocer cómo gestionar de manera eficiente el departamento de Compras, puedes
descargarte nuestra 

Importancia de la Gestión de Compras y

Proveedores
Se tiende a asociar el departamento de Compras con la estructura de costes, sin embargo, como hemos
visto el departamento involucra muchas otras funciones y retos. La gestión de compras es mucho más
importante que eso, algunas de las ventajas de gestionar correctamente las adquisiciones de tu empresa
son:
 Costes más bajos: Un departamento de Compras puede ayudarle a reducir costes al evaluar
continuamente la situación del mercado. Un equipo de Compras experto, realizará
comparativas técnicas y económicas buscando las mejores soluciones para la empresa.
 Reduce el riesgo: Una de las principales preocupaciones de las organizaciones es reducir el
riesgo de terceros y mantener estable toda la cadena de suministro. Identificar cuales son
nuestras compras clave, buscar alternativas de suministro y realizar un mapa de riesgo de
proveedores permite a las organizaciones minimizar riesgos, así como ahorrar tiempo y
recursos.
 Tecnología: A la hora de gestionar las Compras de nuestra empresa, la tecnología puede ser uno
de nuestros grandes aliados para identificar problemas en la cadena y mejorar la eficiencia. Un
buen software de compras puede ayudarte a reducir costes en tiempo y dinero, al automatizar
muchas de las tareas repetitivas, estaremos liberando al equipo hacia las acciones Core.
 Gestión de la cadena de suministro: La cadena de suministro engloba todo el proceso por el
que pasa un bien o servicio desde su creación hasta su consumo. Gestionar y optimizar
 correctamente la cadena puede ayudar a mejorar el producto final, aportar más valor al cliente y
construir una fuente de ventaja competitiva.
 Gestión del inventario: La gestión de inventarios consiste en supervisar y controlar el stock
de nuestra empresa. La gestión de compras ayuda a optimizar el stock del almacén,
garantizando evidentemente el suministro de mercancías en el tiempo correcto.
 Gestión de relaciones con proveedores (SRM): las relaciones con proveedores son clave para
la gestión de compras. Una buena relación con nuestros proveedores genera beneficios para
ambas partes. Cuando los proveedores trabajan con empresas e invierten en relaciones a largo
plazo, ambos resultan ganadores. Por lo tanto, la gestión de estas relaciones es fundamental.
 Gestión de calidad: La calidad es otro de los grandes beneficiados de una buena gestión de
Compras. El departamento debe asegurar que se cumplen nuestras exigencias de calidad.
Funciones del Departamento de Compras
A lo largo del ciclo de compras, las empresas determinarán los requisitos, investigarán a los
proveedores, realizarán análisis de valor, tendrán un proceso de revisión, monitorearán y evaluarán el
pedido y más.
Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente:
7 Funciones de la Gestión de Compras y Abastecimiento 2
1. Crear solicitudes de compra
La solicitud de compra es un documento interno que se utiliza para comprar bienes o servicios. La
solicitud de compra incluye el nombre y departamento de la persona que solicita los bienes o servicios,
fecha de la solicitud, productos o servicios solicitados, descripción del artículo, cantidad y precio.

2. Aprobación del presupuesto

El presupuesto es el dinero asignado que se utiliza para la compra de artículos. Dicho documento
asegura que haya suficiente dinero destinado a cada producto. 
3. Crear RFQs y RFPs
La solicitud de cotización describe la necesidad de manera detallada y solicita ofertas concretas a los
proveedores seleccionados. No todos los procesos de gestión de compras incluyen una RFQ, pero son
una buena manera de estandarizar la relación con los proveedores, realizar comparativas y obtener el
mejor precio por la máxima calidad.
4. Selección de proveedores
Una vez recibidas las propuestas deberá evaluar y seleccionar un proveedor. Tener un cuadro de
mando de selección de proveedores puede ayudar a reducir sus opciones al detallar las características, la
alineación estratégica, las políticas comerciales y cualquier restricción con la que trabajará o no. Una vez
que tenga un proveedor adecuado que se adecue en costes, tiempo y calidad, puedes iniciar una última
negociación, lo que lo llevará al siguiente paso.
5. Crear una orden de compra
Una vez que tenga un proveedor que acepte sus términos, es hora de crear una orden de compra. La
orden de compra es un documento vinculante del comprador al vendedor. La diferencia entre una orden
de compra y una solicitud de compra es que esta última es un contrato. La empresa se compromete a
realizar una compra al proveedor tal como se indica en la orden de compra. La orden de compra la crea
la empresa, se realiza antes de la compra, establece lo que se necesita e incluye detalles de pago
propuestos.
6. Aprobación de facturas
Después de verificar la orden de compra para asegurarse de que coincida con su RFQ y cualquier otro
documento relacionado con la compra, como solicitudes de compra, recibos, etc., y de definir cualquier
excepción para asegurarse de que no falte información vital, puede traer la orden de compra para
gestionar la obtención de las aprobaciones necesarias.
7. Aprobación del contrato
Un contrato con un proveedor puede ser a largo plazo o esporádico para satisfacer una necesidad
concreta con un número determinado de suministros. De cualquier manera, debe revisar el contrato y
asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con los términos. Lo mejor es tener un contrato
estandarizado para agilizar este proceso. Antes de aprobar, revíselo cuidadosamente, ya que una vez
firmado, este es un documento legalmente vinculante.
Estrategias de compra y abastecimiento
Tener una estrategia de compra ayuda a tomar decisiones de compra más efectivas y entregar
productos de calidad a tiempo con términos mutuamente aceptables. Existen una serie de estrategias de
compra que las empresas pueden emplear para obtener estos beneficios.
 Comprar a varios proveedores. En muchas ocasiones, especialmente cuando hablamos de
Compras Core, no nos podemos permitir depender de 1 solo proveedor. Con el fin de reducir
riesgos buscaremos varios proveedores que puedan suministrar el mismo producto y
dividiremos la compra entre ambos.
 Buscar colaboraciones. Una estrategia que pocas organizaciones implementan es buscar
sinergias con empresas similares que compren los mismos productos. De esta manera podremos
agrupar compras y generar ahorros por volumen.
 SRM. Gestionar la relación con nuestros proveedores es una de las tareas pendientes de los
equipos de Compras. Apretar al proveedor y exprimirlo para conseguir los mejores precios ya
no es una opción viable.

La gestión de almacenamiento: Sus objetivos, beneficios,

etapas y procesos

En el mundo de los negocios todo evoluciona; el comercio en general, y

la forma en cómo se realiza, se transforma todo el tiempo, por lo tanto, su
logística y procesos también lo hacen.

Dentro de la logística de todas las empresas que venden, distribuyen o

exportan productos, se encuentra la gestión de almacenamiento, que ha
facilitado dichas labores de distribución y exportación.
El almacén, que antes no era de gran relevancia para los negocios, se ha
convertido en un elemento clave porque además de resguardar los
productos, es proveedor de los mismos, y si se tiene un buen sistema de
almacenaje, puede incluso incrementar su rentabilidad.

De aquí la importancia de este artículo, donde además de hablar sobre los

beneficios y funciones del almacenaje, daremos algunos consejos para
que armes y le saques el máximo provecho a tu gestión de
almacenamiento.

¿Qué es la gestión de almacenamiento?

Hoy en día, el almacén dejó de ser únicamente un espacio donde se
guardan y reparten mercancías y se convirtió en un componente que
ayuda a la estructura sistematizada de una empresa. En él, se controla el
armado y empacado de los pedidos, su protección y preservación, el
reacondicionamiento de los productos, y la planeación, implementación y
control de sus envíos.

Así nace la necesidad de tener un sistema de gestión de

almacenamiento, que se define como un conjunto de procesos que
mejoran los siguientes puntos:
 Logística de recepción y salidas de mercancía.

 Almacenaje y movimiento de cualquier producto dentro del

almacén hasta su distribución final.
 Maximización del volumen disponible.
 Optimización de las operaciones de manipuleo y transporte de los
productos.
 Rapidez de las entregas.
 Análisis y tratamiento de los datos generados.
Aunque parecieran tareas sencillas, muchas empresas dejan a un lado la
gestión de almacenamiento y esto provoca eventualmente que empiecen
a tener problemas de optimización en cuanto al abastecimiento y la
distribución física de los productos.
Fuente: Pexels
Beneficios de la gestión de almacenamiento
Ya platicamos sobre los objetivos de la gestión de almacenamiento,
¿pero qué beneficios tiene crear un sistema de almacenaje? Podemos
enlistar algunos, que incluso van más allá de la parte logística:

 Optimización de costos operativos.

 Reducción de tiempos de respuesta y de tiempo de procesos.
 Reducción de tareas administrativas.
 Agilización del paso de los productos por el almacén.
 Realizar entregas puntuales
 Identificación correcta de los productos.
 Mejora de la gestión del nivel de inversión del producto en
circulación.
 Maximizar el espacio disponible en almacén.
 Tener inventarios precisos.
Y todo esto da como resultado un aspecto muy importante, la
satisfacción del cliente.
Etapas de la gestión de almacenamiento
La gestión de almacenes debe contemplar 3 etapas muy importantes:

1. Planificación y organización en la gestión de

almacenamiento: Estas actividades son de carácter estratégico y
táctico, y tienen que ver con
 El diseño de la red de distribución y almacenamiento.

 Ubicación y tamaño del almacén.

 Modelos de la organización física del almacén.
 Diseño y layout del almacén.
Toda empresa debe tener clara su red de distribución y almacenamiento,
ya que debe ser acorde a su mercado y a la capacidad que se tiene para
dar respuesta a las necesidades del mismo.

Una vez que esté identificada la red de distribución y almacenamiento, se

debe decidir sobre el tipo de almacén y la ubicación más conveniente del
mismo, para que la salida de los productos sea la más fácil y adecuada.

2. Dirección en la gestión de almacenamiento: Etapa donde se

consideran
 La recepción de los productos.

 El almacenamiento de los productos.

 El movimiento de los productos.
En cuanto al movimiento, se refiere al traslado de los productos de una
zona a otra dentro del almacén, por ejemplo, desde la zona de recepción
hasta su ubicación de almacenamiento.
También dentro del movimiento de los productos se pueden considerar
los flujos de entradas y salidas del almacén, por ejemplo:
 Last In – First Out (LIFO): Consiste en que la última mercancía
que entra a almacén, es la primera que sale para su expedición.
Este flujo es utilizado cuando se trata de productos frescos.
 First In – First Out (FIFO): Es cuando la primera mercancía que
entra en almacén, es la primera que es sacada del mismo. Este flujo
 es el más usado para evitar las obsolescencias o vencimientos de
los productos.
 First Expired – First Out (FEFO): Aplica cuando el producto de
fecha más próxima de caducidad es el primero en salir.
3. El control en la gestión del almacén (etapa también llamada
“información”): Esta etapa abarca todos los procesos antes
mencionados de recepción, almacenamiento y movimiento que se dan en
la gestión de almacenes.
La etapa de información o control en la gestión del almacén, se
desarrolla por tres vías:
 Información para gestión.

 Identificación y trazabilidad de mercancías.

 Identificación de ubicaciones.
Hablando específicamente sobre la Identificación y trazabilidad de
mercancías, podemos destacar que su uso principal es para saber dónde
se encuentra cada producto dentro del almacén.
Para incluirla dentro de la gestión de almacenamiento, se tienen que
realizar un par de tareas previamente:

 Codificar el almacén: Toda bodega, nave, zona, área y ubicación

debe poseer una codificación única que la diferencia del resto.
 Codificar la mercancía: Toda la mercancía que ingrese al almacén
debe ser debidamente identificada. También, debe estar relacionada
de forma directa con la codificación de almacén para saber en
dónde se encuentra.
La información que debe incluir es:

 Registros de la actividad diaria.

 Configuración del almacén: instalaciones, layout, etc.
 Datos técnicos de las mercancías almacenadas.
 Procedimientos e instrucciones de trabajo.
 Informes de actividad para la Dirección.
  Datos relativos a los medios disponibles.
 Evolución de los principales indicadores.
 Perfiles y requisitos para los puestos dentro del almacén.
Esta etapa de información es muy importante porque es el soporte
general de la gestión de almacenamiento.
Fuente: Pexels
Procesos de la gestión de almacenamiento
Incluyendo la recepción y el almacenamiento de los productos, la gestión
de almacén está compuesta por 5 procesos principales:
 Recepción: Este proceso permite el control y gestión de toda la
mercancía que ingresa al almacén, la descarga de los productos y la
verificación del producto físico vs los documentos de entrega.
 Almacenamiento: Durante este proceso se permite identificar la
mercancía y ubicarla en un espacio físico y previamente designado
en la gestión de almacenamiento.
 Control de inventario: También conocida como Gestión de
Inventario, tiene como objetivo vigilar la existencia de los
productos dentro del almacén. También, responde ante todos los
movimientos que se realicen de la mercancía.
 Preparación de pedidos: Se le conoce también como picking o
surtido de pedidos; se trata del proceso de seleccionar la mercancía
solicitada según sus características. Por ejemplo: Fecha de
vencimiento, lote, fecha de manufactura, etc).
 Despacho o Embarque: En este proceso se gestiona la salida de la
mercancía. Abarca desde la generación de toda la documentación
necesaria como guías de remisión, listas finales del pedido u hoja
de packing, entre otras; la inspección física del producto vs
documentos; hasta el embarque de los productos en el transporte
correspondiente.
Consejos para mejorar la gestión de
almacenamiento
Ahora que tenemos un panorama más amplio sobre la gestión de
almacenamiento, podemos dar algunos tips que te servirán para mejorar
los procesos, pues la organización de un almacén es la clave para la
gestión de los productos en almacenaje.

Maximiza la organización para aprovechar los espacios de tu almacén

Cada producto debe estar señalizado y diferenciado entre tipos de
productos o tamaños. De esta forma, cualquier trabajador podrá localizar
rápidamente cualquier producto que se necesite.

Usa sistemas de estanterías

Esta es la mejor forma de aprovechar el espacio tanto de forma
horizontal como vertical. Como un extra, podrás minimizar los
recorridos y las pérdidas de tiempo dentro del almacén.

Establece áreas de trabajo específicas

Ponerle nombre y apellido concreto a cada área es importante para
maximizar la producción de cada tarea en la gestión de almacenamiento.

No dejes de lado a la tecnología

Hoy en día, la implementación de la tecnología es fundamental hasta en
el sector de la logística y el comercio en general, por supuesto, también
aplica en la gestión de almacenamiento. Además de ser un diferenciador
frente a la competencia, el uso de aplicaciones o herramientas que
disminuyan el tiempo de las tareas y faciliten el trabajo del almacén será
de suma ayuda al momento de realizar cada proceso.
En resumen podemos destacar varios puntos:

 La gestión de almacenamiento es un conjunto de procesos que

mejoran la logística de recepción y salidas de mercancía; la
optimización de las operaciones de manipuleo y transporte de los
productos, la rapidez de las entregas, entre otros.
 Entre los beneficios de la gestión de almacenamiento se encuentran
la optimización de costos operativos, la reducción de tiempos de
respuesta y de tiempo de procesos, poder realizar entregas
puntuales y la identificación correcta de los productos, entre otros.
 Existen 3 etapas que se deben considerar en la gestión de
almacenamiento las cuales son la planificación y organización en
la gestión de almacenamiento, la dirección en la gestión de
almacenamiento y la etapa de información.
 La gestión de almacenamiento está compuesta por 5 procesos:
Recepción, Almacenamiento, Control de inventario, Preparación de
pedidos y Despecho.