GR Emision Expedientes SGD

Sistema de Gestión Documental (SGD) – Guía Rápida de Emisión de Documentos y/o
Expedientes
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL – SGD
Emisión de Expedientes y/o

documentos.
Guía rápida para el usuario.
Nombres y Apellidos / Cargo Firma Fecha
Christian Shuan / Coordinador de

Elaborado por
proyectos 30/07/2019
Revisado por Wiliams Cutipa / Coordinador
Mariano Cucho Espinoza / Gerente

Aprobado por
General
1
Expedientes
La presente Guía rápida, tiene como objetivo, orientar al Usuario en el proceso

de Emisión de Documentos y/o de Expedientes Administrativos, a través del
Sistema de Gestión Documental – SGD.
Procedimiento para la Emisión de Expedientes y/o documentos
1. Para realizar la Emisión de Expedientes, acceder al Sistema de Gestión

Documental, colocando su usuario y contraseña.
2. Luego, ingresar al Menú Principal y seleccionar la opción “Emisión de
documentos”.
Nota: La creación de un expediente inicia con la generación de un documento.
Menú principal
Emisión de
Documentos
2
Expedientes
A continuación, el sistema le mostrará los documentos generados ya

emitidos o en elaboración. También puede efectuar búsquedas.
“Nuevo”: crear nuevo

documento administrativo.
“Buscar”:
búsqueda de
documento
administrativo
Listado de
documentos
disponibles.
3. Para crear un nuevo expediente se debe presionar la opción “Nuevo”, la

cual nos muestra la ventana de selección de proceso.
4. Se selecciona la clase de proceso “Trámite Genérico”, y el proceso “Trámite

Genérico”
3
Expedientes
En la pantalla de Emisión de Documentos Administrativos, el sistema brinda

la alternativa de ingresar data en el momento de registro o posterior a ello
en las secciones de : Remitente, Documento, Expediente y Destinatario.
Dicho ingreso de información dependerá de la necesidad del usuario.
Pantalla de Emisión de Nuevo Documento Administrativo.

Se deben ingresar las secciones Remitente, Documento,
Expediente y Destinatario antes de Grabar.
5. En esta pantalla se ingresan los datos para el registro del nuevo documento
administrativo en las siguientes secciones.
a. Remitente, se indica el nombre de la persona que firmará (emitirá) el
documento.
b. Documento, se precisa el tipo de documento (Acta, Carta, Informe,
Memorando, Memorando Múltiple, Oficio, Resolución Administrativa,
Proveído, etc.) el asunto y número de días tiene el destinatario para
atender dicho documento y/o expediente.
4
Expedientes
c. Destinatario, se debe precisar a quien se enviará el documento.
Presionar primero el botón “Administrar Destinatarios” y elegir a la(s)

persona(s) a quien(es) el documento será enviado cuando se trata de
envíos a destinatarios internos , si se tratase del envío de documentos
dirigidos a destinatarios externos, entonces podría requerir que estos
datos del destinatario sea ingresados manualmente puesto que el
sistema no los listará, por no encantarase registrado en el sistema, lo
cual implica que se deben registrar en el momento del ingreso del
destinatario.
Remitente: Datos de quien

firmará el documento
Documento: Indicar tipo

de documento, el número
de días y el asunto
Destinatario: indicar a quien

se enviará el documento
5
Expedientes
6. Definidas las secciones Remitente, Documento, Expediente y Destinatario,
presione el botón “Grabar” . El sistema generará en forma automática el

número de expediente y se visualizará el mensaje “Documento grabado
correctamente”.
7. El siguiente paso es generar el contenido del documento administrativo a
ser emitido. Para hacerlo se debe presionar el botón "Generar Doc".

8. Enseguida, se muestra la plantilla del documento en formato DOCX. Aquí
se puede ingresar el contenido deseado y realizar los cambios
correspondientes.
NOTA: En cuanto a formatos, se estableció para el sistema teniendo en cuenta

los lineamientos establecidos en la “Directiva para la elaboración de
documentos normalizados en el Poder Judicial”. En tal sentido la numeración y
siglas que el sistema muestra y genera está en función de lo establecido en
directiva antes mencionada.
6
Expedientes
7
Expedientes
9. Convertimos el documento a formato PDF, guardando el documento en ese

formato. El documento se guarda en la ruta de origen.
NOTA: Cabe señalar que el documento que genera el sistema deberá ser
guardado tanto en Word como pdf, sin modificar la ruta, tampoco el nombre
del doc.
10. Se procede a cargar al repositorio el documento en formato DOCX. Para
ello, se debe presionar el botón “Cargar Doc” .
Botòn “Cargar Doc.”

Tras generar y grabar el
documento administrativo en
PDF, se elige el desplegable
“En Despacho”. El
documento está listo para la
firma digital.
8
Expedientes
11. Se procede a cargar al repositorio el documento en formato PDF. Para ello

se debe presionar el desplegable “En Borrador” y elegir “Despacho. Se
desplegará un mensaje indicando que la transacción fue completada con
éxito.
Para el caso de los documentos en los que no se requiere ingresar
información adicional a la ingresada en la aplicación, estos, pueden ser
pasados a “Despacho” directamente como en el caso del tipo de documento
Proveído.
Obs: Tomar en cuenta que el Proveído cuenta con un formato aprobado en
la “Directiva para la elaboración de documentos normalizados en el Poder
Judicial”.
En el seguimiento del expediente, podemos visualizar el botón adicional

que sirve para visualizar el documento.
12. El último paso para la emisión del documento administrativo es la Firma

Digital. Cuando el documento es definido para despacho, tras ser generado
y grabado, aparecerá en la pantalla de Emisión el icono . Se debe

presionar este botón para proceder a la firma, abriéndose automáticamente
el aplicativo de firma digital.
9
Expedientes
13. En el aplicativo se procede a ubicar el botón “Firmar” y se presiona “Firma

Titular”. Luego se presenta la ventana de selección del certificado digital a
usar, se elige el certificado disponible.
10
Expedientes
14. Enseguida se presenta la ventana “Credenciales requeridas”. En esta

pantalla se realizan los siguientes pasos:
a. Ingrese la Clave privada para la firma del documento.

b. Presione el botón “Permitir”.
c. Enseguida se muestra el documento con la firma digital.
11
Expedientes
15. El documento está ahora listo para ser emitido. Para emitirlo al destinatario
o destinatarios debe presionar el botón “Emitir doc”
Se desplegará un mensaje indicando que la Transacción fue completada

con éxito y el estado cambia a “Emitido”. Lo cual implica que a finalizado el
procedimiento, puesto que el documento administrativo ha sido emitido
correctamente a su destinatario.
12
Expedientes
En el seguimiento del expediente podemos visualizar la tarea “Registrar

solicitud” la cual constituye la etapa de Inicio de todo proceso genérico”.
La tarea al estar culminada se muestra de color blanco. Adicionalmente

podemos notar que el documento ya se encuentra numerado dado que fue
emitido.
De igual forma se pueden visualizar el documento mediante el botón y
las referencias del documento mediante el botón .

En el seguimiento del expediente también podemos visualizar la tarea
siguiente (Evaluar requerimiento que corresponde a la etapa
Calificación).
La tarea al estar pendiente se muestra de color amarillo.
13
Expedientes
COMO DAR SEGUIMENTO A UN EXPEDIENTE Y/O DOCUMENTO
En el seguimiento de expediente, se pueden visualizar las etapas y tareas

del procedimiento al cual este corresponde.
Etapas del expediente
Tareas dentro de la etapa
Se muestra como resumen del expediente, el N.º, el proceso al cual

pertenece, la dependencia que genero el proceso y las fechas de creación y
de vencimiento.
Asimismo, de forma gráfica, se visualizan las etapas del proceso. Para el

proceso TRAMITE GENERICO, las etapas son: Inicio, Calificación,
Tramitación y Resultado.
Por cada etapa se visualizan las tareas culminadas y las que se encuentran
en proceso. Las tareas en proceso se muestran de color amarillo.
Por cada tarea se detalla el nombre de la tarea, el documento con el que se

ha atendido o esta en proceso de atención, la dependencia que genera el
documento y la acción con la que se atiende dicha tarea. Y con el botón
se pueden visualizar las referencias al documento.
14
Expedientes
15

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Emisión de Expedientes y/o

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La presente Guía rápida, tiene como objetivo, orientar al Usuario en el proceso

Procedimiento para la Emisión de Expedientes y/o documentos

1. Para realizar la Emisión de Expedientes, acceder al Sistema de Gestión

A continuación, el sistema le mostrará los documentos generados ya

“Nuevo”: crear nuevo

3. Para crear un nuevo expediente se debe presionar la opción “Nuevo”, la

4. Se selecciona la clase de proceso “Trámite Genérico”, y el proceso “Trámite

En la pantalla de Emisión de Documentos Administrativos, el sistema brinda

Pantalla de Emisión de Nuevo Documento Administrativo.

c. Destinatario, se debe precisar a quien se enviará el documento.

Presionar primero el botón “Administrar Destinatarios” y elegir a la(s)

Remitente: Datos de quien

Documento: Indicar tipo

Destinatario: indicar a quien

6. Definidas las secciones Remitente, Documento, Expediente y Destinatario,

presione el botón “Grabar” . El sistema generará en forma automática el

7. El siguiente paso es generar el contenido del documento administrativo a

ser emitido. Para hacerlo se debe presionar el botón "Generar Doc".

NOTA: En cuanto a formatos, se estableció para el sistema teniendo en cuenta

9. Convertimos el documento a formato PDF, guardando el documento en ese

ello, se debe presionar el botón “Cargar Doc” .

Botòn “Cargar Doc.”

11. Se procede a cargar al repositorio el documento en formato PDF. Para ello

En el seguimiento del expediente, podemos visualizar el botón adicional

12. El último paso para la emisión del documento administrativo es la Firma

y grabado, aparecerá en la pantalla de Emisión el icono . Se debe

13. En el aplicativo se procede a ubicar el botón “Firmar” y se presiona “Firma

14. Enseguida se presenta la ventana “Credenciales requeridas”. En esta

a. Ingrese la Clave privada para la firma del documento.

o destinatarios debe presionar el botón “Emitir doc”

Se desplegará un mensaje indicando que la Transacción fue completada

En el seguimiento del expediente podemos visualizar la tarea “Registrar

La tarea al estar culminada se muestra de color blanco. Adicionalmente

De igual forma se pueden visualizar el documento mediante el botón y

las referencias del documento mediante el botón .

La tarea al estar pendiente se muestra de color amarillo.

COMO DAR SEGUIMENTO A UN EXPEDIENTE Y/O DOCUMENTO

En el seguimiento de expediente, se pueden visualizar las etapas y tareas

Tareas dentro de la etapa

Se muestra como resumen del expediente, el N.º, el proceso al cual

Asimismo, de forma gráfica, se visualizan las etapas del proceso. Para el

Por cada tarea se detalla el nombre de la tarea, el documento con el que se

se pueden visualizar las referencias al documento.

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